SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO N.º 012/2010

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1 Prezados Senhoras e Senhores, SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO N.º 012/2010 Brasília, 08 de setembro de 2010 O Fundo de Desenvolvimento das Nações Unidas para a Mulher UNIFEM solicita a apresentação de Proposta para a prestação de serviços de eventos (infra-estrutura, hospedagem, alimentação) para a realização da Reunião e do Seminário do Grupo de Trabalho Afrodescendentes para os Censos, cujas especificações estão detalhadas no Anexo I Termo de Referência. O critério de avaliação das Propostas será, atendido o Termo de Referência, o de SBQC (Seleção Baseada em Qualidade e Custo). O formulário de oferta, devidamente preenchido conforme modelo apresentado no Anexo II, datado, assinado, com carimbo de CNPJ, identificação do signatário e acompanhado do detalhamento dos serviços, custos unitários, totais e períodos de execução, deverá ser enviado por para os seguintes endereços e até as 12h do dia 16 de setembro de 2010: Integram a presente os seguintes documentos: Anexo I Termo de Referência Anexo II Modelo de Formulário de Oferta A apresentação de Proposta de Preço implica plena aceitação, pela empresa licitante, das regras, normativos e procedimentos adotados pelo UNIFEM em processos licitatórios e representa o comprometimento e a concordância com as especificações técnicas relativas à prestação dos serviços e/ou ao fornecimento dos bens, na forma indicada no Termos de Referência. O UNIFEM se reserva o direito de alterar e/ou anular esta licitação sem (1) que possa haver quaisquer reivindicações ou reclamações por parte das empresas licitantes ou, ainda, (2) que esta decisão possa gerar direito ou vantagem de qualquer tipo ou natureza em favor das licitantes que tenham sido convidadas a participar deste procedimento licitatório. Atenciosamente, Myriam Galvão ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS UNIFEM - Fax: Page 1 of 6

2 ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA I. OBJETO Contratação de hotel padrão 4 estrelas para sediar a Reunião e do Seminário do Grupo de Trabalho Afrodescendentes para os Censos, no Rio de Janeiro/RJ, nos dias 22, 23 e 24 de setembro de 2010, com disponibilização de infra-estrutura, hospedagem, alimentação para público previsto de 40 pessoas. II. SERVIÇOS REQUERIDOS: O evento deverá reunir aproximadamente 20 (vinte) pessoas no dia 22 e 40 (quarenta) pessoas 23 e 24 de setembro de 2010, na cidade do Rio de Janeiro/RJ. Os serviços a serem oferecidos estão descritos a seguir: Item 1. Instalações, Equipamentos e Serviços Especializados para a Reunião dia 22 Item 1.a Item 1.b Item 1.c Item 1.d Item 1.e Item 1.f Item 1.g Item 1.h Item 1. i 01 (uma) sala para 20 (vinte) pessoas, no dia 22 de setembro de 2010, com assentos e mesas dispostos no formato plenária ou similar, de maneira a permitir aos participantes visão total do evento; 01(um) projetor multimídia para o auditório com potência e resolução compatível com o porte do evento; 01 (um) telão de tamanho compatível com o tamanho do auditório (mínimo dois metros de altura), no dia 22 de setembro de 2010; Serviço de som amplificado com 2 (dois) microfones sem fio para o auditório, incluindo operador, no dia 22 de setembro de 2010; 1(um) computador ligado ao projetor no auditório, incluindo suporte técnico, com configuração mínima Pentium Core 2 Duo; 01 (uma) sala de apoio para o dia 22 de setembro de 2010, com um microcomputador com pontos de rede; uma impressora com cartuchos; aparelho de fax; máquina copiadora e operador. Internet wireless na sala do evento 1 Flipchart 20 blocos de anotações e canetas para os participantes Item 2. Instalações, Equipamentos e Serviços Especializados para o Seminário nos dias 23 e Fax: Page 2 of 6

3 Item 2.a 01 (uma) sala para 40 (quarenta) pessoas, nos dias 23 e 24 de setembro de 2010, com assentos e mesas dispostos no formato plenária ou similar, de maneira a permitir aos participantes visão total do evento; Item 2.b Item 2.c Item 2.d Item 2.e 01(um) projetor multimídia para o auditório com potência e resolução compatível com o porte do evento, para os dois dias do evento; 01 (um) telão de tamanho compatível com o tamanho do auditório (mínimo dois metros de altura), nos dias 23 e 24 de setembro de 2010; Serviço de som amplificado com 3 (três) microfones sem fio, incluindo operador, nos dias 23 e 24 de setembro de 2010; 1(um) computador ligado ao projetor no auditório, incluindo suporte técnico, com configuração mínima Pentium Core 2 Duo; Item 2.f 01 (uma) sala de apoio para os dias 23 e 24 de setembro de 2010, 1 computador com ponto de rede; uma impressora com cartuchos; aparelho de fax; máquina copiadora e operador. Item 2. g Internet wireless na sala do evento Item 2.h 1 Flipchart Item 2. i 40 blocos de anotações e canetas para os participantes Item 3. Hospedagem Deverá ser oferecido serviço de hospedagem para os participantes do evento, a ser providenciada no mesmo endereço da realização do evento: Item 3.a 20 (apartamentos) apartamentos singles, com entrada no dia 21 de setembro 12:00 hs e saída no dia 25 de setembro às 12:00 hs. Item 4. Alimentação Item 4.a Item 4.b Item 4.c Almoço - serviço de buffet, a ser oferecido no mesmo endereço do evento e hospedagem, em restaurante ou espaço apropriado; será solicitado para 20 (vinte) pessoas, no dia 22 de setembro e 40 (quarenta) pessoas nos dias 23 e 24 de setembro de 2010; Apresentar cardápio; Jantar serviço de Buffet, a ser oferecido no mesmo endereço do evento e hospedagem, em restaurante ou espaço apropriado; será solicitado para o dia 21, 22, 23 e 24 de setembro para 20 (vinte) pessoas; Apresentar cardápio; Coffee Break serviço para 20 (vinte) participantes, a ser oferecido na manhã e tarde do dia 22 de setembro e para 40 (quarenta) participantes, a ser oferecido nas manhãs e tardes dos dias 23 e 24 de setembro no mesmo endereço do evento e - Fax: Page 3 of 6

4 hospedagem. A empresa deverá apresentar o cardápio do coffee break com no mínimo 3 opções. Apresentar cardápio; Item 4.d Água mineral e café disponível no auditório dos eventos (reunião no dia 22 de setembro e seminário nos dias 23 e 24 de setembro), durante toda sua duração; a água deverá ser disponibilizada em garrafões de 20 litros ou em garrafinhas de 300 ml; o café poderá ser disponibilizado em garrafas térmicas ou outra forma que mantenha o produto em temperatura adequada; o orçamento deste item deverá ser oferecido com custo diário. III. Observações Importantes: a) a contratada deverá garantir o check-in e check-out dos participantes nas datas previstas; b) para os participantes hospedados no hotel, o café da manhã deverá ser oferecido no mesmo endereço do evento e hospedagem, em restaurante ou espaço apropriado; será solicitado nos dias 22 a 25 de setembro de 2010; c) a contratada deverá assegurar o suporte técnico necessário para o perfeito funcionamento, durante todo o evento, dos equipamentos demandados, responsabilizando-se pela pronta correção de falhas operacionais que eventualmente neles sejam constatadas; d) o rooming list será encaminhado a contratada com, no mínimo, 3 dias de antecedência; assim, será possível prever a quantidade de participantes a serem atendidos por serviços de alimentação; e) todos os equipamentos deverão estar montados e funcionando até às 07:30 horas do dia do início do evento, dia 22 de setembro; f) a montagem e checagem do funcionamento dos equipamentos passarão pela supervisão da pessoa indicada pelo UNIFEM, que poderá recusar qualquer tipo de mobiliário/equipamento ou serviço que não corresponda à especificação solicitada; g) caso algum item não seja disponibilizado a contento e/ou nas datas previstas, a Contratante poderá, a seu critério, descontar o valor correspondente ao item da Contratada. h) em hipótese alguma serão aprovados ambientes com baixos níveis de ventilação e/ou que apresentem alta umidade e/ou sinal de mofo. i) em caso de detectado mal funcionamento de qualquer item aqui previsto, esse deverá ser substituído no prazo máximo de 2 horas. INSPEÇÃO e TESTES A contratada poderá verificar o local oferecido para o evento, a qualquer momento a partir da solicitação de proposta, antes ou após a adjudicação. IV. FORMA DE PAGAMENTO O pagamento será efetuado em parcela única, após a prestação do serviço, mediante a certificação dos serviços apresentados nas notas fiscais, dos serviços contratados. A nota fiscal deverá conter discriminação detalhada dos serviços/produtos ou ser acompanhada de relatório contendo discriminação dos itens e de valores. - Fax: Page 4 of 6

5 No caso da hospedagem, o UNIFEM exigirá o Room List, onde estará especificado o número de hóspedes, com os respectivos nomes e o período de permanência de cada um no hotel, a ser entregue junto com a nota fiscal da empresa. As despesas realizadas nos apartamentos com frigobar, serviços de lavanderia e alimentação não serão pagas pela Contratante. OBS: O UNIFEM não efetua o ressarcimento de nenhum imposto pago pela empresa V. CLASSIFICAÇÃO A avaliação das propostas obedecerá ao critério de o de SBQC (Seleção Baseada em Qualidade e Custo). para propostas que atendam completamente as especificações do evento. Para efeito de verificação do preço global, será considerado o oferecimento da totalidade dos serviços solicitados. A empresa que tiver o menor preço global e tiver cumprido todas as demais condições deste edital será adjudicada. VI. DA CONTRATAÇÃO Os itens contratados não poderão ter seus valores unitários alterados, sendo possível haver ajuste do valor global dos quantitativos dos serviços em até 15% para mais ou para menos, de acordo com a necessidade de adequação no quantitativo dos itens contratados durante o evento VII. VALIDADE DA PROPOSTA A proposta deverá ter a validade mínima de 30 (trinta) dias, a contar da data de apresentação. VIII. CRITÉRIO DESCLASSIFICATÓRIO Não atendimento de todos os itens contidos neste documento. IX. INFORMAÇÕES ADCIONAIS Informações adicionais poderão ser solicitadas até às 17h do dia 15 de setembro de 2010 por meio do número do telefone (61) ou dos e - Fax: Page 5 of 6

6 ANEXO II MODELO DE FORMULÁRIO DE OFERTA Brasília, de de Ao: Fundo de Desenvolvimento das Nações Unidas para a Mulher - UNIFEM Endereço: EQSW 103/104 Lote 01 Bloco C, 1º Andar SUDOESTE Brasília - DF CEP Ref.: SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO N o 012/2010 Prezados senhores: Em atendimento à n 012/2010, propomos fornecer os serviços especificados no Anexo I - Termo de Referência, conforme discriminado abaixo, pelo valor total de R$, (por extenso). Item Descrição Quantidade Diárias Total R$ (i) Sub-Total Outros Custos (Detalhar) Total da Proposta Esta Proposta é válida por dias corridos a partir da data limite para entrega das Propostas fixada na presente. Declaramos que a nossa participação na presente implica na aceitação integral e irretratável de seus termos. Atenciosamente, Carimbo do CNPJ Nome da empresa Nome e Assinatura do Representante Telefone/fax/ Dados Bancários: Banco/Agência/Conta - Fax: Page 6 of 6

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