Projeto: Beta para Todos Início: 15/09/2014 Gerente de Projetos: Nestor G. de Resende Junior

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1 Plano de Projeto Projeto: Beta para Todos Início: 15/09/2014 Projetos: Nestor G. de Resende Junior Término: 30/11/2014 Versão: 1.0 Sumário 1.Introdução Justificativa Descrição do Projetos Objetivo Geral Objetivo Específico Resultados Esperados e Metas Premissas e Restrições Planejamento Escopo Descrição do Escopo Não Escopo Estrutura Analítica do Projeto EAP Dicionário da EAP Cronograma Orçamento Comunicações Relação das Partes Envolvidas Mapa de Comunicação Acompanhamento do projeto Aquisições Riscos Qualidade Lista de Verificação da Qualidade Avaliação dos Resultados RH Equipe necessária para o projeto Matriz de Responsabilidade Integração Plano Integrado de Mudança Aprovações...14

2 1. Introdução A Faculdade Beta é uma instituição educacional de grande porte no ramo de graduação, pósgraduação, mestrado e doutorado nas áreas de Tecnologia da Informação, Engenharia, Administração, Direito entre outros cursos. Seu método inovador de ensino proporciona aos alunos, temáticas variadas, aprendizado com noções práticas do dia a dia, feiras de conhecimento, inserção nos mais ricos processos de aprendizado, gerando assim uma bagagem de extrema importância e conhecimento para seus acadêmicos. A Faculdade possui atualmente, uma ampla biblioteca com mais de cem mil publicações nas áreas citadas, um acervo de mais de cinquenta mil itens de multimídia que estão disponíveis para seus alunos, além de assinaturas das melhores revistas e artigos relacionados com o mundo acadêmico. Possui também acesso à internet de alta velocidade proporcionando assim que seus alunos possam navegar sem fronteiros no mundo virtual. Está localizada em um terreno de mais de quarenta e cinco mil metros quadrados onde possui um centro de lazer completo, estacionamento gratuito para os alunos, área de convivência, playground para os filhos dos alunos e refeitório com lanches e refeições servidas duas vezes por dia. A Faculdade possui convênio com mais de centro e cinquenta centros de estudos espalhados pelo mundo como por exemplo Stanford University localizado na Califórnia EUA, Universidade Oxford situada em Oxford na Inglaterra etc... Estes convênios trazem para os alunos Beta possibilidade de intercâmbio e até mesmo concluir seus estudos em terras estrangeiras. Mas apesar de tudo, a faculdade também tem alguns problemas que precisam ser sanados com a maior brevidade possível, como por exemplo: a) A parte administrativa e responsável por 75,7% das reclamações originadas junto ao SAC; b) As mensalidades estão em média 12,3% a mais que a média das demais faculdades da região de Goias; c) Possui um quadro de funcionários considerado baixo para a quantidade de serviços que presta, como por exemplo no refeitórios que possui apenas 1 cozinheira e 2 atendentes, sendo que esses se revezam para atender duas refeições diárias e vários lanches servidos durante o dia; d) O índice de alunos que não estão em dia com as mensalidades chega na casa dos 32%. Número considerado alto para os padrões brasileiros. e) Existe um revesamento muito grande de professores ao longo do ano letivo. As vezes uma matéria com 40 horas aula é ministrada por até 2 professores. Este projeto tem o intuito de auxiliar a faculdade a mudar esse quadro bem como levar as informações positivas para a sociedade, mostrando assim o quanto é enriquecedor, prazeroso, seguro, confortável, internacional e sobre tudo ser aluno com o selo Beta de ensino.

3 1.1. Justificativa A instituição vem passando por dificuldades que estão acarretando na perca de alguns alunos para outras instituições. Para tanto a Faculdade Beta estará investindo em marketing direto e indireto visando a recuperação desses alunos e consequentemente aquisição de novos Descrição do Projetos Desenvolver um plano de marketing para a Faculdade Beta, que ajude na captação de novos alunos, bem como uma forma de resgatar os alunos que foram para outras instituições Objetivo Geral O projeto tem como objetivo elaborar um plano de marketing para a instituição, que busque ampliar sua participação no mercado com um aumento significativo da quantidade de alunos matriculados melhorando sua visibilidade perante a sociedade e seus clientes Objetivo Específico Captar novos alunos; Aumentar o nível de satisfação dos alunos atuais; Responder pelo aumento da receita; Aumentar a participação no mercado share Resultados Esperados e Metas Elevar a satisfação dos alunos atuais em 26% até o final de 2015; Aumentar o número de matrículas em 30% para o próximo ano letivo (2015); Alcançar a participação no mercado em 12%, atingindo assim o 2º lugar no setor de escolas de Graduação no Estado de Goiás Premissas e Restrições PREMISAS RESTRIÇÕES Envolvimento de todas as áreas Orçamento de R$ ,00 Utilização de pelo menos 3 meios de comunicação para divulgação dos processos Ter apenas um gerente de projeto 2. Planejamento

4 2.1. Escopo Descrição do Escopo Para este projeto será criado um plano de marketing que será utilizado pela Faculdade Beta nos processos de captação de novos alunos e daqueles que já foram alunos Não Escopo Não fará parte deste projeto, a execução do plano de marketing (produto do projeto), bem como não serão identificados as falhas nos processos atuais da instituição como por exemplo, processos administrativos, bibliotecas, etc

5 Estrutura Analítica do Projeto EAP

6 Dicionário da EAP ID Pacote de Trabalho DICIONÁRIO DA EAP 1 Plano de Marketing Descrição: Plano de Marketing Duração: 54 Dados Critérios de aceitação: Plano aceito e colaboradores treinados 1.1 Plano do Projeto Descrição: Plano de projeto Critérios de aceitação: Plano validado EAP Descrição: Criaçao da EAP Definiçao das Atividades Definicao do Escopo Critérios de aceitação: EAP aprovada Descrição: Definir atividades correlatas para a EAP Duração: 1 Critérios de aceitação: Lista de atividades aprovado Descrição: Descrição do escopo que deverá ser acatada Critérios de aceitação: Escopo aprovado Cronograma Descrição: Criação do Cronograma Critérios de aceitação: Desmonstração do Cronograma aprovado Orçamento Descrição: Orçamento do proejto Identificacao dos fornecedores Critérios de aceitação: Orçamento do plano Descrição: Identificaçao dos possiveis fornecedores Critérios de aceitação: Lista com os fornecedores aprovada Cotaçao com os Descrição: Efetuar cotaçao com os fornecedores escolhidos fornecedores escolhidos Critérios de aceitação: Tabela com os valores e descrititos aprovada Comunicaçao Descrição: Plano de Comunicaçao Definiçao de Partes Envolvidas Duração: 5 Critérios de aceitação: Entrega do Plano de comunicaçao aprovada Descrição: Identificar os receptores das informacoes Critérios de aceitação: Lista com os receptores aprovada Criaçao do Descrição: Criaçao do mapa que identifica todo os receptores

7 ID Pacote de Trabalho Mapa de Comunicaçao Acompanhamento DICIONÁRIO DA EAP Dados Critérios de aceitação: Lista com os receptores (Mapa) aprovada Descrição: Criaçao do plano de acompanhamento das comunicaçoes (Marcos) Duração: 1 Critérios de aceitação: Lista com os Marcos de comunicaçao aprovada Riscos Descrição: Identificacao dos riscos Identificacao do Risco Detalhamento do Risco Planejamento de resposta do Risco Duração: 9 Critérios de aceitação: Lista de riscos aprovada Descrição: Identificacao dos possiveis riscos do projeto Critérios de aceitação: Lista com possiveis riscos aprovada Descrição: Descricao detalhada dos riscos Critérios de aceitação: Lista com os Riscos aprovada Descrição: Identificacao do que sera feito com quando algum dos riscos forem encontrados Critérios de aceitação: Lista de Planejamento do Risco bem como sua possivel solucao aprovada Qualidade Descrição: Avaliacao da Qualidade Criar lista de verificaçao da qualidade Critérios de aceitação: Lista de artefados de qualidade contendo a verificacao e avaliacao da qualidade aprovada Descrição: Identicacao dos metodos de aferir qualidade Critérios de aceitação: Lista com as metas de qualidade aprovada Avaliacao dos Descrição: Avaliaçao dos metodos de qualidade resultados Duração: 1 Critérios de aceitação: Lista com os metodos que deverao ser utilizados para avaliar os resultados aprovada RH Descrição: Definicao dos participantes da equipe Critérios de aceitação: Lista de particiapantes e matriz de responsabilidade, aprovados Definiçao da Descrição: Idenficacao da equipe que compora o projeto

8 ID Pacote de Trabalho equipe Criaçao da Matriz de responsabilidade DICIONÁRIO DA EAP Dados Critérios de aceitação: Lista da equipe aprovada Descrição: Criaçao da matriz que disponibiliza a responsabilidade de cada integrante Duração: 1 Critérios de aceitação: Matriz de responsabilidade aprovada 1.2 Planejamento Descrição: Planejamento do plano de marketing Criaçao do sumario executivo Analise de ambiente Definicao do plublico alvo Definicao do posicionamento de mercado Definiçao dos objetivos e metas Duração: 18 Critérios de aceitação: Plano de Marketing aprovado Descrição: Principais características do negócio, incluindo situação presente, objetivos e estratégias a alcançar, principais definições do projeto e esforços necessários Critérios de aceitação: Sumario executivo aprovado Descrição: Ambiente Externo (ameaças e oportunidades do negócio) - Fatores: Econômicos ; Sócio-culturais; Políticos Legais ; Tecnológicos e Concorrência. Ambiente Interno ( forças e fraquezas afetar o desempenho da empresa):aspectos aspectos fundamentais sobre seu funcionamento, como os equipamentos, sua tecnologia, recursos financeiros e humanos. Duração: 4 Critérios de aceitação: Analise aprovada Descrição: Identificar que segmentos oferecem as melhores oportunidades para seu negócio. Fatores com base de segmentação:geográficos, demográficos, psicográficos e comportamentais. Critérios de aceitação: Definicao aceita Descrição: Definicao da imagem em relação aos seus concorrentes garantindo uma larga vantagem sobre eles. Critérios de aceitação: Documento aprovado Descrição: Sao os resultados que a sua empresa espera alcançar. Estão relacionados à missão da empresa e orientarão as suas ações Critérios de aceitação: Definicao aceita Definicao das Descrição: Identificar o produto, o preço, a promocao, a praca e as estrategias de marketing pessoas. Critérios de aceitação: Lista de estrategia aprovada 1.3 Treinamento Descrição: Plano de treinamento

9 ID Pacote de Trabalho Criaçao do plano de Treinamento Execuçao do plano de Treinamento DICIONÁRIO DA EAP Dados Duração: 1 Critérios de aceitação: Treinamento encerrado e colaboradores identificados com o plano de marketing Descrição: Criacao do plano de treinamento para execucao deste plano de marketing Critérios de aceitação: Plano de treinamento aprovado Descrição: Execucao do treinamento Duração: 6 Critérios de aceitação: Funcionarios treinados

10 2.2. Cronograma

11 2.3. Orçamento Orçamento do Projeto Grupo Recurso Unitário Qtd Unidade Total Pessoa Pessoa Pessoa Pessoa Projeto Marketing Comunicação Gerente Comercial Dias 29 R$ 720,00 R$ ,00 Dias 12 R$ 497,00 R$ 5.964,00 Dias 6 R$ 489,00 R$ 2.934,00 Dias 2 R$ 487,00 R$ 974,00 Pessoa Treinadores Dias 6 R$ 350,00 R$ 2.100,00 Aluguel Sala de Treinamento Dias 6 R$ 300,00 R$ 1.800,00 Total Geral R$ , Comunicações Relação das Partes Envolvidas Relação dos Envolvidos no Projeto Nome Organização Telefone Nestor G. de Resende Facul. Beta/GP nestor@beta.com.br Matheus Trindade Facul. Beta/G. Comerc matheus@beta.com.br Tisciane Becker Facul. Beta/G. Marketing tisciane@beta.com.br Bruna Bitencourt Facul. Beta/G. Comunic bruna@beta.com.br Marisa Simoes Facul. Beta/Treinadora marisa@beta.com.br Andre Luiz Facul. Beta/Diretor andre@beta.com.br Mapa de Comunicação Mapa de Comunicações Evento Periodicidade Documento Meio Origem Parte interessada Reunião de Preparação Reunião de abertura 01 Reunião antes do projeto 01 Reunião antes do projeto Reunião de Preparação Deverá ser criado pelo GP Formulário Apresentação Projeto Projetos Diretor Equipe

12 Mapa de Comunicações Evento Periodicidade Documento Meio Origem Parte interessada Reunião de avaliação (Marcos) Validação do projeto de treinamento Levantamento das informações Reunião de encerramento Nos marcos informados no cronograma Assim que terminado a criação do plano de treinamento Antes de iniciar cada etapa da fase de Planejamento No final do projeto Validação das fases informadas para acompanhame nto Deverá ser criado pelo GP Especificação dos processos e fluxogramas Relatório e Termo de encerramento de projeto Formulário Formulário Formulário Formulário Projetos Marketing Gerentes responsáveis pela fase a seguir Projetos Projetos e Diretor Projetos e Diretor Projetos e Diretor Diretoria e demais Gerências Acompanhamento do projeto 2.5. Aquisições 2.6. Riscos Registro de Riscos Risco Consequência Probabilidade Impacto Categoria da Resposta Cenário Político Evasão de Alunos Concorren tes mais modernos Concorren tes com Não conseguir novos Financiamentos Procedimento para Resposta Alta Alto aceitar - Perda de receita Média Alto Evitar Aplicar plano de marketing Evasão de alunos e consequentemente perda de receita Evasão de alunos e Baixa Alto Evitar Criar um plano de modernização Médio Alto Evitar Aumentar o leque de cursos

13 Registro de Riscos Risco Consequência Probabilidade Impacto Categoria da Resposta maior gama de cursos consequentemente perda de receita Procedimento para Resposta oferecidos 2.7. Qualidade Lista de Verificação da Qualidade Produto Serviço Avaliação do Sumário executivo Avaliação dos objetivos e metas Avaliação das estratégias de marketing Requisito de Qualidade Identificar se as informaçẽos prestadas no sumário condizem com a realidade esperada Identificar se as metas foram alcançadas Identificar se as estratégias de marketing são condizentes com as metas que se querem alcançar Lista de verificação da Qualidade Meta de Qualidade Método de Verificação 100% Avaliação Projetos e demais Gerentes 100% Avaliação Projetos e demais Gerentes 100% Avaliação Projetos e demais Gerentes Responsável Data Situação 29/10 13/11 18/ Avaliação dos Resultados 2.8. RH Equipe necessária para o projeto Equipe planejada para o Projeto Função Quantidade Perfil Mínimo Projeto 1 PMP, Conhecimento de Marketing Gerente Comercial 1 Conhecimento de Marketing

14 Equipe planejada para o Projeto Função Quantidade Perfil Mínimo Marketing 1 Conhecimento de Marketing Comunicação 1 Conhecimento de Marketing Responsável pelo treinamento 1 Conhecimento de Marketing Matriz de Responsabilidade Projeto Matriz de Responsabilidade Gerente Comercial Gerente Marketing Comunicação Plano de Projeto R Sumário Executivo Análise de Ambiente Definição de Público Alvo Definição de Posicionamento do Mercado Definição dos objetivos e metas Definição das estratégias de marketing P A R A P P P R P P P R P R P P P A R A P A R A Treinamento R R R R A=Aprova F=Fornece Informação P=Participa R=Responsável 2.9. Integração Plano Integrado de Mudança 3. Aprovações Projetos Financiador/Parceiro