Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos

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1 MINISTÉRIO DA FAZENDA SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS Cartilha Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos

2 Ministro da Fazenda JOAQUIM LEVY Secretário-Executivo PAULO ROGÉRIO CAFFARELLI Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração MANUEL AUGUSTO ALVES SILVA Coordenadora-Geral de Recursos Logísticos ALEXANDRA MENDES LEÃO RIBEIRO Coordenadora de Documentação e Sistemas de Logística - Substituta AMANDA FREITAS GOMES Equipe Técnica AMANDA FREITAS GOMES DANIELE CRISTINA BASSO UNO GABRIELA MACHADO DE SOUZA EDUARDO FERNANDES AUGUSTO Diagramação DANIELE CRISTINA BASSO UNO Revisão VALDINEA PEREIRA DA SILVA BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Cartilha procedimentos para eliminação de documentos públicos ed. - Brasília, p. Impresso no Brasil/ Printed in Brazil É livre a reprodução exclusivamente para fins não comerciais, desde que a fonte seja citada.

3 MINISTÉRIO DA FAZENDA SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS Cartilha Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 2ª edição Brasília-DF Janeiro/2015

4 MINISTÉRIO DA FAZENDA Secretaria Executiva Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração Coordenação-Geral de Recursos Logísticos SAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. Órgãos Centrais - 8º andar CEP Brasília - Distrito Federal - Brasil Fone: 55 (61) cogrl.df.spoa@fazenda.gov.br , COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS (COGRL) Brasil. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Cartilha Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos : - 2. ed. - Brasília : MF/SE/SPOA/COGRL, p. : il. ; 21 cm. 1. Documentos - Eliminação. 2. Arquivos e arquivamento (Documentos). 3. Documentos - Gestão. 4. Brasil. Ministério da Fazenda. I. Título. CDD Registre sua manifestação no Serviço de Ouvidoria do Ministério da Fazenda. Telefone: ouvidormf@fazenda.gov.br A SPOA agradece!

5 APRESENTAÇÃO A Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida também como Lei de Arquivos e que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, define no Art. 1º que: É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Assim, a cartilha apresenta o passo a passo dos procedimentos a serem seguidos para a eliminação de documentos públicos, com base no que foi estabelecido pela Resolução n. 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 3

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7 DEFINIÇÕES Com o objetivo de entender melhor o passo a passo para a eliminação de documentos públicos, algumas definições de termos são importantes: Assunto: é o conteúdo informacional do documento. Um mesmo tipo de documento poderá ser associado a assuntos diversos. Ver tipo de documento. Atividade-fim (ou finalística): é o conjunto de atividades que uma instituição desenvolve para o desempenho de suas atribuições específicas, de acordo com a missão e a visão do órgão. Atividade-meio: é a atividade que auxilia e viabiliza a atividade-fim de um órgão; e é comum a todas as organizações. Exemplo: compra de equipamentos e materiais, planejamento do orçamento, gestão de pessoas, etc. Avaliação de documentos: é o processo que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. Ciclo de vida dos documentos: é a sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados (produção) até a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Também conhecida como teoria das três idades. Classificação arquivística: é a organização dos documentos de um arquivo, de acordo com um plano ou código de classificação. A classificação é realizada a partir da análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção da categoria de assuntos sob a qual serão classificados, arquivados e acessados. Código de classificação de documentos: é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades. Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 5

8 Comissão de Avaliação de Documentos (CAD): é uma comissão peculiar à estrutura do Ministério da Fazenda, instituída nos órgãos que integram a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD): 1 é uma comissão regulamentada pelo Decreto n , de 3 de janeiro de 2002, e tem a responsabilidade de orientar o processo de análise, avaliação e destinação da documentação produzida e acumulada no MF. Destinação de documentos: é o encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, para a guarda permanente ou para a eliminação. Documento: é toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Eliminação de documentos: é a destruição de documentos que, na avaliação, forem considerados sem valor para guarda permanente. Espécie documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição (forma de registro) e natureza dos atos que lhe deram origem. Exemplos: decreto, resolução, portaria, acórdão, parecer, relatório, ata, certidão, atestado, contrato, convênio, ofício, memorando, edital, alvará, etc. Formato: é a configuração física de um suporte conforme a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, etc. Fundo: é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Gênero documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a linguagem utilizada na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: textual, audiovisual, cartográfico, etc. 1 A CPAD, a CAD e a SCAD foram instituídas por meio da Portaria SE/MF n. 206, de 10 de julho de 2008, alterada pela Portaria SE/MF n. 316, de 26 de agosto de Mais informações sobre as Comissões estão disponíveis em: <Intranet/SPOA/Recursos Logísticos>. 6 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

9 Processo (documento): é o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver documento. Processo (negócio): é a organização lógica de pessoas, energia, equipamento e procedimentos em atividades de trabalho projetadas para produzir um resultado final (PALL, 1987 apud FURLAN, 2011, p. 17). Seleção de documentos: é a seleção física dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento de sua destinação. Subcomissão de Avaliação de Documentos (SCAD): é uma comissão instituída nas unidades descentralizadas, regionais, estaduais e seccionais do Ministério da Fazenda. Ver Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Suporte: é o material no qual são registradas as informações. Exemplos: papel, disco magnético, etc. Tabela de temporalidade de documentos: é um instrumento de destinação, aprovado pelo Arquivo Nacional, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos. Tipo de documento: é a divisão de espécie que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à natureza de conteúdo ou técnica de registro. Exemplo: na espécie decreto, os tipos podem ser decreto-lei, decreto legislativo ; na espécie relatório, os tipos podem ser relatório de atividades, relatório de fiscalização ; na espécie certidão, os tipos podem ser certidão de nascimento, certidão de tempo de serviço. Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 7

10 Para a documentação das atividades-meio produzida, recebida ou arquivada no Ministério da Fazenda, deve ser aplicado o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal (CONARQ, 2001). 2 Para a documentação referente às atividades-fim do MF, a Secretaria da Receita Federal do Brasil possui o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo 3 aprovados pelo Arquivo Nacional. 4 A aplicação desses instrumentos, nas Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda (SAMFs), deve seguir as orientações dadas pela COGRL/SPOA. 5 Para os demais órgãos e unidades do MF, os códigos e as tabelas específicos estão em fase de desenvolvimento e aprovação pelo Arquivo Nacional, para posterior aplicação. 2 Disponível em: < 3 Disponível em: < 4 Portaria AN n. 221, de 10 de novembro de Disponível em: <Intranet SPOA/Recursos Logísticos>. 8 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

11 PASSO A PASSO PARA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS 1 O presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos (SCAD) e o responsável pela seleção dos documentos deverão solicitar uma reunião com todos os membros para dar publicidade ao início dos trabalhos de classificação documental. Nessa reunião, poderão ser abordados os seguintes pontos: a) apresentação da equipe de classificação de documentos; b) apresentação do cronograma do trabalho de classificação; c) indicação dos conjuntos documentais que se pretende classificar; e d) aprovação do Plano de Trabalho por parte dos membros da SCAD. 2 A equipe de classificação deve iniciar os trabalhos de classificação documental, com base no Código de Classificação de Documentos. O trabalho deve consistir na leitura do documento para verificar a qual assunto pertence e fazer a correspondência dele no Código de Classificação. Após a classificação, a equipe deve realizar a separação dos documentos em uma caixa-arquivo para cada código. Ver Cartilha Procedimentos para Classificação de Documentos Arquivísticos. 6 6 Disponível em: <IntraSPOA/Recursos Logísticos>. Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 9

12 3 Avaliar quais documentos classificados são objetos de eliminação segundo a Tabela de Temporalidade de Documentos. 4 Os membros da SCAD devem autuar o Processo Administrativo da Subcomissão de Avaliação de Documentos e fazer constar nos autos todos os documentos relativos aos procedimentos legais, como as atas de reunião da Subcomissão, a Listagem de Eliminação de Documentos, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, o Termo de Eliminação de Documentos, entre outros. 5 Separar aqueles que foram destinados à eliminação e tramitá-los no sistema COMPROT para o órgão Subcomissão de Avaliação de Documentos. 6 Separar aqueles que não foram destinados à eliminação, pois devem aguardar mais tempo para o descarte e retorná-los à caixa-arquivo de origem. 10 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

13 7 O responsável pela seleção dos documentos a serem eliminados deve elaborar uma Listagem de Eliminação de Documentos (figura 1) e encaminhá-la à Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) do respectivo órgão para aprovação. A CAD, então, deve encaminhar o documento à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), para ciência e análise. Após aprovação da CPAD, esta deve encaminhar ao Arquivo Nacional, a fim de obter autorização, duas vias da Listagem (assinadas e rubricadas), por meio de correspondência oficial. Figura 1 Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas) UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados na listagem, acompanhado das siglas respectivas) No caso de eliminação de documentos de órgãos/entidades extintos, indicar o nome do produtor(a)/acumulador(a) dos documentos. CÓDIGO UNIDADE DE REFERENTE À DESCRITOR DATAS- ARQUIVAMENTO CLASSIFICAÇÃO DO CÓDIGO LIMITE QUANT. ESPECIFICAÇÃO ÓRGÃO/SETOR: (siglas) LISTAGEM Nº: (nº / ano) FOLHA Nº: (nº / nº total) OBSERVAÇÕES/ JUSTIFICATIVAS MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, o total de documentos que serão eliminados) DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados) (O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os documentos a serem eliminados necessitarem de aprovação das contas pelos Tribunais de Contas.) Conta(s) do(s) exercício(s) de: Conta(s) aprovada(s) pelo Tribunal de Contas em: Publicação no Diário Oficial (data, seção, página) (continua) Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 11

14 Figura 2 Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos (continuação) LOCAL/DATA / / LOCAL/DATA / / LOCAL/DATA / / RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO LOCAL/DATA / / PRESIDENTE DA SUBCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS AUTORIDADE DO ÓRGÃO Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) LOCAL/DATA / / Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) LOCAL/DATA / / AUTORIZO: Diretor-Geral do Arquivo Nacional Fonte: Adaptado de CONARQ, ) Após obter a autorização, os membros da SCAD devem elaborar a minuta do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (figura e encaminhá-la à CAD do respectivo órgão para aprovação. 12 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

15 Figura 3 Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE) EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº / (indicar o nº / ano do Edital) O(A) Presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos, designado(a) pela Portaria nº (indicar o nº), de / / (indicar dia, mês e ano da portaria), publicada no (indicar o nome do periódico oficial), de / / (indicar dia, mês e ano da portaria), de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo titular do (indicar o nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento de autorização), faz saber a quem possa interessar que a partir do quadragésimo quinto (45º) dia subsequente a data de publicação deste Edital no (indicar o nome do periódico oficial), se não houver oposição, o(a) (indicar a unidade responsável pela eliminação) eliminará (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as dataslimite gerais), do(a) (indicar o nome do órgão/entidade produtor ou acumulador dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas e mediante petição dirigida à Subcomissão de Avaliação de Documentos do(a) (indicar o nome do órgão/entidade), a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo. (Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos) Fonte: Adaptado de CONARQ, Após aprovação da minuta do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos pela CAD, a SCAD deve encaminhar o documento para publicação no Diário Oficial da União (DOU). Após a publicação, a CAD deve encaminhar para o Arquivo Nacional uma cópia da página em que o Edital foi publicado. Aguarda-se, então, um prazo de 45 dias para possíveis manifestações de interessados nos documentos a serem eliminados. Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 13

16 10 A eliminação de documentos públicos deverá ser efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida, sob a supervisão de servidor designado para acompanhar o procedimento. 11 Após a eliminação dos documentos, os membros da SCAD devem elaborar o Termo de Eliminação de Documentos (figura 3) e encaminhá-lo para publicação em boletim interno do MF. Após a publicação, a CAD deve encaminhar para o Arquivo Nacional uma cópia da página em que o Termo foi publicado. Figura 4 Modelo de Termo de Eliminação de Documentos (NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE) TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Aos dias do mês de do ano de, o(a) (indicar o nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular do(a) (indicar o nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento que autorizou a eliminação) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no (indicar o nome do periódico oficial), de (indicar a data de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do órgão/entidade produtor ou acumulador dos documentos que foram eliminados). (Local e data) (Nome, assinatura e cargo do responsável designado para supervisionar e acompanhar a eliminação) (Nome e assinatura do Presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos) Fonte: Adaptado de CONARQ, Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

17 12 A SCAD deve enviar Memorando à COGRL solicitando a exclusão, no sistema Comprot, dos documentos que foram tramitados para o órgão Subcomissão de Avaliação de Documentos (passo 5). Junto com o Memorando, deve-se encaminhar o Processo Administrativo da Subcomissão de Avaliação de Documentos (autuado no passo 4). Para esclarecimentos adicionais, entrar em contato com a CAD de seu órgão ou com a Presidência da CPAD/MF Núcleo Central (representada pela COGRL/SPOA) pelo didoc.cogrl.df@fazenda.gov.br. Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 15

18 REFERÊNCIAS ARQUIVO NACIONAL. Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, p. BRASIL. Lei n. 8159, de 8 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em: < Acesso em: 18 jul CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Disponível em: < Acesso em: 18 jul Resolução n. 5, de 30 de setembro de Dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. Disponível em: < d=56& sid=46>. Acesso em: 26 ago Resolução n. 40, de de 9 de dezembro de Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Disponível em: < d=1017&sid=46>. Acesso em: 17 dez FURLAN, José Davi (tutor). Introdução ao BPM e CBOK: módulo 1: aula inaugural. In: ELO GROUP. Curso de formação de gestores de processo. [Rio de Janeiro]: ELO Group, p Educação à distância. 16 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

19 APÊNDICE PROCESSO DE NEGÓCIO: ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS 7 7 Disponível também em: <Intranet SPOA/Recursos Logísticos>. Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 17

20 18 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

21 Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 19

22 20 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

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24 MINISTÉRIO DA FAZENDA SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS