Relatório Gerencial - Novembro 2014

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1 Relatório Gerencial - Novembro 2014 GSC Gerência de Suporte Computacional NTI Núcleo de Tecnologia da Informação UFPE Universidade Federal de Pernambuco 1. Conteúdo do Relatório Conteúdo do Relatório Introdução Resumo executivo Status das atividades por projetos ativos no mês Status das atividades atribuídas no mês por colaborador Status de autoria de chamados por colaborador Atividades da Gerência no período Status Detalhado dos Projetos Rotina Nov/2014 Manutenção Infra Siga AEDA Migração Pergamum Web Projetizar a CSC Gerência de Suporte Migração e Implantação do Backup Institucional Implantação do Sistema WebConference Indicadores e Estatísticas Distribuição da equipe Distribuição de competências Conclusões 2. Introdução Este documento tem por objetivo apresentar de forma resumida os avanços da Coordenação de Suporte nas suas atividades e planejamento operacional no mês de Novembro de Pretende se que seja insumo para direcionamento de decisões da própria gerência nos meses seguintes além de uma importante ferramenta de comunicação para as outras gerências e à direção geral sobre nossas atividades. 3. Resumo executivo 3.1. Status das atividades por projetos ativos no mês Neste mês 8 projetos tiveram andamentos registrados, conforme disposto no sumário deste documento. Percebe se uma boa taxa de conclusão de atividades, 66,37% do total de atividades registradas durante o mês inteiro. As atividades que ainda permanecem como registradas são as que não puderam 1

2 ainda ser realizadas no mês, ou que foram registradas recentemente e ainda não foram analisadas, representando 8,85% do total, junto com as atividades que se encontram em análise. Totalizamos 113 atividades, distribuídas detalhadamente na tabela abaixo por suas situações e apresentadas visualmente pelo gráfico abaixo. Projeto Registrada Concluída Analisando Cancelada Encaminhada Gerência de Suporte Implantação do Sistema WebConference 14 5 Manutenção SIG@ AEDA Migração e implantação de backup institucional Migração Pergamum Web Projetizar a GSC Rotina Nov/ Totais

3 3.2. Status das atividades atribuídas no mês por colaborador Este foi o segundo mês onde a visão de gerência de projetos foi aplicada na Coordenação de Suporte Computacional, o que continuou mostrando significativa contribuição no engajamento dos colaboradores no registro e execução das atividades, mantendo melhorias no clima organizacional interno, além de contribuir para uma melhor gestão interna. A inconsistências dos registros diminuiram quando se refere às questões de falta de cultura interna, mas o acompanhamento mais próximo foi prejudicado pela falta de pessoas chave em férias de mês todo (Rodolfo, Maurício, Jésus), sobrecarregando assim o dia a dia operacional do gerente em exercício. Mesmo com essas dificuldades, superamos numericamente a quantidade de chamados atendidos no mês passado. Segue os dados coletados de colaboração segmentados por colaborador na tabela abaixo. Registrada Concluída Analisando Cancelada Encaminhada daniel.vieira mauricio.gouveia alexandre.lins fabio.chicout luiz.novaes jesus.faria fabio.rosa felipe.cecagno israel.duarte beatriz.sena fabiana.leite edivaldo.cavalcante mavy.diego leonardo.daronco romulo.pinto luciene.almeida kelvin.dias almir.pires Alguns fatos dignos de nota: Fabiana e Mavy estão diminuindo suas atividades no setor, por conta das transições para seus novos setores (Oceanografia e Caruaru respectivamente); 3

4 Edivaldo possui dois chamados que não foram respondidos desde outubro. Compreendemos que não entrou na priorização dele e da CRC; Jésus, Rodolfo, Maurício e Filipe tiveram pouco ou nenhum registro por conta das férias (30, 30, 30, 15 Dias respectivamente); Boa parte das atividades do gerente em exercício não foram registradas na ferramenta e não estão contando nestas estatísticas. Como o registro delas foi falho, ao final desta seção seguirá uma lista com essas atividades e suas descrições; Pode se ver no gráfico abaixo, a distribuição de atividades por colaborador O próximo gráfico exibe as informações de maneira quantitativa. 4

5 3.3. Status de autoria de chamados por colaborador Estes dados mostram o caráter intersetorial da CSC. Temos demandantes de quase todos os outros setores do NTI, como pode ser comprovado na tabela abaixo. Sugere se que exista um esforço do NTI inteiro para que as demandas sejam centralizadas em pessoas chave, facilitando assim a priorização de atividades; Analisando Cancelada Concluída Encaminhada Registrada alane.oliveira 2 alexandre.barza 2 beatriz.sena 2 bruno.freitas 2 carla.alencar 4 daniel.vieira 9 domingos.mendes 1 3 est.secretaria fabiana.leite 5 fabio.chicout fabio.rosa felipe.cecagno 2 5 fred.medeiros 1 gabriel.ibson 1 geraldo.junior 5 israel.duarte 7 5

6 manoel.rodolfo 3 mavy.diego 2 nilson.junior 1 rafael.brito 1 renato.mendes 1 silvio.barros 1 2 suzanna.dantas 1 3 Apesar da diversidade de autores, temos 3 colaboradores (Fábio Chicout, Daniel Vieira, Israel Duarte) entre os top 4. É importante colocar que os dados aqui descritos são levemente deturpados com relação à realidade, por que não temos pontos únicos de entrada de atividades (pedidos diretos da gerência e/ou diretoria e/ou pró reitoria, telefonemas diretos ao setor, solicitações por e por necessidades internas), por estarmos em franca adequação a uma nova cultura interna e por muitas indefinições superiores. Conforme pode ser percebido pelos gráficos abaixo, Fábio Chicout deteve 30.2% da autoria dos chamados, por estar procurando centralizar a gestão de atendimentos na CSC. Este índice deste colaborador tende a permanecer nesse patamar ou a aumentar. Seguem alguns gráficos que mostram melhor esses dados coletados, do ponto de vista quantitativo e qualitativo 6

7 3.4. Atividades da Gerência no período Reunião de gestores Reunião com CIG (ECM (3x), Boletim NTI) Três reuniões sobre a implantação de ECM (Alfresco), e mais uma reunião com Roberta para oferecer insumos para o texto do Boletim do NTI; Reunião com PROCIT (Pergamum, MConf) Reunião com Elilson sobre a situação do Pergamum e com Rômulo sobre a implantação do MConf. Várias conferências com a empresa detentora do sistema; Reunião interna Status Geral CSC Apresentação de acompanhamento das atividades de Outubro/2014 para os integrantes da CSC; Reunião com CRC Apresentação gerencial das atividades da CSC em Outubro/2014 Reunião com CNISI Conversa inicial sobre autorização de ações nos serviços internos siga; Status de licitações CSC Verificação dos status dos processos que estão ligados à CSC; Acompanhamento Licenciamento Microsoft 7

8 Conversas com Alexandre sobre os parâmetros da compra da licença Microsoft PowerOn DC na queda de energia Na queda de energia que houve, os no breaks e o gerador não entraram, desligando o ambiente inteiro; Lançamento de ações do PAI Ajustes de ações do PAI Carga de dados Federação Café Reimplantação do ambiente RNP Café, e definições de carga de dados; Troubleshooting com RNP Contato com a RNP para ajustes no ambiente Café; Automação do trato dos dados para relatório do Mês (com o apoio de Fabiana) Limpeza e análise dos dados do mês Automação da elaboração do relatório do Mês (com o apoio de Beatriz) Montagem do esqueleto do relatório, desenvolvimento de scripts automatizando a atividade; Acompanhamento dos backups realizados; Acompanhamento das situações de Mavy e Fabiana; Acompanhamento e redistribuição dos registros de atividades do setor; Definição de quem resolve que atividades e se as atividades seriam novos projetos. Participação em curso de matriz de competências; 4. Status Detalhado dos Projetos Neste momento possuímos os seguintes projetos em andamento/concluídos no período de 01/11/2014 à 30/11/2014: Rotina Nov/2014 Manutenção Infra Siga AEDA MIgração e Implantação do Backup Institucional Migração Pergamum Web Projetizar a CSC Gerência de Suporte Implantação do Sistema WebConference Seus detalhamentos estarão descritos nas seções seguintes, incluindo o status geral do projeto, suas atividades, as nossas relações com outros setores para o andamento da atividade/projeto, e alguns comentários; 4.1. Rotina Nov/2014 Status Geral: concluído Período de Vigência: 01/11/2014 à 30/11/2014: Sumário de Atividades: (Concluída) Criar entrada dns 'ava.ufpe.br' apontando para o servidor 8

9 moodle(maquina referente ao chamado #25626) (Encaminhada) Documentação para configuração de conta e Apache (Concluída) Documentação (Concluída) Manutenção do site Proext e enext (Concluída) Manutenção do site ergodesign (Concluída) Criação de domínio, labhd (Concluída) Manutenção do site superlab (Concluída) Criação de domínio piratabrasil (Concluída) Criação de domínio e customização, mnpef (Concluída) Customização da página do Departamento de Matemática (Concluída) Customização da página do almoxarifado CAA (Concluída) Corrigir plugin de áudio no site da agência (Cancelada) Mem. DRI/GR n 049/2014 Perfil Sig@ e Conta (Registrada) Rever dados da dokuwiki (Encaminhada) Mem. DRI/GR n 049/2014 (Concluída) Atualização digiforce (Analisando) Implantação do Alfresco (Analisando) Backup para o laboratório de história oral e da imagem (Analisando) Implantação de nova instância do redmine (Concluída) Instalação do servidor Dspace (Concluída) Instalação do zabbix_client (Concluída) Criação de site ergodesign (Registrada) Verificação das configurações do zabbix (Encaminhada) CI 145/2014 SSI (Registrada) Criação servidor (Concluída) Preparação de nova máquina para banco de dados Oracle UNIVASF (Analisando) Entradas no dns para sipac.ufpe.br, sigadmin.ufpe.br e sistemas.ufpe.br (Analisando) Colocar backup no monitoramento 4.2. Manutenção Infra Siga AEDA Status Geral: em andamento Período de Vigência: 01/10/2014 à 30/11/2014 Sumário de Atividades: (Concluída) Revisar o balancer em Perseu 4.3. Migração Pergamum Web Status Geral: concluído Período de Vigência: 01/10/2014 à 30/11/2014 9

10 Sumário de Atividades: (Concluída) Migração máquina virtual para balanceador web (Concluída) Criar máquina virtual para hospedar tomcats do pergamum 2 (Concluída) Criar balanceador para Sigos 4.4. Projetizar a CSC Status Geral: concluído Período de Vigência: 01/11/2014 à 30/11/2014 Sumário de Atividades: (Concluída) Apresentar método de trabalho para a diretoria (Concluída) Alocação dos recursos humanos (Concluída) Criação dos subprojetos atuais da GSC 4.5. Gerência de Suporte Status Geral: concluído Período de Vigência: 01/11/2014 à 30/11/2014 Sumário de Atividades: (Analisando) Inicializar o monitoramento do OTRS (Concluída) Sincronização Manual (6 instâncias da mesma tarefa) (Concluída) Chave pública do serviço de proxy da UFRPE (Concluída) ERRO nomes no siga UNIVASF (Concluída) Log da máquina 52 (Concluída) Atualização dos tomcats que pontam para o novo banco UNIVASF (Concluída) Backup e exclusão de e mail antigos (Analisando) Documentação (Concluída) Solicitação de documentação para desenvolvimento de ambiente do SIG@ na UFRPE (Concluída) Novo deploy do OuveUFPE (Concluída) Máquina de banco Univasf fora (Concluída) Criar máquina virtual para banco da UFRPE (Concluída) Log máquina do Sig@ (Concluída) Sem acesso AEDA (Concluída) SIG@ UFRPE fora e o serviço telefonico da UFPE indisponivel no momento (Concluída) Estamos sem acesso (Concluída) Levantar log do tomcat do SIGOS em 06/11 a partir das 10h. (Concluída) SIG@ AEDA ESTAMOS SEM ACESSO (Concluída) Sig@ UPE (Concluída) Problema na pagina do SIG@ da UFRPE e na central telefonica da UFPE (Concluída) Sistema Sig@ Univasf está indisponível (Concluída) NÃO ESTAMOS CONSEGUINDO ACESSAR O SIGA 10

11 (Cancelada) Memorando 049/2014 (Encaminhada) CI. 213/2014 (Analisando) Novo ambiente de desenvolvimento Banco de dados (Registrada) Instalação do Alfresco para realização de testes (Encaminhada) Of 1637/2014 (Concluída) Migração do serviço da Bireme (Concluída) Acompanhamento dos problemas do Pergamum (Concluída) Reativação do servidor bireme (Analisando) Instalação do servidor Dspace (Concluída) Manutenção do site lev (Concluída) Religamento de máquina após queda (Concluída) Of. S/N SUPERLAB/NTI 01 Solicitação de criação de um domínio (Concluída) Adicionar usuário ao LDAP (chiron) (Concluída) Criação Login de Erick no zabbix (Concluída) instalação do zabbix_client no servidor do digifort (Concluída) Desinstalação das versões antigas do digifort (Concluída) MEM. 165/2014/DHT INSTITUCIONAL (Concluída) MEM. 165/2014/DHT INSTITUCIONAL (CORRETO) (Registrada) Mem. 035/2014 NAPA (Concluída) Criação de máquinas x64 (Concluída) Migração do serviço da Bireme (Concluída) Criar máquina no servidor da UNIVASF (Concluída) Criação de máquina Pergmaum PHP (Concluída) Balanceador de carga do UNIVASF (Concluída) Balanceador de carga da UFRPE (Concluída) SIGOS em produção fora do ar Erro Migração e Implantação do Backup Institucional Status Geral: concluído Período de Vigência: 01/11/2014 à 30/11/2014 Sumário de Atividades: (Registrada) Ajustes no monitoramento da infra de backup (Concluída) Ajustes nos envios de alertas 4.7. Implantação do Sistema WebConference Status Geral: em andamento Período de Vigência: 01/11/2014 à 30/02/2015 Sumário de Atividades: (Concluída) Fornecer à equipe Mconf os dados do servidor SMTP que será usado para envio de e mails do portal Mconf Web 11

12 (Registrada) Criação de um texto explicativo do serviço para a página inicial do portal Mconf Web (Registrada) Atribuir domínio.ufpe.br ao portal Mconf Web (Registrada) Testes do serviço LiveStreaming (Registrada) Testes do portal de gravações (Registrada) Testes do portal web (Concluída) Criação de um endereço de e mail para servir como remetente dos e mails do portal Mconf Web (Registrada) Planejamento das capacitações (Registrada) Instalação do portal LiveStreaming MConf (Registrada) Instalação do portal de gravação MConf (Registrada) Configurar domínio no portal Mconf Web (Registrada) Configurar servidor SMTP no portal Mconf Web para envio de e mails (Registrada) Instalação do portal MConf Web (Concluída) Criação da VM do portal de LiveStreaming MConf (Concluída) Criação VM do portal Web MConf (Concluída) Criação da VM do portal de Gravação MConf (Registrada) Disponibilização de um certificado SSL para o portal MConf Web (Registrada) Refinamento do portal Web (Registrada) Adaptação da identidade visual do MConf 5. Indicadores e Estatísticas Indicador/Estatística Valor Observação # de Chamados Criados 113 Indicador com problemas de coleta de dados # de Chamados Resolvidos 78 Indicador com problemas de coleta de dados % de Resolução 69,03% Indicador com problemas de coleta de dados # de Chamados Resolvidos/Colaborador 4,59 Indicador com problemas de coleta de dados # de Projetos em execução 8 Todos os que foram informados # de Projetos na espera/stalled 4 Todos os que foram informados. Não incluindo os que virão com o novo PDTI. 12

13 Maiores Autores (em Ordem Decrescente) Maiores Responsáveis por Chamados Fábio Chicout, Fabiana Leite, Israel Duarte, Fábio Rosa Fábio Chicout, Fabiana Leite, Luiz Filipe 6. Distribuição da equipe Estrutura Funcional Responsável Técnico Equipe Suporte a projetos Externos Manoel Rodolfo Fábio Rosa, Mavy Diego, Daniel Vieira, Israel Duarte, Luiz Filipe, Fábio Chicout Sistema SIG@ Fabiana Leite Alexandre Lins, Maurício Gouveia, Fábio Chicout Mensagem e Correio Almir Pires Mozart Silva, Jésus Filho Backup Institucional Fábio Chicout Jésus Filho, Daniel Vieira Virtualização e Armazenamento de Dados Luiz Filipe Manoel Rodolfo, Fábio Chicout Ambiente Web Daniel Vieira Maurício Gouveia, Israel Duarte Monitoramento e Melhoria dos Serviços Internos Maurício Gouveia Israel Duarte, Luiz Filipe 6.1. Distribuição de competências Colaborador Alexandre Lins Almir Pires Daniel Vieira Fabiana Leite Fábio Chicout Competências Linux, Tomcat, Apache HTTPd Linux, Zimbra, postfix, Canit, Segurança de TI, DNS Linux, Apache HTTPd, Joomla Linux, Governança de TI, Linux, Bash, Governança de TI, Riscos de TI, TSM, Tomcat 13

14 Fábio Rosa Filipe Novaes Israel Duarte Jésus Faria Manoel Rodolfo Maurício Gouveia Mavy Diego Mozart Silva Linux, Apache HTTPd, Pergamum Linux, Bash, Apache HTTPd, Tomcat, 3Par, VMware Linux, Bash, Tomcat, Zabbix, Linux, Impressoras, Zimbra, TSM Windows, 3Par, VMware Linux, Bash, DNS, Segurança de TI, Zabbix, Apache HTTPd, Tomcat Windows, Pergamum, Digifort, SIGOS Linux, Zimbra, TSM 7. Conclusões Este relatório é parte de um esforço de estabelecer uma melhoria gerencial na CSC, e consequentemente na DIRE, ainda necessitando de análise crítica do corpo diretivo, no sentido de elogios, críticas e propostas de melhorias. As dificuldades operacionais de confecção do relatório diminuiram a partir do momento que um micro processo foi definido, mas ainda é necessário que sejam envidados esforços em automatizar a geração de visões dos dados e do texto básico. Avançamos nas mudanças de cultura, com a adesão de todos os colaboradores ativos (que não estavam em férias). A participação de alguns ainda é baixa, mas já existe. O projeto Rotina Nov/2014 agregou todas as atividades não integradas em um projeto específico, e por conta do momento atual agregou a maior parte das atividades do setor. É um desejo que ao passar dos meses, esse projeto tenha cada vez menos atividades, idealmente não sendo mais necessário, quanto maior for o planejamento estratégico e tático da direção geral do NTI e da UFPE. Para avançar nos registros das atividades da coordenação, como uma primeira ação, foram listadas em uma nova seção neste relatório as atividades da gerência. Esperamos estar alinhados com as necessidades e anseios da diretoria do NTI e por conseguinte com a UFPE no que concerne a acompanhamento do setor. Contamos com sugestões, indicações, e que nos seja dado feedback formal sobre esse relatório e todos os outros que o suporte tenha fornecido, pois o time deseja firmemente ajudar a gestão em sua missão. 14