Caderno ferramentas de gestão

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1 Caderno ferramentas de gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 1

2 FICHA TÉCNICA SEBRAE-MG Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução total ou parcial, de qualquer forma ou por qualquer meio, desde que divulgadas as fontes. SEBRAE-MG ROBERTO SIMÕES Presidente do Conselho Deliberativo AFONSO MARIA ROCHA Diretor Superintendente LUIZ MÁRCIO HADDAD PEREIRA SANTOS Diretor Técnico MATHEUS COTTA DE CARVALHO Diretor de Operações Gerência de Atendimento ao Empreendedor SEBRAE-MG MARA REGINA VEIT Gerente ANY MYUKI WAKABAYASHI ANTÔNIO AUGUSTO GONÇALVES DE ABREU ARMANDO BASILE FILHO ARNOU DOS SANTOS AUGUSTO MANSO DE ANDRADE BEATRIZ DE CARVALHO HAROLDO SANTOS ARAÚJO LUCIANA CRISTINE DE CARVALHO LESSA FLÁVIA REJANE VIEIRA BARBOSA Equipe Técnica Unidade de Empreendedorismo e Inovação SEBRAE/RS MARTA FOLHA Gerente VIVIANE FERRAN VIVIANE ANDRESSA PINTO ROSELAINE MONTEIRO MORAES ISMAEL EDGAR DA SILVA Equipe Técnica UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS (UNISINOS) Produção dos Conteúdos N384 Negócio a Negócio: Caderno Ferramentas de Gestão. Belo Horizonte: SEBRAE/MG, p.: il. Nota de Conteúdo: Conteúdo cedido pelo SEBRAE/RS e reimpresso pela Unidade de Atendimento Individual ao Empreendedor do SEBRAE/MG. 1. Gestão Empresarial. I. Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais. CDU: Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

3 Apresentação Prezado Empresário, É com grande satisfação que o Sebrae-MG Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais toma a liberdade de apresentar-lhe soluções que podem contribuir para o sucesso de seu negócio. Enquanto serviço de desenvolvimento econômico e social, o Sistema Sebrae se dedica ao estímulo ao empreendedorismo e à promoção da competitividade empresarial e sustentabilidade dos negócios de pequeno porte em todo o Brasil, e tem larga e bem- -sucedida experiência no apoio aos empresários de Minas Gerais. Pesquisadores de empresas contratadas pelo Sebrae-MG realizaram visitas às micro e pequenas empresas de Belo Horizonte e Região Metropolitana visando a obtenção de informações cadastrais e gerenciais, que foram analisadas pelos técnicos do Sebrae-MG para registro, tabulação e redação do Relatório de Orientação Empresarial específico para cada negócio analisado. O Relatório de Orientação Empresarial lhe está sendo encaminhado agora, juntamente com este Caderno de Ferramentas de Gestão do Projeto Negócio a Negócio. Temos certeza de que os dois documentos contribuirão para a implantação de melhorias concretas e objetivas que impactarão os resultados de sua empresa. A orientação técnica dos profissionais do Sebrae-MG sustenta a adoção das ferramentas de gestão indicadas, para possibilitar a modernização e o crescimento seguro de seu negócio. Outros produtos e serviços, descritos no final deste caderno, encontram-se à disposição de todos os empresários e podem ser acessados de forma presencial ou a distância, pelo site e O sucesso de um empreendimento decorre de um somatório de fatores, notadamente da implantação de boas práticas de gestão e, principalmente, da contínua capacitação do gestor e do capital humano utilizado. Lembre-se de que existem vários fatores externos que influenciam no desempenho do negócio, aos quais você deve estar atento, monitorando riscos e aproveitando oportunidades, contando com a colaboração de profissionais qualificados disponíveis no mercado. Queremos ficar mais perto de sua empresa, contribuindo para o crescimento de seu negócio. Conte sempre com o SEBRAE-MG! Gerência de Atendimento ao Empreendedor SEBRAE-MG Blog: sebraemgcomvoce.wordpress.com Twitter: Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 3

4 Ambientes planejados para estimular os negócios Uma boa estratégia para estimular as vendas é fazer do ambiente da loja um local bonito, funcional e confortável, com elementos que favorecem também o bom desenvolvimento do trabalho entre os funcionários. Todo o conjunto do empreendimento deve ser planejado com foco nesse objetivo, desde os produtos e espaços funcionais até as vitrines e o estoque. Para alcançar a mais completa experiência de compra do cliente, o empreendedor precisa estar atento a esses detalhes que acabam fazendo muita diferença em um mercado tão competitivo. A comunicação visual é um dos principais fatores para a conquista de potenciais clientes; mesmo um rápido olhar gera interpretações e, quando a impressão for positiva, fará com que o consumidor sinta-se atraído a conhecer algo novo. A comercialização pode ser prejudicada se não houver um bom contato visual desde o primeiro momento, sendo que suprir uma falha de comunicação implica realizar esforços redobrados. A combinação harmônica de elementos visuais é um dos meios mais imediatos de se atingir o público desejado, além disso, produz significados de expectativa que influenciam a experiência da compra. Para aprimorar o ambiente comercial nesse aspecto, podem ser adotadas pequenas transformações: distribuir os móveis em posições mais adequadas, permitindo circulação e acesso aos produtos; estabelecer a disposição dos equipamentos respeitando suas proporções; ajustar a iluminação para que evidencie pontos importantes; adequar a ventilação, aumentando a sensação de conforto e saúde do espaço; e combinar cores e formas para destacar os produtos. A vitrine, como um importante instrumento de apoio às vendas, é ponto fundamental nessa proposta. Quanto maior for sua capacidade de comunicar às pessoas tudo aquilo que a loja pode potencialmente oferecer, mais eficiente a vitrine será. Afinal, a primeira impressão é a que fica, ou melhor, a que vende. Finalmente, nesse conjunto de estratégias e planejamentos visuais, essencial também é acompanhar as transformações e as expectativas do mercado de consumo. Cuide do visual da sua loja e potencialize os seus negócios. 4 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

5 Acesso ao crédito O Sebrae não oferece crédito, mas facilita o acesso a ele. A conquista de crédito depende, acima de tudo, da boa gestão do negócio e dos fundamentos da decisão de investir. Por isso, antes de formalizar o pedido de financiamento, identifique se é o melhor momento para investir, qual a opção mais viável de investimento e como ocorre o processo de financiamento. Essas informações trarão mais segurança e facilidade no momento em que estiver buscando o crédito. Antes de procurar um financiamento, não se esqueça: AVALIE: Identifique suas necessidades e tenha certeza de que o financiamento é a melhor solução. CALCULE: Analise se o lucro de sua empresa é suficiente para quitar o financiamento. PREVINA: Leve em conta as taxas extras cobradas, como seguro e tarifas de abertura de crédito. PESQUISE: Estude as diversas linhas disponíveis e compare as vantagens oferecidas pelo mercado. PREPARE: Tenha em mãos a documentação exigida e também o plano de negócios ao conversar com o gerente. SEPARE: Não misture o caixa da empresa com o pessoal. Fuja da tentação de recorrer ao crédito pessoal para financiar o negócio. ANALISE: Avalie o motivo do crédito, qual sua finalidade, o momento ideal para acessá-lo, qual o valor ideal de recursos e a linha de crédito adequada. Empreendedor, Com base nos conhecimentos adquiridos sobre as maiores dificuldades encontradas pelos empreendedores nas microempresas, preparamos uma série de ferramentas que auxiliarão na implantação de melhorias no seu negócio. Observe que procuramos soluções simples, mas que, uma vez implantadas, garantirão uma gestão mais qualificada da empresa. Caso tenha dúvidas na implantação ou deseje mais informações, não deixe de nos contatar. Estamos disponíveis por meio da Central de Relacionamento ( ) ou do site ( Conte com o Sebrae-MG! Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 5

6 Planeje sua empresa e seja um empreendedor de sucesso Planilha Norteadora É uma ferramenta que auxilia o empreendedor a definir objetivos e estratégias para o seu negócio. Muitos empreendedores desenvolvem seus negócios sem ter uma ideia clara de qual direção estão tomando ou aonde pretendem chegar. Esta ferramenta fornece um roteiro de questões para auxiliar na direção do negócio. Siga o roteiro sugerido pela ferramenta, observando os seguintes pontos: os seus desejos e as suas aspirações em relação ao seu negócio; objetivos estratégicos da sua empresa: procure descrever alguns deles; as metas que deverão ser atingidas para que sua empresa possa concretizar os objetivos; descrição de ações que serão realizadas para a busca de metas e a inclusão de outras informações adicionais. Localizador: Planejamento Área: Empresa O que você deseja para o seu negócio? Ferramenta: Planilha Norteadora Defina os objetivos estratégicos da sua empresa: 1) 2) 3) 4) Defina as metas para o alcance dos objetivos: 1) 2) 3) 4) Ações e informações adicionais: 1) 2) 3) 4) 6 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

7 Análise de Mercado É uma ferramenta que apresenta um roteiro básico de análise de mercado, permitindo ao empreendedor o rápido conhecimento de seu negócio. Conhecer o mercado, as legislações vigentes e como os clientes percebem o valor dos produtos da empresa é fundamental para a elaboração de ações eficazes para se vender mais e expandir os negócios. Siga o roteiro sugerido pela ferramenta e defina: a existência de uma necessidade de mercado para o seu negócio; a existência de aspectos legais específicos que devem ser considerados e onde você pode obter informações sobre o seu negócio; informações que contribuem para a gestão do seu empreendimento e ações que podem agregar valor ao seu negócio frente ao mercado. Localizador: Planejamento - Área: Empresa Existe alguma necessidade de mercado para o seu negócio? Ferramenta: Análise do Mercado Existem aspectos legais específicos que devem ser considerados? Onde você pode obter informações sobre o seu negócio? Quais as informações que contribuem para a gestão do seu negócio? Quais as ações que podem agregar valor ao seu negócio frente ao mercado? Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 7

8 Informações da Concorrência É uma ferramenta de gestão que permite ao empreendedor sistematizar informações para melhor conhecer seus clientes. Conhecer os concorrentes, seus diferenciais e quais os seus clientes é muito importante para que o empreendedor desenvolva ações que posicionem a sua empresa de forma mais competitiva no mercado. Siga o roteiro sugerido pela ferramenta, observando os exemplos a seguir: concorrentes: identifique as empresas que competem com seu negócio. localização: onde estão localizadas, em que cidade/região/bairro? Estão próximas de seu negócio? diferenciais: quais são seus diferenciais? Preço, qualidade, formas de pagamento, produto, serviço? clientes: qual o perfil de seus clientes? Localizador: Planejamento - Área: Empresa Ferramenta: Informações da Concorrência Concorrentes Localização Diferenciais Clientes 8 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

9 Matriz Meu Negócio e a Concorrência É uma matriz de fácil compreensão que permite ao empreendedor comparar os diferenciais de sua empresa com os de seus concorrentes e assim elaborar ações para neutralizá-los. Conhecer muito bem as forças dos concorrentes e do próprio negócio auxilia o empreendedor a posicionar sua empresa de forma mais competitiva, maximizando as chances de vender mais e se manter lucrativa no mercado. Acesse a ferramenta e preencha os campos da Matriz, observando: os diferenciais da sua empresa em sua opinião como empreendedor; os diferenciais dos seus concorrentes. A partir desse cruzamento entre o que sua empresa e seus concorrentes oferecem, descreva possíveis ações para divulgar o que seu negócio tem de bom em relação aos concorrentes, neutralizando assim os pontos fortes deles. Localizador: Planejamento - Área: Empresa Na sua opinião, quais os diferenciais da sua empresa? Ferramenta: Matriz Meu Negócio e a Concorrência Diferenciais da concorrência: Ações para neutralizar a concorrência: Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 9

10 Ações para Neutralizar os Concorrentes É uma ferramenta prática que ajuda o empreendedor a planejar e organizar as ações para seu negócio ser competitivo frente à concorrência. Planejar é um hábito importante e pouco presente em boa parte dos empreendedores. Assim, esta ferramenta propõe uma maneira simples e rápida de começar a planejar seu negócio para lidar com os desafios da concorrência. Siga o roteiro sugerido pela ferramenta e defina: as ações que serão realizadas; o prazo para a execução dessas atividades; a forma como pretende executá-las; os responsáveis pela execução dessas atividades; os custos envolvidos para a realização dessas atividades. Localizador: Planejamento - Área: Empresa Ferramenta: Ações para Neutralizar os Concorrentes As ações devem ser descritas com base em cinco pontos essenciais: Quais ações serão realizadas? Qual o prazo para execução da atividade? Como as ações serão executadas? Quem serão os responsáveis pela execução das tarefas? Quais serão os custos envolvidos na realização da atividade? 10 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

11 Cadastro de Clientes É uma ferramenta prática que auxilia o empreendedor na gestão de sua clientela e na formação de um banco de dados. Empreendedores de micro e pequenas empresas comumente administram seus clientes de maneira informal, sem quaisquer registros periódicos de seus contatos, perdendo a grande oportunidade de melhor conhecer seus compradores. Assim, esta ferramenta propõe uma maneira simples e rápida que ajuda o empreendedor a adotar esse importante hábito de gestão da sua carteira de clientes. O empreendedor primeiro registra na ficha de cadastro do cliente informações úteis, tais como: nome do cliente, telefone, endereço, suas preferências e datas de realização de suas compras mais recentes. A partir do registro periódico dessas informações, o empreendedor contará com importantes dicas para trabalhar ações voltadas a seus clientes. Anotações Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 11

12 Localizador: Mercado - Área: Cliente Ferramenta: Cadastro de Clientes Informações do Cliente Contatos Imediatos Endereço Observações Nome Sexo Profissão Estado Civil CPF Nascimento Identidade Telefone Endereço Eletrônico ( ) Rua Cidade CEP Preferências Data da Última Compra Observação: Planilha de referência. Arquivo excel disponível em 12 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

13 Matriz de Fidelização de Clientes É uma ferramenta prática que auxilia o empreendedor na fidelização de sua clientela. Empreendedores de micro e pequenas empresas comumente administram seus clientes de maneira informal, sem quaisquer ações periódicas objetivando sua fidelização. Assim, esta ferramenta propõe uma maneira simples e rápida que ajuda o empreendedor a adotar esse importante hábito de gestão da sua carteira de clientes. Nesta matriz, o empreendedor elaborará diferentes ações para incentivar o crescimento de vendas junto a seus clientes. As ações podem ser organizadas por cliente ou grupo de clientes, que são especificados no campo A quem se destina. As ações para se manter um relacionamento rentável com o cliente serão especificadas no campo Qual ação de fidelização e cada uma delas deve ajudar o empreendedor a atingir o seu desejo, através de campanhas promocionais, definido no campo Através da fidelização desejo. Localizador: Mercado - Área: Cliente Ferramenta: Matriz de Fidelização de Clientes A quem se destina Qual ação de fidelização Através da fidelização desejo Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 13

14 Gerenciamento da Equipe de Vendas É uma ferramenta que oferece um roteiro passo a passo para auxiliar o empreendedor a formar uma equipe de vendas. À medida que seu negócio conquista mais clientes, maior poderá ser a necessidade de pessoas especializadas em atividade de venda. Este roteiro fornece os pontos essenciais que devem ser observados na hora de formar uma equipe com esse objetivo. Para gerenciar uma equipe de vendas, observe o roteiro fornecido pela ferramenta: expectativas quanto ao desempenho e à responsabilidade dos vendedores; conhecimentos essenciais para se executar bem a função de vendas; conhecimento da equipe de vendas em relação a produtos, serviços, promoções e propagandas em detalhes; definição de metas de vendas; estratégias de vendas de que os funcionários dispõem; avaliação do desempenho do vendedor; recompensas pelo alcance de metas; outras informações adicionais. Localizador: Mercado - Área: Pessoas O que você espera de seus vendedores? Quais as responsabilidades deles? Ferramenta: Gerenciamento da Equipe de Vendas Para executar bem a função, quais são os conhecimentos essenciais? A equipe de vendas conhece produtos, serviços, promoções e propagandas em detalhes? Definição de metas de vendas: como será calculada a meta? Quais são as estratégias de vendas de que os funcionários dispõem? Como será avaliado o desempenho do vendedor? Qual será a recompensa do funcionário pelo atingimento da meta? Informações adicionais: 14 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

15 Informações Trabalhistas É uma ferramenta que traz um roteiro com pontos básicos que o empreendedor deve observar ao contratar um empregado ou gerenciar as relações trabalhistas de um empregado já contratado. É muito importante conhecer e atender às leis trabalhistas quando da contratação do empregado, trazendo segurança para ele e para o empreendedor. Assim, esta ferramenta de gestão levanta questões importantes que devem ser lembradas para manter a contratação sempre regularizada. Observe o roteiro sugerido pela ferramenta para gerir suas contratações: datas para pagamento de salário; comunicação da contratação através do formulário CAGED; recolhimento de contribuições do INSS; regras para descontos no salário e pagamento de 13º salário; cadastramento do PIS; recolhimento de FGTS; exame médico; informações sobre o empregado na RAIS. Negócio a Negócio Anotações Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 15

16 Localizador: Mercado - Área: Pessoas Ferramenta: Informações Trabalhistas Salário: O pagamento do salário deve ser efetuado até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido. CAGED: A empresa que admitir ou demitir um empregado deverá comunicar ao Ministério do Trabalho, por meio do formulário CAGED. Mais informações no site INSS: A empresa deve recolher as contribuições relativas à Previdência Social de acordo com o cronograma: Desconto dos empregados: Até o 2º dia do mês subsequente. Contribuinte individual: Carnês até o 15º dia do mês subsequente. Se não houver expediente bancário nesse dia, recolher no 1º dia útil posterior. 13º salário: Até o dia 20/12. Se não houver expediente bancário nesse dia, recolher no 1º dia útil anterior. PIS - Cadastramento: Cadastrar, imediatamente após a admissão, os empregados ainda não cadastrados, e encaminhar o documento de Cadastramento de Trabalhador no PIS. FGTS: Recolher até o 7º dia. Se não houver expediente bancário nesse dia, recolher, no 1º dia útil anterior, os depósitos relativos ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Exame Médico: Realizar exame médico admissional dos empregados contratados antes que eles assumam suas atividades, assim como os periódicos, na data indicada pelo médico do trabalho, e os demissionais, quando necessário. RAIS: Informações sobre cada um dos empregados com os quais a empresa manteve relação de emprego durante qualquer período do ano-base. A empresa que não tiver nenhum vínculo empregatício durante o ano-base deverá entregar a RAIS Negativa. O prazo inicia-se em janeiro e vai até o começo de março. A declaração anual deve ser realizada pelo site 16 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

17 Cadastro de Fornecedor É uma planilha com informações essenciais para o empreendedor registrar e administrar seus principais fornecedores. Conhecer e cultivar bons fornecedores são ações muito importantes para o sucesso de um negócio, por isso, esta ferramenta auxilia o empreendedor a dar início a essa prática salutar. Preencha as informações sugeridas pela ferramenta, observando quatro pontos importantes: elenque informações formais do fornecedor, tais como nome e CNPJ; verifique os produtos e serviços ofertados e as especificações técnicas; registre informações para contatos imediatos, como telefone e ; registre observações sobre o fornecedor, como desempenho (respeito de prazos de entrega, confiabilidade etc.). Estabeleça parcerias para crescer Anotações Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 17

18 Localizador: Mercado - Área: Fornecedor Ferramenta: Cadastro de Fornecedor Informações do Fornecedor Produto/Serviço Contatos Imediatos Endereço Observações Nome Fantasia Razão Social CNPJ I.E. Especificação Vendedor Telefone Endereço Eletrônico ( ) Rua Cidade CEP Desempenho do Fornecedor Observação: Planilha de referência. Arquivo excel disponível em 18 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

19 Cálculo da Produtividade É uma ferramenta que auxilia o empreendedor a avaliar o quão interessante é o seu negócio em termos de ganhos em relação a seus custos. A gestão da produtividade é um grande desafio para muitos empreendedores, assim, o Cálculo da Produtividade surge como uma forma rápida de perceber o quão maior é o faturamento da empresa em relação a seus custos totais para gerar produtos e serviços. Estabeleça o faturamento total atingido pela sua empresa e também o custo total para a realização de todas as suas operações. A partir desses dois números, aplique a fórmula do cálculo de produtividade para ver o quanto seu faturamento supera os seus custos. Na busca pela produtividade, estabeleça metas para controlar os resultados e reflita sobre estes pontos: por que fazemos nossos negócios assim? como podemos fazer melhor? Localizador: Mercado - Área: Qualidade e Produtividade Satisfação, resultado, qualidade, produto e lucro Ferramenta: Cálculo da Produtividade Calculando a Produtividade da sua empresa: Produtividade: Faturamento Total/Custo Total = Produtividade Exemplo: Faturamento Total: 1.000,00 Custo Total: 200,00 Resultado Produtividade = 5 Formas de Aumentar a Produtividade: Pergunte-se sempre que puder: por que fazemos assim? E como podemos fazer melhor? Estabeleça metas de controle e resultados, por exemplo, controle o desperdício e o retrabalho Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 19

20 Análise de Qualidade (empresário e clientes) É uma ferramenta útil que permite ao empreendedor comparar a sua percepção de qualidade dos seus produtos e serviços com a percepção de seus clientes. É importante ouvir e compreender a percepção dos clientes frente aos produtos e serviços da empresa. Essas informações podem auxiliar o empreendedor a realizar correções estratégicas e maximizar os ganhos de seus produtos e serviços. Observe estas e outras dicas do roteiro sugerido pela ferramenta: 1) Pergunte a si mesmo: se os problemas de qualidade que não exigem dinheiro para serem resolvidos são solucionados rapidamente; se a empresa tem estabelecido padrões para produção de produtos; se a empresa atende, sempre que possível, à solicitação dos clientes. 2) Pergunte a seus clientes: se estão de acordo com a qualidade dos produtos comercializados; se acreditam que os produtos possuem acabamento de qualidade; se acreditam que o preço pago está de acordo com a qualidade do produto. Localizador: Mercado - Área: Qualidade e Produtividade Questões para reflexão: Ferramenta: Análise da Qualidade (empresário e clientes) Os problemas de qualidade que não envolvem desembolso de dinheiro são possíveis de solucionar rapidamente? A empresa tem estabelecido padrões e normas básicas definidas para produção de produtos? A empresa atende, sempre que possível, às solicitações dos clientes? Questões para serem respondidas pelos clientes: Você está de acordo com a qualidade dos produtos comercializados? Você acredita que os produtos possuem acabamento de qualidade? Dê uma nota para a qualidade do produto adquirido (de 5 a 10): Sugestões adicionais dos clientes: 20 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

21 Checklist do Ponto de Venda e Roteiro para Ações de Marketing É uma ferramenta que traz um conjunto de questões que orientam o empreendedor a manter seu ponto de venda atraente e uma rotina ativa de ações de marketing para seu negócio. Muitas vezes, pequenos detalhes nas ações de marketing podem causar grande impacto na satisfação dos consumidores. Esta ferramenta ajuda o empreendedor a registrar periodicamente informações que o ajudarão a melhor atender a seus clientes. Responda a lista de questões referentes ao seu ponto de venda: você já reparou o quão limpo, organizado ou bem iluminado é o seu estabelecimento para seu cliente? Após responder as questões, verifique os seguintes pontos para organizar as ações de marketing: em quais meses as ações serão realizadas; qual o objetivo da campanha promocional; produtos ou serviços que serão divulgados na promoção e por quanto tempo; os produtos e serviços, a estrutura da loja e as formas de pagamento adequadas aos clientes; meios de comunicação da loja para informar sobre as promoções. Comunique-se com seu público-alvo Anotações Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 21

22 Localizador: Mercado - Área: PV Ferramenta: Checklist do Ponto de Venda e Roteiro para Ações de Marketing Checklist do Ponto de Venda A fachada e a entrada da loja estão limpas e convidativas? ( ) Sim ( ) Não As vitrines estão limpas e bem iluminadas? ( ) Sim ( ) Não A aparência geral da loja está adequada? ( ) Sim ( ) Não O cheiro da loja é convidativo? ( ) Sim ( ) Não A visibilidade está sendo mantida, permitindo aos clientes uma boa visão de ( ) Sim ( ) Não toda a loja? O caixa e o balcão de atendimento estão arrumados e organizados? ( ) Sim ( ) Não A apresentação dos produtos está bem organizada e de fácil acesso? ( ) Sim ( ) Não As informações de produto estão claras? ( ) Sim ( ) Não Os produtos em promoção estão destacados? ( ) Sim ( ) Não Roteiro para Ações de Marketing Planejamento Anual de Marketing: Em quais meses serão realizadas ações de marketing? Estabelecidos os meses, cada ação deve ser planejada utilizando por base as seguintes perguntas: Qual o objetivo da campanha promocional? Quais produtos ou serviços serão divulgados em promoção? Qual o período da promoção? Os produtos e os serviços oferecidos em promoção, bem como a estrutura da loja e as formas de pagamento, estão adequados aos clientes? Quais são os meios de comunicação da loja para informar seus clientes das promoções? Serão desenvolvidos brindes? Quais serão os materiais de divulgação (cartazes, banners, outdoors, faixas, folders, entre outros)? 22 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

23 Controle de Estoque É uma ferramenta de gestão que auxilia o empreendedor a administrar seu estoque de produtos. A administração do estoque auxilia o empreendedor a, por exemplo, tornar mais eficiente a gestão dos custos relacionados à aquisição antecipada de produtos. Assim, a ferramenta propõe uma forma direta de registrar produtos que entram e saem do estoque da empresa, registrando os valores associados. Faça o registro periódico de entradas e saídas de seus produtos desta forma: registre as entradas: para cada produto que entra no estoque, especifique a data (dia, mês, ano) de entrada. Também lembre-se de identificar o prazo de validade do produto. Registre a quantidade de unidades que entraram no estoque e o valor de cada unidade. Registre também o nome do fornecedor do produto; registre as saídas: para cada produto que sai do estoque, especifique a data (dia, mês, ano) de saída. Registre a quantidade de unidades que saíram do estoque e o custo médio por unidade, já representando o preço com margens ou custo de estoque adicionados. Também registre o motivo da saída do produto. Localizador: Finanças - Área: Estoque Descrição do Produto: Ferramenta: Controle de Estoque Entradas Dia/Mês/Ano Validade do Produto Quantidade Valor Unitário Valor Total Fornecedor Quantidade de Itens com Entrada (A) Valor Total (B) Custo Médio = B/A Saídas Dia/Mês/Ano Validade Quantidade Valor Unitário Custo Médio Valor Total Motivo da Saída Quantidade de Itens com Saída (C) Valor Total (D) Saldo de Itens (A-C) (B-D) Saldo Total em Reais O valor de saída do item deve ser o valor do custo médio Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 23

24 Previsão de Vendas É uma planilha simples e prática para registrar as previsões mensais de vendas à vista e a prazo. A prática de estimativa de vendas incentiva o empreendedor a conhecer melhor o potencial de seu mercado e de seu negócio, assim como auxilia no planejamento do desenvolvimento da empresa com base em receitas previstas. Acesse a ferramenta e preencha a planilha, observando as seguintes informações: modalidade de venda: nesse campo, estão elencados os diferentes tipos de venda (à vista, a prazo em 30 e 60 dias). Você pode inserir nos campos abaixo outras modalidades se preferir; valores de venda: faça a previsão do valor médio de venda a ser realizado de acordo com cada modalidade. Defina, em geral, qual o prazo médio real para se receber os pagamentos; total: ao final, estime o total de vendas a ser realizado de acordo com a modalidade, valores e prazos definidos. Localizador: Finanças - Área: Venda Ferramenta: Previsão de Vendas Mês: /20 Modalidade de Venda Valores de Venda Prazo Médio em Dias Total Saldo: 24 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

25 Controle Diário de Vendas É uma ferramenta de gestão que apoia o empreendedor na administração de suas vendas à vista e a prazo. Uma venda nem sempre é garantia de entrada imediata de dinheiro na empresa. Administrar os recebíveis diariamente é importante para prever a quantidade de dinheiro que a empresa efetivamente receberá em caixa. Organize diariamente suas vendas na ferramenta, observando os seguintes pontos: informe a data em que a venda foi realizada; informe o valor no campo À vista se o pagamento foi feito no ato; informe o valor no campo 30 se a venda foi feita a prazo (30 dias); informe o valor no campo 60 se a venda foi feita a prazo (60 dias); informe o valor no campo 90 se a venda foi feita a prazo (90 dias); informe o valor no dias se a venda foi feita a prazo (número específico de dias). Localizador: Finanças - Área: Venda Mês: /20 Ferramenta: Controle Diário de Vendas Data À vista 30 dias 60 dias 90 dias dias Total / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / Saldo Total Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 25

26 Controle Mensal de Contas a Receber É uma ferramenta de gestão para ajudar o empreendedor a administrar os pagamentos que ele tem a receber. Administrar e organizar as receitas previstas são hábitos essenciais para gerir o crescimento de um negócio. Assim, o controle mensal de contas a receber torna-se uma forma rápida de se registrar as entradas de receitas previstas mensalmente. Acesse a ferramenta e estabeleça para o mês: dia de recebimento: o dia do mês em que ocorre o recebimento do pagamento; valor: o valor do pagamento recebido; cliente: a descrição do cliente que realiza o pagamento; status: situação do recebimento (sim/não); histórico: a descrição da natureza do pagamento recebido. Localizador: Finanças - Área: Vendas Ferramenta: Controle Mensal de Contas a Receber Mês: /20 Dia de Recebimento Valor Cliente Status Histórico 26 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

27 Roteiro Básico de Crédito É uma ferramenta que ajuda o empreendedor a decidir se vale a pena financiar vendas a prazo com recursos próprios. Embora algumas situações possam ser diferentes, vender a prazo sem as garantias de um serviço bancário de financiamento pode gerar risco de inadimplência, o que afeta diretamente o negócio do empreendedor. Siga o roteiro oferecido pela ferramenta para avaliar a viabilidade de financiar vendas a prazo, observando, entre outros pontos apresentados, os seguintes: os procedimentos para a análise de crédito na sua empresa; a taxa de juros que cobrará nas vendas a prazo (se for o caso); os instrumentos de crédito que serão utilizados nas vendas a prazo; as técnicas de negociação para otimizar o processo de cobrança e capacitação nessa área para você e seus funcionários; o cálculo da inadimplência. Localizador: Finanças Área: Crédito Ferramenta: Roteiro Básico de Crédito 1) Realize a análise dos prós e contras de financiar as vendas a prazo com recursos próprios e com recursos de instituições financeiras. Com base nos riscos envolvidos e no perfil de sua clientela, escolha a modalidade que seja mais adequada para sua empresa. 2) Quais são os procedimentos para a análise de crédito na sua empresa? 3) Qual será a taxa de juros que cobrará nas vendas a prazo (se for o caso)? 4) Quais instrumentos de crédito serão utilizados nas vendas a prazo? 5) Monte a Agenda de Cobrança da sua empresa. Utilize técnicas de negociação para otimizar o processo de cobrança. Caso necessário, busque capacitação nessa área para você e seus funcionários. 6) Cálculo da Inadimplência % de Inadimplência = (Vendas em atraso x 100)/total de vendas a prazo. É importante que a empresa defina a partir de quantos dias a venda estará em atraso. % Inadimplência = (Vendas em atraso x 100)/total de vendas a prazo Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 27

28 Controle Diário de Caixa É uma ferramenta simples para se controlar as receitas e as despesas diárias de um negócio. Disciplina financeira é um hábito importante, em especial, para empreendimentos em fase de consolidação. Essa ferramenta mostra como qualquer pessoa pode rapidamente registrar e controlar diariamente as informações de seu caixa. diariamente, registre o dinheiro que entra na sua empresa na coluna de Vendas e Recebimentos e o dinheiro que sai da empresa na coluna Pagamento e Saídas de Dinheiro ; não se esqueça de incluir o histórico em cada registro. Nesse campo, você descreve do que se trata a entrada ou a saída de dinheiro; lembre-se também de sempre registrar a data do registro para futuras conferências. Localizador: Finanças - Área: Caixa Entradas Ferramenta: Controle Diário de Caixa Saídas Vendas e Recebimentos Histórico Pagamentos e Saídas de Dinheiro / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / Saldo: Saldo: Saldo Geral Histórico 28 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

29 Cálculo do Preço de Venda É uma ferramenta de gestão muito útil para a formação do preço de venda, levando-se em conta os custos fixos e variáveis do negócio. A formação do preço de venda é uma das principais dificuldades dos empreendedores. Assim, esta ferramenta ajuda o empreendedor a definir custos importantes para conscientemente elaborar seus preços com margens de lucro. Não se esqueça: calcular o preço de venda é gerencial, definir o preço de venda é estratégico. defina o custo unitário de seu produto/serviço: valores gastos diretamente na aquisição/elaboração do produto e/ou na execução de serviços; defina suas despesas fixas: valores gastos na comercialização de produtos/serviços e na administração das atividades empresariais; defina suas despesas variáveis: investimentos ou valores aplicados na aquisição de bens utilizados nas atividades operacionais por vários períodos; defina também a margem de lucro desejada e calcule assim o preço de venda do seu produto/serviço; identifique quanto o produto contribui para o pagamento das despesas fixas e lucro da empresa. Isso chama-se margem de contribuição. Localizador: Finanças - Área: Caixa Produto: Ferramenta: Cálculo do Preço de Venda Cálculo do Preço de Venda Custos: Valores gastos diretamente na aquisição/elaboração do produto e/ou na execução de serviços. Despesas: Valores gastos na comercialização de produtos/serviços e administração das atividades empresariais. Investimentos: Valores aplicados na aquisição de bens utilizados nas atividades operacionais por vários períodos. Cálculo do Preço de Venda (exemplo): Custo Unitário 10,00 10,00 = = = 20,00 (100% - (DV + DF+ ML)) (100% - (15%+25%+10%)) 50% Legenda: DV - Despesas Variáveis Custos do Produto = 10,00 Despesas Variáveis = 15% Despesas Fixas = 25% (Valor das Despesas Fixas/Valor das Vendas DF - Despesas Fixas Totais: 2.500,00 / ,00) Margem de Lucro = 10% ML - Margem de Lucro Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 29

30 Cálculo do Capital de Giro É uma ferramenta que auxilia o empreendedor no cálculo de suas necessidades de capital de giro, tanto presentes quanto futuras. É importante o empreendedor antecipar as necessidades de recursos extras para a manutenção das operações periódicas de sua empresa. Assim, esta ferramenta oferece um modelo simples para cálculo das contas de capital de giro frente às despesas. Preencha o modelo sugerido pela ferramenta, definindo mês e ano dos registros, bem como: defina as Aplicações em Capital de Giro (1): qual o valor das duplicatas a receber de clientes? Qual o valor de estoque de mercadorias? Que outros adiantamentos de pagamentos já foram recebidos? defina as Despesas Operacionais (2): quais são as contas a pagar (incluindo fornecedores)? Quanto de salários a pagar? Quanto custam as comissões a pagar? E os encargos sociais a recolher? Quanto custam as contas a pagar referentes a despesas operacionais (água, energia, aluguel, telefone)? Quais os valores dos outros custos e despesas? por fim, é calculado o saldo das operações, indicando se existem recursos disponíveis ou se são necessários investimentos de capital de giro (1-2). Localizador: Finanças - Área: Caixa Ferramenta: Cálculo do Capital de Giro Contas de Capital de Giro Aplicações em Capital de Giro Mês/Ano Duplicatas a receber de clientes (A) Estoque de mercadorias (B) Adiantamentos de fornecedores (C) 1 - Total de Aplicações em Capital de Giro D = (A+B+C) Despesas Operacionais (Fontes de Financiamento) Contas a pagar (incluindo fornecedores) (E) Salários a pagar (F) Comissões a pagar (G) Encargos sociais a recolher (H) Contas a pagar referentes a despesas operacionais (água, energia, aluguel, telefone) (I) Custos e despesas a pagar (J) 2 - Total de Despesas Operacionais (E+F+G+H+I+J) Necessidade de Capital de Giro = (1-2) Fonte: SEBRAE/MG, Série Como Elaborar - Controles Financeiros Informações Levantadas em / /20 30 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

31 Controle Mensal de Contas a Pagar É uma ferramenta de gestão que auxilia o empreendedor a administrar as suas contas a pagar. Administrar as dívidas de curto prazo é importante para a saúde financeira do negócio. Assim, esta ferramenta propõe uma maneira ágil de registrar informações de dívidas mensais com fornecedores e outros credores. Acesse a planilha da ferramenta e defina para o mês em curso: a data de vencimento do pagamento; o valor a ser pago; a qual fornecedor se destina o pagamento; qual é o status do pagamento? Quitado, parcela 2/3 etc.; status: a situação do pagamento realizado (sim ou não); histórico (descreva do que se trata o pagamento). Localizador: Finanças - Área: Caixa Ferramenta: Controle Mensal de Contas a Pagar Mês: /20 Data de Vencimento Valor Fornecedor Status Histórico / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / Saldo Geral Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 31

32 Fluxo de Caixa É uma ferramenta que traz um modelo de fluxo de caixa que o empreendedor pode rapidamente adotar para organizar o dinheiro que entra e que sai da empresa. Administrar o fluxo de caixa é essencial para manter o negócio longe das dívidas impagáveis. Assim, esta ferramenta propõe um modelo aplicável a negócios de qualquer segmento, com sugestões de tipos de receitas e despesas que uma empresa pode ter. acesse o modelo de fluxo de caixa oferecido pela ferramenta e organize os números de sua empresa mensalmente, definindo todo o dinheiro que entra na conta de sua empresa nos campos organizados acima do rótulo Total de Entradas ; defina também todo o dinheiro que sai da conta de sua empresa nos campos organizados acima do rótulo Total de Saída ; a partir dessas informações, você poderá mensalmente avaliar o saldo operacional do seu negócio e verificar se ao final do mês você recebe mais do que paga ou vice-versa. Tenha controle das finanças da sua empresa Anotações 32 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

33 Localizador: Finanças - Área: Caixa Ferramenta: Fluxo de Caixa Mês/Ano Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 /20 Valores Valores Valores Valores Valores Valores Saldo Inicial do Caixa Dinheiro Cheque Pré-datado Duplicatas a Receber Cartão de Crédito Outros Recebimentos Total de Entradas Impostos Pagamento a Fornecedores Retirada Mensal Salários de Funcionários Água Luz Aluguel Telefone Despesas Bancárias Despesas Financeiras Honorários Contábeis Despesa com Veículos Materiais de Escritório Gastos com Equipamentos Outras Despesas Total de Saída Saldo Operacional (Entradas - Saídas) Saldo Anterior Saldo Acumulado (Saldo Operacional + Saldo Anterior) Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 33

34 Apuração de Resultado É uma ferramenta que traz um modelo de apuração de resultado que o empreendedor pode rapidamente adotar para organizar a determinação do lucro da empresa. Administrar a apuração de resultado é essencial para manter o negócio lucrativo. Assim, esta ferramenta propõe um modelo aplicável a negócios de qualquer segmento com sugestões de tipos de vendas e custos que uma empresa pode ter e, consequentemente, a determinação do lucro. acesse o modelo de apuração de resultado oferecido pela ferramenta e organize os números de sua empresa mensalmente definindo todas as vendas realizadas no campo Vendas Brutas ; defina todos os custos de sua empresa nos campos organizados: Impostos sobre Vendas, Custos das Mercadorias Vendidas, Custos e Despesas; avalie mensalmente, a partir dessas informações, o resultado líquido do seu negócio e verifique se, ao final do mês, você tem lucro ou prejuízo. EMPRESA: ITEM 1 Vendas Brutas 2 (-) Impostos sobre vendas 3 (-) Comissões APURAÇÃO MENSAL DE RESULTADOS PREVISÕES CONTAS Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 4 Vendas Líquidas ( ) 5 (-) Custo das Mercadorias Vendidas 6 Lucro Bruto (4-5) 7 Custos e Despesas 7.1 Folha de Pagamento 7.2 Encargos Sociais 7.3 Retirada dos sócios 7.4 Aluguéis 7.5 Energia Elétrica 7.6 Telefone 7.7 Serviços de contabilidade 7.8 Combustíveis 7.9 Manutenção de veículos 7.10 Manutenção da fábrica 7.11 Despesas diversas Despesas financeiras 8 Resultado Líquido (6-7) 34 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

35 Você cresce com o SEBRAE-MG O Sebrae-MG trabalha para orientar e impulsionar a competitividade e sustentabilidade das micro e pequenas empresas do Estado de Minas Gerais. Para isso, investe no desenvolvimento de produtos e serviços voltados para a abertura de negócios, capacitação e orientação empresarial, visando atender a empresários e empreendedores de realidades distintas, respeitando as diferentes fases do negócio. O Sebrae-MG disponibiliza esses produtos presencialmente, em diversos Pontos de Atendimento nos municípios do estado, e a distância, pelo telefone e pela internet. Saiba o que as unidades de atendimento do Sebrae-MG podem fazer pelo seu empreendimento: CONSULTORIA DE GESTÃO INDIVIDUAL: Atendimentos presenciais, realizados por técnicos especializados, para orientar empresários e empreendedores na constituição, gestão e desenvolvimento de seus negócios. Ocorrem nos Pontos de Atendimento localizados nos municípios-polo. CONSULTORIA ON-LINE CHAT: Atendimento gratuito a distância, pela internet, com uma programação diária. Possibilita a participação de até 5 clientes simultâneos na sala de chat. No dia e horário programados, o cliente acessa o portal do Sebrae-MG e participa do chat com o tema de seu interesse, interagindo com os demais participantes sob a coordenação de um especialista no tema. CONSULTORIA ON-LINE TELEFONE: Atendimento a distância por telefone.o cliente acessa a agenda no portal para escolher horário e tema disponíveis e, em seguida, liga para o para deixar a consultoria marcada. No dia e horário agendados, o cliente deve ligar para o Sebrae-MG e um técnico estará à disposição para esclarecer suas dúvidas de forma personalizada. ANÁLISE DE PLANO DE NEGÓCIO: Análise dos planos de negócio enviados pelo cliente ao Sebrae-MG. O cliente faz o download do software Como Elaborar um Plano de Negócio, preenche com os dados do seu projeto e os envia ao Sebrae-MG. Os técnicos, que dão suporte para a construção da ideia do negócio, analisam os dados. Em seguida, o cliente recebe orientações sobre os indicadores de viabilidade apontados no plano Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 35

36 CURSOS, PALESTRAS E OFICINAS PRESENCIAIS: Em todo o estado, e de forma presencial, ocorrem inúmeras atividades durante o ano. Para participar, acesse a programação trimestral no portal e faça sua inscrição. CURSOS A DISTÂNCIA: O SEBRAE/NA disponibiliza uma série de cursos a distância através do site consulte a programação. Além de cursos a distância, o Sebrae disponibiliza kits educativos, vendidos nos Pontos de Atendimento ( Sabor & Gestão Boas ideias para alimentação fora do lar, Boas vendas! Como vender mais e melhor no varejo.). FEIRAS E EVENTOS DE ATENDIMENTO: O Sebrae-MG possui uma programação de eventos itinerantes realizados em todo o Estado de Minas Gerais, como Sebrae em Ação, Meu Primeiro Negócio e Feira do Empreendedor. Consulte a programação no portal SÉRIE EMPREENDEDOR INDIVIDUAL: Coleção de manuais destinada à orientação sobre controles financeiros, aperfeiçoamento de negócios e formalização de empreendedores individuais. A Série conta hoje com 10 cartilhas, com foco no funcionamento de atividades como fornecimento de refeição em marmitex, assistência técnica em microcomputadores, chaveiro, entre outras. PONTO DE PARTIDA: Manuais destinados a empreendedores interessados em montar um negócio, como exemplo: montar loja de roupa, salão de beleza, lanchonete e outras 250 oportunidades de negócio. videopalestras GERENCIAIS: Palestras no formato de vídeo com informações sobre gestão empresarial. De forma dinâmica, o empresário pode acessar as videopalestras gerenciais e assisti-las no momento mais conveniente. 36 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

37 MANUAIS DA SÉRIE COMO ELABORAR: Produzidos com o intuito de dar uma visão ampla e prática das ferramentas de gestão existentes, os manuais da série Como Elaborar contribuem para o aprimoramento da gestão dos pequenos empreendimentos, sem esgotar os temas abordados. Os empreendedores e empresários poderão, a partir da leitura desses manuais, implantar as ferramentas de gestão apresentadas sem maiores dificuldades. Os manuais estão disponíveis para download no portal ou podem ser adquiridos nos Pontos de Atendimento do Sebrae-MG. São 9 títulos disponíveis: Como Elaborar um Plano de Negócio Como Elaborar um Plano de Marketing Como Elaborar uma Pesquisa de Mercado Como Elaborar Controles Financeiros Como Elaborar Estratégias de Comercialização Como Elaborar um Plano de Vendas Como Elaborar um Plano de Cadastro, Crédito e Cobrança Como Elaborar Campanhas Promocionais Como Elaborar um Planejamento de Recursos Humanos Conte com o Sebrae-MG para crescer! Mara R. Veit Gerência de Atendimento ao Empreendedor Sebrae-MG Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 37

38 Anotações 38 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão

39 Negócio Negócio a Negócio a Negócio Caderno Caderno Ferramentas de Gestão de Gestão 39 39

40 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão