Guia Prático. de Prestação de Contas. Financeira. Informações e Orientações para as melhores práticas de Prestação de Contas

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1 Guia Prático de Prestação de Contas Financeira Informações e Orientações para as melhores práticas de Prestação de Contas

2 Ficha Técnica Apex-Brasil Agência Brasileira de Promoção de Exportações e Investimentos Alessandro G. Teixeira Presidente da Apex-Brasil Maurício Borges Diretor de Negócios Ricardo Schaefer Diretor de Planejamento e Gestão Alexandre Matoso Coordenador da Unidade de Prestação de Contas Guia de Boas Práticas de Prestação Versão Ano 2010 Produção Técnica Ana Paula Ramos Jose Weverton Pimenta Leite Edson de Carvalho Souza Sede Setor Bancário Norte, Quadra 02, lote 11 Edifício Apex-Brasil Cep: Brasília - DF Tel. 55 (61) Fax. 55 (61) contas@apexbrasil.com.br Copyright 2010 Apex-Brasil Todos os direitos reservados. Todos os direitos autorais desta obra são reservados e protegidos pela Lei nº 9.610, de 12/2/1998. Venda proibida. Distribuição gratuita pela Apex-Brasil 2

3 Sumário 1. Apresentação 2. O que é Prestação de Contas 3. Obrigatoriedade de Prestar Contas 4. Prazos para Prestação de Contas Parcial 5. Prazos para Prestação de Contas Final 6. Roteiro para a correta execução financeira do Convênio 7. Comprovação da Correta Aplicação do Recurso 7.1 Documentos comprobatórios da Despesa Documentação necessária para cada despesa específica 7.2 Cuidados que se deve tomar para a correta aplicação do recurso 8. Omissão do dever de prestar contas 9. Normativos 10. Sites 11. Glossário

4 Apresentação Caro leitor, Este guia básico de prestação de contas contempla informações que visam facilitar o trabalho das entidades parceiras na elaboração das prestações de contas dos convênios sob sua responsabilidade. Elaborado em pequenos módulos, o guia aborda inicialmente o conceito de prestação de contas e o porquê da necessidade da realização da prestação de contas pelas entidades convenentes e quando realizálas. O segundo módulo contempla um roteiro simplificado dos procedimentos a serem seguidos implementados para a correta execução financeira do convênio, além de informações relacionadas à comprovação da conformidade da aplicação dos recursos alocados pela Apex-Brasil. O terceiro módulo aborda os desdobramentos decorrentes da omissão do dever de prestar contas e os normativos que regem os convênios firmados com a Apex-Brasil. No quarto módulo, o leitor terá a sua disposição a relação dos principais sites informativos que poderão auxiliá-lo na escorreita execução do convênio, bem como uma seleção de definições e conceitos gerais que abordam temas relacionados ao processo de prestação de contas. Boa Leitura, Unidade de Prestação de Contas. 4

5 2. O que é Prestação de Contas? Um processo organizado no qual o agente executor responsável pela utilização de recursos públicos ou privados demonstra detalhadamente o resultado quantitativo e qualitativo das ações desenvolvidas, evidenciando a conformidade de suas ações por meio de documentação comprobatória válida. 3. Obrigatoriedade de Prestar Contas Consoante o disposto no Artigo 70 da Constituição Federal, está obrigada a prestarem contas a pessoa física ou jurídica (pública/privada) que utilize, arrecade, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária. 4. Prazos para Prestação de Contas Parcial Sempre que for atingido o percentual mínimo de 70% (setenta por cento) da realização dos recursos para a parcela, tanto para recursos alocados pela Apex-Brasil quanto aqueles a título de contrapartida, observada a execução de 100% do saldo remanescente da parcela anterior, quando for o caso. 5. Prazos para Prestação de Contas Final Em até 60 (sessenta) dias a contar do término da vigência do convênio 5

6 6. Roteiro para a correta execução financeira do convênio Como organizar sua prestação de contas desde início do convênio: - Abra uma conta bancária específica junto ao Banco do Brasil S/A ou à Caixa Econômica Federal; - Aplique o recurso depositado pela Apex-Brasil em um fundo de aplicação financeira. Atenção: O fundo deve ser de baixo risco; - Antes de contratar o prestador de serviço ou o fornecedor deve ser realizada, no mínimo, a cotação prévia de preços com a observância dos princípios da impessoalidade, moralidade, publicidade e economicidade. - Formalize o contrato de prestação de serviços para os serviços de execução fragmentada e/ou de valor alto; - Contrate a empresa de auditoria independente, com registro na CVM, que irá analisar todas as parcelas do convênio. Os procedimentos previamente acordados, que deverão ser cumpridos pela auditoria, estão disponiveis no documento Solicitação de Proposta na Wiki da Apex-Brasil. - Os pagamentos das despesas previstas no projeto, recurso Apex- Brasil, deverão ser pagas por meio da conta bancária específica; - Pague somente despesas suportadas por documentação fiscal hábil. A documentação necessária para comprovar cada tipo de despesa será tratada em módulo específico deste guia; 6

7 - A documentação fiscal original comprobatória da despesa deve conter carimbo com a identificação do convênio e de atesto da execução do serviço ou do recebimento do material; - Registre no SIG todos os pagamentos realizados com recursos da Apex-Brasil e as despesas de contrapartida; - Digitalize e anexe a documentação comprobatória no SIG; lembrese: os documentos deverão ser digitalizados em baixa resolução (dpi) e visualização zoom 100%. - Mantenha a documentação original, incluindo extratos bancários, organizada e arquivada por no mínimo 5 anos; - Ao encerrar o convênio, deposite a sobra de recursos da conta corrente do convênio na conta de devolução de projetos da Apex- Brasil: Banco do Brasil - Agência , conta ; - Solicite o encerramento da conta corrente do convênio junto a Instituição Financeira. O comprovante de solicitação de encerramento contendo o protocolo de recebimento da instituição deve ser digitalizado e anexado no SIG; - Mantenha a documentação original, incluindo extratos bancários, organizada e arquivada por no mínimo 5 anos a contar da Carta de Encerramento do Convênio. LEMBRE-SE: Na Wiki da Apex-Brasil estão disponíveis diversas informações importantes para a elaboração da prestação de contas, além dos normativos que regem o assunto disponíveis para download. 7

8 7. Comprovação da Correta Aplicação do Recurso 7.1 Documentos comprobatórios da despesa Os documentos comprobatórios das despesas, tais como as notas fiscais, faturas recibos, entre outros, devem ser originais, não sendo aceitos documentos com rasuras ou prazo de validade vencido. O documento fiscal deve ser emitido em nome do convenente e a discriminação do serviço prestado deve ser detalhada. As despesas de contrapartida efetuadas pelas empresas beneficiárias do projeto serão comprovadas por meio de documentos cuja data seja posterior àquela em que se formalizou a adesão da respectiva empresa ao Projeto. No SIG, além da documentação necessária para cada despesa deve ser anexado o comprovante de pagamento, as propostas apresentadas pelas empresas contatadas e o contrato de prestação de serviços, quando for o caso Documentação necessária para cada despesa específica a) Pagamento de fornecedores e prestadores de serviços estrangeiros: Fatura (invoice) do fornecedor, descrevendo os materiais entregues e/ou serviços prestados, bem como o valor na moeda do país do fornecedor; Contrato de câmbio emitido por uma instituição financeira; Comprovante da isenção ou do pedido de isenção do imposto de renda sobre remessas ao exterior emitido no Sisprom, exceto para paraísos fiscais estabelecidos pela Secretaria da Receita Federal. É do Executor a responsabilidade de pagar os tributos relacionados com essas despesas, caso não comprove o requerimento do benefício fiscal. 8

9 b) Passagem Aérea Comprovante físico/eletrônico de aquisição e pagamento à companhia aérea ou documento fiscal emitido por uma agência de turismo, conforme o caso. Cartão de embarque do passageiro (boarding pass). Na falta do boarding pass deverá ser apresentado uma declaração da companhia aérea, descrevendo no mínimo: * o nome do passageiro; * a data do voo * descrição do itinerário de viagem. * Observar os valores estabelecidos nos parâmetros orçamentários. c) Diárias Transporte e alimentação Recibo assinado, contendo o objetivo da viagem, evento, período e a memória de cálculo. Ex.: 3 dias x US$130,00 x 1,70 = R$ 663,00 Hospedagem Atenção aos limites para diária: Preferencialmente faturado à Entidade. Neste caso, o técnico em viagem não terá direito à diária de hospedagem. Se o pagamento for feito para uma agência de turismo, é necessária além da apresentação da nota/fatura da agência de turismo, a apresentação da nota/fatura do hotel que prestou os serviços. Se optar por receber o recurso para hospedagem, o técnico deverá: * Assinar recibo contendo o objetivo da viagem, evento, período e a memória de cálculo. Ex.: 3 dias x US$140,00 x 1,70 = R$ 714,00 * Comprovar o gasto com o hotel e se a tarifa for menor que o valor recebido de adiantamento a diferença deverá ser devolvida. 9

10 d) Cartão Visa Travel Money - VTM Boleto de carregamento e de descarregamento; Extrato do cartão VTM desde o carregamento até a devolução dos recursos; Relatório analítico de composição das despesas pagas com o cartão devidamente conciliado e assinado; Documentação comprobatória hábil para cada despesa paga com o cartão. Importante: O pagamento de despesas no exterior por meio do cartão é para despesas imprevisíveis ou de difícil pagamento antecipado por meio de remessa bancária; Recomenda-se a utilização de cartão VTM Visa Travel Money até o limite de R$ ,00; Se for imprescindível levar montante superior a R$ ,00, torna-se obrigatório o preenchimento da Declaração Eletrônica de Porte de Valores e-dpv no site da Receita Federal: fazenda.gov.br 10

11 7.2 Cuidados que se devem tomar para a correta aplicação do recurso Notas fiscais/invoices/recibos emitidos no período da vigência do convênio, sem rasuras e com o seguinte carimbo aposto no anverso (frente) do documento fiscal: Cheques nominais ao credor ou transferências/ordens bancárias que comprovem os pagamentos realizados; Não efetuar pagamentos em dinheiro; Em nenhuma hipótese os recursos podem ser transferidos para movimentação em outras contas do convenente ou gerenciados recursos de diversos convênios em uma mesma conta; Retenção e recolhimento de todos os encargos fiscais obrigatórios; Cumprimento da contrapartida pactuada no convênio e nos termos aditivos; Manter arquivada as propostas de preços das cotações realizadas para contratação de prestadores de serviços e fornecedores; 11

12 Atentar para não realizar pagamentos a título de despesas que são expressamente vedadas pelo Regulamento de Convênios, como as elencadas a seguir: a) Despesas diversas daquelas aprovadas pela Apex-Brasil; b) Pagamento de encargos de natureza civil, multas, juros ou correção monetária; c) Pagamento de taxas de administração, gerência ou similares; d) Transferência de recursos para clubes, associações ou entidades congêneres relacionadas ao Executor, às empresas beneficiárias ou terceiros intervenientes no projeto; e) Pagamentos, a qualquer título, a servidor, empregado público, por serviços de consultoria ou assistência técnica; f) Pagamentos, a qualquer título, em favor de cônjuge, companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até 3º grau de dirigente(s) do Executor ou Interveniente(s); g) Despesas com obrigações previdenciárias e/ou tributárias não relacionadas diretamente com o objeto do convênio; h) Aquisição de bens de capital no País ou no exterior; i) Aquisição de passagens e no pagamento de diárias e hospedagens de empresários e dirigentes da entidade Executora, salvo se estiver substituindo, o gerente ou responsável técnico do projeto, ou participando de alguma ação promocional, sendo que em ambos o casos será necessária prévia aprovação da Apex-Brasil; j) Pagamento de honorários ou salários de dirigentes das entidades participantes do projeto ou das empresas dele beneficiárias; 12

13 k) pagamento de despesas que constituam custos, diretos ou indiretos, das entidades participantes do projeto ou das empresas dele beneficiárias; l) repasse, no todo ou em parte, sem autorização expressa da Apex-Brasil, de recursos do convênio a terceiros, pessoas físicas ou jurídicas, para execução de atividades ou ações de responsabilidade dele, executor, coexecutor ou do interveniente; m) Despesas de representação pessoal; n) Confecção, aquisição ou distribuição de presentes com finalidades promocionais; o) Honorários de consultores ou de despesas com empresas de consultoria, relativos à elaboração dos Projetos; p) Despesas com alimentação, recepções e coquetéis, exceto nas ações de promoção comercial, aprovadas previamente pela Apex-Brasil; q) Pagamentos efetuados em data posterior à vigência do convênio, salvo se o fato gerador da despesa tiver ocorrido durante a vigência do convênio; r) Despesas realizadas em data anterior à vigência do convênio, exceto despesas realizadas a título de contrapartida que satisfaçam cumulativamente as seguintes condições: - Tenham sido custeadas exclusivamente com recursos de contrapartida; - Relacionem-se diretamente com o objeto do convênio; - Tenham sido previstas no projeto aprovado pela Apex-Brasil. Caso ocorra algum pagamento indevido, o convenente deve efetuar o depósito do valor correspondente na conta corrente específica do convênio. 13

14 8. Omissão do dever de prestar contas A não apresentação da prestação de contas final no prazo final de 60 dias a contar do encerramento da vigência do convênio ou, ainda que encaminhada, estiver em desacordo com as regras definidas pela Apex-Brasil, serão tomadas as seguintes providências: O Executor será notificado para regularizar a situação no prazo máximo de 30 (trinta) dias. No prazo fixado acima, o Executor deverá apresentar a prestação de contas ou recolher os recursos devidos, acrescido de correção monetária e juros legais, em favor da Apex-Brasil, assim como as justificativas e as alegações de defesa julgadas necessárias nos casos em que a prestação de contas não tenha sido aprovada, sob pena de serem adotadas as medidas administrativas e judiciais cabíveis, bem como o registro do Executor como inadimplente nos sistemas de controle da Apex-Brasil. 14

15 9. Normativos Regulamento de Convênios Manual de Procedimentos - Celebração de Parcerias Manual do SIG Parâmetros Orçamentários 15

16 10. Sites Portal Apex-Brasil SISPROM RECEITA FEDERAL VAT - Zona do Euro SIG- Apex-Brasil WIKI- Apex-Brasil 16

17 11. Glossário Contrato de Compra e Venda Internacional As operações de exportação de serviços são precedidas de um Contrato de Compra e Venda Internacional. Esse contrato expressa os direitos e obrigações entre as partes e comprova a relação comercial entre o exportador e o importador. Geralmente, o Contrato de Compra e Venda Internacional inicia-se com a realização de contatos entre o exportador e o importador, de onde surgem as condições para realização da transação comercial. Estas condições fazem referência basicamente a: Descrição e características da prestação do serviço; Preço; Prazo de pagamento; Forma de pagamento; Tipo de seguro; Lugar da prestação do serviço; Prazo da prestação do serviço; Data da prestação; Bancos que intervêm na operação; e Documentos exigidos pelo importador. As principais condições do contrato são expressas com a emissão, por parte do exportador, de uma Fatura Invoice que constitui a oferta dirigida ao importador. Essa oferta é aceita pelo importador, podendo ser a aceitação tácita ou expressa. 17

18 Contrato de Câmbio O contrato de câmbio é o instrumento firmado entre o vendedor e o comprador de moedas estrangeiras, no qual se mencionam as características completas das operações de câmbio e as condições sob as quais se realizam. Ele tem por objeto a troca de divisas. Assim sendo, sempre teremos como contrapartida do valor em moeda estrangeira, apontado no contrato de câmbio, o valor correspondente àquele em moeda nacional, obtido em função da conversão efetuada pela taxa de câmbio. Contrapartida Parcela de recursos da entidade parceira que deverá ser aplicada no objeto do convênio. Somente se caracterizarão os recursos aplicados como contrapartida, se houver previsão expressa em termo de convênio. Contrapartida Econômica Consideram-se recursos econômicos todos aqueles que envolvam a utilização de recurso patrimonial ou humano, da entidade executora ou das empresas participantes do projeto e em benefício do mesmo, sem implicar em desembolso financeiro direto, mas que possa ser avaliado financeiramente pela economia gerada ao projeto Contrapartida Financeira Consideram-se recursos financeiros todos aqueles aportados em espécie, e em moeda corrente, devidamente explicitados na memória de cálculo do Projeto. Convenente Entidade parceira que pactua a execução de um projeto com a ApexBrasil mediante a celebração de um convênio. Convênio Instrumento que disciplina a transferência de recursos da ApexBrasil para as entidades convenentes para a realização de objetivos de interesse comum, mediante a adoção de ações conjuntas a partir da co-gestão de um determinado convênio. 18

19 Cronograma de Desembolso Previsão da transferência de recursos financeiros, de conformidade com a proposta de execução das metas, etapas e fases do plano de trabalho acordado com a ApexBrasil. Cronograma de Execução Ordenação das metas especificadas, qualificadas e quantificadas em cada fase, segundo a unidade de medida pertinente, com previsão de início e fim. Despesas Inelegíveis São despesas que não estão amparadas nos normativos que regem os convênios firmados com a ApexBrasil ou não autorizadas pelo gestor do projeto no âmbito desta Agência. Documento Inidôneo Documento comprobatório de despesas de um convênio que apresenta declarações inexatas, preenchido de forma ilegível, que apresente rasuras ou emendas que lhe prejudique a clareza. Fatura Invoice ou Fatura Pró-Forma A Fatura Invoice é o documento emitido pelo prestador de serviço a residente ou domiciliado no exterior, em formulário próprio, de preferência em inglês ou no idioma do país importador. Esse documento representa a operação comercial em si e sua finalidade é formalizar a prestação do serviço para o comprador, devendo, com isso, mencionar as principais características da venda: dados do prestador e consumidor, descrição do serviço, preço,condições de venda, forma de pagamento, etc. Na Fatura Invoice devem estar relacionadas as principais características da operação, nome do vendedor, endereço, nome do comprador e endereço, nome do representante e de uma forma sumária, as condições em que foram efetuados a venda e o prazo de pagamento. 19

20 Fatura Comercial ou Commercial Invoice Representa a operação comercial em si e sua finalidade é formalizar a prestação do serviço. Para possibilitar o perfeito enquadramento da operação, faz-se necessário os documentos mencionados, ou outros equivalentes, que comprovem, além da existência da relação comercial entre as partes, as seguintes informações: Descrição da prestação do serviço; Data da sua ocorrência; Valor exportado; Nome do Importador no exterior, e País de destino. Nota Fiscal A Nota Fiscal é o documento interno estabelecido na Legislação Tributária Brasileira, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. Ocorrências que Invalidam a NF: Omissão de informações necessárias à perfeita identificação da operação ou prestação de serviço. Inobservância das exigências ou requisitos previstos na legislação. Existência de declarações inexatas, preenchimento ilegível, existência de emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza. Não referência a uma efetiva saída de mercadoria ou prestação de serviços, salvo os casos previstos na legislação. Emissão por contribuinte não cadastrado, com inscrição cancelada ou que não mais exerça suas atividades. Existência de divergências de dados entre as diversas vias. Possua, em relação a outro documento do contribuinte, o mesmo número de ordem. Documento confeccionado sem autorização fiscal, quando exigida, por estabelecimento diverso do indicado ou sem obediência aos requisitos previstos na legislação. 20

21 Prestação de Contas Parcial A prestação de contas parcial é aquela pertinente a cada uma das parcelas de recursos liberados pela ApexBrasil, sendo sua aprovação condição para liberação da parcela subseqüente. Prestação de Contas Final A prestação de contas final será conclusiva e conterá a demonstração físico financeira de toda a execução do convênio, sendo apresentada à Apex-Brasil em até 60 (sessenta) dias contados do término de vigência do convênio. Deverá abranger a totalidade dos recursos financeiros e econômicos alocados no projeto pela Apex- Brasil, pelo Executor e pelos demais partícipes, e o resultado da sua execução, tendo por base o que consta do convênio e suas eventuais modificações. Prestação de Contas Suplementar A prestação de contas suplementar será realizada nos casos em que tenha ocorrido pagamento, durante a vigência do convênio, para reserva de espaço em feiras ou eventos internacionais a acontecer em data posterior à vigência do convênio. Projeto No contexto orçamentário, instrumento de programação para alcançar o objetivo de um programa em contraposição à atividade, contemplando operações limitadas no tempo que corroboram para a expansão ou aperfeiçoamento de uma ação de promoção ou investimento. Recursos Próprios Adicionais São recursos alocados pelo convenente para execução de um convênio e que não estavam expressos nas especificações do plano de trabalho nem do termo de convênio. 21

22 Termo Aditivo Instrumento destinado a modificar as cláusulas de vigência e de recursos financeiros do convênio ou acordo, utilizado durante sua vigência. Prestação de Contas Financeira Análise que tem como objetivo verificar a correta e regular utilização e aplicação dos recursos, estando sob responsabilidade da Unidade de Prestação de Contas. Prestação de Contas Técnica Análise que tem como escopo a execução física e o cumprimento dos objetivos. A Unidade de Projetos é a responsável pela análise da prestação de contas técnica. VAT Trata-se de um imposto progressivamente agregado ao valor do produto permeando os estágios de produção e distribuição, cujo valor final é repassado ao consumidor. Em alguns países, existem mecanismos que facilitam o reembolso do VAT. Não há uniformidade de regras para devolução do VAT, uma vez que cada país determina em quais condições o imposto pago poderá ser reembolsado ao contribuinte. Os prazos para devolução também variam de país para país em virtude dos procedimentos legais adotados. 22