FACULDADE DE COMUNICAÇÃO SOCIAL HABILITAÇÃO EM RELAÇÕES PÚBLICAS ASSESSORIA DE RELAÇÕES PÚBLICAS. Professora Iara Silva INTRANET E EXTRANET

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1 FACULDADE DE COMUNICAÇÃO SOCIAL HABILITAÇÃO EM RELAÇÕES PÚBLICAS ASSESSORIA DE RELAÇÕES PÚBLICAS Professora Iara Silva INTRANET E EXTRANET CONCEITOS, OBJETIVOS, BENEFÍCIOS E TENDÊNCIAS Renato Schumacher Santa Maria Silvana Sandini

2 1. INTRODUÇÃO Nesta época em que a necessidade de rapidez de transferência de informações torna-se cada vez mais constante, um sistema que agiliza o processo de comunicação entre seus funcionários, fornecedores ou até mesmo seus clientes preferenciais é fundamental para aumentar as perspectivas de sua empresa, seja comunicacional ou mercadologicamente. A Internet proporciona, além dos websites, outros dois serviços fundamentais para consolidar a presença organizacional na rede: Intranet e Extranet. O site da empresa pode agregar valores importantíssimos, oferecendo ações como compra e venda, além de servir como encurtamento das relações entres os clientes e a organização.

3 Porém sua utilidade é mais focada para os clientes e prospects. Tanto na forma institucional como de comércio eletrônico, o site apresenta os dados relativos à organização, porém na ótica empresa-cliente. A necessidade de aprimorar a relação interna de comunicação organizacional, e até mesmo com as parcerias, tornou o uso do banco de dados na principal ferramenta tecnológica para orientar o relacionamento entre os públicos. Entretanto, com a demanda cada vez maior de informações, o sistema de banco de dados sofreu adaptações e mutações, levando-o a transformar-se na Intranet. Esta, por sua vez, possibilitou a idealização do processo inverso: a Extranet.

4 2. REDES PRIVADAS 2.1 Intranet A Intranet consiste numa rede de comunicação privada utilizada internamente pelas organizações, com objetivo de servir como meio de comunicação digital para o público interno da empresa. O acesso, geralmente restrito aos colaboradores, é feito diretamente do browser de cada computador. Sua principal função é servir como um sistema de comunicação entre a empresa e seus funcionários, oferecendo conteúdo e serviços úteis, facilitando a integração entre os departamentos e reduzindo custos com impressão e armazenamento de textos e documentos. Desta forma, proporciona agilidade de

5 comunicação entre os colaboradores, garantindo acesso rápido a diversas informações de interesse. Com o avanço da tecnologia de informação, foi possível idealizar um sistema de informática servindo como instrumento da comunicação organizacional, profissionalizando a Intranet. Entre suas diversas ações operacionais, destaca-se o envio de textos, pedidos entre setores, memorandos, análises, relatórios, controle de estoque, reuniões virtuais, troca de informações e outras atividades, encurtando o espaço físico e temporal, favorecendo a relação custo versus benefício. Atualmente, as grandes organizações fazem de seu uso uma ferramenta de negócios, a partir da exploração máxima das ações mencionadas, gerando assim os chamados módulos da Intranet: colaboradores e partilha de conhecimento; gestão de projetos, documentos, avisos e permissões; propostas, contratos, subcontratos e orçamentos internos; notícias, legislação e novidades; workflow e gestão de circuitos. Para incentivar ainda mais o uso da Intranet por parte dos colaboradores, as tendências atuais permitem agregar quatro valores estratégicas para a mesma: identidade (relacionada com os esforços de construção da marca), impacto

6 (gerados pelas atividades proporcionadas), audiência (entendida como um reflexo da capacidade da Intranet satisfazer ao target pretendido) e competitividade (características que fazem a rede interna superar suas próprias expectativas). Estes valores são agregados pela intersecção de quatro valores táticos: design, conteúdo, produção e utilidade. A evolução da Intranet comprova a adaptação constante que a rede mundial de computadores vem proporcionando às organizações e pessoas em geral. Como atrativo adicional, as redes privadas das empresas contam hoje com clipping digital, classificados, exposição das estratégias de marketing e comunicação e a política de qualidade adotada pela empresa, além de tantas outras que podem ser adotadas pelas Intranets. Dessa forma, seu uso está cada vez mais sendo adota como um estratégia para implementar uma cultura saudável entre o público interno.

7 2.2. Extranet A Extranet constitui-se no processo inverso da Intranet: seu objetivo é garantir a comunicação entre a empresa e o público externo, como revendedores, distribuidores, acionistas, franquias, fornecedores e terceirizados. Assim como nas redes privadas de uso interno, a Extranet geralmente restringe o acesso aos públicos mencionados. Vale lembrar que não é vantagem para as empresas permitirem o acesso destes dois canais privados aos consumidores em geral. Para estes, o website e as campanhas publicitárias online funcionam perfeitamente (quando bem elaborados) e trazem todas as informações necessárias para auxiliar na decisão de compra. Observando os benefícios proporcionados pela rede privada externa, destaca-se o acompanhamento de processos, produtos e projetos elaborados, processamento de encomendas, acesso à promoções, colaboração com sugestões e críticas e interação com todos os departamentos da empresa. Seu uso é fundamental para organizações corporativas e para aplicações business-to-business, pois sua utilização torna-se o diferencial para o

8 relacionamento entre os parceiros. As ferramentas de Extranet permitem compartilhar catálogos de produtos com fornecedores, realizando estratégias em conjunto e integrando-os com os vendedores da empresa. Ao contrário da Intranet, que não está acessível no website da empresa, a Extranet geralmente possui link direto através dos sites das organizações (devidamente gerenciados pelo controle de acesso). Através disto, foi possível fazer uma interligação entre os dois canais: os colaboradores, quando ausentes do espaço físico da organização, podem acessar a Intranet através do prévio acesso à Extranet. A exemplificação desta situação permite o seu melhor entendimento: o colaborador está em casa, então ela acessa o site da empresa, acessa a Extranet (com sua identificação de funcionário) e, dentro dela, têm acesso a Intranet (somente os colaboradores e pessoas autorizadas terão acesso a Intranet, seja pelo rede local da empresa ou pela Extranet). O natural é que as empresas construam suas Intranets, e a partir daí forneçam o serviço da Extranet, atingindo assim todos os públicos envolvidos no

9 processo organizacional, já que o website corporativo é destinado aos públicos sem acesso às redes privadas.

10 3. FUTURO DA INTRANET E EXTRANET A cultura das empresas está mudando timidamente em relação ao uso das novas tecnologias digitais. Os sites corporativos, de conteúdo, micro-sites (ou hot sites), as lojas virtuais e o uso de s e grupos de discussão já estão embrenhados nas organizações atuais. As redes privadas, Intranet e sua conseqüência natural, a Extranet, ainda engatinham em relação ao uso das ferramentas tradicionais da Internet. As redes privadas constituem-se em novos meios de comunicação, moldados de acordo com as necessidades de cada empresa. Neste contexto, a utilização destes meios ainda não possui embasamento teórico, ou mesmo estudos tão aprofundados como os relacionados ao próprio ciberespaço.

11 Naturalmente, os empenhos com a implantação e elaboração de estratégias para estes novos canais estão começando. O quebra-cabeça de determinar quais informações, exatamente, serão úteis na prática para melhorar o desempenho das pessoas, gerar mais vendas ou produzir mais eficiência operacional será constantemente estudado daqui para frente. O conteúdo da rede estará sob o controle dos departamentos, mas estes deverão trabalhar mais próximos dos técnicos de informática. Isso será essencial para que a rede tenha uniformidade de apresentação e possibilidade de pesquisa da informação. Se ela não estiver bem estruturada, os objetivos poderão ser inatingíveis. A própria navegação em hipertextos poderá ficar comprometida. Além disso, se as páginas não foram bem produzidas, com informações bem apresentadas, serão os usuários (colaboradores para redes internas e o público externo para redes externas) quem perderão o interesse em navegar pela Intranet ou Extranet. Terá que haver controle dos dados, dos objetivos e da própria interface gráfica. Mas se não houver liberdade de criação, para que as idéias floresçam, o equilíbrio será extremamente difícil. Ao longo dos próximos anos, à medida que mais empresas experimentem a nova tecnologia, os altos e baixos das redes privadas ficarão mais visíveis. A

12 utilidade e os objetivos das redes ainda estão sendo discutidos e testados. Por enquanto, as empresas estão caminhando numa direção promissora: usar tecnologia barata (no sentido de menores custos em relação aos meios de comunicação organizacionais tradicionais), integrativa, interativa, simples de usar e efetiva do ponto de vista da gestão comercial. No contexto da comunicação, o profissional das Relações Públicas, trabalhando em sintonia com os profissionais da Informática, surge como o mais qualificado para elaborar e administrar projetos para o desenvolvimento destas novas mídias. Através delas, é possível realizar ações de comunicação dirigida on-line, entre outras, que, se realizadas em sinergia com as estratégias de comunicação e marketing da empresa, será beneficente para o bem-estar da organização. Podemos concluir que estes novos canais digitais, disponíveis através da interligação entre os computadores, serão importantes para o futuro das organizações e das próprias Relações Públicas, pois agregam valores e conceitos inovadores.

13 BIBLIOGRAFIA EDDINGS, Joshua. Como funciona a Internet. Trad. Túlio Camargo da Silva. 2ª ed., São Paulo: Quark, PINHO, José Benedito. Publicidade e Vendas na Internet: técnicas e estratégias. São Paulo: Summus, PINHO, José Benedito. Relações Públicas na Internet: técnicas e estratégias para informar e influenciar públicos de interesse. São Paulo: Summus, FAGUNDES, Eduardo. Como definir a tecnologia de desenvolvimento de aplicações em uma Intranet. Em 22 abril 2003 (http://www.efagundes.com/artigos). Intranet com baixo risco: Consultores, integradores de sistemas e usuários mostram os desafios de se implantar uma Intranet. 19 abril (http://www.informal.com.br/artigos/a htm) CASTRO, Mauricio. Comunidade Interativa On-line: da Intranet ao portal B2E. 22 abril (http://www.voxnews.com.br/dados_artigos.asp?codart=60)

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