IAPMEI Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento (Programa Gerir Formação e Consultoria para Pequenas Empresas)

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1 IAPMEI Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento (Programa Gerir Formação e Consultoria para Pequenas Empresas) APOIO DO FUNDO SOCIAL EUROPEU: Através do Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS) Objectivos: Contribuir para um aumento da capacidade de gestão, melhoria da organização e competitividade de micro e pequenas empresas. Grupo-Alvo: As acções são destinadas a gestores de empresas que apresentem até 50 trabalhadores, estejam inseridas nos sectores da Indústria, Comércio, Serviços ou Construção e exerçam a sua actividade nas diferentes regiões portuguesas, com excepção da região de Lisboa e Vale do Tejo. 34

2 GERIR O FUTURO Num universo de 266 participantes do Programa Gerir, que ajuda as empresas a serem mais competitivas, foram seleccionados um gabinete de arquitectura Sítios & Formas, que participa pela primeira vez neste tipo de programa e uma jovem que criou a sua própria empresa Inovopedra. 35 TESTEMUNHOS FSE

3 REGINA VITÓRIO Inovopedra, Lda (Cabeço do Roxo/Pedreiras) Empresa beneficiária do Programa Gerir Regina Vitorio é sócia-gerente de uma empresa de mármores, transformação e comercialização (Inovopedra, Lda.), isto é, a empresa dedica-se basicamente à comercialização de chapa serrada para os mercados nacional e intra-comunitário, transformando também produto acabado de apoio à construção civil. É uma empresa de pequena dimensão, bastante jovem e dinâmica, diz. Quando entrei para o programa Gerir achei-o bastante aliciante. Não estava bem dentro do enraizamento do programa e fui porque era uma mais-valia participar em qualquer tipo de formação. A confissão sobre as melhorias na empresa é quase automática. Penso que foi muito bom para a empresa, trouxe vantagens, foi bastante proveitoso tanto na parte teórica como 36

4 na consultoria. Confesso que estou mais vocacionada para a parte administrativa, mas havia muitas lacunas porque não sou super-mulher. A contabilidade estava a cargo de um contabilista e eu não me preocupava muito, a não ser em saber os resultados da empresa: quando os sabia era tarde e a más horas Houve uma evolução muito significativa na empresa nesse aspecto, agora houve um desenvolvimento que permite ter um conhecimento muito aprofundado da empresa, possibilitando a análise mensal e isso é muito bom para nós. Além disso houve módulos muito interessantes. Falar de stocks para mim foi muito importante, tal como saber sobre os recursos humanos ou marketing. Em relação ao programa Gerir, Regina considera-o muito bom para a sua empresa e para todas as outras. Pois auxilia-as na competitividade e numa série de outros aspectos. Utilizando um discurso metafórico, explica a evolução da sua empresa com base no programa. Muitas das nossas PME s estão na selva, sob concorrência voraz, como se estivéssemos no meio de leões a ver quem come a carne. Depois temos as empresas que estão na fronteira e as que estão no reino. Com o decorrer do Gerir, fomos enfrentando vários aspectos. Se não conhecêssemos os podres e as valias da empresa não poderíamos ser competitivos. Fomos tendo consciência de 37

5 lacunas e vantagens, conhecendo mais profundamente a empresa, o que é fundamental para sair desta selva. Sabendo onde somos melhores e fazendo um estudo de mercado para entender em que situação podemos actuar, então seremos mais competitivos. Foi isso que fizemos, indo ao interior da empresa buscar tudo o que ela tem e pode dar. O ponto da situação, depois disto, é agradável. Agora não estamos na fronteira, mas também não estamos na selva dos leões e sim na das girafas. Neste aspecto, o Gerir ajudou-nos bastante e auxilia muito as empresas a ser competitivas, porque as coloca frente às suas fraquezas e valias. Os elogios ao Gerir são, pois, lógicos. Regina considera o programa um exemplo de boas práticas. Na prática a existência de um consultor dentro da empresa, foi um impulso muito proveitoso para a empresa. 38

6 JOSÉ OLIVEIRA Sítios & Formas (Coimbra) Empresa beneficiária do Programa Gerir Com sede em Coimbra, a empresa que o arquitecto José Oliveira representa, Sítios & Formas, presta serviços na área dos planos municipais de ordenamento do território e de estudos/projectos de execução para espaços públicos, infra-estruturas, equipamentos colectivos, e também na área habitacional. No contexto desta actividade incorporamos profissionais das áreas disciplinares de urbanismo, arquitectura, engenharia civil e, muito recentemente, engenharia do ambiente. Os nossos clientes são câmaras municipais, alguns ministérios e entidades públicas, além de alguns privados, descreve. A descrição do modo como se processou o programa ajuda a identificar a multiplicidade de vantagens. Também nesta empresa 39

7 o trabalho começou com um diagnóstico, foram detectados problemas e procurou- -se escalonar acções para que a abordagem das respostas se realizasse. Houve acções tão diversas como gestão de projectos, planeamento, implementação dos procedimentos de gestão da qualidade, análise da renovação do equipamento informático, desenvolvimento de um quadro de procedimentos económicos e financeiros, a análise das possibilidades e metodologias de internacionalização, o plano de formação, um plano de divulgação junto de cada segmento de mercado- -alvo e a criação de uma base de dados e definições técnicas para apoio aos projectos. Para lá da formação em sala houve consultoria geral de gestão e consultoria especializada, nomeadamente na área de utilização/montagem de um sistema de planeamento, programação e controlo. Enfim, montadas as medidas, colocámo-- -las em prática e, através da consultoria, tem sido feita a respectiva monitorização. Penso que foi possível instalar na empresa um conjunto de novos procedimentos muito importantes nas áreas afectas à gestão e, portanto, encaramos esta participação no Gerir, de acordo com as expectativas, como um passo para a melhoria contínua que estamos a sentir. Que tipo de impacto exerce a formação e como pode tirar-se partido dela são respostas que José Oliveira não hesita em apresentar. A formação só faz sentido se tiver oportunidade de ser operacionalizada e isso é a acção dentro das empresas. 40

8 O que se pode esperar? Posso dar vários exemplos: a sistematização de um processo de informação para a gestão, melhoria dos procedimentos de realização e de suporte (desde aspectos contabilísticos, de tesouraria, de recolha de informação até técnica ou legal), acções para as quais o programa e a formação nos sensibilizam. Um outro aspecto tem a ver com a abertura de portas para ter vontade de entrar em outros programas. Este tipo de formação tem todas as condições de êxito incorporadas para que ninguém desista. O programa fornece elementos básicos para a melhoria, mas tem de ser acompanhado pela motivação dos intérpretes. Temos feito algum esforço com apoio do Gerir no sentido de introduzirmos metodologias e procedimentos e, a partir daí, precisar objectivos, inventar indicadores, critérios de medição para tornar mensuráveis os objectivos. Depois é preciso ter a coragem de estabelecer metas. Hoje todos os nossos projectos internos, à escala organizacional, e os projectos para os nossos clientes passaram a ter metodologias, objectivos, indicadores e metas. Têm de ser medidos e comparados. Aqui se fundamenta a hipótese de sermos competitivos. Um tempo para reflexão é, desde logo, a virtude mais acentuada que o programa proporciona. E o arquitecto trata de inventariar outras. Para José Oliveira, o primeiro exemplo de boas práticas é a oportunidade que, através do Gerir, as pessoas da 41

9 empresa têm para parar e reflectir. Desde logo com o representante da empresa, o gestor, que fazendo formação acompanha os programas de formação residencial, onde os contactos se estabelecem e algumas amizades se confirmam. De seguida, as pessoas da equipa que directa ou indirectamente são levadas a participar. As acções agitam a empresa para a percepção de que algo vai mudar e essa preparação é muito estimulante para quem está na equipa com espírito de equipa. Outra questão tem a ver com a relação estreita estabelecida entre o consultor que vai à empresa e esta, a qual será tanto mais forte quando ele, estando na empresa, deixar de usar o vocês para utilizar o nós : aí a relação é total. Fundamental é também a fase do diagnóstico. Para o responsável desta empresa, o valor do diagnóstico é fundamental. É as empresas conhecerem o que está dentro do seu corpo. A questão da formação e da troca de experiências entre pessoas de sectores de actividades muito diferenciados que estão nesta formação revela-se muito importante. O focalizar estas coisas na acção, onde temos de ser muito criativos e inventivos, avançando com bases sólidas. Há técnicas de abordagem que são incutidas e, na consultoria, passam para o interior da empresa. Nos indicadores/metas é preciso ser muito criativo e procurar atingir o impossível. 42 O carácter voluntário do Gerir é sublinhado por José Oliveira, bem como a abrangência dos efeitos que produz. Julgo que o programa é, para os participantes, uma forma

10 de voluntarismo responsável, uma boa posição e atitude útil. Os problemas que se colocam às PME não dizem respeito apenas às áreas financeira, comercial e de recursos humanos. Têm a ver com a produção e, sobretudo, com a realização. 43

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