ESTADO DE ALAGOAS UNIVERSIDADE ESTADUAL DE ALAGOAS Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação PROPEP MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

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1 ESTADO DE ALAGOAS UNIVERSIDADE ESTADUAL DE ALAGOAS Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação PROPEP MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS 1 APRESENTAÇÃO As presentes instruções têm por finalidade estabelecer critérios e procedimentos a serem observados pelos beneficiários de auxílios, na aplicação de recursos recebidos da UNEAL e na respectiva Prestação de Contas. Deve ser considerado que, conforme o edital 004/2010 item 4.1.6, os recursos somente poderão ser utilizados para: a) aquisição de equipamentos (mesa, armário, computadores, dentre outros); b) aquisição de livros, revistas e periódicos; c) despesas com deslocamento/transporte relacionado à realização do projeto; d) publicações na forma de revistas; e e) realização de eventos na forma de seminários, palestras, encontros, dentre outras atividades acadêmicas. Convém ressaltar que todas as despesas devem ter sido citadas no projeto de pesquisa. Qualquer situação adversa deve ser submetida à análise pela PROPEP. 2 CLASSIFICAÇÃO DAS DESPESAS A classe referente às DESPESAS se desdobra em duas categorias econômicas: Despesas de Custeio e Despesas de Capital. 2.1 Despesas de Custeio: São aquelas relativas a serviços prestados por pessoa física ou jurídica e à aquisição de materiais diversos de consumo, tais como:

2 a) Material de Consumo: Material de higiene, conservação e limpeza; material de desenho e expediente; cartuchos; disquetes CD ROM, fitas cassetes, material para reparo e manutenção de veículos; embalagens; material fotográfico; filmes, aquisição de produtos químicos, biológicos, farmacêuticos e odontológicos em geral; vidrarias de laboratórios; outros materiais de consumo. b) Remuneração de Serviços Pessoais: Despesas com pessoal Técnico e de Apoio sem vínculo empregatício, que passa a gerar diretamente os resultados pretendidos na pesquisa; são despesas com prestação de serviços que, por sua natureza, só possam ser executados por pessoas físicas e pagos mediante Nota fiscal de Serviços e recibo. Convém ressaltar a obrigatoriedade da retenção dos tributos incidentes sobre a prestação de serviço (ISS, INSS e IMPOSTO DE RENDA). c) Outros Serviços de Terceiros e Encargos: Despesas com prestação de serviços executados por pessoa jurídica, tais como: adaptação, reparos e conservação de bens móveis; impressos e serviços gráficos; telex; malotes; despesas postais e telegráficas; anúncios e editais; passagens; aluguéis; fretes; aluguéis de bens móveis; exposições; conferência e congressos; despesas miúdas de pronto pagamento; impostos e taxas diversas; despesas bancárias; diferenças de câmbio. 2.2 Despesas de Capital São aquelas relativas à aquisição de bens patrimoniais (equipamentos e outros materiais permanentes), que, em razão de seu uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou têm uma durabilidade superior a dois anos. São tidos como materiais permanentes: a) Equipamentos de comunicação; máquinas e aparelhos gráficos; aparelhos elétricos; máquinas de escritório; aparelhos técnicos e científicos; veículos; outras máquinas e equipamentos; material bibliográfico; ferramentas e utensílios de oficina; utensílios e

3 equipamentos de laboratório e enfermagem; utensílios de copa e cozinha; utensílio de escritórios e desenho; outros. 3 PARA APRESENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS: 3.1 A Prestação de Contas deverá ser constituída dos seguintes documentos: a) Apresentação de relatório técnico científico (conforme modelo de relatório edital 004/2010 disponível no site da UNEAL e na PROPEP); b) Discriminação das despesas (conforme formulário de prestação de contas disponível no site da UNEAL e na PROPEP); c) Documentos Comprobatórios das Despesas (Originais). 3.2 O prazo para apresentação da Prestação de Contas e recolhimento do saldo porventura existente (e se necessário) será 21 de Março de O Relatório Técnico Científico e a Prestação de Contas devem ser entregues na PROPEG em documentos separados e encadernados, juntamente com cópia em CD, devidamente identificado com o nome do beneficiário/edital 004/ Caso exista saldo não utilizado, deve constar no relatório técnico-científico, no tópico metas futuras, para que despesa ele será destinado (conforme consta no projeto de pesquisa). 3.5 Se, no curso da execução do projeto, ocorrer substituição do beneficiário, ambos ficarão obrigados a apresentar Prestação de Contas relativa ao período de sua gestão. 4. NA EMISSÃO DOS DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DE DESPESAS 4.1 Solicitar que o documento fiscal seja emitido em nome do responsável pelo projeto, acrescido da sigla EDITAL 004/2010, bem como, acompanhamento de Recibo da Despesa

4 efetuada. Não serão aceitos documentos com rasuras ou borrões em quaisquer de seus campos. Os cupons fiscais de máquinas registradoras deverão vir acompanhados de cópia xerox (originais apagam com o decorrer do tempo). 4.2 Certificar-se de que os documentos comprobatórios (1ª via) contenham data do dia em que as despesas foram efetivamente realizadas, sempre posteriores à data da aprovação do auxílio e estejam devidamente quitadas. A quitação deve ser comprovada através de recibo. 4.3 Certificar-se de que as Faturas e suas respectivas Notas Fiscais contenham a discriminação detalhada do material ou equipamento, além de quantidade, marca, preço global e outras indicações que o caracterizem e identifiquem. 4.4 Organizar os comprovantes de despesas (originais), separando-os por categorias (Custeio/ Capital), para fins de elaboração da Prestação de Contas. 5. CONSIDERAÇÕES ADICIONAIS Ao término da pesquisa, o setor de patrimônio desta IES fará a verificação in loco para controle dos bens permanentes e comprovação dos termos de doação. 6. INFORMAÇÕES E ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS 6.1 Para outras informações sobre a elaboração e o encaminhamento da Prestação de Contas, os interessados devem dirigir-se à: Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão - PROPEG Universidade Estadual de Alagoas UNEAL Av. Governador Luiz Cavalcante, s/n - CEP Arapiraca, AL Telefone: (82)

5 ANEXOS Modelos de Formulários e Instruções de Preenchimento.

6 DEMONSTRATIVO FINANCEIRO INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO IDENTIFICAÇÃO - Campus Campus da UNEAL ao qual o beneficiario está vinculado. - Beneficiário Responsável pela aplicação dos Recursos. - Auxílio Título do Projeto - Valor Total dos recursos aprovados para o Auxílio - Período Relativo à apresentação do Resumo das Despesas. MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA Categoria: - Saldo Anterior (1) Indicar, se houver, os saldos existentes de Custeio e Capital. - Recebido no Período (2) Indicar os valores recebidos no período para Custeio e Capital. - Utilizado (3) Indicar os valores utilizados em Custeio e Capital. - Saldo (1) + (2) - (3) Indicar o Saldo dos recursos. Saldo Anterior (1) mais Recebido no Período (2) menos Utilizado no Período (3). - Saldo Indicar a devolução do saldo, mencionando o número do cheque e Banco, quando for o caso. DECLARAÇÃO DO BENEFICIÁRIO Após verificar o preenchimento do formulário, datar e assinar a declaração de aceite das condições estabelecidas pela FAPEAL quando da concessão do auxílio.

7 ANEXO 1 UNEAL UNIVERSIDADE ESTADUAL DE ALAGOAS DEMONSTRATIVO FINANCEIRO IDENTIFICAÇÃO CAMPUS BENEFICIÁRIO AUXÍLIO EDITAL 004/2010 VALOR PERÍODO /-----/----- a -----/-----/----- CATEGORIA CUSTEIO CAPITAL OUTROS SOMA SALDO ANTERIOR (1) MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA RECEBIDO DO PERÍODO UTILIZADO (3) SALDO (1) + (2) - (3) (2) SALDO R$ DEVOLVIDO CONFORME RECIBO DE DEPÓSITO BANCÁRIO ANEXO E COMPROVANTE DE ENCERRAMENTO DA CONTA BANCÁRIA DECLARAÇÃO DO BENEFICIÁRIO DECLARO QUE A APLICAÇÃO DOS RECURSOS FOI EFETUADA DE ACORDO COM A FINALIDADE DO AUXÍLIO, RESPEITANDO O DIREITO DA UNEAL DE FISCALIZAR IN LOCO A APLICAÇÃO DOS RECURSOS, BEM COMO DE SOLICITAR RELATÓRIOS E OUTROS DOCUMENTOS /------/ DATA ASSINATURA PARECER DA ÁREA CONTÁBIL (USO DA UNEAL) [ ] APROVADO OBSERVAÇÕES [ ] NÃO APROVADO -----/-----/ DATA ASSSINATURA PARECER DA ÁREA CONTÁBIL (USO DA UNEAL) NÚMERO: [ ] APROVADO IMPORTANTE: ESTE PARECER PODERÁ SER ALTERADO QUANDO DA VERIFICAÇÃO DOS DOCU- [ ] NÃO APROVADO MENTOS COMPROBATÓRIOS DAS DES- SAS. OBSERVAÇOES CONFERIDO ANALISADO APROVADO -----/-----/----- ASSINATURA / CARIMBO -----/-----/----- ASSINATURA / CARIMBO -----/-----/----- ASSINATURA / CARIMBO

8 RELAÇÃO DOS COMPROVANTES DE DESPESAS DE CAPITAL INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO Beneficiário do Auxílio Responsável pela aplicação dos recursos CPF / Carteira de Identidade / Órgão Expedidor Identificação pessoal do beneficiário Endereço Do beneficiário, para fins de correspondência e registro patrimonial dos bens de capital. Título do projeto Título do projeto Relatório Financeiro - período Período relativo à Prestação de Contas Relatório Financeiro - período Período relativo à apresentação do Resumo das Despesas. N.º de ordem Ordem numérica dos comprovantes de despesas. N.º do Cheque Número do cheque que efetuou o pagamento das despesas. Data do Pagamento Data da realização do pagamento N.º da Fatura e Recibo Número do documento fiscal Favorecido Firma ou razão social do fornecedor do material ou equipamento. Descrição do Bem Descrever o material adquirido, especificando nome, marca, tipo, modelo e n.º de fabricação Quantidade Número de itens adquiridos

9 Preço Unitário Valor unitário do bem Preço total Valor do preço unitário vezes a quantidade dos bens adquiridos. Total Somatório das parcelas Preço Total Assinatura / Data Subscrição do beneficiário e data do preenchimento do formulário.

10 UNEAL UNIVERSIDADE ESTADUAL DE ALAGOAS RELAÇÃO DOS COMPROVANTES DE DESPESAS DE CAPITAL BENEFICIÁRIO DO AUXÍLIO CPF IDENTIDADE O RGÃO EXPEDIDOR ENDEREÇO CIDADE ESTADO CEP ANEXO 2 TÍTULO DO PROJETO RELATÓRIO FINANCEIRO - PERÍODO N.º DE ORDEM N.º DE CHEQUE DATA DE PAGAMENTO N.º DA FATURA FAVORECIDO DESCRIÇÃO DO BEM (NOME-MARCA-TIPO-MODELO-Nº DE FABRICAÇÃO QTS -----/-----/----- a -----/-----/----- PREÇO PREÇO UNITARIO TOTAL DECLARO PAGOS OS COMPROVANTES DESTA RELAÇÃO E RECEBIDOS OS MATERIAIS E/OU EQUIPAMENTOS. RESPONSÁVEL -----/-----/ DATA ASSINATURA TOTAL

11 RELAÇÃO DOS COMPROVANTES DE CUSTEIO INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO - Beneficiário do Auxílio. Responsável pela aplicação dos recursos - CPF/Carteira de Identidade/órgão Expedidor. Identificação pessoal do beneficiário - Endereço. Do beneficiário, para fins de correspondência e registro patrimonial dos bens de capital. - Título do projeto. Título do projeto - Relatório Financeiro - período. Período relativo à Prestação de Contas - Relatório Financeiro - período. Período relativo à apresentação do Resumo das Despesas. - N.º de ordem. Ordem numérica dos comprovantes de despesas. - N.º do Cheque. Número do cheque que efetuou o pagamento das despesas - Data do pagamento

12 . Data da realização do pagamento - N.º da Fatura Número do documento fiscal - Recibo Referente ao documento fiscal - Favorecido. Firma ou razão social do fornecedor do material ou equipamento. - Descrição dos materiais ou serviços. Descrever os materiais adquiridos, ou serviços prestados. - Quantidade. Número de itens adquiridos - Preço Unitário. Valor unitário do bem - Preço Total. Valor do preço unitário vezes a quantidade dos bens adquiridos - Total. Somatório das parcelas Preço Total - Assinatura / Data. Subscrição do beneficiário e data do preenchimento do formulário.

13 UNEAL UNIVERSIDADE ESTADUAL DE ALAGOAS RELAÇÃO DOS COMPROVANTES DE DESPESAS DE CUSTEIO BENEFICIÁRIO DO AUXÍLIO CPF IDENTIDADE ÓRGÃO EXPEDIDOR ENDEREÇO CIDADE ESTADO CEP ANEXO3 TÍTULO DO PROJETO RELATÓRIO FINANCEIRO - PERÍODO N.º DE ORDEM N.º DE CHEQUE DATA DE PAGAMENTO N.º DA FATURA -----/-----/----- a -----/-----/----- FAVORECIDO DESCRIÇÃO DOS MATERIAIS OU SERVIÇOS QTS PREÇO PREÇO UNITARIO TOTAL DECLARO PAGOS OS COMPROVANTES DESTA RELAÇÃO E RECEBIDOS OS MATERIAIS E/OU EQUIPAMENTOS. RESPONSÁVEL -----/-----/ DATA ASSINATURA TOTAL

14 RECIBO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO POR PESSOA FÍSICA ANEXO 4 NOME: ENDEREÇO: CIDADE: ESTADO: CPF Nº INSCR.PREF. MUNICIPAL Nº INSCR. NO ÓRGÃO CLASSE Nº DEMONSTRATIVO VALOR DOS SERVIÇOS...R$ DESCONTOS 1- IMP. DE RENDA (USAR TABELA)...R$ 2- ISS (5%)...R$ 3- INSS (11%)...R$ TOTAL de DESCONTOS...R$ TOTAL LÍQUIDO...R$ TOTAL LÍQUIDO POR EXTENSO: RECIBO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO POR PESSOA FÍSICA RECEBI DE... RESIDENTE NA... CIDADE... ESTADO... CPF Nº... A IMPORTÂNCIA ACIMA DISCRIMINADA COM OS DESCONTOS DE LEI, REFERENTE A (DISCRIMINAR O SERVIÇO PRESTADO). OBSERVAÇÕES: Se o prestador recolhe o ISS como autônomo, Não reter o ISS e anexar cópia do CMC (Cadastro Municipal de Contribuinte) e respectivo comprovante de pagamento do ano. Recolher INSS com carnê de Contribuinte Individual (código identificador será o nº do CPF ou cadastro como autônomo NIT e anexar cópia do cadastro ao recibo ou comprovante do nº de PIS ou PASEP. PARA MAIOR CLAREZA, FIRMO O PRESENTE, DE DE 20. ASSINATURA

15 RECIBO DE PAGAMENTO DE DIÁRIAS RECEBI DE... C.P.F. Nº... PROC. Nº :... A IMPORTÂNCIA DE R$...(XXXXXXX REAIS) REFERENTE A... DIÁRIAS NO VALOR UNITÁRIO DE R$...( XXXXXXX REAIS), PERFAZENDO UM TOTAL DE R$...(XXXXXXX REAIS),PARA FAZER FACE ÀS DESPESAS DE CUSTEIO À CIDADE DE...COM SAÍDA EM: /.../... ÀS...:... H. E RETORNO PREVISTO.../.../.... ÀS... HS. JUSTIFICATIVA DA VIAGEM: MEIO DE TRANSPORTE:... ASSINATURA DO CONCEDENTE:... OBSERVAÇÕES: PARA MAIOR CLAREZA, FIRMO O PRESENTE, DE DE 20. ASSINATURA DO BENEFICIÁRIO

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