INSTRUÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DE RECURSOS, REMANEJAMENTOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS MANUAL

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1 INSTRUÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DE RECURSOS, REMANEJAMENTOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS MANUAL ESTE MANUAL DEVE SER CONSULTADO ANTES DA UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS CONCEDIDOS PELA Setembro/99 revisado Julho/06 1

2 Sumário 1. INSTRUÇÕES PRELIMINARES Informação Adicional Abertura de Conta Corrente Aquisição de Material/Serviço INSTRUÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DE RECURSOS, REMANEJAMENTOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS Da Obrigação de Prestar Contas Dos Prazos para Prestar Contas De como Apresentar a Prestação de contas DOCUMENTOS DE DESPESAS E FORMALIDADES EXIGIDAS A Respeito dos Documentos Material Permanente Material de Consumo Diárias e/ou Manutenção Despesas com Transporte Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica e Pessoa Física TAXA DE INSCRIÇÃO EM CONGRESSO OU SIMILAR Despesas DISPOSIÇÕES GERAIS Despesas não autorizadas Responsabilidade do Outorgado Pagamento da Despesa Pagamento de Despesas Miúdas CONSIDERAÇÕES FINAIS Ao Outorgado é expressamente VEDADO Não serão aceitos pela FUNDUNESP ANEXOS Download dos Anexos

3 MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS 1. INSTRUÇÕES PRELIMINARES 1.1 Informação Adicional Qualquer informação adicional sobre as instruções e procedimentos deste Manual, deverá ser obtida junto a Diretoria da FUNDUNESP a que o Projeto/Processo esteja vinculado. 1.2 Abertura de Conta Corrente Para movimentação de recursos financeiros liberados pela FUNDUNESP, pertinentes a despesas previstas nos Projetos/Processos, o Outorgado ou Responsável deverá providenciar a abertura de Conta Corrente vinculada - FUNDUNESP/Outorgado ou Responsável ou, se autorizado, - FUNDUNESP/Gestor -. Esta Conta Corrente Vinculada será exclusiva para movimentação de recursos financeiros de um único Projeto/Processo. A excepcionalidade será tratada de forma apartada. 1.3 Aquisição de Material/Serviço Na contratação de compras, serviços e assemelhados, deverá o Outorgado ou Responsável, em bem identificando o material/serviço sob aquisição, proceder simples pesquisa de mercado mediante cotação in loco ou via telefone usando, para tal, o (Anexo I). No julgamento das cotações deverá a escolha do bem sob aquisição recair sobre o de menor preço considerada, preliminarmente, se a proposta atende ao objeto, sua qualidade e rendimento e, finalmente, outras condições estabelecidas na pesquisa. 3

4 2. INSTRUÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DE RECURSOS, REMANEJAMENTOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS 2.1 Da Obrigação de Prestar Contas Nenhuma Prestação de Contas será recebida pela FUNDUNESP em desacordo com estas Instruções De acordo com o Termo de Outorga ou de Responsabilidade, estão obrigadas a prestar contas as pessoas e entidades que receberem recursos financeiros da Fundação. Os beneficiados por bolsas não estão sujeitos a prestar contas, a não ser que o Termo estabeleça a obrigatoriedade A Prestação de Contas deverá ser encaminhada na data estipulada no Termo de Outorga ou de Responsabilidade, mesmo que parcial, à Diretoria a qual o Projeto/Processo estiver vinculado. 2.2 Dos Prazos para Prestar Contas O prazo para Prestação de Contas constará do Termo de Outorga ou de Responsabilidade. Em casos excepcionais e devidamente justificados pelo Outorgado ou Responsável, o prazo poderá ser prorrogado pela FUNDUNESP Em princípio, a FUNDUNESP não concederá liberação de novo recurso sem que o Outorgado ou Responsável haja prestado contas da aplicação dos recursos que lhe foram concedidos anteriormente É obrigatória a Prestação de Contas, ainda que parcial, relativa a um exercício financeiro, até o último dia útil do mês de JANEIRO do ano subseqüente, em caráter improrrogável. 4

5 2.2.4 Na impugnação de documentos ou pedido de esclarecimentos, o Outorgado ou Responsável cumprirá a exigência no prazo que lhe for marcado. Em caso de dificuldade de atendimento dentro do prazo, o Outorgado ou Responsável deverá solicitar prorrogação na forma do item De como Apresentar a Prestação de contas A Prestação de Contas deverá ser acompanhada de ofício, no qual o responsável poderá incluir as informações e observações que desejar, anexando o balancete de Prestação de Contas (Anexo II), juntamente com os extratos de conta corrente (do projeto) e das aplicações, possíveis de serem feitas, bem como os comprovantes dos rendimentos auferidos no período em que se referir a Prestação de Contas Se o Relatório Científico for encaminhado na mesma ocasião da Prestação de Contas, deverão ser feitos 02 (dois) encaminhamentos separados: Prestação de Contas e Relatório Científico, ambos dirigidos à unidade concedente da FUNDUNESP A Prestação de Contas deverá ser enviada em uma única via, sendo esta SEMPRE a via original Na existência de SALDO, sua restituição (através de cheque nominativo à FUNDUNESP) é obrigatória no momento da Prestação de Contas final. A FUNDUNESP não se responsabilizará por devoluções de saldos sem contra-recibo Todo o documento que tiver tamanho inferior ao de carta (216mmx279mm) deverá ser colado, pela margem à esquerda, em uma folha de papel tamanho ofício preservando-se, entretanto, as possíveis anotações no verso do mesmo, o que evitará, certamente, o seu extravio. Após, os documentos formatados deverão ser classificados de acordo com os itens de despesa ordenados cronologicamente conforme balancete de prestação de contas (Anexo II), relacionados, numerados folha 5

6 a folha (o ofício de encaminhamento será a folha nº1), totalizados e, em seguida, enfeixados em pastas ou capas, para evitar extravios Os demonstrativos, notas fiscais, recibos, relações e demais documentos que integram a Prestação de Contas, deverão ser vistados pelos responsável (eis) do projeto Os recibos e outros documentos emitidos por pesquisadores estrangeiros deverão ser grafados, necessariamente, na língua portuguesa. 6

7 3. DOCUMENTOS DE DESPESAS E FORMALIDADES EXIGIDAS 3.1 A Respeito dos Documentos Os documentos devem ser emitidos em nome da Fundação para o Desenvolvimento da UNESP - FUNDUNESP, Avenida Rio Branco, 1.210, Campos Elíseos, São Paulo, SP, CEP , C.G.C / , C.C.M , I.E. (Inscrição Estadual) , devendo conter, ainda, o número do Processo FUNDUNESP objeto da concessão do recurso Para efeito de Prestação de Contas serão considerados válidos os documentos seguintes, sempre em original e 1ª via: (A) Nota Fiscal e ou Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, com quitação formal (carimbo de pago / recebido, com assinatura aposta no seu rosto ), revestida das formalidades legais, ou seja, impressão tipográfica, numeração, razão social do fornecedor, endereço e número de registro no Cadastro de Contribuintes e contendo a descrição do produto/serviço, quantidade e preço (unitário e total) de cada item; (B) Cupom Fiscal PDV, revestido das formalidades legais, inclusive quanto à discriminação e a quantidade da mercadoria, dispensada a exigência contida no item (C) Nota Fiscal Fatura, acompanhada da duplicata quitada; (D) Canhotos originais de passagens (aérea, marítima ou terrestre), ou Nota Fiscal / Fatura com duplicata devidamente quitada quando a operação assim for realizada. (E) Recibos individuais contendo nome, endereço completo, CPF, e RG do beneficiário. ATENÇÃO: Recibos, Notas Fiscais, etc., deverão SEMPRE ser emitidos conforme item 3.1, isto é, em nome da FUNDUNESP. Todos os documentos comprobatórios de despesas deverão conter, necessariamente, a atestação de que os serviços, bens ou materiais foram recebidos (Anexo III). 7

8 3.1.2 Não serão aceitos documentos que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem a sua clareza, sem a devida ressalva feita por quem de direito (o emitente do documento) Somente será admitido, como comprovante de despesa, o documento que tiver sido emitido dentro do prazo estabelecido no Termo de Outorga ou de Responsabilidade. As excepcionalidades deverão ser tratadas com a unidade concedente Em qualquer documento comprobatório deverá constar, obrigatoriamente, a discriminação da despesa (bens ou serviços). No caso de documentos ilegíveis, o Outorgado ou Responsável fará o esclarecimento necessário no rodapé da folha em que o mesmo estiver colado, datando e assinando. 3.2 Material Permanente Deverá ser adquirido, preferencialmente, pela FUNDUNESP, devendo o Outorgado ou responsável consultar a unidade concedente Quando autorizado a adquirir material permanente, o Outorgado ou Responsável deverá solicitar a emissão de documento (Nota Fiscal, Fatura, Duplicata, etc.) em que conste exclusivamente material de natureza permanente, vedada a inclusão de material de consumo Deverá ser observada, rigorosamente, a exigência do artigo 117 e parágrafos da Lei nº /62, que dizem respeito a declaração do recebimento do material permanente ou de consumo adquiridos ou do serviço prestado, que deverá ser feita no próprio documento (Nota Fiscal, Recibo, etc.), preferivelmente no seu verso e pelo Outorgado ou Responsável conforme ATESTO constante do (Anexo III). Deverá conter o destino do material, ou seja, para onde foi encaminhado ou qual departamento ficará com sua guarda. 8

9 3.2.3 MATERIAL PERMANENTE USADO: apresentar recibo contendo discriminação do material, nome, CPF, RG e endereço completo e legíveis do vendedor Para fins de incorporação patrimonial, o Outorgado deverá considerar MATERIAL PERMANENTE aquele que tenha duração superior de 2 (dois) anos e/ou custo acima de 5% (cinco por cento) do limite fixado no inciso I, Artigo 6º do Regulamento de Contratações da FUNDUNESP Tratando-se de recurso financeiro concedido para execução de projeto especial, cuja Prestação de Contas deva ser apresentada parceladamente, a apropriação de custo, para fins de incorporação do Material Permanente, será feita de acordo com programa específico, elaborado em conjunto com a unidade de contabilidade da FUNDUNESP No caso de importação de bens, deverá o Outorgado ou Responsável entenderse com a unidade concedente da FUNDUNESP para orientação e encaminhamento Todo e qualquer produto, obra ou material permanente adquirido, construído ou montado com recursos concedidos pela FUNDUNESP será doado, após a aceitação e aprovação da Prestação de Contas, à Unidade da UNESP em que o Coordenador do projeto estiver classificado, prevalecendo, prioritariamente, a sua utilização no Projeto, até o seu término. 3.3 Material de Consumo Na aquisição de material de consumo, devem ser observados os itens 3.2.1, 3.2.2, e

10 ATENÇÃO: Recomenda-se, que antes da realização de compras de material e ou serviço, procurar orientação junto a Diretoria concedente do recurso financeiro para obtenção de instruções preliminares e encaminhamento a unidade de Compras e Importação da FUNDUNESP, uma vez que a Instituição possui Regulamento próprio para Contratações que, se necessário poderá ser solicitado. 3.4 Diárias e/ou Manutenção Se o recurso financeiro concedido se destinar à cobertura de despesas de viagens, o Outorgado ou Responsável poderá optar, para Prestação de Contas, pelas seguintes modalidades: comprovação efetiva da despesa mediante entrega de documento ou fixação prévia de diárias, conforme tabela própria No primeiro caso, a despesa será comprovada através de Nota Fiscal de Hotéis e/ou Restaurantes, que contenha a discriminação do gasto, unitário e total realizado, devendo tal registro ser efetuado pelo emitente da Nota. Relacionar, em sendo o caso, o(s) usuário(s) do(s) serviço(s). É vedada despesa com bebidas alcoólicas, ou artigos de uso pessoal, bem como aquela com terceiros estranhos não autorizados expressamente no Termo de Outorga ou de Responsabilidade No segundo caso, SE PARA PAGAMENTO A TERCEIROS, envolvidos no projeto, fixar as Diárias e apresentar recibos conforme modelo (Anexo IV) destas instruções, onde deverá conter o cargo do beneficiado. É importante esclarecer que a Diária se presta ao pagamento de alimentação e pouso A FUNDUNESP não autoriza o pagamento de diárias a pesquisadores que residam no Município onde se realiza o evento, ficando autorizado, apenas, o pagamento de refeição, que não deve ultrapassar o valor pré-estabelecido pelas partes. 10

11 3.4.5 A FUNDUNESP somente se responsabiliza pelo pagamento de diárias no valor até o fixado na sua própria tabela ou quando outro valor estiver estabelecido no Convênio e/ou Contrato desde que não ultrapasse o limite convencionado no Termo de Outorga ou de Responsabilidade, o mesmo ocorrendo para despesas com hotéis. 3.5 Despesas com Transporte Nota Fiscal de combustível deve sempre ser preenchida por inteiro e pelo mesmo emitente, contendo o nome e a placa do veículo abastecido e, ainda no corpo do documento, o nome e assinatura do usuário A despesa com transporte coletivo urbano será comprovada mediante informação do itinerário, com o respectivo valor e assinatura do usuário e do Outorgado ou Responsável A despesa com táxi será comprovada mediante recibo fornecido pelo taxista, preenchido em todos os seus campos, devendo ser aposto ainda, no verso, o recebimento dos serviços com assinatura do usuário (Anexo III), com visto do Outorgado ou do Responsável Na aquisição de passagens, observar: Terrestre: (A) Se adquirida pelo próprio Outorgado ou Responsável para utilização por terceiros, a comprovação será feita com o canhoto da passagem utilizada, com atesto de recebimento conforme (Anexo III); (B) Se adquirida por Pesquisador Visitante, no Exterior, a comprovação será feita através de recibo do reembolso realizado, juntamente com comprovante próprio ou, quando inviável, com descrição do(s) itinerário(s). 11

12 Aérea: (A) Quando a despesa referir-se a passagem aérea adquirida pela FUNDUNESP deverá ser encaminhada, à unidade concedente, o canhoto da passagem. Quando a passagem aérea for adquirida diretamente pelo Outorgado ou Responsável em companhia aérea ou agência de turismo deverá ser encaminhado, com a prestação de contas, o recibo fornecido por essa empresa, em nome da FUNDUNESP, juntamente com o canhoto da passagem utilizada. (B) No caso de despesa, devidamente comprovada, com viagens ao exterior, o prestador de contas seguirá as instruções contidas no item 3.4.2, anexando ao relatório o comprovante da compra de moeda estrangeira realizada no Brasil ou em outros países, para fins de análise da taxa de câmbio a ser utilizada para a prestação de contas. O relatório deverá conter declaração de que a despesa foi efetuada com recursos da FUNDUNESP, indicado o número do processo. 3.6 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica e Pessoa Física Para utilização de Serviços de Terceiros, Pessoa Jurídica ou Física, o Outorgado ou Responsável deverá consultar a unidade concedente dos recursos financeiros para orientação e encaminhamento Quando autorizado a utilizar serviços de terceiros, o Outorgado ou Responsável deverá observar a condição jurídica / fiscal do executante dos serviços que enquadrar se à em uma das seguintes situações: (A) Empresa, caracterizada como pessoa jurídica, constituída sob quaisquer das formas legalmente admitidas, devidamente estabelecida e cadastrada como contribuinte municipal (CCM), obriga-se a emitir Nota Fiscal de Serviços ou Nota Fiscal-Fatura de Serviços. No caso de serviços de manutenção de equipamentos, indicar quais equipamentos que estão sendo consertados, qual a unidade a que pertence e qual o setor de destino. Observar que segundo instrução normativa nº. 381 de 30 de dezembro de 2003, que passou a vigorar a partir de 1º de fevereiro de 2004, que toda prestação de serviços de pessoa jurídica para pessoa jurídica estão sujeitos 12

13 à retenção na fonte: da Contribuição Social (CSLL), da Cofins e da contribuição para o PIS/PASEP que totaliza 4,65% do valor bruto da Nota Fiscal, sendo estes tributos recolhidos de uma só vez no terceiro dia útil da semana subseqüente ao fato gerador e em impresso próprio, para serviços específicos constantes na instrução normativa. As microempresas optantes pelo simples estão isentas do recolhimento devendo anexar à Nota Fiscal a declaração conforme modelo próprio da Receita Federal onde indicará que é optante pelo simples. Para maiores informações consultar a unidade concedente; (B) Profissional liberal ou autônomo, caracterizado como pessoa física, devidamente cadastrada como contribuinte municipal (CCM) não se obrigada a emitir Nota Fiscal de Serviços devendo, entretanto, fornecer Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA), onde lhe será descontado do valor bruto dos serviços 11% de INSS que é encargo descontado do autônomo. O INSS patronal que é por conta do projeto é de 20% sobre o valor bruto dos serviços; (C) Prestador de Serviços Eventuais, pessoa física, não cadastrada como contribuinte municipal (CCM), deverá quitar o recebimento pelo serviço prestado através de recibo, onde lhe será descontado 5% de ISS, 11% de INSS sobre o valor bruto dos serviços. O valor do INSS patronal que é de 20% do valor bruto dos serviços ficará por conta do projeto As situações identificadas nos itens B e C só poderão ser ajustadas pela FUNDUNESP, para o que deverá o Outorgado ou Responsável contatar a Diretoria concedente para orientação. ATENÇÃO: A situação caracterizada no item A requer, de parte do Outorgado ou Responsável informação, à unidade concedente, quanto a natureza dos serviços a serem ajustados para fins de classificação fiscal e eventuais retenções no pagamento a ser cumprido. 13

14 4. TAXA DE INSCRIÇÃO EM CONGRESSO OU SIMILAR 4.1 Despesas Despesa com taxa de inscrição em Congressos e eventos similares somente será aceita caso a via original do recibo esteja em nome do participante juntada, ainda, declaração do Prestador de Contas de que o pagamento foi realizado com recurso concedido pela FUNDUNESP devendo constar, também, o número do processo correspondente. 14

15 5. DISPOSIÇÕES GERAIS 5.1 Despesas não autorizadas Correrão por conta exclusiva do Outorgado ou Responsável quaisquer despesas que não se enquadrem nas já autorizadas e nestas Instruções. Alterações nos elementos de despesa dependerão de prévia autorização da FUNDUNESP. 5.2 Responsabilidade do Outorgado O Outorgado ou Responsável somente se eximirá de sua obrigação perante a FUNDUNESP após cabal aprovação de suas contas, continuando, porém, responsável pela guarda e conservação dos bens e materiais, durante a execução dos projetos para os quais foi concedido o recurso financeiro. 5.3 Pagamento da Despesa O pagamento da despesa deverá ser realizado através de Cheque Nominativo Casado (exemplo: Nota Fiscal nº., paga pelo cheque nº. contra o Banco ). 5.4 Pagamento de Despesas Miúdas Para o pagamento de despesas miúdas que não comporte a emissão de cheque nominativo direto, o Prestador de Contas poderá se prover de pequeno CAIXA, até o limite de um salário mínimo vigente, emitindo, neste caso, cheque em seu próprio nome. Esse cheque, bem como a despesa realizada mediante numerário, devem ser controladas em impresso próprio (controle de caixa), adquirido em papelarias. O registro da movimentação financeira deverá ser conferido e encaminhado juntamente com a prestação de contas. O saldo eventual deste pequeno CAIXA será recolhido, no final, à conta bancaria respectiva. 15

16 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS 6.1 Ao Outorgado é expressamente VEDADO Deixar de prestar contas; Transferir verbas ou saldos de um processo para outro, mesmo que seja o Outorgado ou Responsável portador de mais de um recurso financeiro; Modificar, sem prévia autorização da FUNDUNESP, qualquer discriminação constante do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio; Apresentar prestação de contas que não se enquadre nestas Instruções; 6.2 Não serão aceitos pela FUNDUNESP Despesa com bebidas alcoólicas; Gasto pessoal, tais como cigarros, charutos, pastas dentifrícias, vestuário, objetos de uso pessoal, etc.; Gasto com refeições que ultrapassem o limite fixado pela FUNDUNESP; Gasto com refeições e outras despesas com convidados pessoais, não autorizados; Apresentação de documento de despesa efetuada anteriormente à aprovação da concessão do recurso financeiro, a menos que devidamente justificada e autorizada pela FUNDUNESP; Pagamento de gorjeta, a menos que estejam incluídas em notas fiscais e que não ultrapassem o limite máximo de 10% do valor total da despesa; Pagamento de despesa não autorizada; Pagamento de serviços técnicos ou outros serviços a bolsistas durante o período de vigência da bolsa; Pagamento de despesa com elaboração de relatórios, demonstrações contábeis e outras que caracterizem serviços administrativos, a não ser em casos especiais autorizados. 16

17 ATENÇÃO: Os documentos, sem as formalidades exigidas nos itens a seguir mencionados, não serão aceitos e a despesa glosada pela tomada de contas: (A) Nota Fiscal Fatura: deve ser acompanhada da duplicata quitada; (B) Nota Fiscal e demais documentos: devem ser sempre em original; (C) Nota fiscal: deve ser a 1ª via; (D) Recibo ou Documento emitido por terceiros (Serviços Prestados): não utilizar papel timbrado ou impresso da entidade; (E) Passagens: deverá ser apresentado o canhoto original das utilizadas nas viagens, ou cópia legível no caso de Pesquisador Visitante ou, quando inviável, com descrição do(s) itinerário(s). (F) A declaração do recebimento de material permanente, de consumo e, ainda, de serviços prestados deve ser feita no próprio documento (Nota Fiscal, Recibo, etc.) preferencialmente no seu verso e, necessariamente, pelo Outorgado ou Responsável, conforme (Anexo III). 17

18 7. ANEXOS 7.1 Download dos Anexos Os anexos que compõem este Manual de Prestação de Contas encontram-se no endereço: ( 18