GUIA PARA EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS MODELO 55 VIA LBCGAS STATION

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1 GUIA PARA EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS MODELO 55 VIA LBCGAS STATION (VERSÃO DO MANUAL: 1.6) 21 de Dezembro de 2010 Todas as alterações ou novidades incluídas nesta versão estão destacadas. * VERIFIQUE SEMPRE, ACESSANDO O ÍCONE DE HELP DA NOTA FISCAL, SE EXISTE NOVA VERSÃO DESTE MANUAL DISPONÍVEL.

2 ÍNDICE - APRESENTAÇÃO 2 - PRÉ-REQUISITOS 2 - INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A NOTA FISCAL ELETRÔNICA 3 Página - EMPRESAS OBRIGADAS A EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS 3 - DOCUMENTO AUXILIAR DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA (DANFE) 3 - ENVIO DO XML PARA O DESTINATÁRIO E TRANSPORTADORA 4 - MANUTENÇÃO DOS CADASTROS DO SISTEMA 4 - CANCELAMENTOS 4 - NOTA FISCAL DENEGADA 4 - CONTINGÊNCIA OPERACIONAL 5 - PEDIDO DE INUTILIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO 5 - INSTALANDO O CERTIFICADO DIGITAL NO SISTEMA OPERACIONAL (A1) 6 - REGISTRANDO ARQUIVOS NECESSÁRIOS PARA ASSINATURA ELETRÔNICA 9 - DEFININDO ACESSO DOS USUÁRIOS AOS RECURSOS 10 - CONFIGURANDO O MÓDULO GERENCIAL PARA FUNCIONAMENTO COM A NOTA FISCAL ELETRÔNICA 11 - GERANDO NOTAS PARA EMISSÃO ELETRÔNICA 13 - SELECIONANDO UMA NOTA PARA EMISSÃO ELETRÔNICA 14 - EMITINDO UMA NOTA FISCAL ELETRONICAMENTE 15 - IMPRIMINDO O DANFE 18 - CANCELANDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA 19 - ENVIANDO XML E DANFE PARA O DESTINATÁRIO 20 - EMITINDO NOTA FISCAL EM CONTINGÊNCIA 21 - INUTILIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO 22 - PERGUNTAS E RESPOSTAS 27 Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

3 APRESENTAÇÃO Este guia foi desenvolvido com objetivo de auxiliar na implantação, configuração e emissão de notas fiscais eletrônicas modelo 55 através do software LBC Gas Station - Módulo gerencial. PRÉ-REQUISITOS Para o correto funcionamento da nota fiscal eletrônica devemos observar alguns pré-requisitos: 1. Módulo LBCGAS na versão 4.04 ou superior. 2. Certificado digital no modelo A1. IMPORTANTE: Antes de adquirir um certificado digital verifique junto à empresa emissora se o mesmo é compatível com a versão do sistema operacional utilizado pela empresa. Existem modelos de certificado que são incompatíveis com algumas versões do MS-Windows (2000, 2003, 2008, etc). 3. Habilitação do serviço de emissão de nota fiscal eletrônica junto a Secretaria da Fazenda do Estado (peça orientação ao contador da empresa). Será necessário o preenchimento do requerimento de cadastro de emissor de nota fiscal eletrônica NF-e. No campo de identificação do aplicativo, preencha: Para o correto preenchimento do campo versão e data do aplicativo utilizado para emissão da NF-e, verifique a versão do módulo Gerencial instalada em sua empresa. 4. Conexão com a internet (banda-larga, preferencialmente). Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

4 INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A NOTA FISCAL ELETRÔNICA A nota fiscal eletrônica modelo 55, de existência apenas digital, tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento eletrônico para a substituição da sistemática atual de emissão de nota fiscal série 1 e 1A em papel. Com a nota fiscal eletrônica além de agilidade na emissão e prestação das informações, o contribuinte diminui consideravelmente seus gastos com formulários (notas série 1/1A) e armazenamento. EMPRESAS OBRIGADAS A EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS: A Receita Federal do Brasil divulga com freqüência atualizações da lista de contribuintes obrigados à emissão de notas fiscais eletrônicas. Esta obrigação dá-se por atividade econômica (CNAE). A partir de 1 o de dezembro de 2010, torna-se obrigatória a emissão de notas fiscais eletrônicas para vendas destinadas a estados diferentes do emitente. Para os estados do Mato Grosso, Rio Grande do Sul, São Paulo, Rio de Janeiro, Ceará, Amazonas, Pará, Rondônia, Amapá, Goiás e Paraná torna-se também obrigatória a emissão de nota fiscal eletrônica em estabelecimentos que mantêm relação comercial com empresas públicas de qualquer dos poderes (União, Estados e Municípios). Os outros estados da federação serão obrigados à emissão de NFe para este último caso à partir de 1 o de abril de Segundo Isaias Jonas de Andrade (consultor tributário, contador, auditor e palestrante de diversos cursos sobre nota fiscal eletrônica) para empresas que ainda não tiveram a atividade econômica divulgada como emissão obrigatória de NFe mas mantêm relação comercial com o estado ou empresas situadas em outros estados, torna-se obrigatória a emissão de NFe apenas para estas relações, podendo o contribuinte manter a nota fiscal em formulário contínuo 1/1A para suas outras operações. Confirme com seu contador se esta informação é válida para sua empresa. Se positivo, você poderá optar por emitir nota fiscal eletrônica para todas as transações ou apenas para as transações obrigatórias. Leia mais sobre esse assunto no anexo perguntas e respostas. DOCUMENTO AUXILIAR DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA (DANFE): A representação gráfica da nota fiscal eletrônica é chamada DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica). O DANFE pode ser emitida em papel comum, preferencialmente em impressoras laser ou à jato de tinta devido a presença de elementos gráficos. A impressão do DANFE tem como objetivo acobertar o trânsito das mercadorias, servir de documento de aceite (recebimento) comprovando a entrega e como auxílio da escrituração da nota de entrada pelo destinatário. Em casos de contingência (falta de conexão com a internet) esta impressão pode ser feita em papel moeda especial chamado formulário de segurança. Este formulário deve ser adquirido pela empresa em número suficiente para acobertar estas situações adversas. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

5 ENVIO DO XML PARA O DESTINATÁRIO E TRANSPORTADORA: A legislação exige que o emitente de notas fiscais eletrônicas disponibilize ou envie o arquivo XML que deu origem a nota para seu destinatário. Uma cópia deste XML também deve ser enviada para a empresa responsável pelo transporte da mercadoria (se necessário). MANUTENÇÃO DOS CADASTROS DO SISTEMA: Quando uma NFe é enviada para o WebService, o sistema da Receita faz a verificação estrutural do arquivo XML e da assinatura digital. Códigos de identificação dos produtos (NCM), combustíveis (ANP), CPF/CNPJ, Inscrição estadual, endereços são apenas alguns dos vários campos verificados. Entretanto, consistências de valores e alíquotas não são realizadas. Por este motivo, a manutenção dos cadastros de clientes, fornecedores, produtos e combustíveis torna-se de extrema importância evitando contratempos na validação das operações. Torna-se imprescindível também a verificação de conteúdo das notas antes e após a emissão eletrônica. CANCELAMENTOS: Quando uma NFe é emitida e algum erro é detectado, o contribuinte pode fazer seu cancelamento, também on-line, no prazo máximo de 168 horas (este prazo será alterado a partir de 1 o de janeiro de 2011 para apenas 24 horas). Portando, sempre que identificado um erro de emissão, registre seu cancelamento imediatamente. NOTA FISCAL DENEGADA: É importante destacar que a nota fiscal eletrônica, sempre que emitida, passará por uma checagem automática na Receita Federal e nas Secretarias de Fazenda (SEFAZ) de cada Estado. Para que a validação ocorra e as transações comerciais sejam permitidas, ambas as partes, a que emite e a que recebe a NFe, precisam estar com suas obrigações fiscais em dia, tanto em nível estadual quanto federal. Caso a validação não ocorra, a emissão da NFe ficará interrompida (denegada) e bloqueada até que a divergência seja sanada. Por isso, é fundamental que cada uma das partes esteja em dia com suas obrigações perante a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda Estaduais. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

6 CONTINGÊNCIA OPERACIONAL: Nas hipóteses em que não for possível realizar a transmissão do arquivo XML da NFe, o contribuinte deverá utilizar uma das duas formas de contingência disponibilizadas pelo sistema. São elas: Contingência SCAN e contingência por uso do formulário de segurança. A Contingência SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional) deve ser utilizada quando o WebService da SEFAZ da unidade federada do emitente está fora do ar. Esta contingência realiza o envio do XML diretamente para os servidores da Receita Federal do Brasil. A RFB faz a validação da nota fiscal e se responsabiliza pelo envio das informações a SEFAZ estadual, quando a mesma voltar ao funcionamento normal. Esta contingência é caracterizada pela geração de notas fiscais modelo 55 com série dentro da faixa de 900 a 999. A contingência SCAN depende da ativação da SEFAZ de origem, o que significa dizer que o SCAN só entra em operação quando a SEFAZ de origem estiver com problemas técnicos que impossibilitam a recepção da NFe. No site da Receita Federal do Brasil, é possível fazer uma consulta sobre a disponibilidade dos servidores estaduais. Acesse: clique na opção Consultas Expand Consultas, Disponibilidade de Serviço e em seguida Versão A contingência por uso do formulário de segurança (FSDA) deve ser utilizada quando o contribuinte, por problemas técnicos, não consegue estabelecer conexão com a SEFAZ estadual e nem com a Receita Federal do Brasil (através de contingência SCAN). Esta contingência caracteriza-se pela emissão sem prévia autorização de uso, devendo o DANFE ser impresso em duas vias de igual teor (uma deve acompanhar a mercadoria e a outra ficar arquivada na empresa), utilizando formulário de segurança informando DANFE em Contingência Impresso em Decorrência de Problemas Técnicos. A transmissão da NFe para obter a autorização de uso deverá ser realizada quando cessados os problemas técnicos que impediam a transmissão, até o prazo máximo de 168 horas. PEDIDO DE INUTILIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO: O contribuinte deverá solicitar até o décimo dia do mês subseqüente mediante pedido de inutilização de número da NFe a inutilização de números de NFe não utilizados, na eventualidade de quebra de seqüencia da numeração da NFe. Esta inutilização registra na SEFAZ que a faixa de numeração não foi e não será utilizada. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

7 INSTALANDO O CERTIFICADO DIGITAL NO SISTEMA OPERACIONAL (A1) A instalação do certificado digital da empresa deve ser feita diretamente no sistema operacional. Nos passos seguintes, será apresentada uma instalação realizada no Windows 7. Existem variações de versão para versão do Windows, portanto, em caso de dúvidas, entre em contato com o técnico responsável pela informática da empresa para sua execução. Em algumas versões de Windows que tratam de restrição de acesso do usuário (Windows 7, Vista, 2003, 2008) pode ser necessário executar todos os passos da instalação como administrador. Para isso, clique com o botão direito do mouse sob o objeto a ser executado e selecione executar como administrador. Alguns órgãos emissores de certificados digitais fornecem um software chamado cadeias de certificação junto do certificado. Verifique se o certificado adquirido possui este software. Caso possua, efetue sua instalação antes de prosseguir. A instalação deste software normalmente é simples mas, caso precise de suporte para fazê-la, entre em contato diretamente com a empresa emissora. Localize em sua máquina o arquivo do certificado digital da empresa. Selecione-o e execute-o com um duplo clique do mouse ou ENTER. Uma tela de boas vindas será apresentada. Clique em avançar. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

8 O assistente de instalação confirmará o arquivo de certificado que deve ser importado. Confira as informações e clique em avançar. A tela seguinte solicitará a senha de assinatura do certificado. Digite-a. A opção Ativar proteção de alta segurança para chaves particulares. Se ativar estar opção, você será avisado todas as vezes que uma chave particular for usada por um aplicativo indica o modo de proteção desejado. Se marcada, o sistema operacional pedirá a senha do certificado toda vez que o sistema fizer sua utilização. A decisão de marcá-la ou não depende de cada empresa e das pessoas envolvidas nos processos. Lembre-se que marcando-a, toda vez que o sistema for executar alguma função de nota fiscal eletrônica a senha será solicitada. A opção Marcar esta chave como exportável. Isso possibilitará o backup e o transporte das chaves posteriormente deve, por segurança, estar desmarcada. A tela seguinte traz informações sobre o armazenamento do certificado. Selecione a primeira opção e clique em avançar. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

9 Clique em concluir para efetuar a instalação. Uma tela de sucesso será exibida. Se algum erro ocorrer, verifique se o usuário atual do sistema operacional é tem credenciais de administrador. Se mesmo assim o problema persistir, entre em contato com o técnico da empresa responsável pela informática. ATENÇÃO: Em versões do Windows que possuem controle de usuário (Vista, 7, 2003, 2008, etc) pode ser necessário instalar o certificado para cada uma das contas que for utilizar a nota fiscal eletrônica. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

10 REGISTRANDO ARQUIVOS NECESSÁRIOS PARA ASSINATURA ELETRÔNICA Com o certificado instalado, o próximo passo é registrar no sistema operacional dois arquivos necessários para a assinatura digital. São eles: CAPICOM.DLL e MSXML5.DLL. 1. Localize, na pasta de instalação do módulo LBCGAS Gerencial, o arquivo REGISTRA DLLS NFE.BAT. 2. Execute-o. 3. Devem ser apresentadas duas mensagens de sucesso com um texto parecido com DLLRegisterService em capicom.dll/msxml5.dll teve êxito. Se alguma mensagem de erro for apresentada, lembre-se de executar como administrador (página 6). Pronto! O certificado digital e os arquivos necessários para sua assinatura foram instalados. Reinicie o computador antes de prosseguirmos. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

11 DEFININDO ACESSO DOS USUÁRIOS AOS RECURSOS É importante, antes do início da operação com a nota fiscal eletrônica, definirmos as atribuições de cada usuário do sistema. Para configurarmos o perfil de acesso, acesse Cadastros > Usuários, selecione o usuário desejado e clique no botão perfil de acesso. Em Fiscal > Nota fiscal eletrônica (mod.55) você encontrará as opções relativas a nota fiscal eletrônica. Defina-as de acordo com o perfil de cada usuário. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

12 CONFIGURANDO O MÓDULO GERENCIAL PARA FUNCIONAMENTO COM A NOTA FISCAL ELETRÔNICA O primeiro passo para configurarmos o módulo gerencial para funcionamento com nota fiscal eletrônica é identificarmos o certificado digital que será utilizado. Acesse Utilitários > Configurações > Nota fiscal eletrônica > NFe Configurações. Na aba 1. Geral, serão apresentadas as seguintes configurações: Observe que, na parte superior da tela, é exibido o Status do módulo NFe. Se o status exibido for inativo, entre em contato com a LBC Sistemas para aquisição do mesmo. informe-se sobre a última série utilizada até o momento. Em Série atual informe o número da série a ser utilizada na emissão de notas. Se você está implantando a NFe pela primeira vez na empresa, utilize série 1. Senão, Em Ambiente atual, selecione o tipo de ambiente que será utilizado. Utilize o ambiente de homologação sempre que desejar realizar testes. Utilize o ambiente de produção apenas quando certificado que todos os testes estão OK e a empresa está apta a emitir NFe definitivamente. Em Certificado digital a ser utilizado para assinatura das notas fiscais : Clique no botão? para abrir a lista de certificados digitais instalados no sistema operacional. Serão listados todos os certificados existentes, inclusive os já expirados (em vermelho). Selecione um certificado válido e clique em selecionar. Se o certificado desejado não estiver na lista, repita os passos de instalação do mesmo como explicado nas páginas anteriores. Em Logotipo da empresa (formato BMP) utilizado para impressão da DANFE (opcional) : Informe, opcionalmente, o arquivo de imagem no formato BMP que deve ser utilizado na impressão do DANFE. Em Regime tributário, selecione o regime de enquadramento da sua empresa. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

13 Em utilizar na emissão da NFe o endereço, selecione se deseja emitir NFe informando o endereço de correspondência ou de cobrança dos clientes. Esta definição é válida para todos os clientes cadastrados. Na aba 2. WebService serão apresentados os endereços de conexão. Estes endereços são diferentes de estado para estado e são preenchidos automaticamente pelo sistema com seus valores padrões. Não será necessário alterá-los. Clicando no botão testar conexão com o webservice o sistema apresentará informações básicas retornadas pela Receita sobre o serviço. Um dos retornos desta função diz respeito a ativação ou não do serviço de emissão de notas fiscais eletrônicas. Se no retorno for informado que este serviço está inativo ou desabilitado, entre em contato com sua contabilidade e peça que regularizem esta situação. Na aba 3. Reinício de numeração definiremos o número da próxima nota fiscal a ser emitida por série e ambiente (homologação ou produção). Será solicitada a senha master do módulo NFe (esta senha foi informada no momento da aquisição do módulo). É prudente fazermos testes de todas as operações realizadas pela empresa no ambiente de homologação. Portando, crie uma numeração para este ambiente, começando na série 1 e próxima nota fiscal sendo a número 1. Após os testes, inicialize o ambiente de produção criando sua série e numeração. Será necessário também inicializarmos uma numeração para a série 900, possibilitando a a utilização do recurso de contingência SCAN (veja maiores informações na página 5). Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

14 GERANDO NOTAS PARA EMISSÃO ELETRÔNICA A emissão de notas do sistema sofreu pequenos ajustes para trabalhar com notas fiscais eletrônicas. Os procedimentos básicos para geração da nota (faturamento ou entrada/saída de mercadoria) continuam os mesmos. A única alteração foi no visual da tela de emissão de notas (exibindo modelo e série) e nas novas funções de emissão e impressão. Exemplificaremos abaixo a emissão de uma nota fiscal eletrônica a partir de um faturamento. Na tela de emissão de notas, clique no botão nova. Selecione faturamento de cliente como origem das informações. Informe o número da fatura desejada (em nosso exemplo, número 5). Informe o CFOP e a natureza de operação para emissão da nota fiscal (neste exemplo, 5929 por ser uma nota de substituição de cupons para um destinatário residente no mesmo estado do emitente). Clique em processar e aguarde o término. O conteúdo da nota será exibido na listagem com status de disponível. Neste momento o usuário deve definir se a nota fiscal será emitida eletronicamente ou impressa em formulário modelo 1/1A (se permitido para sua empresa consulte seu contador). Se desejar emitir uma nota modelo 1/1A, faça-a normalmente clicando no botão imprimir. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

15 SELECIONANDO UMA NOTA PARA EMISSÃO ELETRÔNICA Para emitir a nota fiscal eletronicamente, clique no botão Selecionar notas para a emissão eletrônica. Identifique na listagem a nota fiscal que deseja emitir. Observe que, por padrão, são listados somente notas fiscais disponíveis geradas nos últimos 30 dias. Para alterar este filtro, clique na tarja vermelha Listando notas fiscais PENDENTES geradas entre. Tecle barra de espaço em cima da nota para selecioná-la. Observe que, no momento de seleção da nota fiscal, o sistema exibiu uma mensagem de erro. Neste caso, uma revisão no cadastro do combustível álcool comum está sendo solicitada pois os campos código ANP e código NCM, obrigatórios para a emissão de NFe, não estão preenchidos. Quando um erro for apresentado identifique-o, feche a tela de seleção de notas e, após corrigi-lo, repita o passo anterior selecionando novamente a nota. Você poderá selecionar várias notas para emissão ao mesmo tempo (no nosso exemplo a listagem possui apenas a nota fiscal originada da fatura número 5). Realizadas as seleções, o sistema está pronto para comunicar com o WebService solicitando a emissão dos documentos. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

16 EMITINDO UMA NOTA FISCAL ELETRONICAMENTE Na tela de emissão de notas, clique no botão emitir eletronicamente notas selecionadas. Será exibida uma listagem com todas as notas previamente selecionadas para a emissão eletrônica. Nesta listagem serão exibidas todas as notas que estão aguardando o comando de emissão, como também notas que foram anteriormente enviadas mas não foram autorizadas devido a algum erro. Clique no botão verde emitir notas pendentes para iniciar a transação. O sistema fará a conexão e envio dos arquivos XML para o WebService solicitando a emissão das notas fiscais eletrônicas. Este processo pode demorar alguns segundos por nota fiscal pois o sistema envia a requisição e aguarda a resposta do servidor autorizando ou não sua emissão. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

17 Ao final do processamento, a coluna situação exibirá o resultado de cada transação efetivada. Em nosso caso, a NFe selecionada retornou com status de erro não emitido. Para visualizar informações detalhadas do erro, clique no botão visualizar log de envio. Quando a emissão da nota fiscal é negada, a descrição do problema é retornada pelo próprio WebService da Receita. Quando a descrição do erro não for compreendida, clique no botão pesquisar por soluções para este problema. Será aberto um documento com várias mensagens de erro e procedimentos para a solução. Se este documento não for suficiente para sanar o problema, pesquise por dicas na internet (Google). Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

18 Solucionado o(s) problema(s), volte a executar o processo de emissão de notas até que o status de emitido com sucesso seja apresentado. A nota fiscal eletrônica foi aceita e autorizada pelo WebService. Feche a tela de emissão finalizando o processo. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

19 IMPRIMINDO O DANFE Após o processo de emissão, a impressão do DANFE das notas fiscais eletrônicas autorizadas é habilitada. Na tela de emissão de notas, clique em imprimir DANFE. Informe a origem das informações (faturamento de cliente ou entrada/saída de mercadorias). Informe o intervalo da origem que deve ser impresso (no nosso exemplo, apenas a fatura de número 5). Clique em processar para visualizar o DANFE. O DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica) deve ser impresso em papel comum, preferencialmente do formato A4 e em impressora laser ou à jato de tinta. Confira as informações impressas como também as registradas no site da fazenda, informando a chave de acesso encontrada na parte superior direita do documento. Se algum problema for encontrado, você poderá proceder com o cancelamento da nota fiscal. O prazo para este cancelamento é, até 1 o de janeiro de 2011 de 168 horas (7 dias). A partir de 1 o de janeiro de 2011, este prazo passará para 24 horas. Portanto, se algum erro for detectado, não deixe de cancelar a nota fiscal imediatamente. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

20 CANCELANDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA Constatado algum erro na emissão da nota fiscal eletrônica e estando dentro do prazo limite para registro de seu cancelamento (24 horas de sua comunicação com o WebService), proceda da seguinte maneira: Na tela de emissão de notas fiscais, localize a nota fiscal que deseja cancelar e clique no botão cancelar. Será exibida uma tela solicitando o motivo de cancelamento deste documento. Informe o motivo real do cancelamento com no mínimo 15 caracteres. Clique em cancelar nota para processar. O sistema fará a comunicação imediatamente com o WebService solicitando o cancelamento. Se o cancelamento for aceito, a mensagem Nota fiscal cancelada com sucesso será apresentada e o status atual do documento será alterado para NFE-Cancelada. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

21 ENVIANDO XML E DANFE PARA O DESTINATÁRIO A legislação prevê que o emitente de notas fiscais eletrônicas deve enviar ou disponibilizar para seu cliente (destinatário) uma cópia do arquivo XML originalmente utilizado para a emissão do documento. Na opção contatos, disponível nos cadastros de clientes, fornecedores e transportadoras, você poderá configurar os s de todas as pessoas que devem receber uma cópia deste arquivo (contadores, pessoal de compras, transporte, etc). O sistema disponibiliza um serviço de envio automatizado destes arquivos para contatos ( s) da empresa previamente cadastrados. Para ativá-lo, acesse Utilitários > Configurações > Sistema > Conta de . Clique no ícone para maiores informações. Quando a configuração for realizada, acesse, na tela de notas fiscais emitidas, a opção Enviar XML/DANFE. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

22 EMITINDO NOTA FISCAL EM CONTINGÊNCIA Eventualmente, pode ser necessário emitir notas fiscais eletrônicas em modo de contingência (por problemas técnicos da SEFAZ ou de sua conexão com a internet). O sistema disponibiliza dois tipos de contingência. São elas: Contingência SCAN e Impressão do DANFE em formulário de segurança (leia sobre na página 4). Para ativar a contingência, clique no botão emitir notas pendentes através de contingência existente na tela de emissão eletrônica de notas fiscais pendentes. A tela ao lado será apresentada solicitando que você escolha o tipo de contingência que será utilizada. Esta decisão deve levar em consideração o tipo de problema em questão. Se o servidor da SEFAZ de seu estado estiver fora do ar para manutenção, utilize a contingência SCAN. Se você estiver com problemas técnicos para acessar a internet, utilize a contingência por impressão formulário de segurança (FSDA). Informe uma justificativa da entrada neste modo de operação. Esta justificativa deve ser detalhada e ter no mínimo 15 e no máximo 250 caracteres. Se o modo selecionado foi de Contingência SCAN, clique em Emitir notas pendentes para que o sistema solicite a emissão de todas as notas fiscais pendentes perante a Receita Federal do Brasil. Ao final do processo imprima normalmente o DANFE ou, caso necessário, efetue o cancelamento de notas incorretas. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

23 Se o modo de contingência selecionado foi de contingência por formulário de segurança, selecione na listagem a nota fiscal que deve ser emitida por este processo. Informe o motivo da contingência e o número da primeira via do formulário FSDA que será utilizado. Clique em Emitir nota selecionada. O sistema fará a alteração do status apenas da nota fiscal selecionada na listagem para NFE-CONTINGÊNCIA FSDA e permitirá a impressão do DANFE mesmo sem a comunicação com o WebService. Esta nota ficará pendente até que seja possível transmiti-la para a Receita, tornando-a eletronicamente válida (consulte os prazos limites desta contingência com seu contador). O DANFE deve ser impresso em duas vias de mesmo teor. Uma via deve ser armazenada pela empresa emissora e a outra entregue a empresa destino. INUTILIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO Para registrar a inutilização de um número de nota ou de uma seqüência de notas, acesse Fiscal > Nota fiscal eletrônica (mod.55) > Inutilização. Clique no botão registrar nova inutilização de numeração. Em série, informe a seriação que terá a numeração inutilizada. Em número inicial e número final, informe o intervalo de notas que devem ser inutilizadas. Muita atenção ao realizar este processo pois ele não poderá ser cancelado posteriormente. Por segurança, o sistema LBC permite a inutilização de no máximo 100 notas por vez. Portanto, se deseja cancelar um número superior a este, repita a operação o quanto for necessário. Em motivo da inutilização, descreva o motivo desta operação com pelo menos 15 caracteres. Clique em Registrar para que o sistema faça a comunicação com o WebService e retorne o resultado desta solicitação. Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

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27 PERGUNTAS E RESPOSTAS O DESTINATÁRIO DA MERCADORIA PODERÁ EXIGIR RECEBER A NOTA FISCAL EM PAPEL MODELO 1 OU 1A AO INVÉS DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA? Não, esta exigência não poderá ser feita pelos destinatários. Nos casos em que o emitente for obrigado ao uso da NF-e, a obrigatoriedade de emissão de NF-e aplica-se a todas as operações praticadas em todos os estabelecimentos, sendo vedada a emissão de nota fiscal, modelo 1 ou 1-A. Os contribuintes emitentes que não são obrigados a emitirem NF-e, pois decidiram a adoção do modelo de forma espontânea, deverão, preferencialmente, emitir NF-e, cabendo a eles a decisão da emissão da nota fiscal modelo 1 ou 1A ou Nota Fiscal Eletrônica, conforme sua conveniência. Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e, bem como nos casos de excepcionalidades definidas na legislação. (FONTE: AS EMPRESAS OBRIGADAS SERÃO CREDENCIADAS DE OFÍCIO PELA SECRETARIA DA FAZENDA OU TERÃO QUE PROVIDENCIAR SEU CREDENCIAMENTO PARA EMISSÃO DE NF-E? Com o aumento do número de segmentos obrigados, Secretarias de Fazenda credenciaram sumariamente os estabelecimentos identificados como obrigados. Esses estabelecimentos ingressarão automaticamente na fase de produção da NF-e, sendo considerados emissores voluntários até a data do início da vigência da obrigatoriedade. Iniciada a data de obrigatoriedade, cessa a voluntariedade e, com ela, a possibilidade de emitir documentos fiscais em papel, modelo 1 ou 1-A, que deverão ser substituídos, necessariamente, pela NF-e. O contribuinte que esteja obrigado a emitir NF-e, modelo 55, em substituição à nota fiscal modelo 1 ou 1-A, cujo estabelecimento, eventualmente, não tenha sido credenciado, deverá providenciar o credenciamento de seu estabelecimento, conforme procedimentos previstos no site da SEFAZ de sua circunscrição. De outro lado, o contribuinte que não pratique as atividades da obrigatoriedade mas tenha sido credenciado de ofício deverá procurar a repartição fiscal de sua jurisdição para providenciar a regularização de sua situação cadastral, modificando as atividades de seu cadastro que tenham vínculo com a obrigatoriedade para a seguir efetuar a anulação da informação de obrigatoriedade. (FONTE: Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)

28 UMA EMPRESA CREDENCIADA A EMITIR NF-E DEVE SUBSTITUIR 100% DE SUAS NOTAS FISCAIS EM PAPEL PELA NOTA FISCAL ELETRÔNICA? O estabelecimento credenciado a emitir NF-e que não seja obrigado à sua emissão deverá emitir, preferencialmente, NF-e em substituição à nota fiscal em papel, modelo 1 ou 1-A. Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e, após o início da obrigatoriedade prevista na legislação, devem emitir NF-e em todas as operações nas quais emitiriam nota fiscal modelo 1 ou 1A (salvo situações de exceção previstas na própria legislação da obrigatoriedade). No caso de a empresa obrigada ou voluntariamente credenciada emitir também cupom fiscal, nota fiscal a consumidor (modelo 2), ou outro documento fiscal (além de mod. 1 ou 1-A), deverá continuar emitindo-os, concomitantemente com a NF-e, pois a nota fiscal eletrônica substituirá apenas as operações anteriormente acobertadas por notas fiscais modelo 1 ou 1-A. (FONTE: Av. Francisco Deslandes 971 conj. 602 Anchieta Belo Horizonte Minas Gerais CEP Telefone : (31) Fax : (31)