Tutorial Portal Prestador. Módulo Oficina

Transcrição

1 Tutorial Portal Prestador Módulo Oficina V.9 03/2017

2 1 - Após o cadastro, a oficina receberá um ( Primeiro Acesso ) que irá informar o link de acesso, usuário e senha temporária. A senha temporária deverá ser trocada pelo usuário no próprio Portal em Configurações de Usuários. ACESSO AO PORTAL DE OFICINAS Prezado OFICINA XXXXX, Acesse nosso Portal de Oficinas, cumpra os 5 passos abaixo e acelere seu recebimento: Passo 1: Informe a data de início de reparos; Passo 2: Informe a data de conclusão dos reparos e entrega do veículo; Passo 3: Emita a Nota Fiscal com base nos dados fornecidos no portal e anexe seu PDF; Passo 4: Anexe 2 fotos do veículo devidamente reparado; Passo 5: Caso sua nota seja de talão, após recebimento, imprima o protocolo e envie à Tokio Marine junto à NF. Seguem seus dados de acesso ao Portal de Oficinas: URL: Login: (CNPJ da Oficina) Senha de acesso: 9S9999 Recomendamos compartilhar internamente a senha com as todas as pessoas interessadas.

3 2 A tela abaixo ilustra a página de acesso do sistema Portal Prestador. O usuário deverá inserir o login e senha informados no Primeiro Acesso. O login por padronização será o nº do CNPJ da oficina que está cadastrado na Cia. (somente os números). 3 Caso o usuário esqueça a senha, poderá recuperá-la clicando no link Esqueceu a sua senha? Clique aqui., conforme ilustra a tela acima. Na sequência, o sistema disponibilizará a tela abaixo, na qual o usuário deverá inserir o login (CNPJ) e o endereço de cadastrado na Cia. Feito isso, o usuário receberá a nova senha para acessar o Portal. 4 A tela abaixo ilustra a página inicial do Portal (Home), onde ficam localizados os links para utilização dos recursos disponíveis no sistema.

4 5 - Para pesquisar os processos, o usuário deverá clicar em Consultar Processos. A página irá disponibilizar diversas formas de busca: por período, por status, pelo nº de sinistro ou pela placa do veículo. Na parte inferior, há o grid que listará os processos localizados. Para acessar os detalhes de cada processo, o usuário deverá clicar em Clique Aqui, conforme demonstrado abaixo:

5 6 Após a realização da vistoria e a liberação dos reparos, é obrigatório que a oficina insira a data de início dos reparos do veículo, por meio do calendário disponibilizado na parte inferior, lado esquerdo da página. Caso a oficina não informe tal data, receberá diariamente alertando a respeito, e após o 5º dia útil (contados a partir da liberação dos reparos), o sistema assumirá automaticamente a data atual. IMPORTANTE: Apenas a própria oficina pode inserir e alterar a data de início dos reparos, por isso favor não abrir chamados para esse tipo de alteração. Se a data registrada estiver incorreta, basta clicar no botão Cia. (destacado no exemplo a seguir) e retifica-la. Qualquer alteração nas datas será monitorada pela

6 7 Após a inserção das datas de início dos reparos, os faróis do portal direcionarão para a próxima fase (Reparos), e um novo recado surgirá no quadro Recados para a oficina, orientando para que, tão logo sejam concluídos os reparos do veículo, a oficina atualize essa informação. Para isso, acesse o calendário disponibilizado na parte inferior, lado esquerdo da página. 8 Concluídos os reparos do veículo e data de conclusão inserida, os faróis do sistema direcionarão para a próxima fase (Entrega do Veículo). Acesse o calendário disponibilizado na parte inferior, lado esquerdo da página, e lembrese de tirar duas fotos nítidas do veículo pronto em 45º, de ângulos opostos, demonstrando o veículo reparado e com a placa visível*, como exemplo abaixo do veículo reparado, pois serão utilizadas no momento do faturamento. Por fim, deve-se inserir a data de entrega do veículo ao proprietário, na janela habilitada na parte inferior da página. *Procedimento obrigatório, que implicará na aceitação do pedido de faturamento Evite a recusa da NF**.

7 9 Após a fase de entrega do veículo, o sistema avança para a próxima etapa, Informações de Faturamento, na qual poderão ser visualizados detalhes como os valores aprovados, os dados da Cia. para efeito de emissão da nota fiscal, além de executar a solicitação do faturamento.

8 10 Ao clicar em Informações de Faturamento, a oficina poderá executar a solicitação do faturamento, anexando a nota fiscal digitalizada e as fotos do veículo reparado, gerando assim a solicitação e o protocolo de pagamento. Para que a solicitação seja efetuada com sucesso todos os campos em branco devem estar preenchidos. IMPORTANTE: os dados da Tokio Marine Seguradora S.A para fins de faturamento são disponibilizados assim que selecionado um tipo de nota. Atentar-se, pois os dados são alterados a cada processo e região. Veja exemplo na imagem abaixo:

9 10.1- Para inserir as notas, devem ser preenchidos primeiramente os dados da nota fiscal de mão de obra e, após salvar, deve-se retornar ao processo para o preenchimento da nota fiscal de peças. Logo, essa tela será preenchida duas vezes. Abaixo, instruções desta fase: IMPORTANTE: - O valor de franquia pode ser deduzido tanto da nota de peças quanto da de mão de obra, ficando esta questão a critério da oficina; - É de total responsabilidade da oficina informar a alíquota na NF de serviços, de modo a evitar deduções de imposto incorretas; - Exceto à nota fiscal conjugada, havendo nota fiscal de serviços e de peças, a oficina deve impreterivelmente, no momento do faturamento, enviar ambas as notas, liquidando em definitivo o processo; - Não cancelar nota fiscal após tê-la inserido no Portal ou após já paga pela Cia; - As notas fiscais de serviços devem ser enviadas à Cia imediatamente após a emissão, evitando autuação por parte da Prefeitura, sob pena de ser cobrado o ressarcimento desse valor. A oficina deverá selecionar o tipo de Nota Fiscal, conforme confeccionada.

10 11 Após salvar a solicitação de faturamento, será gerado um número de protocolo de faturamento da nota, informado junto a opção faturamento solicitado, conforme exemplo abaixo.

11 IMPORTANTE: Para fins de fiscalização por parte da Prefeitura, tendo sido emitida nota fiscal de talão, após o recebimento do pagamento, a oficina deve enviar urgentemente à Tokio Marine Seguradora a via original, sob pena de ser revertido à essa o valor da penalidade (caso essa venha a ocorrer). A nota fiscal original deve ser enviada preferencialmente com o protocolo acima e/ou contendo o nº do sinistro no corpo da mesma. Para tal providência, o usuário deverá retornar a tela de detalhes do processo e acessar o link Protocolo do Sinistro. O sistema gerará um documento de identificação, contendo o endereço da Caixa postal para o envio da nota. ATENÇÃO: É imprescindível o envio do protocolo a Cia. juntamente com a nota fiscal de TALÃO. Regra não se aplica a nota fiscal eletrônica reveja instrução.

12 Modelo do documento Protocolo Sinistro que deve ser enviado à Cia. junto com às notas fiscais talonárias.

13 12- Recusa de notas fiscais Veja aqui o motivo da recusa. Em caso de recusa de notas fiscais faturadas pelo Portal, surgirá no sinistro a aba faturamento recusado. Para verificar o motivo da recusa, a oficina deverá selecionar esta opção, clicando no link clique aqui, destacado na imagem acima. A recusa estará descrita no quadro Recados para oficina. A oficina deverá realizar os devidos ajustes solicitados na recusa e inserir a NF novamente, no link disponível para faturamento. IMPORTANTE: A Tokio Marine não aceita cartas de correção. Sendo assim, em caso de nota recusada por faturamento incorreto, esta deverá ser cancelada. Importante também ressaltar que, uma vez que a nota for inserida no Portal, esta não pode em hipótese alguma ser cancelada junto a prefeitura sem alinhamento prévio com a Tokio Marine. Caso o pagamento já tenha sido realizado, todo e qualquer ônus correrá por conta da própria Oficina.

14 13 Solicitação de vistoria complementar Após localizar o processo de sinistro no Portal, a oficina deverá clicar em Retorno de Vistoria e automaticamente um pedido de vistoria será disparado ao regulador. Ideal que todo complemento ocorra antes do faturamento das notas fiscais. Botão específico para solicitar vistoria complementar.

15 - Após acionar o botão Retorno de Vistoria, para confirmar o agendamento, clique em OK. IMPORTANTE: a vistoria será realizada em até 48 horas. A oficina deve respeitar prazo de realização para solicitar novo complemento.

16 14- Fale com Analista Para sanar dúvidas de qualquer processo, envie diretamente ao setor responsável por meio do Fale Com Analista. Para isso, basta selecionar o assunto sobre o qual deseja falar. Atenção: Evite o redirecionamento da solicitação e consequente demora na resposta, classificando corretamente o assunto.

17 Cada um dos assuntos demonstrados na imagem acima é encaminhado para um diferente setor e refere-se a um questionamento/problema. É importante abrir o Fale Com Analista no assunto correto, para evitar atrasos em sua resolução. Abaixo, segue detalhamento do que se trata cada assunto: - Liberação de reparos: Direcionado ao Setor de Análise Chamado deve ser aberto nesse assunto quando a oficina ainda não recebeu a liberação dos reparos, seja no ato da vistoria, por ou ainda quando o Portal se encontrar na fase Aguardando liberação de reparos, mesmo que já posse de tal liberação. - Peças fornecidas pela Cia.: Direcionado ao setor de Fornecimento de Peças Deve ser aberto apenas pelos fornecedores de peças à Cia. e somente se constatado atraso no fornecimento pela Cia. Demais chamados enviados sobre este assunto serão descartados; - Pagamento: Direcionado à Equipe de Pagamentos O chamado deve ser aberto quando há pendência ou atraso no pagamento do sinistro, para alteração de dados bancários para pagamento ou assuntos similares; Obs.: Alteração de dados bancários deve ocorrer antes do envio da NF, evitando programação em conta corrente indesejada. - Dados de faturamento: Direcionado à Equipe de Pagamentos Deve ser aberto quando há necessidade de alteração em dado cadastral da oficina, ou ainda se persistirem dúvidas sobre os dados da Tokio Marine para fins de faturamento da nota; - Dúvidas de utilização do Portal: Direcionado à Equipe de Pagamentos Deve ser aberto quando, mesmo recorrendo ao Tutorial, persistam dúvidas no manuseio da ferramenta, como inserir as datas, nota fiscal, etc; - Franquia: Direcionado ao analista Deve ser aberto quando há dúvidas especificas sobre a franquia, como isenção, divergência do valor desta no Portal x orçamento e assuntos similares; - Divergência de Valores: Direcionado ao Controle de Qualidade de Regulação (CQR) Deve ser aberto quando houver divergência entre os valores liberados no Portal x orçamento. Caso Oficina discorde do valor regulado, deve utilizar opção Retorno para nova vistoria. - Revistoria: Direcionado ao Controle de Qualidade de Regulação (CQR) Deve ser aberto havendo revistoria realizada e não transmitida, bloqueando o faturamento no Portal. Em caso de revistoria em andamento, a oficina deve aguardar a conclusão. IMPORTANTE: - Em se tratando de Oficina Referenciada e assunto diferente dos listados acima, não abrir fale com analista. O problema deverá ser reportado ao perito imagem que lhes dá assistência; - A Tokio Marine não realiza pagamentos para contas físicas. Favor informar dados bancários de contas jurídicas e vinculadas ao CNPJ faturado na nota; - Jamais abrir chamado em sinistro incorreto. Caso não localize o processo no Portal, contatar-nos através do número ; - Para solicitar a troca de oficina no Portal, se faz necessário o contatar o telefone e solicitar que o chamado seja encaminhado ao setor de troca de oficinas.

18 15- Na opção Extrato Pagamento, é possível obter, no Portal, extrato de pagamento de sinistros quitados anteriormente, porém a partir do cadastro da oficina na Cia. Caso o intervalo da pesquisa exceda a 60 dias, a Oficina deve selecionar outro período. Gerar extrato

19 15- Dados Cadastrais É de total responsabilidade da Oficina manter atualizados seus dados cadastrais, como , número de telefone, endereço e dados de conta corrente. Na aba Dados Cadastrais do Portal, é possível visualizar sua última atualização. Para solicitar qualquer alteração, entrar em contato com pelo número de nossa Central,

20 16- Em Consultar Orçamento a oficina poderá visualizar a última versão do orçamento. Para tal, basta clicar no botão indicado na imagem abaixo. Consultar última versão do orçamento. Após clicar em Consultar Orçamento clique em orçamento e procure sempre pela última versão:

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