O PROCESSO DECISÓRIO. Curso Online NAS EMPRESAS

Transcrição

1 1 O PROCESSO DECISÓRIO Curso Online NAS EMPRESAS

2 2 ESSE CURSO FOI CRIADO E É PROMOVIDO PELA INSTITUIÇÃO Todos os Direitos Reservados

3 3 _Tomada de Decisão _Decisão Organizacional _A Importância Da Informação No Processo Decisório _Tipos de Fatores Que Afetam as Decisões 1 COMO TOMAR UMA DECISÃO

4 4 O QUE É TOMADA DE DECISÃO É a escolha racional, dentre alternativas disponíveis, que se faz presente em todos os níveis da organização (estratégico, gerencial e operacional). A tomada de decisão identifica problemas e tem por objetivo criar soluções para lidar com uma situação em específico ou extrair vantagens em uma oportunidade de escolha.

5 5 DECISÃO ORGANIZACIONAL Toda organização é constituída e se desenvolve a partir de decisões que, no seu conjunto, singularizam a sua identidade e determinam cada uma de suas opções. A falta de planejamento nas empresas pode levar a decisões erradas e, inclusive, pode fazer a pessoa agir única e exclusivamente pelo impulso, sem analisar os fatores de risco e sem considerar os resultados das decisões anteriores que são de extrema importância. É algo comum, pois com o tempo escasso, costumamos tomar qualquer decisão que na hora H pareça a mais correta.

6 6 DECISÃO ORGANIZACIONAL Tomar decisões é uma atividade que praticamos diariamente, de uma forma ou de outra. Algumas podem ser triviais, como por exemplo, selecionar um sapato, escolher qual tipo de pão comer (pão de forma ou pão francês), ver um canal de TV, entre outras infinidades.

7 7 DECISÃO ORGANIZACIONAL No entanto, existem decisões que envolvem um pouco mais de seriedade por serem se tratar de algo mais complexo. As vezes, podemos até mesmo tomar a decisão de não tomar nenhuma decisão. Por isso, a habilidade de tomar decisões é uma das competências mais importantes que o gestor pode desenvolver.

8 8 DECISÃO ORGANIZACIONAL O estudo sobre o processo decisório organizacional tem sido objeto de investigação de diversos teóricos e gestores, pelo menos nos últimos 50 anos. A importância das reflexões sobre essa temática é indiscutível para a sociedade contemporânea, uma vez que as organizações necessitam cada vez mais de decisões corretas em um espaço de tempo menor.

9 9 DECISÃO ORGANIZACIONAL Muitos ao se apoiarem erroneamente no conceito de que as decisões podem esperar, acabam adiando soluções que poderiam ter sido feitas naquele espaço de tempo, ocasionando danos, que em muitos casos são até mesmo irreversíveis.

10 10 DECISÃO ORGANIZACIONAL A decisão pode ser tomada a partir de probabilidades, possibilidades e/ou alternativas. A terceira Lei de Newton já dizia que para toda ação existe uma reação e, portanto, são as reações que são baseadas as decisões. A decisão é mais do que escolher entre alternativas. É necessário prever os efeitos futuros da escolha, considerando todos os reflexos que pode causar no momento presente.

11 11 Imagine o seguinte cenário: O patrão oferece um aumento salarial de 10% para um determinado funcionário. Na hora de se tomar uma decisão deste porte, quais efeitos poderiam ser pensados como forma de prevenção?

12 12 1. ENCARGOS GERAIS (Quanto será meu novo custo trabalhista com este funcionário?) 2. PARTICIPAÇÃO/INICIATIVA/INTEGRAÇÃO (Ele continuará com o mesmo rendimento para a empresa?)

13 13 3. CONFLITOS (Será que não existem outros funcionários com mais tempo na empresa que este, e que merece tanto quanto ele? Será que isso não irá gerar insatisfação destes?) 4. FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES (Devo atribuir novas funções a ele? Ele realmente está preparado para ter mais autoridade e responsabilidades dentro da organização?)

14 14 DECISÃO ORGANIZACIONAL Na prática, o que se busca é a alternativa que, mesmo não sendo a melhor, leve para o alcance do objetivo da decisão, em detrimento da melhor alternativa. Os executivos sabem que nem sempre as decisões corretas são as mais fáceis. E também não há motivo para ficar adiando decisões que podem corrigir ou até evitar problemas. Quanto antes a decisão for tomada, mais cedo a empresa colherá os frutos.

15 15 DECISÃO ORGANIZACIONAL Um empreendedor novo no mercado, por exemplo, toma as decisões sozinho e que são de grande impacto no futuro de sua organização. Na maioria das vezes poucas são as informações relevantes disponíveis. Ele toma decisões sob pressão e estresse e conta com sua intuição e criatividade para tal. Esta capacidade de tomar decisões vem da experiência e intuição.

16 16 DECISÃO ORGANIZACIONAL Esse processo de tomada de decisão intuitivo baseada na experiência é muito eficiente quando o problema refere-se a situações familiares ao tomador de decisão. Entretanto, os problemas mais críticos numa pequena organização são aqueles para os quais as referências de experiências anteriores são nulas ou bem poucas. Por fim, a habilidade de tomar decisões depende também da informação, e esta, detém a chave para a melhor escolha possível.

17 17 Há tempos, tecnologia e informação atuam juntas no contexto empresarial. Antes, eram utilizadas de forma isolada (cada uma desempenhava seu papel e nada mais), mas com as mudanças tecnológicas no cenário global, as empresas passaram a usar a informação e a tecnologia de forma integrada, adquirindo com isso, a redução da duplicidade de dados e a rapidez no acesso as informações. A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO NO PROCESSO DECISÓRIO

18 18 A informação aliada às diversas tecnologias se tornou o maior ativo da empresa, pois as empresas que possuem maior domínio sobre a gama de informações existentes, tanto do mercado interno quanto do mercado externo, são as que possuem consequentemente também maior participação no mercado (Marketing Share).

19 19 Novos conceitos e metodologias vêm surgindo com o objetivo de aperfeiçoar e auxiliar no processo decisório. Diversas ferramentas como os Sistemas Integrados de Gestão ou ERP (Enterprise Resourse Planning), dentre diversos outros sistemas que têm por objetivo armazenar, processar e organizar as informações geradas nos processos organizacionais, agregando e estabelecendo relações de informação entre todas as áreas de uma companhia, tem sido utilizadas pelas empresas no apoio a tomada de decisão.

20 20 A informação ocupa lugar importante na formulação dos objetivos estratégicos das empresas, mas mesmo com a grande maioria das empresas possuírem algum tipo de sistema de informação, muitas delas ainda não têm seus dados focalizados em suas estratégias. As tecnologias da informação oferecem recursos computacionais para a geração de informações, e cada vez mais os sistemas de informação se aperfeiçoam.

21 21 Definitivamente, por qual motivo a informação é tão importante? O mundo business não admite mais falhas, processos demorados ou falta de inovação por parte das empresas. A empresa que deseja adquirir vantagem competitiva ou até mesmo permanecer no ambiente empresarial, deve buscar um aperfeiçoamento contínuo do seu negócio. E para aperfeiçoar é preciso conhecer. E para conhecer é fundamental ter informação.

22 TIPOS DE FATORES QUE AFETAM AS DECISÕES 22

23 23 _Métodos _Classificação _Metodologia 2 MODELOS DE DECISÃO

24 24 Muitos executivos tomam decisões, mas não sabem dizer como chegaram a elas ou quais métodos foram utilizados. A tomada de decisão deve ser minuciosamente analisada e projetada. Boas decisões envolvem uma soma de capacidade de julgamento, intuição e análise sistemática. MÉTODOS

25 25 _EXPERIÊNCIAS PASSADAS: Baseadas em modelos já utilizados e que tiveram um bom grau de eficiência em determinado momento. _EXPERIMENTAÇÃO: Baseia-se em modelos ainda não utilizados, mas que parecem ser a melhor opção. _PESQUISA OPERACIONAL: Pesquisa qualitativa, baseado em aplicações matemática para auxiliar na tomada de decisão. MÉTODOS

26 26 As decisões podem se classificar por: _NÍVEL DE IMPORTÂNCIA DENTRO DA EMPRESA: altamente importante, importante, medianamente importante, pouco importante, não importante. _ PREVISIBILIDADE: rotineira, não rotineira, inédita. CLASSIFICAÇÃO

27 27 _PROGRAMADAS: que já foram encontradas e tomadas antes. Já tem regras, procedimentos e políticas claras para a definição da resposta. Geralmente, são tomadas pelos níveis inferiores da administração. _NÃO PROGRAMADAS: são decisões novas, normalmente importantes, e não tem como conhecer os resultados exatos. Decisões tomadas pela alta gerência. Planejamento estratégico. CLASSIFICAÇÃO

28 28 _DECISÕES ESTRATÉGICAS: nível alto da administração. Determinam os objetivos da organização. _DECISÕES TÁTICAS: nível médio da administração. Determinam táticas para traçar as metas estratégicas. _ DECISÕES OPERACIONAIS: operações cotidianas. Indica como realizar as decisões táticas tomadas pela média administração. CLASSIFICAÇÃO

29 29 Um processo seguro para a tomada de decisão considera as quatro funções administrativas, essenciais ao administrador mas também a qualquer área da empresa: Objetivos Meios Planejar Organizar Pessoas Recursos Liderar Disponibilizar Recursos Dirigir Controlar Resultados Ações Corretivas METODOLOGIA

30 30 _PLANEJAR: é a base para as demais funções. O planejamento define os objetivos a seguir e como alcançá-los. Tem por objetivo dar o norte à equipe. - Para onde vamos? Em que velocidade? - Porque vamos fazer? Durante quanto tempo vamos fazer? METODOLOGIA

31 31 _ORGANIZAR: é dizer quem vai fazer o que e em que ordem. Montar equipes, destinar orçamentos. Estabelecer prioridades. Dizer o que não fazer também é importante. Deixar claro para todos o que cada um faz, quanto tempo tem para isso, como vai ser o controle e a cobrança, que recompensas estão no horizonte. É transformar o planejamento em ações objetivas e ordenadas. METODOLOGIA

32 32 _DIRIGIR: depois de saber o que fazer (planejamento) e como fazer (organização) é a hora de acionar a empresa, hora da ação. Comunicar todas as informações e diretrizes necessárias e coordenar a execução do trabalho, influenciando de modo positivo o comportamento das pessoas para que cheguem aos resultados esperados, aos objetivos propostos. METODOLOGIA

33 33 _CONTROLAR: Acompanha a evolução das atividades, verificando os resultados obtidos e os recursos usados, providenciando as correções necessárias para assegurar a realização dos objetivos. Verifica se a atividade está alcançando os resultados esperados. METODOLOGIA

34 34 3- O PROCESSO DECISÓRIO _O que é o Processo Decisório _Modelos de Tomada de Decisão Racional _Etapas Do Modelo Racional

35 35 O processo decisório é um processo organizacional de grande relevância para um gerenciamento eficaz das organizações. Trata-se do poder de escolher, em determinada circunstância, o caminho mais adequado para a empresa. É fato que para que um negócio ganhe em termos de estratégia competitiva é necessário que ele alcance um desempenho superior aos demais concorrentes, e para isso, a organização deve estabelecer uma estratégia sábia, tomando as decisões certas.

36 36 Geralmente, o processo decisório envolve as seguintes etapas: _IDENTIFICAÇÃO E DIAGNÓSTICO: Reconhecer a situação-problema e sua causa; _GERAR ALTERNATIVAS DE SOLUÇÕES: Opções 1, 2, 3(...) quantas necessárias;

37 37 _AVALIAÇÃO DAS ALTERNATIVAS: Excelente, ótima, regular, ruim, péssima; _ESCOLHA: Qual a melhor resolução possível, qual a minimamente aceitável e qual o equilíbrio entre várias metas;

38 38 _IMPLEMENTAÇÃO DA DECISÃO: Envolver as pessoas que vão implementar a decisão desde o começo; _AVALIAÇÃO: Fazer análise de eficiência da decisão implantada.

39 39 MODELO DE TOMADA DE DECISÃO RACIONAL O modelo de tomada de decisão racional é o mais sistematizado entre todos, pois pressupõe procedimentos pré-definidos, que devem ser seguidos para que se possa atingir um bom resultado. Trata-se de um ato orientado para se atingir os objetivos, por meio da solução de problemas, ou seja, é um comportamento regulado por normas e rotinas, de modo que a organização possa agir de uma maneira procedimental e intencionalmente racional.

40 40 O Modelo Racional se baseia nos seguintes apontamentos: 1. Monitorar o Ambiente Monitorar informações externas e internas da empresa 2. Definir o Problema Apontar a extensão da situação-problema 3. Especificar Objetivos da Decisão Indicar comportamentos aceitáveis para a situação 4. Diagnosticar o Problema Coletar dados e informações para conhecer o problema de forma a indicar caminhos para a solução

41 41 O Modelo Racional se baseia nos seguintes apontamentos: 5. Desenvolver Soluções Alternativas Detectar o maior número possível de soluções para o problema 6. Avaliar as Alternativas Calcular os prós e contras de cada alternativa, além da capacidade de implementação das mesmas. 7. Escolher a Melhor Alternativa Com base em todos os processos anteriores, escolher a solução mais eficiente e eficaz 8. Implementar a Alternativa Escolhida Implementação, com prazos, recursos e pessoas envolvidas, com constante avaliação e controle.

42 42 MODELO DE TOMADA DE DECISÃO RACIONAL E quando estamos em uma organização, nos deparamos com uma decisão difícil que exige mais informações e detalhes sobre ela. O que fazer? Por onde começar a pensar? Existem etapas eficazes que ajudam neste tipo de situação.

43 43 _FOCAR SEU OBJETIVO E RESULTADO: Isto irá permitir que os tomadores de decisão lembrem exatamente o que eles estão tentando realizar e isso ajuda a mantê-los em um caminho direcionado. 1 _COLETAR DADOS: Isso ajudará os tomadores de decisões ter provas mais sólidas, concretas, auxiliando na busca por uma solução. 2 ETAPAS DO MODELO RACIONAL

44 44 _IDEIAS PARA DESENVOLVER ALTERNATIVAS: Criar ideias, hipóteses, teorias e suposições que poderiam solucionar o problema de forma criativa. 3 _LISTA DE PRÓS E CONTRAS DE CADA ALTERNATIVA: Com a lista de prós e contras, você pode eliminar as soluções que têm mais prós do que contras, tornando a sua decisão mais fácil. 4 ETAPAS DO MODELO RACIONAL

45 45 _TOME A DECISÃO: Depois de analisar cada alternativa, você deve escolher aquela que terá mais vantagens (ou as que são mais significativas), apontando a solução que todos possam concordar. 5 _LOGO APÓS TOMAR A DECISÃO: Você deve programá-la imediatamente. Determinar recursos físicos e materiais. 6 ETAPAS DO MODELO RACIONAL

46 46 _APRENDER E REFLETIR SOBRE A TOMADA DE DECISÃO: Esta etapa final permite que você veja o que fez de certo e errado. É a fase na qual aprendemos com os erros, a ponto de desenvolver o que foi eficiente e remover o que foi prejudicial no resultado da decisão. 7 ETAPAS DO MODELO RACIONAL

47 47 Analisando uma Decisão _Etapas de Análise da Decisão

48 48 ANALISANDO UMA DECISÃO Este talvez seja o capítulo mais importante deste tema, pois trata do passo mais importante para a concretização dos resultados: A análise de uma decisão. Analisar a decisão é prezar pela qualidade dos resultados, é respeitar o entendimento mútuo da equipe diante da missão a ser alcançada e, por fim, é avaliar de forma séria e responsável sua escolha.

49 49 ANALISANDO UMA DECISÃO Para uma boa análise da decisão, verifique: A) QUALIDADE DO PROCESSO DECISÓRIO Todas as informações importantes foram analisadas? Analisando somente números e fatos, essa é realmente a melhor decisão?

50 50 ANALISANDO UMA DECISÃO B) IMPLEMENTAÇÃO As pessoas envolvidas entenderam a decisão? Será que elas estão realmente comprometidas? E se não tiverem e der tudo errado, qual meu plano B?

51 51 ANALISANDO UMA DECISÃO C) CUSTO Será que irei gastar realmente essa quantia de dinheiro? Além do dinheiro, quanto de energia e tempo serão gastos?

52 52 ANALISANDO UMA DECISÃO D) ENVOLVIMENTO As pessoas certas foram envolvidas e ouvidas no processo? Há alguém melhor com que posso contar para desempenhar aquela função em específico?

53 53 Enfim, vencidas as quatro fases (qualidade, implementação, custo e envolvimento), com certeza teremos uma decisão bem pensada e avaliada. Muitas pessoas acham que não há tempo para seguir um processo como esse no dia a dia das empresas. Porém, devemos nos questionar: Quanto tempo e dinheiro custam uma decisão errada? O seu dinheiro é importante. Não o desperdice!

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