CONTROLE DE ACESSOS E IDENTIFICAÇÂO NA VW-AUTOEUROPA

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1 CONTROLE DE ACESSOS E IDENTIFICAÇÂO NA VW-AUTOEUROPA 1.Todos os colaboradores, empreiteiros, fornecedores, prestadores de serviços e visitantes aquando da sua chegada a uma das Portarias da VW-AE, deverão obrigatóriamente identificar-se através de cartão ou passe válido. 2.A idade minima de admissão na VW-AE é de 18 anos. 3.O Dept. de Segurança é responsável pela emissão de todos os cartões de identificação e passes temporários usados na VW-AutoEuropa que permitem a entrada/saida da fábrica ou áreas restritas. 4.Todos os cartões de identificação e passes mencionados nesta instrucção são propriedade da VW-AE, pessoais e intransmissíveis, excepto no caso considerado em Os cartões de identificação e passes usados na VW-AE dividem-se em: 5.1.CARTÕES PERMANENTES São emitidos para todos os colaboradores da VW-AE Sempre que se justifique o Dept. de Segurança poderá emitir cartões desta categoria a colaboradores de fornecedores ou prestadores de servipos permanentes da AE, em posições de Administração ou Supervisão. Neste caso será seguida a instrucção do ponto São cartões do tipo proximidade permitindo a programação de diferentes níveis de acesso (ex: acesso c/ viatura, acesso a salas de computadores, etc). A sua passagem nos terminais de leitura permite manter uma base de dados dos seus movimentos São emitidos a pedido da Administração de Empregados dos Recursos Humanos (AE- RH), após envio para o Dept. de Segurança das listas onde constam nome, número de empregado, centro de custo e data de nascimento Estes dados constarão da base de dados do sistema de controle de acessos, afim de ser validado o cartão Os novos colaboradores serão instruidos pela AE-RH para se dirigirem à Portaria Principal afim de ser tirada foto para o cartão O acesso a áreas com restrições (ex: Salas de Computadores) será dado ao colaborador, por programação do seu cartão através do sistema informático de controle de acessos, após pedido enviado ao Dept. de Segurança por , pelo Director de Negócio da Área responsável O acesso com viatura ao interior da fábrica será dado ao colaborador, por programação do seu cartão através do sistema informático de controle de acessos, após pedido enviado ao Dept. de Segurança por , por uma das seguintes entidades: - Director de Negócio da area - Area de Recursos Humanos

2 5.1.6.CARTÕES PERMANENTES NÃO PESSOAIS São emitidos para áreas ou funções especificas (ex: visitantes, condutores de testes) por pedido via dos Directores da Area de Negócio. A sua gestão é assegurada pela área requisitante que deverá manter o registo da utilização dos cartões. 5.2.CARTÕES TEMPORÁRIOS São emitidos para todos os fornecedores/empreiteiros ou prestadores de serviços com necessidade de acesso às instalações da VW-AE, por períodos superiores a 5 dias O pedido de emissão é feito pela área responsável pelo fornecedor/empreiteiro ao Dept. de Segurança, através de , fax ou carta, indicando os seguintes dados do colaborador: -Nome completo -Nr. de BI ou Passaporte -Período de estadia -Area de trabalho e com a entrega de: -Fotocópia do BI ou passaporte -Foto actualizada Têm uma validade máxima de 3 meses, podendo o Dept. de Segurança prorrogar este prazo até um máximo de 6 meses, se a situação o justificar. Poderão ser revalidados por iguais períodos, através de pedido enviado ao Dept. de Segurança efectuado nos mesmos termos do disposto no parágrafo supra, onde constem os dados nele referidos Os pedidos de acesso serão arquivados durante o período de validade do cartão, pela empresa de Segurança, para consulta sempre que necessário Os dados constantes dos pedidos de acesso serão passados para uma base de dados gerida pela empresa de Segurança, sob supervisão do Dept. de Segurança Só são válidos após assinatura e carimbo do Coordenador do Dept. de Segurança ou do Coordenador da empresa de Segurança Só podem ser levantados na Portaria Principal, pelo seu utilizador e perante a apresentação do documento oficial com fotografia, referido no ponto O acesso com viatura ao interior da fábrica será dado ao empreiteiro/fornecedor ou prestador de serviços, após análise e aprovação do Dept. de Segurança, e só em casos de manifesta necessidade: transporte de materiais e/ou ferramentas que pelo seu peso ou dimensão não possam ser transportadas manualmente, ou deslocações frequentes ao exterior da fábrica durante o período de trabalho Só está(ão) autorizado(s) a seguir no interior da viatura o(s) seu(s) condutor(es).

3 5.2.7.Devem ser usados sempre em local visivel enquanto o empreiteiro/fornecedor ou prestador de serviços, permanecer no interior das instalações da VW-AE. 5.3.PASSES DE VISITANTE Emitidos pela empresa de Segurança a prestar serviço na VW-AE, para acessos com duração máxima de 1 dia A emissão é feita nas Portarias de acesso, após confirmação telefónica de acesso autorizado com o visitado, e exibição de documento oficial com foto, válido O pessoal da empresa de Segurança a prestar serviço nas Portarias, deverá certificar-se de que o Visitante conhece o trajecto mais seguro e directo, até ao visitado. Caso contrário, deverá der fornecido ao Visitante um pequeno esquema com indicação do trajecto Em caso de necessidade de transporte de objectos pessoais, ferramentas ou materiais, os Visitantes deverão ser alertado para a instrucção DRH-D-I010 e respectivo formulário DRH-D-S Os Visitantes deverão ser alertados para a obrigação do cumprimento das regras de segurança existentes na AE O acesso com viatura ao interior da fábrica será dado ao visitante, só em casos de manifesta necessidade: transporte de materiais e/ou ferramentas que pelo seu peso ou dimensão não possam ser transportadas manualmente Só está(ão) autorizado(s) a seguir no interior da viatura o(s) seu(s) condutor(es) A empresa de Segurança registará a entrada/saida das viaturas em formulário adequado onde conste: -Nome do condutor -Nr do BI ou Passaporte -Nome da empresa -Matricula do veiculo -Hora de entrada/saida -Justicação de entrada Os formulários de registo de entrada/saida de viaturas serão arquivados por 6 meses pela empresa de Segurança, para consulta sempre que necessário Devem ser usados sempre em local visivel enquanto o empreiteiro/fornecedor, prestador de serviços ou visitante, permanecer no interior das instalações da VW-AE No final da visita, o visitado regista a hora e assina o impresso do visitante. O impresso é entregue à saida, ao pessoal da Segurança de serviço na Portaria que o deverá juntar á sua cópia para futura consulta se necessário Os Passes de Visitante serão arquivados por 6 meses pela empresa de Segurança, para consulta sempre que necessário 6. ÁREAS DE ACESSO RESTRITO TEMPORÀRIO 6.1.O Dept. de Segurança poderá temporáriamente e a pedido do Director de Negócio da Área, providenciar um serviço de controlo de acessos para determinada área, através de um sistema de identificação manual e com presença de pessoal adicional da Segurança

4 6.2.É responsabilidade da area requisitante o fornecimento da lista de pessoal com acesso autorizado, e da sua actualização. 7.Após identificação como tal os colaboradores de fábricas da VW, Audi, Seat e Skoda, ou outras empresas do grupo VW, terão direito a entrada directa na VW-AE, podendo no entanto ser exigida sempre que se ache necessário, a razão da visita e/ou nome do visitado A entrada de viatura estará condicionada à demonstração através do cartão de identificação da empresa, do grau de manager 8.Não são permitidas visitas de familiares, amigos ou conhecidos de colaboradores da VW- AE ou empreiteiros/fornecedores e prestadores de serviços, excepto por razões de ordem profissional directamente relacionadas com a VW-AE. 9.Após identificação como tal os membros de: -Policia de Segurança Publica -Guarda Nacional Republicana -Policia Judiciária -Inspectores Governamentais terão direito a entrada directa na VW-AE, devendo a empresa de Segurança de imediato avisar o responsável do Dept. de Segurança. 10.Sempre que solicitado por elemento da Segurança devidamente identificado, os colaboradores da VW-AE, empreiteiros/fornecedores, prestadores de serviços ou visitantes, no interior da propriedade da VW-AE, são obrigados a identificar-se devidamente. 11.Todos os colaboradores, empreiteiros/fornecedores, prestadores de serviços e visitantes deverão ter em conta que após a estadia nas instalações da VW-AE estão sujeitos ao Procedimento de Auto-Revistas. 12.Perante o não cumprimento de alguma das alíneas desta instrucção, ou sempre que a situação o exija, o Dept. de Segurança reserva-se o direito de cancelar ou impedir a entrada de colaboradores, empreiteiros/fornecedores, prestadores de serviços e visitantes, podendo para esse efeito ser apreendido o cartão de identificação ou Passe de Visitante 13.Sempre que a situação o justifique o Dept. de Segurança reserva-se o direito de abrir excepções a esta instrucção. 14.VESTUÁRIO DE IDENTIFICAÇÂO DE FORNECEDORES/EMPREITEIROS 14.1.Durante a prestação dos serviços na VW-AE, os colaboradores dos fornecedores/empreiteiros ou prestadores de serviços terão de usar uma identificação visivel no vestuário, com o nome ou simbolo da empresa. A VW-AE sugere o nome ou símbolo aposto na frente ou costas, do blusão ou camisola. Não são aceites chapéus, como identificação da empresa.

5 14.2.Não é obrigatória a utilização de um vestuário/uniforme completo da empresa, no entanto o fornecedor/empreiteiro ou prestador de serviços, deverá providenciar para todos os seus colaboradores o mesmo tipo de peça de vestuário: camisolas, casacos, etc O vestuário standard da empresa deverá estar de acordo com as regras de Segurança, em vigor na VW-AE O vestuário da empresa do fornecedor/empreiteiro não pode ser igual ou similar ao utilizado pela VW-AE, de modo a não criar confusão. 15.VIATURAS DE SERVIÇO DOS FORNECEDORES/EMPREITEIROS 15.1.O acesso com viaturas de serviço ao interior das instalações da VW-AE, tal como descrito nos pontos e 5.3.3, só poderá ser autorizado desde que a mesma pertença a uma marca do grupo VW (ex: VW, Seat, Skoda, etc) Sempre que a situação se justifique, o Dept. de Segurança poderá autorizar a entrada de viaturas de outras marcas As regras constantes do presente documento entrarão em vigor a partir do dia 1 de Janeiro de 2002