APOSTILA DE EXCEL 2007 PARTE II. Professores: Mônica Mara Tathiana da Silva

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1 Associação Educacional Dom Bosco Faculdades de Engenharia de Resende APOSTILA DE EXCEL 2007 PARTE II Professores: Mônica Mara Tathiana da Silva Resende 2011

2 Excel Avançado O Excel é um programa muito utilizado pelas empresas e conhecer seus recursos de maneira abrangente permitirão organizar, planejar, analisar e apresentar as informações de forma organizada e com excelente aproveitamento do tempo. Neste 4º bimestre iremos aprimorar os conhecimentos aprendendo recursos para agilizar e facilitar o trabalho com as planilhas. Os principais recursos abordados serão: utilização de funções de procura (PROCH e PROCV), criação de formulários, filtragem de dados, construção de relatórios usando tabela dinâmica e gráficos dinâmicos e gravação de macros.

3 SUMÁRIO Função PROCV no Excel Formulários... 3 Como criar Formulários no Excel Tabela Dinâmica Criando tabelas dinâmicas Adicionando filtros Gráfico Dinâmico Considerações Macros Excel Teclas de atalho Teclas de atalho combinação com CTRL Teclas de função Outras teclas de atalho úteis Referências... 47

4 Função PROCV no Excel 2007 O Excel possui inúmeras funções que facilitam muito o nosso trabalho. Há momentos em que apenas referenciar uma célula não resolve nosso problema ou não oferece a solução desejada, sendo necessário buscar informações em uma sequência de células, a fim de encontrar aquele dado que atende às nossas necessidades. Se a procura for feita verticalmente, devemos usar a função PROCV. A sintaxe da função PROCV (procura vertical) é a seguinte (é a mesma no Excel 2003 e Excel 2007): PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;intervalo) =PROCV(BuscaOQue;TabeladeBusca;Coluna;lógico) Onde: valor_procurado: é o critério utilizado na procura matriz_tabela: é todo o intervalo de dados, compreendendo linhas e colunas núm_índice_coluna: é a coluna que contém o valor a ser retornado. A primeira coluna tem valor 1, a segunda 2, a terceira 3, e assim sucessivamente. intervalo: define a precisão da procura. Pode ser 0 ou 1. Sendo: 0: retorna um valor exato 1: retorna um valor aproximado Nota: o valor a ser procurado sempre deve estar na primeira coluna, caso contrário a função PROCV não irá funcionar. Tutorial PROCV 1. Monte a seguinte estrutura no seu Excel 2007 ou 2003: 2. Selecione a célula E4, e insira a seguinte função: =PROCV(D4;A2:B8;2;0) 1

5 2.1. Se preferir, use o assistente de função (vá até a aba Fórmulas, no Excel 2007, em seguida clique em Inserir função e pesquise pela função PROCV). Confira a tela do assistente: 4. Se tudo deu certo, na célula E4 você estará vendo a mensagem #N/D. Essa mensagem de erro está aparecendo porque ainda não definimos o valor a ser procurado. Então vamos informar um valor. Na célula D4, digite o número 1, e veja o resultado. 5. Na célula D4 vá digitando o código de cada um dos produtos, e perceba na célula E4 os valores vão mudando de acordo com o código informado, ou seja, vai exibindo o nome dos produtos de acordo com o código. 2

6 Formulários Os botões relacionados a formulários, no Excel 2007, ficam na guia Desenvolvedor. O problema é que essa guia, por padrão, não é exibida. Para que ela apareça, siga esses passos: Pressione o botão do Microsof Office Pressione o botão "Opções do Excel" Na janela que aparece, marque a opção "Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções" 4) Aperte OK Pronto, agora você pode acessar a guia Desenvolvedor na Faixa de Opções, e inserir seus formulários normalmente. Como criar Formulários no Excel 2007 Muitas pessoas que se interessam pelo Excel tem dúvidas quanto a criação de formulários no Excel Um formulário permite a entrada de dados numa planilha, clicando nas opções ao invés de digitar tudo. É possível criar menus drop down, botões 3

7 de opção, caixas de combinação e muito mais. Tudo com comandos pré-definidos. Esse processo além de mais prático, pois evita a digitação, é também mais seguro, pelo fato de o usuário acrescentar o valor preestabelecido. Vejam o exemplo do nosso formulário abaixo. Todo o controle de compra de um computador pode ser feito em formulário e os itens são habilitados com um clique do mouse. Aqui nesse exemplo só constam alguns itens, é só pra começar a entender como estruturar um formulário. Criaremos um formulário como apresentado acima usando os controles de Formulário da nova barra Desenvolvedor. Para inserção de botões de controle de formulários, é necessária a criação de Caixas de Grupo, pois esses controles de formulários só funcionam em grupos que se destinam a funções semelhantes. Então para cada grupo de botões de controle criaremos uma caixa de grupo própria. Selecione de A1 até J22 para criar um fundo do formulário. Isso é opcional mas fica bem mais bonito. 4

8 Escolha uma cor para o fundo do formulário. Escolhemos esse Azul. Clique em qualquer célula para remover a seleção. Aumente a altura da linha ( posicione o cursor na linha divisória entre o 1 e o 2, quando o cursor se transformar numa seta dupla, clique, segure apertado e arraste até a altura desejada) 5

9 Selecione o intervalo de A1 até J1 e depois clique no botão Mesclar e Centralizar. Esse marcado em vermelho... Agora você pode digitar um título (Rótulo de Colunas) para seu trabalho. Que tal "Venda de Computador"? Vamos começar a dar forma com a Caixa de Grupo do Processador. Clique na Guia Inserir e nos controles de formulário escolha Caixa de Grupo. 6

10 Clique no início (à esquerda) do fundo azul, segure apertado e arraste até definir o tamanho desejado para a caixa de grupo dependendo dos elementos que serão inseridos nela. Clique sobre o nome Caixa de Grupo e renomeie a caixa para Processador Nessa caixa de grupo, iremos inserir os botões de opções para escolha do Processador. Lembrando que esse botão de opção é de seleção única. Ou seja, usando o botão de opção só é possível marcar um item por vez. Até porque nesse caso, um computador não teria dois processadores então optamos por apenas um item assinalado nessa caixa de grupo. Clique no Botão de Opção... Desenhe esse botão dentro da caixa de grupo (isso é muito importante porque faz com que a opção seja reconhecida como componente da caixa de grupo) o botão da primeira opção para escolha do Processador. Digite um nome para a opção e posicione no inicio da lista. Todo o processo deverá ser repetido em cada opção dessa caixa para os outros modelos de Processadores. 7

11 Você pode dimensionar a caixa de grupo clicando no contorno e depois usando as alças (bolinhas brancas) para aumentar e diminuir. Para movimentar e alinhar pelo teclado, clique com o botão direito do mouse na borda da caixa, clique depois botão esquerdo (também na borda) e use as setas de direção do teclado. Para remover a seleção clique fora da caixa. Para dar um efeito de 3D, clique com o botão direito do mouse no contorno da caixa, escolha Formatar Controle. Depois habilite a opção Sombreamento em 3D. Agora vamos repetir todo o processo e criar a Caixa de Grupo das Memórias. Desenhe a caixa de grupo e depois insira novos botões de opção para que o usuário escolha a quantidade de memória desejada. 8

12 Na terceira caixa de Grupo, os Acessórios: Crie a caixa de Grupo, defina um tamanho para caber seis opções de Acessórios. Essas opções serão escolhidas com uma caixa de Seleção. Clique na Caixa de Seleção. Clique dentro da caixa de grupo Acessórios e digite os nomes, faça os alinhamentos. Importante: A caixa de seleção de uma opção, não deve sobresecrever outra, senão selecionará as duas opções simultaneamente na hora de utilizar o formulário. No final deverá ficar assim: Agora vamos à área de cálculos. Digite o texto conforme a figura abaixo. As caixas em branco são apenas células com contorno preto e fundo branco. Observe que tem uma caixa de grupo em volta e dois botões de opção: À vista e À Prazo. No Local da Entrega tem uma Caixa de Combinação, essa por enquanto não precisa fazer. Vamos à segunda parte que é criar a base de dados. Abaixo está a base de dados que deve ser digitada para que o formulário, através de dígitos de controle, resgate os valores dos componentes. Digite a base e siga rigorosamente as linhas e colunas definidas na tabela. 9

13 Agora: Os cálculos Clique com o botão direito sobre o item AMD Athlon XP e escolha Formatar Controle. Na opção Valor está habilitado Não Selecionado que corresponde a atual situação botão do processador AMD Athlon XP. 10

14 Clique no botão Recolher (o botão com setinha vermelha) para associar a opção do botão com uma célula. Clique na célula O4 para inserção do digito de controle da opção. Clique no botão Recolher novamente para retornar à tela anterior e confirme OK. Veja que assinalando a primeira opção dos processadores, na célula do digito de controle aparece o número 1. Se for marcada a segunda opção da lista (Intel Core2Duo) aparecerá o número 2 nessa mesma célula indicando que agora a segunda opção da Caixa de Grupo foi escolhida pelo usuário. O que são e para que servem os Dígitos de Controle: Na caixa Processador, o primeiro item da lista é AMD Athlon XP. Se essa opção for escolhida com um clique do mouse, a célula do dígito de controle deve registrar o número 1, se for escolhido Intel Core2Duo, que é a segunda opção da caixa, a célula do dígito de controle deve registrar o número 2 e assim sucessivamente, não importando quantos itens existem dentro da caixa grupo. Apenas as opções devem ser criadas na ordem em que estarão na caixa de grupo, pois esse dígito de controle resulta na ordem crescente de criação da opção. 11

15 Para a Caixa de Grupo Memórias, repita os procedimentos anteriores: Clique com o botão direito sobre o item 2 Gb e escolha Formatar Controle. Na opção Valor está habilitado Não Selecionado que corresponde a atual situação botão da memória de 2Gb DDR2 Clique no botão Recolher (o botão com setinha vermelha ) para associar o opção do botão com uma célula. Clique na célula O8 para inserção do digito de controle da opção. Clique no botão Recolher novamente para retornar à tela anterior e confirme OK. Se for marcada a segunda opção da lista (4Gb) aparecerá o número 2 nessa mesma célula indicando que agora a segunda opção da Caixa de Grupo foi escolhida pelo usuário.na caixa Acessórios, são Caixas de Seleção que oferecem as opções de 12

16 escolha. Nesse caso, é necessário clicar botão direito e escolher cada célula de controle individualmente. Caixas de Seleção não resultam em valores numéricos como 1, 2 ou 3, mas uma resposta lógica Verdadeiro para assinalado e Falso para não assinalado. Ex: Ao clicar com o botão direito em Web Cam, escolher a célula ao lado de Web Cam na base de dados, como exemplo da figura acima, clicar botão direito em Pen-drive e escolher a célula ao lado de Pen-Drive na base para o controle e assim por diante. No final teremos o valor lógico VERDADEIRO para os itens assinalados na lista e FALSO para os itens não assinalados. 13

17 Agora as fórmulas: Clique na célula em branco ao lado da palavra processador e digite: =SE(O4=1;N4;SE(O4=2;N5;N6)) Que diz o seguinte: Se a célula O4 for igual a 1, então insira aqui o valor contido em N4, SE a célula O4 for igual a 2, então insira aqui o valor contido em N5, SENÃO, insira o valor de N6. Se marcarmos a primeira opção do formulário, então a célula de controle vai registrar 1 e se for 1 o valor é de O4 ou seja R$190,00...Se for 2, então é R$ 258,00 senão R$ 289,00. Clique na célula em branco ao lado da palavra Memórias e digite: =SE(O8=1;N8;SE(O8=2;N9;N10)) Se a célula O8 for igual a 1, então insira aqui o valor contido em N8, SE a célula O8 for igual a 2, então insira aqui o valor contido em N9, SENÃO, insira o valor de N10. Agora vamos às fórmulas para verificar a validação das Caixas de Seleção dos Acessórios, onde a resposta é Verdadeiro para os itens habilitados e Falso para os itens não habilitados. Clique na célula ao lado dos Acessórios e digite a fórmula com a função SOMASE: =SOMASE(O12:O17;VERDADEIRO;N12:N17) O Excel busca os valores Verdadeiros (habilitados) de O12 até O17 e quando os encontrar, somará os valores correspondes nas mesmas linhas de N12 até N17. Agora clique como botão direito do mouse no Botão de Opção A Vista e escolha formatar controle. 14

18 Escolha uma célula na base de dados que não esteja sendo usada e defina como célula de controle da forma de pagamento. Pode ser P16, abaixo da lista das cidades. Clique OK. Clique na célula em branco ao lado do "À Vista" e digite a fórmula: =SE(P16=1;SOMA(C11;F11;I11);"") SE P16 for igual a 1 (À vista) então some Processador+Memórias+Acessórios, Senão deixe a célula VAZIA. Clique na célula em branco ao lado do "À Prazo" e digite a fórmula: =SE(P16=2;SOMA(C11;F11;I11);"") SE P16 for igual a 2 (À Prazo) então some Processador+Memórias+Acessórios, Senão deixe a célula VAZIA. - A célula da entrada deixe em branco, afinal a gente não sabe quanto o cliente quer pagar na entrada. - Na célula Saldo, o cálculo do valor total da compra menos a entrada; =SE(P16=2;F14-C16;0) Se a célula P16 tiver o valor 2, então o cliente vai pagar em parcelas, então faça o cálculo do valor da compra menos a entrada, senão deixe 0 (Zero) 15

19 Na célula Número de Parcelas, deixe em branco mas vamos pôr uma validação para o máximo de 10 parcelas Clique na célula em branco ao lado de Número de Parcelas e clique na Guia Dados > Validação de Dados: - Escolha um número inteiro... - Mínimo 2 (porque se for em 1 parcela ele está pagando à vista) - Máximo 10. Clique em Alerta de Erro e escreva uma mensagem ao usuário desatento... 16

20 Na célula Valor Base da parcela, vamos apenas dividir o saldo pelo número de parcelas: =F16/I16 Nos Juros vamos aplicar três alíquotas diferentes, dependendo do número de parcelas: De 2 a 4 = 1,75% De 4 a 7 = 2,75% De 7 a 10 = 3,5% Olha a fórmula aí: =SE(I16<4;1,99%;se(i16>=7;3,5%;2,75%)) SE o Número de Parcelas (I16) for menor que 4, então 1,99% SE o Número de Parcelas (I16) for maior ou igual a 7, então 3,5%% SENÃO ( se não for nenhuma das opções anteriores) 2,75% No valor final da Parcelas, multiplique o valor base das parcelas pelo juro, mais o próprio valor das parcelas. Resultará no valor base já adicionado o juro. No Valor final da compra, use a fórmula: =SE(P16=2;I18*I16+C16;C14) SE a compra foi a prazo (P16 =2), então multiplique o I18 (Valor final das parcelas) pelo I16 (quantidade de parcelas) e some ainda o C16 (a entrada), SENÃO mostre aqui o valor do C14 (Valor à vista). Para concluir o formulário precisamos inserir mais um controle chamado de Caixa de Combinação para selecionar o local da entrega da mercadoria comprada. Na Guia Desenvolvedor, clique em inserir e nos controles de formulário escolha Caixa de Combinação. Desenhe a caixa de combinação ao lado da célula "Local da Entrega".. 17

21 Clique com o botão direito do mouse sobre a caixa de combinação e escolha Formatar Controle. Configure as opções: Intervalo de Entrada: Esse intervalo relaciona as células que contém a lista que fará parte das opções da Caixa de Combinação. No nosso caso as cidades que serão escolhidas com um clique do mouse. Vínculo com a célula: Devemos indicar a célula que deverá exibir o dígito verificador que indica o item selecionado na lista. Exemplo: Se na caixa de combinação do formulário for selecionado "Jussara - GO", essa célula exibirá o número 1, pois começando pela primeira cidade, Jussara é a primeira entrada de lista. Linhas Suspensas: Quantos itens serão exibidos sem usar a barra de rolagem. Se sua lista contém 9 entradas, mude para 9 o número de linhas suspensas, assim o Excel não exibe a barra de rolagem vertical. Clique Ok para aplicar as configurações. Agora vamos testar nossa lista no formulário. Clique na caixa de combinação e escolha um outro item da lista. 18

22 Veja que Belo Horizonte é o quarto item da lista, então a célula registra 4. Esse tipo de controle poderia ser usado aqui como um critério para cobrar frete de acordo com a distãncia do cliente ou meramente informativo. A intenção aqui foi demonstrar como funciona uma lista de formulário. Após o trabalho concluído, desabilite a visualização das linhas de grade do Excel, elas servem como guias no momento de organizar e alinhas as caixas, mas depois podem ser desligadas. Clique na Guia Layout da Página, Opções de Planilha e desmarque a opção Exibir nas linhas de Grade. 19

23 Tabela Dinâmica O programa Microsoft Excel é bastante utilizado por diversos tipos de pessoas e para variadas finalidades. Com ele, é possível criar simples tabelas de horários escolares, por exemplo, até mesmo complexos bancos de dados. Contudo, no caso dos bancos de dados, quanto maior for o seu tamanho e a quantidade de informações contidas, mais difícil será para gerenciá-lo e até mesmo para realizar buscas por dados. Neste caso, você poderá criar tabelas dinâmicas para facilitar a comparação, elaboração de relatórios e acesso aos dados de suas planilhas. Além disso, com ela ficará mais fácil também a reordenação de linhas e colunas em suas tabelas. Criando tabelas dinâmicas O primeiro passo é abrir o arquivo com a tabela que você deseja transformar em tabela dinâmica. Selecione o campo da tabela com o mouse. 20

24 Agora, clique na guia Inserir e depois em Tabela Dinâmica e então surgirá uma nova janela em sua tela. Nela, você poderá alterar os campos que farão parte de sua nova tabela e também definir o local aonde ela será criada (na mesma ou em uma nova planilha). Além dos campos em sua própria planilha, é possível também selecionar fontes externas, para isso, clique em Usar uma fonte de dados externa e então escolha a 21

25 partir de onde virão os dados de sua nova tabela dinâmica. Depois disso, clique em OK. Sua tabela dinâmica está pronta. A partir de agora, para acessar os valores e dados, clique sobre a tabela e então selecione tudo o que deseja analisar. 22

26 Com este tipo de tabela, você poderá comparar dados facilmente, como no exemplo abaixo, quando foram selecionados os dados de somente três pessoas: Ainda na barra do lado direito, você poderá mover os dados entre os campos Filtro de Relatórios, Rótulos de Coluna, Rótulos de Linha e Valores. Acessando as opções da tabela dinâmica (Tabela Dinâmica > Opções > Opções), você poderá alterar algumas configurações de sua planilha, como impressão, definições de exibição, layout, filtros e dados. 23

27 Adicionando filtros Para melhor analisar os dados, você pode adicionar filtros para poder reduzir a visualização de dados a algo mais específico. Para isso, clique sobre a guia Rótulos de Linha para que seja aberto o seu menu, depois vá em Filtro de Valores e escolha o tipo de filtro que deseja aplicar. 24

28 Veja um exemplo com o filtro É Maior do que aplicado com o valor : Outro tipo de filtros são os Filtros de Rótulos, estes relativos aos rótulos da sua tabela. No nosso exemplo, os rótulos são os meses. Esta função também será bem útil no caso de tabelas com um grande número de dados e informações. Você pode ainda utilizar seus próprios dados como filtros para comparação na tabela. Por exemplo, arraste qualquer um dos dados da aba direita para o campo Filtro de Relatório e então ele aparecerá em cima da sua tabela. 25

29 Clique para abrir sua guia e então selecione o valor que deseja utilizar como referência. Desta forma, você pode selecionar um ou vários itens (no caso de nosso exemplo, meses) para filtrar e comparar com os demais dados informados na tabela. 26

30 Gráfico Dinâmico O procedimento para criar um gráfico dinâmico é quase igual ao relatório de tabela dinâmica, basta escolher os campos que você necessite (no caso Vendedor e Valor) que o Microsoft Excel irá construir o gráfico, conforme a figura abaixo. Considerações Apesar de nosso exemplo ser uma tabela pequena, este recurso é bastante interessante para bancos de dados com muitas informações, onde a simples visualização é prejudicada pela grande quantidade de informações. De qualquer maneira, este recurso é indicado para qualquer um que queira gerar relatórios de maneira eficiente e precisa, sem que para isso tenha muito trabalho. 27

31 Macros Excel Clique na aba desenvolvedor, selecione o item criar macro no canto esquerdo. Esta é uma macro de gravação, portanto, a caixa abaixo se abrirá: Observe que no campo nome da macro, você deve colocar o nome para o botão que irá executar a função desejada. Quando terminar de colocar o nome da macro, clique em ok. Automaticamente começa a gravação da sua macro! Faça todo procedimento que deseja que a macro realize e ao finalizar clique no quadrado azul da figura abaixo: 28

32 Tendo clicado no botão acima, será necessário atribuir a macro gravada a um botão para que o mesmo execute sua macro. Para criar esse botão, você tem várias opções: Escolher nas AutoFormas algum dos desenhos para fazê-los de botão. Você encontrará as AutoFormas acessando o menu Inserir -> Formas. Escolher no formulário (aba desenvolvedor) o ícone botão, que automaticamente já abre a caixa de gravação / atribuição de macros; o mesmo caminho utilizado para criação de formulários. 29

33 Escolhido o botão que receberá a macro, clique com o botão direito sobre o mesmo, em seguida, clique em atribuir macro. Escolha a macro gravada que o botão irá receber. Clique em ok Toda macro é gravada dessa maneira, mas tenha cuidado, pois ela executará exatamente o que foi gravado. Caso tenha feito alguma operação errada, você poderá excluí-la e gravar novamente. No exemplo abaixo temos uma planilha com nomes e endereços: 30

34 Vamos criar uma macro que coloque em ordem crescente e outra que organize em ordem decrescente. Primeiramente crie os botões que irão receber sua macro. Ordem Crescente Ordem Decrescente Selecione para gravar nova macro (botão na aba Desenvolvedor) Escolha o nome que dará para a macro, nesse caso: btn_ordenar_crescente. Lembrese que ao clicar em ok, sua gravação já está iniciada! 31

35 Selecione toda a planilha, vá até o menu Dados, clique em classificar, escolha a coluna dos nomes, clique em crescente. Mande parar a macro, conforme seqüência abaixo: Feito isso, atribua a macro aos botões que criamos no início desse exercício. Clique com o botão direito do mouse sobre o botão criado e selecione atribuir macro e escolha o nome da marco que foi criada, clique em ok e ela já estará funcionando. 32

36 Agora faça a mesma operação para colocar em ordem descrescente. Você já aprendeu a criar gráficos, não é!? De posse da tabela fornecida, crie um gráfico pizza em outra planilha. De volta à fonte das informações, crie um botão (ou uma figura do clip art) para receber a macro que nos levará ao gráfico (menu Inserir) 33

37 Inicie a gravação da macro seguindo os passos anteriormente fornecidos, clique na aba da plan2 novamente e pare a gravação. Ao iniciar a macro, clique em Plan2 e pare a gravação. 34

38 Volte para Plan1 e atribua a macro ao botão que você criou no inicio desse exercício, clique em ok e execute. Agora faça um botão para voltar para a Plan1, seguindo os mesmos passos do botão para ir ao gráfico. Façamos um botão para ocultar e reexibir linhas. A criação da macro é feita da mesma forma que as anteriores; ao iniciar a gravação da sua macro (não esquecendo de renomear), selecione as linhas da tabela, clique com o botão direito e selecione ocultar. 35

39 Tendo feito isso, pare a gravação da macro. Clique com o botão direito sobre o botão criado e atribuir macro. Posteriormente crie um botão para reexibir, fazendo da mesma forma, apenas selecionando reexibir ao invés de ocultar. As macros de gravação são práticas e fáceis, sendo possível criar diversos tipos de botões funcionais que facilitam grandemente a vida do usuário do Excel. É válido lembrar que a macro executa exatamente aquilo que você gravar, portanto, se gravar algo que não estava no escopo. a macro irá executar da mesma maneira, sendo necessário apagar e regravar. 36

40 Teclas de atalho Teclas de atalho combinação com CTRL TECLA CTRL+SHIFT+( CTRL+SHIFT+) CTRL+SHIFT+& CTRL+SHIFT_ CTRL+SHIFT+~ CTRL+SHIFT+$ CTRL+SHIFT+% CTRL+SHIFT+^ CTRL+SHIFT+# CTRL+SHIFT+! CTRL+SHIFT+* CTRL+SHIFT+: CTRL+SHIFT+" CTRL+SHIFT+Mais (+) DESCRIÇÃO Exibe novamente as linhas ocultas dentro da seleção. Exibe novamente as colunas ocultas dentro da seleção. Aplica o contorno às células selecionadas. Remove o contorno das células selecionadas. Aplica o formato de número Geral. Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses) Aplica o formato Porcentagem sem casas decimais. Aplica o formato de número Exponencial com duas casas decimais. Aplica o formato Data com dia, mês e ano. Aplica o formato Hora com a hora e os minutos, AM ou PM. Aplica o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores negativos. Seleciona a região atual em torno da célula ativa (a área de dados circunscrita por linhas e colunas vazias). Em uma tabela dinâmica, seleciona o relatório inteiro. Insere a hora atual. Copia o valor da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas. Exibe a caixa de diálogo Inserir para inserir células em branco. 37

41 CTRL+Menos (-) CTRL+; CTRL+` CTRL+' CTRL+1 CTRL+2 CTRL+3 CTRL+4 CTRL+5 CTRL+6 CTRL+8 CTRL+9 CTRL+0 CTRL+A Exibe a caixa de diálogo Excluir para excluir as células selecionadas. Insere a data atual. Alterna entre a exibição dos valores da célula e a exibição de fórmulas na planilha. Copia uma fórmula da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas. Exibe a caixa de diálogo Formatar Células. Aplica ou remove formatação em negrito. Aplica ou remove formatação em itálico. Aplica ou remove sublinhado. Aplica ou remove tachado. Alterna entre ocultar objetos, exibir objetos e exibir espaços reservados para objetos. Exibe ou oculta os símbolos de estrutura de tópicos. Oculta as linhas selecionadas. Oculta as colunas selecionadas. Seleciona a planilha inteira. Se a planilha contiver dados, CTRL+A seleciona a região atual. Pressionar CTRL+A novamente seleciona a região atual e suas linhas de resumo. Pressionar CTRL+A novamente seleciona a planilha inteira. Quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula, exibe a caixa de diálogo Argumentos da função. CTRL+SHIFT+A insere os nomes e os parênteses do argumento quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula. 38

42 CTRL+N CTRL+C CTRL+D CTRL+F CTRL+G CTRL+H CTRL+I CTRL+K CTRL+N CTRL+O CTRL+P Aplica ou remove formatação em negrito. Copia as células selecionadas. CTRL+C seguido por outro CTRL+C exibe a Área de Transferência. Usa o comando Preencher Abaixo para copiar o conteúdo e o formato da célula mais acima de um intervalo selecionado nas células abaixo. Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guialocalizar selecionada. SHIFT+F5 também exibe essa guia, enquanto SHIFT+F4 repete a última ação de Localizar. CTRL+SHIFT+F abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada. Exibe a caixa de diálogo Ir para. F5 também exibe essa caixa de diálogo. Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guiasubstituir selecionada. Aplica ou remove formatação em itálico. Exibe a caixa de diálogo Inserir Hiperlink para novos hiperlinks ou a caixa de diálogo Editar Hiperlink para os hiperlinks existentes que estão selecionados. Cria uma nova pasta de trabalho em branco Exibe a caixa de diálogo Abrir para abrir ou localizar um arquivo. CTRL+SHIFT+O seleciona todas as células que contêm comentários. Exibe a caixa de diálogo Imprimir. CTRL+SHIFT+P abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada. 39

43 CTRL+R CTRL+B CTRL+T CTRL+S CTRL+V CTRL+W CTRL+X CTRL+Y CTRL+Z Usa o comando Preencher à Direita para copiar o conteúdo e o formato da célula mais à esquerda de um intervalo selecionado nas células à direita. Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, local e formato atual. Exibe a caixa de diálogo Criar Tabela. Aplica ou remove sublinhado. CTRL+SHIFT+S alterna entre a expansão e a redução da barra de fórmulas. Insere o conteúdo da Área de Transferência no ponto de inserção e substitui qualquer seleção. Disponível somente depois de ter recortado ou copiado um objeto, texto ou conteúdo de célula. CTRL+ALT+V exibe a caixa de diálogo Colar Especial, disponível somente depois que você recortar ou copiar um objeto, textos ou conteúdo de célula em uma planilha ou em outro programa. Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada. Recorta as células selecionadas. Repete o último comando ou ação, se possível. Usa o comando Desfazer para reverter o último comando ou excluir a última entrada digitada. CTRL+SHIFT+Z usa o comando Desfazer ou Refazer para reverter ou restaurar a correção automática quando Marcas Inteligentes de AutoCorreção são exibidas. 40

44 Teclas de função TECLA DESCRIÇÃO F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 Exibe o painel de tarefas da Ajuda do Microsoft Office Excel. CTRL+F1 exibe ou oculta a Faixa de Opções, um componente da Interface de usuário do Microsoft Office Fluent. ALT+F1 cria um gráfico dos dados no intervalo atual. ALT+SHIFT+F1 insere uma nova planilha. Edita a célula ativa e posiciona o ponto de inserção no fim do conteúdo da célula. Ele também move o ponto de inserção para a Barra de Fórmulas para edição em uma célula desativada. SHIFT+F2 adiciona ou edita um comentário de célula. CTRL+F2 exibe a janela Visualizar Impressão. Exibe a caixa de diálogo Colar Nome. SHIFT+F3 exibe a caixa de diálogo Inserir Função. Repete o último comando ou ação, se possível. CTRL+F4 fecha a janela da pasta de trabalho selecionada. Exibe a caixa de diálogo Ir para. CTRL+F5 restaura o tamanho da janela da pasta de trabalho selecionada. Alterna entre a planilha, a Faixa de Opções, o painel de tarefas e os controles de zoom. Em uma planilha que foi dividida (menu Exibir, comando Gerenciar Esta Janela, Congelar Painéis, Dividir Janela), F6 inclui os painéis divididos ao alternar entre painéis e a área da Faixa de Opções. SHIFT+F6 alterna entre a planilha, os controles de zoom, o painel de tarefas e a Faixa de Opções. CTRL+F6 alterna para a próxima janela da pasta de trabalho quando mais de uma janela da pasta de trabalho é aberta. Exibe a caixa de diálogo Verificar ortografia para verificar a ortografia na planilha ativa ou no intervalo selecionado. 41

45 CTRL+F7 executa o comando Mover na janela da pasta de trabalho quando ela não está maximizada. Use as teclas de direção para mover a janela e, quando terminar, pressione ENTER ou ESC para cancelar. F8 Ativa ou desativa o modo estendido. Nesse modo, Seleção Estendidaaparece na linha de status e as teclas de direção estendem a seleção. SHIFT+F8 permite adicionar uma célula não adjacente ou um intervalo a uma seleção de células, utilizando as teclas de direção. CTRL+F8 executa o comando Tamanho (no menu Controle da janela da pasta de trabalho), quando uma pasta de trabalho não está maximizada. ALT+F8 exibe a caixa de diálogo Macro para criar, executar, editar ou excluir uma macro. F9 F10 F11 Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas. SHIFT+F9 calcula a planilha ativa. CTRL+ALT+F9 calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas, independentemente de elas terem sido ou não alteradas desde o último cálculo. CTRL+ALT+SHIFT+F9 verifica novamente as fórmulas dependentes e depois calcula todas as células em todas as pastas de trabalho abertas, inclusive as células que não estão marcadas para serem calculadas. CTRL+F9 minimiza a janela da pasta de trabalho para um ícone. Ativa e desativa as dicas de tecla. SHIFT+F10 exibe o menu de atalho para um item selecionado. ALT+SHIFT+F10 exibe o menu ou a mensagem de uma marca inteligente. Se mais de uma marca inteligente estiver presente, alterna para a marca inteligente seguinte e exibe seu menu ou sua mensagem. CTRL+F10 maximiza ou restaura a janela da pasta de trabalho selecionada. Cria um gráfico dos dados no intervalo selecionado. SHIFT+F11 insere uma nova planilha. ALT+F11 abre o Editor do Microsoft Visual Basic, no qual você pode criar uma 42

46 macro utilizando o VBA (Visual Basic for Applications). F12 Exibe a caixa de diálogo Salvar Como. Outras teclas de atalho úteis TECLA TECLAS DIREÇÃO DE DESCRIÇÃO Move uma célula para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita na planilha. CTRL+TECLAS DE DIREÇÃO move para a margem da região de dadosatual em uma planilha. SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção das células em uma célula. CTRL+SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção de células à última célula preenchida na mesma coluna ou linha como a célula ativa ou, se a próxima célula estiver em branco, estende a seleção para a próxima célula preenchida. SETA PARA A ESQUERDA ou SETA PARA A DIREITA seleciona a guia à esquerda ou à direita quando a Faixa de Opções está selecionada. Quando um submenu está aberto ou selecionado, essas teclas de direção alternam entre o menu principal e o submenu. Quando uma guia da Faixa de Opções está selecionada, essas teclas navegam entre os botões da guia. SETA PARA BAIXO ou SETA PARA CIMA seleciona o próximo comando ou o comando anterior quando um menu ou submenu está aberto. Quando uma guia da Faixa de Opções está selecionada, essas teclas navegam para cima ou para baixo no grupo da guia. Na caixa de diálogo, as teclas de direção se movem entre opções em uma lista suspensa aberta ou entre opções em um grupo de opções 43

47 SETA PARA BAIXO ou ALT+SETA PARA BAIXO abre uma lista suspensa selecionada. BACKSPACE DELETE END ENTER Exclui um caractere à esquerda na Barra de Fórmulas. Além disso, desmarca o conteúdo da célula ativa. No modo edição de célula, ele exclui o caractere à esquerda do ponto de inserção. Remove o conteúdo da célula (dados e fórmulas) das células selecionadas sem afetar os formatos de célula ou os comentários. No modo edição de célula, ele exclui o caractere à direita do ponto de inserção. Move para a célula no canto inferior direito da janela quando SCROLL LOCK está ativado. Também seleciona o último comando no menu quando um menu ou submenu fica visível. CTRL+END move para a última célula na planilha, na linha usada mais abaixo da coluna usada mais à direita. Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+END move o cursor para o final do texto. CTRL+SHIFT+END estende a seleção das células para a última célula utilizada na planilha (canto inferior direito). Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+SHIFT+END seleciona todos os textos na barra de fórmulas da posição do cursor até o final isso não afeta a altura da barra de fórmulas. Conclui uma entrada de célula da célula ou da Barra de Fórmulas e seleciona a célula abaixo (por padrão). No formulário de dados, ele move para o primeiro campo no próximo registro. Abre um menu selecionado (pressione F10 para ativar a barra de menus) ou executa a ação para um comando selecionado. Na caixa de diálogo, ele executa a ação do botão de comando padrão na caixa de diálogo (o botão com o contorno em negrito, geralmente o 44

48 botãook). ALT+ENTER inicia uma nova linha na mesma célula. CTRL+ENTER preenche o intervalo de células selecionado com a entrada atual. SHIFT+ENTER conclui uma entrada de célula e seleciona a célula de cima. ESC HOME PAGE DOWN PAGE UP Cancela uma entrada na célula ou na barra de fórmulas. Fecha um menu ou um submenu, uma caixa de diálogo ou uma janela de mensagens aberta. Também fecha o modo de exibição de tela inteira, quando esse modo está aplicado, e retorna ao modo de exibição de tela normal para exibir novamente a faixa de opções e a barra de status. Move para o início de uma linha em uma planilha. Move para a célula no canto superior esquerdo da janela quando SCROLL LOCK está ativado. Seleciona o primeiro comando no menu quando um menu ou submenu fica visível. CTRL+HOME move para o início de uma planilha. CTRL+SHIFT+HOME estende a seleção de células até o início da planilha. Move uma tela para baixo na planilha. ALT+PAGE DOWN move uma tela para a direita na planilha. CTRL+PAGE DOWN move para a próxima planilha na pasta de trabalho. CTRL+SHIFT+PAGE DOWN seleciona a planilha atual e a próxima planilha na pasta de trabalho. Move uma tela para cima na planilha. ALT+PAGE UP move uma tela para a esquerda na planilha. CTRL+PAGE UP move para a planilha anterior na pasta de trabalho. CTRL+SHIFT+PAGE UP seleciona a planilha atual e a anterior na 45

49 BARRA ESPAÇOS TAB DE pasta de trabalho. Em uma caixa de diálogo, executa a ação para o botão selecionado ou marca uma caixa de seleção. CTRL+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma coluna inteira na planilha. SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma linha inteira na planilha. CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona a planilha inteira. Se a planilha contiver dados, CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona a região atual. Pressionar CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS novamente seleciona a região atual e suas linhas de resumo. Pressionar CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS mais uma vez seleciona a planilha inteira. Quando um objeto é selecionado, CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona todos os objetos em uma planilha. ALT+BARRA DE ESPAÇOS exibe o menu Controle para a janela do Microsoft Office Excel. Move uma célula para a direita em uma planilha. Move entre células desprotegidas em uma planilha protegida. Move para a próxima opção ou para o grupo de opções em uma caixa de diálogo. SHIFT+TAB move para a célula anterior em uma planilha ou para a opção anterior em uma caixa de diálogo. CTRL+TAB alternar para a próxima guia na caixa de diálogo. CTRL+SHIFT+TAB alterna para a guia anterior em uma caixa de diálogo. 46

50 Referências CINTO, Antonio Fernando; GÓES, Wilson Moraes, Excel Avançado, Editora: Novatec acessado em 25/08/207 acessado em 25/08/