MANUAL DE ORIENTAÇÃO AO EXPOSITOR FEIRA DO EMPREENDEDOR MT 2017
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- Judite de Barros Galindo
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1 MANUAL DE ORIENTAÇÃO AO EXPOSITOR FEIRA DO EMPREENDEDOR MT 2017 Prezado Expositor, Este Manual foi criado para melhor orientar os expositores. Aqui você encontrará as informações necessárias para a sua participação como expositor, e para melhor aproveitamento do Evento. Para tanto, contamos com sua colaboração no envio dos formulários de solicitação/serviços, o que nos permitirá atender às suas expectativas e necessidades em tempo hábil e com eficiência. Não esqueça de observar os prazos estipulados em cada etapa. Em caso de dúvidas, entre em contato com o departamento comercial que estará à sua disposição para prestar quaisquer esclarecimentos necessários.
2 1. APRESENTAÇÃO É com grande satisfação que apresentamos o Manual do Expositor da Feira do Empreendedor MT O presente Manual estabelece as responsabilidades do PROMOTOR e do EXPOSITOR e apresenta as normas de participação no evento e formulários/documentos, que deverão ser preenchidos/gerados de acordo com as necessidades específicas. Leia todos os itens deste Manual com um cuidado especial em relação aos prazos de entrega do formulário/documentos. 2. PROMOÇÃO E REALIZAÇÃO SEBRAE/MT Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Estado de Mato Grosso. Endereço: Avenida Rubens de Mendonça, Cuiabá MT. Data: De 04 a 07 de Outubro de Horário: 16h às 22h Local: Centro de Eventos Santa Terezinha - Rua Rio Grande do Sul, nº 2746, Bairro Novo Horizonte, CEP , Rondonópolis-MT Telefone Sebrae/MT: Telefone Rondonópolis: (65)
3 3. CRONOGRAMA DO EXPOSITOR Dias: 28 de setembro a 03 de outubro de 2017 Montagem dos Estandes Das 08h às 22h - montagem dos estandes pela montadora contratada. Dias: 03 e 04 de outubro de 2017 Liberação Estandes para expositores para montagem e ambientação do espaço. Dia 03/10/17 08h às 22h e Dia 04/10/17 08h às 13h. Dia: 03 e 04 de outubro - Capacitação dos expositores Dias: 04 a 07 de outubro realização da Feira do Empreendedor Das 16h às 22h Dias: 08 a 09 de outubro de 2017 Retirada de Produtos e Desmontagem dos Estandes Das 8h às 18h, prazo máximo para retirada de produtos, mostruários e decoração dos estandes. Obs.: Todas as datas acima estão sujeita alteração.
4 4. RESPONSABILIDADES DA PROMOTORA Legalizar o evento junto aos órgãos públicos competentes. Colocar à disposição de cada EXPOSITOR sua respectiva área locada pelo período integral da Feira. Manter em funcionamento serviços básicos de infraestrutura, tais como: recepção, atendimento, credenciamento, energia elétrica, segurança, limpeza dos estandes e áreas comuns e sanitários em conformidade às normas adiante mencionadas no presente regulamento. Divulgar a realização do evento. 5. RESPONSABILIDADES DO EXPOSITOR: Participar da Feira durante o período de funcionamento mantendo o seu estande em perfeitas condições de operação, desde a abertura até o encerramento do evento. Decorar seu estande dentro do prazo estipulado e conforme descrito por este regulamento. Fazer-se representar em seu estande por funcionários credenciados para atendimento. Efetuar a reposição das mercadorias, no horário das 08h às 13h. É proibida a comercialização de produtos na Feira do Empreendedor (Exceto para o setor da Praça de Alimentação e Espaço Valorize o que é nosso). 6. NORMAS DE MONTAGEM A montagem do evento será realizada pela Montadora Oficial contratada pelo SEBRAE/MT PERÍODO DE DECORAÇÃO DOS ESTANDES O pavilhão estará à disposição dos EXPOSITORES para a montagem interna dos estandes no dia 03/10/2017 das 8h até às 22h e no dia 04/10/2017 das 08h às 13h.
5 7. ÁREA DE EXPOSIÇÃO 7.1. MONTAGENS BÁSICAS ESTANDES I. Estande com 9m² com montagem básica; II. Área carpetada; III. 01 (uma) tomada de 127 Volts; IV. 01 Testeira com iluminação tamanho padrão de identificação do estande em letra chapada na cor preta com o nome da empresa expositora; V. 01(uma) mesa redonda e três (03) cadeiras; VI. 01 (um) spot com 01 lâmpada de 100 watts. Obs.: Todo o material mencionado nos itens acima é cedido ao EXPOSITOR, devendo ser devolvido ao final do Evento nas mesmas condições em que foi recebido. Os materiais que faltarem ou forem danificados, serão cobrados do EXPOSITOR. Os itens extras devem ser solicitados à montadora, e os custos serão de responsabilidade do EXPOSITOR MANUSEIO DE PAINEIS Qualquer retirada ou colocação de painéis dos estandes, somente poderá ser realizada por pessoa especializada da montadora oficial do evento, sendo terminantemente proibido o manuseio pelo EXPOSITOR MONTAGEM ADICIONAL O EXPOSITOR pode solicitar adicional na montagem básica, como móveis, balcões, prateleiras, frigobar etc., conforme disponibilidade da Montadora e, no caso de divisórias, desde que não descaracterize a formatação do evento, com a aprovação da PROMOTORA do evento, sendo que a negociação e o pagamento deverão ser realizados diretamente com a montadora. Caso necessite de uma voltagem diferente da mencionada o expositor deverá solicitar com antecedência (dentro do prazo estipulado para liberação dos estandes para expositor).
6 ALTURA PADRÃO A altura padrão dos estandes será de 2,20 metros FIXAÇÃO DE MATERIAIS Material promocional, bem como quadros ou outro artifício de propaganda ou decoração, não poderão ser afixados nas paredes dos estandes com pregos, percevejos ou cola de qualquer espécie, de forma a não danificar os painéis, perfis, paredes ou acessórios da montagem. Somente será permitida a utilização de fitas adesivas JARDINS E PLANTAS Jardins, flores e plantas ornamentais serão permitidas quando contidas em vasos, cestas ou recipientes. Terra, areia e pedras dentro dos estandes, se estiverem soltas, não poderão ser utilizadas para qualquer projeto, em hipótese alguma poderão ser utilizados produtos decorativos, banner, faixa, cartazes e outros materiais em área comum PROJEÇÃO HORIZONTAL A projeção horizontal de qualquer elemento da montagem ou de produtos expostos deverá, obrigatoriamente, estar contida nos limites da área do estande, sendo os custos deste por conta do EXPOSITOR VIAS DE CIRCULAÇÃO As vias de circulação não poderão ser utilizadas para depósito de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados nos estandes. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do EXPOSITOR, não será permitido obstruir total ou parcial os corredores de segurança e hidrômetros.
7 A partir das 14h, do dia 04 de outubro de 2017, a PROMOTORA, poderá proceder a retirada do material e equipamentos que estiverem nas vias de circulação, sem prévia consulta a proprietários, e sem responsabilizar-se por perdas, danos ou guarda dos mesmos MATERIAIS QUE ENVOLVAM PERIGO Trabalhos com tinta, materiais corrosivos, pós e líquidos poluentes, deverão ser realizados a partir de vasilhames e equipamentos adequados, dentro das normas e vistoriado pela Brigada de Incêndio presente no local do evento, evitando danos a pessoas, pavilhão e estandes vizinhos, caso utilize será necessário cobrir o chão com lona ou material similar IDENTIFICAÇÕES DOS ESTANDES Cada estande terá em sua fachada uma testeira de identificação plotada em letras padronizadas o nome do EXPOSITOR. Caso haja necessidade de uma identificação diferenciada, o EXPOSITOR deverá informar ao Departamento Técnico do evento e arcar com os custos adicionais ENERGIA ELÉTRICA PARA OS ESTANDES A energia elétrica estará disponível em todos os Setores da feira na voltagem de 110 Volts monofásica, 60 ciclos por segundo. O fornecimento de energia na voltagem de 220 volts deverá ser solicitado com antecedência pelo EXPOSITOR, que arcará com os custos adicionais, junto aos organizadores da FEIRA DO EMPREENDEDOR 2017, até o dia 20 de Setembro de 2017, ou no ato de sua inscrição Todos os problemas referentes à energia elétrica deverão ser encaminhados diretamente ao Departamento Técnico da Feira do
8 Empreendedor. Em hipótese alguma, a ligação poderá ser feita pelo expositor ou terceiros TABELA DE REFERÊNCIA PARA CÁLCULO DE KVAS Frigobar KVAS Spot 100 watts KVAS Televisor colorido KVAS DVD KVAS Cafeteira KVAS Computador / monitor / Impressora KVAS Para equipamentos especiais que não constam nesta lista, deverão ser observados os manuais técnicos ou plaqueta no corpo do aparelho com características de instalação. 2.9 PISO O piso do Pavilhão não poderá ser, de forma alguma, danificado pelo EXPOSITOR. 3. NORMAS DE DESMONTAGEM 3.1 PERÍODO DE RETIRADA DO MATERIAL EXPOSTO E DECORAÇÃO Os produtos expostos e decoração deverão ser retirados do estande no dia 08 e 09 de outubro de 2017, a partir das 8h até as 18h do mesmo dia, após este horário, a PROMOTORA se reserva o direito de desmontar os estandes, sem responsabilizar-se por perdas e danos, ou pela guarda de material de terceiros.
9 3.2. AUTORIZAÇÃO PARA RETIRAR AS MERCADORIAS O material para deixar o Pavilhão, deverá ter autorização expressa da PROMOTORA com a conferência da Planilha de Entrada e Saída de Material e Equipamentos, pela equipe técnica do evento. 4. EQUIPAMENTOS E PRODUTOS PROIBIDOS É proibido o funcionamento de motores de combustão, explosivos, gases não inertes tóxicos e combustíveis no interior do pavilhão. 5. LIMITES DE OPERAÇÃO 5.1. Os corredores da Feira são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes ou distribuição de impressos ou quaisquer outros artigos, bem como, não é permitido, neles, ou sobre eles, colocação, ou aposição de faixas, painéis ou motivos decorativos A utilização da área externa do local de exposição para colocação de material promocional, deverá ter a aprovação prévia da administração da Feira. 6. NORMAS GERAIS 6.1 SEGURANÇA A PROMOTORA manterá um serviço de segurança geral da feira, 24 horas por dia, durante o período de montagem, funcionamento e desmontagem. Este serviço tem como objetivo manter a ordem no recinto de realização do evento. Durante o horário de visitação do público, a segurança interna dos estandes será de responsabilidade do EXPOSITOR. 6.2 EXTINTOR DE INCÊNDIO Todos os EXPOSITORES devem deixar livres os acessos aos extintores e hidrantes instalados e as placas de identificação dos mesmos.
10 6.3 LIMPEZA Pertence à PROMOTORA a limpeza da chamada área comum, representada pelos corredores, setores de administração, serviços especiais e vias de acesso do pavilhão, sede da Feira do Empreendedor Os EXPOSITORES deverão manter a limpeza de seus estandes, bem como de seus serviços de copa Reabastecimento e limpeza devem acontecer fora do horário comercial do evento. Os detritos de cada estande somente poderão ser colocados nas vias de circulação após o encerramento das atividades do dia, desde que devidamente acondicionados em sacos plásticos especiais/coleta seletiva e obedecerem ao limite máximo de 02 (duas) horas antes do início do funcionamento da Feira. Em nenhuma circunstância, mesmo em sacos plásticos, os detritos poderão ser colocados nas vias de circulação durante o período de funcionamento do evento. 6.4 HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO DA FEIRA O evento estará aberto ao público de 16h às 22h no período de 04 a 07 de outubro de O EXPOSITOR deverá manter o estande aberto com atendimento durante o período da feira e não poderá fechar seu estande antes do horário de encerramento do evento. 7. CREDENCIAIS Toda e qualquer pessoa que trabalhar durante a montagem, funcionamento e desmontagem do evento, deverá ter crachá de identificação. Serão fornecidos até 03 (três) credenciais para cada empresa expositora. A documentação das pessoas que trabalharão na Feira devem ser entregues até o dia 20 setembro de 2017.
11 7.1 IDENTIFICAÇÃO OSTENSIVA O crachá de identificação do evento deverá ser portado ostensivamente pelo EXPOSITOR, enquanto permanecer no recinto de realização do evento. 7.2 ACESSO DE MENORES Entrada liberada com acompanhamento dos responsáveis. 8. ACESSO AOS ESTANDES Os estandes deverão ser franqueados integralmente aos visitantes, cabendo ao EXPOSITOR todo o atendimento necessário. 9. SEGUROS DE RISCO Cada EXPOSITOR deverá segurar seus produtos em exposição, móveis e afins contra risco de qualquer espécie, dando conhecimento à administração do evento, dos termos celebrados. A PROMOTORA não será responsável pelo ressarcimento de quaisquer valores para a cobertura de custos de produtos, móveis e afins, em quaisquer eventualidades. 10. SOBRE PRODUTOS DE EXPOSIÇÃO Deverão ser tomadas providências contábeis e fiscais existentes para o evento, e o cumprimento destas é de total responsabilidade dos EXPOSITORES. Relacionamos abaixo as exigências legais necessárias. 11. SOBRE PRODUTOS DE EXPOSIÇÃO Deverão ser tomadas providências contábeis e fiscais existentes para o evento, e o cumprimento destas é de total responsabilidade do EXPOSITOR. Relacionamos abaixo as exigências legais necessárias PROCEDIMENTOS RELATIVOS AO IPI
12 Os produtos enviados por estabelecimentos industriais, diretamente ao Evento, sairão com suspensão sobre produtos industrializados. ENVIO: Emitir nota fiscal de remessa, em nome do próprio estabelecimento para acompanhar os produtos, constando a seguinte declaração: Saída com suspensão do imposto sobre produtos industrializados por se destinar à exposição na Feira do Empreendedor MT 2017, de acordo com o artigo 43, inciso II do Decreto 7212/2010. RETORNO: Emitir nota fiscal de entrada para acompanhar o retorno dos produtos aos estabelecimentos de origem e registro no livro próprio com remissão à nota fiscal de remessa originária PROCEDIMENTOS RELATIVOS AO ICMS Os produtos enviados ao Evento para simples exposição tais como, mostruários, móveis e instalações, desde que retornem ao estabelecimento de origem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias da data da remessa, estarão isentos de ICMS. IMPORTANTE: Todo o cadastro da empresa expositora Junto a Sefaz/MT, tanto no envio como no retorno dos bens para exposição deverá ser com o seu CNPJ, sendo vedada a utilização do CNPJ do SEBRAE/MT. ENVIO: Emitir nota fiscal (NFi) de remessa para acompanhar os produtos contendo a seguinte declaração: "Isento de ICMS por se destinar à exposição na FEIRA DO EMPREENDEDOR MT 2017 de acordo com o artigo 5º, inciso XV letras a e b, disposições permanentes regulamento do ICMS de Mato Grosso. RETORNO: A nota fiscal que acompanhará os produtos no retorno ao estabelecimento de origem deverá conter além das informações acima, o número, data e valor da nota fiscal de remessa originária. As notas fiscais de remessa deverão ter o seguinte endereçamento:
13 Destinatário: Nome da Empresa Expositora, com os respectivos CNPJ e Inscrição Estadual. Endereço: Centro de Eventos Santa Terezinha - Rua Rio Grande do Sul, nº 2746, Bairro Novo Horizonte, CEP , Rondonópolis-MT 12. NORMAS DE TRABALHO 12.1 SOM Os EXPOSITORES poderão manter som ambiente em seus estandes desde que não venham a prejudicar os demais. É expressamente proibido o uso de amplificadores de som para mensagens de venda dos seus produtos expostos ou outras promoções. Os EXPOSITORES deverão comprovar o recolhimento das taxas de Direitos Autorais ao ECAD ESCRITÓRIO CENTRAL DE ARRECADAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO em Cuiabá MT fone: (65) O EXPOSITOR deverá acordar junto à PROMOTORA o nível de decibéis permitidos na utilização do Som, sob pena de ser suspensa sua utilização pela PROMOTORA RECEPCIONISTAS O Ministério do Trabalho, com o objetivo de verificar a documentação de pessoas que estejam prestando serviços aos expositores, poderá de acordo com a legislação em vigor, solicitar para: - Funcionários da Empresa - Ficha de empregado, Carteira Profissional, de cada um que esteja disponível no estande para apresentação à fiscalização quando solicitado. - Recepcionistas É aconselhável efetuar a contratação através de agências credenciadas PONTOS DE DEMONSTRAÇÃO NAS CIRCULAÇÕES
14 Está terminantemente proibida a implantação de pontos de demonstração de produtos, distribuição de jornais, revistas, folhetos e similares nas vias de circulação do evento, sem autorização expressa da administração do evento EQUIPAMENTOS AUDIOVISUAIS E CONGÊNERES As empresas que contratarem assessoria para filmagens, fotografia ou qualquer tipo de registro visual ou sonoro, deverão comunicar-se previamente com a administração da Feira do Empreendedor 2017, para autorização do ingresso dos profissionais e equipamentos no local do Evento (solicitar credenciais no formulário destinado para tal). Será terminantemente proibido o ingresso de pessoal e equipamento sem autorização INGRESSOS DE PESSOAL FORA DO HORÁRIO Fora do horário de funcionamento da Feira, só serão admitidas na Área de Exposição, as pessoas que tiverem autorização expressa da administração da Feira do Empreendedor 2017, com exceção das que estiverem credenciadas como Expositores, Limpeza e Segurança. Caberá à Empresa de Apoio Oficial do Evento o exercício de fiscalização sobre este item. 13. DISPOSIÇÕES FINAIS 13.1 LOCALIZAÇÕES DOS ESTANDES A qualquer tempo, a bem geral, poderá a PROMOTORA redistribuir ou realocar os Estandes, desde que respeitadas às dimensões e características estabelecidas em Contrato INTERDIÇÃO À PROMOÇÃO DE TERCEIROS É absolutamente vedada a exposição e publicidade direta ou indireta, de quaisquer produtos de empresas não participantes do estande do EXPOSITOR. O EXPOSITOR poderá, entretanto, solicitar à PROMOTORA que, a seu critério, autorizará a apresentação em seu estande de produtos por
15 ele não fabricados ou representados com exclusividade, mas que sejam necessários à complementação de sua linha de produtos. O não cumprimento destes dispositivos dará à PROMOTORA o direito de recolher para posterior devolução, produtos e materiais, objetos da infração HOLDINGS, GRUPOS E EMPRESAS ASSOCIADAS. Quando o EXPOSITOR tratar-se de uma holding ou membro de um grupo empresarial, ou ainda, quando possuir empresas associadas, poderá apresentar produtos das outras empresas, desde que forneça, antecipadamente, comprovantes dos vínculos existentes entre elas ALTERAÇÃO DE CADASTRO O EXPOSITOR deverá manter informada a PROMOTORA, sobre eventuais alterações na Empresa como: diretoria, endereço, telefone, linha de produção, empresas representadas, etc DISPOSIÇÕES GERAIS A PROMOTORA reserva-se ao direito de arbitrar sobre casos omissos neste Manual, bem como estabelecer novas normas, para o bom funcionamento do evento, se necessário for. Em eventual impedimento do Centro de Eventos, a PROMOTORA reserva-se no direito de determinar outro local para a realização do evento. O EXPOSITOR obriga-se a respeitar e fazer respeitar por seus funcionários e/ou contratados todas as cláusulas e disposições aqui contidas, bem como, outras normas que, em geral, venham a serem estabelecidas.
16 ANEXO II ORIENTAÇÃO SOBRE CREDENCIAMENTO CONTABILISTA O CADASTRO DEVERÁ SER FEITO IMPRETERIVELMENTE COM OS DADOS DA EMPRESA EXPOSITORA, SENDO VEDADA EM QUALQUER MOMENTO A INSCRIÇÃO DESTE CADASTRO COM O CNPJ DO SEBRAE- MT, SOB PENA DE MULTA. Passo 01: Credenciamento do Contabilista 1º - Contratar um contador para realizar o serviço; 2º - O contador deve entrar no site da SEFAZ-MT e se credenciar na área de Contabilista, posteriormente irá solicitar uma senha para contabilista, selecionando o campo pessoa jurídica não registrada e indicando seu Registro de Contabilista. 3º - O contador deverá preencher todos os campos do formulário. Este procedimento de credenciamento demora cerca de cinco dias úteis, levando em consideração que o mesmo deverá fazer contato com o Plantão da Secretaria para dar agilidade ao processo. Passo 02: Liberação da Senha 4º - Após todo o cadastro, o contador irá receber alguns códigos e números para liberar a senha posteriormente. 5º - Preencher o campo liberação de senha para contabilista com os dados recebidos;
17 Passo 03: Cadastro da pessoa jurídica e Inscrição Estadual Virtual 6º - Clicar em Solicitação de Cadastro de Contribuinte Comércio, Indústria e Serviços e preencher todos os campos com os dados da pessoa jurídica a ser cadastrada; 7º - Preencher, impreterivelmente, os campos Inscrição Estadual Virtual e Inscrição Temporária com SIM na primeira tela; 8º - Preencher todos os campos pedidos, inclusive as solicitações de endereço, informações econômicas, atividades econômicas, procurador, preposto, sócio e validação. 9º - Após a conclusão do preenchimento, receberá um número com a Inscrição Estadual Virtual Temporária, com validade de 30 dias. 10 º - O número deverá ser incluído no campo Inscrição Estadual da NF-e; Passo 04: Nota Fiscal Interestadual 11º - A NFI gerada deverá ir junto com cópia da Nota Fiscal da mercadoria que será encaminhada para a Feira do Empreendedor MT º - Na NFI conterá um campo Informações complementares, neste campo o expositor deverá informar que o produto encaminhado será somente para exposição e que a mesma nota fiscal utilizada para o envio será utilizado para o retorno.
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