CRM TOTVS. CRM Manual de uso e referência. Baseline abril de Responsáveis: TDI Sistemas. Aprovadores: AR Controladoria CRM

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1 CRM TOTVS CRM Manual de uso e referência Baseline abril de 2011 Responsáveis: TDI Sistemas Aprovadores: AR Controladoria CRM AR Estratégia Oferta e Distribuição Revisão: 1.0

2 Conteúdo Síntese... 4 Workarea CRM Apresentação... 5 Componente busca de contas... 6 Componente agenda e tarefas... 7 Principais informações... 8 Sincronismo da Agenda... 9 Envio de convite/reunião Sincronismo da Tarefa Botão sincronização Configurações necessárias Componente noticia byyou Componente visualização das ultimas oportunidades Componente barra de macro-processos Cadastros Vendedores Estrutura de vendas Para solicitar a inclusão/manutenção de um vendedor de sua unidade Prospects e reserva de contas Para incluir uma nova conta (Prospect) em sua workarea Para reservar uma conta já disponível no banco de dados CRM Protheus Contatos Categorias de venda e tabelas de preço Macro-Processo Vendas Oportunidades comerciais Principais informações Composição do time de vendas na oportunidade comercial Encerramento da oportunidade de vendas Upload da proposta comercial Propostas comerciais

3 Apresentação Acessando Uma Proposta Comercial Abas Diferenciadas Para CDU, Manutenção e Cronograma Financeiro Aplicando o Desconto em uma Proposta Alçada de Aprovação de Desconto - SOFTWARE Alçada de Aprovação de Desconto SV Aprovando ou Reprovando um Desconto Alçada de desconto para proposta gratuita Browse Propostas Comerciais Consulta Tracking Venda Tela de Tracking Venda Legenda de propostas Painel de transferência contas Acessando o Painel de transferencia de contas Consultando Quantidade de Oportunidades Selecionar Contas e Realizar Transferência Macro-processo informações gerenciais Macro-processo pendências Apresentação Painel de pendências Descontos Painel de pendências - Oportunidades Simulador de vendas Apresentação Como utilizar Regras e informações necessárias Canais de suporte e apoio ao uso da ferramenta

4 Síntese Este manual apresenta as funcionalidades disponíveis no CRM TOTVS 2.0. Nele você terá um guia de referência de cada processo disponível na ferramenta. Neste release, abordaremos os seguintes tópicos: Workarea CRM 2.0 ; Simulador de vendas Combos e Kits; Cadastros e relatórios gerenciais. Estamos trabalhando para o fortalecimento de uso do CRM e contamos com o apoio de toda a equipe de AR TOTVS! Abaixo, você encontra uma seção detalhada de cada um destes itens. 4

5 Workarea CRM 2.0 Apresentação Esta é a principal tela de acesso do CRM 2.0, esta workarea permite ao usuário movimentar sua carteira de contas, inserindo agendas, tarefas, oportunidades e propostas comerciais dos diversos negócios ofertados pela TOTVS. Através da barra de macro-processos, você poderá acessar as diversas funções, por exemplo, as de movimentação de vendas no botão Vendas, ou a extração de relatórios e informações gerenciais no botão Inf. Gerenciais. Este novo release passou por uma reestruturação de layout, são estas as principais novidades: As diversas funcionalidades estão agrupadas em botões na barra macro-processos, disponível no rodapé da Workarea 2.0; Os componentes de agenda, tarefa e notícias passam a refletir o movimento do usuário logado, ou da equipe abaixo dele na estrutura, mas é possível também filtrar o movimento da conta posicionada, como era feito no antigo release. Para acesso a Workarea, posicione no Browse CRM o vendedor desejado: 5

6 A figura abaixo mostra as funcionalidades e layout da tela. A Workarea está organizada em quatro grandes componentes: Componente para busca de contas; Componente para visualização das oportunidades mais recentes e inclusão de oportunidades rápidas; Componente de calendário (agenda, tarefa e noticias); Componente barra macro-processos. Abaixo uma descrição detalhada de cada um destes componentes. Componente busca de contas Neste componente você pode realizar a busca das contas que estão sob sua gestão (ou de sua equipe). A busca permite filtrar o nome do cliente em qualquer parte do texto, no código da conta, na razão social, nome fantasia, CNPJ. 6

7 Na caixa de resultado, o sistema exibirá a conta caso a mesma estiver em sua carteira, ou indicará a você quem é o responsável atual, caso a mesma esteja vinculada a outra estrutura. Nos perfis Gerente de atendimento e relacionamento, Executivo e Arquiteto/Analista Soluções a workarea apresenta um botão que permite a visualização de toda a carteira. Nos níveis acima, está disponível apenas a busca e resultado, para evitar aplicação e montagem de filtros nos níveis mais altos na estrutura. Componente agenda e tarefas A funcionalidade de agenda e tarefas permite que você insira informações de relacionamento em sua carteira de contas. 7

8 Principais informações Estão disponíveis 3 (três) formas de visualização: Minha Agenda/Conta Minha equipe/contas Somente da conta posicionada Você poderá navegar na barra de calendário e visualizar todas as atividades lançadas no dia. Na seleção Minha Equipe - Para os participantes que estão em níveis de estrutura com equipes abaixo, o sistema apresentará automaticamente todo o movimento lançado pela equipe. Caso queira filtrar apenas as agendas e tarefas de uma única conta, basta pesquisá-la no componente de buscas e realizar um duplo clique sobre a mesma, com isto a Workarea aplica um filtro nos demais componentes, apresentando apenas registros da conta selecionada. 8

9 Sincronismo da Agenda Após a manutenção (inclusão, alteração ou exclusão) e confirmação de uma agenda (figura 01) será exibida uma nova interface (figura 02) para que seja informado usuário, senha e do usuário, através dessas informações o sistema faz o sincronismo com o Exchange. Existe também nessa nova tela uma opção chamada lembrar login durante a sessão, marcando esta opção o usuário não precisa ficar informado para toda manutenção de agenda os seus dados usados no Exchange. Os dados apenas serão solicitados novamente quando o usuário sair e entrar no sistema. Figura 01 Manutenção da agenda (inclusão, alteração ou exclusão): Figura 02 Sincronismo com Exchange será apresentada a nova interface após a confirmação (botão OK): Caso o usuário não deseja realizar o sincronismo basta pressionar o botão cancelar na tela acima. Pressionando o botão OK o sistema realiza o sincronismo e incluir as agendas no Exchange figura 03. 9

10 Figura 03 Tela do Exchange contendo as agenda que foram sincronizadas: Envio de convite/reunião Para que seja enviado um convite/reunião é necessário incluir uma agenda para a entidade (cliente ou prospect) figura 01, mudar o conteúdo do campo AGENDA/REUNI para REUNIÃO, figura 02 e preencher o campo participante com os s desejados e informar o local da reunião no campo local figura 03. Figura 01: incluindo uma agenda para convite/reunião: 10

11 Figura 02: alterando o campo de agenda para reunião CRM TOTVS Manual de uso CRM 2.0 Figura 03: preenchimento dos campos de de participante e local da reunião: Figura 04: após a confirmação será enviado o convite para todos os envolvidos: 11

12 Sincronismo da Tarefa Após a manutenção (inclusão, alteração ou exclusão) e confirmação de uma tarefa (figura 01 e 02) será exibida uma nova interface para digitação dos dados do usuário, mesma tela apresentada no sincronismo da agenda. Alguns campos na tarefa são tratados para saber se determinada tarefa foi concluída ou teve o seu status alterado figura 03. Figura 01: incluindo uma tarefa Figura 02: após a confirmação da tarefa é apresentada tela para sincronismo 12

13 Figura 03: campos que tratam o início e o fim de uma tarefa. Figura 04: Tarefa sincronizada no Exchange 13

14 Botão sincronização Será habilitado na WORKAREA o botão de sincronismo com o Exchange (figura 01), através desse novo botão será possível fazer o sincronismo de todas as agenda e tarefas incluídas no CRM. Após o usuário selecionar esta opção será apresentado uma tela (figura 02) onde será possível informar o período (data de / data ate) usado no sincronismo, também é possível escolher agenda ou tarefa para o sincronismo ou tudo. Figura 01: novo botão habilitado Figura 02: tela de sincronismo 14

15 Configurações necessárias CRM TOTVS Manual de uso CRM 2.0 Para o correto funcionamento do sincronismo entre o Exchange x Protheus, devemos seguir algumas regras: 1. Toda agenda ou tarefa deve ser incluída no CRM e não no Exchange, o ponto inicial do sincronismo é o CRM. 2. Para garantir a integração da agenda ou tarefa sempre faça a integração após a inclusão de uma agenda ou tarefa ou então usem o botão de sincronização existente na WORKAREA. Dessa forma garantimos que todos os dados foram sincronizados. 3. Caso alguma agenda ou tarefa tenham sido alteradas no Exchange (alterada data, inicio/fim ou excluída), será necessário usar o botão de sincronização existente na WORKAREA, dessa forma as alterações feitas diretamente no Exchange serão sincronizadas com o CRM. Deve ser feito dessa forma, pois o CRM faz o sincronismo automático com o Exchange, já p Exchange não, com isso se alguma agenda ou tarefa tenha sido alterada no Exchange a alteração ainda não foi feita no CRM. Componente noticia byyou Em breve a nova workarea CRM estará conectada a comunidade de AR Corporativo no byyou. Com isto, importantes comunicados sobre melhorias de processo, mudanças em políticas comerciais ou ajustes/melhorias na ferramenta, poderão ser inseridos no byyou e apresentados também no CRM Protheus. 15

16 Componente visualização das ultimas oportunidades Aqui o sistema apresenta uma lista das ultimas oportunidades inseridas em sua carteira. É um componente para facilitar a visualização e inclusão de oportunidades de maneira mais simplificada. Os botões na barra de ferramentas acionam as seguintes funcionalidades: Pesquisa Visualização da oportunidade Inclusão rápida de oportunidade o Descrição informe uma descrição resumida da oportunidade o Categoria Selecione a categoria ofertada o Data Fin.? Informe a data de previsão de fechamento o Previsão CDU Informe a previsão de valor para o negócio Alteração de oportunidade Parâmetros para seleção do browser de oportunidades 16

17 O componente para inclusão completa de uma oportunidade e respectiva proposta comercial continua disponível na Workarea, com acesso através da barra de macro-processos, botão Vendas. Caso necessite incluir uma oportunidade com todas as informações necessárias, realize o acesso através deste caminho. Componente barra de macro-processos Através destes botões você tem acesso às funcionalidades de Vendas, Pendências, Marketing, Serviços/Central e Informações Gerenciais. Com um clique no botão, a Workarea apresenta um novo painel com as funcionalidades contidas naquele macro-processo. 17

18 Para retornar a tela principal, clique no botão Home. Cadastros Vendedores Neste cadastro, estão inseridas as informações cadastrais de toda a equipe de vendas, ou equipes administrativas (staff) que também acessam o CRM. Dentre as diversas informações possíveis neste cadastro, as principais e que permite acesso posterior a Workarea são: Código do vendedor Nome Unidade Cargo Telefone O procedimento para inclusão ou desativação de um vendedor ocorre através de abertura de chamado para a equipe AR-CRM. Acesse para suporte/abertura de chamados. Esta equipe é responsável pelas manutenções neste cadastro, garantindo que as atualizações estejam de acordo com os chamados e SLAs combinados no catálogo de serviços da área. Estrutura de vendas Este é um dos principais cadastros da ferramenta CRM, todos os filtros na workarea são aplicados através desta tabela. 18

19 Os níveis são configurados de acordo com a estrutura de atendimento e relacionamento na TOTVS, garantindo que as contas, metas e rodízios da central sejam distribuídos corretamente entre as diretorias de negócio, segmento e região. O procedimento para inclusão ou desativação de um vendedor ocorre através de abertura de chamado para a equipe AR-CRM. Acesse para suporte/abertura de chamados. Esta equipe é responsável pelas manutenções neste cadastro, garantindo que as atualizações estejam de acordo com os chamados e SLAs combinados no catálogo de serviços da área. 19

20 Para solicitar a inclusão/manutenção de um vendedor de sua unidade O procedimento para inclusão ou desativação de um vendedor ocorre através de abertura de chamado para a equipe AR-CRM. Acesse para suporte/abertura de chamados. Selecione na barra de menu lateral a área TDI Selecione o assunto TDI Sistemas de relacionamento com o cliente (CRM) Selecione o produto Estrutura de AR (Vendas) Selecione o processo ou rotina Usuário Selecione a categoria Atendimento/Duvida/Analise No Box de resumo/incidente, informe os dados para cadastramento ou manutenção do vendedor de sua unidade. 20

21 Prospects e reserva de contas CRM TOTVS Manual de uso CRM 2.0 Para incluir uma nova conta (Prospect) em sua workarea Caso um participante da área comercial deseje realizar a inclusão de uma conta diretamente em sua workarea, o sistema disponibiliza no menu superior a funcionalidade de inclusão de prospect. A inclusão é permitida caso esta conta não exista no banco de dados CRM da TOTVS. Caso já exista, o sistema emite um alerta de que a reserva não será permitida e irá informar ao usuário quem é o responsável atual por esta conta. Havendo disponibilidade para cadastro, o sistema permite a edição de todos os dados cadastrais, necessários para inclusão do Prospect, como por exemplo, Razão Social, Nome fantasia, CNPJ, endereço principal, CNAE, segmento e sub-segmento TOTVS. Está disponível também uma consulta automática com o site da receita federal, através do botão na barra de opções Mashup. Esta funcionalidade, realiza uma conexão on-line do CRM Protheus com a Receita Federal, com isto preenche automaticamente as principais informações da conta, cadastradas no cartão CNPJ desta junto a Receita. Para reservar uma conta já disponível no banco de dados CRM Protheus Para realizar este tipo de reserva, de uma conta já cadastrada no CRM, o sistema apresentará a você o responsável atual por esta. Apenas contas cujo responsável seja Central Oportunidades TOTVS estão disponíveis para reserva via Workarea. Para contas que possuem um responsável configurado, consulte o capítulo sobre Painel de Transferências, nestes casos, você deverá entrar em contato com o Executivo responsável atualmente e solicitar a transferência da conta para sua carteira, com as justificativas para negociação. Contatos Este é também um importante cadastro em nossa ferramenta. Através dele, uma série de consultas e possibilidades podem ser administradas na base, como por exemplo, montagem de listas para eventos ou envio de mailing. 21

22 Em sua Workarea CRM, você pode manipular a qualquer momento os contatos relacionados as contas que estão sob sua gestão. Para isto, posicione na conta através da caixa de busca e acesse a opção Contatos. O sistema apresenta à lista de pessoas vinculadas a conta, permitindo a você, incluir novos contatos, ou alterar/excluir contatos já existentes. O cadastramento é simples e tem como principais informações os seguintes campos: Nome Telefone principal do contato Cargo nominal (insira o cargo descrito no cartão de visitas ou informado pelo seu contato) Cargo (selecione um cargo pré-estabelecido em nossa tabela TOTVS) Área (selecione uma área pré-estabelecida em nossa tabela TOTVS) A diferença entre o cargo nominal e os campos Cargo/Área é que o nominal esta vinculado a uma tabela descritiva e descreve o cargo na empresa do contato, por exemplo, em algumas empresas o gestor de TI pode estar como Gerente de Informática, Gestor de TI, Gerente de Data Center, Gerente de Service Desk TI, etc. Nos campos Cargo/Área, relacionamos uma lista reduzida de opções, que servirá de base e apoio para montagem dos mailings e listas de eventos, filtrando e consolidando desta maneira, os diversos cargos nominais utilizados no mercado. Mantenha os contatos sempre atualizados. Com isto ganhamos eficiência e efetividade em eventos, mailings e também nos acessos realizados pelo seu cliente aos nossos portais de serviços (CST, CDs, Ouvidoria, etc.) 22

23 Categorias de venda e tabelas de preço Este cadastro disponibiliza uma relação das diversas ofertas do portfólio TOTVS, disponíveis em nossa política comercial vigente. Aqui é possível informar todos os negócios, sub-negócios, modalidades e sub-modalidades, por exemplo, Software, Consultoria/Serviços, SV+. 23

24 Outro importante cadastro é a tabela de preços, nesta funcionalidade estão agrupados todos os produtos, preços e vigências. Cada negócio TOTVS possui uma tabela de preço especifica, Macro-Processo Vendas O macro-processo vendas disponibiliza as funcionalidades vinculadas as oportunidades comerciais e propostas comerciais. Veja abaixo a lista detalhada de cada uma delas: 24

25 Oportunidades comerciais Uma oportunidade comercial representa ao CRM uma expectativa de negócio com uma determinada conta. Principais informações Aqui você informa ao sistema, informações básicas sobre o relacionamento e oferta que será apresentada ao cliente. Estas são as principais informações: Conta; Data de inclusão da oportunidade; Data de previsão de fechamento (importante para compor FORECAST e PIPELINE); Estágio de venda ciclo descrito no TOTVS Vende: Abordagem Levantamento necessidade/demonstração Aprovação do escopo Elaboração de Proposta Negociação Time de vendas equipe que participa desta venda/oferta; Produtos categorias/negócio ofertado e previsão de CDU e ou Serviços (importante para compor FORECAST e PIPELINE). 25

26 Composição do time de vendas na oportunidade comercial A partir de agora, você terá uma nova informação na guia Time de vendas de suas oportunidades comerciais. Com ela, você poderá selecionar o papel de atuação de cada participante naquela venda. Apenas alguns papéis estão disponíveis para seleção, abaixo você encontrará informações detalhadas. A partir de agora, a participação na venda (composição do %) será validada pelo campo Papel e não mais pelo campo Cargo. O campo Cargo está vinculado ao seu cadastro e não poderá ser alterado no momento de inclusão ou manipulação do time de vendas. Os campos Unidade e GO serão preenchidos automaticamente a partir do seu nível na estrutura de vendas. 26

27 O campo Papel pode ser alterado, respeitando as seguintes regras: Está é a lista de papéis disponíveis para seleção: Toda venda deverá ter obrigatoriamente pelo menos um colaborador com o papel Executivo na oportunidade; Caso um GAR de uma franquia seja o responsável pela venda, ele deverá trocar o papel para Executivo. O sistema emitirá mensagens de alerta caso isto não seja realizado; Um Executivo não poderá trocar o papel na venda para GAR ; Apenas a situação inversa é permitida; 27

28 Para o calculo de repasse da comissão de demonstração no caso de uma venda por franquia, o vendedor deve informar na composição do time de vendas um colaborador com o cargo Analista de Solução que tenha realizado a demonstração ou caso o próprio Executivo tenha feito a demonstração, deverá incluir uma nova linha no time de vendas, trocando nesta o papel para Analista de Solução ; Uma validação de total de participação é executada toda vez que a oportunidade é gravada. Caso algum papel não tenha seu % de participação somando 100%, uma mensagem será exibida e o usuário deverá corrigir a composição no time de vendas. 28

29 Encerramento da oportunidade de vendas Estas são as informações necessárias para um correto encerramento de sua oportunidade de venda: Estágio" : Informe o estágio de venda atual de sua oportunidade de venda, o último status é o Negociação, conforme definido no processo TOTVS VENDE. 29

30 F.C.S : é o fator crítico de sucesso, indica qual o motivo principal para a concretização da venda com o seu cliente. Status : com o preenchimento do campo F.C.S, o sistema habilita o campo STATUS para edição. Nos casos de oportunidades ganhas, você deverá preencher o status Encerrado Dt.Término : informe e ou confirme a data de encerramento de sua oportunidade de venda. 30

31 Upload da proposta comercial Ao confirmar o encerramento de sua oportunidade de venda (somente as ganhas), o sistema exibirá a seguinte mensagem: Ao clicar em SIM, o sistema abre a funcionalidade Base de conhecimento padrão do produto Microsiga Protheus: Esta funcionalidade permite que você realize o UPLOAD (doc, jpg ou pdf scaneado) do documento proposta comercial assinado pelo seu cliente, para isto, clique no botão Wizard disponível na barra de opções. A seguinte tela será apresentada: 31

32 Clique no botão Procurar e informe o caminho origem de seu documento. Em seguida, clique no botão Avançar >>, a próxima tela será apresentada: 32

33 Não há necessidade de preencher a descrição (vem automático) e o Box de palavras chaves. Para encerrar o procedimento de upload, clique em Finalizar. Com isto, você tem o upload de sua proposta comercial na base de conhecimento do CRM e sua oportunidade de venda será enviada automaticamente para o STATUS Liberação CST. Paras casos de digitalização da proposta assinada e geração de um PDF, sugerimos que todas as páginas sejam salvas em um único arquivo PDF. Isto facilita a posterior visualização e ou download do documento para avaliação. Também diminui o trabalho de upload, visto que será realizado uma única vez (para um único arquivo com todo o conteúdo). Caso você já tenha realizado o UPLOAD e tente repetir isto, o sistema avisará que já existe o documento na base de conhecimento, você tem duas opções, trocar o nome do documento ou apagar o já existente e realizar o novo upload. Sugerimos que seja realizada esta ultima opção. 33

34 Propostas comerciais Apresentação Após a inclusão da oportunidade comercial, é possível dar sequencia ao atendimento e ciclo de vendas realizando a inclusão da proposta comercial. Nesta, você terá condições de inserir informações comerciais produtos, preços, descontos, condições de pagamento e cronograma financeiro, entre outros. Os capítulos abaixo descrevem em detalhe o procedimento para inclusão de uma proposta comercial. Acessando Uma Proposta Comercial Para acessar a proposta comercial, deve-se primeiro selecionar a conta na workara e clicar no ícone oportunidade. Em seguinda, selecionar a oportunidade ao qual pertence a proposta e clicar em Alterar. 34

35 Ao abrir a tela da oportunidade, deve-se clicar em Proposta Comercial, selecionar a proposta que se deseja alterar/visualizar e clicar duas vezes sobre o número da proposta. Ao clicar duas vezes, será aberta a tela da Proposta. 35

36 Conhecendo a nova tela Realizadas melhorias no layout da tela de inclusão e ou manutenção da proposta comercial, criamos os folders Dados da proposta, Modalidade e Tracking, para separar e organizar melhor os dados do cabeçalho na proposta comercial. Dados da proposta : informações principais sobre a proposta comercial, exemplo, cliente/prospect, data emissão, tabela de preço, etc. Modalidade : informações relacionadas à categoria, série e segmento da venda Tracking : informações relacionadas às datas de tracking, usuário e hora de gravação, por exemplo inclusão da proposta, liberação e upload, recebimento pelo CST, liberação para contrato, liberação para pedido de venda, liberação para nota fiscal, etc. 36

37 Abas Diferenciadas Para CDU, Manutenção e Cronograma Financeiro Os itens agora estão separados por abas, como exemplificado abaixo: Aba Produto exibe apenas CDU: Aba Acessórios exibe apenas a Manutenção: Aba Cronograma Financeiro Exibe a forma de pagamento: 37

38 Aplicando o Desconto em uma Proposta CRM TOTVS Manual de uso CRM 2.0 Os executivos podem ofertar um produto com desconto de duas maneiras: 1. Preenchendo os campos: Vlr. Desconto ou % Desconto. 2. Preenchendo o campo Preço Unitário com um valor menor do que o Preço de Tabela. Em ambos os casos no momento em que o Executivo clicar no botão OK para finalizar a Proposta, receberá a seguinte informação em tela: 38

39 O Sistema faz uma varredura na estrutura para buscar o superior do executivo de acordo com o percentual de desconto dado, conforme veremos no tópico de Alçada de Aprovação do Desconto, e apresenta na mensagem o nome do aprovador. Se o executivo clicar em Não o sistema manterá a proposta aberta e sem salvar para que seja feito novos ajustes. Ao clicar em Sim o sistema salva a proposta que não poderá ser impressa ou alterada até que o Superior aprove o desconto. Clicando em Sim o sistema apresenta mensagem confirmando o envio do Workflow e também informa para qual foi enviado. 39

40 Alçada de Aprovação de Desconto - SOFTWARE Os Workflows serão enviados para aprovação de acordo com a seguinte regra: Range de Desconto Aprovador 0 10% O vendedor tem autonomia para conceder esse desconto % GAR % DAR % GO Acima de 50 % Diretor de AR responsável pelo negócio A alçada de desconto não é escalonada, ou seja, ao aplicar um desconto de 40% o Workflow será enviado apenas para o GO analisar. Desta forma temos apenas um aprovador por range de desconto e apenas um aprovador por Workflow. Implementações na forma de cálculo o O tratamento passa a ser realizado pelo valor total da proposta e não mais item a item; o O cálculo para propostas de licenciamento passa a ser: ( Valor total da CDU + (SMS * 24 meses) ); o A carência oferecida no SMS também entra no calculo de desconto, então caso você ofereça ao cliente uma carência de 2 meses, estes serão computados na fórmula como um desconto oferecido e irá impactar nas faixas de alçadas; o Propostas de venda de serviço realizada por franqueados ou propostas do tipo incremento corporativo não serão submetidas às alçadas. A VP de AR passa a acompanhar os descontos concedidos ou reprovados, nas reuniões de análise semanal através de relatório, garantindo o controle e agilidade do processo. 40

41 Alçada de Aprovação de Desconto SV+ Os Workflows serão enviados para aprovação de acordo com a seguinte regra: Hosting Range de Desconto Aprovador 0 15% Aprovação do Arquiteto SV+ Acima de 15% Aprovação do Gestor da Área Renato Morcelli Service Desk Range de Desconto Aprovador 0 15% Aprovação do Arquiteto SV+ Acima de 15% Aprovação do Gestor da Área Alexandre Bernardes Software Complementar Range de Desconto Aprovador 0 15% Aprovação do Arquiteto SV+ Acima de 15% Aprovação do Gestor da Área Jorge Ide BPO Range de Desconto Aprovador 0 15% Aprovação do Arquiteto SV+ Acima de 15% Aprovação do Gestor da Área Carlos Valle Hardware Range de Desconto Aprovador 0 15% Aprovação do André Joly Acima de 15% Aprovação do Gestor da Área Jorge Ide Educação - Presencial / E-learning Range de Desconto Aprovador 0 10% Liberado para EARs Acima de 10% Aprovação do Gestor da Área - Marcelo Sinhorini Conteúdo / Certificação Range de Desconto Aprovador 0 15% Aprovação do Arquiteto SV+ 41

42 Acima de 15% CRM TOTVS Manual de uso CRM 2.0 Aprovação do Gestor da Área Renato Morcelli Aprovando ou Reprovando um Desconto O responsável por analisar o desconto aplicado em uma proposta poderá fazer a Aprovação ou Reprovação pelo Workflow ou pelo CRM. 1. Aprovando pelo Workflow: O CRM envia um Workflow com as principais informações da Oportunidade e Proposta, conforme podemos ver abaixo. 42

43 Caso o Outlook não apresente a opção de Aprovação como apresentado acima, basta clicar na opção Outras Ações > Exibir no Navegador. 2. Aprovando pelo botão Alçada de Desconto na WorkArea: O CRM solicita os parâmetros para pesquisa. Selecione a opção Aguardando Liberação e o período de emissão das propostas. 43

44 Serão apresentadas na tela as propostas que estão aguardando a Aprovação. Clique neste botão para Aprovar ou Reprovar a Proposta e colocar o motivo. 44

45 Alçada de desconto para proposta gratuita As propostas comerciais com status Gratuito também serão bloqueadas para alçada de desconto. Como o desconto oferecido neste caso é de 100% do preço, um WF de aprovação será encaminhado ao Diretor de AR. Fig 1 Seleção do status Gratuito Fig 2 O preço de venda é zerado automaticamente, não ficando mais disponível para edição Fig 3 Uma mensagem será exibida para alertar sobre o bloqueio da proposta para alçada 45

46 Browse Propostas Comerciais Consulta Tracking Venda Em sua workarea CRM, clique no botão Propostas, o sistema apresentará a seguinte tela de parâmetros: 2 1 Com os parametros selecionados, aguarde a leitura e carregamento de suas propostas comerciais. A seguinte tela será apresentada: 46

47 Pesquisar Visualizar : pesquisa propostas : habilita a tela de visualização da proposta comercial CRM Libera Desc. : função de apoio ao processo de alçada descontos do CRM, através dela o aprovador tem condições de validar ou reprovar o desconto comercial. Reenvia WF.Desc alguma falha no envio. Libera Orc (AR) através desta função. : função para reenviar workflow desconto, caso tenha havido : caso não tenha realizado upload no encerramento, pode realizar Tracking : traz a tela de consulta do tracking de datas e usuarios nas diversas liberações ocorridas em uma proposta comercial Upload Proposta Chk.SiteFat seja direcionada. Legenda Impressao Alt.Status do CST). : permite consulta a proposta comercial (documento digitalizado) : permite consulta ao SITE DE FATURAMENTO TOTVS que sua proposta : legenda com os status das propostas comerciais : permite que voce realize a re-impressão de sua proposta comercial : permite a troca do status (disponivel apenas para a equipe de lideres 47

48 Tela de Tracking Venda CRM TOTVS Manual de uso CRM 2.0 Esta é a tela que permite a visualização das datas e passos envolvidos numa proposta comercial: Legenda de propostas A legenda percorre todo o ciclo de uma proposta comercial em nosso sistema, desde sua inclusão, até o faturamento e emissão da nota fiscal no backoffice Protheus. 48

49 Painel de transferência contas CRM TOTVS Manual de uso CRM 2.0 No painel de contas foram inclusas novas funcionalidades, dentre elas temos: Botão Detalhes: Exibe quantas oportunidades a conta os detalhes da conta selecionada Botão Atualiza: Atualiza as contas exibidas no Painel de Contas Botão Legenda: Explica o que significa a cor da legenda ao lado de cada conta. Campo para seleção de contas: Permite a seleção de diversas contas, o que facilita a transferência de contas quando se trata de mais de uma conta. Encerramento de oportunidades em aberto: Realiza o encerramento automático de todas as oportunidades da conta que estão em aberto. 49

50 Acessando o Painel de transferencia de contas Para acessar o Painel de transferencia, deve-se clicar no ícone Transfer.Cnt que está disponível no grupo de botões do macro-processo Vendas. 2 1 A figura abaixo demonstra a tela principal do painel de visualização e transferência de contas. 50

51 A área demarcada acima (os Botões) trata-se dos botões mais utilizados, através deles pode-se manipular a conta selecionada na aba abaixo, veremos mais detalhes nas próximas páginas. A área demarcada abaixo exibe uma legenda em cores, trata-se do campo check-box, que permite selecionar varias contas, possibilitando realizar a transferência de diversas contas ao mesmo tempo. Botão legenda Ao clicar no botão Legenda, o sistema exibe uma legenda com o significado das cores ao lado de cada conta. Consultando Quantidade de Oportunidades Ao clicar no botão Detalhes são exibidas as oportunidades em aberto que a conta selecionada possui. 51

52 Selecionar Contas e Realizar Transferência Foi incluso um novo campo ao lado de cada conta que possibilita a seleção de uma ou mais contas, com isto pode-se realizar a transferência de contas por Lote, ou seja, transferir diversas contas de uma única vez. Basta clicar duas vezes sobre o campo para marcá-lo, em seguida clicar no botão transferência e confirma o código do executivo que receberá a conta. Atenção ao selecionar ou digitar o código do executivo para ter certeza de que a transferência será realizada para o executivo correto. Para realizar a transferência de uma ou mais contas, basta selecioná-las: 52

53 Acione a opção Transf.Cnt, como demonstrado na figura abaixo: Se na conta selecionada existirem oportunidades em aberto, o sistema permite selecionar a opção para fecha-las automaticamente com o F.C.I (fator critico de insucesso) Transferência entre carteiras, se não encerrar a oportunidade, o sistema não realiza a transferência da conta. Caso existam oportunidades em aberto e na transferência da conta não selecionar a opção para encerrar as oportunidades que estão em aberto, a conta não será transferida 53

54 Macro-processo informações gerenciais CRM TOTVS Manual de uso CRM 2.0 Através desta barra de macro-processos, você tem acesso aos seguintes es relatórios gerenciais e ou operacionais em sua Workarea: Abaixo, a descrição de cada uma das consultas disponíveis: Consulta Descrição Propostas Emite o tracking da venda, com informações relacionadas as propostas comerciais em todas as etapas de uma venda, desde a inclusão da proposta até a emissão da nota fiscal para o cliente. Agenda e Tarefa Emite a listagem de todas as agendas e tarefas lançadas por você ou pela sua equipe. O objetivo deste relatório é permitir que os gerentes de atendimento e relacionamento consigam acompanhar os diversos lançamentos efetuados por sua equipe. Contas versus Emite uma listagem de todas as contas (suspects, prospects e clientes) segmento que estão sob sua gestão (ou de sua equipe). As informações apresentadas são conta, endereço principal, contato principal e quantidade de oportunidades Tracking Emite uma listagem das oportundiades comerciais, é similar ao relatório oportunidades Propostas, a diferença é que para esta consulta, a oportunidade comercial é a principal referencia/tabela. Com ela, você pode acompanhar todo o ciclo de venda em suas oportunidades e montar o pipeline. Contas a receber Emite a listagem do contas a receber (Vencidos ou a Vencer) dos clientes de sua carteira (ou de sua equipe). Cockpit É uma tela para que você possa gerenciar os contratos de manutenção manutenção/sms vinculados a sua carteira de clientes. Através desta tela, você tem opção de acompanhar entrada de novos clientes, cancelamentos no mês, entre outros. Cliente versus Emite a listagem de clientes e notas fiscais emitidas no mês faturamento Pipeline Apresenta em tela a lista de oportunidades em aberto. Com isto você tem acesso ao pipeline de sua carteira Formato Excel Excel Excel Excel Excel Tela (smartcliente CRM Protheus) Excel Tela (smartcliente CRM Protheus) Todas as consultas listam apenas os movimentos das contas que estão sob sua gestão. Através da estrutura de vendas, o CRM garante que um vendedor, gerente ou toda uma unidade de venda, não enxergue movimentação de outras equipes. 54

55 Macro-processo pendências Apresentação Para acessar o painel de pendências, clique na opção Pendencias, disponível no componente Barra macro-processos em sua workarea. O objetivo desta funcionalidade é facilitar o acesso do usuário para resolução de pendências, neste momento estão disponíveis dois painéis: Descontos Oportunidades Painel de pendências Descontos Este painel apresenta todas as propostas que foram bloqueadas por aplicação de alguma das alçadas de desconto. Para resolver a pendência, basta posicionar no registro e clicar no botão Resolver pendência, disponível acima do painel. As outras formas para aprovação de desconto continuam ativas, ou seja, você pode utilizar os seguintes métodos: Aprovar o desconto através do WF ( ) disparado pelo CRM; Aprovar o desconto acessando o browse de propostas, opção disponível na botão macro-processo Vendas ; 55

56 Painel de pendências - Oportunidades O objetivo deste painel de pendencias é apresentar ao executivo de atendimento e relacionamento uma lista de oportunidades comerciais com status Ativo/Em aberto, mas que possuem a Data Prev.Fechamento menor que a database atual do sistema. Para estas, é necessário que o usuário altere cada oportunidade para reprogramar esta data de previsão de fechamento para o próximo mês, ou para o período que reflita melhor a expectativa de compra do cliente. Para resolver a pendencia, selecione uma oportunidade ou várias e clique no botão Resolver pendencia O sistema apresentará a tela oportunidade selecionada. de parametros para reprogramação da Data Prev.Fech de sua O Pipeline e Forecast dependem da informação de data previsão fechamento preenchidas corretamente em suas oportunidades comerciais. 56

57 Simulador de vendas CRM TOTVS Manual de uso CRM 2.0 Apresentação Este é uma nova funcionalidade e conceito em nossa política comercial de vendas. O objetivo, é criar combos/kit s de ofertas, direcionadas aos diversos segmentos e linhas de negócio TOTVS. Através desta funcionalidade, o usuário tem a opção de elaborar uma oferta de negócios unificada ao cliente. Os combos estão sendo definidos e criados pelas equipes de estratégia de oferta e distribuição e AR Gestão CRM. Os kits com status homologado ficam disponíveis para uso no simulador, todos os demais podem ser manipulados apenas pelas equipes administradoras deste cadastro (EOD e AR CRM). O resultado de uso do simulador é a impressão de uma única proposta comercial consolidada, o que certamente traz benefícios para a TOTVS e o cliente. Como os processos de BackOffice ocorrem de forma individual, por exemplo, regras de comissão por negócio, direcionamento de site para faturamento por negócio, entre outras, o CRM irá gerar oportunidades individuais a partir do simulador, mas todas serão criadas automaticamente, de maneira transparente ao usuário. Estas oportunidades vinculadas receberão um flag sistêmico, que indicará que todas estão ligadas em uma única venda. Com isto, o encerramento e upload em uma delas, realizará automaticamente o upload em todas as relacionadas, do mesmo modo, a reprovação de uma delas, reprovará automaticamente todas as selecionadas. O simulador permite a elaboração de dois tipos de propostas: Por combo/kit s que será explicada em detalhes abaixo. e; Individuais, ou até mesmo com mais de um negócio contemplado, mas inseridos manualmente pelo usuário, sem a seleção do combo. O passo a passo para uso do simulador sem a seleção dos combos, é basicamente o mesmo descrito abaixo, bastando não selecionar o combo no campo especifico para este. 57

58 Como utilizar CRM TOTVS Manual de uso CRM Para criar uma simulação de venda, primeiro informe a conta no componente Busca em sua workarea e na seqüência pressione a opção vendas, será exibido o painel do macroprocesso vendas, selecione então o ícone. 2 Após o processo acima será aberto a tela do simulador de vendas, como demonstrada na figura abaixo: 58

59 3 O preenchimento do simulador é composto pelo seguinte processo: a. Dados da entidade (o preenchimento é automático, de acordo com a conta selecionada no componente de busca em sua Workarea): b. Informe a Serie TOTVS que será ofertada ao cliente (é campo obrigatório na simulação): c. Informe a modalidade de software (necessário selecionar): 59

60 d. Este passo difere o uso do simulador de maneira manual, do uso através da seleção de um Combo/Kit pré-configurado. COMBO/KIT utilizado na simulação (necessário selecionar), para informar o COMBO é obrigatório o preenchimento da serie e modalidade. 4 Após o preenchimento dos campos acima (serie, modalidade e COMBO) será carregado o modelo pré-definido para uso no simulador. 60

61 5 Caso o modelo (COMBO) selecionado tenha a configuração de venda de HOSTING será necessário selecionar um executivo especifico para a categoria conforme abaixo: 6 Após a seleção do vendedor, é iniciado o carregamento do modelo e aplicação de calculo de quantidade, conforme configuração existente no modelo (COMBO) selecionado. 7 Quando o modelo é finalizado o usuário terá o preenchimento de todas as informações deste combo e havendo necessidade poderá realizar a alteração das informações padrões que 61

62 foram preenchidas automaticamente pelo simulador, por exemplo, alterar a quantidade. Nesse exemplo esta sendo carregado um COMBO padrão para o Segmento Serviços, ele é composto por: categoria de software (produtos, acessórios, time de venda, cronograma e cabeçalho que será gerado a proposta comercial), SV+ -> HOSTING e SV+ -> educação -> educação e-learning. O preenchimento das pastas de produtos, acessórios e etc é o mesmo aplicado na inclusão de uma proposta comercial individual. a. Preenchimento feito na categoria software: b. Para ver a categoria SV+, pressione a opção e selecione uma subcategoria conforme abaixo: usado: c. Na seqüência serão exibidos os produtos que compõem o HOSTING para o COMBO d. A mesma ação vale para carregar os produtos referente a categoria educação: 62

63 8 Na tela de simulação também temos o histórico de contratos e CFP (controle financeiro de projetos) caso o cliente já tenha esta informações em nossa base os dados serão exibidos na posição abaixo: 9 Resumo da simulação conforme moeda utilizada: 10 O simulador possui as seguintes opções: 63

64 11 Durante a gravação da simulação são aplicadas as validações e regras de uma inclusão de oportunidade e proposta comercial no CRM, havendo alguma inconsistência, uma tela será exibida ao usuário, informando as ocorrências e solicitando os ajustes. 64

65 12 - Caso não ocorra nenhuma inconsistência na simulação ela irá gerar as oportunidades de venda vinculadas, neste passo será necessário informar o feeling e previsão de fechamento utilizado nas oportunidade de venda para composição de forecast e pipeline Feito isso é exibido para o usuário o número de cada oportunidade de venda gerada e também sua proposta comercial correspondente. Depois de pressionado o botão OK, será exibido a tela de impressão de proposta, neste momento é possível imprimir a proposta comercial que foi gerada através do COMBO, caso não queria realizar a impressão nesse momento, você poderá imprimi-la posteriormente, para 65

66 isto, basta pesquisar uma das oportunidades/propostas geradas e alterá-la, ou através da opção Propostas, também disponível na barra Macro-Processo Vendas, pesquise a proposta e clique em imprimir. 66

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