SESSÃO V: DIRETRIZES PARA A ELABORAÇÃO DE INDICADORES DE CUSTOS NO GOVERNO FEDERAL

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Martín Gentil Carlos
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1 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO FEDERAL: ANÁLISE E AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES SESSÃO V: DIRETRIZES PARA A ELABORAÇÃO DE INDICADORES NO GOVERNO FEDERAL Palestrante: Lino Martins da Silva Prof. LD. Programa de Mestrado da UERJ Brasília, 25 de outubro de 2011.

INDICADORES NO GOVERNO FEDERAL Palestrante: Lino Martins da

II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO COMO ENTENDEMOS AS NECESSIDADES DO GOVERNO FEDERAL Carência de mecanismos que permitam a identificação das diversas potencialidades de uso das

2 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO COMO ENTENDEMOS AS NECESSIDADES DO GOVERNO FEDERAL Carência de mecanismos que permitam a identificação das diversas potencialidades de uso das informações de custos; Ausência de instrumentos que permitam a identificação dos objetos de custo. Ausência de diretrizes para disseminação da cultura de custos na Administração Pública Federal;

informações de custos; Ausência de instrumentos que permitam a identificação dos objetos de

3 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO UMA QUESTÃO PRELIMINAR: Contador de Custos x Analistas de Custos O CONTADOR O ANALISTA Pergunta: Pergunta: Quanto custou? OBJETIVOS Avaliação dos Estoques Balanços Orçamentos e Preços Porque Custou? Onde, Como, Quando, Quem, O que? OBJETIVOS Custo p/indicador/produto Avaliação de desempenho Análise custo-benefício Otimização dos recursos

OBJETIVOS Avaliação dos Estoques Balanços Orçamentos e Preços Porque Custou?

4 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO POSTULADOS DA GERÊNCIA ESTRATÉGICA Plano estratégico Plano plurianual PREVISÕES Plano operacional Plano de investimentos Plano financeiro Diretrizes orçamentárias Orçamento Anual De investimentos Fiscal Seguridade Social REALIZAÇÕES CONTABILIDADE GERAL CUSTOS CONTROLE ORÇAMENTÁRIO FERRAMENTAS ÚTEIS -Análise estatística -Reingenharia -Análise de valor - Benchmarking

orçamentárias Orçamento Anual De investimentos Fiscal Seguridade Social REALIZAÇÕES CONTABILIDADE

5 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO Exemplos de objetivos concretos X Objetivos à La Palissé (1)... OBJETIVOS CONCRETOS Acidentes reduzidos em x %, em n tempo. Incêndios reduzidos em x %, em n tempo. Certidões entregues num prazo de x. Alunos alfabetizados, x% em n tempo OBJETIVOS UTILIZADOS (LA PALISSÉ) Patrulhar estradas... Fiscalizar velocidade... Colocar sinais de trânsito Patrulhar florestas Limpar o mato Colocar fiscais. Passar certidões Ministrar aulas Número de páginas datilografadas Escrever à máquina. Jacques de la Palisse, nobre militar francês que sempre falava o óbvio e frases sem sentido lógico: Um quarto de hora antes de sua morte, ele ainda estava vivo!!!!!

.. Fiscalizar velocidade... Colocar sinais de trânsito Patrulhar florestas Limpar o mato Colocar fiscais.

6 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO Requisitos a serem seguidos na construção dos indicadores. Concentração nos aspectos essenciais (seletivo); Facilidade de compreensão, de cálculo e de uso (simplicidade); Representativo do fenômeno observado (cobertura);

Concentração nos aspectos essenciais (seletivo); Facilidade de

7 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO Requisitos a serem seguidos na construção dos indicadores. Existência, acessibilidade e disponibilidade das informações para seu cálculo, em qualidade adequada e em tempo útil; Estabilidade conceitual dos componentes do indicador e do próprio indicador; Baixo custo de geração, manutenção e disponibilização

Existência, acessibilidade e disponibilidade das informações para seu cálculo, em

8 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO FEDERAL: ANÁLISE E AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES MAPEAMENTO DOS PROCESSOS CONHECENDO O NEGÓCIO Principais atribuições Organograma e quadro de pessoal (quantidades) - Subordinação técnica - Subordinação administrativa - Usos de informática - Materiais - Recursos Humanos - Planejamento e Administração dos recursos financeiros. - Chefia - Setores segundo os níveis na estrutura. - Servidores à disposição de outros órgãos - Servidores de outros órgãos à disposição do setor. Processos de negócio Fornecedor interno Insumo Fornecedor externo Insumo Cliente interno Cliente externo Produto Produto Sistema de informações - Sob gestão do setor - Desenvolvidos por terceiros; - Desenvolvidos pela própria área. - Sistemas necessários. Indicadores de desempenho e/ou de custos. - Informações necessárias, mas não disponíveis em sistema - Informações existentes em sistema, mas não disponíveis imediatamente. - Atuais - Necessários - Possibilidade de comparação de custos com outras entidades (Benchmarks) Objetos de Custeio - Atuais - Necessários

- Chefia - Setores segundo os níveis na estrutura. - Servidores à disposição de outros órgãos - Servidores de outros órgãos à disposição do setor.

9 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO Etapas de um sistema de avaliação Identificação de atividades a serem medidas; Estabelecimento de metas para cada atividade; Definição dos objetos de custos Determinação dos indicadores de custos. Identificação de responsáveis para cada etapa do processo de mensuração; Identificação da necessidade de ações corretivas; Implantação de mudanças para realinhamento do desempenho; Identificação da necessidade de novas metas.

10 METODOLOGIA PARA CONSTRUÇÃO DE II SEMINÁRIO DO SISTEMA INDICADORES DO GOVERNO Conhecer os atributos de qualidade Identificar as atividades Conhecer os objetivos O que espera o cidadão? O que esperam os gestores? Conhecer as necessidades de informação Seleção de indicadores Idoneidade, utilidade, facilidade Adequação aos objetivos Ciclo dos processos Referencias internas e externas Formalização do sistema de indicadores Técnicas de BSC Informação para os Subsídios para gestores Prestação de contas

Conhecer as necessidades de informação Seleção de indicadores Idoneidade, utilidade, facilidade Adequação aos objetivos Ciclo

11 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO ATIVIDADES A SEREM DESENVOLVIDAS Orientação metodológica para a construção dos indicadores: Indicadores de resultado Indicadores de processo Indicadores de estrutura. Adoção de um cardápio terminológico.

indicadores: Indicadores de resultado Indicadores de

12 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO ATIVIDADES A SEREM DESENVOLVIDAS QUESTÕES BÁSICAS: Para que serve a atividade ou programa? O que se deseja medir (seleção de prioridades) Qual o impacto das informações na gestão do negócio? Sob quais perspectivas se deseja analisar e avaliar os custos (comparabilidade)? Quais os principais usuários da informação? Qual a periodicidade desejada para obter as informações?

O que se deseja medir (seleção de prioridades) Qual o impacto das informações na gestão do negócio?

II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO CUIDADOS NA CONSTRUÇÃO DOS INDICADORES Atividades Criam resultados e consomem recursos QUE AGREGAM VALOR Aumentam o valor dos produtos e serviços

13 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO CUIDADOS NA CONSTRUÇÃO DOS INDICADORES Atividades Criam resultados e consomem recursos QUE AGREGAM VALOR Aumentam o valor dos produtos e serviços perante os olhos do cliente de acordo com as metas da organização QUE NÃO AGREGAM VALOR Atividade que pode ser eliminada, Não afeta a qualidade e a Eficácia da atividade Desenvolvida.

perante os olhos do cliente de acordo com as metas da organização QUE NÃO AGREGAM VALOR

14 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO FEDERAL: ANÁLISE E AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES Metas Estratégicas Unidade Administrativa/ Gestora/ Centro de Custos Entidade/ Programa Custos Atividades Programa Custo por ação Custo por produto ou serviço População Atendida Indicadores

Centro de Custos Entidade/ Programa Custos Atividades Programa

II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO DE CUSTOS MINISTÉRIO VISÃO ORÇAMENTÁRIA Pessoal Material Serviços Outros VISÃO Custos de materiais Custos de mão de obra Custos de serviços contratados.

15 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO DE CUSTOS MINISTÉRIO VISÃO ORÇAMENTÁRIA Pessoal Material Serviços Outros VISÃO Custos de materiais Custos de mão de obra Custos de serviços contratados. Outros custos diretos OBJETO (Brasil escolarizado) INDICADORES QUALITATIVOS Taxa de frequencia à escola da população na faixa etária de 0 a 3 anos (%) Taxa de frequencia bruta no ensino médio (%) Taxa de frequencia liquida a préescola da população na faixa etária de 4 a 6 anos. INDICADOR DE CUSTOS INDICADORES QUANTITATIVOS Total de alunos Matriculados Total de livros distribuídos para educação básica Total do material e Livros didáticos para ensino fundamental

Outros custos diretos OBJETO (Brasil escolarizado) INDICADORES QUALITATIVOS Taxa de frequencia à escola da população na faixa etária de 0 a 3 anos (%) Taxa de

16 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO DIMENSÕES DE UM SISTEMA Entidade - Função Programa Projeto - Produto Nível Custo pleno ou integral Custo de produção Custo de distribuição Custo de administração Custos completos Custos parciais Custos Diretos e Variáveis Custo real/custo histórico Custo pré-determinado Custo padrão.

Custo de distribuição Custo de administração Custos completos Custos parciais

17 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO FEDERAL: ANÁLISE E AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES Fatores-Chave do Sucesso Comprometimento com o processo de mudança. Envolvimento e participação dos servidores Capacidade para reestruturar o serviço de atendimento, orientado para o cliente, missão, metas e objetivos Indicadores de desempenho mensuráveis - Fazer benchmarking em outras entidades Implementar e gerenciar um projeto piloto Capacidade para vencer o obstáculo da burocracia

Envolvimento e participação dos servidores Capacidade para reestruturar o serviço de atendimento, orientado para o

18 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO FEDERAL: ANÁLISE E AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES MENSAGEM FINAL SOBRE CUSTOS NO SETOR PÚBLICO Patrick Gibert depois de observar que a precisão dos valores obtidos é falaciosa, já que a confiabilidade das regras de repartição dos custos é limitada, critica sobretudo o método dos custos completos por conduzir a resultados de difícil utilização. PATRICK Gibert. Le Contrôle Dans Les Organisations Publiques. Ed. Les Editions D`Organisation (coleção Management Public).

repartição dos custos é limitada, critica sobretudo o método dos custos completos por conduzir a resultados de difícil

19 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO FEDERAL: ANÁLISE E AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS AID - Agência para o Desenvolvimento Internacional. Sistema Integrado, Modelo de Administração Financeira, Controle e Auditoria - SIMAFAL, AID, Washington, 1991; GAO Government Accountability Offi ce USA GAO Cost Estimating and Assessment Guide. Marche GILBERT, Patrick. Le controle de gestion dans lês organisations publiques. Ed. Les Editions d`organization (coleção Management Public). GILSON, Iberê - Do Controle Financeiro e Orçamentário, Rio de Janeiro, Revista da Inspetoria Geral de Finanças, mar/abril de 1974 HINRICHS, Harley H. e TAYLOR, Graeme M.. Orçamento Programa e análise de custobenefício: casos, textos e leituras. Tradução de Carlos Kronauer. Rio de Janeiro, Fundação Getúlio Vargas, IFAC - International Federation of Accountants. Perspectives on Cost Accounting for Government, Study 12, September MACHADO, Nelson. Sistema de Informações de Custos Diretrizes para Integração ao Orçamento Público e à Contabilidade Governamental. Tese apresentada à Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da USP, dezembro de NAO National Audit Offi ce UK. Measuring the Performance of Government Departments. March SILVA, Lino Martins da. CONTRIBUIÇÃO AO ESTUDO PARA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. Artigo premiado com o 2º lugar no concurso de monografias da Secretaria do Tesouro Nacional e que teve por base a tese de Livre Docência defendida na Universidade Gama Filho.

Marche 2009. GILBERT, Patrick. Le controle de gestion dans lês organisations publiques. Ed. Les Editions d`organization (coleção Management Public).

20 II SEMINÁRIO DO SISTEMA DO GOVERNO FEDERAL: ANÁLISE E AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES MUITO OBRIGADO Contactos: lino.martins@gmail.com Blog:

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