Tecnologia no Mundo das Viagens Corporativas

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1 Tecnologia no Mundo das Viagens Corporativas

2 C o m i t ê d e T e c n o l o g i a e I n o v a ç ã o ALAGEV & ABRACORP Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas é uma associação privada sem fins lucrativos, com atuação no mercado de eventos e viagens corporativas, representando compradores e fornecedores da indústria no Brasil e na América Latina.

3 C o m i t ê d e T e c n o l o g i a e I n o v a ç ã o ALAGEV & ABRACORP Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas é uma associação civil, sem fins lucrativos, constituída para representar o conjunto de agências de viagens brasileiras especializadas em gestão de viagens corporativas.

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5 1 Preparando o Terreno

6 Preparando o Terreno Escolhendo os Parceiros: Ganhar... TMCs; Fornecedores de Tecnologia: OBT Expenses Back Offices BI Fornecedores: Criando seus Acordos Comerciais: Dados históricos; Relacionamento duradouro; Ganha-ganha! Ganhar JUNTOS!

7 Preparando o Terreno Escolhendo os Meios de Pagamento Faturamento; Cartão Corporativo; Cartão Virtual; Criando minhas Políticas de Viagem Políticas realizáveis não prejudicam o Negócio; Economia mensurável; Aceitação por toda a empresa; Tecnologia como Parceiro!

8 2 Solicitando a Viagem 1 Preparando o Terreno

9 OBT Online Booking Tool S i s t e m a d e G e s t ã o d e V i a g e n s C o r p o r a t i v a s Exemplos: Ae-TM, Benner, GetThere, Reserve, TMS, Traversa, WTS Corporate. Objetivo: Agilizar e automatizar o processo de compra de viagens corporativas, permitindo as empresas reduzir seus custos, controlar a demanda de viagens, aumentar a eficiência de seus processos, fortalecer relacionamentos com fornecedores, aplicando e controlando suas políticas de viagem com eficiência. Reservas de Aéreo, Hotel e Carro Política de Viagens Aplicação e Controle Fluxo de Aprovação Gestão Categorização da Demanda de Viagens Integração com ERP & Expense Management Tools Business Intelligence

10 O processo de Viagens utilizando um OBT: Os OBT s permitem um processo linear do início ao fim: Viajante ou Assistente acessam o OBT Pesquisam voos e efetuam a reserva para o destino escolhido, sendo esta executada de acordo com as regras de política previamente configuradas no sistema. Aprovador é notificado Realiza a aprovação ou reprovação da viagem. A agência de viagens recebe a reserva devidamente aprovada Consultor de Viagens realiza a emissão dos bilhetes

11 1 Preparando o Terreno 3 Onde eu encontro o Conteúdo? 2 Solicitando a Viagem

12 TMC Fluxograma (ponto de vista do fornecedor): Cias Aéreas Direto Cliente Cliente Hotéis Carros Indireto Cliente Cliente

13 4 Fluxo de Autorização e Emissão 3 Onde eu encontro o Conteúdo? 2 Solicitando a Viagem 1 Preparando o Terreno

14 Exemplos de Fluxos: Fluxo simples Itinerário dentro da política Viagem até valor da alçada Responsável: Próprio usuário (auto aprovação) Usuário TMC Efetua a reserva TMC recebe autorização para emissão

15 Exemplos de Fluxos: Fluxo com dois níveis Itinerário fora da política Viagem internacional Centro de custos, departamento, projeto Viagem com valor fora da alçada Responsáveis: Superior imediato + Diretor o Opção de aprovadores substitutos Usuário Efetua a reserva Aprovador 1.1 Aprovador 2.1 TMC Recebe autorização para emissão Substituto 1.2 Substituto 2.2

16 Exemplos de Fluxos: Fluxo com vários níveis; Itinerário fora da política Viagem internacional Centro de custos, departamento, projeto Viagem com valor fora da alçada Responsáveis: o Superior imediato + Diretor + Vice Presidência o Gestor + Superior imediato + Diretor o Gestor + Superior imediato + Financeiro Opção de aprovadores substitutos

17 Exemplos de Fluxos: Fluxo com vários níveis Usuário Efetua a reserva Aprovador 1.1 Aprovador 2.1 Aprovador 3.1 TMC Recebe autorizaçã o para emissão Substituto 1.2 Substituto 2.2 Substituto 2.2 Substituto 2.2 Substituto 1.3

18 5 Prestação de Contas 4 Fluxo de Autorização e Emissão 3 Onde eu encontro o Conteúdo? 2 Solicitando a Viagem 1 Preparando o Terreno

19 Definição e História TMCs gerenciam parte do processo de despesas das empresas, relativas a Gestão de reservas, emissões, reembolsos, consultorias relativas à viagem em si, hotelaria, locações etc. Estes processos são parte de um contexto maior: Despesas da Empresa. Os sistemas de ERP, que incluem Contas a Pagar e receber, além Contábil, são muito complexos para a gestão do diaa-dia de despesas de viagens.

20 Necessidades Operacionais Três problemas identificados: Do Viajante Simplicidade Mobilidade Do Financeiro Todo o processo operacional Do Regulatório Cumprimento de políticas

21 Soluções Atuais Papel Excel Para o Viajante Para Financeiro Ferramentas do ERP Em geral, complexas

22 Expense Management Facilita a entrada de dados do Viajante; Para solicitar Para prestar contas Facilita o processo operacional do Financeiro; Sistema verifica as regras Não circulam arquivos ou papel Preserva a política de despesas; Integra com ERP.

23 1 Preparando o Terreno 6 5 Back Offices Prestação de Contas 4 Fluxo de Autorização e Emissão 3 Onde eu encontro o Conteúdo? 2 Solicitando a Viagem

24 Back Office GDS Bancos Cias Aéreas Cartões Crédito Hotéis Back Office Clientes Corporat ivos SGVC Faturas de Fornece dores

25 7 6 Conciliação 5 Back Offices Prestação de Contas 4 Fluxo de Autorização e Emissão 3 Onde eu encontro o Conteúdo? 2 Solicitando a Viagem 1 Preparando o Terreno

26 Conciliação Fatura TMC Fatura Cartão Conferência Conciliação Banco de dados da OBT Geração das informações no ERP do cliente: Financeiro e Contábil

27 1 Preparando o Terreno 8 Business Inteligence 7 6 Conciliação 5 Back Offices Prestação de Contas 4 Fluxo de Autorização e Emissão 3 Onde eu encontro o Conteúdo? 2 Solicitando a Viagem

28 Conceito - Business Intelligence Inteligência empresarial (em inglês Business Intelligence), refere-se ao processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que oferecem suporte a gestão de negócios.

29 Níveis de Dados Estratégico Conhecimento Administrativo Operacional Análise Organização Coleta Data Mining: Mineração de dados, é o processo de explorar grandes quantidades de dados à procura de padrões consistentes. Data Warehousing: Armazém de dados com dados selecionados do OLTP, otimizados para consulta de informações. OLTP (Online Transaction Processing ou Processamento de Transações em Tempo Real)

30 OBT / Backoffices Reservas processadas Aplicação de acordos Banco de Dados Políticas Fluxo de aprovação Business Intelligence Mercado ATP Rota Desvios de Política Centros de Custo Empresas/ Grupo Saving Lost Conciliação Reembolso Distâncias (GHG) Volume AVR Qtd Diária Antecedencia Viajantes Classificação Economia & Gestão Coleta de Dados Oportunidade Economia

31 Benefícios Gestão sobre os indicadores de eficiência; Desvios de política Médias tarifárias x mercado Participação de mercado por fornecedores Economias geradas Oportunidades de adequação da política de viagem; Redução e controle de custos; Projeção de resultados.

32 GDS Cliente ERP Cias Aéreas OBT Hotéis Agência Back Office Locadoras Cartões de Crédito Conciliação Seguro Viagem

33 O mundo ideal da gestão de viagens corporativas! 8 Business Inteligence 7 6 Conciliação 5 Back Offices Prestação de Contas 4 Fluxo de Autorização e Emissão 3 Onde eu encontro o Conteúdo? 2 Solicitando a Viagem 1 Preparando o Terreno

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