MODELAGEM E DESENHO DE PROCESSOS COM BPM EM CENTROS DE FORMAÇÕES PARA CONDUTORES

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1 MODELAGEM E DESENHO DE PROCESSOS COM BPM EM CENTROS DE FORMAÇÕES PARA CONDUTORES Resumo Bruna Samara, Gabrielle Cruz, Itamiris Rocha, Juliette Siqueira, Mayara Wanderley e Roberta Félix (brunasamara_oi@hotmail.com, gabriellecruz04@gmail.com, itarocha_@hotmail.com, juliettesiqueira@gmail.com, mayarawb1@gmail.com, robertavanessa47@hotmail.com) Seminários da Qualidade Professor Rômulo César Este trabalho tem por finalidade apresentar o que é negócio, processo e BPM e traz, de forma prática, uma representação de um processo de agendamento de aulas práticas com instrutores de um CFC (Centro de Formação de Condutores), de maneira a apresentar como ele funciona hoje e trazendo também uma melhoria para o mesmo processo, utilizando do BPM (Business Process Management Gestão de Processos de Negócio) para atingir este objetivo. Palavras-chave: BPM; CFC; Processo; Negócio. 1. INTRODUÇÃO De acordo com Hammer e Champy, (1994), "... define-se um processo empresarial como um conjunto de atividades com uma ou mais espécies de entrada e que cria uma saída de valor para o cliente." Reduzir custos, detectar problemas nas atividades desenvolvidas, otimizar o tempo e integrar os trabalhos são alguns dos diversos agregados de valores que a gestão de processo pode ofertar a uma organização. Sendo atrativo para que os processos se desenvolvam de forma enxuta, fazendo com que a empresa cresça de forma saudável e tendo a visão da importância de tudo que é projetado, desenvolvido e praticado, tem um real papel na funcionalidade do macro ambiente. Tendo em vista o mercado volátil e a constante mudança do perfil do cliente e suas exigências, os processos evoluem e se adequa aos fins que foram destinados. Com auxílio tecnológico, as organizações têm encontrado mais facilidade para aplicar a excelência em prestar os serviços necessários, pois com um bom funcionamento interior, as chances do produto/serviço chegarem até as mãos do consumidor final aumentam. De acordo com Teresa Jones e John Dixon (2011) BPM (Business Process Management Gestão de Processos de Negócio) é uma abordagem de gestão que requer que as organizações se tornem orientadas a processos e que reduzam a sua dependência das tradicionais estruturas funcionais e territoriais. Esse trabalho buscou realizar uma modelagem do processo de um Centro de Formações de Condutores em Caruaru, para poder, através do BPM, desenhar esse processo, de modo a simplificá-lo, otimizando tempo e custo para o negócio. 2. REVISÃO TEÓRICA Neste capítulo serão explicitados os principais conceitos e referências já teorizados sobre o assunto. 2.1 Processo Processo é uma palavra com origem no latim procedere, que significa método, sistema, maneira de agir ou conjunto de medidas tomadas para atingir algum objetivo.

2 Conforme Rebouças (2007) aponta que o principal problema que a administração de processos apresenta é sua consolidação como um instrumento administrativo com alta qualidade, mas por muitas vezes faltam metodologias estruturadas em sua operacionalização nas organizações e indica uma metodologia dividida em cinco fases para o desenvolvimento e implementação dos processos administrativos nas organizações. Fazer matrícula em curso Estudar Fazer prova Retirar certificado Figura 1. Exemplo de processo. Fonte: Adaptado de Campos, 2014 De acordo com Araújo (2009, p. 26), outra forma de apresentar o conceito de processo é: quanto à existência, é a introdução de insumos (entradas ou inputs) num ambiente, formado por procedimentos, normas e regras que, ao processarem os insumos, transformaram-nos em resultados que serão enviados (saídas ou outputs) aos clientes do processo. 2.2 Negócio O termo negócio provém do latim negotĭum, que é um vocábulo formado por nec e otium ( aquilo que não é lazer ). Trata-se da ocupação, da atividade ou do trabalho que se realiza com fins lucrativos. Negócio refere-se à pessoas que interagem para executar um conjunto de atividades de entrega de valor a clientes e gerar retorno de investimento a partes interessadas. Em economia, negócio, é referido como um comércio ou empresa, que é administrado por pessoas para captar recursos financeiros para gerar bens e serviços, e por consequência proporciona a circulação de capital de giro entre os diversos setores. Em síntese, podemos dizer que, entende-se por negócio toda e qualquer atividade econômica com o objetivo de gerar lucro. Etimologicamente, e num sentido mais alto, a palavra negócio deriva do latim, e quer dizer a negação do ócio. Negócio não trata apenas de negócio financeiro ou comercial, mas sim toda a atividade humana que tem efeitos jurídicos Centros de Formação de Condutores Os Centros de Formação de Condutores CFC s - são empresas ou organizações destinadas à formação, atualização e reciclagem de condutores de veículos automotores e elétricos credenciados pelo Departamento Estadual de Trânsito DETRAN. (DETRAN, [200?]) 2.3 Gerenciamento de Processo de Negócio BPM BPM (Business Process Management Gestão de Processos de Negócio) é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio automatizados ou não para alcançar os resultados pretendidos consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma organização. (BPM CBOK, 2009)

3 2.3.1 Modelagem de Processo de Negócio A modelagem de processos tem por finalidade entender o funcionamento interno da organização de ponta a ponta e para isto, são utilizados diversas ferramentas como: organogramas, diagramas de posicionamento, fluxos dos processos, dentre outros, que fornecem a visão das atividades executadas pelos colaboradores no dia a dia, criando uma base para estudos, melhoria dos processos, estimativas de custos e compreensão clara e exata dos processos corporativos. A modelagem de processos BPM é um conjunto de atividades que devem ser seguidas com o objetivo de permitir a criação de um ou mais modelos para a representação, comunicação, análise, desenho, síntese, tomada de decisão e controle de um negócio. O Blog Venki (2014) traz o seguinte conceito para modelo de negócio: é uma ferramenta para a criação de formas econômicas, sociais ou de outros valores. O termo modelo de negócio é usado para uma ampla gama de descrições formais e informais para representar aspectos centrais de um negócio, incluindo o motivo, as ofertas, as estratégias, infraestrutura, estruturas organizacionais, práticas comerciais, e os processos operacionais e políticos. No sentido mais básico, um modelo de negócio é o método de fazer negócios pelo qual uma empresa pode se sustentar, isto é, gerar receitas. O modelo de negócios enuncia como uma empresa ganha dinheiro, especificando sua posição na cadeia de valor. 3. MODELAGEM E DESENHO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO Neste capítulo serão apresentados a modelagem e o processo do BPMN, de forma teórica e prática, apresentando dessa maneira como o processo é realizado atualmente e quais as melhorias propostas através deste estudo e quais benefícios elas trarão. 3.1 Modelagem de Processos com BPMN O processo proposto para a realização deste projeto, refere-se ao simples procedimento de marcação de aulas práticas (ANEXO A), seja de qualquer veículo vinculado entre as categorias A, B, C, D ou E em um centro de formação de condutores - CFC, que era chamado antigamente de autoescola. Os CFC s são dispostos em duas categorias CFC - A que é responsável pelas aulas teóricas para primeira habilitação (CNH), cursos de reciclagem ou de atualização, bem como também os cursos de transporte de emergência, transporte escolar, transporte de materiais perigosos entre outros. Já na categoria de CFC - B, são realizadas às aulas práticas, neste exemplo trata-se de um processo realizado em um CFC - B, que é uma interação entre alunos, recepcionistas e instrutores do CFC e têm início a partir do momento no qual o aluno encaminha-se até a autoescola, onde é atendido por um dos recepcionistas, o qual verifica a agenda dos instrutores e em seguida, realiza a marcação das aulas, o mesmo informa o agendamento ao aluno e depois repassa a informação referente a marcação também ao instrutor para que anote na sua agenda. 3.2 Desenho de Processos com BPMN O processo original foi mencionado anteriormente e agora têm-se as alterações para o melhoria do mesmo (ANEXO B). Segue em ordem cronológica: O aluno irá ligar, enviar ou deslocar-se até o CFC e solicitar o agendamento; O recepcionista verifica a agenda dos instrutores e a marca a aula;

4 Confirma o agendamento com o aluno, este retorno será conforme a solicitação, por exemplo: se o aluno solicitar por a confirmação da aula também será realizada através de ; O aluno recebe a confirmação; E simultaneamente, o instrutor pode consultar sua agenda online que os cronogramas de agendamento de aulas já estão disponíveis. Os benefícios dispostos nesta melhoria do processo são: a multipluralidade na formas de marcação por parte dos alunos, tendo mais opções; o conforto de poder agendar as aulas na sua casa, seja tanto por quanto por telefone. Os alunos também se beneficiam por terem a confirmação de forma eficaz e rápida de que sua aula realmente foi marcada. A fluidez e agilidade no que se refere aos recepcionistas que diminuirão o tempo e as filas de espera para agendamento de aulas, melhorando a imagem de eficiência do CFC para os alunos e futuros alunos, reduzindo também o gasto com impressões e com papel, visto que o processo será mecanizado e padronizado, evitando erros como por exemplo: uma aula que não foi anotada na agenda de algum dos instrutores. Quanto aos instrutores, no momento da marcação já irão receber a alteração na sua agenda eletrônica, diminuindo assim custos com combustível, tendo em consideração que a cada término de aula eles não precisarão sair do centro de treinamento para a recepção do CFC somente para olhar quem será o próximo aluno; tempo perdido entre os intervalos das aulas que têm duração em média de 50 minutos e minimizando os possíveis erros de interpretação do que foi anotado na agenda ou por exemplo em ler o cronograma de aulas de outro instrutor por equívoco, entre outros. Considerações Finais Depois do estudo realizado, observou-se que o processo de agendamento de aulas práticas realizado nos Centros de Formação de Condutores ainda acontece de maneira extremamente manual, necessitando de um trabalho e gasto de tempo desnecessário por parte de todos os envolvidos. Com as melhorias propostas, foi possível, através da implantação de sistemas tecnológicos, otimizar o processo, economizando tempo, trabalho, melhorando o serviço tanto dos recepcionistas, quanto dos instrutores, que receberão os cronogramas de maneira digital, quanto também dos alunos, que não precisará se deslocar até a auto escola para realização dos agendamentos. Assim sendo, todos saem beneficiados.

5 Referências BPM CBOK Busines Process Management Common Body of Knowledge, Versão 2.0, 325p CAMPOS, André L. N. Modelagem de processos com BPMN. 2ª Edição. Rio de Janeiro: Brasport, DETRAN/AL Departamento Estadual de Trânsito de Alagoas. Centros de Formação de Condutores CFC s. Disponível em: < EDUCAÇÃO, Portal. Conceito de processos. Disponível em: < Acesso em : 04 de out VENKI. Definição de Gestão de Processos. Disponível em: < Acesso em: 04 de out WIKIPÉDIA. Negócio. Disponível em: < Acesso em: 03 de out

6 ANEXO A

7 ANEXO B