Comunidades de prática como ferramentas de gestão do conhecimento no ambiente de projetos. Uma revisão da literatura. Ana Villanueva Llapa de Cardenas

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1 Comunidades de prática como ferramentas de gestão do conhecimento no ambiente de projetos. Uma revisão da literatura Ana Villanueva Llapa de Cardenas Davi Nakano Resumo O avanço da pesquisa de gestão de conhecimento está dando cada vez mais importância aquele conhecimento tácito que só podia ser transferido através da estratégia de personalização, destacando-se muito o aspecto social, nesse sentido é que o termo de comunidades de pratica (CoP) surgiu e deu a GC um novo impulso, convertendo-se um elemento indispensável para os atuais programas de gestão do conhecimento. Na literatura se destaca o papel das Comunidades de Prática (CoP) como um contexto onde o conhecimento flui melhor, como uma ferramenta de gestão de conhecimento em que a geração de conhecimento se baseia nas pessoas que trabalham juntas. Seu interesse de pesquisa no campo acadêmico tem crescido exponencialmente durante esta década, sendo um termo nascido na teoria social da aprendizagem, sua aplicação na organização ainda precisa ser mais explorada e devem ser estudadas em diversos contextos. Neste artigo com o intuito de identificar como a definição de comunidades de prática é trabalhada no contexto de projetos, se realiza uma revisão na literatura que relacionando os termos de projetos e comunidades de prática. Para isto, se revisou três base de dados: Scopus, Web of knowledge e Proquest, inicialmente selecionando os artigos acadêmicos e depois comparando is resultados das bases de dados, e no final ficaram 65 artigos que se relacionam com comunidades de prática dentro de projetos nas e entre organizações. Entre os principais resultados se confirma a ambigüidade de tema e as diferentes abordagens que as comunidades de prática possui; alguns autores falam que simplesmente o conceito não se aplica, outro grupo de pesquisadores tratam o conceito de maneira flexível considerando aos times de projetos como CoP e finalmente existem pesquisadores entre eles o criador do termo Wenger considera que são grupos diferentes porém se relacionam. Se faz necessário maiores trabalhos empíricos que verifiquem os diferentes constructos do tema e construir uma teoria mais sólida. Palavras chave: Comunidades de prática, gestão de conhecimento, projetos 1. Introdução Na literatura se destaca o papel das Comunidades de Prática (CoP) como um contexto onde o conhecimento flui melhor (WENGER et al, 2; BROWN, DUGUID, 1; MURILLO, 1), uma ferramenta de GC onde a geração de conhecimento se baseia nas pessoas que

2 trabalham juntas. Seu interesse de pesquisa no campo acadêmico tem crescido exponencialmente durante esta década, sendo um termo nascido na sociologia, sua aplicação na organização ainda precisa ser explorada e como sugerem Amim e Roberts (8) as CoP devem ser estudadas em diversos contextos. Do outro lado, o gerenciamento de conhecimento (GC) nos projetos é um desafio; pois eles diferem um do outro, apresentam descontinuidades no fluxo de pessoal, de materiais e de informação; organizados em torno a um conjunto de tarefas especificas com atividades não rotineiras. Essas características limitam o aproveitamento de conhecimento gerado de um projeto para o seguinte (DeFILLIPPI, ARTHUR; 1998; FONG, 8), pois o conhecimento pode não ter sido adequadamente codificado, as soluções dadas podem ter sido tácitas e muito envolvidas no contexto e o principal é que as pessoas envolvidas são separadas para novos projetos, levando consigo parte do conhecimento que foi gerado. Sabe-se que os projetos são grupos temporais com objetivos imediatos e tempo de vida finita, e em alguns casos espacialmente e culturalmente diferenciados, são caminhos que se opõem à difusão de conhecimento nos projetos via desenvolvimento uma CoP vem estabelecida (BRESNEN, et al., 3). Frente a este dilema, é interessante e necessário identificar os pontos de vista que existem em relação ao estudos de CoP no contexto de projetos, isso contribuiria ao tema de CoP ainda está amadurecendo (MURILLO 1). Revisões na literatura das comunidades de prática têm sido realizadas antes, mas de uma forma mais genérica; estudando as CoP dentro de estudos organizacionais e gestão de conhecimento (MURILLO, 1). Uma revisão que especificamente estuda as CoP no campo do projetos ainda não foi apresentada; Aubry (1) só menciona no seu artigo que o assunto de CoP está sendo de interesse dos pesquisadores de gestão de projetos, e indica que desde o 2 existem 40 artigos publicados nos principais jornais acadêmicos especializados em gestão de projetos. Conhecer mais especificamente a relação entre CoP e projetos é o objetivo deste trabalho: identificar os principais temas estudados dentro da literatura que relaciona CoP com projetos dentro do contexto das organizações, para isso se realizou uma revisão da literatura que relaciona as palavras chave de comunidades de prática e projetos. Analisando a relação existente na literatura entre as CoP e os projetos, se enxergam diferentes pontos de vista alguns autores falam que simplesmente o conceito não se aplica, outro grupo de pesquisadores tratam o conceito de maneira flexível considerando aos times de projetos como CoP e finalmente existem pesquisadores entre eles o criador do termo Wenger considera que são grupos diferentes porém se relacionam. 2. Referencial Teórico 2.1. Comunidades de Prática (CoP)

3 O termo Comunidades de Prática (CoP) foi originalmente proposto por Lave e Wenger (1991) no livro Aprendizagem situacional legitimando a participação periférica, o foco do livro é a aprendizagem organizacional, onde os autores caracterizam ao processo de aprendizagem como participação periférica legitima e os conceitos de identidade e CoP eram importantes para explorar a aprendizagem desde a relação de professor-estudante ou mestre-aprendiz. A CoP se converte num circulo virtuoso, quanto mais a pessoa participa mais ela aprende, se identifica e se motiva, de forma que um membro novo muda sua identidade progressivamente trabalhando junto com os membros já estabelecidos (LAVE, WENGER, 1991). Neste primeiro livro não se define CoP, posteriormente Brown e Duguid (1991) concebem às CoP dentro de uma empresa considerada como: um grupo de pessoas independentes que provê um contexto de trabalho dentro do qual os membros constroem e compartilham identidades e um contexto social que ajuda a que essas identidades sejam compartilhadas mais densamente em relação a toda a organização. O segundo livro de Wenger escrito em 1998 titulado Comunidades de prática: aprendizagem, significado e identidade é orientado para uma audiência acadêmica e sua aplicação em organizações foi limitada. Já o livro de Uma guia para o gerenciamento de conhecimento. Cultivando Comunidades de Prática escrito nos 2 por Wenger, McDermott e Synder é orientado aos profissionais, como uma guia de gerenciamento, apresentando às CoP como um caminho prático para gerenciar o conhecimento dentro das empresas, em que os autores pretender preencher o gap entre a teoria e a prática existe no tema. Neste livro se define a CoP: É um grupo de pessoas que compartilham uma preocupação, um conjunto de problemas, ou paixão em relação a um tópico, e aprofunda seu conhecimento e expertise nessa área através da interação sobre as bases desenvolvidas (WENGER et al, 2:4) Projetos e gestão de projetos Um projeto é um esforço temporal que se realiza para criar um produto, serviço ou resultado único, sua natureza é temporal e dizer se define o inicio e o fim do projeto. (PMBOK) Características dos projetos: São únicos e temporais em que dificilmente desenvolvem rotinas e memoria organizacional o que dificulta a aprendizagem organizacional (BRESNEN ET AL. 3; FONG, 5; TURNER, MULLER, 3) Existe uma descontinuidade no trabalho conjunto do time que gera desintegração do conhecimento individual e do projeto (PRENCIPE, TELL, 1; KASVI et al., 3), sendo a flutuação de expertos uma coisa comum, em que eles são separados ao final do projeto ou inclusive antes que o projeto finalize (FONG, 8). O conhecimento gerado é muito diverso, pois os expertos são de diferentes áreas funcionais.

4 Perdem mecanismos de aprendizagem Geralmente sua orientação é de curto prazo, com foco em resultado imediato, embora a gestão do conhecimento precise ter uma perspectiva de longo prazo onde os benefícios de seu investimento são demorados, este contraste gera uma insuficiente transferência de conhecimento entre projetos (FONG, 5; LOVE et al. 5). Presencia de stakeholders O gerenciamento de projetos segundo PMI: O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos (PMI, 0, p 8). Existem dois pontos de vista para o gerenciamento de projetos (FONG, 8) Ênfase nos recursos: Esta abordagem tradicional é mais normativa cujo principal interesse é apresentar normas, técnicas, métodos para o planejamento, controle e avaliação do uso dos recursos para o cumprimento dos objetivos do projeto. Essas ferramentas e técnicas são de natureza prescritiva e são desenvolvidas por consultores, gerentes de projetos e engenheiros: analise da rota critica, simulação de monte carlo, histogramas entre outros. Ênfase no conhecimento Esta abordagem é complementar a primeira e destaca o papel do conhecimento no gerenciamento de projetos, colocando a questão da exploração (exploration-exploitation) do conhecimento organizacional. A primeira (exploration) procura novo conhecimento e a segunda (exploitation) aproveita o conhecimento já existente existindo tensão dentro da organização entre estas duas atividades porque competem pelos mesmos recursos escassos (MARCH, 1991), manter um equilíbrio na exploração de conhecimento (desenvolvimento e uso) é importante para responder as rápidas mudanças do ambiente de projetos, sendo necessário criar uma sinergia entre o conhecimento e o uso produtivo dos recursos da empresa Gestão de conhecimento em projetos No contexto atual os projetos não podem seguir sendo vistos como ilhas, em que seus objetivos não podem se limitar ao curto prazo (entrega de resultados) se deve considerar o longo prazo (desenvolver e compartilhar conhecimento) (McDERMOTT, 1999). E quando o gerenciamento do conhecimento no projeto não é considerado, se está limitando a capacidade do projeto de aportar melhoras à organização (FONG, 8). Dada sua natureza temporal em que as redes sociais são feitas e desfeitas, a organização perde a oportunidade de identificar fontes de conhecimento relevante e expertise. Identificar o quem

5 é o experto melhoraria muito à conformação do projeto. Entre outros benefícios que traz o GC nos projetos os autores Hanisch et al. (9) resumem: - Acrescentar a eficiência no trabalho e reduz o risco, pela cumulação de experiência ganhada durante outros projetos e a aplicação de conhecimento adquirido em projetos anteriores. - Gerar um processo de aprendizagem contínuo pensando no projeto como um todo, permitindo a constante revisão e desenvolvimento de processos aplicados assim como dos resultados produzidos. - Prevenir a repetição de erros, que podem ter sido parte da experiência de projetos anteriores, além do melhoramento contínuo, declaração de metas em termos de métodos e padrões relacionados com o gerenciamento de projetos. - Favorecer a alocação de pessoal do projeto, levando assim a uma otimização na alocação de recursos disponíveis e implica que desde o começo o projeto tenha pessoal experto e com competência. - Identificar e fomentar a inovação, aproveitando especialmente os times multidisciplinares. O projeto uma atividade intensiva em conhecimento, onde se juntam conhecimento dos diversos stakeholders temporariamente e geram um conhecimento único. Com essa natureza temporal dos projetos a gestão do conhecimento se focou nas lições do passado e com apoio da TI e foram desenvolvidas diferentes técnicas (quadro 1): Práticas de GC Quadro 1: Práticas de Gestão de conhecimento em projetos Originada na experiência Descreve o processo completo Descreve os erros Descreve os sucessos Orientação Revisões depois da ação Organização Sistema de lições aprendidas Organização Melhores práticas Indústria/Organização Assistência entre colegas Organização Auditorias de projetos Organização Questões dos projetos Organização Contar historia Organização Comunidade de prática Inter/intraorganização Fonte: Fong (8) 3. Metodologia Com o intuito de estudar a relação existente entre CoP e projetos, se realizou uma revisão da literatura relacionando as palavras chave: projetos e comunidades de prática em três bases de dados: Scopus, Web of knowledge e Proquest, considerando todas as datas. Na base de dados Scopus, que foi a primeira a ser pesquisada, se acharam 477 resultados, se realizou uma filtragem para só selecionar os artigos de jornais acadêmicos, resultando em 300

6 artigos. Depois foram eliminados artigos de algumas áreas que não são de interesse para a pesquisa, que pretende analisar o assunto especificamente nas organizações, (deixando de lado áreas de ciências da saúde, de educação e ensino, geografia, entre outras). Dessa forma resultaram 206 artigos. O seguinte passo foi revisar cada jornal e se eliminou aqueles artigos que foram publicados em jornais de áreas não relacionadas com estudos das organizações (se tirou principalmente revistas de educação, pedagogia e ensino), o que finalmente resulto em 115 artigos. Para fazer uma analise mais especifica se revisou os títulos dos artigos e se tirou artigos que descrevem tecnologias especificas (software) e alguns outros novamente orientados a ensino, que não é o foco da pesquisa, dessa forma ficaram 92 artigos. A segunda base de dados analisada foi a Web of knowledge, e utilizando as mesmas palavras chave resultaram 155 artigos acadêmicos, se realizou da mesma forma uma filtragem das áreas dos jornais ficando com 39 artigos, depois de uma leitura dos títulos se tirou os artigos relacionados com as ciências políticas e o esporte, o que finalmente resultou em 17 artigos. Finalmente se trabalhou com a base de dados Proquest, com as mesmas condições das pesquisas anteriores e só artigos de jornais acadêmicos foram selecionados 236 artigos. Excluíram-se áreas que não estão relacionadas com a pesquisa e ficaram 71 artigos. Numa segunda etapa da revisão da literatura se realizou uma comparação dos artigos selecionados nas três bases de dados, se eliminou os duplicados resultando em 130 artigos acadêmicos. Como seguinte passo se revisou os resumos e se realizou uma nova filtragem, pois o interesse do trabalho é verificar o que se tem estudado em relação às CoP no contexto de projetos no ambiente organizacional, deixando de lado a aplicação do conceito de CoP para a educação e ensino, e abordagens que se focam principalmente ao desenvolvimento de software no aspecto técnico. Depois desta última filtragem se teve 65 artigos selecionados relacionados com o interesse da pesquisa. E se procedeu revisar os textos completos dos artigos que estavam disponíveis. 4. Resultados

7 Estrutura CoP Time de projeto Qual é seu proposito Criam, expandem e trocam conhecimento e desenvolvem habilidades individuais. Acompanhar uma tarefa especifica Quem pertence Auto-seleção baseado na expertise ou paixão pelo tópico O pessoal que tem um papel direito no acompanhame nto. Seus Limites Difuso Claro O que os mantem juntos A paixão, compromisso e identificação com o grupo e sua expertise Metas do projeto Quadro 2 :Diferencias entre CoP e time de projeto Tempo Evolui organicamente Pretende finalizar quando o projeto tinha sido acabado A pesar desta clara distinção que o criador do termo faz entre times de projetos e CoP na literatura se enxergam diferentes pontos de vista: Alguns falam que simplesmente o conceito não se aplica, outro grupo de pesquisadores tratam o conceito de maneira flexível considerando aos times de projetos como de pesquisadores entre eles o criador do termo Wenger que considera que são grupos diferentes porém se relacionam, no quadro 3 se resume as principais relações entre CoP e projetos. Autores Ayas e Zeniuk (1); Alam et al. (8); Fang e Beufeld (8); Hall e Graham (4); Mork et al. (0) Wenger et al. (2); Bettiol e Sedita (1); Love (9); Aubry et al. (1) Lindkvist (5) Fonte: Elaboração própria Quadro 3: Comunidades de prática nos projetos Times de projetos e CoP constituem o mesmo grupo Times de projetos e CoP são grupos de diferentes relacionados CoP não se pode aplicar a times projetos Relação de CoP com Projetos Consideram que as pessoas envolvidas nos projetos constituem uma CoP, e ela é uma característica da aprendizagem em projetos. Considerada às vezes como sinônimos e os termos são usados indistintamente, sobre tudo em ambientes virtuais. As CoP nos projetos de inovação se re-configuram, segundo as necessidades de conhecimento, pois existem novas práticas e novos expertos. Considerada CoP como time de projeto. As redes de times de projetos e as redes de CoP são diferentes, mas se relacionam. Pois uma CoP possa realizar tarefas especificas e projetos ao longo de sua prática. Mas que ela precisa ser independente do time de projetos e permanente (campeões da prática). Poderia ser a formar de CoP no nível de escritório de projetos (PMO) para transferir conhecimento nos projetos Considera que o conceito de CoP não poder ser aplicado ao contexto de projetos e propõe o termo Coletividades de pratica (ClP) que seriam melhor aplicadas para o contexto de projetos. Neste trabalho se considera à CoP como um grupo diferente ao time de projeto, pois realizando uma comparação entre as características do time e da CoP existem claras diferencias entre os dois, essas diferenças são resumidas por Wenger et al (2) (Quadro 3). Embora existam trabalhos que os tratam como sinônimos, estes não

8 realizam uma analise dos elementos estruturais que devem sempre estar presentes num grupo para poder ser nomeados de CoP, detalhados no capitulo anterior: domínio, comunidade e prática. 5. Conclusões Depois da revisão da literatura realizada, neste artigo se considera a CoP é um grupo diferente do time de projeto, pois realizando uma comparação entre as características do time e da CoP existem claras diferencias entre os dois, essas diferenças são resumidas por Wenger et al (2) (Quadro 2). Embora exista trabalhos que os tratam como quase sinônimos, estes não realizam uma analise dos elementos estruturais que devem sempre estar presentes num grupo para poder ser nomeados de CoP: domínio, comunidade e prática. E como sinalam Scarbrough e Swan (8) que apesar de as CoP e os times de projetos serem grupos diferentes, não se pode negar que as duas formas de estruturas sociais estão inter-relacionados e qualificam que seria muito simplista considerar suas atividades totalmente diferentes, depois de todo o projeto surge dentro das práticas sociais inseridas no trabalho organizacional. Mais trabalhos precisam ser feitos, que ajudem a esclarecer mais o termo no contexto de projetos, 6. Referencias bibliográficas AMIN, A.; ROBERTS, J. Knowing in action: beyond communities of practice. Research Policy, 37(2), BETTIOL M.; SEDITA S. The role of community of practice in developing creative industry projects. of Project, v. 29, 1. BRESNEN M; EDELMAN L, NEWELL S, SCARBROUG H, SWAN J. Social practices and the management of knowledge in project environments. of Project v 21, pp , 3. BROWN J. S.; DUGUID P. Knowledge and organization: a social-practice perspective. Organization Science, v. 12, n. 2, p , 1. DEFILLIPPI, R.J.; D ARTHUR, M.B. Paradox in project-based enterprise: The case of film making. California Review, v 40, n 2, pp , DISTERER, G. of project knowledge and experiences. Journal of Knowledge, v 6, n 5, pp , 2. DRUCKER, P. F. Sociedade Pós-Capitalista. São Paulo: Pioneira, FONG PATRICK S. W. Can We Learn from Our Past? Managing Knowledge Within and Across Projects. In: IRMA BECERRA-FERNANDEZ DOROTHY LEIDNER (Editores).

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12 9 Fong, P.S.W. & Wong, K.-C. 9 Sense, A J 9 Ruuska I., T.R. The social learning character of projects and project teams. Ensuring project success through collective competence and creative conflict in public-private partnerships - A case study of Bygga Villa, a Swedish triple helix e-government initiative. Connecting communities through ICT: Boundary crossing and knowledge sharing in a web-based community of communities. Ziovas, S. & 9 Grigoriadou, M. 0 Yu, W.-D. et al. Proactive problem-solver for construction. Sage, D.J., Dainty, A.R.J. & Brookes, 0 N.J. Who reads the project file? Exploring the power effects of knowledge tools in construction project management. of Knowledge Studies of Knowledge Studies of Project of Web Based Communities Automation in Construction Construction and Economics Forum Qualitative Sozialforschung/Foru m: Qualitative Social Research 0 Wolf, P. Balanced Evaluation: Monitoring the Success of a Knowledge Project. Negotiations on information seeking in and across 0 Moring, C. communities of practice. Human IT Synergizing expectation and execution for stroke Implementation 0 Poissant, L. et al. communities of practice innovations. Science Veenswijk, M., Van Developing new knowledge in collaborative relationships Marrewijk, A. & in megaproject alliances: Organising reflection in the of Knowledge 0 Boersma, K. Dutch construction sector. Studies Knowledge management in construction supply chain of Networking and 0 Khalfan, M.A. et al. integration. Virtual Organisations Sharpe, R. & Evaluating the development of a community of e-learning of Web Based 0 MacKness, J. researchers: From short-term funding to sustainability. Communities A relational approach to understanding knowing in Knowledge and 0 Kakavelakis, K. communities of practice. Process Challenging expertise: On power relations within and 0 Mørk, B.E. et al. across communities of practice in medical innovation. Learning Bettiol, M. & Sedita, The role of community of practice in developing creative of Project 1 S.R. industry projects. What practitioners consider to be the skills and of Project 1 Fisher, E. behaviours of an effective people project manager. Dahlander, L. & 1 O Mahony, S. Progressing to the center: Coordinating project work. Organization Science Aubry, M., Müller, Project 1 R. & Glückler, J. Exploring PMOs through community of practice theory. Journal Fetterhoff, T., Nila, P. & McNamee, Accessing internal knowledge: Organizational practices Research Technology 1 R.C. that facilitate the transfer of tacit knowledge.

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