MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

Transcrição

1 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES ESCRITÓRIO DE REPRESENTAÇÃO NO RIO DE JANEIRO Para: CISET ÍNDICE: Controle Interno. Brasil. Auditoria. Tomada de Contas Anual. Exercício de Rol de Responsáveis. Relatório de Gestão. Solicitação de Documentos. Em cumprimento ao disposto no Memorando CISET 002 /QITC, de 04 de janeiro de 2010, encaminho em anexo o Relatório de Gestão referente ao exercício de 2009, em três vias, acompanhado da Declaração sobre Fidedignidade das informações constantes do SIAFI sobre o Rol de Responsáveis por esta Unidade Gestora. MARCUS DE VINCENZI Chefe do ERERIO

2 1 - INFORMAÇÕES GERAIS DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE GESTORA 1.1. Nome Completo: Escritório de Representação do Ministério das Relações Exteriores no Rio de Janeiro ERERIO 1.2. C.N.P.J: Natureza Jurídica: Poder Executivo Federal 1.4. Poder e órgão de vinculação: Poder Executivo, vinculado ao Ministério das Relações Exteriores (35000) Endereço: Av. Marechal Floriano 196. Centro Rio de Janeiro/RJ 1.6. Telefones de contato: (21) / (21) Endereço de página institucional na internet: não há 1.8. Código SIORG: Código na LOA: Situação Operacional: Ativo Principal atividade econômica: administração pública Código e nome da Unidade Gestora e Gestão utilizados no SIAFI: UG Gestão 00001, Escritório de Representação do Ministério das Relações Exteriores no Rio de Janeiro ERERIO Normas de Criação e Finalidade da Unidade Jurisdicionada: O ERERIO integra o conjunto de unidades do Ministério das Relações Exteriores no Brasil, também conhecido por Secretaria de Estado de Relações Exteriores (SERE). Pelo Decreto nº de 16 de dezembro de 2006, que aprovou a estrutura regimental do Ministério das Relações Exteriores, o ERERIO é uma unidade descentralizada da SERE, com competência genérica para apoiar as unidades administrativas do MRE e da Fundação Alexandre de Gusmão, situadas no Rio de Janeiro, bem como zelar pela manutenção e conservação do conjunto arquitetônico do Palácio Itamaraty e ainda dos acervos do Museu Histórico e Diplomático (MHD), da Biblioteca, da Mapoteca e do Arquivo Histórico do MRE. Dentre as atividades específicas do ERERIO, destacam-se as seguintes, classificadas pelos setores que as executam:

3 I Cerimonial: realização de eventos no Palácio Itamaraty ou em outros locais no Rio de Janeiro, prestação de apoio a delegações estrangeiras em suas atividades oficiais na cidade e recepção de missões oficiais de autoridades estrangeiras em visita ao Brasil. II Consular: expedição de passaportes diplomáticos e de serviço e respectiva prorrogação; concessão de vistos, reconhecimento de firmas e autenticação de documentos. Assistência a familiares de cidadãos brasileiros, residentes no exterior. III Cultural: regularização da situação de estudantes estrangeiros residentes na área de jurisdição do ERERIO, apoio a participantes dos programas anuais de estudanteconvênio, em nível de graduação e pós-graduação, executados no âmbito das atividades governamentais de cooperação dirigidas a países em desenvolvimento. Ao atender solicitações de instituições de ensino, o Chefe do Setor Cultural realiza conferências sobre o funcionamento do MRE, relações internacionais e atividades diplomáticas. IV Centro de Documentação e Museu Histórico e Diplomático (MHD): preservação e divulgação da memória e da história da diplomacia no Brasil, reunida nos acervos do Museu, da Biblioteca, do Arquivo Histórico e ainda da Mapoteca. V Pessoal: apoio a funcionários da Unidade Gestora, pensionistas e aposentados do MRE que residam no Rio de Janeiro. VI Administração: restauração, conservação e manutenção dos prédios do Complexo arquitetônico histórico do Palácio Itamaraty, tombado pela União em 1938 e sede histórica do Ministério das Relações Exteriores, organização de eventos e prestação de serviços administrativos de apoio às atividades dos demais setores integrantes do ERERIO Norma de criação e finalidade da Unidade Gestora O Decreto nº 5.959, de 06/12/2006 representa o principal instrumento de lei que estabelece a estrutura de organização do ERERIO Publicação no DOU do Regimento Interno da Unidade Gestora de que tratam as contas: Esta Unidade não dispõe dessa informação Tipo de atividade: administrativa Manuais e publicações relacionadas às atividades da unidade: Não se aplica.

4 1.18. Informações sobre recursos humanos da unidade: Não se aplica. O Escritório de Representação do Ministério das Relações Exteriores no Rio de Janeiro (ERERIO), nos moldes da Secretaria de Estado, conta apenas com uma Divisão de Pessoal, voltada a atender seus servidores Informações sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos: não possui Informações sobre a inscrição de Restos a Pagar no exercício e os saldos de Restos a Pagar de Exercícios Anteriores: Não possui Informações sobre as transferências mediante convênio, acordo, ajuste, termo de parceria ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição: O ERERIO não conta com esse tipo de transferência Informações sobre as entidades fechadas de previdência complementar patrocinadas, em especial quanto à correta aplicação dos recursos repassados, de acordo com a legislação pertinente e os objetivos a que se destinarem, conforme disposto abaixo: não se aplica Demonstrativo do fluxo financeiro de projetos ou programas financiados com recursos externos, ocorridos no ano e acumulados até o período em exame: o ERERIO não conta com programas ou projetos financiados com recursos externos Informações sobre Renúncia Tributária, contendo declaração do gestor de que os beneficiários diretos da renúncia, bem como da contrapartida, comprovaram, no exercício, que se encontram em situação regular em relação aos pagamentos dos tributos junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil SRFB, ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço FGTS e à Seguridade Social: não se aplica Informações sobre providências adotadas para dar cumprimento às determinações e recomendações do TCU expedidas no exercício ou as justificativas para o caso de não cumprimento: não se aplica Informação quanto ao efetivo encaminhamento ao órgão de controle interno dos dados e informações relativos aos atos de admissão e desligamento, bem como aos atos de concessão de aposentadoria, reforma e pensão, exigíveis no exercício a que se refere o Relatório de Gestão, nos termos do art. 7º da IN/TCU n 55/2007: não se aplica Declaração da área responsável atestando que as informações referentes a contratos, bem como sobre convênios, contratos de repasse e termos de parceria firmados estão disponíveis e atualizadas, respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios,

5 Contratos de Repasse e Termos de Parceria SICONV, conforme estabelece o art. 19 da Lei nº , de 14 de agosto de 2008: Não se aplica Outras informações consideradas, pelos responsáveis, relevantes para demonstrar a conformidade e o desempenho da gestão: não se aplica. 2 - OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS 2.1. Responsabilidades institucionais da unidade: O Escritório de Representação do Ministério das Relações Exteriores tem como responsabilidade cumprir as diretrizes impostas pela Secretaria de Estado Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais: O ERERIO não conta com mapa/plano estratégico ou plano de ação Programa sob responsabilidade da Unidade: No exercício de 2009 o ERERIO coordenou o seguinte programa: Administração da Unidade Descrição do programa, projeto/atividade ou ação administrativa em termos do objetivo geral, dos objetivos específicos e dos beneficiários. Administração da Unidade: esta atividade reúne as despesas com manutenção e uso da frota de veículos oficiais, a conservação de prédios da União tutelados pelo ERERIO, e ainda com tecnologia da informação, inclusive apoio à execução de serviços técnicos e administrativos necessários ao funcionamento de todos setores da Unidade Gestora. Observe-se também que, ao longo de 2009, este Escritório de Representação não firmou convênios, nem contratou serviço de cartão de crédito corporativo, tendo ainda atendido todas recomendações de controle interno e externo que lhe foram dirigidas. O imóvel também conta com isenção de IPTU, por ser considerado patrimônio da União, cabendo-lhe, porém, a Taxa de Coleta de Lixo (TCL), recolhida anualmente à Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, com valores iguais para cada uma das inscrições atribuídas ao Ererio: Museu Histórico e Diplomático (nº ); Biblioteca (nº ) e Administração (nº ).

6 2.4. Beneficiários do programa Dada a natureza do programa gerido pela Unidade Gestora, os principais beneficiários são o próprio MRE e o público atendido pelo setores de Consular, Cultural e de Pessoal, sem mencionar pesquisadores e entidades que sempre consultam os Arquivo Histórico, Biblioteca e Mapoteca. Também é beneficiado o público que visita o Museu Histórico e Diplomático (MHD), em visitas monitoradas Descrição dos indicadores e outros parâmetros utilizados para gerenciar a conformidade e o desempenho dos programas governamentais e das ações administrativas. Os indicadores utilizados foram: a) proporção de recursos provisionados e de recursos aplicados; b) proporção entre os recursos gastos com a manutenção e conservação e área física do Complexo Palácio Itamaraty no Rio de Janeiro Metas físicas e financeiras em 2010 Em consulta ao Sigplan, observa-se que o programa , utilizado por esta Unidade Gestora, não se encontra inscrito no PPA. 3 - DSEMPENHO OPERACIONAL: INDICADORES OU PARÂMETROS DE GESTÃO a. Taxa de despesas realizadas Índice de despesas realizadas Objetivo: Quantificar o percentual de despesas realizadas em relação ao total de recursos provisionados Método de cálculo Taxa = Total de despesas realizadas x 100 Total de recursos provisionados Cálculo: Taxa = Σ ,08 x 100 = 93% ,39 b. Proporção entre despesas com manutenção e a área física do Palácio Itamaraty Objetivo: quantificar o gasto médio com administração, conservação e manutenção em relação à área total construída (ATC) do Complexo Palácio Itamaraty RJ Método de cálculo:

7 Taxa = Total de despesas com administração Área total construída do Palácio Itamaraty RJ Cálculo: Taxa = Σ ,08 = 169,94/ m ,47 4. ANÁLISE DO DESEMPENHO O principal indicador foi o resultante da proporção de recursos provisionados e recursos aplicados. A fim de cumprir as funções de sua competência, o ERERIO recebeu em 2009 créditos no valor de R$ ,39 (três milhões e oitocentos e vinte e quatro mil e setecentos reais e trinta e nove centavos). Desse total foram aplicados R$ ,08 (três milhões e quinhentos e cinqüenta e seis mil reais e quinhentos e cinqüenta reais e oito centavos). Desse total foram utilizados 93%. Quanto aos recursos utilizados para a manutenção do ERERIO, perfazem o valor de R$ 169,94 (cento e sessenta e nove reais e noventa e quarto centavos) por metro quadrado Avaliação dos resultados da execução dos programas governamentais e/ou das ações administrativas, com esclarecimentos sobre as causas que inviabilizam o pleno cumprimento: Mesmo havendo dificuldades quantitativas e qualitativas em relação aos servidores, principalmente pela falta de pregoeiro habilitado, em 2009 esta Unidade Gestora conseguiu honrar compromissos, garantir serviços prestados junto a outros órgãos de governo, federais, estaduais e municipais, bem como ao público em geral e ainda a funcionários aposentados do Serviço Exterior, por intermédio dos setores Consular, Cultural, de Pessoal, Cerimonial, Centro Regional do Instituto Rio Branco, Serviço de Assistência Médica, Centro de Documentação e Museu Histórico e Diplomático (MHD). Em 2009, o Setor de Administração e suas seções a saber: Financeira; Patrimonial; de Compras; de Licitações e Contratos; de Serviços Gerais e Obras executaram suas funções de praxe: aquisição de bens e materiais de consumo, contratação de serviços com respectivos pagamentos, realização de pregões eletrônicos,

8 formalização de contratos, registros de movimento patrimonial e conformidade diária, acompanhamento das atividades de segurança e limpeza das instalações do Palácio Itamaraty, e também execução e fiscalização de reparos pequenos. Observe-se ainda que o Setor de Administração pôde efetivamente organizar e realizar todos os eventos propostos pelo Setor de Cerimonial, pelo MHD, apesar de se encontrar sobrecarregado, quadro que se agrava a cada ano com a redução de pessoal. Para estes, faltam substitutos e ainda pesa o fato de muitos dos remanescentes lotados no ERERIO não poderem ser treinados por se encontrarem em final de carreira, chegando às vezes do exterior às vésperas de se aposentarem, ainda com férias e licenças-prêmio para gozar. Como conseqüência terminam não integrando a força efetiva de produção desta Unidade Gestora. Seguem anexas observações sobre os setores de: Administração; Instituto Rio Branco; Setor Cultural; Pessoal; Cerimonial; Setor de Documentação; Consular; Serviço Médico e Museu Histórico e Diplomático. 5. ANEXOS 5.1. SETOR DE ADMINISTRAÇÃO O Escritório tem como um de seus principais objetivos trabalhar para manter este imóvel, que é tombado pelo IPHAN, nas melhores condições possíveis. Para isso, temos contrato de Manutenção Preventiva e Corretiva das instalações elétricas, telefônicas, de refrigeração, hidráulicas, esgoto, águas pluviais, bombas de recalque, pintura e alvenaria nas diversas edificações do Escritório, com o fornecimento de pedreiro, eletricista e bombeiro. Além disso, o contrato com a empresa Excellence nos possibilitou o fornecimento de pessoal para limpeza. Contratos com outras empresas nos possibilitaram a concessão de motoristas, recepcionistas e contínuos. Para que o trabalho destas pessoas tenha um desempenho satisfatório, foram adquiridos aparelhos como um triturador de folhas e lava-jato para facilitar a manutenção - bem como uma bomba hidráulica para o lago. Foram feitas pinturas no térreo e andares, setores e corredores da Mapoteca, rede de esgoto no refeitório dos funcionários e rede de drenagem nas garagens cobertas.

9 Outros serviços contratados incluem a poda das palmeiras imperiais, serviços de detetização e renovação de extintores de incêndio e limpeza anual do lago, este último carecendo de pessoal especializado. A reserva técnica do Museu foi também restaurada com instalação de grades de segurança. Por conta de inúmeros eventos que ocorreram no Palácio, o escritório foi agraciado com aparelhos de FAX, cortinas para uso no Palácio e carpete no Setor de Pessoal. No ano de 2009, foi feito um pregão destinado a contratar serviços de impressão para o ERERIO, do qual saiu ganhadora a empresa Investiplan. Grande parte dos contratos tiveram sua data de validade atingida. De tal forma, houve a necessidade de atualização dos mesmos. Para manter a coerência legal, tivemos apoio da Advocacia Geral da União (AGU) para a orientação do Escritório. Durante o ano de 2009 iniciaram-se os preparativos para os pregões para contratação da reforma do telhado do Museu Histórico e da substituição de transformadores elétricos que trabalham com óleo ascarel, elemento extremamente perigoso para a saúde. No final de dezembro, com a colaboração de pregoeiro enviado pela SERE, foram realizados os respectivos pregões. Foi igualmente concluído o processo de treinamento e aperfeiçoamento. Foi também contratado o serviço de rede de Link Dedicado com apenas 1Mpb, insuficiente para atender o Escritório. Novo pregão para a contratação de maior eficiência informática está em processo de elaboração. No setor de garagem, por motivo de pregão realizado no final de dezembro de 2008, chegaram dois novos veículos Fiat, um para servir a Chefia e um de serviço. No setor de passaportes, onde se usam máquinas de escrever eletrônica para preencher os passaportes, conseguiu-se a recuperação de algumas em virtude do trabalho de técnico especializado.

10 Com o término das atividades da União Latina e IBECC no ERERIO, foram recuperadas algumas salas que se mantém fechadas. O andar das Cavalariças está disponível para eventos. O alojamento dos Fuzileiros Navais que complementam a segurança do Palácio está em estado muito precário. Nova área está sendo preparada através de contatos de parceria com o respectivo Comando. A situação das casas pertencentes ao Palácio continua motivo de preocupação em vista do mau estado e da dificuldade de retirar os invasores. São 18 moradias, inicialmente funcionais, que se encontram em mau estado de conservação e devido ao risco iminente de desabamento estão em processo de despejo. Quatro despejos tramitam na Justiça Federal, quatro moradias vazias e os restantes se encontram invadidos. Infelizmente, não houve êxito com a renovação do contrato da INFRAERO, a despeito de gestões da SERE, nem com o pagamento dos DPVAT s dos veículos oficiais, dificultado principalmente por burocracias internas do DETRAN, que não admite o pagamento via depósito pelo Banco do Brasil. A presença de empresa de desinfestação e higienização das obras da Biblioteca e Arquivo Histórico, decorrente de pregão feito em Brasília, exigiu a aquisição de aparelhos como desumidificador, higrômetros e ventiladores. Foi implantada a coleta seletiva de lixo o que permitiu o cancelamento de coleta de lixo por empresa particular. Auditorias da CISET e o TCU estiveram fiscalizando o Escritório nos meses de julho e setembro. Atualmente, o ERERIO dispõe de 27 (vinte e sete) estagiários em vários setores contribuindo socialmente. Foi feito convênio com o CIEE para ministrar cursos educativos mensais. QUADRO I - EXERCÍCIO DE 2009 LICITAÇÕES REALIZADAS 06/04 - Pregão eletrônico, para contratação da empresa Investiplan, responsável por locação e manutenção de seis máquinas de reprografia.

11 03/12 Pregão eletrônico, para contratação da empresa Horm, para serviços de reconstrução do telhado do MHD. 18/12 - Pregão eletrônico, para contratação da empresa Proativa, para serviços de reforma da subestação do ERERIO. 28/12 Pregão eletrônico, para contratação do Fiscal de obras de Engenharia para a reconstrução do telhado do MHD. QUADRO II - EXERCÍCIO DE CONTRATOS FIRMADOS 30/01 Lavanderia 2 de Fevereiro 30/01 Thyssenkrupp 17/02 - Oi 10/03 Bocaina 04/05 Investiplan 01/06 Luiza Aquim 25/07 Correios 22/12 Elevadores Elbo 22/12 Horm 28/12 - Fiscal da Horm / Engenheiro Jorge Gueiros 30/12 - Excellence QUADRO III - DOTAÇÕES AUTORIZADAS PARA O EXERCÍCIO DE 2009 DEMONSTRACAO DA DESPESA AUTORIZADA - PROVISAO / CRED P/CISÃO/FUSÃO NATUREZA PROVISAO RECEBIDA , , , , , , , ,50 TOTAL ,39

12 QUADRO IV - DEMONSTRAÇÃO DO PROGRAMADO PARA O ANO DE 2009 ESF PTRES UO PROG. TRABALHO FONTE ND P.INTERNO , , , , , , , , , , , , , , , , , ,50 TOTAL 0, ,39 QUADRO V - DEMONSTRAÇÃO DA EXECUÇÃO DA DESPESA EM REAL PARA 2009 ESF PTRES UO PROGRAMA FONTE ND P.INT. LIQUIDADO , , , , , , , , , , , , , , , ,00

13 , ,19 TOTAL , , INSTITUTO RIO BRANCO O setor do Instituto Rio Branco, durante o ano de 2009, cumpriu as tarefas de orientação e divulgação do Concurso de Admissão à Carreira de Diplomata, bem como do processo seletivo do Programa de Ação Afirmativa do Instituo Rio Branco nas principais universidades, centros de ensino e organizações não-governamentais dedicadas a temática da igualdade racial da cidade e do Estado do Rio de Janeiro. O setor permanece com uma única funcionária e se encontra com completa falta de material de divulgação, como cartazes. Neste sentido, informa que são inúmeros os candidatos que desconhecem o fato de que há informações na internet SETOR CULTURAL O Setor Cultural prosseguiu, em 2009, suas tarefas de regularização da situação de estudantes estrangeiros residentes na área e jurisdição do ERERIO, além de prestar apoio a participantes dos programas anuais de estudantes-convênio, em nível de graduação e pós-graduação, executados no âmbito das atividades governamentais de cooperação dirigidas a países em desenvolvimento. O setor informa que é grande o número de solicitações para a utilização do espaço do ERERIO para eventos culturais e atende a solicitações de instituições de ensino e outras, a exemplo do IBGE, bem como realiza conferências sobre o funcionamento do MRE, relações internacionais e atividades diplomáticas. Paralelamente às suas funções no ERERIO, o Chefe do Setor, por solicitação da Embaixada do Brasil no Panamá, conduziu oficina com fotógrafos panamenhos, de 29 a 31 de outubro de 2009, na cidade do Panamá, dentro da Programação Cultural do Posto aprovada pela Secretaria de Estado. Estendeu, sem ônus, sua viagem a São José, Costa Rica, onde proferiu palestra sobre fotografia brasileira na Universidade Veritas, organizada pela Embaixada em São José SETOR DE PESSOAL

14 Em 2009, ocorreu o primeiro recadastramento de funcionários inativos e pensionistas, depois de longo período em que o Itamaraty não participava dessa prática comum a todos os demais órgãos públicos federais. A tarefa que coube ao ERERIO foi cumprida com grande eficiência e resultados palpáveis, apesar dos obstáculos compreensíveis decorrentes de uma divulgação que esbarrou no desconhecimento e/ou alheamento desse público-alvo com relação ao serviço público e suas exigências periodicamente atualizadas, além de outras dificuldades advindas de endereços desatualizados, domicílio não informado na jurisdição deste Escritório e outros eventuais problemas. Quanto às demais atividades desta seção, foi dado continuidade à política de atenção personalizada a todos os que a ela recorreram pelos mais diversos motivos ou circunstâncias. Vale ressaltar que no que tange a lotação do setor, como a do Escritório, o quadro de servidores encontra-se defasado. Registra-se com satisfação o sucesso do programa de intercâmbio envolvendo estagiários e o Itamaraty, cujos resultados são concretos e sugerem novos avanços em aberturas desse tipo que conseguem complementar, com vitalidade e vontade de abrir caminho no mercado de trabalho, o natural desgaste do Quadro do Pessoal da Casa CERIMONIAL O Setor do Cerimonial, em 2009, prestou o apoio de praxe, através da INFRAERO, Receita Federal e Polícia Federal, aos dignatários estrangeiros em visita oficial ao Rio de Janeiro, ou em trânsito pela cidade. Igualmente, auxiliou na organização de visitas de delegações comerciais e culturais junto à Federação das indústrias do Rio de Janeiro (FIRJAN) e à Assembléia Legislativa do Estado do Rio de Janeiro. Em junho de 2009, o Cerimonial, em colaboração com o Setor de Administração deste Escritório renovou contrato de prestação de Serviços com a empresa Luiza Aquim Eventos Culinários Ltda, para a realização de coquetéis, almoços e jantares dentro do complexo do Itamaraty. Também tomou providências e participou da organização

15 desses eventos oferecidos pelo Ministro de Estado das Relações Exteriores e Chefias da Casa no Museu Histórico e Diplomático e nas demais dependências do Palácio. O Cerimonial prestou apoio na recepção e despedida de Chefes de Estado e de Governo em visita oficial ao Brasil, além da organização e da coordenação da programação nesta cidade, com a realização de reuniões no Palácio, com o Cerimonial do Governo do Estado do Rio de Janeiro, a Polícia federal, a Base Aérea do Galeão e demais órgãos envolvidos. No ano de 2009, as visitas oficiais ao Rio de Janeiro foram as seguintes: Ministro dos Negócios Estrangeiros de São Tomé e Príncipe Príncipe de Gales e a Duquesa de Cornuália Ministro dos Negócios Estrangeiros do Chipre Ministro das Relações Exteriores da Boznia-Herzegovina Secretário-Geral da União Mano River Presidente da República da Namíbia Presidente da República da Guiné-Equatorial Enviado Especial da República da Macedônia Ministro dos Negócios Estrangeiros do Canadá Princesa Laila Hasnaa Alouia, irmã do Rei do Marrocos Primeiro-Ministro do Reino dos Países Baixos Ministro dos Equipamentos e Transportes do Marrocos Secretário-Geral da Organização dos Estados Americanos Ministro do Desenvolvimento e Reabilitação Rural da República Islâmica do Afeganistão Vice-Ministra dos Negócios Estrangeiros e Comércio Internacional do Canadá Comandante do Exército de Portugal Presidente do Supremo Tribunal da Rússia Primeiro-Ministro de São Tomé e Príncipe

16 Presidente do Conselho Nacional de Fundo de Seguridade Social da China Ministro da Agricultura e Pesca do Reino do Marrocos Diretora-Geral do Instituto Cervantes da Espanha Primeira-Dama da Geórgea Ministro-Chefe da Casa Civil de Angola Princesa Victoria da Suécia Ministro do Planejamento da República do Iraque Encarregado de Direitos Humanos da República Federal da Alemanha Ministro da Defesa do Paquistão Ministra da Cultura e da Comunicação da República Francesa Ministro da Defesa da Suécia Ministro das Relações Exteriores da República da Sérvia Presidente da Colômbia Presidente da República Dominicana Primeira-Dama de Angola Ministro da Defesa e Antigos Combatentes da República Francesa Ministro da Defesa da República Tcheca Chefe do estado Maior das Forças Armadas da República Tcheca Ministro das Relações Exteriores do Peru Vice-Ministro do Ministério Federal do Exterior da Alemanha Ministra da Função Pública de Moçambique Delegação Parlamentar da Comissão de Economia e Finanças do Timor-Leste Prefeito de Londres Secretária de Estado de Comércio Exterior da França Ministro da Cultura do Egito

17 Ministro da Comunicação do Reino do Marrocos Ministra da Cultural da República Argelina Presidenta da República das Filipinas Presidente da República do Uzbequistão Comandante do Exército da Índia Ministro das Relações Exteriores da França Chefe do Estado Maior da Defesa da Tailândia Presidente do Senado da França Secretário-Geral Ibero-Americano Ministro-Chefe do Comitê Central do Partido Comunista da China Presidente de Moçambique Presidente do México Secretário-Geral da Unctad Filha da Princesa Caroline de Hanover Ministro das Relações Exteriores do Egito Ministra da Ciência e Ensino Superior da Polônia Conselheiro de Segurança Nacional dos Estados Unidos da América Presidente da República de Serra Leoa Ministro do Comércio Internacional do Canadá Presidente Nelson Mandela Ministro de Água e Irrigação da Tanzânia Primeiro-Ministro de Cabo Verde Ministro da Saúde do Belize Prefeito de Paris Diretor-Adjunto de Assuntos Legislativos do Conselho do estado da China

18 Ministro das Relações Exteriores do Quebec Presidente da Assembléia Nacional da França Alta Comissária da ONU para Direitos Humanos Presidente da Comissão de negócios Estrangeiros da Grande Assembléia Nacional Turca Ministro da Defesa da França Secretário de Estado de Cooperação e Francofonia da França Ministro de Estado do Desenvolvimento Econômico da República Italiana Presidente de Israel Ministro do Comércio Exterior e Desenvolvimento da Finlândia Ministro da Economia da República Eslovaca Ministro das Relações Exteriores da Argentina Diretora-Geral da Unesco Ministra de Estado da Educação da Índia Vice-Presidente da Assembléia Nacional do Vietnã O Cerimonial, junto com o Setor de Administração, organizou os seguintes almoços: Reunião dos GTs Migratório e Fundiário Brasil-Paraguai Encontro Bilateral Brasil-Peru IV Reunião Brasil-França sobre Energia Nuclear Seminário de Alto Nível sobre o Papel dos Investimentos Públicos no Desenvolvimento Público e Social Reunião Bilateral Brasil-Colômbia Reunião de Vice-Chanceleres Brasil-Argentina Reunião com Diretor-Geral para Desarmamento e Não-Proliferação de Armas do Ministério dos Negócios Estrangeiros da China SETOR DE DOCUMENTAÇÃO

19 Em 2009, o atendimento a pesquisadores se processou normalmente na Mapoteca. No Arquivo Histórico, as consultas, suspensas no segundo semestre de 2008 em razão dos trabalhos de desinfestação e higienização, foram retomadas em agosto de Na Biblioteca, o atendimento não foi reiniciado, visto que aos trabalhos de desinsfestação e higienização, se seguiu o projeto de informatização do acervo. No Arquivo Histórico, encerrou-se a revisão do catálogo dos atos internacionais no período de 1808 a 1889, no âmbito de convênio entre o CONARQ e a UERJ, com a participação de dois estagiários da Faculdade de História daquela Academia. O trabalho foi apresentado na reunião da COLUSO (Comissão Luso-Brasileira de Salvaguarda e Divulgação do Patrimônio Documental), realizada em novembro de 2009, em Lisboa. Além disso, teve continuidade o projeto de revisão e ampliação dos instrumentos de pesquisa do acervo. Na Biblioteca, foi feito o levantamento da coleção de periódicos, com vistas à doação daqueles que não se enquadram na temática, nos princípios e finalidades de uma biblioteca histórica SETOR CONSULAR O Setor Consular do ERERIO é constituído por quatro Subsetores: de Passaportes, de Vistos, de Legalização de Documentos e Jurídico e de Assistência a Brasileiros. Tais Subsetores representam no Rio de Janeiro uma verdadeira extensão das Divisões de Documentos de Viagem (DDV), de Imigração (DIM) e de Assistência a Brasileiros (DAC). Durante o ano de 2009, o Setor Consular do ERERIO continuou a operar o Portal Consular do MRE, havendo atendido, através do "Fale Conosco" a 191 consultas. No mesmo ano, o Subsetor de passaportes registrou a expedição de passaportes oficiais e 112 passaportes diplomáticos. Foram prorrogados passaportes oficiais e 44 passaportes diplomáticos. Foram emitidas, também, 1237 notas de solicitação de visto para missões oficiais. Em 2009, a média de passaportes emitidos ou prorrogados mensalmente foi 448. O Subsetor de passaportes atende à demanda das organizações militares sediadas no Rio

20 de Janeiro e no Norte de São Paulo (Marinha, Exército e Aeronáutica) não só relativamente aos militares que viajam a serviço, mas também no tocante aos contingentes, renovados periodicamente, designados para missões de paz da ONU e da OEA. Vale ressaltar que a maior parte dos militares em missão no Haiti é oriunda dos quartéis sediados no Rio de Janeiro. Durante o ano de 2009, o Subsetor de Vistos concedeu 82 vistos diplomáticos, oficiais, temporários e de cortesia e averbações e retificações em formulários e etiquetas de visto. Já o Setor de Legalização autenticou documentos. A parte jurídica do Subsetor tem como principal função responder a consultas de órgãos públicos, tribunais, juizados, empresas e do público em geral sobre assuntos relacionados a temas consulares na órbita do Direito Internacional Público e Internacional Privado. Durante o ano de 2009, o movimento do Subsetor Jurídico e de Assistência a Brasileiros foi de 38 processos relacionados à assistência de brasileiros no exterior solucionados e 11 em andamento, totalizando 49 processos. Quanto às consultas sobre temas consulares, houve uma média de 05 atendimentos diários (um pessoalmente e quarto por telefone). O Setor também contabilizou 42 atendimentos a solicitações da justiça em geral, uma média de 03 atendimentos diários sobre temas jurídicos, 20 para elaboração de editais, contratos, termos aditivos e portarias, 02 para processos de licitação examinados e informados e 03 para informações à Advocacia Geral da União sobre processos judiciais MUSEU HISTÓRICO E DIPLOMÁTICO Em decorrência de problemas de estrutura arquitetônica do Palácio Itamaraty - em especial as infiltrações do telhado, que se agravaram em 2009 em decorrência das fortes chuvas - bem como sua localização, foi mantida a linha de ação adotada pelo Encarregado do MHD, desde maio de 2008, no sentido de priorizar a segurança e preservação do acervo. Conforme orientado pela SERE, foram enviados dados contendo o levantamento informatizado do acervo do MHD, após revisão e inserção de imagens fotográficas refeitas, de dados cronológicos e de informações relativas à proveniência (coleções originárias) das peças. O Trabalho de elaboração de imagens fotográficas com melhor