SOFTWARE PARA INTERCÂMBIO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

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1 SOFTWARE PARA INTERCÂMBIO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UFG Cezar Augusto Meggiolaro 1 CRB RESUMO Relata o processo de informatização do Setor de Intercâmbio do Sistema de Bibliotecas da UFG com a construção de um software específico para este Setor. Descreve e ilustra através de figuras as principais atividades deste software como a de cadastrar periódicos recebidos por compra, doação e permuta; controle de títulos enviados através de intercâmbio; cadastro de endereços de entidades nacionais e internacionais; envio de correspondência pertinentes às atividades do Setor; emissão de etiquetas de endereços e relatórios diversos. Programa criado em Visual Basic, na arquitetura cliente/servidor, utilizando-se banco de dados Access. 1 Bibliotecário/Documentalista do Sistema de bibliotecas da Universidade Federal de Goiás, Especialista em Sistema Automatizado de Informação, Coordenador da Assessoria de Informática do SB/UFG.

2 2 Palavras chaves: Biblioteca Universitária - Informatização; Software de Bibliotecas Intercâmbio 1. INTRODUÇÃO Há muito o Sistema de Bibliotecas da UFG necessitava de um software para o Setor de Intercâmbio que pudesse fazer com que todos seus serviços manuais passassem a ser automatizados. Por não se encontrar no mercado software específico que atendesse suas necessidades, optou-se por criarse este software que ora apresentamos. O Software para Intercâmbio de Material Bibliográfico do Sistema de Bibliotecas da UFG foi criado a partir dos trabalhos que vêm sendo efetuados no Setor e suas principais atividades são: Cadastrar periódicos recebidos por compra, doação e permuta; Controlar títulos que são enviados e recebidos através de permuta; controlar títulos que estão em fase de seleção;

3 3 cadastrar endereços de entidades nacionais e internacionais; enviar correspondência pertinente às atividades da seção; emitir etiquetas com endereços. elaborar relatórios das atividades desenvolvidas na seção. O Programa foi implementado na arquitetura cliente/servidor, programação em Visual Basic, utilizando banco de dados Access. Resultado da fusão de treze bibliotecas departamentais, o Sistema de Bibliotecas da UFG foi instalado em É composto por duas Bibliotecas Setoriais (Biblioteca Setorial do Campus I e Biblioteca Setorial do CEPAE) sob a coordenação da Biblioteca Central. Com a construção de um prédio de 7.200m2, para Biblioteca Central, no Campus II, o acervo bibliográfico existente foi dividido para facilitar o acesso dos usuários às respectivas coleções. A comunidade a ser servida pelo Sistema é composto por 1160 professores, 2076 funcionários, alunos matriculados e divididos nos 50 cursos de graduação ( onde 36 funcionam no período diurno, quatro no diurno e noturno e dez cursos são realizados à noite), 01 curso de doutorado, 16 cursos mestrado, além de outros como especialização, ensino de

4 4 1. e 2. Graus, pré-graduação da escola de música, centro de línguas ligado à Faculdade de Letras. O Sistema recebe uma média de leitores anual, sendo efetuado uma média de consultas e empréstimos em seu acervo. Este é composto de volumes de livros, títulos de periódicos, 5457 volumes de material multimeio (fita cassete, fita videocassete, fotografia, mapa, microfilme, slides). Além de adquirir, organizar e manter este acervo, oferece outros serviços bibliográficos e de informação como: levantamentos bibliográficos, on-line(nas bases de dados BIREME, IBICT, PRODASEN E SUPRIR), em CD-ROM (LILACS/MEDLINE, CEPAL, UNESCO E ANAIS), em disquete (REDUC E CERRADO) e em base própria, além de cursos de treinamento o uso das coleções e serviços e a promoção de eventos. A automação do Sistema de Bibliotecas da UFG iniciou-se no começo da década de 90 e teve como propósitos comportar duas áreas 1- Recuperação das Informações externas ao sistema e 2- Automação das Coleções e Serviços do Sistema. A primeira área foi contemplada através de convênios para acesso on line e comutação bibliográfica com as Redes BIREME(Ciências médicas), PRODASEN(Ciências Jurídicas),

5 5 SUPRIR(Engenharia, Física, Informática, Energia Nuclear), IBICT(Ciência da Informação), REDUC(Educação) e SIBRAIDID(Educação Física). Quanto a área de Automação das Coleções e Serviços, teve seu início em 1991, quando foi ativado o convênio com a FGV(Rio de Janeiro). Através deste convênio o SB/UFG passou a participar da Rede Nacional BIBLIODATA/CALCO(Catalogação Cooperativa). A Automação das Coleções e Serviços do SB/UFG, por ausência de recursos financeiros, só pôde ser viabilizada com softwares distintos como o Micro-VTLS(livros, empréstimo), Secs(periódicos), Microisis(videoteca, teses),etc. Para complementar o processo de informatização do Sistema de Bibliotecas da UFG apresentamos a partir da seção seguinte esta ferramenta para o Setor de Intercâmbio, focalizando os seus módulos básicos. 2. ESTRUTURA DO SOFTWARE O menu principal, conforme apresentado na figura 1, dá acesso a todos os módulos básicos.

6 6 Figura1 Menu Principal A opção CADASTRO conduz o usuário ao Controle de Periódicos por compra, doação e permuta, Controle de Títulos Enviados e Títulos Recebidos, Controle de Endereços das Instituições Nacionais e Estrangeiras onde são estabelecidas as permutas, Controle de Senhas dos Usuários.

7 7 A opção CONSULTA conduz o usuário às consultas de periódicos e fascículos, títulos e fascículos enviados e recebidos e endereços das Instituições. A opção CORRESPONDÊNCIA conduz o usuário a correspondências preestabelecidas para comunicação com as instituições onde são realizadas as permutas. A opção FECHAR possibilita ao usuário sair do sistema quando assim desejar. A opção RELATÓRIOS permite que o usuário emita, por correio eletrônico ou para um editor de texto, todo tipo de relatório que sentir necessidade inclusive etiquetas para mala direta. A opção SOBRE descreve a versão em que se encontra o programa e os direitos autorais. A opção BACKUP facilita ao usuário a execução dos procedimentos de cópia de segurança que é feita através de um programa criado e anexado a este sistema. 2.1 Controle de Periódicos

8 8 O Sistema faz o controle de títulos de periódicos, conforme apresentado na figura 2, que chegam através de compra, doação e permuta Figura 2 Controle de Periódicos 2.2 Controle de Títulos Enviados Através de Permuta

9 9 O Sistema faz o controle dos títulos e fascículos que são enviados através de permuta e indica quais são os títulos que são recebidos em troca. A figura 3 apresenta as opções disponíveis para este item. Figura3 Controle de Títulos e Fascículos Enviados Através de Permuta 2.3 Controle de Endereços das Instituições O controle de endereços da instituições possibilita que se faça o cadastro de todas as instituições com as quais são realizadas os serviços de permuta.

10 10 Figura4 Controle de Endereços das Instituições 2.4 Sistema de Consultas A consulta é feita de modo estruturado. Pode-se consultar pelo titulo, volume, numero conforme as figuras 5 e 6 e pelo nome da instituição, conforme a figura 7. Ao pesquisar o usuário já pode ver rapidamente se o material ou endereço que procura se encontra na base ou não.

11 Figura 5 Consulta ao Título, Ano, Volume e Número 11

12 Figura 6- Consulta aos Títulos e Fascículos Enviados para Permuta 12

13 13 Figura 7 Consulta dos Endereços das Instituições 2.5 Correspondências O Sistema contem correspondências pré-elaboradas que normalmente são enviadas junto com os fascículos permutados. Essas correspondências são enviadas via correio, mas podem ser adaptadas para serem enviadas por . A figura 8 mostra a Carta Eclética que serve para várias finalidades como o de acusar o recebimento de fascículo ou do envio de algum fascículo e a figura 9 mostra a Carta Simples que vai junto ao envio de fascículos e solicita que se acuse o recebimento.

14 Figura 8 Carta Eclética 14

15 Figura 9 Carta Simples 15

16 Relatórios O Sistema permite que se obtenha vários tipos de relatórios pertinentes aos trabalhos desenvolvidos no Setor de Intercâmbio e que os imprimam diretamente na impressora ou que os salvem em arquivos em formatos de editores de texto, html ou que os enviem via . A figura 10 mostra o relatório de títulos e fascículos de periódicos recebidos por doação, permuta ou compra e o modo de exportar este relatório. Entre os relatórios está o que emite etiquetas com os endereços das Instituições cadastradas para Intercâmbio de material bibliográfico.

17 17 Figura 10 Relatório de Títulos e Fascículos e o modo de enviá-lo 2.7 Backup A cópia de segurança do banco de dados é feita através do programa RAL embutido neste Sistema e acessado através do Menu Principal. A figura 11 mostra que o programa contém todos os procedimentos para a realização do Backup que é feito rapidamente.

18 18 Figura 11 - Programa de Backup 3. CONSLUSÃO "A Universidade é contribuinte dinâmico no processo pela geração, difusão e intercâmbio de novas idéias e conhecimentos, ampliando os recursos da pesquisa e do ensino. Neste contexto, cabe às bibliotecas universitárias tornar disponível a informação, tanto para apoio às atividades de ensino e pesquisa, como para subsídio à tomada de decisão. O uso das tecnologias da informação e da comunicação eletrônica apropriadas ao acesso, à organização e ao processamento da informação, cada vez mais eficientes e eficazes, fundamentam as ações estratégicas das bibliotecas universitárias e trazem novos desafios para o cumprimento de seus objetivos, exigindo um moderno perfil gerencial dos agentes de informação" (KRZYZANOWSKL et al., 1998 a). Com esse enfoque o Sistema de Bibliotecas da UFG vem

19 19 possibilitando o aperfeiçoamento de seus serviços bibliotecários, por meio de programas e projetos globais, abrangendo todas as bibliotecas do Sistema. O software para intercâmbio, embora sendo criado para atender a demanda específica de um Setor, vem sendo evoluído constantemente para que se torne um programa que integre os setores de Periódicos e Aquisição. Sua criação fundamenta-se principalmente em ser um canal permanente para troca de publicações entre as mais diversas instituições nacionais e internacionais agilizando e superando as deficiências até então encontradas no gerenciamento dos trabalhos de intercâmbio de material bibliográfico. Abstracts This article tells about the process of automation of the Section of Exchange of the System of Libraries of UFG with the construction of a specific software for this Section. It describes and it illustrates through illustrations the main activities of this software as the one of registering newspapers received by purchase, donation and it exchanges, control of titles sent through exchange, register of addresses of national and international entities, pertinent correspondence sending to the activities of the Section, emission of labels of addresses and several reports. Program servant in Visual Basic, being used database Access. 4. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA CARVALHO, Maria Carmem Romcy de et al. Relatório final de consultoria. Brasília, (mimeografado) KRZYZANOWSKI, Rosaly Favero, COUTTO, Mariza Leal de Meirelles Do. Novas tecnologias e gestão da informação no Sistema Integrado de Bibliotecas da USP [Palestra proferida pela bibliotecária Rosaly Favero Krzyzanowski no Seminário

20 20 Universidade & Novas Tecnologias: Impactos e Implicações. Online]. São Paulo,1998.Disponível: 15 de julho de MEGGIOLARO, Cezar Augusto, ROSA, Maria Eunice de, LOBO, Maria Risoleta Carneiro. Política de desenvolvimento de coleções do Sistema de Bibliotecas da UFG. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO,18., 1997, São Luiz, Anais... São Luiz: COLLECTA, Disquete 3 1/2. OLIVEIRA, Stanley Robson de Medeiros, ANTUNES, João Francisco Gonçalves. AINFO: uma ferramenta para gerenciamento de bases de dados documentais e processos bibliográficos. In: SEMINÁRIO SOBRE AUTOMAÇÃO EM BIBLIOTECAS E CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO, 6., 1997, Águas de Lindóia, Anais... Águas de Lindóia, p UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Sistema Integrado de Bibliotecas. Departamento Técnico. Informatização do Sistema Integrado de Bibliotecas: implementações de recursos para o Banco de Dados Bibliográficos da USP- DEDALUS e infra-estrutura para as bibliotecas do Sistema. São Paulo: DT/SIBi/USP, 1994, 192p. (Projeto apresentado à FAPESP). UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS. Plano inicial para automação do Sistema de Bibliotecas da UFG. Goiânia, p. 3 (mimeografado).