dis i c s i c p i liln i a FUN U DA D MENTO T S D E G ESTÃ T O Profª Josileni

Transcrição

1 disciplina FUNDAMENTOS DE GESTÃO Profª Josileni

2 DEFINIÇÃO DE CONTROLE A palavra controle pode assumir diferentes significados, como por exemplo: regular, conferir, verificar, exercer autoridade sobre alguém. Contudo num ponto de vista mais amplo, são 03 os significados comuns de controle: 1. Controle como função restritiva e coercitiva - utilizado no sentido de coibir ou restringir certos tipos de desvios indesejáveis ou não aceitos pela comunidade. De caráter negativo e restritivo, muitas vezes é interpretado como coerção, inibição, manipulação e até liberdade das pessoas. 2. Controle como um sistema automático de regulação - utilizado no sentido de manter automaticamente um grau constante no fluxo ou funcionamento de um sistema. É o caso do processo de controle automático das refinarias de petróleo, O mecanismo detecta possíveis desvios ou irregularidades e proporciona automaticamente a regulação necessária para voltar a normalidade. 3. Controle como função administrativa - é o controle como parte do processo administrativo, como o planejamento, organização e direção. 2

3 Assim, quando falamos de controle, queremos dizer que o nível institucional efetua o controle estratégico, o nível intermediário faz os controles táticos e o nível operacional, os controles operacionais. A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem aos objetivos previamente estabelecidos. O processo de controle se caracteriza pelo seu aspecto cíclico e repetitivo. Na verdade, deve ser visualizado como um processo sistêmico em que cada etapa influencia e é influenciada pelas demais. 3

4 Tomada de ação corretiva - corrigir possíveis desvios ou anormalidades 4

5 CONTROLES TÁTICOS Os controles táticos são feitos no nível intermediário e referem-se a cada uma das unidades organizacionais - sejam departamentos, divisões ou equipe. Geralmente estão orientados para o médio prazo. Os tipos de controles táticos mais importantes são: Controle orçamentário Contabilidade de custos 5

6 Controle orçamentário O orçamento é um plano de resultados esperados expressos em termos numéricos. Através do orçamento, a atividade da organização é traduzida em resultados esperados, tendo o dinheiro como denominador comum. O controle orçamentário é um processo de monitorar e controlar despesas programadas das várias unidades organizacionais no decorrer de um exercício anual, apontando possíveis desvios e indicando medidas corretivas. 6

7 Contabilidade de custos Trata de informações sobre distribuição e análise de como produtos, serviços, projetos ou unidades organizacionais e classifica os custos em: - FIXOS - VARIÁVEIS FIXOS: custos que independem do volume de produção ou do nível de atividade da organização. Qualquer que seja a quantidade de produtos produzidos, os custos fixos permanecem inalterados; mesmo que a empresa nada produza, eles se mantém constantes. Envolvem alugueis, seguros, manutenção, depreciação, salários, etc. 7

8 VARIÁVEIS: custos que estão diretamente relacionados com o volume de produção ou com o nível de atividade da organização. Constituem uma variável dependente da produção realizada e englobam custos de materiais diretos (ou matérias-primas que são diretamente transformados em produto ou que participam diretamente na elaboração do produto) e custos de mão-de-obra direta (salários e encargos sociais do pessoal que realiza as tarefas de produção do produto). 8

9 CONTROLES OPERACIONAIS DISCIPLINA: é o processo de preparar uma pessoa de modo que ela possa desenvolver autocontrole e tornar-se mais eficaz em seu trabalho. A disciplina deve ser visualizada como o desenvolvimento da habilidade ou capacidade de analisar situações, determinar qual e o comportamento adequado e decidir a agir favoravelmente no sentido de proporcionar contribuições à organização. A ação disciplinar e corretiva orienta e/ou corrige desvios. Seu propósito é reduzir a discrepância entre os resultados atuais e os resultados esperados. A ação disciplinar pode ser positiva ou negativa, dependendo do desvio ou discrepância ocorridos. A ação positiva aparece em forma de encorajamento, recompensas, elogios, treinamento adicional ou orientação pessoal. A negativa inclui o uso de advertências, penalidades e até mesmo a demissão do funcionário. 9

10 CONTROLE DE ESTOQUES: inventário e o volume de materiais ou produtos em estoque (materiais em processamento ou de produtos acabados). Ele permite certa flexibilidade em seus processos de produção/operação, para ultrapassar períodos de excesso ou de capacidade ociosa, enfrentar períodos de demanda irregular e para obter economias em compras de larga escala. Como o inventário representa um dos maiores investimentos de capital, ele precisa ser cuidadosamente administrado - deve assegurar que o estoque corresponde ao tamanho certo para as tarefas a serem executadas. 10

11 CONTROLE DE CUSTOS: é a verificação do que se paga para tudo o que se compra; as novas abordagens administrativas sugerem que as organizações centralizem suas compras para aumentar o volume, desta forma se comprometem cada vez mais com um menor número de fornecedores com os quais negociam contratos especiais, qualidade assegurada e preferência nas compras. Parcerias entre fornecedores e compradores são importantes para operar de maneira a reduzir os custos dos parceiros envolvidos. 11

12 CONTROLE DE QUALIDADE: envolve processos de verificação de materiais, produtos e serviços para assegurar que eles alcancem elevados padrões. Aplica-se a todos os aspectos de produção e operações, desde a seleção de matérias-primas e fornecedores até a última tarefa executada no produto ou serviço final. O controle de qualidade melhora a produtividade pela redução do desperdício e redução das rejeições nos resultados finais. Cada vez mais a qualidade está sendo considerada pelas organizações que pretendem ser bem-sucedidas. 12

13 VISÃO e MISSÃO A partir da visão e missão da empresa pode-se estabelecer ações que serão implementadas, analisadas e acompanhadas visando atingir os objetivos e metas estipulados. VISÃO: A declaração de visão é a declaração da direção em que a empresa pretende seguir, ou ainda, um quadro do que a empresa deseja ser. Trata-se ainda da personalidade e caráter da empresa. Assim, a visão de uma empresa deveria refletir as aspirações da empresa e suas crenças. O leitores da declaração de visão de uma empresa poderão interpretar seu negócio como uma pessoa: como alguém que eles gostam, confiam e acreditam. Não estabelece ou expressa fins quantitativos, mas provê motivação, uma direção geral, uma imagem e uma filosofia que guia a empresa. Além de apontar um caminho para o futuro, deve representar as maiores esperanças e sonhos da sua empresa. 13

14 criando uma VISÃO Pode-se seguir os passos abaixo com o intuito de criar a declaração de visão de uma empresa: Selecione um pequeno grupo de funcionários dedicados de vários níveis de sua empresa; Peça ao grupo que identifique os valores da empresa, ou seja, o conjunto de crenças e princípios que orienta as atividades e operações da empresa, independente de seu porte; Abra um espaço para que as pessoas manifestem livremente suas idéias; Quando a equipe estiver satisfeita com seu trabalho, acrescente detalhes finais e envie a alta gerência. Para que a declaração de visão cumpra seu papel é fundamental que seja adotada e promovida pela alta gerência da empresa. Dessa forma, o processo de declaração de visão é feito de maneira que todos os níveis da empresa possam colaborar, o que garante uma maior credibilidade à sua declaração. Certifique-se ainda de que a declaração de visão de sua empresa corresponde à realidade da empresa. Nada é pior do que criar uma visão que tem mais a ver com a fantasia do que com o futuro. Visões fantasiosas geram apenas confusão e alienação entre todos os envolvidos. O quadro abaixo mostra alguns exemplos de empresas que têm visão. "Ser a Melhor... nos serviços aos nossos clientes, garantindo sua paz de espírito e enriquecendo sua qualidade de vida através de nossa parceria na gestão dos riscos que eles enfrentam." The Allstate Corporation (Empresa de Seguros) 14

15 MISSÃO A declaração de missão da empresa deve refletir a razão de ser da empresa, qual o seu propósito e o que a empresa faz. Geralmente a declaração da missão é curta, com no máximo duas sentenças ou um pequeno parágrafo. Para que a declaração de missão da sua empresa seja efetiva, ela deve: Destacar as atividades de sua empresa, incluindo os mercados que ela serve, as áreas geográficas em que atua e os produtos e serviços que oferece; Enfatizar as atividades que sua empresa desempenha e que a diferenciam de todas as outras empresas do mercado; Incluir as principais conquistas que você prevê para os próximos anos e transmitir o que você quer dizer de forma clara, concisa e interessante. 15

16 Antes de partir para a difícil, mas importante, tarefa de declaração da missão de sua empresa, procure responder às seguintes perguntas: Que clientes ou grupo de clientes sua empresa atende ou pretende atender? Que produtos ou serviços sua empresa oferece ou pretende oferecer? Que necessidades de mercado sua empresa atende? Qual é o mercado em que sua empresa compete? Qual é o diferencial tecnológico dos produtos e serviços da sua empresa em relação à concorrência? Que valor ou benefícios adicionais seus clientes obtêm quando escolhem sua empresa em lugar da concorrência? Qual é o comprometimento da sua empresa em relação aos seus objetivos econômicos de sobrevivência, crescimento e lucratividade? Qual é a imagem que sua empresa tem ou pretende ter perante seus clientes e a comunidade em geral? Qual é a atitude da sua empresa em relação aos seus funcionários? Com que velocidade as respostas às questões anteriores mudam? Resumindo, a declaração da missão de sua empresa deve responder a seguinte pergunta: O que é a sua empresa??? 16

17 criando uma MISSÃO Alguns passos que você deve seguir para criar a declaração de missão de sua empresa: 1. Reuna um pequeno grupo de indivíduos cujas responsabilidades abrangem as principais funções e atividades nas quais sua empresa está envolvida; 2. Peça aos membros que se preparem antecipadamente, respondendo isoladamente às questões apresentadas anteriormente; 3. Antes de qualquer outra coisa, analise as razões para elaborar uma declaração de missão e converse sobre o que esta declaração deve incluir; 4. Programe várias reuniões informais nas quais os membros do grupo possam expressar suas próprias opiniões e faça um brainstorming, visando estabelecer um consenso, e 5. Crie, analise e revise a missão da empresa em tantas reuniões formais quantas forem necessárias para que todos fiquem satisfeitos com a declaração da missão final. Verifique se a declaração de missão da sua empresa está captando o propósito da empresa e se está traçando um quadro atraente da mesma. A idéia é que a missão da empresa transmita uma imagem tangível e concreta da empresa. Um exemplo inicial de declaração de missão de uma empresa: 17

18 "Nossos produtos oferecem valor especial às pessoas, independentemente de quem sejam" Note que esta declaração contém algo sobre a posição geográfica e o diferencial da empresa. Mas está muito distante de uma declaração completa. Para comunicar as atividades, realizações e recursos da empresa com mais clareza e impacto, vamos ampliar essa declaração: "Oferecemos os produtos da mais alta qualidade, de valor incomparável, a todo o setor, permitindo que nossos clientes sejam líderes em seus próprios setores" Esta declaração mostra-se mais completa e diz o que a empresa faz (oferecemos os produtos da mais alta qualidade), a quem ela serve (a todo o setor) e qual é o seu diferencial em relação aos concorrentes (valor incomparável, permitindo que nossos clientes sejam líderes em seus próprios setores). Agora, note a declaração de missão de algumas empresas: "Nossa missão é oferecer a todos os clientes um meio de locomoção a pequenas distâncias para pessoas e cargas, com um grau de confiança superior aos produtos oferecidos por empresas semelhantes no mundo inteiro." Elevadores Otis (Indústria líder na fabricação de elevadores) "Comercializar veículos desenvolvidos e fabricados nos Estados Unidos, líderes mundiais em qualidade, custo e satisfação do cliente, através da integração de pessoas, tecnologia e sistemas empresariais, transferindo conhecimento, tecnologia e experiência a toda a General Motors." Divisão Saturn da GM (Indústria Automobilística). 18

19 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS DAFT, Richard L.-Administração. Tradução Robert Brian Taylor. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, GRIFFIN, Ricky W.-Introdução à Administração. Tradução Gustavo Mesquita e Marina Petroff Garcia. São Paulo: Ática, 2007, 568p. DORNELAS, José Carlos Assis, 1971 Empreendedorismo na prática: mitos e verdades do empreendedor de sucesso. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007 BULGACOV, Sergio. Manual de Gestão Empresarial. São Paulo:Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. 4.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, Gestão empresarial: o fator humano/coordenador Thomaz Wood Jr. São Paulo:Atlas, BOHLANDER, George/SNELL, Scott. Administração de Recursos Humanos. 14.ed. norteamericana. São Paulo: Cengage Learning, CHIAVENATO, Idalberto.Administração nos novos tempos. 2.ed. Riode Janeiro: Elsevier, MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração. 6.ed. ver. E ampl. São Paulo: Atlas, MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Fundamentos da Administração: manula compacto para cursos de formação tecnológica e sequenciais. São Paulo:Atlas, CERTO, Samuel C.Administração Moderna. 9.ed. São Paulo: Prentice Hall,