Fundamentos do Processo Administrativo: Planejamento

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1 Fundamentos do Processo Administrativo: Planejamento Unidade 3 Celina Martins 43

2 Sumário Introdução Objetivos Estrutura da Unidade Unidade 3: Tópico 1: Fundamentos de Planejamento Tópico 2: Passos do Planejamento Tópico 3: Benefícios e Vantagens do Planejamento para a Administração Tópico 4: Objetivos x Planos Tipos de Planos : O Papel dos Objetivos Tópico 5: Administração Estratégica Diagnóstico da Situação Atual Análise Estratégica Análise SWOT Matriz BCG Modelo das Cinco Forças Competitivas Formulação Estratégica Implementação Estratégica Controle Estratégico Resumo Conteúdo de Fixação Leitura Complementar Referências Bibliográficas

3 Todos os indivíduos executam a função do planejamento constantemente em seu dia a dia. Desde o planejamento da roupa que irá utilizar em seu dia de trabalho até o planejamento de uma festa importante, como um aniversário ou um casamento. Nas organizações, esse processo não é diferente. Para que toda a força de trabalho esteja voltada para um objetivo comum é preciso ter conhecimento de qual é este objetivo, assim como os meios necessários e o papel da cada um para alcançá-lo. O planejamento nada mais é do que uma previsão a respeito das necessidades organizacionais. Nesta unidade de aprendizagem, estudaremos os fundamentos, os benefícios, as vantagens e os passos do planejamento, bem como iremos diferenciar os objetivos e os planos. Descreveremos um tipo de planejamento, que é a administração estratégica. Vamos aprofundar nosso estudo sobre este processo administrativo? 45

4 Após completar este módulo de estudo você estará apto a: 1. Reconhecer os fundamentos de planejamento bem como os benefícios e vantagens do mesmo para a administração; 2. Identificar os passos para o desenvolvimento de um planejamento; Objetivos 3. Diferenciar os conceitos de objetivos e planos; 4. Identificar a importância e os processos da administração estratégica. Estrutura da Unidade 1. Fundamentos de Planejamento 2. Passos do Planejamento 3. Benefícios e Vantagens do Planejamento para a Administração 4. Objetivos x Planos 4.1 Tipos de Planos 4.2 O Papel dos Objetivos 5. Administração Estratégica 5.1 Diagnóstico da Situação Atual 5.2 Análise Estratégica Análise SWOT Matriz BCG Modelo das Cinco Forças Competitivas 5.3 Formulação Estratégica 5.4 Implementação Estratégica 5.5 Controle Estratégico 46

5 1. Fundamentos de Planejamento O planejamento é a função do processo administrativo mais importante, pois sem metas, estratégias e objetivos desejados é praticamente impossível organizar os recursos, dirigir as pessoas e controlar os resultados. Ele, também, é a definição de objetivos e estratégias para alcance dos resultados futuros desejados pela organização. Esta definição deve ser feita pelos gestores, independente do nível hierárquico que ocupam na organização, visto que os gestores do nível estratégico devem desenvolver meios, formas e guias para a organização como um todo, enquanto os dos níveis táticos precisam definir o que precisa e como deve ser feito o trabalho na sua área específica. Já os gestores dos níveis operacionais devem realizar esta definição para o grupo ou a equipe de trabalho nos quais estão ligados. Depois de descrever o conceito e os benefícios que um planejamento realizado de forma correta pode fornecer a organização, vamos entender quais são os passos para desenvolvê-lo? 2. Passos do Planejamento O planejamento é o primeiro passo para o desenvolvimento da administração, pois sem esta função as outras não conseguem ser aplicadas. Isto é, sem o planejamento, não será possível definir e direcionar os recursos organizacionais, nem definir quais e como as tarefas serão feitas pelos funcionários e, muito menos, avaliar e monitorar o desempenho da organização. Segundo Chiavenato (2004), o processo de planejamento envolve seis passos: 01 Definir os objetivos: determinação dos objetivos a serem alcançados, isto é, a direção para onde a organização deseja ir. Estes objetivos devem descrever os resultados e pontos finais desejados. QUESTÃO REFLEXIVA (GESTOR): Para onde queremos ir? 47

6 02 Verificar qual a situação atual em relação aos objetivos: análise da perspectiva atual da organização, considerando seu mercado e sua situação atual de forma a verificar onde se está e o que é necessário fazer para atingir o objetivo estabelecido. QUESTÃO REFLEXIVA (GESTOR): Onde estamos agora? 03 Desenvolver premissas quanto as condições futuras: criar planos para cenários futuros de acordo com os objetivos estabelecidos, isto é, realizar uma previsão dos ambientes futuros aos quais a organização poderá estar situada. QUESTÃO REFLEXIVA (GESTOR): O que temos pela frente? 04 Analisar as alternativas de ação: busca a definição das alternativas para atingir os objetivos desejados, analisando as consequências das mesmas. QUESTÃO REFLEXIVA (GESTOR): Quais são os caminhos possíveis? 05 Escolher um curso de ação entre as várias alternativas: realização da tomada de decisão, isto é, escolha da alternativa mais adequada considerando o (s) objetivo (s) desejado (s). QUESTÃO REFLEXIVA (GESTOR): Qual é o melhor caminho? 48

7 06 Implementar o plano e avaliar os resultados: é a implantação ou o processo de colocar em prática o que foi planejado assim como avaliar se os resultados obtidos estão de acordo com os definidos e, se necessário, adotar medidas para correção dos eventuais problemas. QUESTÃO REFLEXIVA (GESTOR): Como iremos percorrê-lo? Nem sempre as alternativas mais complicadas, ou difíceis ou ótimas são as suficientes para solucionar o problema. Às vezes, é necessário parar, pensar e realizar um planejamento para alcançar o objetivo desejado. Como sugestão, é apresentado um vídeo através do link que se econtra na página 68 em Conteúdo de Fixação. Não deixe de assistir! 3. Benefícios e Vantagens do Planejamento para a Administração O ambiente atual é extremamente diferente do ambiente em que os teóricos dos primórdios da administração, tais como Taylor e Fayol, atuavam. O fluxo de informações, ideias, relacionamentos e a interdependência existente entre todos os povos e países fez com que os mercados e os clientes que dele fazem parte ficassem mais exigentes, aumentasse a diversidade de produtos, serviços e até organizações, crescesse a necessidade de obter diferenciais competitivos diante da competição cada vez mais acirrada. Neste panorama, o planejamento beneficia os gestores fazendo com que sempre desempenhem suas atividades e elaborem suas ações pensando no futuro da organização. Proporcionar senso de direção: O planejamento apresenta um rumo para a organização, fazendo com que todos os esforços da mesma sejam direcionados para este rumo. 49

8 Focalizar esforços: O planejamento promove uma ação coletiva, integrando todas as atividades desempenhadas pelos membros da organização; Maximizar a eficiência: O planejamento permite estabelecer prioridades quanto aos esforços de seus membros e a utilização dos recursos organizacionais. 50

9 Reduzir o impacto do ambiente: O planejamento faz com que os gestores se antecipem as mudanças existentes no ambiente, considerando-as na definição dos objetivos e das estratégias; Definir parâmetros de controle: O planejamento define critérios ou padrões para a avaliação do desempenho, que auxiliam na elaboração de um sistema de controle eficaz; 51

10 Atuar como fonte de motivação e comprometimento: O planejamento define o papel de cada indivíduo na organização, diminuindo a incerteza e motivando o trabalhador; Potencializar o autoconhecimento organizacional: O planejamento motiva os gestores a buscarem autoconhecimento sobre a organização, uma vez que é necessário conhecer o ambiente externo (suas oportunidades e suas ameaças) e interno (suas forças e fraquezas); 52

11 Fornecer consistência: O planejamento ajuda na tomada de decisão, visto que fornece uma análise do ambiente e uma uniformidade nas decisões a serem tomadas. Vamos conhecer agora os benefícios e vantagens que ele traz para a administração. Para visualizar a importância e os benefícios do planejamento para uma organização, como sugestão, é apresentado um artigo através do link que se encontra na página 68 em Conteúdo de Fixação. 53

12 4. Objetivos x Planos Como você já viu anteriormente nesta disciplina, o planejamento envolve o alcance de objetivos organizacionais, mas é importante sabermos diferenciar os objetivos dos planos. Vamos conhecer agora essa diferenciação. Os objetivos definem os desejos futuros da organização. Já os planos são os meios para alcançar estes objetivos (SOBRAL; PECI, 2008). Os planos são os documentos formais do planejamento que contém os objetivos desejados pela organização bem como os meios e os recursos para alcançá-lo (SOBRAL; PECI, 2008). Conheça a seguir os tipos de Planos e o papel dos Objetivos que as organizações podem aplicar. 54

13 4.1 Tipos de Planos Sobral e Peci (2008) classificam os planos de acordo com a sua abrangência, seu horizonte temporal, seu grau de especificidade e sua permanência. Vamos compreender melhor, agora, cada uma dessas categorias? ABRANGÊNCIA Estratégico Táticos Operacionais Referenciam a organização como um todo, tendo forte orientação para o ambiente externo. São os planos de longo prazo e pouco específicos, tomam decisões sobre objetivos gerais, sendo a base para os planos táticos e operacionais. Traduzem os objetivos gerais definidos nos planos estratégicos em objetivos específicos a serem desenvolvidos nas unidades de negócio, identificando quais podem ser aplicados a estas unidades. São planos de médio prazo, tendo horizonte de um ano. Identificam os procedimentos e os processos definidos nos planos táticos mais indicados para o nível operacional. São de curto prazo, podendo ser adaptados constantemente. HORIZONTE TEMPORAL Longo Prazo Médio Prazo Curto Prazo Períodos longos de tempo, tais como três ou mais anos. Por exemplo: aquisição de um novo imóvel. Períodos médios de tempo, tais como: um ano. Por exemplo: reformas na estrutura física da organização. Períodos curtos ou curtíssemos de tempo, tais como: dias, semanas ou meses. Por exemplo: gastos com água, energia elétrica, aluguel, entre outros. 55

14 Gerais GRAU DE ESPECIFICIDADE Baseados em diretrizes gerais, considerando o objetivo final e não os meios para alcançá-lo. São mais ambíguos, porém flexíveis para a escolha de diversas alternativas. Os planos estratégicos são mais gerais. Específicos Baseados em objetivos e atividades bem definidos, tendo foco no processo (como, o que e quando). São mais definidos, porém mais rígidos, limitando possíveis mudanças e inovações. Os planos táticos são específicos e os planos operacionais ainda mais. Permanentes PERMANÊNCIA São aqueles utilizados com mais frequência pela organização, de forma rotineira. Por exemplo: manual de normas da organização. Temporários São aqueles finalizados quando o objetivo é alcançado. Por exemplo: planos para lançamento de um produto. Conheça agora os tipos de Planos e os Níveis que as organizações podem aplicar. 56

15 Níveis Tipos de Planos Organizacionais Abrangência Horizonte Temporal Especificidade Estratégico Estratégico Longo Prazo Gerais Tático Tático Médio Prazo Específicos Operacional Operacional Curto Prazo Mais Específicos 4.2 O Papel dos Objetivos Os objetivos são os resultados desejados no futuro da organização. Para obter este resultado de forma eficaz, é necessário que eles sejam definidos e apresentem as seguintes características, segundo Sobral e Peci (2008): OBJETIVOS Específico Mensuráveis Desafiadores, porém Alcançavéis Definidos no Tempo Coerentes Hierarquizáveis Os objetivos precisam estar claros e serem bem objetivos. Por exemplo: Reduzir a rotatividade trimestral dos funcionários em 30%. Os objetivos devem ser especificados de forma quantitativa facilitando o feedback. Por exemplo: Aumentar os lucros anuais em 3%. Os objetivos devem ser vistos como um desafio, contudo precisam ser realistas para motivar o indivíduo. Por exemplo: aumentar a carteira de clientes anual da organização em 2%. Os objetivos devem possuir um tempo para serem alcançados. Por exemplo: Aumentar os lucros anuais em 3%. Os objetivos não devem se contradizer, precisam ser consistentes. Por exemplo: Aumentar a lucratividade anual em 5% e aumentar a produtividade e as vendas em 7%. Os objetivos devem ter prioridade entre eles para que os gestores possam tomar as decisões levando em consideração este fator, quando necessário. Por exemplo: antes de aumentar a lucratividade é preciso aumentar a produtividade e as vendas. 57

16 De acordo com Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998), a importância dos objetivos deve-se a: Permitir que a organização possua um planejamento único para todas as suas partes; Fornecer um rumo de ação para os membros, concedendo métodos para motivar a equipe; Definir uma base para o controle, uma vez que os objetivos demonstram os resultados esperados. O acompanhamento dos resultados que estão sendo obtidos devem ser realizados constantemente, verificando se é necessário propor ações corretivas. O planejamento deve ser um processo contínuo e participativo, visto que o gestor deve considerar todos os fatores que influenciam a organização. 58

17 Com o objetivo não é diferente, todos os membros de um mesmo setor da organização devem estar trabalhando em prol de um objetivo comum. O processo em que o superior e o subordinado estabelecem este objetivo recebe o nome de Administração por Objetivo (APO). Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998) destacam que existem cinco fatores críticos para o sucesso da Administração por Objetivo: O superior e o subordinado discutem, revisam e compreendem os objetivos e o papel do superior diante das suas responsabilidades na organização; O superior e o subordinado voltam, discutem e concordam quanto ao desempenho do subordinado; O subordinado participa na definição dos seus objetivos específicos e mensuráveis, visto que os indivíduos ficam mais motivados diante dos objetivos que ajudou a definir. A decisão final é do supervisor O superior e o subordinado estabelecem uma comunicação direta, reunindo-se periodicamente para analisar o progresso do subordinado; O superior e o subordinado fazem uma reunião semestral ou anual para rever o desempenho geral e verificar possíveis ações corretivas. Vamos conhecer um dos tipos mais importantes de planejamento? 59

18 5. Administração Estratégica A administração estratégica é um tipo de planejamento que inclui um fator essencial na atualidade, que é a competitividade. Ela também é definida como um processo que consiste no conjunto de decisões e ações que visam proporcionar uma adequação competitivamente superior entre a organização e seu ambiente, de forma a permitir que a organização alcance seus objetivos (SOBRAL; PECI, 2008, p. 140). Segundo Sobral e Peci (2008), o processo de administração estratégica envolve seis passos, sendo: diagnóstico da situação atual, análise dos ambientes externos e internos, formulação, implementação e controle estratégicos. Conheça agora cada uma delas. 5.1 Diagnóstico da Situação Atual Nesta etapa da administração estratégica é preciso identificar quatro pontos importantes. Vamos, agora, conhecer cada um deles. Missão é a razão de ser da organização, o que ela realmente é ou o motivo para existir; Visão é onde a empresa deseja chegar a um determinado período de tempo; Objetivos são os resultados desejados no futuro da organização. Estratégia são as ações ou os meios para obter e desenvolver vantagem no mercado competitivo. 5.2 Análise Estratégica A segunda etapa da administração estratégica é a análise estratégica, onde são identificados os fatores externos e internos que influenciam ou afetam a organização. Vamos conhecer, agora, a análise de cada um deles. 60

19 A análise do ambiente externo envolve mudanças no contexto demográfico, social e político assim como no comportamento dos stakeholders tais como: clientes, fornecedores, concorrentes e agências reguladores que influenciam a organização e os seus gestores devem monitorá-los, avaliando o impacto dos mesmos no desempenho e nos resultados obtidos pela mesma (SOBRAL; PECI, 2008). A análise do ambiente interno auxilia a organização a verificar os recursos e as capacidades que determinam a competitividade organizacional, envolvendo fatores como: normas e regulamento, relações interpessoais, cultura e imagem organizacional, entre outros (SOBRAL; PECI, 2008). Diversos são os métodos para colocarmos a análise estratégica em prática. Vamos então conhecer brevemente os principais deles Análise SWOT A análise SWOT é uma ferramenta gerencial que visa a análise do ambiente externo e interno da organização. O ambiente externo abrange os fatores que a influenciam, contudo a análise SWOT não pode modifica-lo, embora ele possa ser verificado através de opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). O ambiente interno envolve os fatores que influenciam a organização, podendo ser modificados pela análise SWOT e identificados por meio de strengths (pontos fortes) e weaknesses (pontos fracos). 61

20 Esta análise permite identificar e utilizar fatores positivos da organização (pontos fortes e oportunidades) para obter-se vantagem competitiva, assim como reduzir ou minimizar os fatores negativos (pontos fracos e ameaças). O quadro abaixo demonstra os fatores desta análise: Pontos Positivos Pontos Negativos Fatores Internos Pontos Fortes Pontos Fracos Fatores Externos Oportunidades Ameaças Matriz BCG Esta matriz foi desenvolvida pelo Boston Consulting Group e seu objetivo é organizar uma grande quantidade de produtos ou serviços oferecidos pela organização. Ela possui duas dimensões e quatro quadrantes. As duas dimensões referem-se a: participação relativa no mercado em que considera os recursos financeiros que o mercado está disposto a pagar de acordo com o produto; taxa de crescimento do mercado, em que considera o crescimento e o investimento necessário no produto ou serviço (SOBRAL; PECI, 2008). E os quatro quadrantes, segundo Sobral e Peci (2008), são: Estrela possui alta participação relativa no mercado e alta taxa de crescimento. Corresponde a um produto que necessita de um investimento alto, contudo a longo prazo irá trazer retorno financeiro para a organização. Os produtos estrelas consolidados no mercado transformam-se em vacas leiteiras. Vacas Leiteiras possui alta participação relativa no mercado e baixa taxa de crescimento no mercado. Corresponde aos produtos já consolidados no mercado que possui um crescimento lento, contudo concedem altos fluxo financeiros para a organização. Normalmente, os lucros decorrentes deste quadrante auxiliam no pagamento de investimentos de outros quadrantes, como o estrela. 62

21 Pontos de interrogação possui baixa participação relativa no mercado e alta taxa de crescimento. Corresponde aos produtos que necessitam de altos investimentos, sendo um negócio arriscado, visto que pode transformar-se em um produto estrela ou cachorro. Cachorros (abacaxi) possui baixa participação relativa no mercado e baixa taxa de crescimento. Corresponde a produtos que atuam em mercados estagnados, porém apesar de não necessitar de investimentos, concedem recursos modestos ou suficientes para a organização. Fonte: 63

22 5.2.3 Modelo das Cinco Forças Competitivas Porter (SOBRAL; PECI, 2008) propôs um modelo para uma análise do ambiente de uma indústria considerando as forças competitivas, sendo cinco: Corresponde ao impacto que novos competidores podem causar nas empresas já existentes. A força desta ameaça depende das barreiras existentes a esta entrada. Quanto maiores forem as barreiras, menores serão as possibilidades de entrada de novos concorrentes. Ameaça de Novos Entrantes Ameaça de Produtos Substitutos Envolve a consideração de empresa que desenvolve produtos substitutos e seus impactos sobre a rentabilidade da organização. Os produtos substitutos são aqueles que podem satisfazer as mesmas necessidades nos clientes. Abrange o poder que o fornecedor possui sobre as empresas, tendo estas possibilidades ou não de defender seus interesses. Poder de Barganha dos Fornecedores Poder de Barganha dos Clientes Corresponde ao poder que o cliente possui sobre as empresas, tendo estas possibilidades ou não de defender seus interesses. Envolve a competição existente entre os concorrentes já estabelecidos, na busca por uma posição melhor no mercado, utilizando fatores como: guerra de preços e de publicidade entre outros. Rivalidade entre os Concorrentes Estabelecidos 64

23 AS CINCO FORÇAS DE PODER Barreiras a Entrada de Novos Concorrentes Poder de Barganha dos Fornecedores Realidade entre os Concorrentes Poder de Barganha dos Compradores Ameaças de Produtos Substitutos Fonte: Fórmulação Estratégica A partir da análise estratégica, os gestores estabelecem os objetivos, reavaliam a missão e a visão e definem as estratégias para atingir os objetivos. Nesta terceira etapa, identificam e analisam alternativas e rumos de ação para obter o desempenho e resultado desejados (SOBRAL; PECI, 2008). 65

24 5.4 Implementação Estratégica Na implementação estratégica é colocada em prática todos os fatores que foram descritos e definidos até o momento. Para que as estratégias possam ser eficientes e eficazes é necessário realizar investimento em novas tecnologias e equipamentos, comunicar e divulgar as estratégias definidas, e acompanhar a execução do plano estratégico (SOBRAL; PECI, 2008). 5.5 Controle Estratégico No controle, os gestores devem monitorar a implementação do plano estratégico, criando indicadores de desempenho e um sistema de informação para identificar o progresso (SOBRAL; PECI, 2008). Para demonstrar estes passos do planejamento e a importância do mesmo para a mudança, sugerimos que você assista o vídeo indicado na página 68 em Conteúdo de Fixação. O que podemos concluir após assistirmos ao vídeo? Para todas as ações realizadas pelo homem é necessário um planejamento prévio, para que o resultado ocorra de forma eficaz e conforme o objetivo inicial da tarefa. O menino na história realizou um planejamento pessoal antes de ter seu desejo realizado, ou seja, além de idealizarmos, é necessário refletirmos sobre as maneiras e as possibilidades que podemos colocar em prática, para que nosso objetivo seja alcançado. 66

25 O planejamento envolve a definição de objetivos e estratégias para alcance dos resultados futuros da organização. Os benefícios e as vantagens do planejamento para a administração são proporcionar senso de direção, focalizar esforços, maximizar a eficiência, reduzir o impacto do ambiente, definir parâmetros de controle, atuar como fonte de motivação e comprometimento, potencializar o autoconhecimento organizacional e fornecer consistência. Os passos do planejamento envolvem definir os objetivos, verificar qual a situação atual em relação aos objetivos, desenvolver premissas quanto as condições futuras, analisar as alternativas de ação, escolher um curso de ação entre as várias alternativas, implementar o plano e avaliar os resultados. Existe uma diferença entre os objetivos e os planos. Os objetivos definem os desejos futuros da organização. Já os planos são os meios para alcançar estes objetivos. Os planos podem ser classificados quanto a sua abrangência (estratégicos, táticos e operacionais), seu horizonte temporal (longo, médio, curto prazos), seu grau de especificidade (gerais e específicos) e sua permanência (permanentes e temporários). O papel dos objetivos devem ser: específicos, mensuráveis, desafiadores, porém alcançáveis, definidos no tempo, coerentes e hierarquizáveis. Por fim, foi descrito um exemplo de planejamento que é a administração estratégica, apresentando seis passos, sendo eles: diagnóstico da situação atual, análise dos ambientes externos e internos, formulação, implementação e controle estratégicos. 67

26 Para compreender mais sobre a administração estratégica e análise estratégica no tópico 5, sugerimos a leitura do seguinte artigo: ANDION, Maria Carolina; FAVA, Rubens. Planejamento Estratégico. In: FAE. Gestão Empresarial. Curitiba: Associação Franciscana de Ensino Senhor Bom Jesus, Coleção Gestão Empresarial FAE. < Acesso em: 08 fev SOUZA, Caio Motta Luiz de. Entre o planejamento estratégico formal e informal: um estudo de caso exploratório sobre a prática de estratégia nas organizações. Rev. adm. contemp. [online]. 2011, vol.15, n.5, pp Disponível em: < Acesso em: 31 jan Vídeo indicado no tópico 2. Acesse: Vídeo indicado na tópico 5.5. Acesse: 68

27 uma organização: A seguir é apresentado um artigo a respeito das funções administrativas de BUZETTO, Carlos. Processo administrativo na pequena empresa Administradores. com. < Acesso em: 03 fev Para maiores conhecimentos sobre a administração estratégica é sugerido a leitura do texto abaixo: ALDAY, H.E.C. O Planejamento Estratégico dentro do Conceito de Administração Estratégica. Rev. FAE, Curitiba, v.3, n.2, p.9-16, maio/ago < publicacoes/pdf/revista_da_fae/fae_v3_n2/o_planejamento_estrategico.pdf>.acesso em: 03 fev

28 CHIAVENATO, Idalberto. Administração dos Novos Tempos. 2ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, MEGGINSON, Leon C.; MOSLEY, Donald C.; PIETRI, Paul H. Administração: conceitos e aplicações. 4. ed São Paulo: Harbra, SCHERMERHORN JR., John R. Administração. 5 ed. Rio de Janeiro: LTC, SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo, SP: Pearson Prentice Hall,