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1 Comunicação empresarial eficiente: Saiba como gerir uma equipe com essas dicas REALIZAÇÃO

2 Sumário 01 Introdução A comunicação dentro das empresas nos dias de hoje Como garantir uma comunicação eficiente? 3.1- Treine a equipe 3.2- Seja um líder, não um chefe 3.3- Delegue as tarefas corretamente 3.4- Registre o que for comunicado As vantagens da comunicação eficiente dentro da empresa Conclusão Sobre o Infortask 09

3 01 Introdução Muitas demandas, rotina intensa e expediente apertado marcam o dia a dia das grandes e pequenas empresas. Diante desse contexto, é fundamental que todo e qualquer negócio, independentemente do porte, encontre formas eficientes para se comunicar com a equipe e registrar o que foi dito e delegado aos funcionários. Isso garante não só a organização da empresa, como também assegura o cumprimento de tarefas. A boa comunicação no meio corporativo é indispensável para estreitar os laços relacionais, fortalecer a sinergia do time e evitar mal-entendidos. Quando alguma falha acontece no processo comunicativo, há sérios riscos do problema resultar em prejuízo para a empresa. Falta de comunicação ou comunicação ineficiente geram déficits de produtividade, erros de execução e funcionários caminhando em direções opostas. Por outro lado, quando há uma comunicação clara e objetiva, a tendência é que os colaboradores trabalhem mais e melhor, em um curto espaço de tempo, afinal, eles sabem o que, como e quando fazer. Os erros praticamente não acontecem, mas quando eventualmente ocorrem, eles podem ser imediatamente corrigidos. Pensando em ajudar os gestores na comunicação empresarial do seu negócio e garantir um ótimo gerenciamento na sua equipe, preparamos um material bem prático e esclarecedor com dicas especiais sobre o assunto. Boa leitura e um excelente aprendizado para você! 02

4 02 A comunicação dentro das empresas nos dias de hoje Os tempos mudam e os processos comunicativos dentro das empresas também. Hoje em dia já não existe só o comando vertical. O antigo modelo baseado na escala organizacional, no qual o gestor fala e os funcionários apenas ouvem vem perdendo espaço gradualmente. Na atualidade, a comunicação tem se mostrado cada vez mais colaborativa e o que se nota nas empresas bem-sucedidas é uma ativa participação tanto dos líderes, quanto da equipe no que diz respeito à comunicação. Para especialistas em gestão e RH, a comunicação fundamentada sobre os pilares da colaboração e no compartilhamento é algo crucial para a sustentabilidade e longevidade das empresas, pois contribui na produtividade, ajuda a diminuir a rotatividade de funcionários, evita falhas gerenciais e executivas, mantém a equipe sólida e motivada, além de influenciar na retenção de talentos. Nas empresas modernas, onde o dinamismo, capacidade de adaptação e inovação devem imperar, não há lugar para o uso de tecnologias e ferramentas ultrapassadas, que servem apenas para gerar ineficiência nos processos. É preciso reprogramar as ações e utilizar táticas adequadas para o contexto corporativo atual, incluindo a utilização de novas tecnologias aliada a um planejamento estratégico arrojado. Isso reflete diretamente em uma comunicação alinhada com os valores da empresa e ajustada com as reais necessidades, demandas e expectativas do negócio. 03

5 03 Como garantir uma comunicação eficiente? Não queremos aqui propor receitas prontas infalíveis, afinal, cada empresa tem uma realidade. No entanto, os ensinamentos transmitidos nesse material, de modo geral, podem ajudar negócios de todos os portes e segmentos, especialmente no que diz respeito à comunicação e gestão de equipes e projetos. Se é exatamente isso que o gestor procura, confira as dicas a seguir e veja algumas boas maneiras de garantir uma comunicação eficiente na sua empresa: 3.1- Treine a equipe Antes de qualquer coisa, você precisa entender que não adianta implementar novas tecnologias e ferramentas de gestão, se a sua equipe não estiver devidamente preparada. Em outras palavras, é necessário investir tempo e até dinheiro no treinamento dos seus colaboradores, pois a médio e longo prazo, isso trará um retorno enorme para o negócio. Quando a equipe é bem treinada, a tendência é que ela fique mais organizada, focada e alinhada com o negócio. Além disso, os treinamentos podem ser voltados para o aumento da produtividade e capacidade de execução dos colaboradores. Nesse sentido, é fundamental que eles saiam dos programas de treinamento aptos a gerenciar o próprio tempo e priorizar a realização das tarefas. Vale destacar que os treinamentos podem ser conduzidos por empresas de ativação de performance, pela equipe de RH da sua empresa ou até mesmo pelos gestores de cada área. Você só não pode deixar de preparar os seus funcionários, pois o que norteia a equipe é justamente o treinamento que ela recebe. Lembre-se que as orientações, instruções e direcionamentos são fundamentais para que os colaboradores saibam o que fazer, aonde ir, o que priorizar e como otimizar o tempo na execução de tarefas. 04

6 3.2 - Seja um líder, não um chefe Já não há espaço para os modelos de gestão autoritários, inspirados no manda quem pode, obedece quem tem juízo. O ideal é que os gestores sejam verdadeiros líderes, ao invés de chefes. Isso significa que a autoridade deve dar lugar à influência. Hoje em dia, as empresas devem abrir espaço para a colaboração, compartilhamento e democracia, de modo que os colaboradores contribuam ativamente nos processos de gestão, através do intercâmbio de ideias e opiniões. É importante também que o gestor seja um bom exemplo para a equipe. Para tanto, ele deve ser um excelente comunicador, além de um profissional ético, respeitoso, dedicado, organizado, comprometido e completamente antenado com as tendências e tecnologias existentes no mercado.. Quando isso acontece, fica muito mais fácil inspirar, motivar e liderar o time de forma coesa. O líder atual deve comandar de forma agregadora e inspiradora, dando lugar à comunicação empática. Ele precisa não só falar, mas também ouvir e considerar as opiniões de sua equipe, incluindo as críticas, sugestões e reclamações. Os feedbaks contínuos e sensatos também podem ajudar a solidificar a equipe e jogar por terra a figura do chefe que manda e desmanda, sem se preocupar com o que o funcionário pensa. É tempo dos líderes humanizarem as relações no ambiente corporativo, estabelecendo um contato próximo e dialogal com os liderados. Isso é muito mais eficiente do que simplesmente ordenar! 3.3- Delegue as tarefas corretamente Saber quais tarefas delegar também faz parte de uma comunicação eficiente, uma vez que é preciso empatia entre gestor e equipe para escolher o funcionário certo para determinada função. Essa não é uma missão simples, já que o líder precisa conhecer profundamente as habilidades e dificuldades dos seus liderados. Somente através da convivência com a equipe e troca de informações com os colaboradores, é possível conhecer as potencialidades e limitações de cada funcionário. Mas quando isso acontece, o líder passa a entender como as pessoas trabalham e, assim, ele tem subsídios para delegar as tarefas de maneira adequada, assegurando as condições para que elas sejam cumpridas. Percebe como a comunicação é fundamental em todo o processo de delegação e gerenciamento de tarefas? 05

7 Outro ponto extremamente importante na delegação de tarefas é distribuir as atividades de maneira justa e equilibrada entre os colaboradores. É errado sobrecarregar um funcionário e deixar outros com poucas tarefas. O grau de dificuldade e o prazo estabelecido para cada entrega também deve ser levado em consideração na hora da designação das funções. Tudo isso influencia na condução harmoniosa dos projetos da empresa! Além disso, a delegação inadequada das tarefas pode afetar não só o rendimento do funcionário, como também a motivação e autoestima dele. Vale salientar que quando uma atividade não é delegada de acordo com as competências dos colaboradores, eles podem sentir dificuldades na execução. Mais do que isso, a desmotivação pode surgir diante do sentimento de incapacidade, impotência e inferioridade Registre o que for comunicado Por melhor que seja a memória do líder, ela pode falhar! Sendo assim, os gestores devem sempre registrar o que foi comunicado, pois isso legitima o que foi dito à equipe e ajuda no monitoramento das tarefas. Definitivamente não há como cobrar prazos e resultados, se o que foi falado não estiver registrado. É por essas e outras que as comunicações orais devem ser formalizadas em agendas, circulares, blocos de anotações e . Mas apesar dessas ferramentas serem úteis em ações pontuais, elas não são completas e nem 100% eficazes. Isso significa que o registro manual não é suficiente para garantir a boa comunicação na empresa. Para garantir a eficácia no registro dos comunicados e formalização das atribuições, o ideal é usar os gerenciadores de tarefas. Eles estão se popularizando nas empresas e têm se transformado em grandes aliados dos processos de comunicação e gestão. Além de servirem para o registro de informações, eles ajudam no monitoramento das atividades, viabilizam o acompanhamento do desempenho individual de cada funcionário e permitem a verificação dos prazos. Vale destacar que os gerenciadores também servem para ver se as metas foram batidas e descobrir o momento certo de intervir, caso o colaborador apresente alguma dificuldade na execução das tarefas. Os sistemas online específicos para o gerenciamento de tarefas, além de otimizarem a comunicação empresarial, podem contribuir ativamente para a gestão estratégica do negócio. Através das informações apresentadas nos gerenciadores, os líderes podem elaborar táticas para melhorar a produtividade, criar ações para combater a procrastinação e até mesmo, reconhecer funcionários com performance acima da média, o que pode futuramente ser considerado em uma promoção ou nova delegação de tarefas. 06

8 04 As vantagens da comunicação eficiente dentro da empresa Em um mundo dinâmico e globalizado, em que as empresas buscam melhorar sua performance continuamente, é fundamental contar com uma comunicação eficiente dentro das organizações. Quando há uma boa comunicação entre líderes e liderados, quando as tarefas são delegadas com clareza e os processos podem ser gerenciados com precisão, o resultado é mais produtividade, sinergia e comprometimento. Esses aspectos, em conjunto, funcionam como verdadeiros catalisadores para que a empresa alcance o sucesso. Cumpre acrescentar que a comunicação eficiente também é indispensável para o planejamento das organizações, monitoramento das ações e até mesmo para a obtenção de informações que facilitem e agilizem a tomada de decisões. Isso faz toda diferença para o bom andamento do negócio! A eficiência na comunicação acarreta uma série de vantagens além das citadas acima. Veja a seguir quais são os principais benefícios de implementar metodologias e ferramentas que visem melhorar a comunicação dentro das empresas: Agilidade e excelência no monitoramento e execução de atividades delegadas; Otimização da performance do negócio como um todo, o que reflete em diferentes setores e níveis hierárquicos; Rapidez na circulação de informações para todas as pessoas que estão envolvidas nos projetos e processos; Acesso prático, rápido e seguro às ocorrências e também às informações da empresa; 07

9 Ações alinhadas com os valores e expectativas do negócio; Transparência na condução dos projetos; Maior engajamento da equipe, pois todos têm ciência de suas atribuições; Maior interação e sinergia entre líderes e liderados; Menor ocorrência de imprevistos e mal-entendidos que possam prejudicar o negócio. 05 Conclusão Agora que você já sabe como tornar a comunicação mais eficiente na sua empresa, que tal colocar nossas dicas em prática? Adotando as medidas sugeridas nesse guia, certamente você notará um expressivo aumento na produtividade da organização, maior eficácia nos processos, melhoria nos serviços, aumento do engajamento da equipe e melhoria na percepção e aproveitamento de novas oportunidades. Não se esqueça que a comunicação de qualidade é uma peça-chave na condução dos negócios e fator determinante no sucesso de grandes e pequenas empresas. Sendo assim, não perca tempo! Invista na melhoria dos processos comunicativos da sua empresa e veja como todas as áreas do seu negócio vão melhorar. 08

10 06 Sobre o Infortask O Infortask é um completo sistema online voltado para o gerenciamento de tarefas. Através do Infortask é possível controlar as atividades da empresa, gerenciar os prazos, verificar os responsáveis por cada função e acessar históricos com relatórios gráficos para acompanhar todas as atividades de perto. Esse gerenciador de tarefas apresenta diferenciais como atividades online, arquivos anexos, hospedagem na nuvem, controle de setores, controle de usuários, notificações por , atribuição de tarefas, resumos diários via , relatórios completos de gestão, aplicativo móvel e muito mais. Esse produto da Twigoal gera maior economia e sustentabilidade por conta da diminuição da necessidade de impressão e de circulação de documentos. Há também uma expressiva redução de custos com integração, instalação, treinamento e manutenção. Para conhecer melhor o Infortask e descobrir o que essa ferramenta pode fazer por sua empresa, entre em contato! 09

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