1.2 Projecto Housekeeping

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1 1.2 Projecto Housekeeping Redesenhar a GS1 Portugal O projecto Housekeeping foi lançado com o objectivo de introduzir na um modelo integrado de excelência operacional virado para o Utilizador, decorrente da nova política estratégica que pretende optimizar a relação com o Associado. Para apoiar a concepção deste modelo e identificar as soluções que melhor dessem resposta à transformação pretendida, foi estabelecida uma parceria com Leadership Business Consulting, cujo know-how foi essencial para definir as principais dimensões de intervenção: 1. Reengenharia de Processos de Negócio; 2. Reestruturação Organizacional; 3. Redesenho da Arquitectura de Sistemas de Informação. As três dimensões constituíram a base do projecto Housekeeping, já que a partir destas foram desenvolvidos novos processos de trabalho, que deram origem a uma reestruturação da Organização, documentada no Organigrama que de seguida se apresenta, assim como a uma nova Arquitectura de Sistemas de Informação. O nome escolhido, Housekeeping, não foi fruto do acaso. Pretende transmitir a ideia de organizar melhor a Associação, limpando as ineficiências que limitavam o seu desenvolvimento em pleno. Trata- -se, assim, de um projecto que se consubstancia numa Organização moderna e preparada para os desafios do futuro Reengenharia de Processos A Reengenharia de Processos iniciou-se com a identificação dos processos-chave da, tendo como princípios orientadores a eficiência, a eficácia e a qualidade dos serviços prestados. Esta análise aprofundada de todos os processos de trabalho teve como prioridade o enfoque nas actividades que geram mais valor para o Associado, eliminando aquelas que não trazem, ou mesmo destroem, valor. Deu origem a um Manual Interactivo de Processos (MIP), isto é, o mapeamento e caracterização dos principais fluxos de processos que, no contexto dos Sistemas de Informação, têm impacto directo na eficiência e na qualidade do serviço Restruturação Organizacional A Restruturação Organizacional corresponde à modernização da Associação e da forma como trabalha, aliada a um forte investimento na formação e desenvolvimento dos seus Recursos Humanos, tendo em vista a constituição de uma equipa de alta performance, coesa, motivada e motivadora, capaz de responder a cada um dos cerca de Associados da, assim como aos quatro pilares estratégicos traçados no Roadmap : Orientação para o Associado/Mercado; Crescimento no Core Business; Diversificação; Excelência Operacional. 14

2 Organigrama 2011 João de Castro Guimarães Direcção Executiva Silvério Paixão Pedro Lopes Beatriz Águas Leonor Vale Filipa Peixoto Inovação e Standards Financeira e Serviços Partilhados Marketing, Comunicação e Relações Corporativas Comercial e Serviço ao Associado Recursos Humanos João Picoito Gestão de Projectos André Carreira Pagamentos Cláudia Silva Comunicação Manuela Pessoa Serviço ao Associado Cláudia Oliveira Recepção Artur Andrade Gestão de Projectos Tiago Almeida Facturação Diogo Almeida Eventos & Marketing Susana Duarte Angariação de Associados Nuno Moreira Serviços Gerais Luís Peixoto Jorge Henriques Sistemas de Informação Susana Inácio Serviço ao Associado Marcos Carreira Nuno Miranda Filipe Esteves 15

3 Área de Inovação e Standards A Área de Inovação e Standards agrega todas as funções técnicas da, como forma de garantir a protecção do Sistema GS1 em Portugal e assegurar a sua correcta implementação. Esta concentração de competências permite uma melhor coordenação de serviços, evitando redundâncias e perdas de eficiência. Neste sentido, dinamiza a inovação e a realização de novos projectos, elementos fundamentais à geração de eficiências nas Cadeias de Valor dos nossos Associados. A equipa é composta por sete técnicos especializados, que operacionalizam a aplicação do Sistema de Normas Globais GS1, gerindo-o nas suas vertentes de: Identificação, através da gestão de Identificadores- -Chave GS1; Captura de Dados Comerciais, através da aplicação de Normas para Identificação Automática (GS1 BarCodes) e Normas para Identificação por Rádio Frequência (GS1 EPCglobal); Partilha de Dados Comerciais entre parceiros, nomeadamente através de Normas para o Comércio Electrónico (GS1 ecom), Normas para a Sincronização de Dados (GS1 GDSN) e Normas para Sistemas de Informação para Codificação Electrónica de Produtos ou EPCIS. Área Financeira e Serviços Partilhados A Área Financeira e Serviços Partilhados veio reunir as áreas Administrativa, Financeira e de Tecnologias de Informação uma evolução no sentido de agregar as valências de suporte interno à Associação. Esta equipa conta actualmente com quatro profissionais, que procuram dar apoio a todos os seus clientes internos. Este reforço interno reflecte- -se na relação com o Associado, o que, em última análise, acrescenta valor a todos os momentos de interacção com as Empresas Associadas. Como tal, foram introduzidas recentemente alterações ao nível do sistema de contabilidade e facturação, designadamente um conjunto de novas funcionalidades que visam facilitar as formas de pagamento, reduzindo tempo e erros. Área de Marketing Comunicação e Relações Corporativas Valorizar a Associação nas vertentes da Notoriedade e Reputação, criando uma experiência de Marca consistente para os nossos Associados e Stakeholders é a Missão da Área de Marketing, Comunicação e Relações Corporativas, que integra três profissionais. Assim, cabe à vertente de Marketing o reforço da componente estratégica, nomeadamente, através do conhecimento do mercado e naquilo que diz respeito à Marca GS1, alinhando-se com as guidelines da GS1 Global Office que aponta claramente para uma mudança no posicionamento e na awareness da Marca GS1 como uma das cinco prioridades a nível global. A vertente da Comunicação engloba um conjunto de Canais, dos quais se destacam o website ( a GS1 Magazine e a e-newsletter GS1, de periodicidade mensal, distribuída por mais de 24 mil contactos. Por fim, cabe às Relações Corporativas o desenvolvimento de uma abordagem de proximidade aos Associados, nomeadamente através da organização de Eventos. Destes salientamos o Roadshow : uma iniciativa de formação que percorre o país, fomentando o estreitamente de laços com os Associados, Tecido Empresarial e Meio Académico. Em 2011 também se destacou a organização do primeiro Congresso Nacional GS1 Portugal, que contou com uma assistência de cerca de 400 congressistas. 16

4 Área Comercial e Serviço ao Associado O Projecto Housekeeping identificou como decisiva e estratégica a necessidade de centralizar e uniformizar os contactos com o Associado, alinhando este objectivo com o novo posicionamento preconizado pela GS1 Global Office que recomenda uma viragem da venda de produto para a promoção de serviços de consultoria. Esta Área é responsável pelo desenvolvimento de programas que permitam: melhorar a prestação de serviços ao Associado; aumentar a capacidade angariação e fidelização e fomentar o cross-selling de Produtos/Serviços/Soluções, através de abordagens estruturadas ao mercado. Como actividades de lançamento em 2011 salientamos a implementação de processos que permitem o conhecimento pormenorizado do Associado e da sua cadeia de valor, com o objectivo de adequar a oferta de serviços e soluções GS1 às reais necessidades internas ou organizacionais dos Associados, do mercado ou mesmo de um sector. Área de Recursos Humanos e Organização O factor humano é actualmente a chave para a competitividade e para o sucesso de uma Organização e é fundamental que a sua gestão seja realizada de forma articulada com o contexto do negócio, com a orientação estratégica e contemple todas as componentes intrínsecas e extrínsecas. O novo modelo de gestão de Recursos Humanos, alinhado com as melhores práticas nacionais e internacionais, contempla uma forte dinâmica entre as suas diversas componentes, assim como um papel activo nas várias Áreas da Organização. Paralelamente, a Área de Recursos Humanos e Organização implementará, em conjunto com a Área de Inovação & Standards, um projecto de renovação da Formação a Associados, realizado a partir de um estudo profundo que avaliou as expectativas e necessidades formativas dos Associados, assim como as práticas implementadas nas Organizações Membro GS1 de referência. 17

5 1.2.3 Redesenho da Arquitectura de Sistemas de Informação Ao longo do ano foi sendo implementada a visão correspondente a uma nova Arquitectura de Sistemas de Informação, a qual suportará os novos Processos e a nova Estrutura Organizacional. É de realçar a ferramenta denominada CRM (Customer Relationship Management), por ser aquela que gere directamente a informação dos Associados. Trata-se de um sistema de gestão com foco no Cliente, constituído por um conjunto de procedimentos e processos integrados num modelo de gestão de negócios. Constitui uma estratégia de negócio que posteriormente se materializa em soluções tecnológicas. Esta Arquitectura de Sistema da tem no seu coração um (1) CRM, do qual faz parte um Sistema de Reporting e de Numeração, a (2) Intranet e Gestão Documental, (3) Aplicações para Facturação e para (4) a Área Financeira/Contabilidade, a (5) Plataforma GS1 SyncPT e uma (6) internet com Área Reservada para os Associados. Arquitectura dos SI/TI Intranet + Gestão Documental Reporting Aplicação Facturação CRM Numeração Aplicação Financeira e Contabilidade E2E DataPool GS1 SyncPT WEBSITE Serviços: DataDriver GEPIR Área Reservada para Associados INTERNO EXTERNO 18

6 1.3 Nova Arquitectura de Marca GS1 Para um Identidade Corporativa mais forte A marca GS1 foi criada há cinco anos, aquando da fundação de uma Organização única e de alcance global: a GS1 (Global System One), resultado da fusão da European Article Numbering (EAN International), da Uniform Code Council (UCC), nos EUA e da Electronic Commerce Council of Canada (ECCC), no Canadá. Mas porque as marcas se devem ir renovando no sentido de responder aos novos desafios e porque muito mudou no mundo nos últimos cinco anos a GS1 Global Office trabalhou com especialistas de marketing de nove Organizações Membro GS1 para desenvolver uma nova versão da Arquitectura de Marca GS1, que fosse ao encontro de um novo posicionamento estratégico e permitisse criar uma experiência de comunicação mais consistente com todos os Stakeholders da GS1 nos 150 países onde actua. Com esta nova Arquitectura de Marca, a GS1 está a alterar o seu foco de comunicação de uma estratégia de produto/tecnologia para outra mais centrada em soluções e respostas às necessidades específicas das cadeias de valor multissectoriais. Durante os últimos cinco anos foram desenvolvidas várias sub-marcas, tendo-se detectado o risco da diluição da marca corporativa. Assim, e até 2013, os logótipos das sub-marcas devem ser evitados e substituídos pela palavra respectiva, por exemplo: GS1 BarCodes, GS1 ecom, GS1 GDSN, etc.. Em 2013, todos os logótipos das sub-marcas deverão ter sido eliminados dos materiais de comunicação GS1, impressos e online. Em todos os documentos importantes produzidos pela GS1 deve constar a frase: A GS1 é uma marca registada da GS1 AISBL (AISBL Association Internationale Sans But Lucratif, em português, Associação Internacional Sem Fins Lucrativos). O Símbolo que protege a marca GS1 O logótipo GS1, assim como o nome GS1, são marcas registadas. O nome de uma marca, tal como o seu logótipo, são os elementos mais importantes de uma identidade corporativa. Como tal, para assegurar a protecção da marca e o respeito pela sua propriedade intelectual, o logótipo GS1 passou a incluir o símbolo de marca registada:. O mesmo símbolo é também utilizado sempre que o nome/marca GS1 seja mencionado pela primeira vez num texto. 19