Planejamento de materiais com foco na eficiência: Giro de estoque e planejamento de materiais. Sérgio Henrique Oliveira

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1 15 de Março 2017 Planejamento de materiais com foco na eficiência: Giro de estoque e planejamento de materiais Sérgio Henrique Oliveira Gerente de Logística da Rede Mater Dei de Sáude

2 Rede Mater Dei de Saúde Desde a fundação, em 1º de junho de 1980, o Mater Dei acompanha os desafios do setor crescendo à medida que crescem também as demandas dos clientes, corpo clínico e operadoras de saúde por mais serviços. A primeira expansão ocorreu no ano 2000, com o projeto Mater Dei 2000 Maior e Melhor, com a inauguração do bloco 2 do Mater Dei Santo Agostinho. Assumimos mais um desafio: contribuir para atender uma demanda maior de serviços e continuar a ser referência com o Mater Dei Contorno.

3 Rede Mater Dei de Saúde Mater Dei Contorno Um hospital moderno com o que há de mais avançado em arquitetura e engenharia hospitalar, estrutura dos melhores hospitais do mundo e alta tecnologia.

4 Rede Mater Dei de Saúde Conheça a capacidade da estrutura da Rede: Unidades: 2 (Mater Dei Santo Agostinho e Mater Dei Contorno) Área construída 102 mil m² Leitos: 686 leitos Terapia Intensiva: 179 leitos C. Cirúrgico / Sala Híbrida (hemod.): 39 salas Pronto-Socorro: até 3 mil pacientes por dia

5 Rede Mater Dei de Saúde Investimento em Qualidade desde sua Fundação Acreditação ISO 9001:2008 Fundação do HMD Pesquisa de Satisfação do Cliente Externo com retorno ao médico Acreditação Nível III da ONA Acreditação NIAHO National Integrated Accreditation for Healthcare Organization Entrada como Hospital Sentinela ANVISA Fundação do Hospital Mater Dei Contorno-HMDC e estabelecimento da Rede Mater Dei de Saúde 10 Anos de Acreditação Acreditação Joint Commission International HMDC 2003 Planejamento estratégico específico para o Corpo Clínico, inicialmente integrando 12 equipes, com análise crítica de desempenho trimestral.

6 Modelo de Gestão Análise Crítica Nível III Alta Direção e Governo Diretrizes Gerais Planejamento Estratégico Semestral Planejamento Setorial Planos, indicadores são desdobrados por perspectiva do BSC Análise Crítica Nível II Gerentes e Superintendentes Base para análises críticas e ciclos de melhorias Resultados Obtidos Metas objetivas mensuráveis por indicadores Base para Participação nos Resultados Gerenciamento de Resultados Análise Crítica NíveI I Gestores Orientação e Apoio Setor de Padronização e Garantia da Qualidade - SPGQ

7 Como fazer um planejamento de materiais com foco na eficiência?

8 Existe uma complexa cadeia da saúde envolvendo o ambiente Hospitalar. É fundamental que a área de Suprimentos entenda e considere estes relacionamentos em suas negociações

9 Como fazer planejamento de estoque eficiente? A gestão de Estoque é um aspecto importante para o sucesso da organização, e isso não é diferente na área hospitalar. No Brasil, o estoque de medicamento é responsável por 5 a 20% do orçamento dos hospitais, e um bom gerenciamento desses recursos é imprescindível para diminuir falhas, reduzir custos e garantir o armazenamento necessário para atendimento dos pacientes. Fonte: Site MV Outubro/2015

10 Atividades da Gestão de Estoque A Gestão de estoques pode ser classificada em dois tipos de atividades: Estratégica foco nas negociações, buscando uma reposição mais eficiente, através da análise de dados; Operacional foco no controle de movimentações, rastreabilidade de movimentação, recebimentos, conferências, armazenagens e distribuição. Fonte: Site MV Outubro/2015

11 Problema na gestão de estoques Os principais problemas na gestão de estoque são: Elevado nível de estoque; Divergência física x sistema; Controle de validade; Perdas; Rupturas.

12 Desafios na gestão de estoques Os principais desafios na gestão de estoque são: Variedade de categorias de produtos; Pressões constantes para a redução dos níveis de estoque; Baixa previsibilidade da demanda; Baixa tolerância às faltas; Incertezas de inventário; Incerteza de entrega pela ineficiência dos fornecedores. Fonte: Bionexo

13 Na Rede Mater Dei de Saúde

14 Cenário Estudo da cadeia de Suprimentos Setembro/2015 Fev/16 Set/16 Out/16 Jan/17 Mapeamento dos processos da cadeia de suprimentos Estudo de Ferramentas, processos manuais e automatizados Levantamento das desconexões X Cadeia Cliente/ Fornecedor Análise de Plataformas de Gestão no mercado Aquisição de plataformas de Gestão Consultoria Falconi Análise, Comparação de dados e melhoria contínua

15 Planexo Planejamento de Demanda e Estoques

16 Melhorar o Desempenho da Cadeia de Suprimentos, Faturamento e Recebimento da Rede Mater Dei de Saúde

17 Para o Macro Processo da cadeia de suprimentos, foram definidos indicadores funcionais que demonstram impacto das melhorias realizadas nos processos. Realizar Compras Receber e Armazenar Gerenciar Farmácia % Recebido / Dispensado Indicadores Funcionais Ciclo Financeiro Inflação

18 Indicadores Funcionais Inflação Ciclo Financeiro % Recebido / Dispensado Custo Evitado com melhoria no desempenho de compras. Ganho financeiro, de acordo com o custo do capital do HMD ao reduzir sua NCG e o % de inadimplência. Ganho direto com redução de glosas.

19 Para cada Processo, são priorizados indicadores de desempenho Realizar Compras Receber e Armazenar Gerenciar Farmácia Inflação Prazo Médio de Pagamento Prazo Médio de Estoque % Devolução

20 NÍVEL DE DESEMPENHO Após a identificação do indicador, é preciso conhecer a lacuna e estabelecer a meta. É a referência do melhor nível de desempenho existente. Lacuna é a diferença entre a situação atual e o melhor nível de desempenho. Melhor É o novo nível de desempenho definido. É uma parcela ou a totalidade da lacuna. VALOR ATUAL BENCHMARK LACUNA META Definir uma meta é estabelecer o objetivo, o valor e o prazo para se alcançar um novo resultado a partir de uma lacuna. Fonte: Falconi

21 O primeiro passo é a definição das premissas que, juntamente com as metas guiarão a revisão dos processos. Definir as Premissas Definir escopo e interface dos processos Elaborar fluxograma Validar Desconexões dos Processos Elaborar Plano de Ação para melhorias Planejar elaboração dos padrões e capacitação Baseado nas expectativas e na visão de futuro, foram definidas premissas para cada processo.

22 São identificadas as oportunidades em todas as interfaces do processo: entradas, saídas, suporte e de regulação. Definir as Premissas Definir escopo e interface dos processos Elaborar fluxograma Validar Desconexões dos Processos Elaborar Plano de Ação para melhorias Planejar elaboração dos padrões e capacitação SITUAÇÃO ATUAL ANVISA ANVISA Direção ANVISA Liberação de Legislação Políticas de Registro de produtos e Agendamento / Hemodinâmica / Endoscopia / Unidades de internação / CTI / Oncologia Agendamento / CAF / Medicina nuclear 1 2 Solicitação de OPME Solicitação de MAT&MED ENTRADAS Itens padrão Itens não padrão Controlar nível de estoque e ponto de ressuprimento Analisar solicitações de compra Realizar solicitação de compra Cotar/negociar compras REGULAÇÃO MACRO ETAPAS DO PROCESSO Comprar Mat/Med e OPME Cotar/negociar compras no Bionexo Homologar fornecedor Gerar Ordem de Compra Aprovar e efetivar a compra Aprovar e efetivar a compra Acompanhar entrega dos pedidos Acompanhar entrega dos pedidos RESULTADOS Novos Produtos Sugeridos Mat/Med/ OPME entregue Cadastro de fornecedores homologados Vias Enviadas (ordem de compra) CFTINT (Comissão de farmácia terapêutica e introdução de novas tecnologias) Recebimento (CAF) Compras / contabilidade / OPME Recebimento (CAF) SUPORTE Saldo de Estoque Padronização e desenvolvimento de produtos e fornecedores MV / Bionexo Carga codificação TUSS Planexo Contratações Validação do processo de compras e sugestão de novos fornecedores Contratos / Ordens de compra Regras contratuais com operadoras CAF (estoque) Comissão Padronização T.I. T.I.(própria e terceira) T.I.(própria e terceira) RH Auditoria Compras Parametrização Legenda: Análise da Saúde das Interfaces Fonte: Falconi

23 As etapas de agregação de valor foram avaliadas, confrontadas com um modelo de referência e foram identificadas oportunidades. Definir as Premissas Definir escopo e interface dos processos Elaborar fluxograma Validar Desconexões dos Processos Elaborar Plano de Ação para melhorias Planejar elaboração dos padrões e capacitação Fonte: Falconi

24 Antes de prosseguir para o detalhamento do Plano de Ação é importante a validação do que foi mapeado. Definir as Premissas Definir escopo e interface dos processos Elaborar fluxograma Validar Desconexões dos Processos Elaborar Plano de Ação para melhorias Planejar elaboração dos padrões e capacitação Premissas Desconexões de fluxo e interface Medidas Propostas Validação Fonte: Falconi

25 As medidas amplas são detalhadas em planos de ações específicos, com prazos e responsáveis definidos. Definir as Premissas Definir escopo e interface dos processos Elaborar fluxograma Validar Desconexões dos Processos Elaborar Plano de Ação para melhorias Planejar elaboração dos padrões e capacitação Medidas Propostas Desdobramento em Planos de Ação AÇÕES PROPOSTAS (ação ou contramedida) O que fazer? Responsável Data de Início Data de Fim Quem irá responder pela ação? Quando irá começar a ação? Quando irá terminar a ação? Gerenciamento de Resultados

26 A fim de garantir a estabilidade do processo, são elaborados padrões e os colaboradores de cada atividade são treinados e auditados. Definir as Premissas Definir escopo e interface dos processos Elaborar fluxograma Validar Desconexões dos Processos Elaborar Plano de Ação para melhorias Planejar elaboração dos padrões e capacitação Criação/Revisão dos Padrões Capacitação Auditoria DTO DTO Diagnóstico do Trabalho Operacional Fonte: Falconi

27 Para cada processo, foram definidas premissas a partir de uma visão de futuro. Realizar Compras Visão Comprar sistematicamente abaixo do preço de mercado, obtendo mesmo patamar de desempenho das principais redes de hospitais, negociando os maiores prazos de pagamento, e trabalhando com o estoque exato, sem comprometimento do processo assistencial; Premissas Monitoramento sistemático dos preços praticados no mercado; Planejamento de Compras de médio/longo prazo alinhado ao crescimento da produção; Padronização e redução de complexidade nas compras; Formação deparcerias estratégicas; Flexibilidade e orientação comercial; Busca sistemática de ganhos de escala;

28 Para cada Premissa foram identificadas desconexões e elaboradas Medidas amplas que são detalhadas em Planos de Ação. Monitoramento sistemático dos preços praticados no mercado Implantar rotina de comparação de preços com players de referência no mercado Planejamento de Compras de médio/longo prazo alinhado ao crescimento da produção; Implantar planejamento de compras automatizado e alinhado com projeção da produção

29 Para cada Premissa foram identificadas desconexões e elaboradas Medidas amplas que são detalhadas em Planos de Ação. Busca sistemática de ganhos de escala Aumentar quantidade de contratos de fornecimento com volumes projetados e SLAs Reduzir uso de distribuidores, com negociação direta com fornecedores Ampliar compra conjunta com outros Hospitais para itens com baixa margem de negociação

30 Receber e Armazenar Premissas Visão Atender o processo assistencial e financeiro de modo eficaz, sem rupturas, com nível adequado de estoque, dentro dos prazos necessários, sem erros de dispensação, com baixo índice de devolução, e sem perdas de materiais e medicamentos. Premissas Segurança e controle dos estoques; Alinhamento entre o estoque físico e o estoque em sistema; Eficácia no atendimento às solicitações de materiais e medicamentos; Áreas de negócio responsáveis pelo consumo domateriais; Automação do processo, com utilização plena do MV; Excelência nas prescrições médicas;

31 Para cada Premissa foram identificadas desconexões e elaboradas Medidas amplas que são detalhadas em Planos de Ação. Segurança e controle dos estoques; Definir pontos de ressuprimento Implantar rotina de revisão frequente dos kits e revisar processo de kits Eliminar os estoques intermediários que não são pontos de estoque Apontamento correto da utilização de materiais e medicamentos na conta;

32 Para cada Premissa foram identificadas desconexões e elaboradas Medidas amplas que são detalhadas em Planos de Ação. Alinhamento entre o estoque físico e o estoque emsistema; Implantar processo de inventário consistente Eficácia no atendimento às solicitações de materiais e medicamentos; Revisar estrutura de logística interna Automação do processo, com utilização plena do MV; Implantar dispensação, checagem no recebimento e inventário de forma eletrônica Plena utilização dos equipamentos disponíveis

33 Para cada Premissa foram identificadas desconexões e elaboradas Medidas amplas que são detalhadas em Planos de Ação. Excelência nas prescrições médicas Implementar capacitação, feedback para o corpo clínico Revisar as telas do sistema de prescrição parâmetros

34 Resultados obtidos/esperados

35 Resultados monitorados através dos indicadores e apresentados na análise crítica

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37 Dez/2016 Jan/2017

38 Lições Aprendidas

39 Lições Aprendidas Envolvimento da Alta Direção; Liderança do Projeto; Engajamento dos Envolvidos Workshop; Acompanhamento Sistemático Semanal das Ações; Análise de Fenômeno (Causa de Raiz ).

40 Obrigado, Sérgio Henrique Oliveira Gerente de Logística Rede Mater Dei de Saúde