CAPÍTULO 7 DO LIVRO ESOCIAL NAS EMPRESAS E ESCRITÓRIOS CONTÁBEIS

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1 CAPÍTULO 7 DO LIVRO ESOCIAL NAS EMPRESAS E ESCRITÓRIOS CONTÁBEIS Autora: Zenaide Carvalho Guia Prático para Implantação Administradora e contadora, palestrante sobre esocial em todo o Brasil convidada da UNIFENACON em 2013, 2014 e 2015, ESAF-PR e ESAF-BA (Escola de Administração Fazendária do Ministério da Fazenda) do STF (Supremo Tribunal Federal), TST (Tribunal Superior do Trabalho), MPT, MPU, SEFAZ-SP, Instituto Federal do Rio de Janeiro IFRJ, IF-SUL (Pelotas-RS), TCE-SC, Prefeitura de Jundiaí-SP, Prefeitura de Ouro Preto-MG, Escola de Servidores do TJ-MT, palestrante convidada do CRC-SC desde 2007 e de diversas outras entidades (Previ-Rio, FESAG-SC, Aemflo,). Pós-graduada em Auditoria e Controladoria, pós-graduanda em Direito do Trabalho e em Pedagogia Empresarial, obteve o 1º lugar no VI Exame de Suficiência do CRC-RJ, autora de livros, entre eles o livreto Os Erros Mais Comuns na GFIP: Como evitar ou corrigir e Como Abrir Uma Empresa, da Ideia aos Lucros (Ed. Minelli, SP), e Professora de Pós-Graduação, ministra treinamentos abertos e in company em todo o Brasil. Desenvolvedora de treinamentos presenciais e online nas áreas trabalhista e previdenciária, articulista de jornais, revistas e sites, entre estes, o Portal Administradores, Portal Contábeis e o Portal Contadores. Com mais de 35 anos de experiência profissional, ministra treinamentos em todo o país. Site: Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 1

2 Sumário Livro esocial Guia Prático para Implantação Prefácio da edição impressa Empresas e Escritórios Contábeis... Prefácio da edição impressa Órgãos Públicos... Introdução ao ebook unificado... Capitulo 1 - O que é o esocial e quem está obrigado? 1.1 O que é o esocial Objetivos do esocial Entidades Participantes Cadastro de Informações de Trabalhadores Forma Simplificada de Envio de Dados Podemos testar o esocial antes? Pontos Críticos no esocial Cartilha com Novas Regras Cruzamento de Dados no esocial Regras e Validações Capítulo 2 Manuais, Legislação e Vigência Arquivos e Manual do esocial Legislação Vigência oficial Microempresas, Empresas de Pequeno Porte e e MEI... Capítulo 3 - Como implantar o esocial? Diagnóstico: Auditoria Trabalhista/Previdenciária 3.2 Criação de Comissão/Equipe multisetorial 3.3 Áreas envolvidas Organograma Equipe esocial Qualidades esperadas dos Líderes do esocial 3.6 Responsabilidades dos Líderes Responsáveis pelos eventos do esocial Como criar o Plano de Ação Dez Dicas para Começar no esocial... Capítulo 4 O que muda com o esocial?... Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 2

3 4.1 - Retificações de Periodos Anteriores Reclamatórias Trabalhistas Resumo das Mudanças... Capítulo 5 Penalidades x Fiscalização Multas do SPED em geral Multas Trabalhistas e Previdenciárias... Capítulo 6 Identificadores no esocial Empregadores Pessoas Jurídicas Empregadores Pessoas Físicas Obras de Construção Civil Qualificação Cadastral dos Trabalhadores... Capítulo 7 Transmissão de Arquivos/Eventos Prazo para envio dos vínculos de trabalho Certificado Digital e Procuração Logística para Envio dos Eventos Lotes e Validações dos Eventos Identificação dos Eventos: Número do arquivo, Protocolo e Recibo Emissão das Guias de Recolhimentos Capítulo 8 Cadastro Inicial e Prazos de Envio Entendendo Validade, Alteração e Retificação 8.2 Informações do Empregador/Contribuinte (S-1000) Como entender as colunas dos leiautes Plano de Ação para o Cadastro do Empregador Capítulo 9 - Tabelas do Cadastro Inicial S Tabela de Estabelecimentos e Obras 9.2 S Tabela de Lotações Tributárias S Tabela de Cargos/Empregos Públicos 9.4 S Tabela de Funções e Cargos em Comissão 9.5 S Tabela de Horários/Turnos de Trabalho 9.6 S Tabela de Ambientes de Trabalho 9.7 S Tabela de Processos Administrativos/Judiciais 9.8 S Tabela de Operadores Portuários 9.9 S Tabela de Rubricas... Capítulo 10 Evento S-2100 Cadastramento dos Trabalhadores Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 3

4 Vínculos de Emprego Trabalhadores Sem Vínculo empregatício TSV Estagiários Contribuintes Individuais Autônomos Dados Contratuais do Cadastro do Trabalhador Declaração de Encargos de Família para Fins de Imposto de Renda 10.7 Dados Contratuais - Celetista e Estatutário Tipo de Regime de Jornada Empresas de Trabalho Temporário Evento S Trabalhador Sem Vínculo Início Eventos não periódicos no Cadastro Inicial... Capítulo 11 Admissão e Registro Preliminar Admissão do Trabalhador Registro Preliminar S-2200: Admissão do Trabalhador... Capítulo 12 Medicina e Segurança do Trabalho S-2220 Monitoramento da Saúde do Trabalhador (ASO) S-2240 Condições Ambientais de Trabalho Fator de Risco S-2241 Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial S-2210 Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)... Capítulo 13 Outros Registros de Eventos Trabalhistas S Trabalhador Sem Vínculo - Alteração Contratual S Trabalhador Sem Vínculo - Término S-2205 Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador S-2206 Alteração de Contrato de Trabalho S-2230 Afastamento Temporário S-2250 Aviso Prévio S Desligamento S-2298 Reintegração S-3000 Exclusão de Evento... Capítulo 14 - Eventos Periódicos (Mensais) S-1200 Remuneração do Trabalhador S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos Remuneração 14.3 esocial Sem Movimento S-1280 Informações Complementares... Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 4

5 S-1210 Pagamento de Rendimentos do Trabalho S-1250 Aquisição de Produção Rural S-1260 Comercialização da Produção Rural Pessoa Física S-1270 Contratação de Avulsos Não Portuários S-1298 Reabertura dos Eventos Periódicos S-4000 Solicitação de Totalização de Eventos e Contribuições S-1220 Pagamento a Beneficiários Não identificados S-1300 Contribuição Sindical Patronal... Capítulo 15 - Arquivos excluídos da versão MOS EFD-Reinf DCTFWEB... Capítulo 16 - Tabela de Regras e Validações... Capítulo 17 Legislação Decreto 8.373/14 Institui o esocial Resolução 01/2015 Comitê Gestor do esocial Circular 673/15 Caixa Econômica Federal... Capítulo 18 - Conclusão... Capítulo 19 Bibliografia... Nota da autora: O livro está sendo atualizado para a versão mais recente do Manual do esocial e o lançamento do ebook. Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 5

6 Prefácio da edição impressa Empresas e Escritórios Contábeis Sérgio Faraco Contador Conselheiro do CFC Conselho Federal de Contabilidade Coordenador Adjunto da Câmara de Assuntos Administrativos A escrituração digital é um caminho sem volta. Os órgãos governamentais a cada dia procuram unificar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, padronizando sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição em nível nacional. Num primeiro momento teremos muitas criticas, pois haverá uma transformação muito grande. Hoje, além de ser complexo e levar tempo para atender o fisco, este mesmo fisco não consegue interpretar estas obrigações. Daí surge o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (esocial) que por certo irá simplificar a prestação das informações, estabelecendo uma forma única na relação entre empregado e empregador, objetivando viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas, bem como aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciários e fiscais. A obra que Zenaide Carvalho vem oferecer à classe contábil brasileira, por certo irá ajudar na implantação para as empresas e escritórios contábeis permitido aos mesmos consultar de forma rápida, objetiva e precisa o esocial. O livro foi escrito de forma que facilita o entendimento. A autora tem experiência de muitos anos permitindo esclarecer todas as situações que ocorram no dia a dia na implantação do esocial, evitando futuros problemas com a fiscalização. Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 6

7 Prefácio da edição impressa Órgãos Públicos Contador Adilson Cordeiro Presidente do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de Santa Catarina Referência na área trabalhista Vou dividir esse prefácio em dois momentos: um falando da importância do esocial e outro da autora e amiga Zenaide Carvalho. Sobre o esocial, arrisco a dizer que será a maior revolução de informações em que nós Profissionais da Contabilidade e todos os demais envolvidos enfrentaremos. O esocial não traz novidades nas legislações, as regras continuam as mesmas, mas torna as informações dinâmicas, no tempo exato em que elas acontecem. Será um novo aprendizado, desde a admissão de um colaborador até o parecer do médico perito da Previdência Social. A admissão terá que ser imediata e completa, pois todos os eventos que forem ocorrendo também serão assim, como as férias, trocas de funções, acidentes de trabalho e demais afastamentos. Citei os peritos da previdência, pois, o projeto em sua essência acabará com o papel e fará com que a decisão do médico seja alimentada de forma instantânea no sistema, confrontando com as informações já geradas pela empresa. Nesse ponto, temos um desafio enorme: mudar os hábitos e rotinas nas instituições brasileiras, desde o empregador rural, as pequenas, médias e grandes empresas até os órgãos públicos. Mudar a "cultura" dos empresários e de quem trabalha na área será uma grande batalha, pois as informações passam a ser "auditadas" de forma on line. Temos nessa bela obra "esocial nos Órgãos Públicos - Decreto 8.373/14 - Guia Prático para Implantação" um passeio riquíssimo em todos os campos do esocial, desde seus conceitos até as tabelas de cadastro. Certamente ganha a Classe Contábil Brasileira e em especial as administrações públicas, que enfrentarão esse desafio em conjunto com a classe empresarial. Minhas homenagens à profissional contábil Zenaide Carvalho, onde em 2007 tive a honra de conhecê-la e convidá-la para ingressar no Projeto de Educação Continuada liderada pelo CRCSC e com a participação das entidades contábeis catarinenses. A "Zê" como é chamada carinhosamente - tornou-se uma referência especial na área trabalhista, tanto em Santa Catarina quanto em diversas cidades brasileiras. Determinada, aguerrida e com um vasto campo de conhecimento, tem ajudado a todos nós brasileiros, a enfrentar os desafios da legislação trabalhista e em especial com a implantação do esocial. Ganhamos todos nós brasileiros com essa obra fantástica. Ótima leitura! Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 7

8 Introdução ao ebook unificado Em julho/2015 publiquei dois livros impressos sobre a implantação do esocial, um para empresas privadas e escritórios contábeis e outro exclusivamente para órgãos públicos. No mesmo dia em que estava recebendo os livros da editora, foi publicada a vigência oficial do esocial. Alguns dias depois foi publicada mais uma versão do Manual, a 2.1, com pequenos ajustes. E por conta disso surge agora a versão ebook unificada e atualizada. Ficará mais fácil fazer a atualização e atender aos anseios dos participantes dos treinamentos. Manterei nesta edição ebook as introduções, prefácios e depoimentos de contracapa dos dois livros, já que foram todos escritos com muito carinho para você, leitor. Boa leitura e bons estudos! A autora Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 8

9 Introdução à edição impressa do livro esocial Guia Prático para Implantação nas Empresas Privadas e Escritórios Contábeis Há algum tempo estava ministrando um treinamento e comentei que com a entrada do esocial em vigor veríamos uma fiscalização eletrônica sem precedentes. Neste momento um participante perguntou se o esocial iria pegar um determinado empregador que não estava pagando o reflexo do DSR (Descanso Semanal Remunerado) junto com o pagamento de horas extras. Será que o esocial vai pegar? Tenho afirmado em palestras e treinamentos que o esocial será a terceira revolução na área trabalhista e previdenciária em tempos de nossa história recente. A primeira revolução foi a CLT Consolidação das Leis do Trabalho (Decreto 5.452/43), com os direitos trabalhistas sendo assegurados há mais de 72 anos. Até hoje estudamos a CLT e mesmo que seja necessária uma reforma trabalhista, é na CLT que temos os direitos trabalhistas básicos assegurados. A segunda foi uma revolução silenciosa e ocorreu com a GFIP Eletrônica, em A GFIP é a declaração utilizada para recolhimentos ao FGTS e para informações à Previdência Social. Só quem já precisou de um benefício previdenciário antes e depois da GFIP sabe do que estou falando. Antes da GFIP podia demorar até seis meses para um trabalhador receber o primeiro salário de benefício, caso precisasse afastar-se do trabalho por Auxílio-Doença. Atualmente, realizada a perícia médica, em aproximadamente 30 (trinta) dias já está sendo depositado o primeiro salário de benefício na conta do segurado. E esse avanço deu-se exatamente porque o INSS pode extrair os dados da GFIP para alimentar o CNIS Cadastro Nacional de Informações Sociais de maneira rápida e confiável. O esocial vem agregar os direitos da CLT com os direitos previdenciários em uma declaração ao governo em ambiente nacional único, no qual os entes participantes por enquanto a Caixa Econômica Federal, a Receita Federal do Brasil, o Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional de Seguridade Social e o Ministério do Trabalho poderão utilizar os dados de forma muito mais dinâmica e como desejarem. Ganham os empregados na garantia dos direitos trabalhistas, ganha o governo na fiscalização de tais direitos e maior arrecadação. Os empregadores precisam se adequar para atender às exigências contidas no esocial, para que futuramente tenham a simplificação de processos esperada com o início do novo sistema, que nem de longe virá imediatamente. O que chega com a implantação é muito trabalho e muita adaptação para as empresas e os escritórios contábeis que atendem a maioria dos pequenos empregadores do país. É o que chamei de pré-social : arrumar a casa para receber a nova obrigação. A implantação do esocial será complexa, já que todos os sistemas precisarão ser adaptados, rotinas precisarão ser refeitas, novos procedimentos precisarão ser implantados. É uma mudança de paradigmas. Os escritórios contábeis têm um desafio maior pela frente: nem todos os empregadores têm a consciência ou conhecimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias que precisam cumprir e que com o esocial serão muito mais exigidas. Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 9

10 Se em uma fiscalização presencial do Ministério do Trabalho o auditor fiscal podia deixar de ver alguma falha do empregador, com o cruzamento eletrônico de dados isso não mais ocorrerá. Com os dados na mão, o governo poderá cruzar dados que nunca antes foram cruzados e autuar as empresas até eletronicamente. O momento é de aprender, conhecer o que o esocial exigirá e entender de que forma esses dados poderão ser utilizados pelo fisco. É momento de pensar em adequar-se à legislação vigente, identificar o que não está em conformidade e proceder às mudanças. E voltando à pergunta do participante do treinamento, a resposta é positiva. Sim, o esocial vai pegar aquele empregador que não paga o reflexo do DSR, já que teremos que enviar a Tabela de Rubricas (Proventos e Descontos) que deverá estar adequada à Tabela de Natureza de Rubricas (natureza tributária) fornecida pelo esocial. A multa poderá vir do Ministério do Trabalho por não pagar o direito trabalhista previsto na lei 605/49 e não efetuar o recolhimento do FGTS sobre tal valor e também da Receita Federal do Brasil, por não efetuar os recolhimentos previdenciários e do imposto de renda. O objetivo desta obra é auxiliar os empregadores e empresas contábeis, na fase de implantação do esocial e alertar para alguns erros que vêm sendo cometidos na gestão de empregados e que agora ficarão visíveis à fiscalização. Neste livro abordaremos com detalhes as exigências do Cadastro Inicial e esclareceremos como fazer o Plano de Ação, necessário para evitar os problemas com a fiscalização futuramente. Boa leitura e sucesso na implantação do esocial! A autora. Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 10

11 Introdução à edição impressa: esocial Guia para Órgãos Públicos Porque escrevi este livro direcionado aos Órgãos Públicos Ministro treinamentos para órgãos públicos sobre GFIP, Retenções de Tributos e Fiscalização Trabalhista de Contratos desde Antes desta época, confesso que tinha uma certa implicância com o serviço público. O motivo? Em várias ocasiões sempre fui muito mal atendida. Mas ao conhecer os servidores que atuam nas áreas de pessoal, financeira e contábil mudei de opinião. Tais profissionais estão sempre em busca de capacitação, são dedicados e quase sempre trabalham além da carga horária para cumprir a infinidade de obrigações principais e acessórias que são exigidas das áreas em que atuam. Desde então percebo a dificuldade dos profissionais na busca por capacitação. Ao inscrever-se para um concurso público, o então candidato estuda Direito Constitucional, Direito Administrativo e outras legislações previstas em editais, nem todas serão exigidas na prática. Quando toma posse, a realidade prática é bem diferente e os problemas começam a aparecer, pois depara-se com obrigações com as quais nunca ouvira falar caso nunca tenham trabalhado em tais áreas em empresas privadas. É a GFIP Guia de Recolhimentos do FGTS e Informações à Previdência Social - que devem elaborar e transmitir, DIRF Declaração de Imposto de Renda na Fonte, RAIS Relação Anual de Informações Sociais, analisar retenções de tributos, fiscalizar a parte trabalhista de contratos e uma infinidade de obrigações acessórias impostas pelo fisco. O que ocorre é uma desmotivação, pois o servidor público não está preparado tecnicamente para tais atividades se não participar de treinamentos práticos para esta capacitação e algumas vezes responderá a processos administrativos por não ter cumprido as obrigações conforme determina a legislação e o órgão ter sido penalizado por uma multa ou autuação. A nova obrigação obrigatória para todos os empregadores do país e também para todos os órgãos públicos da administração direta, autarquias, fundações, empresas públicas e sociedades de economia mista chama-se esocial e foi instituída pelo Decreto 8.373/14, com as primeiras regras publicadas em fevereiro/2015, incluindo o Manual, os leiautes dos arquivos a serem enviados e a tabela de regras e validações. Em meu entender, o esocial é a terceira revolução na área trabalhista e previdenciária. Aqui comparo à própria CLT Consolidação das Leis do Trabalho que desde 1943 está em vigor e trouxe a regulamentação dos direitos trabalhistas para todos os empregados na iniciativa privada. A CLT serve de base para os Estatutos dos Servidores Públicos da União, Estados e Municípios que garantem direitos a todos os servidores públicos. Comparo o esocial também à GFIP, que desde 1999 revolucionou e agilizou o processamento de benefícios previdenciários dentro do RGPS Regime Geral de Previdência Social. Mas por que ler um livro para implantação do esocial específico para órgãos públicos? Responderei depois que você responder a estas três perguntas: 1) Seu órgão precisa manter a CND Certidão Negativa de Débitos limpa a fim de evitar bloqueio em recebimento de Fundos de Participação, Convênios e Subsídios? 2) Você gostaria de responder a processos administrativos sobre multas e declarações acessórias enviadas fora do prazo? 3) Você sabe com detalhes o que é o esocial e como isso vai afetar seu trabalho aí no órgão público onde você trabalha? Se você respondeu SIM à primeira pergunta e NÃO à segunda e à terceira pergunta, escrevi este livro para você. Os órgãos públicos têm particularidades que são diferentes quando há a mesma obrigação na empresa privada. Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 11

12 Nos órgãos públicos os servidores que lidam com as informações trabalhistas e previdenciárias precisam conhecer o esocial para fazer a implantação e são poucas as publicações voltadas para o setor. Percebi bastante essa dificuldade quando comecei a ministrar treinamentos de GFIP para órgãos públicos. Inúmeras vezes ouvi dos servidores que já haviam participado de outros treinamentos e eram todos voltados para empresas privadas e acabavam ficando mais confusos do que antes. O projeto esocial é o mesmo que vai atender empresas privadas e órgãos públicos, porém as particularidades da legislação é que diferem na hora de gerar os dados para envio. Como não posso estar em todos os locais para onde sou convidada a dar treinamentos presenciais, resolvi escrever este livro para auxiliar os profissionais na implantação e correto envio dos eventos que comporão o Cadastro Inicial. Os outros eventos não periódicos e de Folha de Pagamento serão objeto de outras publicações, já que são inúmeros detalhes que precisam ser esclarecidos. Com este livro você conhecerá o que é o esocial, quais as obrigações que serão exigidas no Cadastro Inicial de forma detalhada, como elaborar um Plano de Ação e como cumprir as obrigações para o envio do Cadastro Inicial, as Tabelas exigidas e o Cadastro dos Trabalhadores. O objetivo é levar a você, leitor, as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais básicas para a implantação do esocial, ressaltando as implicações que poderão vir em função de informações erradas e com um objetivo: capacitá-lo para a tomada de providências imediatas para cumprimento da nova obrigação acessória esocial em relação ao Cadastro Inicial. Não incluímos a análise dos eventos não periódicos e periódicos, pois teremos tempo para fazer este trabalho de forma mais detalhada mais adiante, em outra obra, com toda a qualidade e análise que o tema merece. Aqui e agora, a concentração é para a implantação do esocial e tudo o que precisa ser adaptado. Agora, o que você está esperando? Mãos à obra e que o sucesso da implantação do esocial esteja garantido no seu órgão. A autora. Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 12

13 Capítulo 7 Transmissão de Arquivos/Eventos Haverá 04 (quatro) momentos básicos para envio dos arquivos do esocial, a saber: Primeiro Momento: Envio do Cadastro Inicial É o início da transmissão dos arquivos, que já deverão estar adaptados às exigências do esocial. Os arquivos deverão ser enviados na seguinte sequência: 1º) Cadastro do Empregador/Contribuinte/Empregador 2º) Envio das Tabelas (Rubricas, Horários, Cargos etc) 3º) Envio do Cadastro Inicial do Vínculo (trabalhadores e estagiários) Segundo Momento: Atualização do Registro de Eventos Trabalhistas São os eventos não periódicos que devem ser enviados à medida em que ocorrerem, após o cadastro inicial. Apresentaremos alguns detalhes mais adiante. São eles: Admissões, Desligamentos, CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), Afastamentos, Alterações Cadastrais e Contratuais etc. São chamados de eventos aleatórios, já que só devem ser enviados se houver a situação. Terceiro Momento: esocial mensal (Folha) Eventos Periódicos São os arquivos que compõem a Folha de Pagamentos e Remuneração do Trabalhador, cujos detalhes exporemos em outros capítulos a seguir: Remuneração do Trabalhador, Contribuição Sindical, Fechamento da Folha, Pagamentos de Rendimentos do Trabalho, dentre outros. Quarto Momento: Outras Declarações para Retenções e Informações Fiscais As informações financeiras de pessoas jurídicas e outras informações para fins de apuração dos créditos previdenciários serão geradas em outras duas Declarações, além do esocial: DCTFWEB (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Portal WEB) e EFD- REINF (Declaração de Retenções e Outras Informações), que até o fechamento desta obra não haviam sido divulgadas com detalhes pelo Comitê Gestor do esocial. 7.1 Prazo para envio dos vínculos de trabalho O envio dos dados dos vínculos trabalhistas e funcionais deverá ocorrer até o final do primeiro mês da obrigação do esocial (Resolução 01/2015, art 3º, I, c). Exemplo: caso o esocial comece em janeiro/2017, os dados do Cadastro do Empregador devem ser enviados antes de qualquer outro entre os dias 01 a 31/01/2017. Somente depois deve haver o envio das Tabelas. Os dados dos trabalhadores devem ser enviados até o dia 31/01/2017, somente após o envio do Cadastro do Empregador e das Tabelas. Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 13

14 Formato de Arquivo A previsão é que sejam criados arquivos com extensão XML, cujas regras estão publicadas no Manual do Desenvolvedor. Será permitido envio de arquivos em lotes de até 50 eventos e apresentaremos a logística mais adiante. Aplicativo/Portal WEB Com linguagem menos técnica e mais didática, mensagens de orientação (help online), validação em tempo real de transmissão, o aplicativo está previsto para ser usado por pequenos empregadores através do portal O aplicativo gerará a folha de pagamento com os cálculos de contribuições e descontos. Não é recomendado para grandes volumes de dados. 7.2 Certificado Digital e Procuração Para envio dos dados no esocial será obrigatório o uso da Certificação Digital ICP-Brasil (A1 ou A3) de Pessoa Física ou Pessoa Jurídica. Poderão usar Código de Acesso as empresas optantes pelo Simples Nacional, pequeno produtor rural e CI equiparado à empresa, todos com até 07 empregados, e o MEI, além do empregador doméstico. O serviço de procuração eletrônica está em fase de definição. Serão aceitas procurações emitidas pela CAIXA (Conectividade Social) e pela RFB. Será permitido ao outorgante repassar os poderes para transmissão de eventos esocial para um CNPJ ou CPF. O outorgado que receber tais poderes poderá enviar todos os eventos do esocial. Mesmo nos pequenos empregadores, recomendamos a aquisição de certificado digital, que facilitará o acesso por seus procuradores, como os escritórios contábeis. O investimento em certificado digital compensa o custo. O certificado padrão A1 em software, instalado em computadores tem validade de um ano é seu custo é menor que o certificado de padrão A3, que é gerado em cartão ou token e pode ter validade de um ou três anos. 7.3 Logística para Envio dos Eventos Uma das grandes novidades e mudança de paradigma no esocial é que não está previsto haver um Programa Validador e Assinador o já conhecido PVA, para quem trabalha com o SPED, ou um Programa Gerador de Declarações (PGD), como é o caso dos programas que geram as declarações GFIP, RAIS e DIRF: todos os dados serão incluídos nos sistemas internos da empresa e transferidos para o ambiente do esocial por meio de aplicativo webservice. Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 14

15 7.4 - Lotes e Validações dos Eventos No ambiente nacional do esocial é onde ocorrerão as validações após o envio. Poderão ser enviados arquivos contendo até 50 (cinquenta) eventos. Isto quer dizer que uma empresa que tenha até 50 (cinquenta) trabalhadores só precisará enviar um arquivo para o cadastro de todos e no final do mês só precisará enviar apenas um arquivo com todas as Remunerações para a folha de pagamento. Esta funcionalidade envio de arquivos com até 50 (cinquenta) eventos, por lote não estava prevista até a divulgação do Manual do Desenvolvedor, ocorrida em 30/04/2015. O Comitê Gestor orienta e prevê a utilização de dois webservices (programas para transmissão de dados, acoplado ao sistema da empresa, que fará o envio e a recepção dos protocolos e recibos), com a seguinte logística: 1 O aplicativo da Empresa gera os lotes de eventos (máximo de 50, previsto na página 38 do Manual do Desenvolvedor) e transmite aos servidores do esocial (através do webservice1). 2 De forma imediata serão checados alguns dados (estrutura do arquivo, validade do certificado etc). Se o dado não for válido, gera um aviso de retorno com as inconsistências encontradas. Neste caso, o empregador deve corrigir os dados e reenviar. 3 Sendo feita a validação, armazena o lote para processamento assíncrono (posterior), e disponibiliza um Protocolo de envio ao empregador. 4 Posteriormente o empregador deve acessar o ambiente (através de webservice2) para consultar o processamento do lote. 5 Tendo sido recebido o lote com sucesso, o esocial liberará tantos Recibos quantos forem os arquivos contidos no lote. Exemplo: enviou LOTE com remunerações da folha para 50 empregados. No primeiro momento haverá o Protocolo de envio do LOTE. Em segundo momento (após a validação) haverá 50 Recibos que deverão ser guardados pelo empregador. Caso haja problemas para uso do webservice poderá ser usado o Portal para digitação dos dados, é o que prevê o mesmo Manual do Desenvolvedor. Visualize a seguir a logística do envio dos eventos: Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 15

16 Fonte: Manual do Desenvolvedor do esocial 2.0 No envio dos arquivos o esocial haverá um balanceador, para identificar onde ocorrerá o processamento do arquivo, se no ambiente do esocial na Caixa ou no ambiente do Serpro, antes do envio ao ambiente nacional unificado. Esta situação descrita no Manual do Desenvolvedor está melhor explicada no próximo gráfico a seguir: Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 16

17 Fonte: Manual do Desenvolvedor do esocial 2.0 Como interpretar a Sequência numérica no desenho? Empregador envia o arquivo (1) que através do balanceador (2) identifica se o arquivo irá para o servidor do esocial na Caixa. A validação (3) será realizada apenas em alguns dados (validade do certificado digital, estrutura do arquivo) e com a validação o empregador recebe um PROTOCOLO (4). Após a validação os repositõrios temporários enviam os dados para o ambiente do esocial (5), que entram em uma fila para processamento (6). O resultado do processamento alimenta o ambiente nacional do esocial, que libera os dados aos entes participantes (7). O resultado do processamento fica disponível ao empregador (8), que poderá usar o webservice para consultar o processamento do lote (9) e pode gerar os Recibos (10), um para cada um dos arquivos contidos no Evento. Assim, um arquivo contendo 50 eventos terá um Protocolo e tantos recibos quantos forem considerados os arquivos válidos dentro do lote (1 a 50 recibos). 7.4 Identificação dos Eventos: Número do arquivo, Protocolo e Recibo O número do arquivo será um identificador único, conforme o padrão e exemplo a seguir, gerado pelo sistema do empregador no envio: Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 17

18 Campo Tipo de Nr Inscrição Data e Hora da Sequencial Fixo Inscrição Geração 2 (pos) 1 (pos) 14 (pos) 14 (pos) 5 (pos) ID 1 CNPJ 2 - CPF CPF, CNPJ, ou CNPJ Base. Prencher com zeros a direita até completar as 14 posições. Formato: YYYYMMDDhhmmss YYYY- Ano; MM - Mês; DD - dia; hh - hora; mm - minuto; ss - segundo. Exemplo: ID (36 posições) Número sequencial de livre preenchimento do empregador. Obs.: O número de inscrição deve ser informado com CNPJ completo quando a natureza jurídica do empregador for igual a 1015, 1040, 1074 e 1163, para as demais naturezas jurídicas deve ser informado o CNPJ base (8 primeiras posições do CNPJ). COMPROVANTE DE ENTREGA - RECIBO Fonte: MOS 2.0 página 19/105. O recibo de entrega dos eventos serve para oficializar a remessa de determinada informação ao esocial e também para obter cópia de determinado evento, retificá-lo ou excluílo quando o programa assim o permitir. Cada evento transmitido possui um recibo de entrega. Quando se pretende efetuar a retificação de determinado evento deve ser informado o número do recibo de entrega do evento que se pretende retificar. Estes recibos serão mantidos no sistema por tempo indeterminado, porém, por segurança, é importante que a empresa guarde seus respectivos recibos, os quais comprovam a entrega e o cumprimento da obrigação. O protocolo de envio é uma informação transitória, avisando que o evento foi transmitido ao ambiente e que serão processadas as respectivas validações. O efetivo cumprimento da obrigação será atestado pelo recibo de entrega. É de suma importância que a empresa tenha um controle para armazenamento dos números dos Recibos de Entrega dos Eventos. NÚMERO DO RECIBO DO EVENTO Fonte: Manual do Desenvolvedor, página 67 Abaixo é descrita a regra de formação deste código: A.B.CC.NNNNNNNN...N A = Agente de processamento: Serpro=1 Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 18

19 B = Ambiente de recepção: 1=Produção; 2=Pré-produção - dados reais; 3=Pré-produção - dados fictícios; 6=Homologação; 7=Validação; 8=Testes; 9=Desenvolvimento; C = Partição do Empregador N = Número sequencial (19 posições) 7.5 Emissão das Guias de Recolhimentos As guias para recolhimentos do FGTS, do IRRF e da Previdência Social só serão disponibilizadas para emissão após o envio do arquivo de Fechamento da Folha. Fonte: Portal do esocial ==== FIM DO CAPÍTULO 7 ==== Livro esocial Guia Prático para Implantação Zenaide Carvalho 19