A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA : UMA EXPERIÊNCIA NA PREFEITURA MUNICIPAL DE FORTALEZA

Transcrição

1 A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA : UMA EXPERIÊNCIA NA PREFEITURA MUNICIPAL DE FORTALEZA Sandra Freitas Ferreira Lima INSTITUIÇÃO: Fundação Edson Queiroz - Universidade de Fortaleza - UNIFOR ENDEREÇO : Av. Washington Soares, 1321, Bloco J, Sala 6 (CCT) - Fortaleza -Ce Fernando Soares de Siqueira INSTITUIÇÃO: Secretaria de Finanças do Município de Fortaleza (SEFIN-PMF) ENDEREÇO : Av. General Bezerril, 755, 2o. andar - Centro - Fortaleza- Ce Abstract This paper deals with the Information Managment and its importance in the development of the companies considering the actual business environment. The main purpose of this article is to present an experience of building a prototype of a Data Warehouse. At last, we try to elucidate the benefits in developping useful and valuable estrategies of Information Managment. Our opinion is that just acting in such a way the executives will can compete in the Information Era and, finnaly, fit to the business requirements considering a global and dynamic environment. Keywords: Info Managment, Data Warehouse, Decision Suport Systems. 1. Introdução No atual ambiente de negócios é notório o crescente interesse das organizações para viabilizar a Gestão da Informação como prática administrativa. Algumas empresas já utilizam ferramentas que disponibilizam informações consolidadas, em tempo hábil e facilmente acessíveis, de forma a permitir detectar tendências, prever mudanças e analisar desempenho. Na esfera pública, em particular, embora não se apliquem os critérios de competitividade, os órgãos administrativos são alvos de constantes pressões internas e externas. O contribuinte é cada vez mais consciente de seus direitos de cidadão, exigindo maior participação na aplicação dos recursos, forçando um posicionamento dos gestores com relação a elaboração de diretrizes claras e definidas. Diante desse quadro, a tarefa cotidiana dos gestores em acompanhar as áreas de negócio e tomar decisões adequadas e em tempo hábil torna-se cada vez mais árdua. Torna-se então urgente e imprescindível a construção de uma base de dados com informações históricas e consolidadas, a qual pode ser oportunamente trabalhada e convertida em informações úteis ao processo de gestão. A disponibilização desse tipo de ferramenta é fundamental à formulação de políticas públicas eficientes e para a avaliação sistemática dos resultados obtidos, contribuindo, conseqüentemente, para uma sensível melhoria na qualidade do serviço prestado à população. ENEGEP 2002 ABEPRO 1

2 Uma estratégia que tem se mostrado adequada para integração e consolidação de dados, dentro de uma organização, é a utilização da tecnologia de Data Warehouse, que engloba algoritmos e ferramentas que possibilitam que dados selecionados de diferentes provedores de informação sejam armazenados em um único repositório de dados. Tais algoritmos e ferramentas garantem ainda o acesso aos dados desse repositório, em atendimento às consultas e análises dos gestores da organização. Baseado nesse contexto, o objetivo principal deste trabalho consiste em apresentar o projeto de construção do primeiro DW da Prefeitura Municipal de Fortaleza, no âmbito da Secretaria de Finanças (SEFIN-PMF). Trata-se, para ser mais específico, de um DW setorial na área de Tributos, destinado a gerir o lançamento e arrecadação dos tributos municipais da PMF. O resultado do trabalho pode ser avaliado a partir do protótipo construído, que constitui um primeiro passo para a implantação da Gestão da Informação na SEFIN. Com a utilização do DW, administradores/gestores daquele órgão estão sendo sensibilizados sobre a importância da Gestão da Informação enquanto estratégia administrativa para condução do processo de modernização da gestão pública. Com o sucesso deste projeto, pretende-se obter a aprovação e empenho da direção para o desenvolvimento de um Data Warehouse corporativo que vise atender, de imediato, às necessidades da SEFIN, e, a longo e médio prazo, da prefeitura como um todo. 2. Gerência de Informação - Ambiente atual O executivo ou gestor de negócio ainda perde muito tempo para reunir e sumarizar informações fornecidas pelo seu staff. Elas são essenciais em suas atividades de tomada de decisão e a demora na sua obtenção conduz a perda de oportunidades em decorrência de pouca agilidade nas decisões. Ou seja, se a informação chegar na hora, a possibilidade de se fechar um bom negócio é grande, do contrário, os prejuízos pela perda de oportunidade podem ser algumas vezes irrecuperáveis. Na prática ocorre que o nível estratégico das empresas no seu dia a dia freqüentemente não dispõe de recursos adequados para obtenção de informação e acaba por recorrer a velhas ferramentas como lápis e calculadoras para sintetizar os dados, ou ainda, arregimenta um batalhão de colaboradores para conseguir uma informação fundamental para uma decisão importante. Os dados corporativos, disponíveis atualmente nas empresas são, sem dúvida, parte integrante do seu patrimônio e um importante recurso. Embora viabilizando importantes informações aos níveis operacionais e táticos, a grande maioria dos sistemas tradicionais não contempla as reais necessidades de informações inerentes ao nível estratégico das organizações. Nestes termos, uma possível solução consiste em trabalhar melhor as informações disponíveis nas empresas, viabilizando o acesso ágil, eficiente e seguro por parte do corpo executivo. Uma vez "lapidadas", as informações de uma organização constituem importante fonte de conhecimento, indispensável às atividades de análise de resultados, monitoramento e tomada de decisão por parte do executivo. Atividades estas que, na maioria das vezes, definem os rumos da organização. Os sistemas corporativos de muitas organizações foram desenvolvidos, muitos anos atrás, com relativa autonomia, gerência não integrada e sem a preocupação de armazenar dados históricos. Esses sistemas mantêm dados importantes que são fonte de informações para suporte à decisão. Entretanto, na maioria das organizações, esses dados estão espalhados entre vários sistemas, plataformas e locais. Isso acarreta problemas de integridade dos dados e dificulta extrair informações consistentes para tomada de decisão em tempo hábil. ENEGEP 2002 ABEPRO 2

3 Na prática, muitos gestores, ao tomar decisões importantes, fazem uso da intuição e da experiência acumulada por vários anos de trabalho na empresa. Na administração pública, utilizar essa opção tem sido pouco viável. Há uma rotatividade freqüente nos cargos de chefia; no mínimo de quatro em quatro anos, a cada mudança de gestão, novas equipes são nomeadas pelos dirigentes políticos que assumem a administração. Em decorrência dessa descontinuidade, poucos administradores conseguem acumular conhecimento adequado sobre a área de negócio em que atuam. A intuição e a experiência, nesses casos, nem conseguem ser utilizados para tomar uma decisão. Por tudo o que foi descrito até agora, a nós parece evidente a necessidade proeminente e inadiável de iniciativas de estudo e construção de ferramentas de gestão de informações executivas. No âmbito de nosso projeto adotamos como estratégia a tecnologia de Data Warehouse e passaremos a elucidar algumas características conceituais, seus principais benefícios e dificuldades de implantação. 3. Data Warehouse - Características Segundo a maioria dos autores, como [BON98] [GAR98] [GRA98] [INM97] [KIM98a][KIM98b][POE98], a tecnologia de Data Warehouse envolve três grandes componentes. O primeiro componente corresponde ao software de obtenção de dados e é responsável pela extração dos dados de sistemas convencionais e de fontes externas, pela transformação e integração (limpeza, eliminação, combinação, validação, consolidação, agregação e sumarização) desses dados e por sua carga no Data Warehouse (DW). O DW corresponde ao segundo e principal componente, o qual consiste de uma coleção de dados orientado por assuntos, integrados, não volátil e variável em relação ao tempo. Nele os dados estão organizados para permitir alto desempenho na recuperação de informações[inm97]. Finalmente, o terceiro componente é formado por ferramentas que acessam o DW executando suas consultas e relatórios, de modo a obterem informações que permitam a tomada de decisões. Figura 1 Arquitetura Típica do Data Warehouse A tecnologia de Data Warehouse, se adequadamente implantada na organização, auxilia gestores, administradores, gerentes e executivos no processo de tomada de decisão, possibilitando assim uma gestão de informação eficiente através do adequado armazenamento, tratamento e estruturação dos dados corporativos. No entanto o processo de implantação de um DW é altamente complexo e envolve altos custos para seu desenvolvimento e gerenciamento. Além disso, principalmente nas entidades públicas, existe a dificuldade na contratação de equipes externas (consultoria, ENEGEP 2002 ABEPRO 3

4 firmas de desenvolvimento especializadas), devido a fatores como legislação, recursos financeiros, sigilo das informações, prazos, etc. Reconhecendo o valor estratégico da Informação, boa parte das organizações têm realizado investimentos para a obtenção de informações gerenciais a partir do imenso volume de dados gerados pelos seus sistemas de corporativos. Nos últimos anos, a Tecnologia de Data Warehouse vem ganhando destaque, por fornecer às organizações uma maneira flexível e eficiente de obter informações necessárias aos processos decisórios. A opção por essa tecnologia, entretanto, é um desafio, pois construir um DW é um processo complexo que envolve uma enorme variedade de tecnologias, tanto de software quanto de hardware. Muitos autores, baseados na complexidade do ambiente Data Warehousing, defendem a idéia de que a construção de um DW seja realizada por equipe de profissionais experientes no assunto. Em conseqüência, existem poucos desenvolvimentos de DW realizados por equipes de desenvolvimento inexperientes em DW. 4. O Protótipo Ambiente e Processo de Desenvolvimento No caso específico do ambiente organizacional da Secretaria de Finanças, SEFIN, pode-se afirmar que o órgão dispõe de profissionais qualificados e detentores de conhecimentos teóricos e práticos sobre desenvolvimento de sistemas e tecnologia de banco de dados. Embora alguns desses profissionais detenham conhecimentos teóricos sobre DW, não possuem experiência prática para a sua construção. Sob a perspectiva da área usuária, o trabalho é árduo. Para cumprir a tarefa de fornecer informações relevantes ao processo decisório, de apoio ao trabalho dos gestores, a atual equipe de assessoria técnica faz uso de diversos relatórios gerados pelos sistemas corporativos, transporta os dados desses relatórios para uma planilha eletrônica e em seguida manipula estes dados, condensando-os e gerando gráficos. No entanto, estas informações muitas vezes não são consistentes e não são fornecidas em tempo hábil. Isto tudo compromete o trabalho da equipe de gestão. Na intenção de solucionar o problema da falta de informação adequada, alguns funcionários do Departamento Central de Processamento de Dados(DCPD) tiveram a iniciativa de aplicar a tecnologia DW. Para isso, foram necessários alguns meses de estudos e investigações sobre o assunto e, principalmente, o envolvimento da Universidade de Fortaleza (UNIFOR). Esta integração Universidade-Empresa foi viável mediante a realização de um projeto de Iniciação Científica e do desenvolvimento de dissertação de mestrado, envolvendo professores daquela instituição e funcionários da SEFIN. O resultado foi então a concepção do projeto de DW a ser desenvolvido no órgão, com mão-de-obra e recursos (equipamentos, gerenciador de banco de dados e ferramentas) próprios. A proposta do projeto foi então apresentada aos diretores, assessores, e ao próprio Secretário de Finanças, sendo incluído no Plano Gerencial 2002 da SEFIN, após sua validação. Isso ratificou o interesse e comprometimento de todos. Uma vez aprovado o projeto, o DCPD disponibilizou um microcomputador para ser utilizado como servidor de dados, e o Banco de Dados Oracle, como gerenciador do DW. Esses recursos não implicaram em nenhum investimento financeiro extra, por já estarem disponíveis na SEFIN. A equipe de desenvolvimento empregada no projeto foi constituída inicialmente por três pessoas, todas com experiência no desenvolvimento de sistemas corporativos. Essa equipe era composta por um coordenador/desenvolvedor e uma colaboradora, ambos com conhecimentos em DW, entretanto sem experiência no desenvolvimento de projetos DW. Um administrador de banco de dados (DBA) também compôs a equipe, muito embora sem conhecimentos de DW. Posteriormente, a assessoria técnica integrou-se ao projeto, ENEGEP 2002 ABEPRO 4

5 realizando o trabalho de análise, validação e acompanhamento dos resultados gerados relativos à arrecadação do IPTU. O projeto foi dividido em 6 grandes fases: planejamento inicial, modelagem de dados, projeto do banco de dados, extração e transformação dos dados, população e disponibilização da aplicação. Cada fase, por sua vez, dividida em sub-fases mais específicas. A fase de planejamento inicial incluiu a especificação dos requisitos, quando então ficaram decididos os relatórios e consultas prioritárias a serem disponibilizados inicialmente pelo protótipo: 1. Concentração dos imóveis lançados; 2. Concentração dos pagamentos; 3. Inadimplência; 4. Previsão da arrecadação; 5. Comportamento da arrecadação. Em termos de especificações técnicas ficou definido que todas as consultas e relatórios deveriam seguir alguns critérios e padrões que incluiam: Utilização dos atributos chaves identificados: regional, uso do imóvel, faixa de valor venal, alíquotas, parcelamento do imposto, situação do lançamento e opções de pagamento; Armazenamento dos dados com a maior granularidade possível, pois os relatórios atualmente utilizados não se referem a dados individuais dos imóveis. Com isso, evita-se manipular dados muito detalhados, simplificando e tornando mais rápida a recuperação dos dados e informações; Apresentação dos dados através de interface gráfica padrão Windows, com a qual os usuários já estão acostumados a trabalhar; Acesso às consultas e relatórios através do Excel e previamente formatados. 5. Resultados obtidos No início de Abril/2002, uma versão inicial do DW setorial entrou em produção; neste primeiro protótipo é possível acompanhar os lançamentos dos valores de IPTU nos últimos 2 anos, possibilitando aos usuários efetuar validações de dados e avaliar sua eficácia. A utilização efetiva do protótipo apresentou os seguintes resultados: A comunidade do negócio passou a dar valor às informações analíticas, reconhecendo a importância de tomar decisões baseadas em fatos; Constatou-se que nos próximos exercícios, as simulações dos novos lançamentos poderão ser mais bem analisadas, a partir de comparações com os lançamentos anteriores armazenados no DW; Avaliação sistemática dos resultados da arrecadação do IPTU, visando uma administração fiscal mais eficiente; O conhecimento sobre as mudanças nas regras do negócio arrecadação do IPTU agora estão numa forma facilmente acessível àqueles que precisam delas; O sistema foi utilizado para fornecer informações para órgãos externos, como por exemplo, as solicitações da ABRASF (Associação Brasileira de Secretários de Finanças) e BNDES (Banco Nacional de desenvolvimento Social), banco que financiou o PMAT (Programa de Modernização Administrativa Tributária). Uma vez concluído o DW setorial e avaliados os resultados e benefícios dele decorrentes, o próximo passo será a obtenção de verba junto à Prefeitura para viabilizar o desenvolvimento do DW corporativo, para atender às necessidades de toda a SEFIN. O ponto fundamental desse projeto está relacionado à forma como ele foi concebido, ou seja, partindo da iniciativa da própria equipe e não resultante de determinação administrativa. Esse aspecto bottom-up, só contribui para o seu sucesso, uma vez que a ENEGEP 2002 ABEPRO 5

6 condução do mesmo tem sido resultante de uma sinergia interna na equipe e da parceria Universidade-Empresa. Destacamos ainda que este projeto pode vir a ser utilizado como referência para desenvolver projetos semelhantes em outros órgãos da administração municipal. O objetivo é introduzir a tecnologia do DW com um investimento relativamente baixo, utilizando tecnologias com as quais os desenvolvedores, programadores e DBAs já estejam familiarizados, e em um curto período de tempo, se consideramos um pequeno conjunto de dados. Podemos destacar também a importância da dissertação elaborada no programa de Mestrado de Informática da UNIFOR, [LIM02], a qual contribuiu de forma decisiva na construção do primeiro DW da SEFIN, uma vez que, no projeto, utilizou-se a metodologia de desenvolvimento de DW proposta e especificada no trabalho. Até o presente momento não se tem conhecimento de experiências semelhantes em órgãos de outras prefeituras no tocante ao desenvolvimento de DW sem consultoria especializada e com utilização de equipe própria. 6. Considerações Finais A Gestão de Informação consiste em, entre outras coisas, agilizar o fluxo interno da informação, disponibilizando-a em todas áreas e setores a quem dela mais precisa para realização de atividades do dia a dia. A realização deste projeto envolveu uma análise dos principais conceitos relacionados ao ambiente de DW e metodologias de desenvolvimento de DW já propostas, com o intuito de escolher uma estratégia adequada para organizações com o perfil observado na SEFIN, extensivo a outras organizações, onde: As decisões são tomadas sem contar com sistemas informatizados de apoio à decisão, mas existe infra-estrutura computacional mínima necessária para a construção de um DW; A contratação de equipes externas nem sempre é viável, devido a fatores como custos, legislação e sigilo dos dados, mas contam em seus quadros com pessoal capacitado tecnicamente em desenvolvimento de sistemas convencionais e tecnologia de banco de dados; Normalmente existe pouco conhecimento do negócio por parte dos dirigentes, principalmente históricos, devido à constante rotatividade nos cargos de nível gerencial e estratégico. Isto dificulta o uso da intuição e experiência na tomada de decisão. A introdução da tecnologia de DW chamou a atenção para as informações valiosas que a organização possui, relativas ao seu cotidiano de maneira informal, ou seja, agregados apenas à memória de seus funcionários e, portanto, difíceis de serem preservadas, gerenciadas e difundidas. Estas informações podem ser vistas como conhecimento organizacional e são de fundamental importância para a instituição. Comprova-se que o objetivo principal destacado no início deste trabalho foi atingido - introduzir a tecnologia Data Warehouse em organizações sem tradição no uso de sistemas de apoio à decisão. Foi possível a uma equipe inexperiente, construir um DW e gerar informações corretas e no momento oportuno aos usuários decisores, de forma a permitir uma análise mais precisa das informações. Destacamos ainda como importante vantagem desse tipo de estratégia adotada para a construção de um DW, uma melhora na cultura da organização, muitas vezes dependente de iniciativas externas e de consultorias para alavancar projetos, definir necessidades, implantar soluções. ENEGEP 2002 ABEPRO 6

7 Esse projeto visa atender, num primeiro momento, a assessoria técnica envolvida no processo de arrecadação de IPTU, a qual disporá, em tempo hábil, de informações consolidadas, relevantes e consistentes de apoio à tomada de decisão. O contribuinte, por sua vez, será o beneficiado indireto do projeto. Uma vez implantado o DW corporativo, o processo de tomada de decisão será depurado e otimizado, baseando-se não apenas em aspectos subjetivos, experiências adquiridas, intuição, mas em informações relevantes e fidedignas. O resultado disso será uma melhoria na gestão pública municipal, o que se reflete na elaboração de diretrizes e aplicação de recursos em prol do bem estar do cidadão e da comunidade. 7. Bibliografia de Apoio [BON98] [GAR98] [GRA98] [INM97] [KIM98a] [KIM98b] BONTEMPO, Charles; ZAGELOW, George. The IBM Data Warehouse Architeture. Communications of the ACM, v. 41, n. 9, p Setembro, GARDNER, Stephen R. Building the Data Warehouse. Communications of the ACM, v. 41, n. 9, p Setembro, GRAY, Paul; Watson, HUGH J. Decision Support in the Data Warehouse. New Jersey, Prentice Hall PTR, INMON, William H. Como Construir o Data Warehouse. Rio de Janeiro, Editora Campos, KIMBALL, Ralph; REEVES, Laura; ROSS, Margy; THORNTHWAITE, Warren. The Data Warehouse lifecycle toolkit: expert methods for designing, developing, and deploying data warehouse. New York, John Wiley & Sons, KIMBALL, Ralph. Data Warehouse Toolkit. São Paulo, Makron Books, [LIM02] LIMA, Liane C. Barbosa. X-Meta: Uma Metodologia de Desenvolvimento de DW com Gerenciamento de Metadados. Universidade de Fortaleza, Fortaleza, [POE98] POE, Vidette; KLAUER, Patricia; BROBST, Stephen. Building a data warehouse for decision support. New Jersey, Prentice Hall PTR, ENEGEP 2002 ABEPRO 7