INTRODUÇÃO AO ACCESS

Transcrição

1 1 INTRODUÇÃO AO ACCESS O Access é um Sistema Gerenciador de Banco de Dados Relacional para microcomputadores, que roda a partir do Windows. No Access, um BD é composto, basicamente, de quatro módulos: tabelas, formulários, consultas e relatórios. Estes 4 módulos se reúnem em um BD com extensão.mdb. Tabelas: contem a estrutura e os registros de um BD. Um BD pode conter várias tabelas. Por exemplo, um BD de clientes pode conter uma tabela com dados cadastrais dos clientes e, outra de vendas realizadas para clientes Ao entrar no Access vamos Criar um Novo Arquivo, após optamos por Banco de Dados em Branco, dá-se um nome para o arquivo e por último um clique no botão criar e o Access lhe apresentará a janela de Banco de Dados (Aula1). 3.0 Criando uma Tabela Para criar uma nova Tabela faça o seguinte: Selecione a Guia Tabelas; Clique sobre o botão Novo. Será aberta a janela Nova Tabela onde você deverá definir qual o modo de tabela será construída. Para facilitar seu trabalho, sempre que você iniciar uma Nova Tabela selecione a opção Modo Design, onde definiremos os campos que serão incluídos na tabela 3. Dê um duplo clique na opção Criar Tabela no Modo Design; Aparecerá a caixa de definição das propriedades da tabela.

2 2 Desenho das Propriedades da Tabela Definindo os campos de uma Tabela A janela aberta mostra o local onde você irá criar a estrutura de cada tabela. esta janela apresenta duas partes. Na parte superior você deverá definir o nome dos campos que comporão a tabela. Na parte inferior você especificará as propriedades dos dados que serão cadastrados em cada campo. No quadro abaixo você tem a definição dos itens da parte superior da janela. Ao escolher os Tipos de dados para cada campo é apresentado um menu onde você deverá definir o tipo de dado que o campo suportará. O quadro Tipo de Dados. Item Definição Nome do Define o nome a ser dado ao Campo campo, por exemplo Classe. Tipo de Dados Define o tipo de informações que poderão ser armazenadas neste campo. Abaixo é apresentada

3 3 Descrição uma Lista com os tipos disponíveis e suas aplicações. Permite que seja criada uma descrição sobre a natureza do campo em questão. O Access usa a descrição para a propriedade texto da barra de status em novos formulários, de modo que a descrição aparece na barra de status quando você visualiza dados no formulário. Tipo de dado Suporta Texto Textos e os números, como por exemplo nomes e caracteres. Memorando Texto e números extensos, como comentários ou explicações; até caracteres. Número Dados numéricos nos quais você pretende executar cálculos matemáticos, com exceção de cálculos envolvendo dinheiro. Defina a propriedade Tamanho do Campo para definir o tipo de dados Número específico. Data/Hora Datas e horas. Existe uma variedade de formatos de exibição disponíveis ou pode-se também criar um formato. Moeda Valores de moeda. Não utilize o tipo de dados Número para valores monetários, porque os números à direita do decimal poderão ser arredondados nos cálculos. O tipo de dados Moeda mantém uma precisão fixa. Auto- Um número seqüencial exclusivo Numeração (incrementado em 1).Este campo será inciado do número 1 e a cada registro colocado ele aumentará de um em um. Os campos AutoNumeração não podem ser atualizados. Para obter maiores informações sobre, consulte o tópico da propriedade Contador Números seqüenciais automaticamente inseridos pelo Access. A numeração inicia em 1. É um ótimo campo para chave primária. Sim/Não Sim/Não, Verdadeiro/Falso, Ativado/Desativado ou campos que conterão somente um de dois valores. Objeto OLE Objetos criados em outros programas com a utilização do protocolo OLE que poderão ser vinculados ou incorporados a um banco de dados do Access através de um controle em um formulário ou relatório. Assistente de Cria um campo que permite a você escolher

4 4 Pesquisa um valor de uma outra tabela ou de uma lista de valores usando uma caixa de combinação. A escolha dessa opção na lista Tipo de Dados inicia o Assistente de Pesquisa para definir o tipo de dados. Chave Primária A chave primária é formada por um ou mais campos que identificam cada registro de uma tabela. Da mesma forma que uma placa de carro identifica um veículo, a chave primária identifica um único registro. A maioria das tabelas possuem chave primária formada por um único campo. O Microsoft Access não permitirá valores duplicados no campo. Por exemplo, na tabela Inquilinos, dois inquilinos não podem ter o mesmo código. O tipo de dado AutoNumeração atribui automaticamente números seqüenciais para os registros de uma tabela sem a existência de duplicação. Desta forma, foi utilizado tal tipo de dados para o campo CodigoDoInquilino e definido como chave primária, bastando para isto, posicionar o cursor na linha que contém o campo e clicar o botão Chave Primária barra de ferramentas. Propriedade do Campo: Formato/máscara de entrada clique na linha FORMATO e aparecerão as opções disponíveis. Legenda em qualquer consulta/relatório, aparecerá o novo nome digitado, ao invés do nome do campo original. Valor Padrão se for preenchido um valor, o mesmo aparecerá nas telas de inclusão. da

5 5 Regra de validação faz uma consistência do valor do campo. Por exemplo: no campo idade, se for colocado REGRA DE VALIDAÇÃO > 30, no cadastramento, não deixará ingressar com valor < =30. Texto de validação é a mensagem em caso de erro na REGRA DE VALIDAÇÃO. Requerido sim/não, caso for SIM, significa que é obrigatório o preenchimento do campo.. Indexado cria um índice de acesso a tabela. Serve para criar chaves secundárias. Salvando a Tabela Ao concluir a entrada dos campos e definição das propriedades, feche o quadro Tabela1 e, após confirmar o salvamento, digite o nome tabela, Inquilino. BASEADO NO EXEMPLO ACIMA, VOCE DEVE CRIAR AS TABELAS ABAIXO: Criar Tabela Funcionário: Código-funcionário - número, chave primária (ícone que tem uma chave!!) O campo chave primária indica que não ocorrerá nenhum outro funcionário com o mesmo código. Além disso, serve para fazer relacionamentos entre duas tabelas como veremos a seguir. Nome-funcionário texto [tamanho (30) na grade Propriedades do campo] Código-depto - texto tamanho (2) obrigatório (requerido SIM). Este campo tambem aparece na tabela de Departamento, e é através dele que faremos o relacionamento entre as tabelas Funcionários e Departamentos (Funcionário trabalha em Departamento). Carga horária semanal número. Regra de validação <= 40. Texto de validação carga horária inválida Salário moeda. Data nascimento data FORMATO abreviada. Feche a Tabela, salvando como Funcionário. Criar Tabela Departamento: Código-depto texto, chave primária, tamanho 2 obrigatório (requerido SIM) Nome-depto texto, tamanho 7 Feche a tabela, salvando como Departamento. 4. FORMULÁRIOS Quando você cria um formulário, cria uma forma de comunicação entre você e os dados armazenados no Access. Embora possa criar formulários simples que se

6 6 parecem muito com os familiares formulários de papel, você pode também melhorar a aparência deles com recursos visuais interessantes - tais como cores e sombras para definir seções diferentes, figuras ou gráficos - e uma grande variedade de controles. Os formulários do Access podem conter botões, listas de seleção, botões de opção e subformulários embutidos que fornecem maior funcionalidade que os típicos de papel. Exemplo de um formulário 4.1. Criando um formulário com a ajuda de um Assistente O Assistente faz perguntas sobre o formulário que você deseja criar e então cria um formulário baseado nas suas respostas. Para criar um formulário com a ajuda de um assistente 1. Na janela Banco de Dados, clique sobre o botão Formulários e então escolha o botão Novo. Aparecerá a caixa de diálogo Novo Formulário na qual você escolherá qual a forma de criação do formulário você deseja usar. Veja ilustração ao lado. 2. Para usar o assistente selecione a opção Assistente de Formulário. 3. Na caixa que aparece na parte de baixo, clique na setinha para escolher a tabela ou a consulta de origem do formulário. 4. Clique em OK.

7 7 Clique na seta para escolher a tabela ou a consulta que dará origem ao formulário. No primeiro quadro do Assistente de Formulário é pedido os campos que farão parte do formulário, como o formulário é para entrada de dados em uma tabela, todos os campos devem ser relacionados, clique nos botões indicados conforme figura a seguir. Nas próximas duas etapas, aceite o layout e estilo definido como padrão pelo Microsoft Access dando um clique no botão Avançar. Na última etapa, clique sobre o botão Concluir. Como padrão, o Access exibe o formulário de entrada de dados para a tabela Inquilino.

8 8 BASEADO NO EXEMPLO ACIMA, VOCE DEVE CRIAR OS FORMULÁRIOS ABAIXO: FORMULÁRIOS: Criar formulário para a tabela Funcionário. Vá para o modo Formulário. Clique em Novo. Selecione a tabela de Funcionário e clique em Assistente de formulário e dê OK. Escolha todos os campos (seta > para incluir um a um ou >>, incluirão todos os campos de uma só vez). Avançar. Avançar. Escolha o estilo (teste os vários existentes). Avançar. Título do formulário: Cadastro de Funcionário. Concluir. Salvar formulário: Funcionário. Abrir este formulário e digitar no mínimo 10 funcionários. Criar formulário para tabela Departamento. Use as mesmas instruções utilizadas para criar o formulário acima. Salvar formulário: Departamento. Abrir este formulário e digite alguns departamentos. OBS: ESTAS DUAS TRANSAÇÕES CRIADAS PARA DIGITAR FUNCIONÁRIOS E DEPARTAMENTOS FAZEM PARTE DE UM SISTEMA TRANSACIONAL E REFEREM-SE A INFORMAÇÕES PURAMENTE OPERACIONAIS. 5. Criando ou abrindo uma consulta Selecione a guia Consulta da Janela Banco de Dados e, em seguida dê um duplo clique sobre o botão Criar consulta no modo Design.

9 9 Logo após, será exibido dois quadros, o que está atrás conterá as tabelas que iremos utilizar, e o quadro a frente - Mostrar tabela, possui as tabelas disponíveis que servirão como base para a criação da consulta. Na janela com o título provisório Consulta1, temos as tabelas que acabamos de adicionar, e com o relacionamento a mostra. Logo abaixo, encontraremos um quadro para selecionarmos os campos, e sua respectiva tabela, que farão parte de nossa consulta. Como exemplo, selecione os seguintes campos para a tabela Imóveis: Tipo de Imóvel, Endereço, Cidade, Estado e Valor do imóvel, para a tabela Inquilino temos: Nome, Sobrenome, Endereço, Cidade e Estado.

10 10 Ainda, se desejar, poderá classificar de forma crescente ou decrescente qualquer um dos campos, para obter este recurso, clique na linha Classificação, abaixo do campo que deseja ordenar, e escolha uma das formas oferecidas. Ao concluir, feche a janela e confirme o salvamento, como sugestão, dê o nome de Imóveis/Inquilino. Para ver o resultado, clique sobre o botão Abrir da guia Consulta, estando com a consulta Imóveis/Inquilino selecionada. BASEADO NO EXEMPLO ACIMA, VOCE DEVE CRIAR AS CONSULTAS ABAIXO: CONSULTAS. Clique no botão CONSULTA. Criar nova consulta, Modo Estrutura. Adicionar a Tabela Funcionário e depois fechar. Montar na grade os campos: - nome funcionário - salário - carga horária - data nascimento, conforme descrito abaixo: Para montar a grade: clique no nome do campo segurando o botão do mouse e arraste-o até a grade, soltando-o. Em nome do funcionário (na grade) opte por classificar crescente clique na caixa de texto classificação da coluna nome do funcionário e dê outro clique no botão com a seta para baixo. Escolha Crescente, para quando o Access exibir o resultado da consulta, você ver os nomes dos alunos organizados em ordem ascendente ( de A até Z).

11 11 Salve a consulta como Relação de Funcionários. Testar a mesma: botão abrir e veja o resultado. QUE TIPO DE INFORMAÇÃO É ESTA: OPERACIONAL OU GERENCIAL? Definindo Critérios de Busca: vamos definir agora um critério de busca para nossa Tabela de Funcionários. Queremos obter a relação de funcionários que tenham salário acima de determinado valor. Para isso, vamos criar nova consulta: clique sobre o botão NOVO e após Modo Estrutura. Adicione a Tabela Funcionário e em seguida dê um clique sobre o botão fechar. Arraste os campos nome funcionário e salário para a grade. Na coluna salário da grade, clique na caixa de texto Critério e digite a seguinte expressão: >500 Salve a consulta como Funcionário com salário > 500,00. Teste a consulta. Obs.: se na sua tabela não tiver nenhum funcionário que atenda o critério de >500, troque este valor. OBS: SUPOR QUE A EMPRESA MUDOU DE ACIONISTA E O NOVO CONTROLADOR DESEJA DEMITIR FUNCIONÁRIOS QUE GANHEM ACIMA DE 500,00. A RELAÇÃO GERADA NESTA CONSULTA É DE CUNHO OPERACIONAL OU GERENCIAL? Exercício: criar uma consulta que liste os funcionários que tenham salário >200 e tenham data de nascimento > 01/01/75. Obs.: arraste todos os campos da tabela funcionário para grade. Salvar consulta como: Salário >200e nascimento > 01/01/75. Teste-a. Criando Campos Calculados: desejamos calcular a partir do salário do funcionário, o imposto de renda (IR), INSS e o salário líquido = salário IR INSS. Vamos criar NOVA CONSULTA, modo estrutura, e adicionando a tabela Funcionário. Arraste para grade, os campos código funcionário, nome do funcionário e salário. Digite na próxima coluna em branco na coluna campo. IR: [salário]*0,2 Na próxima coluna em branco. INSS: [salário]*0,1 E na próxima coluna em branco. Líquido: [salário]-[ir]-[inss] Obs.: 1) os dois (02) pontos (:) após o nome do campo e os colchetes, são importantes!! Salvar esta consulta como: Cálculo de Descontos. Teste-a. 2) Para colocar moeda nos campos calculados, vá na estrutura da consulta. Clique no campo (exemplo:ir). Clique com o botão direito do mouse e escolha Propriedades. Em Formato, escolha Moeda. Faça os mesmos procedimentos para os demais campos calculados. CONSULTA Desejamos saber quantos funcionários tem a Empresa, bem como o total dos salários. Nova consulta. Inclua tabela Funcionário. Arraste os campos código-funcionário, e salário para a grade. Clique sobre o botão TOTAIS.

12 12 Selecione SOMA na linha Total para o campo salário, Contar na caixa de texto da coluna código funcionário. Salve consulta como: Totais de Salários. Teste-a. 6.0 RELACIONAMENTO ENTRE DUAS TABELAS. Um relacionamento funciona coincidindo dados em campos-chave, normalmente um campo com o mesmo nome em ambas as tabelas. Na maioria dos casos, essa será a chave primária de uma tabela, que fornece um identificador exclusivo para cada registro, coincidindo com uma entrada na chave estrangeira em outra tabela. Por exemplo, funcionários podem ser associados a pedidos pelos quais são responsáveis, criando-se um relacionamento entre campos CódigoDoFuncionário. Com as tabelas adicionadas, arraste o campo-chave de uma tabela e solte-o no campo-chave da outra tabela. Você poderá excluir um relacionamento ou tabela do quadro Relacionamentos usando praticamente o mouse. Para excluir um relacionamento, dê um clique na linha de

13 13 relacionamento para selecioná-la e, em seguida, pressione a tecla Delete. Para excluir uma tabela, dê um clique na tabela para selecioná-la, e pressione a tecla Delete. VAMOS AGORA, ESTABELECER AS RELAÇÕES ENTRE AS TABELAS QUE VOCE CRIOU: Selecione a opção Relacionamento no menu Ferramentas. Selecione a tabela Funcionário dando um clique sobre a mesma e outro sobre o botão Adicionar. Agora adicione a tabela Departamento. Fechar. Selecione o campo código-depto na tabela Departamento, clique e segure o botão do mouse. O cursor deverá transformar-se num pequeno retângulo com alguns rabiscos dentro, arraste o campo até o campo correspondente na tabela Funcionário (código-depto), e solte assim que o cursor do mouse estiver sobre o campo de mesmo nome nesta tabela. Assim que você liberar o botão do mouse, o Access abrirá uma nova janela para que você informe como deverá ser estabelecida esta relação entre as tabelas. Selecione a opção Impor integridade referencial e clique no botão Criar. A partir deste momento se voce tentar digitar um códigodepto em Funcionário diferente dos existentes na tabela de Departamento, será rejeitado automaticamente pelo Access. Saia do Relacionamento, fechando-o. Vá no Formulário e abra o formulário Funcionário, e tente cadastrar um funcionário com código-depto que não existe na tabela Departamento (ex. D4) e veja a mensagem de erro que o Access dá. 7.0 CONSULTA ENVOLVENDO 2 TABELAS. Criar nova Consulta. Adicionar as tabelas Departamento e Funcionario e depois fechar. Observe que o relacionamento entre as duas tabelas aparece através da linha que liga os dois campos em comum (código-depto). Deseja-se um a relação de funcionários por departamento. Arraste para a grade o código-depto (Departamento), nome-depto, nome-funcionário e datanascimento. Salve a consulta como Relação Funcionários por Departamento. Teste-a.. OBS: veja que a relação saiu classificada por departamento e dentro dele por códigofuncionário. Parâmetros em consulta: Imaginemos que alguém deseje saber se uma determinada pessoa (ex.: Pedro) esteja cadastrada na nossa tabela Funcionário. Crie nova consulta para a tabela Funcionário. Arraste os campos código - funcionário, nome e data de nascimento para a grade de consulta. Dê um clique sobre a caixa de texto Critério na coluna nome do funcionário. Digite a mensagem que será exibida ao usuário na hora da execução: Como[Digite nome:]. Importante digitar as expressões Como e os colchetes!!. Para visualizar em zoom (caso deseje), pressione shift + F2. Salve a consulta como : Pesquisa por nome. Teste-a. OBS: a) se você digitar Pedro* como parâmetro, o Access exibirá todos os Pedros presentes no BD, ou, se você digitar *Luís* será localizado qualquer funcionário que tenha este nome em qualquer parte de sua identificação.

14 14 b) você pode criar em uma Consulta vários parâmetros, um para cada campo, se desejar. Outro exemplo: desejamos saber quais os funcionários que nasceram em um determinado período. Crie nova consulta, adicionando a tabela Funcionário. Arraste os campos nome do funcionário e a data de nascimento para a grade de consulta. Clique sobre a caixa de texto Critério no campo data de nascimento e entre com o seguinte parâmetro: Entre [Digite data inicial:] e [Digite data final:]. O Access vai mostrar todos os funcionários nascidos Entre a data inicial e a data final. Salve a consulta como: Funcionários nascidos em um período. Teste-a. 8.0 RELATÓRIOS. A geração de relatórios é bem semelhante a de formulários com assistentes. Ela pode ser baseada numa tabela ou em uma consulta. Você viu que o resultado de uma consulta é gerada em um único formato, semelhante a uma tabela. Geralmente, após feita uma consulta, é elaborado um relatório baseado nela para melhor visual. Crie relatórios a partir das consultas já geradas, e voce verá que o acabamento é bem superior. OBS; ELABORE OS RELATÓRIOS UTILIZANDO A OPÇÃO ASSISTENTE DE RELATÓRIOS Da tabela Inquilino, escolha os campos Nome e Sobrenome, da tabela Imóveis escolha os campos Tipo de Imóvel, Endereço, Cidade e Valor do Aluguel.

15 15 No quadro que está sendo pedido a forma de exibição dos dados, aceite a opção por Inquilino (a mais apropriada) e dê um clique sobre o botão Avançar. A seguir, o Assistente de Relatório deseja saber se queremos adicionar níveis de grupo, no relatório que estamos criando, os campos Nome e Sobrenome já estão na condição de nível de grupo, então, clique sobre o botão Avançar. No próximo quadro devemos informar a ordem de classificação dos dados. Use o campo Tipo de Imóvel em ordem crescente, para a primeira classificação, e o campo Valor do Aluguel

16 16 em ordem decrescente, para a segunda classificação. Estas opções resultarão em uma listagem em ordem alfabética de tipo de imóveis e, dentro destes, uma ordem decrescente dos respectivos aluguéis. A etapa seguinte solicita o layout e orientação do papel, escolha um dos layouts e a orientação mais adequada. A orientação Paisagem é recomendada para relatórios com muitos campos selecionados, provavelmente será esta orientação que você usará para o relatório Relação Completa de Imóveis. Nas duas últimas etapas escolheremos o estilo e o título (Imóveis por Inquilino). Após concluir estes procedimentos teremos como resultado o seguinte:

17 17 Da mesma forma que as consultas, os relatórios também possibilitam a restruturação, desta forma poderemos realizar qualquer tipo de correção, como exemplo, aumentar o campo endereço do nosso relatório Imóveis por Inquilino ESTUDO DE CASO. A) Uma empresa vende peças a clientes. Vamos criar uma base de dados para administrar as vendas. Criar as seguintes tabelas: PEÇAS: nro-peça número, chave primária Nome-peça texto 30 Preço moeda Qdte-estoque número Qdte-mínima-estoque - número Ponto-de-pedido - número Demanda-anual número Tempo-de-reposição número (em dias) Lote econômico de compra número Custo de carregamento - moeda CLIENTES: nro-cliente número, chave primária Nome-cliente texto, tamanho 30 Endereço texto, tamanho 50 NOTA FISCAL: nro-nota número, chave primária Data compra Qtde vendida número Nro-peça número (será relacionado com nro-peça em PEÇAS)

18 18 Nro-cliente número (será relacionado com nro-cliente em CLIENTES) a1) Criar formulários para cada uma destas tabelas; a2) Calcular o ponto de pedido de cada peça; (criar consulta de atualização) [demanda-anual] * ([tempo-de-reposição] / 360) + qtde-minima-estoque a3) Calcular o lote econômico de cada peça, sabendo-se que o custo de obtenção (pedido) é de R$50,00; ((2 * 50,00 * [demanda-anual]) / [custo de carregamento]) ^ 0,5 a4) Criar algumas consultas: Relação de clientes, relação de peças, dados da nota fiscal com o nome do cliente e o nome das peça, consulta a nome de cliente e nome da peça; a5) criar consulta para relacionar as peças cuja quantidade em estoque esteja < ou = ao ponto de pedido; a6) identificar consultas/formulários/relatórios operacionais e gerenciais. a7) Criar relatórios baseados nas consultas. B) Locadora de vídeo Criar as seguintes tabelas: CLIENTES: nro-cliente número, chave primária Nome-cliente texto, tamanho 30 Endereço texto, tamanho 50 Telefone texto (formatar máscara de entrada) FILMES : nro-filme número, chave primária Nome do filme texto, tamanho 30 Gênero texto, tamanho 10 (terror, suspense, comédia, etc.) Diretor texto, tamanho 30 Ator principal texto, tamanho 30 LOCAÇÃO : nro-locação número, auto numeração chave primária nro-cliente número (será relacionado com CLIENTES) nro-filme número (será relacionado com FILMES) data-locação data/hora abreviada data-entrega - data/hora abreviada valor-diária moeda b1) Criar formulários para cada tabela, para cadastrar os dados; b2) Criar consultas: relação de filmes, de clientes, consulta por nome de cliente, por nome de filme, por nome de diretor, por nome de ator principal. Relação de clientes com atraso na entrega dos filmes, com seus respectivos telefones para entrar em contato. Valor recebido em diárias de locação em um determinado período; b3) Identificar consultas/formulários/relatórios operacionais e gerenciais; b4) Criar relatórios baseados nas consultas criadas. APÊNDICES. Caixa de Listagem. Apresenta as opções disponíveis para um determinado comando, não aceitando valores que não estejam registrados. Vá na estrutura do formulário Funcionário. Clique no campo código departamento e dele-te-o. Selecione a opção Caixa de Listagem na Barra de Ferramentas, tendo o cuidado de deixar o botão Assistentes de Controle ligado. Clique no menu Exibir escolhendo Lista de Campos. Leve o apontador do mouse até a lista de campos, e assim que ele estiver sobre o campo

19 19 código departamento, clique e segure o botão. Arraste o campo até o formulário (no mesmo local onde foi deletado) e solte o botão do mouse quando o apontador estiver na posição desejada. Será acionado o assistente para Caixa de Listagem. Selecione o item Eu quero que caixa.... Avançar. Escolha a tabela Departamento que irá fornecer os valores. Avançar. Selecione os campos código departamento e nome departamento para campos selecionados. Avançar. Avançar. Escolha código departamento como a coluna que contem o valor a ser armazenado. Avançar. Concluir. Salve e teste o formulário. OBS: você pode ajustar a Caixa, no modo estrutura do formulário, selecionando a Caixa, e ajustando-a quando o apontador do mouse ficar como seta dupla. Com o apontador do mouse em forma de uma mão, voce desloca a etiqueta e o campo juntos. Com o apontador do mouse na forma de um dedo indicador, voce desloca ou a etiqueta ou o campo. Caixa de listagem com valores digitados. Vá na tabela Funcionário, no modo estrutura, e crie o campo Cor, texto, tamanho 20. Vá na estrutura do formulário Funcionário. Menu Exibir lista de campo. Selecione a opção Caixa de listagem e arraste o campo Cor na lista de campo até um ponto do formulário. Selecione o Item Eu digitarei os valores que eu desejo. Escolha uma coluna para exibir as cores disponíveis. Digite os valores de cor possíveis (Branco, Preto, Mulato, Amarelo...). Avançar Armazenar o valor neste campo COR. Teste o formulário. Caixa de Combinação: esta difere da Caixa da listagem por permitir que você entre com valores não definidos na lista. Vá na estrutura da tabela Funcionário e crie o campo Função, texto, tamanho 25. Vá na estrutura do formulário Funcionário. Menu Exibir Lista de Campo. Selecione a opção Caixa de Combinação e arraste o campo função até um ponto desejado no formulário. Selecione a opção Eu digitarei os valores que eu desejo. Digite 1 p/colunas. Digite algumas funções. Próximo. Selecione o campo função para onde armazenar o valor neste campo. Avançar. Concluir. Teste o formulário. Botão Grupo de opção: imagine que todo o Funcionário possui uma cotação da diretoria que os qualifica em três categorias distintas: Bom, Regular, Fraco. Vá na estrutura da tabela Funcionário e acrescente o campo Cotação, número. Selecione o formulário Funcionário e clique na estrutura. Abra a Caixa de Ferramentas e clique o botão Grupo de Opção. Vá até a lista de campos e arraste o campo Cotação p/ o formulário. Digite as legendas p/as opções: Bom, Regular, Fraco. Próximo. Deixe como valor padrão a opção Bom. Próximo. Deixe a sugestão do Access para valores das Opções (1,2,3,). Armazenar o valor no campo Cotação. Escolha um dos três estilos para apresentação do botão. Perceba que o Access já está exibindo seu grupo de opção no canto esquerdo da tela, mostrando como será realmente exibido o controle no formulário. Você pode selecionar o tipo de botão a ser exibido na tela: selecione os três tipos que o Access mostra como ficam. Escolha a opção Botões de Opção. Dê o nome da Cotação para etiqueta. Teste o formulário, informando o campo cotação p/alguns Projetos. Depois, liste a Tabela Projeto e veja o conteúdo do campo Cotação. Criação Menus. Crie um novo Formulário. Não selecione nada. Clique no ícone etiqueta Aa e solte na linha detalhe 0, formando um retângulo. Escreva o nome da Empresa (invente um). Selecione o retângulo e clique o botão direito do mouse, escolhendo Propriedades. Marque 12 para Tamanho da Fonte e Sim para Fonte em Itálico. Feche a janela. Clique em Botão de comando

20 20 na Barra de Ferramenta, tendo o cuidado de manter o botão Assistentes para Controles desligado e clique em algum ponto do Formulário. O Access cria um botão com um número nele. Clique o botão direito do mouse escolhendo Propriedades. Dê o nome de Funcionário para Legenda. Procure a propriedade Ao Clicar e dê um clique nela. Clique no botão em que aparece três pontinhos (...) e escolha Construtor de Macros, dando Ok. Deixe o nome da Macro sugerida pelo Access, ok. Clique na seta em Ação escolhendo Abrir Formulário. Em baixo, na Caixa Argumentos de ação, clique em Nome do Formulário, escolhendo Funcionário. Saia, salvando. Dê o nome do Formulário de Menu Principal. Teste este botão. Crie botões para abrirem os demais formulários. Crie um botão de nome Sair do Sistema, escolhendo a Ação (na Macro) Sair. Crie botões nos formulários para voltar ao menu principal, escolhendo Ação (na Macro) Abrir Formulário, nome Formulário: Menu Principal. Crie botões no Menu Principal, para chamar as consultas e os relatórios. OBS: você pode criar vários menus, por exemplo, um menu geral com botões chamando um botão o menu de Formulário, outro botão o menu de Consulta e outro botão o menu de Relatório. Nestes sub-menus crie botões para chamar respectivamente formulários, consultas e relatórios. Dica: Usando a macro AutoExec para ocultar a janela Banco de Dados e abrir um formulário (no caso Menu): Crie uma macro que voce dará o nome da palavra reservada do Access que é AutoExec. Em Ação, escolha Minimizar, para limpar a tela de abertura, minimizando a janela do banco de dados. Na próxima linha de Ação, escolha AbrirFormulário e na grade Argumentos da Ação escolha o nome do Menu (que voce criou) para Nome Formulário. Teste esta alteração da seguinte maneira: feche o seu BD. Selecione-o novamente, e voce verá que será aberto diretamente no Menu e, alem disso ocultará a janela Banco de Dados o que fará com que o usuário não tenha acesso as tabelas, consultas, formulários e macros. Obs: se voce não quiser executar a macro AutoExec ao abrir o banco de dados, mantenha pressionada a tecla SHIFT quando selecionar o banco de dados na caixa de diálogo Abrir Banco de Dados.