ANÁLISE: Material extraído do site APOSTILANDO.com, sendo que as telas foram atualizadas.

Transcrição

1 CURSO: EXCEL BÁSICO PRÉ REQUISITO: Conhecer o ambiente Windows e suas aplicações. ANÁLISE: Material extraído do site APOSTILANDO.com, sendo que as telas foram atualizadas. (Copyright 2000/2004 Apostilando.com Todos os direitos reservados Designer, Criação, Revisão & Administração: Sergio Boudart Contato Anuncie Erros Sugestões e comentários). Neste site, fazer o download de materiais e imprimi los para uso pessoal é gratuito; faz se necessário checar se a divulgação em sites de instituições também é gratuita e obter se documentação legal. Deve ser criado um índice para uma melhor referência pelo aluno e professores. Foram feitas sugestões e correções. Os locais alterados estão em VERMELHO. Foram citadas as fontes onde trechos foram retirados para compor este material.

2 1.1 Objetivos fonte: Usar eficientemente o EXCEL, revelando os aspectos básicos dessa ferramenta; Habilitar pessoas para a utilização do programa de forma mais eficiente e profissional nas suas atividades de trabalho; e compreender e dominar aspectos técnicos relativos ao programa. Compreender e dominar aspectos técnicos relativos ao programa. Conteúdo mínimo necessário para o aprendizadode um universitário: Introdução Iniciando o software Encerrando o software Linha, coluna, célula e intervalo de células definições Pastas de Trabalho Formatos do cursor Tela do software Inserção / alteração / tipos de dados Criação de uma planilha, contemplando: Formatação de colunas largura Formatação de células números separador de milhar Formatação de células alinhamento (horizontal, vertical / esquerdo direito centralizado) Formatação de células fonte Formatação Condicional Salvar arquivo Funções Soma Se (condição) Gráficos Impressão SUGESTÂO: A introdução deve deixar claro ao aluno o(s) objetivo(s) do software.

3 (fonte:

4 Introdução ao Microsoft Excel O Excel é um aplicativo Windows uma planilha eletrônica que fornece ferramentas para efetuar cálculos através de fórmulas e funções e para a análise desses dados. As cinco principais funções do Excel são: Planilhas: Você pode armazenar, manipular, calcular e analisar dados tais como números, textos e fórmulas. Pode acrescentar gráficos diretamente em sua planilha, elementos gráficos, tais como retângulos, linhas, caixas de texto e botões. É possível utilizar formatos pré definidos em tabelas. Bancos de dados: você pode classificar, pesquisar e administrar facilmente uma grande quantidade de informações utilizando operações de bancos de dados padronizadas. Gráficos: você pode rapidamente apresentar de forma visual seus dados. Além de escolher tipos pré definidos de gráficos, você pode personalizar qualquer gráfico da maneira desejada. Apresentações: Você pode usar estilos de células, ferramentas de desenho, galeria de gráficos e formatos de tabela para criar apresentações de alta qualidade. Macros: as tarefas que são freqüentemente utilizadas podem ser automatizadas pela criação e armazenamento de suas próprias macros. Iniciando o Excel Via Botão Iniciar Com o botão esquerdo do mouse clique sobre o Botão Iniciar localizado na Barra de Tarefas do Windows, siga até Programas, Microsoft Office e clique sobre Microsoft Excel.

5 Via Barra de Atalhos do Office Clique sobre o ícone do Excel. Encerrando a sessão de Excel As duas maneiras mais comuns de fechar o Excel são: A partir do menu Arquivo, escolha Sair ou Clique sobre o Botão Fechar ( ) localizado na lateral direita da Barra de Título. Obs.: Se você efetuou alterações em qualquer documento ou modelo desde a última vez em que ele foi salvo, será emitida uma mensagem perguntando se você quer salvar ou não as alterações antes de finalizar. Linha, Coluna e Célula: Na área de trabalho do Excel 2000 existe uma janela de planilha onde é apresentado o nome Pasta1 na barra de título, uma planilha vazia, onde se encontram linhas e colunas dispostas de tal forma que as informações possam ser inseridas dentro da grade formada com o cruzamento desses dois elementos.. Linha Dentro da janela da planilha as linhas são identificadas por números no canto esquerdo da tela que vai de 1 a Coluna As colunas são identificadas com letras de A a Z e combinações de letras até totalizarem 256 colunas. A largura padrão da coluna em uma nova planilha é de 8,43 e pode se tornar uma coluna tão larga quanto a janela da planilha (255 caracteres) ou tão estreita quanto a fração de um caractere.

6 . Célula É a unidade de uma planilha na qual se insere e armazena os dados. A interseção de cada linha e coluna em uma planilha forma uma célula. É possível inserir um valor constante ou uma fórmula em cada célula, onde um valor constante é normalmente um número (incluindo uma data ou hora) ou texto, podendo também ser um valor lógico ou retorno de erro. Célula Ativa É a célula exibida com uma borda em negrito indicando que a ela está selecionada e onde os próximos dados digitados serão inseridos ou o próximo comando escolhido será aplicado. Se for selecionada mais de uma célula ao mesmo tempo, a primeira será a célula ativa e as outras serão destacadas na cor escura. Observe a figura 3.1:

7 Intervalo de Células Quando se trabalha com uma planilha, muitas vezes depara se com a necessidade de tratar um trecho ou uma determinada região de maneira diferente do restante da planilha. Um intervalo de células é uma região da planilha selecionada a fim de permitir que se trabalhe, edite, formate e modifique mais de uma célula ao mesmo tempo. O intervalo de células é reconhecido como o conjunto de células que fica entre a célula do canto superior esquerdo e a do canto inferior direito. Observe a figura 3.2: Pastas de Trabalho As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho é uma coleção de várias páginas de planilha que possuem o mesmo número de colunas e linhas que a primeira, e opcionalmente, pode se criar planilhas exclusivas para gráficos. Cada página de planilha é uma grade formada por colunas e linhas distribuídas na tela de maneira tal que se possa relacionar informações horizontal e verticalmente.

8 Cada pasta de trabalho é gravada como se fosse um arquivo, sendo que, o nome de arquivo padrão para a primeira pasta de trabalho é Pasta1. Formas do Ponteiro do Mouse Quando o ponteiro do mouse é movimentado ao longo da janela do Excel 2000, este se transforma a fim de indicar o que acontecerá se for dado um clique com o mouse naquela área da janela. Enquanto o ponteiro do mouse estiver sobre a planilha na janela do documento, ele será apresentado como um sinal de mais (+). Dentro da barra de fórmulas, o ponteiro do mouse terá a forma de uma viga ( I ), criada para posicionar um ponto de inserção com precisão entre dois caracteres. Dentro da barra de ferramentas e da barra de menu, a forma do ponteiro é uma seta. A tabela a seguir ilustra os perfis do ponteiro que, muito provavelmente, serão encontrados. Perfil Posição Sobre as células da planilha Dentro da barra de fórmula e dentro da caixa de texto na extremidade esquerda da barra de ferramentas Sobre a barra de títulos, botões na barra de ferramentas, barra de menu e barras de rolagem, do lado esquerdo da barra de fórmulas e sobre as bordas das células da planilha No limite de um cabeçalho de coluna ou de linha (para redimensionamento) Sobre a alça de preenchimento no canto inferior direito da célula ativa Elementos da Tela de Abertura Após a inicialização do programa, o computador mostra a tela de abertura do Excel 2000 e seus respectivos elementos, que como já se conhece, possui os mesmos elementos encontrados nos programas da Microsoft, mudando apenas, os elementos específicos para o trabalho com planilhas eletrônicas.

9 . Menu de Controle exibe o menu de controle para a janela do aplicativo. Este menu de controle inclui comandos para dimensionar, mover, aumentar e restaurar a janela do aplicativo. Figura 4.2:. Barra de Título esta barra exibe o nome do aplicativo, no caso, Microsoft Excel, e em seguida é mostrada inicialmente a informação Pasta1, até que se salve a planilha e dê um nome a ela. Figura 4.3:.Figura 4.3 Barra de título.. Botão Minimizar este botão reduz umajanela do programa a um botão na barra de tarefas do Windows fazendo com que o aplicativo fique em segundo plano. Observe o botão na figura 4.4:.Figura 4.4 Botão minimizar.. Botão Maximizar este botão expande uma janela que não esteja tomando toda a extensão da tela até o seu tamanho máximo, fazendo com que todos os aplicativos e janelas que porventura estejam por trás dela, sejam sobrepostos. Figura 4.5:.Figura 4.5 Botão maximizar. Obs.: Este botão aparece somente quando uma janela estiver restaurada.. Botão Restaurar este botão retorna uma janela maximizada ao seu tamanho original permitindo que seja visto o que se encontra em segundo plano. Figura 4.6:.Figura 4.6 Botão restaurar.. Botão Fechar este botão fecha uma janela maximizada ou restaurada. Figura 4.7:.Figura 4.7 Botão fechar.. Barra de Menu esta barra exibe os nomes dos menus de

10 aplicações permitindo utilizar os vários recursos que o Excel 2000 oferece. Figura 4.8:.Figura 4.8 Barra de menu.. Barra de Ferramentas Padrão é um conjunto de botões que permite agilizar as operações mais utilizadas do Excel 2000 evitandose percorrer pelo interior dos menus. Verifique os botões presentes na barra de ferramentas padrão do Excel2000 na figura 4.9:.Figura 4.9 Barra de Ferramentas Padrão.. Barra de Ferramentas Formatação esta barra permite a utilização da maioria dos recursos de formatação encontrados no Excel Veja a figura 4.10:.Figura 4.10 Barra de Ferramentas Formatação.. Caixa de Nomes esta área exibe a localização da célula ativa, o nome da célula ou objetos selecionados e o tamanho de uma seleção.. Barra de Fórmulas é usada para inserir ou editar dados em células de planilhas ou em gráficos. Inserindo/alterando de informações na planilha Para incluir dados, selecione uma célula, digite os dados e selecione com o mouse a caixa de entrada da barra de fórmula ( ) ou pressione ENTER. Para editar dados, selecione a barra de fórmula com o mouse ou pre ssione F2. Em seguida, digite as alterações e selecione com o mouse a caixa de entrada, ou pressione ENTER. Para cancelar as alterações, pressione o botão do mouse sobre a caixa de cancelamento da barra de fórmula (X) ou pressione ESC. A seguir são mostradas a Caixa de Nomes e a Barra de Fórmulas com seus respectivos botões para que se possa conhecer o ponto em deve ser clicado o mouse para a devida operação desejada. Barra de Status esta barra está localizada na parte inferior da tela do Excel 2000 onde são exibidas as informações sobre o comando atualmente selecionado e o estado atual da área de trabalho. O lado direito da barra de status mostra se as teclas CAPS LOCK, NUM LOCK e SCROLL LOCK estão ativadas ou não.

11 Criação de uma Planilha Para melhor entender o funcionamento do software, vamos criar uma planilha: Controle de Gastos Mensais Digite as informações abaixo, mantendo os mesmos endereços.

12 Formatando células Os comandos de formato de células modificam apenas a visualização das células, dando a elas a aparência definida pelo usuário. Exibindo as opções de Formatação Para exibir as opções de formatação de uma planilha, selecione a área a ser formatada, clique sobre ela com o botão direito do mouse e escolha a opção Formatar Células, ou selecione a mesma opção no menu Formatar. Será exibida a caixa de diálogo Formatar Células que possui várias guias para sua escolha, de acordo com a informação à ser formatada Alinhamento de células Na guia Alinhamento, definimos o alinhamento das informações dentro das células. Um texto pode estar à esquerda, à direita, centralizado ou justificado, além de ser alinhado horizontal / verticalmente.

13 Formatando Números A guia Números,oferece vários formatos para números, para tender as necessidades do usuário. Na lista de categorias, o usuário define o formato escolhido.

14 Mudando Fontes e Formatando Caracteres Na guia Fonte, o usuário define estilos como negrito ou itálico, muda o tipo e tamanho dos caracteres, além de suas cores. Fonte Tipos de letras (fontes) disponíveis; Tamanho São os tamanhos das letras para a fonte selecionada; Estilo da fonte Define: normal, negrito, itálico

15 Formatação Condicional Clique na barra de menu Formatar Formatação Condicional; Clique na opção IGUAL A; Neste passo você deverá digitar o argumento; Clique no botão Formatar... Escolha a cor, fonte... OK Caso necessite outra condição clique no botão Adicionar>> Repetir os mesmos passos do item anterior. Caso necessite outra condição clique no botão Adicionar>> No final clique OK

16 Bordas e sombreamento A guia Bordas, permite colocar bordas em planilhas, células ou em um intervalo. Selecione a rangena planilha e escolha na guia Borda, as bordas de contorno (Esquerda, Direita, Superior e/ou Inferior). Em Estilo selecione as linhas d a borda, e em Cor, a(s) cor(es). Padrões A guia Padrões serve para definir a cor de fundo das células selecionadas. Alterando a Largura da Coluna Quando os dados ficam muito pequenos ou excedem dentro da largura padrão de colunas,(por exemplo rótulos longos), ou com dados cujo formato é maior ou menor que a largura da coluna, torna se necessário um reajuste do tamanho da célula, para tanto. No menu Formatar selecione a opção Coluna, seguida pela Largura. ou,

17 Seguindo o exemplo acima, selecione as colunas a serem ajustadas; arraste a borda à direita do título da coluna (observe o formato do cursor) até que a coluna atinja a largura necessária. Salvando a Planilha Para utilização posterior, todo trabalho deve ser salvo. Clique no menu arquivo e selecione a opção salvar. A tela acima será exibida. No campo Nome do arquivo digite o nome de sua planilha e clique em salvar. Fórmulas

18 Os resultados dos cálculos são obtidos através das fórmulas. Digite as fórmulas: Digite os valores das despesas, conforme sugerido no nosso exemplo. Vamos calcular o Total Bruto. Clique na célula B6. Toda fórmula é iniciada com um sinal de = (igual) Digite o sinal de = na célula B6; clique na célula B4 (salário); digite o sinal de +; clique na célula B5 (Saldo bancário). O resultado será a soma dos dois valores. Funções Funções são fórmulas, criadas pela Microsoft e embutidas no Excel, com um mínimo de digitação, diminuindo a possibilidade de erros. São encontradas no Menu Inserir, opção função, ou através da Barra de ferramentas padrão botão Assistente de função. O valor total das despesas será calculado utilizando se a função autosoma (Σ) na fórmula: Total de Despesas: Autosoma =Soma(B4:B18) Clique na célula B19; No menu Inserir, selecione Função. Na Categoria da função, selecione Mais recentemente usada. No Nome da função escolha Soma. Clique Ok. Veja figura a seguir: Figura 1 Caixa SOMA Quando você usa uma função, você deve especificar um argumento para esta função. O argumento é um grupo de células que ligam se umas às outras na planilha. Para especificar o argumento, você digita ou clica na referência da primeira célula, digita: (dois pontos) e a última célula do intervalo. Neste caso, o Excel automaticamente sugeriu o intervalo para as células B4 e B18.

19 Pressione Ok e veja o resultado. Você também pode usar o botão ferramentas Padrão do Excel. (AutoSoma), disponível na barra de

20 Função SE Muitas vezes, precisamos que o Excel opte por um de dois resultados, em função de uma condição. Para melhor entendê la, vamos criar a planilha que simula um Boletim de Notas. Note que utilizamos cores para a Meta (Reprovado em vermelho Aprovado em azul, DP em laranja e Avaliado em preto). Isso foi possível graças à formatação condicional, vista anteriormente. Construindo a fórmula da META: No resultado meta, o Excel deverá checar a situação do aluno, baseando se na média alcançada comparada à média estipulada pela instituição de ensino: Utilizaremos a função SE SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) ou seja: =SE(F5>=$G$3;"Aprovado";SE(F5=4;"DP";SE(F5<3,99;"Reprovado";"Avaliado")))

21 MÉDIA ALCANÇADA Maior ou igual a 5 Entre 4 e 4,9 Igual a 4 Inferior a 3,99 RESULTADO APROVADO AVALIADO DP REPROVADO Após criarmos a fórmula anterior, ela deverá ser copiada para as demais linhas, observando se: Tipos de Cópias: Cópia Relativa: Cópia onde o valor resultado é ajustado em função do endereço copiado, por exemplo: Orçamento Doméstico Descrição Valor % Valor % Supermercado 500 0,29 =B3*C3 Água 50 0,03 =B4*C4 Luz 70 0,04 =B5*C5 Ensino 400 0,22 =B6*C6 Transporte 150 0,08 =B7*C7 Condomínio 200 0,11 =B8*C8 Gás 35 0,02 =B9*C9 Alimentação 80 0,04 =B10*C10 Vestuário 100 0,06 =B11*C11 Manutenção 200 0,11 =B12*C12 Observe que a fórmula se ajustou automaticamente a cada nova linha e coluna de cálculo.

22 Para tornar um endereço absoluto, devemos: Após ter feito a fórmula retornar à célula <F2> Edita uma célula <F4> Trava a célula 1ª $H$1 Trava LINHA E COLUNA Ex.: =B3 x $H$1 + B3 2ª H$1 Trava somente a LINHA Ex.: =B3 x H$1 + B4 3ª $H1 Trava somente a COLUNA Ex.: =B3 x $H1 + B5 4ª Libera Cópia Absoluta: Quando a informação a ser utilizada é localizada em um endereço pré determinado Célula ou Intervalo de células. O caractere $ é utilizado para fixar o endereço desejado. Uma cópia pode ser absoluta por Linha e Coluna:

23 Uma cópia pode ser absoluta por linha: Uma cópia pode ser absoluta por Coluna: Após tornar a fórmula absoluta, devemos preencher os demais intervalos de células, com o PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO.

24 Formatação Condicional Como o próprio nome diz, estabelece se uma condição para que a célula seja formatada. No nosso exercício, o texto será; CÔR VERMELHO AZUL LARANJA CASO O ALUNO SITUAÇÃO REPROVADO APROVADO DP Caso o aluno deva ser avaliado pelo professor(a) (média entre 4,1 e 4,9), o texto ficará em preto, que é a cor original do Excel. Selecione as células onde irão constar formatações condicionais; clique no Menu Formatar, opção Formatação Condicional. Siga o quadro acima e clique Ok. Gráficos Nosso gráfico será construído com base nos dados da planilha Controle de Gastos Mensais já criada. Vamos abri la. Clique no menu Arquivo, opçãp abrir e dê um duplo clique sobre o arquivo. Para inserir o gráfico você deverá selecionar um intervalo de células: A8 até B19

25 Após ter selecionado as células. Clique no menu Inserir, opção Gráfico. Você também pode usar o botão inserir gráfico, disponível na barra de ferramentas Padrão do Excel. No 1º passo você deverá selecionar o tipo de gráfico clique avançar.

26 No 2º passo você deverá selecionar a seqüência em Linhas ou Colunas dependendo do tipo de gráfico clique avançar. No 3º passo você deverá digitar o Titulo Controle de Gastos Mensais após isso clique na guia Legenda; Na legenda você poderá escolher o local onde ela ficará.

27 Nesta guia você deverá clicar em percentagem, clique avançar. No 4º passo você deverá escolher o local onde inserir o gráfico, temos duas formas; A 1ª forma na própria planilha ao lado da seleção de células; A 2ª forma em uma nova planilha com o nome Graf1 ou o que você desejar digitar, clique Concluir.

28 Imprimindo a Planilha O primeiro passo é definir a Range de impressão, para tanto, selecione a área a ser impressa; clique no Menu Arquivo, opção área de impressão e em seguida, definir área de impressão. Antes de imprimir a planilha, podemos ver como ela ficará no papel, para isso, visualizaremos nosso trabalho antes da impressão. Clique no ícone. na barra de ferramentas. Na visualização da impressão, podemos visualizar o resultado final do nosso trabalho, fazendo as alterações / correções necessárias. Com o botão Configurar, você pode alterar alguns formatos da(s) página(s) que será(ão) impressa(s). Orientação das páginas Para alterar a orientação da página (retrato ou paisagem), clique em Configurar página no menu Arquivo e, em seguida, clique na guia Página, escolhendo os padrões mais adequados.

29 Quebras de página Muitas vezes, nosso trabalho fica dividido em páginas, não organizando as informações da forma necessária. Para estabelecer até que ponto o trabalho ficará em determinada página, devemos inserir uma quebra de página, a partir do ponto em que o trabalho deverá continuar na página seguinte. Basta posicionar o cursor no local da quebra e escolher no menu inserir, a opção Quebra de página. Após definir as configurações de seu trabalho, clique no botão imprimir e depois, em OK.

30 EXERCÍCIO COMPLEMENTAR O exercício complementar deverá ser feito pelo aluno e entregue na conclusão do curso. Crie e editore (utilizando todos os recursos explicados na aula presencial) uma planilha e um gráfico, conforme o modelo abaixo: Locação de DVD Controle de Estoque Diário DVD Gênero Estoque (Ativo Fixo) Quant. Locada Valor Unitário Total Alugado Em Estoque Condição Tudo para ficar com ele Comédia 4 3 1,50 4,50 1 Limite Baixo Mulan Infantil 6 5 1,50 7,50 1 Limite Baixo Piratas do Caribe Aventura 9 3 1,50 4,50 6 Estoque Limite 007 O Retorno Aventura 5 3 3,00 9,00 2 Limite Baixo Titanic Drama 8 6 2,00 12,00 2 Limite Baixo A Múmia II Aventura 9 2 5,00 10,00 7 Estoque Limite Brinquedo Assassino Terror 7 6 5,00 30,00 1 Limite Baixo A Lente do Amor Romance 6 5 3,50 17,50 1 Limite Baixo Duro de Matar 3 Policial 9 8 2,50 20,00 1 Limite Baixo Valor Total Alugado 115,00 Valor Médio Alugado 12,78 Maior Valor Alugado 30,00 Menor Valor Alugado 4,50 Controle de Estoque 10% 14% 6% 10% 14% 11% 8% 14% 13% Tudo para ficar com ele Piratas do Caribe Titanic Brinquedo Assassino Duro de Matar 3 Mulan 007 O Retorno A Múmia II A Lente do Amor