Excel avançado - VBA Técnicas profissionais de uso dos poderosos recursos do excel!

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1 Excel avançado - VBA Técnicas profissionais de uso dos poderosos recursos do excel! Formatação de planilhas Gráficos Validação de dados Filtragem de dados Fórmulas avançadas Automatização de tarefas usando Macros Programação em VBA E muito mais... DEIVIS FONTES

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3 Capítulo 1 - Formatação e gráficos Conhecendo o ambiente de trabalho do Excel Partindo do principio que o leitor deste livro já deve ter um conhecimento básico do Microsoft Office Excel, a versão utilizada será o Office 2003, mas os conhecimentos adquiridos podem ser usados em outras versões com algumas adaptações. Para acessar o Excel: clique no menu Iniciar >> Programas( ou todos os programas) >> Microsoft Office 2003 >> Microsoft Office Excel 2003, lembrando que isso pode variar conforme a versão do programa. Área de trabalho do Excel Célula Vejamos agora as partes da área de trabalho do Excel: Pasta de trabalho: Barra de Menu: Menus para acessar as opções e recursos do programa, como salvar, formatar, abrir, etc... Barra de ferramentas: Um atalho para as opções mais usadas, como Novo, Abrir, Salvar, etc... Barra de formatação: aqui estão as principais ferramentas para formatação da planilha de cálculos. Colunas: O Excel divide a sua área de trabalho Verticalmente em colunas, contando com letras, no total são 256 colunas. Linhas: A área de trabalho também é dividida em linhas no sentido Horizontal, usando números para contagem, no total são linhas. Células: Uma célula é o encontro de uma coluna com uma linha, ou seja, os quadrinhos da planilha. 3

4 Formatando as células Para formatar as células de uma planilha o caminho mais fácil é usar os atalhos da barra de formatação, onde é possível alterar letra, cor de fundo e bordas. Para ter mais opções de formatação acesse o menu Formatar >> Células, ou as teclas de atalho Ctrl + 1. Vejamos as opções desta janela: Número: Permite definir um formato para o valor da célula, como por exemplo, datas por extenso, o usuário pode digitar a data neste formato: 01/01/1980 e quando sair da célula vai ficar a data por extenso: Segunda-feira, 01 de janeiro de

5 Alinhamento: Para mostrar o texto em duas linhas dentro de uma célula, é necessário formatar esta para que quebre o texto automaticamente. Siga os passos: 1. Digite um texto em uma célula que ultrapasse o seu limite na coluna, mas observe que o texto mesmo passando por cima da célula do lado continua na célula em que foi digitado, selecione esta célula. 2. Clique no menu: Formatar >> Células Na janela que abrir escolha a guia Alinhamento 4. Em Alinhamento do texto escolha: a. Horizontal: Centro b. Vertical: Centro 5. Em Controle de texto marque a caixa de seleção: Quebrar texto automaticamente 6. Clique no botão OK Orientação: Podemos definir o texto na vertical, horizontal ou em diagonal, alterando os valores da caixa de seleção Graus. 5

6 Bordas: Nesta opção podemos escolher o estilo da linha, cor, em que parte da célula a borda deve aparecer e as predefinições do contorno. Padrões: Preenchimento da célula pode ser uma cor ou um padrão de textura, para escolher um padrão clique na caixa de seleção Padrão e escolha um dos padrões disponíveis. 6

7 Proteção: Esta opção funciona apenas se a planilha estiver protegida com uma senha o que veremos mais adiante Ocultar linhas ou colunas Em muitas situações pode ser necessário ocultar uma linha ou coluna, por exemplo, em uma planilha de produtos na célula A1 inserimos o percentual de ICMS, para ter mais espaço visível na tela podemos ocultar a linha 1 onde encontra-se o valor do ICMS. Para isso clique no menu Formatar >> Linha >> Ocultar, siga o mesmo procedimento para as colunas escolhendo Coluna no menu Formatar 7

8 Mostrar linhas ou colunas Para reexibir colunas ou linhas ocultas digite uma célula da linha ou coluna desejada na caixa de nome e clique no menu Formatar >> Linha >> Reexibir. Formatação condicional Formatação condicional é um recurso que permite definir a formatação de uma célula de acordo com o seu conteúdo, por exemplo, se o total de ganhos de uma empresa for maior que zero a célula vai ficar com o preenchimento azul e caso contrário ficará vermelho. Para usar este recurso siga os passos: 1. Selecione a célula desejada 2. Clique no menu Formatar >> formatação Condicional Na janela que abrir escolha o valor da célula é 4. Ao lado escolha a condição do valor, este caso Menor ou igual a 5. No próximo campo digite o valor que irá fazer a comparação no nosso exemplo 0 (zero) 6. Clique no botão formatar... 8

9 7. E na janela que surgir clique na guia padrões para escolher a cor do preenchimento 8. Agora falta adicionar a segunda condição que se o valor for maior ou igual a zero, para isso basta clicar no botão Adicionar >> e seguir os mesmos passos mostrados anteriormente. Para excluir uma ou mais formatações clique no botão excluir e escolha qual condição deseja excluir. 9

10 Casas Decimais Muitas vezes ao realizar um cálculo de multiplicação ou divisão o resultado pode conter muitas casas decimais, tornando seu resultado um pouco confuso, para resolver isso definiremos a quantidade de casas decimais de uma célula usando os botões da barra de formatação. Para acrescentar casas decimais a um número clique no botão: Gráficos Para mostrar as informações da planilha em forma de gráficos siga os passos: 1. Selecione o intervalo de células que será usado para exibir as informações no gráfico, para selecionar colunas aleatórias pressione a tecla Ctrl enquanto seleciona as células desejadas (ex.: células da coluna A e da coluna C) 2. Clique no menu Inserir >> Gráfico 3. Siga os passos do assistente de gráficos 10

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12 Alterando Gráficos Para alterar as partes do gráfico clique com o botão direito do mouse na seção do gráfico que você deseja alterar e escolha a opção desejada, no exemplo abaixo Formatar série de dados, para alterar as colunas de dados. 12

13 Capítulo 2 Trabalhando com dados Importando dados de outros programas Com o Excel é possível importar dados de outro programa ou banco de um banco de dados este recurso pode ser muito útil para obter cadastros de clientes de uma empresa que usa o banco de dados Access, onde estão cadastrados os clientes desta empresa. Para importar os dados clique no menu Dados >> Importar dados externos >> Importar dados Procure pela pasta onde o banco de dados esta salvo 13

14 Escolha o Tipo de arquivo, caso não saiba escolha os tipos disponíveis até que seja mostrado algum arquivo na pasta onde esta seu banco de dados Clique no botão Abrir e será mostrada as tabelas do banco de dados, escolha uma tabela e clique em OK Agora você pode escolher onde deseja inserir estes dados: na mesma planiha ou em uma nova planilha 14

15 Validação de dados Quando desenvolvemos uma planilha é interessante validar os dados antes que sejam inseridos na planilha, para evitar erros como datas fora do período pré-determinado, definir uma quantidade máxima de caracteres em uma célula e muitas outras opções. Para acessar este recurso do Excel: 1. Clique no Menu Dados >> Validação As Guias disponíveis são: a. Configurações: Configurar o que e como será validado o valor b. Mensagem de Entrada: Exibe uma mensagem quando o usuário entrar em uma célula com validação de dados c. Alerta de Erro: Exibe uma mensagem quando o valor inserido não é válido Opções de Configurações Veja as opções de configuração dos dados, na caixa de opões Permitir Opções disponíveis: Qualquer valor: Permite inserir qualquer valor. Número inteiro: Apenas números inteiros Decimal: Apenas números decimais (0 9) Lista: Permite escolher os valores de um grupo de células na planilha para inserir em uma célula Data: Valida datas Hora: Valida Horas Comprimento de texto: Permite definir a quantidade de caracteres que uma célula pode conter. Personalizado: Permite escolher uma fórmula para validar os dados, não permitindo que esta fórmula seja alterada. 15

16 Validação de dados na prática Abra o Excel e crie uma planilha com as colunas: A. Produto B. Quant. C. Data D. Valor E. Total Preencha com os valores abaixo. Número Inteiro Vamos validar as células referentes a quantidade (B2 e B3), esta planilha controla um pequeno estoque de produtos de informática, as células referentes à quantidade podem ser do tipo inteiro, já que não existe 1,5 mouse, para validar estes dados selecione as células B2 e B3 e abra a janela de validação (Dados >> Validação...). 1. Configurações 2. Permitir: Número Inteiro 3. Dados: Maior ou igual a 4. Mínimo: 0 (zero) Obs.: Para não permitir valores em branco desmarque a caixa de seleção Ignorar em branco 16

17 Mensagem de entrada Para mostrar uma mensagem quando o usuário clicar na célula com validação escolha a guia Mensagem de entrada e marque a caixa de seleção: Mostrar mensagem de entrada ao selecionar a célula. Defina como Título: Quantidade e a Mensagem de entrada digite: Insira a quantidade do produto em números inteiros. Alerta de erro Esta opção mostra uma mensagem quando o valor inserido não é válido 1. Escolha um estilo neste caso Parar 2. Título: Valor inválido 3. Mensagem de erro: A quantidade do produto deve ser um número inteiro como 1, 2,

18 Estilos da mensagem de erro: A opção Estilo permite alterar o ícone e os botões da mensagem de erro, os estilos disponíveis são: Parar, Aviso e Informações, cada um deles mostra diferentes opções quando o valor inserido não é válido. Veja as opções, ao inserir uma letra na célula referente á quantidade. 1. Parar: Ao clicar no botão repetir o usuário pode digitar o valor correto novamente e o botão cancelar permite manter o valor que estava antes. 2. Aviso: Mostra um aviso perguntando se o usuário deseja continuar (Sim / Não) ou cancelar, caso escolha Sim será ignorada a validação e o valor poderá ser inserido mesmo que não seja válido. 3. Informações: Ao Clicar no botão OK a validação é ignorada e o valor pode ser inserido mesmo que seja inválido. 18

19 Validar a data Selecione as células referentes a data e na janela de validação em Configurações escolha Permitir >> Data. Dados: Escolha a data de ínicio e Término, os valores podem ser uma célula da planilha permitindo maior flexibilidade para alterar as datas futuramente. Configure as mensagens de entrada e de Erro, conforme suas preferências. 19

20 Filtros Em planilhas com muito conteúdo fica difícil separar as informações por grupos, para resolver o Excel permite filtrar as informações da planilha permitindo que sejam visualizadas apenas as células referentes ao critério usado no filtro tornando assim mais fácil a consulta aos dados da planilha. Para usar o filtro selecione a célula desejada e clique no menu Dados >> Filtrar >> Auto filtro, note que esta opção do menu ativa o filtro para desativar siga os mesmos passos desmarcando o auto filtro do menu. Escolha a opção Personalizar: Defina os parâmetros do filtro personalizado Dica: Se quiser resetar o filtro clique no menu: Dados >> Filtrar e desmarque a opção Auto Filtro. 20

21 Capítulo 3 Protegendo e Compartilhando pastas de trabalho Proteção de planilhas O Excel permite proteger as planilhas com senha, evitando assim que uma pessoa não autorizada altere os valores ou modifique suas fórmulas, este recurso é muito útil em empresas onde algumas informações devem ser protegidas. Veja como proteger uma planilha: 1. Abra uma planilha que você deseja proteger com senha. 2. Clique no Menu: Ferramentas >> Proteger >> Proteger Planilha Na janela que surgir digite uma senha e escolha o que você deseja permitir marcando as caixas de seleção referentes ao recurso selecionado. 4. Repita sua senha Ao tentar editar qualquer célula será exibida uma mensagem de erro. 21

22 Para desbloquear basta acessar o menu Ferramentas >> Proteger >> Desproteger Planilha... e digitar a senha. Para permitir a edição de determinadas células mesmo com a planilha protegida por senha, selecione as células que você deseja permitir a edição e clique no menu Formatar >> Células escolha a guia Proteção e desmarque a caixa de seleção Bloqueadas isso permite que as células selecionas possam ser editadas enquanto o resto da planilha fica protegida. 22

23 Compartilhando Planilhas na rede Antes de compartilhar uma planilha na rede você deve criar uma pasta compartilhada para salvar sua planilha neste local, para criar uma pasta compartilhada siga os passos abaixo: Clique com o botão direito do mouse na pasta que você deseja compartilhar e escolha a opção Compartilhamento e segurança... Na janela que surgir marque a caixa de seleção Compartilhar esta pasta na rede e Permitir que os usuários da rede alterem meus arquivos, clique em OK para aplicar as alterações. Quando mais de um usuário abrir a mesma planilha o segundo usuário receberá uma mensagem de erro informando que uma planilha já esta aberta e esta cópia será aberta apenas como leitura. 23

24 Permitindo que mais de um usuário trabalhe na mesma planilha Para permitir que mais de um usuário abra a mesma planilha, salve a planilha desejada e clique no menu Ferramentas >> Compartilhar pasta de trabalho... Na guia avançadas configure como na imagem abaixo: Assim a planilha será salva e atualizada a cada 5 minutos. 24

25 Capítulo 4 - Fórmulas Fórmulas do Excel É possível fazer cálculos matemáticos com o Excel por meio de Fórmulas, baseadas no conteúdo de uma ou mais células ou em valores previamente determinados na fórmula. Antes de começar a fazer uma fórmulas leve em consideração que: Toda fórmula inicia com o sinal = (igual) Para calcular valores do conteúdo entre duas células use : (dois pontos) Para calcular valores aleatórios entre células separes as células com ; (ponto e virgula) As referências dos exemplos como =A1+A2, são apenas ilustrativas perceba que A1 deve ser alterado para a célula correspondente ao valor que deseja calcular. Por exemplo, se na célula B2 tem o valor gasto com telefone e na célula C2 Tem o valor gasto com água então a fórmula ficaria assim: =B2+C2, para exibir os gastos com água e telefone. Operações básicas: Operação Fórmula Observações Adição =A1+A2 Soma o valor da célula A1 + A2 Subtração =A1-A2 Subtrai o valor da célula A1 + A2 Multiplicação =A1*A2 Multiplica o valor da célula A1 + A2 Divisão =A1/A2 Divide o valor da célula A1 + A2 Somar valores entre várias células Cálculos estatísticos =SOMA(A1:A10) Esta fórmula soma todos os valores que estão entre as células A1 e A10. Operação Fórmula Observações Média entre seqüência de valores =MEDIA(A1:A10) Calcula a média entre as células A1 e A10 Média com dois ou mais valores =MEDIA(A1:A10;A15) Calcula a média com as células A1, A10, A15 Maior valor =MAXIMO(A1:A10) Pode usar o sinal ; (ponto e Vírgula) para calcular valores selecionados Menor valor =MINIMO(A1:A10) Pode usar o sinal ; (ponto e Vírgula) para calcular valores selecionados Contar células =CONT.NÚM(A1:A10) Funciona apenas com valores numéricos. Obs.: o sinal : (dois pontos) calcula os valores que estão entre uma célula inicial e outra final, no entanto o sinal ; (ponto e Vírgula) calcula apenas os valores escolhidos que estão entre o sinal ; (ponto e Vírgula). 25

26 Outras fórmulas Nome Fórmula Observações Raiz Quadrada =Raiz(A1) Potência =A1^2 O número 2 indica o grau de exponênciação se quiser calcular ao cubo use 3 Data e hora Fórmula =HOJE() =AGORA() Observações Mostra a data atual de acordo com o relógio do sistema Subtrai o valor da célula A1 + A2 Operadores Soma + Subtração Multiplicação * Divisão / Diferente de <> Maior > Menor < Potência ^ Nomes das células Em planilhas mais complexas, é recomendável nomear as células que serão usadas para calcular os resultados, para nomear as células: 1. Selecione as células que serão nomeadas 2. Clique no menu Inserir >> Nome >> Definir... 26

27 Digite o nome para as células Clique na caixa de texto Refere-se a: e selecione as células que deseja nomear Clique no botão Adicionar e depois em OK. Para Calcular basta usar o nome da célula como, por exemplo, a célula A1 tem Quantidade de um produto e a célula B1 tem o valor de venda deste produto e estão nomeadas assim: A1 Qnt B1 ValorCompra Para saber o total use a fórmula: =Qnt * ValorCompra 27

28 Fórmula condicional no Excel O Excel permite o uso de fórmulas condicionais, possibilitando o preenchimento automático de uma célula, de acordo com o valor de outra célula relacionada, como por exemplo, as médias de um aluno, se o valor da célula correspondente a média for maior ou igual a 7 o resultado será Aprovado e caso contrário Reprovado, evitando assim que o usuário tenha que comparar as médias e digitar manualmente a situação do aluno. Lógica da fórmula: Veja o exemplo na planilha, onde temos a célula A1 com o número 1 e na célula do lado usamos uma fórmula que se o valor da célula A1 for igual a 1 será exibido Um e caso contrário não será mostrado nada. Acompanhe o seguinte raciocínio: Fórmula: =SE(A1=1;"Um";" ") Analisando: Se A1 for igual a 1 então Um caso contrário em branco Observações Primeiro indicamos o tipo de fórmula, =SE(teste lógico) Depois a condição A1=1 O Ponto-e-vírgula separa a condição do resultado Caso o valor da célula A1 for igual a 1, temos então o primeiro resultado Um E caso contrário fica em branco Os resultados devem ser separados por Aspas " Cálculo de média escolar: =SE(A1>=7;"Aprovado";"Reprovado") Se o valor da célula A1 for maior ou igual a 7 então Aprovado, caso contrário Reprovado 28

29 Condição com Texto Até agora vimos fórmulas envolvendo células com números, mas podemos usar também usar células que contenham palavras, veja o exemplo: =SE(A3="deivis";"Fontes";"Outro Nome") Neste caso é necessário colocar a condição entre Aspas "deivis". Usando mais de uma condição Em uma planilha para controle de funcionários por setores de uma empresa temos uma célula com o nome do funcionário outra com o código do cargo e outra que mostra o setor em que o funcionário trabalha. veja a fórmula: =SE(B3=1;"Desenvolvimento";SE(B3=2;"Direção";SE(B3=3;"Outros"))) Agora basta adaptar conforme suas necessidades, lembrando que no final devem ser acrescentadas a quantidade de parênteses para fechar a fórmula de acordo com os que foram abertos na fórmula. Concatenar Concatenar para o Excel significa juntar células umas as outras ou células com um texto predefinido, como por exemplo, em uma planilha onde temos em uma célula nome e em outra o endereço usamos a seguinte fórmula para juntar o nome e o endereço: =CONCATENAR(A2;B2) 29

30 Para usar um texto pré-determinado, coloque o texto entre aspas como no exemplo: =CONCATENAR(A2; Seu texto ) Outra forma de concatenar é usar o caractere & entre uma célula e outra. Ex.: =A1&B1 Para inserir espaço, palavra ou número no resultado use as aspas =A1& texto &B1 Vinculo com célula de outra planilha É possível vincular dados das células de outra planilha, para que quando o valor for alterado na planilha de origem a que recebe o vinculo atualiza os valores automaticamente, por exemplo, digite um valor na célula A1 em Plan2 e na célula A2 da Plan1 digite a seguinte fórmula: =Plan2!A1. Deixar apenas a primeira letra Maiúscula Durante o uso de planilhas, muitos usuários esquecem a tecla Caps Loock ativada assim tudo que for digitado fica em maiúsculo, isso ocupa um espaço maior nas colunas da planilha e em alguns casos a deixa com uma aparência feia, para corrigir isso, na célula que você deseja mostrar com a primeira letra maiúscula, use a seguinte fórmula: Onde A1 deve ser substituída pela célula que contem o valor a ser corrigido. =PRI.MAIUSCULA(A1) 30

31 Procura automática Em muitos casos pode ser útil que o Excel preencha automaticamente os dados a aprtir de uma referência, como, por exemplo uma planilha de vendas onde temos uma planilha com os produtos e outra com as vendas, para evitar erros podemos usar a fórmula PROCV que preenche automaticamente os valores de acordo com o código do produto. Para entender melhor vamos á prática: Crie uma planilha como mostra a imagem abaixo: Renomeie a Plan2 como Orçamento Preencha com os dados da imagem abaixo: [ 31

32 Na célula A1 o usuário deve digitar o código do produto e nas células B2 e C2 deve aparecer automaticamente a descrição do produto e o seu valor. Para isso use a fórmula: =PROCV(A2;Produtos!A2:C10;2) Que traduzindo teremos =PROCV(célula onde o valor deve ser procurado;intervalo onde procurar;número correspondente à coluna cujo valor deve ser exibido) Vamos analisar cada parte desta fórmula: =PROCV: este é o nome da fórmula que deve ser seguido do parêntese A2: é a célula onde digitaremos o código do produto, ou seja, o que a fórmula deve procurar. Produtos!A2:A10: é o intervalo de células no qual o valor digitado em A2 deve ser procurado, neste caso este valor está entre as células A2 e A10 da planilha Produtos 2: este é o número que indica em qual coluna deverá ser pego o valor a ser exibido, no caso da coluna C seria 3, coluna D 4 e assim por diante. Os sinais de ponto e vírgula separam as partes da fórmula. 32

33 Capítulo 5 Tabelas dinâmicas Criando Tabelas dinâmicas Tabelas dinâmicas é um recurso do Excel que permite organizar os dados em planilhas muito extensas, permitindo acesso rápido e fácil aos dados que você precisa. Veja como criar uma tabela dinâmica: Abra uma planilha com muitos dados e clique no menu Dados >> Relatório de tabela e gráfico dinâmico... Escolha as opções : Banco de dados ou lista do microsoft office excel Tabela dinâmica Clique em avançar 33

34 Selecione as células que serão usadas e escolha avançar > Escolha onde você quer inserir o0 relatório de tabela dinâmica Clique em concluir Arraste os itens para as partes do relatório que você preferir 34

35 Capítulo 6 Macros O Excel permite automatizar algumas tarefas com o uso de macros, que podem ser gravadas automaticamente ou escritas usando alguns comandos da linguagem Visual Basic baseada na linguagem Basic desenvolvida pela Microsoft. Para gravar macros siga os passos: Abra uma planilha e clique no menu Ferramentas >> Macro >> Gravar nova Macro... Digite um nome para esta macro, caso deseje pode definir um atalho de teclado para a macro pressionando a tecla Ctrl, também é possíel escolher um local para salvar esta macro. Clique em OK para iniciar a gravação. 35

36 Selecione algumas células e mescle, isso será a ação desta macro poderia ser outra ação qualquer, como imprimir uma planilha. Para parar a gravação clique no botão Parar Gravação Para ver as macros que foram criadas Clique em Ferramentas >> Macro >> Macros, ou pressione Alt + F8 36

37 Para executar uma macro clique na macro e em seguida clique no botão executar Editando Macros Pressione Alt + F8 e clique na macro que deseja editar e clique no botão Editar. Será aberto o editor de macros, onde você poderá usar comandos da linguagem visual basic para alterar suas macros, mas isso veremos no próximo capitulo sobre VBA a linguagem de programação do Excel. 37

38 Editando uma macro Veja a seguir o exemplo de uma macro que seleciona as células A1 até D1 Sub Macro1() Range("A1:D1").Select End Sub A linha Range("A1:D1").Select refere-se ao intervalo de células A1 até D1, para alterar este intervalo basta trocar os valores A1:D1, se desejar selecionar células fora de uma seqüência use a vírgula. Sub Macro1() Range("A1,A3,A5").Select End Sub Segurança Ao abrir uma planilha que contém macros em outro computador ou até mesmo no próprio computador onde a planilha foi elaborada pode acontecer do Excel bloquear as macros, sendo necessário alterar algumas configurações de segurança do Excel. Isso foi implantado na versão 2003 do Office para evitar os vírus de macro que desconfiguravam os aplicativos do pacote Office. Com a planilha aberta clique no menu Ferramentas >> Macro >> Segurança... 38

39 Deixe os níveis de segurança como Baixo assim suas macros poderão ser executadas sem problemas, se preferir altere o nível de segurança para Alto ou Muito alto depois. Alternando entre as planilhas Vamos criar uma macro simples que alterna entre as planilhas, apenas clicando em botões, para isso precisamos da barra de ferramentas de caixa de controle, que por padrão não é exibida no Excel, para exibir esta barra clique no menu Exibir >> Barras de ferramentas e marque a opção Caixa de ferram. De controle. 39

40 Escolha o item Botão de comando e desenhe um botão na planilha Clique com o botão direito do mouse neste Botão de controle e escolha Propriedades. Altere as seguintes opções: Name Nome do botão usado pelo Excel, não pode conter espaços e use um nome sugestivo como BtnPlanilha2. Caption Texto que aparece no botão Mouse Icon cursor do mouse que vai aparecer para este botão Dica: Você pode alterar as outras opções para descobrir o que cada uma faz! 40

41 Feitas as devidas alterações na aparência deste botão vamos agora inserir os comandos para que quando este botão for clicado passe para a planilha 2, para isso clique com o botão direito do mouse neste botão e escolha Exibir código. No editor do VBA insira o código entre Private Sub CommandButton1_Click() e End Sub Worksheets(2).Activate Deve ficar assim: Private Sub CommandButton1_Click() Worksheets(2).Activate End Sub Volte para a planilha do Excel e clique no botão para ver o resultado, talvez seja necessário sair do modo Design clicando na opção da caixa de ferramentas de controle. 41

42 Capítulo 7 Programação em VBA VBA VBA é a sigla para Visual Basic for Applications, um ambiente de programação voltado para os programas da família Office, usando como base a linguagem Visual Basic, criada pela Microsoft. Para acessar o ambiente de programação do VBA, primeiro abra o Excel, depois vá no menu Ferramentas >> Macros >> Editor do Visual Basic ou pelo atalho de teclado Alt + F11. 42

43 Itens área de trabalho do VBA: 1. Project Explorer - onde você pode ver todos componentes do seu projeto como planilhas plan1, plan2, etc. 2. Janela de Propriedades - Janela onde você pode ver e alterar as propriedades dos componentes do projeto, por exemplo, a propriedade Name altera o nome de um componente. 3. Formulário - Tela do programa onde podemos colocar botões, caixas de texto, etc. 4. Caixa de ferramentas - Local onde encontramos os controles necessários para o projeto como botões, caixas de texto, etc. Para alterar as propriedades de um componente você deve primeiro selecioná-lo, bastando para isso clicar sobre o objeto desejado e Pressionar F4 caso a janela de propriedades não estiver aparecendo. Algumas propriedades comuns: Name - Nome usado para orientar o programador na hora de escrever o código Caption - Título que aparece no componente, comum em componentes tipo botão e formulário Text - Exibe o texto definido nesta propriedade em uma caixa de texto Font - Define o tipo de fonte (letra) a ser utilizada Visible - Visibilidade do componente, True(verdadeiro) ou False(falso) Enabled - Define se o componente está habilitado, True(verdadeiro) ou desabilitado False(falso) Estas são apenas algumas propriedades de uso geral, pois as propriedades podem variar conforme o componente e a situação. Executando uma aplicação Para executar sua aplicação pressione F5 ou clique no botão Executar da barra de ferramentas, para parar clique no botão Redefinir ou feche sua aplicação Módulos Os módulos são as macros criadas e podem ser atribuídos a um ou mais componentes da planilha economizando assim linhas de código repetidas. Formulários Formulários são janelas que podem ser usadas para diversas funções dentro de uma planilha, dentro de um formulário podemos inserir os controles como botões, caixas de texto, etc. Para inserir um formulário clique no menu Inserir >> User Form, note que também é possível inserir módulos a partir desse menu: 43

44 Controles comuns Vamos criar um aplicativo de exemplo onde o usuário deve digitar seu nome em uma caixa de texto e clicar em um botão para mostrar seu nome em um rótulo. No editor do VBA insira um formulário e neste formulário coloque os seguintes componentes: 1 Rótulo 1 Caixa de texto 2 Botões Altere as propriedades: Rotulo: Caption: em branco Caixa de Texto: Name TxtNome Text: em branco CommandButton1: Caption: OK CommandButton2 Caption: Sair Vamos agora ao código Dê um duplo clique no botão OK e insira o código que vai mostrar seu nome no rótulo para isso usaremos as propriedades do rótulo e da caixa de texto: Private Sub CommandButton1_Click() Label1.Caption = TxtNome.Text End Sub Onde: Label1.Caption - é o rótulo com a propriedade Caption onde mostra o texto neste rótulo TxtNome.Text é a caixa de texto com a propriedade Text que será mostrada no rótulo No código do botão OK digite End, isso fecha o formulário Para chamar esse formulário através de um botão de comando use o código: UserForm1.Show Onde UserForm1 é o nome do formulário, definido na propriedade Name 44

45 Comentando o código Comentários ajudam a entender melhor o código os comentários devem ser iniciados com apóstrofos Veja mostra a letra A na caixa de texto TextBox1.Text = A Variáveis As variáveis armazenam um valor na memória do computador que poderá ser usado posteriormente para cálculos ou exibir uma mensagem, devem ser declaradas com o comando Dim Nome_da_variavel As Tipo_de_Variavel Boolean Tipos de Variáveis As variáveis Boolean são armazenadas como números de 16 bits (2 bytes), mas só podem ser True ou False. As variáveis Currency são armazenadas como números de 64 bits (8 bytes) em um formato de número inteiro, em escala de para fornecer um número de ponto fixo com 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Essa representação fornece um intervalo de ,5808 até ,5807. Currency Date O tipo de dados Currency é útil para cálculos que envolvem dinheiro e cálculos de ponto fixo, nos quais a precisão é especialmente importante. As variáveis Date são armazenadas como números IEEE de ponto flutuante de 64 bits (8 bytes) que representam as datas que variam de 1 de janeiro de 100 a 31 de dezembro de 9999 e as horas de 0:00:00 a 23:59:59. Qualquer valor literal de data reconhecível pode ser atribuído a variáveis Date. Os literais date devem estar entre sinais (#), por exemplo, #1 de janeiro de 1993# ou #1 jan 93#. As variáveis Date exibem as datas de acordo com o formato abreviado de data reconhecido por seu computador. As horas são exibidas de acordo com o formato de hora (12 ou 24 horas) reconhecido por seu computador. Quando outros tipos numéricos são convertidos em Date, os valores à esquerda do decimal representam informações de data, enquanto os valores à direita do decimal representam horas. Meia-noite é 0 e meio-dia é 0,5. Números inteiros negativos representam datas anteriores a 30 de dezembro de

46 String Os códigos para caracteres String variam de 0 a 255. Os primeiros 128 caracteres (de 0 a 127) do conjunto de caracteres correspondem às letras e aos símbolos de um teclado padrão norte-americano e são iguais àqueles definidos pelo conjunto de caracteres ASCII. Os 128 caracteres (de 128 a 255) seguintes representam caracteres especiais, como letras de alfabetos internacionais, acentos, símbolos de moeda e frações. Byte As variáveis Byte são armazenadas como números de 8 bits (1 byte), sem sinal, únicos, que variam em valor de 0 a 255. O tipo de dados Byte é útil para conter dados binários. Decimal As variáveis Decimal são armazenadas como números inteiros, sinalizados, de 96 bits (12 bytes), em escala por uma potência de 10 variável. O fator de escala potência de 10 especifica o número de dígitos à direita da vírgula decimal e varia de 0 a 28. Com uma escala de 0 (sem casas decimais), o maior valor possível é +/ Com 28 casas decimais, o maior valor é +/-7, e o menor valor, diferente de zero, é +/-0, Double IMPORTANTE: Atualmente, o tipo de dados Decimal pode ser usado somente dentro de uma Variant, ou seja, você não pode declarar uma variável como sendo do tipo Decimal. No entanto, você pode criar uma Variant com o subtipo Decimal usando a função CDec. As variáveis Double (vírgula flutuante de dupla precisão) são armazenadas como números IEEE de vírgula flutuante de 64 bits (8 bytes), com valor no intervalo de -1, E308 a - 4, E-324 para valores negativos e de 4, E-324 a 1, E308 para valores positivos. O caractere de declaração de tipo para Double é o sinal #. Integer As variáveis Integer são armazenadas como números de 16 bits (2 bytes) com valor no intervalo de a O caractere de declaração de tipo para Integer é o sinal de porcentagem (%). As variáveis Integer também podem ser usadas para representar valores enumerados. Um valor enumerado pode conter um conjunto finito de números inteiros exclusivos, cada um com um significado especial no contexto em que é usado. 46

47 Para entender as variáveis vamos desenvolver uma calculadora, que pode ser muito útil caso o usuário queira fazer um cálculo simples e rápido sem ter que usar fórmulas. No editor do VBA clique no menu Inserir >> UserForm, para inserir um formulário que será a tela da calculadora, neste UserForm insira os seguintes componentes: 3 TextBox 4 Botões 1 Rótulo Organize os componentes e altere as propriedades para que fiquem parecidos com a imagem abaixo: Clique 2 vezes no botão com o sinal de soma (+) e digite o seguinte código, entre Private Sub CommandButton1_Click() e End Sub : Dim x, y As Double x = TextBox1.Text y = TextBox2.Text TextBox3.Text = x + y Comentando o código: Dim x, y As Double - variáveis mostra que serão utilizados dois números X e Y x = TextBox1.Text y = TextBox2.Text mostra qual componente vai receber cada variável TextBox3.Text = x + y calcula no TextBox3 a soma de X+Y 47

48 Repita o mesmo procedimento para os outros botões lembrando de trocar o sinal do operador no código de cada botão. Depois de pronta crie um botão de comando no Excel, clique duas vezes nele e digite o código para chamar a calculadora FrmCalculadora.Show note que FrmCalculadora é o nome que foi definido para o UserForm Caixa de mensagem As caixas de mensagem podem ser usadas para exibir informações na forma de avisos, seu uso é bem simples, veja o código a seguir: Private Sub CommandButton1_Click() MsgBox ("ola") End Sub 48

49 Capítulo 8 Guia de consulta rápida Fórmula =A1+A2 =SOMA(A1:A10) =A1-A2 =A1*A2 =A1/A2 =MEDIA(A1:A10) =Mínimo(A1:A10) =MAXIMO(A1:A10) =SE(A1<= 7; Aprovado ; Reprovado) Fórmulas Ação Soma 2 valores Soma o intervalo de células entre A1 e A10 Subtração Multiplicação Divisão Calcula a média de valores no intervalo entre A1 e A10 Mostra o menor valor entre o intervalo A1 e A10 Mostra o maior valor entre o intervalo A1 e A10 Fórmula lógica testa se o valor da célula A1 for menor ou igual a 7 mostra como resultado Aprovado, caso contrário Reprovado =SE(A1<>"";A1*5;"") Testa se o valor da célula A1 for diferente de em branco (o sinal indica espaço em branco), então calcula A1*5, caso contrário mostra a célula em branco =CONT.NUM(A1:A10) Conta o numero de células no intervalo entre A1 e A10, funciona apenas com calores numéricos (Números em geral, data, hora e valores monetários). =Raiz(A1) Calcula a raiz quadrada do valor contido na célula A1 =A1^2 Calcula a potência do valor contido na célula A1 elevado a 2 =CONCATENAR(A1;A2) Junta o valor das células A1 e A2 =CONCATENAR(A1; ;A2) Junta o valor das células A1 e A2 deixando um espaço em branco entre as duas =Plan2!A1 Mostra o valor da célula A1 da planilha Plan2 =PRI.MAIUSCULA(A1) Mostra a primeira letra maiúscula =PROCV(A2;PRODUTOS!A2:A10;2 Procura um valor, onde: PROCV formula A2 Célula onde digita o código a ser procurado Produtos!A2:A10 intervalo de células onde o código será procurado 2 refe-se à coluna B neste caso indicada pelo número 2 VBA Worksheets(2).Activate Workbooks.Open( C:\Balanço.xls ) Worksheets.Add Range( A1 ).Activate Range("A1").Value = "ABC" UserForm1.Show End TextBox1.Text Label1.caption Ativa e exibe a planilha 2 seguindo a ordem qu elas estão na pasta de trabalho Abre a planilha Balanço salva no disco C:\ Adiciona uma nova planilha Ativa uma célula Define o valor ABC na célula A1 Mostra um formulário Fecha um formulário Propriedade Text da caixa de texto Propriedade Caption que mostra o texto do rótulo 49

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