GERAÇÃO DE RELATÓRIOS...

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1 Maio/01

2 Índice Analítico 1. INTRODUÇÃO TABELA CONSULTA FORMULÁRIO Modo Formulário Modo Design RELATÓRIO MACROS MÓDULO BANCO DE DADOS TABELAS CHAVE PRIMÁRIA PROPRIEDADES DAS TABELAS Propriedades de Campo Propriedades de Tabela Propriedades de Pesquisa RELAÇÃO ENTRE TABELAS Relação com Integridade Referencial IMPORTAÇÃO DE DADOS Importação de Dados do Access Importação de Dados do Excel CONSULTAS CRIAÇÃO DE CONSULTA CÁLCULOS EM CONSULTAS CONSULTAS PARÂMETROS AGRUPAMENTOS DE TOTAIS CONSULTAS AÇÃO Consulta Criar Tabela Consulta Acrescentar Registros Consulta Atualizar Registros Consulta Exclusão de Registros Consulta Localizar Registros não Coincidentes FORMULÁRIOS FORMULÁRIO DE INICIALIZAÇÃO AUTOFORMULÁRIO ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS FORMULÁRIOS E SUBFORMULÁRIOS CRIAÇÃO DE CONTROLES EM FORMULÁRIOS Controle Não-Vinculado Controles Vinculados BOTÃO DE OPÇÃO, BOTÃO DE ALTERNAR E CAIXA DE SELEÇÃO GRUPO DE OPÇÃO CAIXA DE LISTAGEM E CAIXA DE COMBINAÇÃO Caixa de Listagem Caixa de Combinação BOTÃO DE COMANDO Navegação de Registro Operações de Registro Operações de Formulário Operações de Relatório FIGURAS E OBJETOS EM FORMULÁRIOS Adicionando Figura Não Acoplada GERAÇÃO DE RELATÓRIOS AUTO RELATÓRIO ASSISTENTE DE RELATÓRIO... 83

3 Microsoft Access Introdução O Microsoft Access é um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional e interativo para o ambiente Windows. Relacional, pois os dados são armazenados em diferentes tabelas, cada uma com um tipo de informação. Estas tabelas podem ser relacionadas através de um campo comum a elas para que se possa usar as informações de várias destas tabelas ao mesmo tempo. Veremos que este recurso é fundamental na construção de consultas e relatórios. Interativo, pois permite consultas a várias tabelas em uma única consulta e apresenta as alterações à medida que são introduzidas. Um banco de dados do Access é constituído de um conjunto de arquivos e não simplesmente de uma tabela de dados. Ao criar um banco de dados novo, ou ao abrir um existente, veremos as seguintes opções de arquivos na janela Banco de Dados (Fig.1): 1) Tabela 2) Consulta 3) Formulário 4) Relatório 5) Macro 6) Módulo Fig. 1 José Antelo Cancela Pág. 1

4 1.1 Tabela As tabelas são os principais objetos dos bancos de dados. É nas tabelas que se encontram armazenadas toda a informação. As tabelas destinam-se unicamente ao armazenamento de dados. Os dados armazenados nas tabelas são organizados em registros e campos. Se tomarmos como exemplo o arquivo de filmes de uma locadora de vídeo, podemos dizer que temos um registro para cada filme e que cada registro contém vários campos, com nome do filme, código do filme, categoria, etc. Uma tabela pode ser visualizada de dois modos: 1. Modo Folha de Dados 2. Modo Design da Tabela. No Modo Folha de Dados os dados são exibidos na forma de planilha, com linhas correspondendo a registros e colunas correspondendo a campos, conforme Fig.1.1.a. Neste modo de exibição podemos acrescentar novos registros a tabela e alterar ou excluir registros existentes. No Modo Design da Tabela podemos alterar a estrutura da tabela, acrescentando ou excluindo campos ou modificando o tipo de dados da tabela. Fig. 1.1.a - Modo Folha de Dados da Tabela Fig. 1.1.b - Modo Estrutura da Tabela José Antelo Cancela Pág. 2

5 1.2 Consulta A Consulta é a maneira de fazer perguntas ao Access a respeito dos dados armazenados nas tabelas. Com consultas podemos saber, por exemplo, quais os funcionários de uma empresa que moram em determinado bairro, qual o produto mais vendido em determinado estado em determinado mês, etc. Para acessar a opção Consulta de um banco de dados, basta cliquear na pasta Consulta da Janela Banco de Dados (Fig.1.a). Uma Consulta pode ser exibida de dois modos 1. Modo Folha de Dados 2. Modo Design da Tabela. No Modo Design a consulta é apresentada em uma janela composta de dois painéis. Na parte superior da janela são mostrados os arquivos e/ou consultas nos quais vamos realizar a pesquisa. Na parte inferior, chamada Grade QBE, são mostrados os campos que serão exibidos, como serão classificados, as regras de seleção, etc. (Fig.1.2.a) No Modo Folha de Dados é apresentado o resultado da consulta feita (Fig.1.2.b). Fig. 1.2.b Fig. 1.2.a GRADE QBE José Antelo Cancela Pág. 3

6 1.3 Formulário Os Formulários do Access facilitam a tarefa de inclusão e modificação das informações do banco de dados, além de permitirem a automação de tarefas rotineiras, acusar erros na entrada de dados, apresentar mensagens de validação de dados, efetuar cálculos e emitir relatórios. Os Formulários podem ser visualizados de três modos: Modo Formulário Modo Design Modo Folha de Dados Modo Formulário Modo Formulário é a visualização da forma como o Formulário é realmente utilizado, com as informações apresentadas de forma visual prática e funcional (Fig.1.3.a.). Fig. 1.3.a - Modo Formulário Modo Design O Modo Design mostra a forma como o formulário foi construído, com as cores empregadas, linhas, controles, origem dos dados, etc. Este modo permite fazer alterações, acréscimo ou exclusão de informações. (Fig.1.3.b). José Antelo Cancela Pág. 4

7 Fig. 1.3.b - Modo Estrutura do Formulário José Antelo Cancela Pág. 5

8 1.4 Relatório Os relatórios são saídas via impressora, que podem ser visualizados na tela antes da impressão, para verificar se estão de acordo com o planejado ou se necessitam alterações alterações. Os relatórios podem ser apresentados de dois modos: a) Modo Visualizar Impressão b) Modo Design de Relatório No Modo Visualizar Impressão é mostrado o relatório exatamente como será impresso.(fig.1.4.a). Fig. 1.4.a. - Modo Visualizar Impressão de Relatório No Modo Design de Relatório é mostrado na forma como foi construído no construtor de relatório, com todos os dados, totais, cores, posições, etc. O relatório pode ser sempre alterado, com acréscimo, alteração e exclusão deste componentes, neste modo de apresentação.(fig.1.4.b) 1.5 Fig. 1.4.b - Modo Estrutura de Relatório José Antelo Cancela Pág. 6

9 1.5 Macros As Macros são recursos do Access que tem a finalidade de realizar a automação de tarefas rotineiras e repetitivas. Considere, por exemplo, a tarefa de, diariamente, abrir vários arquivos e emitir vários relatórios. Embora esta tarefa possa ser feita manualmente, seria muito mais produtivo se isto pudesse ser feito automaticamente, bastando cliquear um botão de um formulário. Esta é a função das macros. (Fig. 1.5.a). Fig. 1.5.b. - Exemplo de Macro. José Antelo Cancela Pág. 7

10 1.6 Módulo Uma das partes mais interessantes do banco de dados é a programada, isto é, o uso de uma linguagem de programação para execução de tarefas. Uma linguagem de programação é um conjunto de instruções, cada qual correspondendo a uma tarefa, que é executada pelo computador. A linguagem de programação utilizada pelo Access é o Visual Basic, uma evolução do tradicional Basic. Um Módulo (Fig.1.6) é uma coleção de declarações e procedimentos do Visual Basic para aplicativos armazenados conjuntamente, formando uma unidade. Existem dois tipos básicos de módulos: módulos classe e módulos padrão. Cada procedimento em um módulo pode ser um procedimento Function ou um procedimento Sub. Módulos Classe Módulos de formulário e de relatório são módulos classe que estão associados a um determinado formulário ou relatório. Os módulos de formulário e relatório freqüentemente contêm procedimentos de evento que são executados em resposta a um evento no formulário ou relatório. Você pode utilizar procedimentos de evento para controlar o comportamento dos seus formulários e relatórios, e sua resposta às ações do usuário, como clicar o mouse sobre um botão de comando. Módulos Padrão Os módulos padrão contêm procedimentos de uso geral que não estão associados a nenhum outro objeto e procedimentos utilizados com freqüência, que podem ser executados a partir de qualquer lugar do seu banco de dados. Fig. 1.6.a - Exemplo de Módulo José Antelo Cancela Pág. 8

11 2. Banco de Dados A primeira tarefa no desenvolvimento de um sistema é a criação do banco de dados, pois será a partir dele que se criarão as Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macro e os Módulos. Objetivo: Criar o banco de dados TRAB1 Para isto, proceda da seguinte forma: Abra o Microsoft Office Access Aparecerá a janela mostrada na Fig.2.a: Fig. 2.a Selecione a opção Banco de dados do desktop em branco. Aparecerá a janela da Fig.2.b: Fig. 2.b Proceda da seguinte forma: Digite o nome do arquivo (TRAB1) Clique na pasta para e selecione o local de salvamento do arquivo Clique no ícone Criar. Aparecerá o banco de dados TRAB1.accdb com a estrutura em branco de uma tabela, conforme Fig.2.c: Feche a tabela sem salvá-la, pois vamos construir uma nova tabela. José Antelo Cancela Pág. 9

12 Fig. 2.c 3. Tabelas O primeiro passo na criação de uma tabela é determinar a quantidade de campos que ela conterá e o tipo de dados que cada um armazenará. Pode-se criar uma nova tabela de duas maneiras distintas: Como Nova Tabela e com o Assistente de Tabela. Como Nova Tabela, criamos uma tabela inteiramente nova, especificando campo a campo, com as respectivas propriedades. Esta é o modo mais recomendado para iniciantes. Objetivo: Criar a tabela NOMES para armazenar as informações constantes da Fig.3.a, referentes aos alunos de uma instituição de ensino. MATRI- CULA NOME SOBRE- NOME NASCI- MENTO ENDEREÇO CEP ADMIS- SÃO QUI001 ALINE MACHADO 29/09/82 RUA DOS SALGUEIROS, /06/94 MEC001 ANTÔNIO DE CASTRO 24/05/82 RUA DOS LOUROS, /05/94 FIS001 CARLOS CARVALHO 18/04/82 RUA DAS CAMÉLIAS, /03/94 LET001 DIEGO SILVEIRA 23/04/83 RUA DAS PALMAS, /04/94 MAT002 DOLORES LAGO 21/03/83 RUA DOS CEDROS, /04/94 MAT001 FERNANDA MONTES 15/02/82 RUA DAS SAMAMBAIAS, /04/94 MAT004 MANOEL GARCIA 07/01/83 RUA DOS CIPESTRES, /05/94 BIO002 MARIA DE SOUZA 23/03/82 RUA DAS ROSAS, /03/94 QUI002 NATALIA OLIVEIRA 14/04/83 RUA DOS VINHEDOS, /06/94 MAT003 NILSARA FONSECA 05/05/83 RUA DOS PINHEIROS, /04/94 MEC003 PAULO CAMPELO 16/06/83 RUA DOS CARVALHOS, /05/94 MEC002 PEDRO NOGUEIRA 14/11/83 RUA DAS BROMÉLIAS, /05/94 FIS007 RAFAEL NETO 05/04/82 RUA DOS LÍRIOS, /03/94 BIO001 RAQUEL SALGUEIRO 15/05/83 RUA DAS ACÁCIAS, /03/94 FIS002 RODRIGO PEREIRA 19/02/83 RUA DAS ORTÊNCIAS, /03/94 Fig. 3.a. Para criar uma nova tabela, proceda da seguinte forma: José Antelo Cancela Pág. 10

13 A estrutura das tabelas é criada no Modo Design (Fig. 3.b). Fig. 3.b Os dados das tabelas são digitados no Modo Folha de Dados (Fig. 3.c). Fig. 3.c Para navegar entre o Modo Design e o Modo Folha de Dados use o botão Modos de Exibição (Fig. 3.d). Fig. 3.d José Antelo Cancela Pág. 11

14 Abra o banco de dados TRAB1, caso tenha sido fechado. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Design da Tabela (Fig.3.e). Está criada a estrutura de uma nova tabela. Esta estrutura da tabela apresenta três colunas distintas: Fig. 3.e Nome do campo:... Será preenchido com o nome do campo que conterá as informações. Tipo de dados:... Digitar, entre as opções disponíveis, o tipo de dado que será armazenado neste campo. Para acessar os tipos disponíveis, basta um clique na respectiva célula, que aparecerá a lista dos tipos de dados. Descrição:... Este campo destina-se a anotações julgadas necessários pelo usuário a respeito dos dados. O preenchimento do campo Descrição é opcional. Preencha a estrutura da tabela conforme abaixo: José Antelo Cancela Pág. 12

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16 Uma vez criada a estrutura da tabela, devemos salvá-la. Para isto, proceda da seguinte forma: Arquivo - Salvar Aparecerá a janela Salvar como solicitando o nome da tabela. Digite Nomes e clique OK. Aparecerá a mensagem abaixo perguntando sobre a Chave Primária. Clique Não, pois este tópico será vista mais adiante. Está criada a estrutura da tabela, ela deverá ficar conforme abaixo. Para digitar os dados devemos para o Modo de Exibição de Folha de Dados, conforme a baixo. José Antelo Cancela Pág. 14

17 3.1 Chave Primária Você se lembra que quando criamos a tabela NOMES nos era perguntado, durante a salvamento da mesma, pela Chave Primária e que nós não nos detivemos nesse assunto. É chegado o momento de tratar dele. Um item importantíssimo na criação de uma tabela é a definição da Chave Primária. É recomendável que toda tabela tenha uma Chave Primária definida, pois isto permite ao Access funcionar com maior rapidez e eficiência. Ao definirmos um campo de uma tabela como chave primária, estaremos garantindo que os valores nele constantes serão únicos, não se repetindo nunca. Se durante a entrada de dados tentarmos adicionar ao campo definido como chave primária valores que já existam, estes serão recusados. Campos que contenham valores como número de CPF, contas bancárias, carteira de identidade ou códigos devem ser definidos como chave primária, uma vez que estes valores devem ser únicos. Já campos com nome de pessoas, ruas, estados ou países não devem ser definidos como tal, por razões óbvias. Objetivo: Acrescentar Chave Primária ao campo Matrícula da tabela Nomes do arquivo TRAB1. A razão da escolha deste campo como chave primária deve-se ao próprio conceito desta dado. O número da matrícula deve ser exclusivo de cada aluno, não se admitindo repetições no seu valor. Para adicionar chave primária ao campo Matrícula, proceda da seguinte forma: Abra a tabela Nomes no Modo Design Selecione a linha do campo Matrícula. Clique o ícone Chave Primária.(Fig.3.1.a) Salve as alterações selecionando Arquivo - Salvar. Fig. 3.1.a Uma vez definida a chave primária em um campo, pode-se excluí-la a qualquer momento, caso se deseje alterar a estrutura ou a natureza dos dados. Para excluir a chave primária de um campo, proceda conforme abaixo: Abra a tabela Nomes no Modo Design Selecione a linha do campo Matrícula. Clique o ícone Chave Primária.(Fig.3.1.a) 3.2 Propriedades das Tabelas As propriedades determinam o comportamento de um campo de uma tabela José Antelo Cancela Pág. 15

18 (Propriedades de Campo) ou da tabela como um todo (Propriedades de Tabela). Propriedades de Campo Determinam, entre outras coisas, a quantidade máxima de dados de um campo, a forma como eles serão exibidos, valores padrão, etc. Propriedades de Tabela Guardam informações sobre a tabela, como por exemplo, a que banco de dados pertence, relações entre dois campos da mesma, etc Propriedades de Campo Nas tabelas que construímos até o momento nos preocupamos apenas com a parte de cima da tabela no Modo Design. Temos agora que nos ocupar da parte inferior, onde aparece a lista das Propriedades de Campo do campo selecionado (Fig a). Cada tipo de campo contém uma lista de Propriedades de Campo, mostradas nas Fig b a Fig i. As Propriedades de Campo afetam apenas o campo selecionado, podendo assim estabelecer-se propriedades diferentes para diferentes campos. Fig a O quadro abaixo mostra as Propriedades de Campo de alguns tipos de dados: José Antelo Cancela Pág. 16

19 Fig b Texto Curto Fig c Texto Longo Fig d - Número Fig e - Data/Hora Fig f - Moeda Fig g Numeração Automática Fig h - Sim/Não Fig i - Objeto OLE Abaixo segue uma descrição sucinta destas propriedades. a) Tamanho do Campo: Esta propriedade aplica-se a campos do tipo Texto e Número (inclusive Numeração Automática). Quando lidamos com campo Texto, o tamanho do campo corresponde à José Antelo Cancela Pág. 17

20 quantidade de caracteres que podemos digitar neste campo. Se nenhum valor for especificado nesta propriedade, o Access assumirá o tamanho 225. Por esta razão, devemos sempre especificar o tamanho do campo no menor valor possível, pois sempre será possível alterá-lo caso se torne necessário. Em se tratando de campo Número, aparecerá na coluna Tipo de Dados um botão com seta para baixo que abre uma caixa de listagem com as seguintes alternativas: byte, inteiro, inteiro longo, simples e duplo. A tabela abaixo mostra a faixa de valores que podem ser armazenados nestes tipos de campos numéricos, bem como o respectivo tamanho de memória necessária para o armazenamento. Definição Gama de valores Memória Byte de 0 a +255 (inteiros) 1 byte Inteiro de a (inteiros) 2 Inteiro longo de a (inteiros) 4 Simples de +3,402823E38 (precisão de 6 dígitos) a 4 Dupla de - a + 1, E308 (precisão de 10 dígitos) 8 b) Legenda Esta propriedade aparece na lista de propriedades de todos os tipos de campo. O texto que for digitado para esta propriedade aparecerá como título deste campo no modo Folha de Dados da tabela, bem como nas consultas e formulários baseados nela. Caso não seja especificada uma legenda, o nome do campo será usado como título, razão pela qual costuma-se deixar esta propriedade em branco. c) Formato Esta propriedade determina a forma como os dados serão exibidos, porém não altera a forma como estão armazenados. O Access oferece opção de formato para campos do tipo Numérico, Moeda e Data/Hora. Para acessar as opções de formato, clique no botão Caixa de Listagem que aparece na propriedade Formato. d) Casas Decimais. Esta propriedade aplica-se somente a campos do tipo Numérico e serve para especificar o número de casas decimais com que os números serão apresentados. Para especificar este valor, clique no botão Caixa de Listagem que aparece nesta propriedade. e) Valor Padrão. Esta propriedade não se aplica aos campos tipo Auto-Numeração e Objeto OLE. Nos demais tipos de campo, o Valor Padrão é o valor que será colocado no campo caso não se digite nada e se tecle Enter. Esta propriedade é de grande utilidade durante a digitação de dados, José Antelo Cancela Pág. 18

21 principalmente quando a maioria dos registros tem o mesmo valor em um campo. f) Máscara de Entrada. Esta propriedade se aplica a campos do tipo Texto e Data/Hora. É útil na digitação de valores de CEP s, números de telefone, fax, datas, etc. Com uma máscara de entrada não será necessário digitar hífens, parêntesis, barras separadoras e códigos em geral, além de garantir a entrada da quantidade certa de dígitos. A maneira mais prática de criar máscaras de entrada é com o Assistente de Máscara de Entrada, acessado clicando o botão ao lado desta propriedade. a) Principais sintaxes de Máscara de Entrada Caractere Descrição 0 Dígito (de 0 a 9, entrada obrigatória; sinais de adição [+] e de subtração [-] não são permitidos). 9 Dígito ou espaço (entrada não obrigatória, sinais de adição e de subtração não são permitidos). # Dígito ou espaço (entrada não obrigatória; posições vazias convertidas em espaços, sinais de adição e de subtração permitidos).? Letra (de A a Z, entrada obrigatória). A a & C., : ; - / Letra ou dígito (entrada obrigatória). Letra ou dígito (entrada opcional). Qualquer caractere ou um espaço (entrada obrigatória). Qualquer caractere ou um espaço (entrada opcional). Marcadores de casas decimais e separadores de milhares, de data e de hora. (O caractere realmente utilizado depende das configurações José Antelo Cancela Pág. 19

22 regionais especificadas no Painel de Controle do Microsoft Windows.) < > Faz com que todos os caracteres a seguir sejam convertidos em minúsculos. Faz com que todos os caracteres a seguir sejam convertidos em maiúsculos. b) Exemplos de Máscara de Entrada Máscara Valor (000) (206) (999) ! (206) ; ( ) (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE # ;2000 >L????L?000L0 >L0L 0L0 GREENGR339M3 ;MAI R 452B7 T2F 8M ; >L<?????????????? Maria ;Paulo ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN ; ISBN >LL DB g) Requerido. Esta propriedade pode assumir os valores Sim ou Não e tem por objetivo tornar obrigatório ou não a digitação de valores neste campo durante a entrada de dados. No campo que tiver Sim nesta propriedade terá obrigatoriamente que se digitar algo antes de teclar Enter. h) Permitir Comprimento Zero. Esta propriedade aplica-se apenas aos campos Texto e Memorando e admite somente os valores Sim ou Não para especificar se serão aceitos textos de comprimento zero. Comprimento de um texto é seu número de caracteres. Assim, o comprimento do texto bola branca é 11 (10 caracteres alfabéticos e um caracter branco). i) Indexado A criação de um índice em uma tabela é recomendável quando se utiliza muito procura de registros, pois isto acelera o processo de localização. Contudo, isto retarda o processo de atualização da tabela. Desta forma, só se deve indexar uma tabela quando for freqüente a atividade de localização de valores em um campo. José Antelo Cancela Pág. 20

23 A criação de índices é possível apenas para campos do tipo Texto, Número e Data/Hora e para criar o índice basta definir esta propriedade como Sim. j) Regra de Validação e Texto de Validação. Esta propriedade serve para filtrar os valores que podem ser digitados em um determinado campo por ocasião da entrada de dados, se estiverem dentro de uma faixa de valores bem definida. Como exemplo, poderíamos colocar um filtro no campo Sexo para que só aceite como dado de entrada masculino ou feminino. Se digitarmos algo diferente, aparecerá a mensagem que tiver sido escrita no campo Texto de Validação. Para escrever a Regra de Validação, clique primeiro no ícone Folha de Propriedades e depois no botão à direita desta linha para aparecer o Construtor de Expressões e escrever a regra, conforme figura abaixo. José Antelo Cancela Pág. 21

24 3.2.2 Propriedades de Tabela Conforme dito anteriormente, as Propriedades de Tabela afetam a tabela como um todo. As Propriedades da Tabela são empregadas para inter-relacionar dois ou mais campos da tabela Para ativar a janela Propriedades de Tabela proceda da seguinte forma: Passe para o Modo Design da tabela Na aba Desig, no grupo Mostrar/Ocultar, clique na ferramenta Folha de Propriedades. No quadro Folha de Propriedades clique na linha Regra de Validação e depois clique no botão Construtor de Expressões. Objetivo: Modificar a estrutura da tabela NOMES para adicionar as seguintes Propriedades de Campo: a) O campo MATRÍCULA deve ter Máscara de Entrada b) O campo CEP deve ter Máscara de Entrada c) O campo ADMISSÃO não pode aceitar valores posteriores à data corrente d) O campo NASCIMENTO não pode aceitar valores de idades <= 5 anos e) O campo NASCIMENTO ter que ser anterior ao campo ADMISSÃO em, pelo menos, 5 anos a) O campo MATRÍCULA deve ter Máscara de Entrada Passe para o Modo Design da tabela Selecione o campo MATRÍCULA. Nas Propriedades de Campo, click na propriedade Máscara de Entrada para aparecer o botão Construtor Click no botão Construtor para aparecer a janela Construtor de Máscara de Entrada Na janela Assitente de Máscara de Entrada selecione qualquer máscara e clique Avançar Digite a máscara???000 e clique Avançar A máscara??? só permite letras e 000 só permite números (Ver quadro Principais sintaxes de Máscara de Entrada) À pergunta Como deseja armazenar os dados selecione Com os símbolos na máscara e clique José Antelo Cancela Pág. 22

25 Avançar Clique Concluir CONSTRUTOR b) O campo CEP deve ter Máscara de Entrada Passe para o Modo Design da tabela Selecione o campo CEP. Nas Propriedades de Campo, click na propriedade Máscara de Entrada para aparecer o botão Construtor Click no botão Construtor para aparecer a janela Assistente de Máscara de Entrada Na janela Assistente de Máscara de Entrada selecione qualquer máscara e clique Avançar Digite a máscara e clique Avançar (só permite digitação de números e pode ficar em branco) À pergunta Como deseja armazenar os dados selecione Com os símbolos na máscara e clique Avançar Clique Concluir c) O campo ADMISSÃO não pode aceitar valores posteriores à data corrente Passe para o Modo Design da tabela José Antelo Cancela Pág. 23

26 Selecione o campo ADMISSÃO. Nas Propriedades de Campo, click na propriedade Regra de Validação para aparecer o botão Construtor Click no botão Construtor para aparecer a janela Construtor de Expressões Na janela Construtor de Expressões selecione Operadores, depois selecione Tudo e depois dê um duplo clique no operador <= e clique Avançar (Fig.c.1) Dê um duplo clique em Funções, depois selecione Funções internas, depois selecione Tudo e depois dê um duplo clique na função Agora() e depois clique OK (Fig.c.2) Fig.c.1 Fig.c.2 A função Agora() compara a data digitada no campo ADMISSÃO com a data do relógio interno da máquina. A expressão <=Agora() na Regra de Validação do campo ADMISSÃO só permite e digitação de valores neste campo se forem <= que a data do relógio interno da máquina no momento da digitação. No campo Texto de Validação escreva DIGITE UM VALOR <= QUE A DATA CORRENTE Se existir Regra de Validação terá que existir Texto de Validação. Quando os dados digitados no campo ADMISSÃO violarem a Regra de Validação aparecerá a mensagem digitada em Texto de Validação e não será permitido prosseguir até o valor digitado esteja de acordo com a regra. d) O campo NASCIMENTO não pode aceitar valores de idades <= 5 anos José Antelo Cancela Pág. 24

27 Passe para o Modo Design da tabela Selecione o campo NASCIMENTO. Nas Propriedades de Campo, click na propriedade Regra de Validação para aparecer o botão Construtor Click no botão Construtor para aparecer a janela Construtor de Expressões. Na janela Construtor de Expressões selecione Operadores, depois selecione Tudo e depois dê um duplo clique no operador <= e clique Avançar (Fig.d.1) Dê um duplo clique em Funções, depois selecione Funções internas, depois selecione Tudo e depois dê um duplo clique na função Agora() (Fig.d.2) Digite 5*365 Clique OK Fig.d.1 Fig.d.2 A função Agora() compara a data digitada com a data do relógio interno da máquina. A expressão <=Agora() -5*365 na Regra de Validação do campo NASCIMENTO só aceita valores digitados neste campo se forem anteriores (ou iguais) em 5 anos a data do relógio interno da máquina no momento da digitação. No campo Texto de Validação escreva DIGITE UM VALOR <= QUE A DATA CORRENTE 5 ANOS Se existir Regra de Validação terá que existir Texto de Validação. Quando os dados digitados no campo NASCIMENTO violarem a Regra de Validação aparecerá a mensagem digitada em Texto de Validação e não será permitido prosseguir até o valor digitado esteja de acordo com a regra. e) O campo NASCIMENTO ter que ser anterior ao campo ADMISSÃO em, pelo menos, 18 anos As propriedades colocadas nos campos MATRÍCULA, CEP e NASCIMENTO afetavam apenas o respectivo campo, sendo por isso colocadas no quadro Propriedades de Campo. Quando as propriedades fazem referência a dois ou mais campos, como, neste caso NASCIMENTO e ADMISSÃO, tem que ser colocadas no quadro Folha de Propriedades. José Antelo Cancela Pág. 25

28 Passe para o Modo Design da tabela Na aba Desig, no grupo Mostrar/Ocultar, clique na ferramenta Folha de Propriedades (Fig.e.1) Fig. e.1 No quadro Folha de Propriedades clique na linha Regra de Validação e depois clique no botão Construtor de Expressões (Fig.e.2) No quadro Construtor de Expressões, na coluna Elementos de Expressão clique em NOMES Na coluna Categoria de Expressão dê um duplo clique em ADMISSÃO (Fig.e.3) Digite o sinal - (menos) Na coluna Categoria de Expressão dê um duplo clique em NASCIMENTO (Fig.e.3) Na coluna Elementos de Expressão clique em Operadores e depois dê um duplo clique no operador >= Digite 5*365 e depois clique OK Fig.e.3 Fig.e.2 A expressão [ADMISSÃO]-[NASCIMENTO]>=5*365 na Regra de Validação da Folha de Propriedades estabelece que as datas digitadas nos campos NASCIMENTO e GRADUAÇÃO só serão aceitas a diferença entre elas for >= 5 anos. José Antelo Cancela Pág. 26

29 3.2.3 Propriedades de Pesquisa Quando se quiser construir uma nova tabela em que os dados de um ou mais campos não sejam muito variados, como, por exemplo, a profissão, nacionalidade, sexo, etc., deve-se escolher um campo com tipo de dados Assistente de Pesquisa. Este tipo de campo exibe uma lista de valores em uma caixa de combinação, bastando clicar no valor desejado para o campo, em vez de digitá-lo. Estes dados podem vir de uma tabela relacionada existente no banco de dados ou podem ser digitados na hora de construção deste tipo de campo. A lista de pesquisa mais comum é a que exibe valores de uma tabela relacionada. Entretanto, se os dados em questão forem poucos e imutáveis, como, por exemplo, os pontos cardeais (norte, sul, leste e oeste), a forma de pagamento (a vista ou a prazo), o tipo de transporte (aéreo, terrestre ou marítimo), etc., não compensa criar uma tabela para armazená-los, sendo preferível criar uma lista. Objetivo: Criar a tabela Nacionalidades (Fig a). Para criar a tabelas Nacionalidades siga os passos abaixo: Abra o banco de dados TRAB1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique no botão Design da Tabela. Será criada uma nova tabela no modo Design. Crie a estrutura da tabela Nacionalidades e digite os dados conforme Fig a abaixo, salve-a e depois feche-a. Fig a Objetivo: Criar a tabela Dados de Pessoal (Fig b) com os campos Sexo e Nacionalidade do tipo Assistente de Pesquisa. Os dados do campo Sexo devem vir de uma lista e os de Nacionalidade da tabela Nacionalidades criada no item anterior. José Antelo Cancela Pág. 27

30 Fig b Para criar a tabela Dados de Pessoal, proceda conforme abaixo: Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique no botão Design da Tabela. Será criada uma nova tabela no modo Design. Crie o campo Nome com tipo Texto curto e tamanho 35. Crie o campo Sexo, escolhendo para tipo de dados Assistente de Pesquisa. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Pesquisa (Fig c) que deve ser preenchida conforme mostrado a seguir: À pergunta Como você deseja que coluna de pesquisa obtenha estes valores? selecione Eu digitarei os valores que desejo e clique Avançar. À pergunta Que valores você deseja ver em sua coluna de pesquisa? digite o valor 1 para Número de colunas Em Col1 digite Masculino, aperte a tecla Tab (não tecle Enter) e depois digite Feminino. Clique Avançar. Fig c José Antelo Cancela Pág. 28

31 À pergunta Que rótulo você deseja para coluna de pesquisa? digite Sexo e clique Concluir. Crie o campo Nacionalidade, escolhendo para tipo de dados Assistente de Pesquisa. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Pesquisa. À pergunta Como você deseja que coluna de pesquisa obtenha estes valores? selecione Eu quero que coluna de pesquisa procure os valores em uma Tabela ou Consulta e clique Avançar. À pergunta Que Tabela ou Consulta deve fornecer os valores para coluna de pesquisa? selecione a tabela Nacionalidades e clique Avançar. À pergunta Que campos contém os valores que você deseja incluir em coluna de pesquisa? mova Nacionalidade de Campos disponíveis para Campos selecionados e clique Avançar. À pergunta Qual é a ordem de classificação desejada para os itens da caixa de listagem? selecione Nenhum e clique Avançar. À pergunta Qual a largura desejada para as colunas em coluna de pesquisa? ajuste a largura da coluna e clique Avançar. À pergunta Que rótulo você deseja para coluna de pesquisa? Nacionalidade e clique Concluir. digite Passe para o Modo Folha de Dados e digite os dados da tabela da Fig d. Salve a tabela e feche-a Fig d José Antelo Cancela Pág. 29

32 3.3 Relação entre Tabelas Nos bancos de dados relacionais, as informações são armazenadas em diversas tabelas, de acordo com suas características. Para usarmos os dados de duas ou mais tabelas ao mesmo tempo, é necessário antes relacioná-las. A Relação cria um vínculo entre todos os pedaços da informação, impedindo que eles sejam perdidos. Para relacionar duas tabelas, é necessário: 1. Que elas possuam um campo em comum. 2. Não é necessário que os campos relacionados tenham o mesmo nome, porém é recomendável que isto ocorra, para evitar mal entendidos. 3. Além disso, quando os campos relacionados forem números, estes devem ter a mesma propriedade Tamanho de Campo. Para exemplificar este tipo de relação, tomemos o banco de dados que contém as três tabelas abaixo: DADOS PESSOAIS DADOS ADMINISTRATIVOS DADOS FINANCEIROS DADOS PESSOAIS DADOS ADMINISTRATIVOS DADOS FINANCEIROS José Antelo Cancela Pág. 30

33 Da análise destas três tabelas, constatamos: 1. As três tabelas possuem um campo em comum, conforme abaixo: DADOS PESSOAIS... Matrícula DADOS ADMINISTRATIVOS... Registro DADOS FINANCEIROS... Cadastro 2. Embora estes campos tenham nomes diferentes (Matrícula, Registro e Cadastro), eles possuem o mesmo tipo de dados. 3. As três tabelas podem ser Relacionadas através destes campos Ao fazer o Relacionamento, as tabelas são classificadas de dois tipos: a) Tabela Primária b) Tabela Relacionada. Tabela Primária a tabela do Lado Um (Fig. 3.3.a). Esta é a tabela principal do banco de dados, de forma que as outras são complementos dela. Esta tabela deve ter uma chave primária e cada registro deve ser exclusivo. Tabela Relacionada é a tabelas do Lado Vários (Fig. 3.3.a), que contém um ou mais registros relacionados a um único registro da tabela do Lado Um. As relações entre tabelas podem ser de dois tipos: c) Relação Um para Vários d) Relação Um para Um. Na Relação Um para Vários, um registro da Tabela Primária pode ter muitos registros na Tabela Relacionada (quando esta tabela não possui chave primária no campo relacionado). Na Relação Um para Um, um registro da Tabela Primária está relacionada a apenas um registro da Tabela Relacionada (quando esta tabela possui chave primária no campo relacionado). Neste banco de dados temos: Tabela Primária:... DADOS PESSOAIS Tabelas Relacionadas:... DADOS ADMINISTRATIVOS e DADOS FINANCEIROS A Relação entre as tabelas DADOS PESSOAIS e DADOS ADMINISTRATIVOS é do tipo Um para Um. A Relação entre as tabelas DADOS PESSOAIS e DADOS FINANCEIROS é do tipo Um para Vários. A Fig.3.3.a abaixo mostra o relacionamento entre as tabelas DADOS PESSOAIS, DADOS ADMINISTRATIVOS e DADOS FINANCEIROS. José Antelo Cancela Pág. 31

34 Lado Um Lado Vários Tabela Primária Um para Um Um para Vários Tabelas Relacionadas Fig. 3.3.a Quando criamos a tabela NOMES, passamos a controlar os dados pessoais dos alunos, mas nada sabemos sobre suas notas, nem se estão em dia com as mensalidades. Para dispor deste tipo de informação, vamos criar mais duas tabelas: NOTAS e MENSALIDADES. Feito isto, poderemos relacionar as três tabelas e ter todo controle sobre os dados dos alunos. Como a cada registro da tabela Nomes está associado a apenas um registro na tabela Notas e na tabela Mensalidades, o de relação que será feito entre as três tabelas será do tipo Um para Um. Objetivo: Criar no banco de dados TRAB1 as tabelas MENSALIDADES (Fig.3.3.a) e NOTAS (Fig.3.3.e) a) Criação da tabela MENSALIDADES: Abra o banco de dados TRAB1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique no botão Design da Tabela. Será criada uma nova tabela no modo Design. Crie o campo CONTROLE conforme Fig.3.3.b Este campo conterá do mesmo tipo de dados que o campo MATRÍCULA da tabela NOMES. Portanto, terá que ter a mesma estrutura. Crie o campo VALOR conforme Fig.3.3.c José Antelo Cancela Pág. 32

35 O campo VALOR será do Tipo de Dados Número, pois assim poderemos fazer operações matemáticas com ele, como, por exemplo, soma-los para fornecer declarações aos responsáveis e calcular impostos a pagar. Ele terá Chave Primária porque este campo não poderá ter valores repetidos. Quando selecionamos o tipo de Tipo de Dados Número, temos que, obrigatoriamente, fornecer três Propriedades de Campo: - Tamanho do campo - Formato - Casas decimais Crie o campo PAGAMENTO conforme Fig.3.3.d Este campo destina-se a informar se a mensalidade foi ou não quitada. Como o valor deste campo será unicamente Sim ou Não, escolhemos o Tipo de Dado Sim/Não. Tipo de Dado Fig. 3.3.b Fig. 3.3.a Tipo de Dado Tipo de Dado Fig. 3.3.c Fig. 3.3.d José Antelo Cancela Pág. 33

36 b) Criação da tabela NOTAS: Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique no botão Design da Tabela. Será criada uma nova tabela no modo Design. Crie o campo REGISTRO conforme Fig.3.3.f Este campo conterá do mesmo tipo de dados que o campo CONTROLE da tabela MENSALIDADES. Portanto terá que ter a mesma estrutura. Ele terá Chave Primária porque este campo não poderá ter valores repetidos. Fig. 3.3.e Fig. 3.3.f Crie o campo PROVA1 conforme Fig.3.3.g Fig. 3.3.g Fig. 3.3.i José Antelo Cancela Pág. 34

37 O campo PROVA1 será do Tipo de Dados Número, pois assim poderemos fazer operações matemáticas com ele, como, por exemplo, calcular a Média do aluno. Quando selecionamos o tipo de Tipo de Dados Número, temos que, obrigatoriamente, fornecer três Propriedades de Campo: - Tamanho do campo - Formato - Casas decimais Para colocar a Regra de Validação, proceda conforme abaixo (Fig.3.3.h): Clique no botão Construtor de Expressões Na janela Construtor de Expressões, selecione: Elemento de Expressão... Operadores Categoria... Tudo Valores de Expressão:... Entre Dê um duplo clique no Valor de Expressão Entre Clique no primeiro <<Expr>> e digite 0 Clique no segundo <<Expr>> e digite 0 Clique OK Fig. 3.3.h Crie o campo PROVA2 conforme Fig. 3.3.i. O campo PROVA2 é exatamente igual ao campo PROVA1. Portanto, basta copia-lo e renomea-lo como PROVA2. Para copiar o campo PROVA1 e renomea-lo como PROVA2, proceda conforme abaixo: Selecione o campo PROVA1 e tecle Ctl C Selecione o campo em branco depois de PROVA1 e tecle Ctl V José Antelo Cancela Pág. 35

38 Altere o nome do campo para PROVA2 Salve o arquivo e digite os valores dos dados. Objetivo: Fazer a devida Relação entre as tabelas MENSALIDADES, NOMES e NOTAS. Feche todas as tabelas para fazer a Relação. Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Relações, clique em no ícone Relações, conforme figura abaixo, que aparecerá a janela Relações. A janela Relações deverá estar conforme figura abaixo: Como se pode ver, já existem duas tabelas relacionadas, DADOS DE PESSOAL e NACIONALIDADES. Esta relação foi criada automaticamente quando criamos o campo Nacionalidade da tabela DADOS DE PESSOAL, do tipo Assistente de Pesquisa com os valores vindos da tabela NACIONALIDADES. Para criar o Relacionamento precisamos exibir todas as tabelas do banco de dados para escolhermos as que queremos relacionar. Para isso, proceda conforme abaixo: Na guia Design, no grupo Relações, clique no ícone Mostrar Tabela. Aparecerá a relação das tabelas conforme abaixo. José Antelo Cancela Pág. 36

39 Selecione a tabela NOMES, pressione a tecla Ctl e, com ela pressionada, selecione as tabelas NOTAS e MENSALIDADES, conforme figura acima. Solte a tecla Ctrl e clique na tecla Adicionar e depois na tecla Fechar. Refaça a disposição das tabelas conforme figura ao lado. Leve o cursor do mouse até o campo Matrícula da tabela Nomes (Tabela Primária), pressione-o e, mantendo-o pressionado, arraste-o para cima do campo Registro da tabela Notas (Tabela Relacionada) conforme figura acima. É esta operação de arrastar o campo da tabela NOMES para cima do campo da tabela NOTAS que define que NOMES será a Tabela Primária e NOTAS será a Relacionada. Solte o botão do mouse. Aparecerá a caixa de diálogo Editar Relações conforme figura abaixo. Clique OK. Aparecerá uma linha ligando os dois campos, caracterizando a relação. José Antelo Cancela Pág. 37

40 Repita a operação com as tabelas NOTAS e MENSALIDADES. A janela Relações ficará como na figura abaixo. Na barra de menus, selecione Arquivo Salvar. Na guia Design, no grupo Relações, clique no ícone Fechar Para alterar ou excluir uma relação é necessário editar a janela Relações. Para editar a janela Relações, proceda da seguinte forma: Feche todas as tabelas. Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações e depois clique em Todas as Relações. Para EXCLUIR uma relação edite a janela Relações, dê um clique na linha que une os campos comuns e pressione a tecla DEL Para ALTERAR uma relação, edite a janela Relações e dê um duplo clique na linha que une os campos comuns. Isto abrirá a janela Editar relação, podendose então fazer as alterações. José Antelo Cancela Pág. 38

41 3.3.1 Relação com Integridade Referencial Integridade Referencial é um conjunto de regras que o Access usa para assegurar que as relações entre registros em tabelas relacionadas sejam válidos e que não se exclua ou altere acidentalmente dados relacionados. Para impor a Integridade referencial, três regras devem ser obedecidas: 1. O campo coincidente da tabela primária é uma chave primária ou tem um índice único. 2. Os campos relacionados têm o mesmo tipo de dados. 3. Ambas as tabelas pertencem ao mesmo banco de dados. Quando a integridade referencial é imposta, ficam proibidas as seguintes operações: Não se pode INCLUIR um valor no campo relacionado da tabela relacionada que não exista na chave primária da tabela primária. Por exemplo, não se pode incluir no campo Registro da tabela NOTAS (Tabela Relacionada) um dado que não exista no campo Matrícula tabela NOMES (Tabela Primária). Analogamente, não se pode incluir no campo Controle da tabela MENSALIDADES (Tabela Relacionada) um dado que não exista no campo Matrícula tabela NOMES (Tabela Primária). Não se pode EXCLUIR um registro da tabela primária, se existirem registros coincidentes na tabela relacionada, a menos que se ative a opção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados da janela Editar Relações. Por exemplo, não se pode excluir da tabela NOMES (Tabela Primária) um dado que exista na tabela NOTAS (Tabela Relacionada). Não se pode ALTERAR um valor da chave primária na tabela primária se tal registro tem registros relacionados. Por exemplo, não se pode alterar no campo Registro da tabela NOTAS (Tabela Relacionada) um dado que exista no campo Matrícula tabela NOMES (Tabela Primária) Analogamente, não se pode alterar no campo Controle da tabela MENSALIDADES (Tabela Relacionada) um dado que exista no campo Matrícula tabela NOMES (Tabela Primária) José Antelo Cancela Pág. 39

42 Para EXCLUIR registros relacionados, e ainda preservar a integridade referencial, ative a opção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados da janela Editar Relações. Assim, quando excluir um registro na tabela primária excluirá os registros relacionados na tabela relacionada. Para ALTERAR registros relacionados, e ainda preservar a integridade referencial, ative a opção Propagar Alteração dos Registros Relacionados da janela Editar Relações. Assim, quando alterar um registro na tabela primária alterará os registros relacionados na tabela relacionada. Objetivo: Impor integridade referencial na Relação das tabelas NOMES, MENSALI- DADES e NOTAS do banco de dados TRAB1. Para isto, proceda da seguinte forma: Abra o banco TRAB1. Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações. Aparecerá a janela Relações Na janela Relações dê um duplo clique na linha que liga as tabelas Nomes e Notas, que aparecerá a janela Editar Relações, conforme figura abaixo. Na janela Editar Relações ative as seguintes opções: Impor Integridade Referencial Propagar a Atualização dos Campos Relacionados Propagar Exclusão dos Registros Relacionados. Clique OK. Repita a operação com as tabelas Nomes e Mensalidades. Uma vez terminado, a janela Relações deve estar conforme figura abaixo. Na barra de menus, selecione Arquivo Salvar. Feche a janela Relações. José Antelo Cancela Pág. 40

43 3.4 Importação de Dados Importação de Dados do Access Objetivo: Importar do arquivo DADOS PESSOAIS.accdb a tabela Dados Administrativos para o banco de dados TRAB1.accdb. Abra o banco de dados TRAB1. Na aba Dados Externos, no grupo Importar e Vincular, clique no ícone Access, conforme figura abaixo. Na janela Obter dados externos clique no botão Procurar Na janela Importar objetos selecione a tabela Dados Administrativos, depois clique OK e depois clique Fechar, conforme figura ao lado. A tabela Dados Administrativos foi importada para o banco de dados TRAB Importação de Dados do Excel Objetivo: Importar do arquivo DADOS PESSOAIS.xlsx a planilha Dados Pessoais para a tabela Dados Pessoais do banco de dados TRAB1.accdb. Abra o banco de dados TRAB1. Na aba Dados Externos, no grupo Importar e Vincular, clique no ícone Excel, conforme figura abaixo. José Antelo Cancela Pág. 41

44 Na janela Obter dados externos clique no botão Procurar. Na janela Abrir Arquivo selecione o arquivo Dados Pessoais.xlsx e clique Abrir. Na janela Obter dados externos clique OK Na janela Assistente de importação de planilha selecione o botão Mostrar planilhas, depois selecione a planilha Dados Pessoais e depois clique Avançar, conforme figura abaixo. Ative a caixa de seleção A primeira linha contém títulos de coluna e depois clique Avançar Clique Avançar Selecione a opção Sem chave primária e depois clique Avançar No quadro Importar para a tabela: escreva Dados Pessoais e depois clique Concluir Clique Fechar. Está concluída a importação. Uma vez concluída a importação de dados do Excel, é necessário passar para a estrutura da tabela importada e colocar as propriedades de campo e de tabela adequadas aos dados importados. José Antelo Cancela Pág. 42

45 4. Consultas Quando criamos nosso banco de dados, as informações nele contidas foram armazenadas em diferentes tabelas, de acordo com suas características. Isto facilita o armazenamento de informações, porém dificulta sua consulta. Para visualizar algumas informações, geralmente temos que abrir várias tabelas, o que não é prático. Para contornar estes problemas, foram criadas as Consultas. Uma Consulta consiste de um processo para selecionar em uma ou mais tabelas um determinado grupo de registros, que tem características peculiares. A este conjunto de registros chamamos dynaset. Um dynaset pode conter campos de diversas tabelas. Na janela Consulta criamos consultas pelo método Graphical Query By Exemple (QBE) (Fig.4.1.a), que consiste em arrastar os campos da parte superior da janela Consulta para a grade QBE. Desta forma, a grade QBE é usada para informar ao Access que propriedades tem os dados que desejamos visualizar. Além de visualizar os dados selecionados, as Consultas permitem calcular totais, alterar dados e muitas outras coisas. 4.1 Criação de Consulta Objetivo: Criar a consulta Relação de Notas que mostre Matrícula, Nome e as Notas das duas provas, de todos os alunos com notas iguais ou maiores que 7.0. Para isto, proceda como abaixo: Abra o banco de dados TRAB1. Na guia Criar, no grupo Consultas clique em Design da Consulta conforme figura abaixo. Abre-se a janela Mostrar Tabela, com todas as tabelas existentes no Banco de Dados Selecione a tabela NOMES, aperte a tecla Ctrl e, com ela pressionada, selecione a tabela NOTAS. Libere a tecla Ctrl e clique o botão Adicionar. Clique o botão Fechar. Na Grade QBE (Fig.4.1.a), clique no campo Matrícula da tabela NOMES e, com o botão do mouse pressionado, arraste-o para a linha Campo da primeira coluna da Grade QBE. Solte o botão do mouse. Este será o primeiro campo de nossa Consulta Clique na linha Classificação da primeira coluna para acessar o menu e depois selecione Crescente. José Antelo Cancela Pág. 43

46 Grade QBE Fig. 4.1.a De maneira análoga, coloque o campo Nome na segunda coluna da Grade QBE, Prova1 na terceira e Prova2 na quarta. (Fig.4.1.b) Na linha Critério da coluna Prova1 escreva >=7 Na linha Critério da coluna Prova2 escreva >=7 Fig. 4.1.b Para executar a consulta clique na guia Design, no grupo Resultados ou clique o ícone Executar (Fig.4.1.c) O resultado da consulta deve estar conforme Fig.4.1.d Salve a Consulta com o nome Relação de Notas. Feche o arquivo selecionando Arquivo Fechar. José Antelo Cancela Pág. 44

47 Fig.4.1.c Fig.4.1.d José Antelo Cancela Pág. 45

48 4.2 Cálculos em Consultas Muitas vezes é necessário na Consulta uma informação que não consta diretamente em nenhuma tabela, mas que pode ser obtido através de uma operação matemática com os valores dos campos de tabelas. Isto pode ser obtido através do Campos Calculados. Objetivo: Criar a consulta MÉDIAS para visualizar o Nome Completo (nome e sobrenome) e a Média Aritmética das notas. Vale lembrar que na tabela NOMES não existe o campo Nome completo e na tabela NOTAS não existe o campo Média. Portanto, estes campos deverão ser construídos. a) Construção do Nome Completo Abra o Banco de Dados TRAB1 Na guia Criar, no grupo Consultas clique em Design da Consulta conforme Fig.4.1.c. Quando aparecer a janela Mostrar Tabela, selecione NOMES, pressione a tecla Ctrl e, com ela pressionada, selecione Notas. Libere a tecla Ctrl e clique Adicionar e depois Fechar. Na janela Consulta1, clique na linha Campo da primeira coluna. Na guia Design, no grupo Configuração da consulta clique no botão Construtor. (Fig.4.2.a). Aparecerá a janela Construtor de Expressões. Caixa de Expressões Fig.4.2.a Para construir a expressão, proceda da seguinte forma: (Fig.4.2.a) Dê um duplo clique no sinal + do banco de dados TRAB1.accdb Dê um duplo clique no sinal + da pasta Tabelas Dê um clique na tabela NOMES. Aparecerão no quadro Categorias de Expressão José Antelo Cancela Pág. 46