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1 Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei de 14/12/73. Nenhuma parte deste livro, sem prévia autorização por escrito de José Arnaldo Rodrigues Informática ME (Celta Informática), poderá ser reproduzida total ou parcialmente, por qualquer processo, eletrônico, fotocópia, mecânico ou sistema de processamento de dados.

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO AO EXCEL 97 AVANÇADO 1 CRIAÇÃO DE FÓRMULAS 1 Referência usando endereços 1 Endereços relativos 1 Endereços absolutos 2 Referência usando rótulos 3 Rótulos relativos 3 Rótulos absolutos 4 Referência usando nomes 5 Nomes absolutos 5 Nomes relativos 5 USANDO FUNÇÕES 7 Trabalhando com tempo e dinheiro 8 Agenda de amortização 9 Calcular o último dia do mês 10 Procurando um valor em uma lista 12 Localizar um intervalo numérico 13 TRABALHANDO COM LISTAS 15 Usando filtros avançados 15 Criar uma lista de valores exclusivos 15 Filtrar através de um intervalo de critérios 16 Extrair parte de uma lista 18 Usando um critério calculado 18 TRABALHANDO COM TABELA DINÂMICA 19 Criando uma Tabela Dinâmica 19 Definindo um relatório de Tabela dinâmica 19 Reorganizando a Tabela dinâmica 21 Inserindo um segundo campo de Dados 23 Manipulando uma Tabela Dinâmica 24 Classificar e filtrar os itens da Tabela dinâmica 24 Mostrar e ocultar detalhes dos itens 25 Remover totais de grupo e totais gerais 27 CRIANDO GRÁFICOS E MAPAS 27 Criando e formatando gráficos 27 Criando um gráfico Pizza de pizza 30 Criando um mapa 32 APRENDENDO A COMPARTILHAR DADOS 36 Acessando dados de outras pessoas 36 Validar uma célula de uma lista 36 Validar uma data 37 Vincular uma caixa de seleção com uma célula 39 Vincular uma caixa de listagem de duas colunas com um célula 40 Acessando dados de pastas de trabalho 41 Vincular com uma pasta de trabalho diferente 41 Corrigir um vínculo quebrado 42

3 Acessando dados de um banco de dados 43 Criar uma nova origem de dados 43 Acessar uma lista de um banco de dados 44 Acessar uma lista filtrada de um banco de dados 46 APRENDENDO A COMPARTILHAR UMA PASTA DE TRABALHO 48 Protegendo uma pasta de trabalho 48 Impedir alterações em uma pasta de trabalho 49 Compartilhando uma pasta de trabalho 49 Compartilhar uma pasta de trabalho 51 Sincronizar pastas de trabalhos compartilhadas 52 Gerenciar conflitos 52 Mostrar um histórico das alterações 53 Compartilhando com usuários diferentes 54 Mesclar pastas de trabalho compartilhadas 55 CRIANDO MACROS 55 Gravando Macros 55 Gravar e executar uma macro 56 Encontrar uma macro 57 Percorrer uma macro 58 Editar uma macro 59 Insira uma tecla de atalho 59 Escreva sua própria macro 60 Tornando as macros fáceis de executar 64 Anexar uma macro em um botão de barra de ferramentas 64 Anexar uma macro a um botão 66 LISTA DE EXERCÍCIOS 67

4 INTRODUÇÃO AO EXCEL 97 AVANÇADO O Excel é uma excelente planilha eletrônica, podendo ser usado para fazer cálculos, classificar dados, representar graficamente os dados da planilha, analisar e apresentar textos, números e resultados, tudo de uma maneira muito rápida e prática. Neste curso iremos conhecer e aprender a utilizar os novos e avançados recursos oferecidos por esta versão do Excel, como por exemplo: criar Mapas, trabalhar com uma Tabela dinâmica, criar e editar Macros, entre outros. CRIAÇÃO DE FÓRMULAS Quando criamos uma fórmula para uma célula, esta fórmula geralmente faz referência ao valor contido em uma outra célula. Esta referência pode ser feita de três maneiras: através do endereço, do rótulo ou do nome da célula. REFERÊNCIA USANDO ENDEREÇOS Vamos elaborar uma planilha e inserir fórmulas em algumas células, onde estas fórmulas irão usar o endereço de outra célula. A fórmula pode utilizar um endereço relativo ou absoluto da outra célula. Endereços relativos Tendo a planilha abaixo como exemplo, vamos inserir fórmulas na coluna D, utilizando um endereço relativo. Como podemos observar, a célula D2=B2*C2, a célula D3=B3*C3, e assim até a célula D6. Vemos, então, que a fórmula nas células fazem referência às células à esquerda. Por este motivo dizemos que o endereço referenciado pela fórmula é um endereço relativo. 1. Digite a lista acima, menos os valores nas células D2:D6; Página: 1

5 Vamos agora inserir as fórmulas na coluna D. 2. Selecione a célula D2 e digite = B2*C2 (ao invés de digitar o endereço, você pode dar um clique sobre ele); 3. Dê um clique no botão Inserir ( ), na barra de fórmulas, e depois arraste a Alça de preenchimento (figura abaixo) até a célula D6. Desta maneira você copiou a fórmula para as outras células. OBS: Ao invés de arrastar a Alça de preenchimento para fazer a cópia da fórmula para as outras células adjacentes, você pode simplesmente dar um clique duplo na Alça. Inserimos os valores nas células da coluna D criando fórmulas que fazem referência a endereços relativos, que são automaticamente ajustados assim que a fórmula é copiada. Endereços absolutos Vamos considerar que seja necessário descontar um valor de 5% no valor da venda de cada item. Em vez de alterar a fórmula de todas as células da coluna D, vamos inserir o valor do desconto (0,05) em uma outra célula, fazer a fórmula da célula D2 se referenciar a este valor e copiar a fórmula para as outras células. 1. Selecione o intervalo A1:A3 e no menu Inserir, clique em Linhas; 2. Na célula B1 digite Desconto, na B2 o valor do desconto, ou seja, 0,05 e na célula A2 digite Padrão; 3. Dê um clique duplo na célula D5 para editar a fórmula; As fórmulas de todas as células da coluna D farão referência ao valor contido na célula B2, portanto, o endereço da célula B2 deverá ser um endereço absoluto (e não mais relativo). Para tornar um endereço absoluto devemos inserir o símbolo de cifrão ($). Página: 2

6 4. Na célula D5 altere a fórmula para = (B5*C5)*(1-$B$2) (para inserir os cifrões, você pode selecionar o endereço e pressionar F4); 5. Clique no botão Inserir, na barra de fórmulas, e depois dê um clique duplo na Alça de preenchimento. Agora todas as fórmulas da coluna D fazem referência a um endereço absoluto, ou seja, à célula B2. REFERÊNCIA USANDO RÓTULOS Além de usarmos o endereço das células nas fórmulas, o Excel também permite que façamos referência à células através do rótulo. Os rótulos são os nomes que colocamos na parte superior da lista (nas colunas) ou à esquerda (nas linhas). Para garantir que o Excel interprete a palavra inserida como rótulo, você pode aplicar o formato de negrito a ele. Na nossa planilha exemplo, temos como rótulos: Item, Preço, Quantidade, ValorVenda, Padrão e Desconto. Podemos também usar rótulos relativos e absolutos nas fórmulas. Rótulos relativos Vamos modificar a fórmula das células da coluna D, ou seja, vamos retirar a parte da fórmula que se refere ao desconto de 5% sobre o valor da venda. 1. Dê um clique duplo na célula D5 para editar a fórmula; 2. Retire a parte *(1-$B$2) da fórmula e clique no botão Inserir; 3. Dê um clique duplo na Alça de preenchimento da célula D5; Agora, vamos substituir, nas fórmulas, os endereços das células por rótulos. 4. Dê um clique duplo na célula D5 para editar a fórmula; 5. Substitua B5 por Preço e C5 por Quantidade e clique no botão Inserir; Página: 3

7 6. Dê um clique duplo na Alça de preenchimento para copiar a fórmula para as outras células. Se você olhar as fórmulas de todas as células da coluna D verá que são iguais, mas cada uma faz referência ao valor de outras células através de rótulos relativos. Rótulos absolutos Quando usamos os rótulos relativos, vimos que a fórmula de cada célula fazia referência a "às duas células da esquerda". Agora queremos usar rótulos absolutos, onde as fórmulas de todas as células façam referência a um único valor (no caso, o valor do desconto, que é 0,05). 1. Dê um clique duplo na célula D5; Vamos inserir na fórmula o valor do desconto, usando rótulos. Para que a fórmula das células façam referência a um único valor, temos que informar ao Excel em qual linha e coluna encontra-se aquele valor, pois senão o Excel toma como linha a própria linha onde a fórmula está sendo inserida 2. Complete a fórmula: =(Preço*Quantidade)*(1- $Desconto $Padrão) (deixe um espaço entre Desconto e Padrão). Para inserir os cifrões, selecione Desconto Padrão e pressione F4. 3. Clique no botão Inserir e depois dê um clique duplo na Alça de preenchimento. Como vimos, os rótulos, assim como os endereços, são relativos por padrão, mas você pode torná-los absolutos inserindo o cifrão. Página: 4

8 REFERÊNCIA USANDO NOMES Ao invés de usarmos endereços ou rótulos nas fórmulas, podemos fazer referência a uma célula ou a um intervalo de células através do nome que damos a elas. As referências criadas com nomes são referências absolutas por padrão, a menos que você especifique o contrário. Os nomes podem ser qualquer palavra, mas este deve conter apenas letras, números, sublinhados e pontos finais. O nome deve começar com uma letra ou um sublinhado. Nomes absolutos Vamos nomear uma célula para depois fazermos referência a ela. 1. Selecione a célula B2 e, na Caixa de nome (figura abaixo), digite ValorDesc. Pressione ENTER após digitar o nome, pois senão o Excel não atribuirá esse nome à célula; 2. Dê um clique duplo na célula D5 para editar a fórmula; 3. Substitua $Desconto $Padrão por ValorDesc, que é o nome da célula; 4. Clique no botão Inserir e depois dê um clique duplo na Alça de preenchimento; As células da coluna D continuam com o mesmo valor, apenas mudamos a forma como a fórmula irá fazer referência a um valor contido em outra célula. Nomes relativos O Excel nos permite que tenhamos referência usando nomes relativos, ou seja, referências que mudem quando a fórmula for copiada. Assim, podemos definir um nome que sempre faça referência a "uma célula à esquerda". Página: 5

9 Vamos inserir, na nossa planilha, mais uma coluna: ValorSDesc, que é o valor da venda sem o desconto de 5%, e nesta coluna vamos criar referências com nomes relativos. Vamos deixar a fórmula das células da nova coluna fazer referência somente às células da coluna D. 1. Na célula E4 digite ValorSDesc; 2.Para termos o valor da venda sem o desconto, digite, na célula E5, a seguinte fórmula =D5/0,95; 3. Clique no botão Inserir e depois dê um clique duplo na Alça de preenchimento; Vamos substituir, agora, o endereço da fórmula por um nome. Para definir um nome relativo, é preciso criar um nome para um intervalo de células através do menu Inserir. 4. Selecione a célula E5 e no menu Inserir, aponte para Nomes e depois clique em Definir; 5. Na caixa de diálogo Definir nome que aparece, digite ValorTotal na caixa Nomes na pasta de trabalho. Abaixo você pode ver os outros nomes atribuídos às células (no nosso caso só temos um nome: ValorDesc). 6. Na caixa Refere-se a:, dê um clique no espaço em branco e depois clique na célula D5 da planilha; 7. Pressione F4 três vezes para tornar o endereço relativo (tirar os cifrões). Com estas alterações, a fórmula da célula E5 fará uma referência relativa a uma célula anterior, que é a célula D5. 8. Clique em OK. Página: 6

10 Se você olhar na barra de fórmulas, verá que a fórmula não mudou para fazer referência ao novo nome, ainda continua =D5/0,95. Devemos usar a caixa de diálogo Aplicar nomes para converter as fórmulas para que possamos usar o novo nome que definimos. 9. No menu Inserir, aponte para Nome e dê um clique em Aplicar; 10. Na caixa de diálogo Aplicar nomes, verifique se ValorTotal está selecionado, se não estiver, selecione-o; 11. Desmarque a caixa de seleção Ignorar relativa/absoluta; 12. Dê um clique em OK e depois veja as fórmulas das células da coluna E, todas contêm a mesma fórmula: =ValorTotal/0,95. Como vimos, é possível criar referências usando endereços, rótulos ou nomes das células. Ao decidir que tipo de referência irá usar, pense sempre na facilidade de leitura da fórmula para outra pessoa ou para você mesmo, depois de alguns meses sem vê-la. USANDO FUNÇÕES Página: 7

11 O Microsoft Excel contém muitas fórmulas predefinidas ou internas conhecidas como funções. As funções podem ser usadas para efetuar cálculos simples ou complexos. Para efetuar os cálculos, as funções precisam de alguns valores específicos que devemos fornecer, que são os argumentos. Nesta lição vamos aprender a usar algumas das funções mais úteis do Excel (pois possui mais de 200 funções diferentes). TRABALHANDO COM TEMPO E DINHEIRO Vamos supor que você tenha feito um empréstimo no valor de R$50.000,00 para pagar em 1 ano. O banco irá cobrar uma taxa de juros de 8,00% ao mês. Com estas informações, vamos calcular quais serão os pagamentos mensais. 1. Digite uma planilha como o exemplo abaixo: O Excel possui a função PGTO, que fornece o valor que deverá ser pago por mês. 2. Selecione a célula B5 e dê um clique no botão Editar fórmula ( ), ao lado da barra de fórmulas. A Caixa de nome muda para uma caixa de listagens de funções. 3. Dê um clique na seta ao lado da lista de funções e dê um clique em PGTO. Se a função PGTO não aparecer na lista, clique em Mais funções. Na caixa Categoria da função selecione Financeiras e na caixa Nome da função selecione PGTO. Depois dê um clique em OK. Na caixa de criação da função PGTO, vamos entrar com os valores dos argumentos. Quando o nome do argumento está em negrito, você é obrigado a fornecer um valor para ele. Caso contrário, o argumento será opcional. 5. Na caixa Taxa digite Taxa (valor da taxa mensal cobrada pelo banco); Página: 8

12 6. Na caixa Nper digite Anos*12 (período de tempo em anos que você fará o pagamento, multiplique por 12 para obter o número de meses); 7. Na caixa Vp digite Empréstimo (valor, em dinheiro, que você coloca ou retira no momento); 8. Depois de digitar o valor dos argumentos, clique em OK. Como vemos no resultado da fórmula (e na célula B5), você precisará pagar cerca de R$6.635,00 cada mês. O valor na célula B5 é negativo, pois em se tratando de empréstimo, o Excel considera que o dinheiro recebido do empréstimo é um número positivo e a parcela a ser paga é um número negativo. Agenda de amortização Vamos montar uma agenda de amortização, onde será possível visualizar os detalhes de cada pagamento do empréstimo. 1. Vamos usar rótulos nas fórmulas que iremos criar, por isso, na célula B1, digite Emprestado; 2. Na célula D2, insira o valor inicial do primeiro mês, ou seja, digite = Emprestado Empréstimo; 3. Na célula E2 digite = Início * (Emprestado $Taxa) (como iremos copiar essa fórmula em outras linhas, precisamos de um cifrão na frente de Taxa); 4. Digite = - Emprestado $Pagamento - Juros, na célula F2. Como o valor referente ao Pagamento é um número negativo, é preciso convertê-lo para um número positivo, por isso colocamos um sinal de subtração. 5. Na célula G2 digite = Início - Principal Página: 9

13 6. Na célula D3 digite = Jan/98 Fim (o valor final do primeiro mês é o valor inicial do mês seguinte). Observe, na barra de fórmulas, que o Excel mudou Jan/98 Fim para 01/01/1998 Fim. Agora você já tem todas as fórmulas de que precisa, falta só copiá-las. 7. Selecione a célula D3 e dê um clique duplo na Alça de preenchimento; 8. Selecione o intervalo E2:G2 e dê um clique duplo na Alça de preenchimento. Nossa planilha conterá os seguintes valores: Podemos ver, na planilha, como serão os pagamentos finais, e, como a célula G13 nos mostra, o balanço final é zero. Calcular o último dia do mês Vamos supor que agora, para certificar-se de que os pagamentos sejam feitos em dia, você quer saber a última data de cada mês precedente. Para datas, o Excel simplesmente insere um número que conta os dias desde o início do século 20. Vamos usar, então, a função DATA em nossa planilha. 1. Na célula H1 digite o rótulo DataPag; 2. Selecione a célula H2 e dê um clique no botão Editar fórmulas. Depois dê um clique na seta ao lado da lista de funções e selecione Mais funções; 3. Na lista Categoria da função selecione Data e hora e na lista Nome da função selecione DATA. Dê um clique em OK; Na caixa de criação da função DATA vemos três argumentos obrigatórios. Para o argumento Ano não vamos usar uma constante, mas sim calcular o ano através do número do mês. A função ANO extrai a parte referente ao ano de uma data. 4. Dê um clique na seta ao lado da lista de funções e selecione Mais funções. Na lista Nome da função selecione ANO e dê um clique em OK. Página: 10

14 A caixa de criação da função ANO é exibida. Esta nova função ficará aninhada dentro da função DATA, como você pode ver na barra de fórmulas. 5. Na caixa Núm_série digite Mês, mas não dê um clique em OK. Em vez disso, dê um clique na barra de fórmulas, na área em branco, à direita da fórmula. A caixa de criação para a função principal aparece novamente. 6. Clique na caixa do argumento Mês. Em seguida, dê um clique na seta ao lado da lista de funções e selecione Mais funções. Na lista Nome da função selecione MÊS e clique em OK; 7. Na caixa Núm_série (da caixa de criação de fórmulas da função MÊS), digite Mês. Depois dê um clique no espaço em branco da barra de fórmulas. 8. Para o argumento Dia, na caixa de criação da função DATA, digite 0 para especificar o último dia do mês anterior; 9. Finalmente dê um clique em OK. 10.Com o valor da data já na célula H2, dê um clique duplo na Alça de preenchimento. Independentemente da quantidade de dias no mês, a fórmula calcula a data correta para o último dia do mês anterior. Página: 11

15 PROCURANDO UM VALOR EM UMA LISTA Excel 97 - Avançado Agora vamos considerar que você tenha uma distribuidora de bebidas e forneça seus produtos para vários clientes. Você vai oferecer um desconto para os clientes que se comprometerem a comprar uma certa quantidade, em reais, durante o ano. 1. Digite a seguinte planilha: Vamos ter que calcular exemplos de valores de compra e os descontos apropriados, já que não temos, no momento, os valores reais das compras. Sabemos que os valores das compras variam de R$0,00 a R$50.000, Selecione a célula B2 e dê um clique no botão Editar fórmula; 3. Clique na seta ao lado da lista de funções e selecione Mais funções. Selecione Matemática e Trigonometria na lista Categoria da função, e na lista Nome da função selecione ALEATÓRIO; A caixa de criação de fórmulas da função ALEATÓRIO (figura abaixo) não possui argumentos, retorna um número aleatório entre 0 e 1 e é volátil (significa que a função será recalculada sempre que outra fórmula da planilha for recalculada). 4. Dê um clique em OK. Mas não queremos números aleatórios entre 0 e 1, queremos entre 0 e Na barra de fórmulas, dê um clique após os parênteses da função, digite * e dê um clique no botão Inserir. Em seguida dê um clique duplo na Alça de preenchimento. O intervalo é preenchido com números entre 0 e Vamos arredondar esses números para os mais próximos. Página: 12

16 6. Dê um clique duplo na célula B2 e selecione a fórmula inteira, exceto o sinal de igualdade. Dê um clique no botão Recortar, na barra de ferramentas; 7. Clique na seta ao lado da lista de funções e selecione Mais funções. Na lista Categoria da função, selecione Matemática e Trigonometria e na lista Nome da função selecione ARRED. Dê um clique em OK. 8. Com o ponto de inserção na caixa Núm, dê um clique no botão Colar; 9. Na caixa Núm_digitos, digite -3; 10. Dê um clique em OK e depois dê um clique duplo na Alça de preenchimento. OBS: Sempre que você pressionar F9 o Excel calculará um novo conjunto de números aleatórios. A fórmula final é: =ARRED(ALEATÓRIO()*50000;-3). Esta fórmula calcula um número aleatório entre 0 e 1, multiplica o resultado por e arredonda o que der para os 1000 mais próximos. Localizar um intervalo numérico Agora que já calculamos exemplos de valores para as compras, vamos calcular qual a porcentagem de desconto referente a cada valor comprado. O valor do desconto será calculado a partir de uma tabela. Nossa tabela de pesquisa serão as colunas E e F, vamos, então, nomeá-la. 1. Selecione a célula E1. Pressione CTRL+SHIFT+* para selecionar toda a tabela, ou seja, as colunas E e F; 2. Dê um clique na Caixa de nome, digite DescontoCompra e pressione ENTER; 3. Agora selecione a célula C2 e dê um clique no botão Editar fórmulas. Dê um clique na seta ao lado da lista de funções e selecione Mais funções. Selecione Procura e Página: 13

17 referência na lista Categoria da função e selecione PROCV na lista Nome da função. Clique, depois, em OK; A função PROCV é usada para encontrar um valor em uma lista, e a esta lista deve ser atribuído um nome (atribuímos o nome de DescontoCompra). 4. No argumento Valor_procurado digite Compra (rótulo da coluna que contém o valor que desejamos procurar); 5. Na caixa Matriz_tabela digite DescontoCompra (nome da tabela de pesquisa); 6. Na caixa Núm_índice_coluna digite 2 (queremos retornar valores contidos na coluna 2 da tabela DescontoCompra); 7. Dê um clique em OK e depois dê um clique duplo na Alça de preenchimento. Na nossa planilha, vemos que cada cliente recebe um desconto apropriado com base em um intervalo, em reais (coluna E). Página: 14

18 TRABALHANDO COM LISTAS Excel 97 - Avançado Vamos aprender, neste capítulo, a usar Filtros avançados para filtrar uma lista, pois mesmo sendo um pouco mais complexos que os AutoFiltros, eles oferecem muito mais controle sobre o processo de filtragem. Vamos aprender, também, a usar um critério calculado. USANDO FILTROS AVANÇADOS Com os filtros avançados podemos extrair uma parte da lista para uma nova posição, ver os critérios que usamos para filtrar a lista, criar uma lista de valores exclusivos, entre outras coisas. Tudo isso não é possível de ser realizado com os AutoFiltros, que são um pouco limitados. Criar uma lista de valores exclusivos Vamos considerar que você queira extrair uma lista dos clientes exclusivos com os respectivos códigos. Vamos usar, para isso, o filtro avançado. 1. Digite a seguinte lista na planilha Plan1: 2. Selecione as colunas C e D; 3. No menu Dados, aponte para Filtrar e dê um clique em Filtro avançado; 4. Na seção Ação, selecione a opção Copiar para outro local. Olhe se a caixa Intervalo da lista contém $C$1:$D$11); 5. Digite G1:H11 na caixa Copiar para e marque a opção Somente registros exclusivos; Página: 15

19 6. Em seguida clique em OK; Nas colunas G e H podemos ver a lista exclusiva dos clientes e de seus respectivos códigos. Filtrar através de um intervalo de critérios Um intervalo de critérios consiste na inserção de duas linhas em sua planilha: a linha superior conterá todos os rótulos de sua lista e a linha inferior conterá os critérios que desejamos usar. Assim, você poderá ver facilmente quais critérios utilizou para filtrar a lista. 1. Apague o conteúdo das colunas G e H; 2. Selecione o intervalo A1:A3 da lista. No menu Inserir, clique em Linhas; 3. Selecione as células A4:E4 e dê um clique no botão Copiar; 4. Selecione a célula A1, clique no botão Colar e pressione ESC; 5. Mantenha a tecla SHIFT pressionada e pressione a tecla SETA PARA BAIXO para selecionar as duas linhas do intervalo de critérios (linhas 1 e 2); Vamos, agora, nomear o nosso intervalo de critérios. 6. Estando com o intervalo de critérios selecionado, no menu Inserir, aponte para Nome e dê um clique em Definir. Digite Plan1!Critérios na caixa Nomes na pasta de trabalho e clique em OK (Plan1 é o nome da planilha onde está o intervalo de critérios). Ao invés de inserimos somente o nome Critérios, inserimos também o nome da planilha (Plan1!Critérios), isso para que o nome seja local à planilha Plan1, para o caso de, Página: 16

20 algum dia, você inserir um intervalo de critérios em uma outra planilha desta pasta de trabalho. Agora já podemos usar o nosso intervalo de critérios. Vamos ver todos os clientes que compraram Coca-Cola no mês de janeiro. 7. Digite Coca-Cola na célula A2; Como já usamos a opção Filtrar (no tópico anterior utilizamos o Filtro avançado para criar uma lista com valores exclusivos), o Excel se lembra do último subconjunto que foi selecionado e ignora a seleção atual. Para resolver isto, devemos ativar e desativar o AutoFiltro. 8. No menu Dados, aponte para Filtrar e dê um clique em AutoFiltro; repita o procedimento mais uma vez; 9. Selecione a célula A4 (ou qualquer outra célula da lista). No menu Dados, aponte para Filtrar e dê um clique em Filtro avançado. Deixe as opções como estão e clique em OK. A lista nos mostra todos os clientes que compraram Coca-Cola no mês de janeiro. Agora vamos supor que você queira ver todos os clientes cujo código comece com "C" e termine com o número "4". É possível usar um ponto de interrogação (?) para combinar qualquer caractere ou um asterisco (*) para combinar um ou mais caracteres. 10. No menu Dados, aponte para Filtrar e depois clique em Mostrar todos; 11. Apague o conteúdo da célula A2 e na célula D2 insira C???4; 12. Selecione a célula A4. No menu Dados, aponte para Filtrar e dê um clique em Filtro avançado. Em seguida clique em OK. Vemos que dois clientes satisfazem aos critérios. Página: 17

21 13. No menu Dados, aponte para Filtrar e depois clique em Mostrar todos. Depois que você define o intervalo de critérios, o Filtro avançado não é muito mais difícil de ser usado em comparação ao AutoFiltro, e tem a vantagem de mostrar quais os critérios que foram usados. Extrair parte de uma lista Nos tópicos anteriores, vimos que o Filtro avançado filtra nossa lista de acordo com o critério que especificamos no intervalo de critérios, mostrando todas as colunas da lista. Com o Filtro avançado podemos usar um critério e extrair somente as colunas que desejamos. Agora nós vamos querer ver somente as colunas dos códigos e dos clientes que compraram refrigerante. 1. Apague o conteúdo da célula D2. Na célula B2 digite Refrigerante; Agora vamos selecionar somente os rótulos que queremos ver. 3. Selecione as células C4 e D4 e clique no botão Copiar. Selecione a célula G4 e clique no botão Colar; 4. Selecione a célula A4. No menu Dados, aponte para Filtrar e dê um clique em Filtro avançado; 5. Na caixa Filtro avançado, selecione a opção Copiar para outro local. Na caixa Copiar para digite G4:H4. Clique em OK. Você pode ver apenas as colunas desejadas para o critério selecionado. 6. No menu Dados, aponte para Filtrar e depois clique em Mostrar todos. 7. Apague o conteúdo das colunas G e H. OBS: Lembre-se de que, se você tentar usar o comando Filtro avançado em uma parte da lista, e a caixa de diálogo não reconhecer a seleção atual, basta ativar e desativar o AutoFiltro. USANDO UM CRITÉRIO CALCULADO Página: 18

22 Quando criamos um intervalo de critérios, colocamos na linha superior todos os rótulos de coluna da nossa lista. Se colocarmos um rótulo que não apareça na lista, estaremos criando um critério calculado. Vamos considerar que você queira ver as linhas onde a quantidade comprada no mês de janeiro seja maior que Apague o conteúdo da célula B2; 2. Na célula A1 digite Calc (rótulo não pertencente à lista); 3. Digite = Janeiro > 130 na célula A2; O Excel copia esta fórmula para o restante da lista, e cada linha em que a fórmula retorna um valor Verdadeiro satisfaz o critério. 4. Selecione a célula A4. No menu Dados aponte para Filtrar e depois dê um clique em Filtro avançado. Em seguida clique em OK. O Excel exibe apenas as linhas em que a quantidade comprada no mês de janeiro foi maior que 130. TRABALHANDO COM TABELA DINÂMICA Quando você está diante de uma lista muito extensa, e deseja resumir ou visualizar algumas informações, é recomendado que você utilize uma Tabela dinâmica, pois ela irá simplificar sua tarefa. CRIANDO UMA TABELA DINÂMICA Uma Tabela dinâmica não trabalha com linhas e colunas, mas sim com campos e itens. Um campo corresponde a uma coluna e o seu nome será o rótulo da coluna. Um item é um valor exclusivo em um campo. Definindo um relatório de Tabela dinâmica Abra, primeiramente, o arquivo Exemplo1.xls e selecione a planilha Principal. Como temos uma lista grande, primeiro vamos criar uma Tabela dinâmica usando somente Página: 19

23 um subconjunto da lista, para nos acostumarmos a manipular uma Tabela. Vamos nomear o intervalo da lista que iremos utilizar. 1. Selecione o intervalo A1:E7 (somente os dados do mês de janeiro); 2. Dê um clique na Caixa de nome e digite Banco_de_dados (pois o Assistente da Tabela dinâmica irá procurar um intervalo chamado Banco_de_dados). Pressione ENTER; 3. No menu Dados, clique em Relatório da tabela dinâmica; 4. Na primeira etapa do Assistente, deixe a primeira opção selecionada e clique em Avançar; 5. Na etapa 2, deixe Banco_de_dados como nome do Intervalo e clique em Avançar; Na etapa 3 vamos especificar quais campos farão parte, inicialmente, da nossa Tabela dinâmica. À direita estão os botões de campo (um para cada rótulo de coluna da lista) e no centro está a área dinâmica (figura abaixo). 6. Arraste o botão do campo Clientes para a área de Linha; arraste o botão do campo Produtos para a área de Coluna e arraste o botão do campo Quantidades para a área de Dados (o botão Quantidades mudou para Soma de Quantidades porque agora ele é um campo de dados). 7. Clique em Avançar; 8. Na última etapa o Assistente sugere a criação de uma nova planilha para inserir a Tabela dinâmica, aceite esta opção e clique em Concluir. Página: 20

24 O relatório da Tabela dinâmica aparece, juntamente com a barra de ferramentas, que é aberta sempre que uma tabela dinâmica está ativa. Os itens do campo Clientes aparecem como cabeçalho de linha e os do campo Produtos aparecem como cabeçalho de coluna. A Tabela nos mostra os totais de cada produto comprado por cada cliente (no mês de janeiro) e o total global. Vamos dar um nome a essa nossa planilha que contém a Tabela dinâmica: dê um clique duplo na guia da planilha e digite TDinâmica. REORGANIZANDO A TABELA DINÂMICA É possível reorganizar sua Tabela dinâmica arrastando os botões de campo, ou seja, mudando-os de lugar. 1. Arraste o botão do campo Produtos para baixo, até a borda entre a célula A4 e a célula B4; Podemos ver que agora a Tabela dinâmica tem dois campos de linha, e os itens do campo Produtos mostram os detalhes de cada cliente, onde cada cliente tem uma linha de total. Vamos reorganizar novamente nossa Tabela. 2. Arraste o botão do campo Produtos para a célula A4; Página: 21

25 Os itens do campo Produtos estão agora à esquerda, e a tabela também mostra um total para cada produto. Podemos usar a Tabela dinâmica para filtrar os dados exibidos na tabela. Vamos filtrar a Tabela usando os itens do campo Produtos. Para isso, devemos arrastar o campo Produtos para a área de página. 3. Arraste o botão do campo produtos para acima da célula A1; A Tabela está mostrando o total de todos os produtos para cada cliente. Podemos mostrar apenas o total de Coca-Cola. 4. Selecione Coca-Cola na caixa de listagem do campo de página Produtos; Agora a Tabela mostra apenas a quantidade do produto Coca-Cola. Quando queremos reorganizar a Tabela dinâmica, fazemos apenas uma alteração por vez. Podemos usar o Assistente da Tabela dinâmica para fazer várias alterações simultaneamente. 5. Na barra de ferramentas Tabela dinâmica, clique no botão Assistente da Tabela dinâmica ( ); 6. Na caixa do Assistente da Tabela, arraste o botão Produtos para a área de Linha, arraste o botão Clientes para a área Página, arraste o botão Soma de Quantidade para fora da área dinâmica e o botão Reais para a área de Dados. Depois dê um clique em Concluir. Página: 22

26 Vemos a Tabela dinâmica com todas as alterações que fizemos. Você pode, então, reorganizar a Tabela dinâmica um campo por vez, arrastando os botões de campo, como pode também fazer várias alteração simultaneamente usando o Assistente da tabela dinâmica. Inserindo um segundo campo de Dados No tópico anterior montamos uma Tabela dinâmica que só tinha um campo de Dados. E se quisermos inserir outro campo de Dados? O Excel permite que façamos isso, mas cada campo se comportará como um item de um novo campo temporário chamado Dados. 1. Dê um clique no botão Assistente da Tabela dinâmica, na barra de ferramentas Tabela dinâmica; 2. Arraste o botão do campo Quantidade acima do campo Soma de Reais. Arraste, também, o botão do campo Produtos para a área de Página e o botão do Clientes para a área de Linha. Dê um clique em Concluir. Os rótulos Soma de Quantidade e Soma de Reais aparecem como itens do campo Dados. Você também pode mudar a posição do campo Dados, como faz para qualquer outro campo. 3. Arraste o botão do campo Dados para o meio da célula A4; Os totais dos itens do campo Dados aparecem na parte inferior da Tabela dinâmica, em vez de embaixo de cada item, como ocorreria em um campo normal. Você pode mover o botão do campo Dados para uma área de Linha ou Coluna, só não para uma área de Página. Página: 23

27 MANIPULANDO UMA TABELA DINÂMICA Excel 97 - Avançado Quando fizemos a primeira Tabela dinâmica, incluímos apenas um intervalo da nossa lista. Vamos, agora, incluir a lista toda em nossa Tabela. Temos que selecionar a lista inteira e nomeá-la. 1. Selecione a célula A1 da planilha Principal e pressione CTRL + SHIFT + *. 2. No menu Inserir, aponte para Nome e dê um clique em Definir. Digite (e não selecione da lista) o nome Banco_de_dados e clique em OK; Vamos atualizar nossa Tabela dinâmica. 3. Ative a planilha TDinâmica e na barra de ferramentas Tabela Dinâmica, dê um clique no botão Atualizar dados. Quando o Excel informar que a Tabela Dinâmica foi alterada, clique em OK. A Tabela dinâmica contém, agora, todos os itens da nossa lista; 4. Com o botão direito do mouse clique no rótulo Soma de Quantidade. Depois dê um clique em Excluir. Observe que o campo Dados desaparece, pois agora temos somente um campo de dados (Soma de Reais). Classificar e filtrar os itens da Tabela dinâmica Vamos, primeiro, reorganizar a nossa Tabela, para isso, arraste o botão do campo Produtos para a célula A5. Como vemos, os itens do campo Produto não estão classificados em ordem alfabética. Podemos classificar manualmente (arrastando a célula que contém o item para o lugar desejado) ou fazer com que o campo classifique automaticamente. 1. Dê um clique duplo na célula B4. Na caixa Campo da Tabela dinâmica, clique no botão Avançado; 2. Na caixa de diálogo que aparece, selecione a opção Crescente da seção Opções de AutoClassificação; Página: 24

28 3. Clique duas vezes em OK. Como você pode ver na lista, os itens do campo Produtos aparecem em ordem alfabética. Vamos, agora, filtrar a lista usando o campo Clientes, para que possamos ver quais são os principais clientes para cada produto. 4. Primeiro, arraste o botão Produtos para a célula A5 (campo Produtos fica à esquerda de Clientes); 5. Dê um clique duplo no botão do campo Clientes e depois clique no botão Avançado; 6. Na seção Opções de AutoApresentação, selecione a opção Automática. Em seguida, deixe Primeiros na lista Mostrar e mude o valor na caixa de números para 3. Dê dois cliques em OK e depois observe a lista. A cor azul do campo Clientes é para indicar que a lista está filtrada. 7. Para mostrar todos os clientes novamente, dê um clique duplo no botão Clientes, clique no botão Avançado e na seção Opções de AutoApresentação, selecione a opção Manual. Clique duas vezes em OK. Mostrar e ocultar detalhes dos itens Temos, na Barra de ferramentas Tabela dinâmica, dois botões: Ocultar detalhe e Mostrar detalhe, os quais permitem ocultar e mostrar detalhes de todos os itens de um campo. Página: 25

29 1. Dê um clique, por exemplo, no botão de campo Produtos, e depois, na barra de ferramentas Tabela dinâmica, clique em Ocultar detalhes ( ); Agora podemos ver todos os produtos facilmente. Página: 26

30 Para exibir os detalhes só de um item, dê um clique duplo sobre ele (por exemplo, dê um clique duplo no item Coca-Cola). Você verá somente os detalhes daquele item. Para ocultar os detalhes desse item, dê um clique duplo novamente sobre ele ou clique no botão Ocultar detalhes. 2. Dê um clique no campo Produtos e depois clique no botão Mostrar detalhes para exibir novamente os itens do campo Cliente. Remover totais de grupo e totais gerais Vemos, na nossa Tabela, que abaixo de cada item aparece uma linha mostrando os totais daquele item (subtotais) e na parte inferior ou no lado direito da Tabela dinâmica aparece uma outra linha com os totais (totais gerais). Podemos ocultar esses totais, se quisermos. 1. Dê um clique duplo no botão Produtos. Na seção Subtotais, selecione Nenhum e dê um clique em OK. Observe, na Tabela, que os subtotais de cada item desapareceram, mas a linha com o total geral continua, vamos então, ocultá-la. 2. Com o botão direito do mouse clique em qualquer célula da Tabela dinâmica e dê um clique em Opções. Desmarque as caixas de seleção Totais gerais para colunas e Totais gerais para as linhas. Depois clique em OK. Agora a Tabela dinâmica não contém nenhuma linha indicando totais ou subtotais. CRIANDO GRÁFICOS E MAPAS Vamos aprender, nesta lição, a criar e modificar gráficos e mapas. Um gráfico representa visualmente os dados selecionados em uma planilha e um mapa exibe dados geográficos - como a população no Brasil - dentro de um mapa real. CRIANDO E FORMATANDO GRÁFICOS Agora vamos criar um gráfico personalizado e formatar os rótulos, títulos e objetos de texto. 1. Reorganize a Tabela dinâmica de modo que apresente somente os campos Quantidade e Mês (utilize o botão Assistente da tabela dinâmica); Página: 27

31 OBS: Se a barra de ferramentas Tabela dinâmica não estiver visível, clique com o botão direito do mouse em qualquer barra de ferramentas e clique em Tabela dinâmica. 2. Selecione a célula A3 (a Tabela toda também é selecionada), na barra de ferramentas Padrão, clique no botão Assistente de gráfico ( ); 3. Na caixa de diálogo, selecione a guia Tipos personalizados. Na caixa Tipo de gráfico (que contém todos os formatos de gráficos predefinidos), clique em Preto e branco - Linhas. Na caixa Selecionar, deixe a opção Interno selecionada; 4. Clique em Avançar. Na etapa 2 clique em Avançar novamente; 5. Na etapa 3 digite Mês na caixa Eixo das categorias (X) e digite Quantidade na caixa Eixo dos valores (Y). Clique em Avançar; 6. Na etapa 4 deixe a segunda opção selecionada. Clique em Concluir. O gráfico é, então, inserido na planilha TDinâmica. Para uma melhor visualização, arraste a alça de dimensionamento do gráfico (figura abaixo). Página: 28

32 Vamos, agora, mudar e formatar o título do gráfico. 7. Dê um clique no título do gráfico para selecioná-lo, depois clique dentro da caixa que seleciona o título e digite Vendas Mensais. Dê um clique em qualquer lugar do gráfico e depois clique na caixa de título novamente, para selecioná-la (ou, se preferir, pressione ESC depois de digitar o título); 8. No menu Formatar, clique em Título do gráfico selecionado e depois dê um clique na guia Padrões. Selecione Automática para a Borda e para a Área. Nesta caixa de diálogo também é possível alterar a fonte (tamanho, tipo, etc) e o alinhamento. Clique em OK. OBS: Você pode dar dois cliques na caixa Título para ter acesso à caixa de diálogo Formatar título do gráfico. Você também pode alterar os dados dos eixo das categorias (X) e eixo dos valores (Y). 9. Leve o mouse para perto do eixo X (eixo que contém os nomes dos meses) e quando ver o nome Eixo das categorias dê dois clique. Na caixa de diálogo Formatar eixo, selecione a guia Fonte e escolha Times New Roman para a Fonte e Itálico para o Estilo de fonte. Clique em OK; 11. Faça as mesmas alterações para o Eixo dos valores (Y). É possível mudar o Título do eixo das categorias (Mês) e o Título do eixo dos valores (Quantidade), como também formatá-los. Nosso gráfico ficará com a seguinte aparência: Página: 29

33 Como vimos, um clique duplo em um objeto do gráfico abre uma caixa de diálogo Formatar correspondente, que você pode usar para alterar os atributos do objeto. Criando um gráfico Pizza de pizza Vamos aprender a criar um gráfico Pizza de pizza, que nos permitirá uma melhor compreensão e visão dos números que compõem o gráfico. 1. Apague o gráfico que fizemos na planilha TDinâmica (clique em uma das bordas do gráfico e pressione Delete); 2.Reorganize a planilha da seguinte maneira: 3. Dê um clique na célula A3 para selecionar toda a Tabela e depois clique no botão Assistente de gráfico, na barra de ferramentas padrão. Na etapa 1 clique na guia Tipos padrão e dê clique duplo em Pizza na lista Tipos de gráficos. Clique em Concluir. Como vemos, a legenda não é grande o suficiente para mostrar todos os clientes. Vamos colocá-la na parte inferior do gráfico. 4. Dê um clique duplo na legenda. Selecione a guia Posicionamento, na caixa de diálogo Formatar legenda e selecione a opção Inferior na seção Tipo. Clique em OK. Selecione, depois, a caixa legenda e diminua seu tamanho; 5. Para visualizar melhor todo o gráfico, clique na sua borda e arraste a alça de dimensionamento; 6. A figura do gráfico (pizza) está muito pequena, vamos aumentá-la. Leve o cursor do mouse até o contorno do círculo que representa a pizza e quando ver um balão de descrição indicando Área de Plotagem, dê um clique. Depois arraste a alça de dimensionamento e verá que o tamanho do gráfico aumentará; 7. Selecione o título do gráfico (Total) e pressione Delete; Página: 30

34 Seria interessante se o gráfico mostrasse a porcentagem de cada segmento do gráfico. Isto é possível, vamos colocar as porcentagens no gráfico. 8. Dê um clique duplo na pizza. Na caixa de diálogo Formatar seqüência de dados, selecione a guia Rótulos de dados e na seção Rótulos de dados selecione a opção Mostrar porcentagem. Em seguida clique em OK; Vamos fazer os rótulos aparecerem dentro de cada segmento, já que estão fora da pizza. 9. Dê um clique duplo em um dos rótulos. Na caixa Formatar rótulos de dados, selecione a guia Alinhamento, na lista Posição do rótulo selecione Centro. Selecione a guia Fonte e altere o Tamanho para 10. Em seguida clique em OK. Agora os rótulos estão dentro do gráfico, mas como temos uns segmentos muito pequenos, a visualização da porcentagem fica um pouco difícil. Vamos inserir outra pizza que mostrará somente os segmentos pequenos. 10. No menu Gráfico, dê um clique em Tipo de gráfico. No lado direito da caixa de diálogo, selecione a opção Pizza de pizza (terceiro gráfico na linha superior). Dê um clique em OK. 11. Aumente a Área de Plotagem para aumentar o gráfico e melhorar a visualização; Página: 31

35 Podemos definir quantos segmentos terão na segunda pizza. 12. Dê um clique duplo em uma das pizzas, selecione a guia Opções na caixa de diálogo Formatar seqüência de dados. Na caixa Segunda Plotagem contém o último é onde você define quantos segmentos terão na segunda pizza. Deixe 4, pois é um bom valor para nosso gráfico. Clique em OK. Com esse tipo de gráfico que criamos pudemos ver claramente o relacionamento entre os clientes desde o mês de maio. CRIANDO UM MAPA Com o recurso de mapa oferecido pelo Excel, conseguimos apresentar os dados de forma gráfica dentro um mapa geográfico real. Para criarmos um mapa temos que ter uma coluna que apresente dados geográficos, como nomes de países ou estados. Utilizando a planilha abaixo, vamos criar um mapa para melhor visualizarmos as informações. 1. Digite as colunas A, B e C. Insira os rótulos das colunas D e E e na célula D4 insira a fórmula = B4+C4 e dê um clique duplo na Alça de preenchimento. Na célula E4 insira a fórmula = B4*100/D4 e depois dê um clique duplo na Alça de preenchimento. Página: 32

36 No nosso mapa vamos querer ver os Estados e a relação da População Total e da Taxa de urbanização. Assim, vamos selecionar só estas colunas. 2. Com a tecla CTRL pressionada, selecione as células A3:A9, D3:D9 e E3:E9; 3. Na barra de ferramentas padrão, clique no botão Mapa ( ); 4. Na planilha, arraste o ponteiro do mouse para especificar a localização e o tamanho do mapa; Ao soltar o mouse, um mapa do Brasil é inserido, com título, legenda e os estados da nossa lista já destacados; 5. Para alterar o tamanho do gráfico, arraste uma das alças de dimensionamento; para mudar o título e a legenda de lugar, é só arrastá-los para o lugar desejado. Se quiser formatar o título, dê um clique com o botão direito do mouse e no menu que aparece, clique em Formatar fonte; Quando inserimos o mapa, a caixa de diálogo Controle do Microsoft Map aparece (se não aparecer, clique no botão Mostrar/ocultar controle do Microsoft Map, localizado na barra de ferramentas). Página: 33

37 Os botões destacados na figura acima permitem que façamos modificações no formato de mapa. No mapa, vemos que a legenda e os estados estão usando o formato Sombreamento de valores. Vamos mudar para Sombreamento de categorias. 6. Arraste o botão Sombreamento de categorias e solte-o em cima do botão Sombreamento de valores, do lado direito da caixa de diálogo Controle do Microsoft Map (parte branca). Observe que o formato dos estados e da legenda modificou-se; Agora vamos comparar a população total e a taxa de urbanização entre os estados, utilizando, para isso, o gráfico de colunas. 7. Arraste o botão Gráfico de colunas para o lado direito da caixa Controle do Microsoft Map (logo abaixo do botão Sombreamento de categorias) e quando você vir uma faixa azul pode soltar o mouse; 8. Arraste os botões dos rótulos (Pop. Total e Tx Urbanização (%)) para baixo, ao lado do botão Gráfico de colunas; No mapa, vemos que uma outra legenda aparece e que as colunas são inseridas nos estados. Vamos melhorar a aparência e mudar a cor das colunas. 9. Na caixa Controle do Microsoft Map dê um clique duplo no botão Tx de Urbanização. Se aparecer uma caixa informando que você deve atualizar o mapa, clique em OK e dê um clique duplo no botão novamente; A caixa de diálogo Propriedades do formato aparece (figura abaixo). 10. Na lista Colunas, selecione Pop. Total e na caixa Cor selecione uma cor diferente das cores que aparecem no mapa. Depois selecione Tx Urbanização e repita o procedimento; 11. Na seção Dimensionamento marque a opção Escala independente e na seção Dimensões, altere a altura para 0,8 polegadas. Em seguida clique em OK. Página: 34

38 Para aproveitar melhor o espaço do gráfico, você também pode mudar o mapa de lugar. 12. Na barra de ferramentas padrão, selecione o botão Deslocar mapa ("mãozinha") e arraste o mapa para o lugar desejado; Depois das alterações, nosso gráfico terá a seguinte aparência: Sempre que você alterar os dados da planilha é preciso atualizar o mapa, pois, ao contrário dos dados de gráficos, o Excel não atualiza automaticamente os dados do mapa. Página: 35

39 APRENDENDO A COMPARTILHAR DADOS Quando a construção de uma planilha envolve o trabalho de várias pessoas, podemos compartilhar os dados da planilha, ou seja, podemos obter dados a partir da planilha de outra pessoa, a partir de outras pastas de trabalho e a partir de um banco de dados. ACESSANDO DADOS DE OUTRAS PESSOAS Na sua distribuidora de bebidas os pedidos dos clientes são inseridos em uma planilha. Nesta planilha, a pessoa que recebe o pedido tem que digitar o código do cliente, a data, o nome do produto e a quantidade comprada (figura abaixo). As fórmulas inseridas nos outros campos calculam os valores restantes, fazendo pesquisas nas planilhas Produtos e Clientes. O único problema é que a pessoa deve digitar os dados com muito cuidado para não cometer nenhum erro de digitação. Vamos aprender qual ferramenta podemos usar para esta tarefa se tornar mais fácil. Validar uma célula de uma lista O recurso de validação de dados oferecido pelo Excel permite que você controle quais os valores que poderão entrar em uma célula, facilitando, desta maneira, a inserção dos dados. Página: 36

40 1. Abra o arquivo Exemplo2 e ative a planilha Produtos. Selecione o intervalo A2:A7, dê um clique na Caixa de nome, digite ListaProdutos e pressione ENTER; 2. Ative a planilha Pedidos e selecione a célula A5. No menu Dados, dê um clique em Validação. A caixa se diálogo Validação de dados aparece (figura abaixo). Na lista Permitir selecione Lista, na lista Origem digite = ListaProdutos. Em seguida clique em OK. Observe que agora a célula A5 apresenta um seta, onde você pode clicar no produto desejado, ao invés de ter que digitá-lo (tente fazer isto). Vamos copiar esta lista suspensa para as outras células, para que também possam validar os dados. 3. Selecione a célula A5 e dê um clique no botão Copiar. Selecione agora o intervalo A5:A11 e no menu Editar, clique em Colar especial. Na caixa que aparece, selecione a opção Validação e clique em OK (pressione ESC para remover a borda em torno da célula A5); Se você clicar na célula A6 verá que a seta, com a lista suspensa, aparece. Quando vinculamos uma célula com uma lista a entrada de dados se torna mais fácil e rápido e possibilita que possamos usar uma lista que não esteja na mesma planilha que a célula que contém a regra de validação. Validar uma data Os pedidos dos clientes podem ser feitos a qualquer momento, a partir da data atual até um mês depois. Vamos inserir uma validação para informar qual a data que pode ser inserida no formulário dos pedidos. 1. Na planilha Pedidos, selecione a célula B2 e no menu Dados, clique em Validação. Na caixa Validação dos dados, selecione Data na caixa Permitir, na caixa Dados deixe a palavra entre selecionada, na caixa Data inicial digite = Hoje() e na caixa Data final digite = Hoje()+31; Página: 37

41 2. Agora dê um clique na guia Alerta de erro. Na lista Estilo selecione Aviso, na caixa Título digite Aviso. Na caixa Mensagem de erro digite o texto: A data está fora do intervalo recomendado, em seguida clique em OK. Vamos ver o que acontece quando inserimos uma data que não esteja no intervalo recomendado. 3. Na célula B2 digite 05/10/97 e pressione ENTER. A caixa contendo o aviso aparecerá. 4. Dê um clique em Sim. O Excel aceitará a data, mas quando você estiver analisando uma planilha que contenha regras de validação, convém saber se alguma célula contém violação da regra. 5. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e dê um clique em Personalizar. Marque a caixa de seleção Auditoria e dê um clique em Fechar, na barra de ferramentas Auditoria dê um clique no botão Circular dados inválidos ( ); Página: 38

42 6. Para remover o círculo, dê um clique no botão Limpar círculos de validação ( )na barra de ferramentas Auditoria e depois feche-a. Com a Validação dos Dados, podemos decidir se queremos apenas informar, avisar ou exigir que o valor inserido em uma célula siga uma regra. Vincular uma caixa de seleção com uma célula A célula D2 da planilha Pedidos informará se o cliente receberá ou não um desconto padrão referente ao pedido, e esta célula conterá sempre o valor Verdadeiro ou Falso. Podemos inserir uma caixa de seleção para marcar o valor da célula, mas temos que ativar primeiro a Caixa de ferramentas de controle. 1. Dê um clique, com o botão direito do mouse, em qualquer barra de ferramentas e no menu de atalho que aparece, clique em Caixa de ferram. de controle; 2. Na barra de ferram. de controle, dê um clique no botão Caixa de seleção ( ). Com a tecla ALT pressionada, arraste do canto superior esquerdo até o inferior direito da célula D2. Solte o mouse e depois a tecla ALT. O controle caixa de seleção aparece na célula. Vamos mudar a formatação de um controle, usando a janela propriedades. 3. Na caixa de ferram. de controle, dê um clique no botão Propriedades ( ). Na propriedade Caption (título) selecione a palavra CheckBox1 e pressione Delete. Selecione a propriedade BackColor, dê um clique na seta que aparece e selecione Segundo plano da janela. Selecione a propriedade SpecialEffect, dê um clique na seta que aparece e selecione 0 - fmbuttoneffectflat. Clique na propriedade LinkedCell, digite D2 e pressione ENTER (para vincular a caixa de seleção ao valor da célula D2). Depois feche a janela Propriedades. A caixa de seleção está selecionada, pois o valor da célula D2 era Verdadeiro. Mas você ainda não pode mudar o valor do controle dando um clique, pois ele está no modo de estrutura. Vamos desativar este modo. 4. Na Caixa de ferram. de controle dê um clique no botão Sair do modo de estrutura. Em seguida, dê vários cliques na caixa de seleção e veja o desconto na célula D13 alternar entre 3 e 0. OBS: Se o Excel deixar uma borda parcial em torno da célula que contém o controle, pressione a tecla PAGE DOWN e depois a tecla PAGE UP, para atualizar a tela. Página: 39