Banco de Dados Access Profa Elaine. Para criar um banco de dados proceda da seguinte forma:

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1 Criando um banco de dados Ao acessar o MSAccess surgirá a seguinte tela: Para criar um banco de dados proceda da seguinte forma: 1. Dê um clique na opção banco de dados vazio. 2. Depois dê um clique no botão OK. Assim você terá acesso a janela Novo arquivo de banco de dados. Escolha um local (pasta) onde deseja salvar seu banco de dados e no campo nome do arquivo digite Aula1 (que será o nome de nosso banco de dados), em seguida clique em criar. Agora você está na janela de Banco de Dados onde poderá trabalhar com todos os elementos do MSAccess (tabelas, consultas, formulários, relatórios, etc) Após a criação do banco de dados (local de armazenamento) devemos criar as tabelas, que não só definirão os dados a serem armazenados, mas também serão responsáveis pelo seu armazenamento. Construindo uma tabela Para construir uma tabela clique na opção Tabelas e em seguida sobre o botão Novo. Aparecerá uma janela, onde inicialmente vamos optar pelo Modo folha de dados e em seguida clicar OK. Criando uma Tabela no modo Folha de dados Teremos então uma janela no modo folha de dados, semelhante a uma planilha, contendo os espaços destinados a receber os nomes dos campos e demais informações. Para trocar os textos contidos nos cabeçalhos dos campos, clique com o botão direito sobre o nome do campo e escolha renomear coluna. Digite o nome da coluna e tecle enter. Assim que você definir os nomes de todos os campos, já pode começar a inserir dados que deseja armazenar em sua tabela. Depois que digitar a tabela, observe a necessidade de ajustar a largura das colunas. Para isso, posicione o ponteiro do mouse na linha divisória das colunas e perceba que o cursor muda de formato. Para ajustar a largura, basta clicar e arrastar, até que a coluna esteja na largura desejada. Criando uma Tabela no modo Estrutura Você poderia escolher o Modo Estrutura para criar sua tabela. É o modo mais adequado para quem deseja criar tabelas bastante elaboradas, pois é por meio dele que podemos estabelecer suas propriedades, ou seja, as particularidades de cada campo. Para criar uma tabela no modo de estrutura, escolha a opção Modo estrutura na janela Nova Tabela e em seguida clique em OK. Aparecerá o Modo estrutura de sua nova tabela, como você pode ver a seguir: Depois que você digita algum dado na coluna nome do campo e passa para a coluna Tipo de dados, aparecem na parte inferior da janela (guia Geral) as propriedades do campo. A coluna descrição serve apenas para você descrever o que é o campo. Essa informação é exibida ao usuário através da barra de status (localizada na parte inferior da janela) e serve para informar ao usuário qual informação ele deve digitar naquele momento. O Modo estrutura serve apenas para definir tipos de dados e as propriedades de campos. Para incluir ou manipular registros, use o Modo Folha de dados. 1

2 Tipos de dados No MSAccess, podemos definir os seguintes tipos de dados para nossos campos: Texto Memorando Número Data/Hora Moeda AutoNumeração Sim/Não Objeto OLE Hyperlink Assistente de pesquisa Texto - Tipo de campo mais utilizado, pois armazena até 255 caracteres (letras, números, espaços). Há apenas uma restrição: no caso de números inseridos, eles posteriormente não poderão ser utilizados para cálculos. O tamanho padrão do tipo Texto é de 50 caracteres. Memorando - Bastante parecido com o tipo Texto, pois também aceita a digitação de qualquer letra, número ou sinal, com a diferença de que pode armazenar até 64 mil caracteres, sendo recomendado para um campo que necessite de informações que ultrapassem os 255 caracteres, como um campo de observação, por exemplo. Número - Armazena todos os tipos de números que sejam utilizados em cálculos, com exceção do tipo moeda (cálculos financeiros). Data/Hora - Como o próprio nome diz, armazena informações relativas a datas e horas. Moeda - Armazena dados numéricos que possuem casas decimais, como, por exemplo, valores monetários. Este tipo de dado inclui o símbolo monetário e o separador decimal. (Exemplo: digitando o número 22 em um campo do tipo Moeda, obtém-se R$22,00). AutoNumeração - Tipo de campo que define uma espécie de código para cada registro. É o próprio MSAccess que define esse número. À medida que um registro é adicionado, ele recebe o número subseqüente ao do registro anterior. A única desvantagem na utilização de um tipo de campo AutoNumeração é que não haverá remanejamento dos "códigos" quando da exclusão de um registro. Sim/Não - Este campo armazena testes lógicos, por isso o resultado terá sempre duas opções, como: Verdadeiro/Falso, Sim/Não, Ativado/Desativado. Este campo armazenará um pequeno quadrado no qual você deve dar um clique para ativá-lo ou desativá-lo. Objeto OLE - Tipo de campo responsável pela vinculação de objetos ou figuras externas com as tabelas do MSAccess. Por exemplo, você pode incluir uma figura do CorelDraw, planilhas do MSExcel, figuras do Paint, clipes do PowerPoint, seqüências MIDI etc. Hyperlink - Tipo de campo criado no MSAccess97 por causa da grande necessidade de utilização da Internet. Ele permite que você estabeleça um link com outro arquivo, com um tipo de navegação muito parecida com a dos browsers do mercado. Assistente de pesquisa - Tipo de campo que, assim que começa a ser utilizado, inicia um assistente que permite vincular duas ou mais tabelas. Você pode procurar um dado em uma tabela por meio de outra, utilizando uma caixa de combinação. Esses são os tipos de dados que podemos utilizar nas tabelas do MSAccess. As propriedades serão apresentadas agora: Tamanho - Define o número de caracteres que serão aceitos naquele campo. Formato - Estabelece como os dados serão apresentados naquele campo. Por exemplo, sempre que quisermos que todos os caracteres escritos no campo sejam apresentados em letras maiúsculas, colocamos na propriedade Formato um sinal de maior (>). Podemos também estabelecer uma cor para os caracteres ali digitados. Dentre elas, vermelho, verde, amarelo, preto, ciano (azul-claro), magenta (pink), branco e azul. O nome da cor deve sempre ficar entre colchetes [ ]. Legenda - Texto que ficará no cabeçalho do campo no Modo folha de dados. Máscara de entrada - Aqui definiremos alguns caracteres que podem ficar fixos no campo para facilitar a digitação do usuário. Por exemplo, em um campo denominado Telefone, sabemos que será digitado o DDD entre 2

3 parênteses e após o prefixo haverá um traço para separá-lo do restante do número. Por isso, podemos definir uma máscara de entrada como a que se segue: (99) , em que os sinais em negrito já aparecerão no campo e os números "9" serão espaços em branco nos quais somente números poderão ser digitados. Valor padrão - Nesta propriedade, podemos definir as seqüências que serão mais utilizadas no campo. Por exemplo, temos um campo chamado Estado e concluímos que a maioria dos registros conterá o valor "SP". Então utilizaremos o seguinte Valor padrão: ="SP". O que resultará neste campo é a sigla SP em todos os registros da tabela, facilitando a digitação, pois o usuário somente digitará quando o Estado não for SP. Regra de validação - Nesta propriedade definimos quais seqüências aceitaremos no campo. Tomando o mesmo exemplo do campo Estado, podemos definir que só aceitaremos os cadastros de SP e RJ, então em Regra de validação digitaremos ="SP" Ou "RJ" e a partir daí qualquer outro Estado que tentarmos digitar no campo não será aceito. Texto de validação - Mensagem que o MSAccess exibe na tela quando o usuário tenta digitar um valor diferente dos estipulados em Regra de validação. Ainda utilizando o exemplo do campo Estado, se o usuário tentar digitar MG, por exemplo, ou qualquer outra sigla de Estado diferente de SP ou RJ, será exibida uma janela de aviso com o texto de validação: O Estado digitado não é válido. Digite somente SP ou RJ Requerido - Define a obrigatoriedade ou não do preenchimento do campo. Se as informações ali contidas forem de grande utilidade, é interessante defini-lo como Sim. Permitir comprimento Zero - O mesmo que perguntar se podemos preencher o campo somente com espaços vazios (pressionando a barra de espaço). Como na propriedade Requerido, se a informação for importante, deixe como Não. Indexado - Define se a sua tabela será indexada (organizada) por meio desse campo. Observe as opções: Sim / Duplicação autorizada - Define que a tabela será indexada por meio daquele campo e permite a repetição do mesmo dado em dois ou mais registros. Exemplos: nome, profissão, salário... Sim / Duplicação não autorizada - Indexa a tabela por meio daquele campo e veta a repetição de um mesmo dado em dois ou mais registros. Define uma informação exclusiva. Exemplos: RG, CPF... Não - Estabelece que a tabela não será organizada por aquele campo. Criando Tabelas à partir do Assistente Você poderia escolher o Modo Assistente para criar sua tabela. Vamos criar uma Tabela Fornecedores para ver como funciona. Escolha : Tabelas Novo Assistente de Tabela Escolha Fornecedores Duplo Clique nos campos: NomeFornecedor, NomeDo Contato, NúmeroTelefone e Fax Escolha Avançar. Dê o nome de Fornecedores à Tabela e deixe selecionada a opção do Access definir a chave Não vamos relacionar a tabela com outras tabelas agora, então podemos avançar e concluir para inserir registros. Inserindo registros na Tabela Fornecedores Nome do Fornecedor Nome do Contato Número do telefone Fax Mundo do Chocolate Beatriz Rodrigues (11) (11) Nozes frescas Bernardo Cohen (15) (15) Extratos de Sabor Branca da Silva (15) (15)

4 Criar um novo Banco de dados com o nome Doces e neste, criar as tabelas a seguir, no modo estrutura: 4

5 Criando os relacionamentos Como vimos anteriormente, os relacionamentos são ligações entre duas tabelas, permitindo o estabelecimento de correspondências entre registros de diferentes tabelas entre si. Para relacionarmos os campos de duas tabelas, eles devem ter o mesmo tipod e dados e armazenar informações do mesmo assunto. Normalmente, um deles é uma chave primária e o outro, uma chave estrangeira. Pode-se dizer que a chave primária em um relacionamento, é o campo de origem, ou seja, aquele onde não há informações repetidas. A chave estrangeira é o campo com o qual vamos relacionar a chave primária. Tipos de Relacionamentos Dependendo das Tabelas que vamos relacionar, podemos utilizar tipos diferentes de relacionamentos. Os dois tipos mais utilizados pelo Access são o Um-para-um e o Um-para-muitos. O relacionamento um-para-um é menos utilizado. Só ocorre quando os campos das duas Tabelas relacionadas tem duplicação não autorizada. Exemplo: Você tem uma Tabela Funcionários, alguns deles tem uma mesa no escritório. Observe que o campo CódigoDoFuncionário é a chave primária nas duas tabelas. Isso garante que o mesmo funcionário não tenha dois ramais diferentes no escritório. O relacionamento estipulado entre esses dois campos é um-para-um, ou seja, um registro na tabela funcionários terá um único correspondente na Tabela mesa. 5

6 Já o tipo de relacionamento Um-para-muitos ocorre quando o campo de uma das tabelas é a chave primária e, o da outra, uma chave estrangeira. Exemplo: Em um banco de dados de uma loja, temos uma tabela para cadastrar clientes e outra para cadastrar pedidos. Como o cliente pode fazer vários pedidos, o campo código do cliente não poderia ser chave da tabela pedidos, pois se isso acontecesse, o cliente só poderia fazer um pedido. Portanto o relacionamento criado entre as tabelas é do tipo um-para-muitos, pois CódigoDoCliente é chave primária na tabela Clientes e chave estrangeira na tabela pedidos. Integridade Referencial A Integridade referencial é um conjunto de regras usadas pelo Access para que os dados que estejam relacionados não sejam excluídos ou alterados acidentalmente. Para impor integridade referencial a um relacionamento, é necessário: Que os dois campos relacionados tenham o mesmo Tipo de dados (que definimos na estrutura da tabela); e Que pelo menos um dos campos relacionados seja um chave primária, pois não poderá haver registros repetidos. Quando ativamos a opção Impor integridade referencial, na janela Relacionamentos, duas novas opções são apresentadas: Propagar atualização dos campos relacionados quando ativada, essa opção faz com que todas as alterações feitas nos registros da Tabela primária sejam automaticamente atualizadas ( copiadas ) para a Tabela relacionada. Propagar exclusão dos registros relacionados quando ativada, essa opção permite que, ao excluirmos um registro da tabela primária, todos os que estiverem relacionados a ele, na tabela secundária, sejam excluídos também. Tipos de Associação Uma Associação diz ao Access a maneira como os dados das Tabelas estão relacionados, e o tipo de associação irá influenciar na forma como os dados dos registros serão exibidos nas Consultas (que estudaremos mais para frente). Tipo 1 exibe registros que são correspondentes nas duas tabelas. Tipo 2 exibe todos os registros da tabela primária (onde está a Chave primária) e somente os registros que forem correspondentes na outra tabela. Tipo 3 exibe todos os registros da tabela secundária (onde está a chave estrangeira) e somente os registros que forem correspondentes na outra tabela Praticando... Antes de criar os relacionamentos, é necessário fechar todas as tabelas abertas. Depois disso clique no botão Relacionamentos da barra de Ferramentas Banco de Dados ou clique no menu ferramentas, comando relacionamentos. Surgirá uma janela Mostrar Tabela, onde podemos selecionar as tabelas que farão parte do Relacionamento. Para isso, dê duplo clique nas Tabelas desejadas ou selecione-a e clique o botão adicionar. Repita esse processo até que todas as tabelas desejadas sejam adicionadas. Em seguida, clique o botão Fechar. A partir da janela relacionamentos, é possível começar a cria-los clicando sobre o campo da tabela primária (o campo chave da tabela está sempre em negrito), mantendo o botão do mouse pressionado (você vai observar que o ponteiro do mouse se transforma em um pequeno retângulo que representa o campo) e arrastando até o campo com o qual deseja relaciona-lo, na outra tabela. Feito isso solte o botão do mouse. Surgirá a janela Editar relacionamentos, onde você pode confirmar o tipo de relacionamento, impor integridade referencial, definir o tipo de associação, entre outros. Feitas as alterações desejadas, basta clicar o botão Criar. 6

7 Observe na figura a seguir, que dependendo do tipo do ingrediente, o registro está relacionado à um campo da tabela bombons. Para conseguir esse relacionamento, devemos inserir três vezes a tabela ingredientes para criar os três relacionamentos diferentes. Só serão exibidos os símbolos de cardinalidade nos relacionamentos para os quais são impostas integridades. Crie os relacionamentos como na figura a seguir. Insira registros nas tabelas criadas, para podermos continuar o curso, com exercícios baseados nesse banco de dados! Encontrando Informações Ao ver os dados de uma tabela, você pode focalizar as informações nas quais está interessado sem ter de passar por dados irrelevantes. Nessa aula você vai aprender como: Encontrar um registro com um valor específico; Filtrar registros para obter um conjunto de registros relacionados; Classificar registros. Encontrando um registro ou um grupo de registros Esta manhã você encontra um pedaço de papel em sua mesa dizendo Ligue para Guilherme Carvalho ele vai cancelar seu pedido caso você não ligue para ele imediatamente A nota, porém, não traz o número do telefone. Você precisa procurar o número no banco de dados. Abra o banco de dados, acesse a tabela clientes, clique em qualquer registro da coluna sobrenome. Em seguida, no menu Editar, escolha a opção localizar. Preencha o campo localizar com o sobrenome Carvalho No campo Examinar, escolha Sobrenome Escolha Localizar próxima. Você verá que o Access localiza para você o registro cujo sobrenome está preenchido com Carvalho. 7

8 Filtrando para Encontrar um Grupo de Registros Relacionados Suponha que você esteja criando uma caixa promocional de chocolates, e queira incluir um bombom que contém chocolate branco antes de fazer sua escolha. Abra a tabela bombons. Escolha no menu Registros a opção Filtrar Filtrar/classificar avançado... Arraste o campo tipo de chocolate para a primeira célula da linha Campo da grade de filtro. Na célula critérios digite Branco e pressione enter. No menu Filtro escolha Aplicar filtro. São exibidos apenas os bombons com chocolate branco. Acrescente mais Critérios Como você quer manter baixo o custo desta caixa promocional, gostaria de ver somente os bombons de chocolate branco que custem menos do que R$0,30 cada um. Para tanto, você vai digitar sua solicitação como uma expressão, que especifica exatamente o que está procurando, e pode pedir ao Access para executar a verificação. Dê um clique na janela filtro para torna-la ativa. Arraste o campo custo do bombom para a célula da linha campo perto do campo Tipo de chocolate. E em critério, digite, <0,30 Escolha aplicar filtro. Para ver todos os registros novamente, dê um clique no mesmo ícone de aplicar filtro, que se transforma em remover filtro, quando está exibindo uma tabela filtrada. Para descartar esses filtros, escolha a opção limpar grade no menu editar. Classificando Registros Na tabela, dê um clique em qualquer registro da coluna que você quer classificar e clique no ícone classificação crescente ou classificação decrescente conforme a situação desejada. Exemplos : Nome dos bombons em ordem alfabética, Tipo de chocolate em ordem alfabética Preços do mais caro para mais barato, ou mais barato para mais caro, Etc... Praticando... Por exemplo: Verificar pedidos do mês de fevereiro de Todos os Pedidos cuja cidade destino seja São Paulo Todos os empregados do departamento de marketing Todos os Clientes do Rio de Janeiro 8

9 Formulários A finalidade de um formulário é permitir inserir e consultar dados em uma tabela ou consulta de maneira mais agradável. O Access pode criar automaticamente, um formulário para você através do Assistente de formulários. Vamos criar alguns formulários com o assistente de formulários. Escolha Formulários, Novo, Assistente de formulários e será exibida a seguinte caixa de diálogo; Neste local você escolhe a tabela ou consulta de origem dos dados. Clique em OK Através destes botões você indica os campos que farão parte do formulário. Nesta janela você escolhe o layout do formulário. Na janela seguinte, o estilo. Na última janela do assistente você escolhe o título do formulário, e se desejar ajustar a estrutura, escolhe a opção Modificar a estrutura do formulário. Clique em Concluir. Automaticamente o Access criará um Formulário. Para treinar crie os formulários : Clientes Bombons Empregados Ingredientes Remessas Transportadoras Sendo a origem dos dados as Tabelas de mesmos nomes, sendo que os formulários devem conter todos os campos das tabelas. Para o formulário Transportadoras, altere o rótulo método de entrega para entrega aérea pois como é um campo selecionável e está definido na tabela que sim é para entrega aérea e não para entrega terrestre, fica mais claro para o usuário saber o que deve responder. 9

10 Subformulários Vamos criar dois formulários que contém subformulários. São eles: Caixas e Pedidos. Siga os passos a seguir: Escolha formulários, Novo, Assistente de formulários. Escolha a Tabela Caixas Na janela seguinte, escolha todos os campos da Tabela caixas, e em seguida, ainda nessa janela escolha a Tabela Detalhes da Caixa e observe que serão exibidos seus campos na área Campos disponíveis. Escolha os campos ID do Bombom e Quantidade, pois o campo ID caixa já está sendo exibido pelo formulário, pois ele também pertence à Tabela Caixas (como chave primária e na Tabela Detalhes da caixa ele é chave estrangeira). Clique em Avançar. Nessa janela, você escolhe como deseja exibir os dados, e se deseja um Subformulário ou um formulário vinculado. Troque as opções e observe as diferenças para poder escolher a opção que mais lhe satisfaça. Escolha o botão avançar.siga os passos seguintes do assistente até concluir o formulário que deverá ter aproximadamente esta aparência: De forma semelhante vamos criar o formulário Pedidos, seguindo os seguintes passos: Escolher todos os dados da Tabela Pedidos Escolher os dados ID Caixa e Quantidade, da Tabela Detalhes do Pedido Escolher o campo preço da Caixa da tabela Caixas Escolher exibir os dados por Pedidos Escolher a opção Formulário com subformulário Escolher a opção de layout Tabela e o estilo que achar mais conveniente Digitar o nome Pedidos ao Formulário e Detalhes do Pedido Subformulário ao Subformulário Escolher Modificar a estrutura do formulário e Concluir. 10

11 Note que foi criado um formulário com um layout inadequado, portanto faremos uma série de alterações, visando estética e funcionamento adequado. Inicialmente, devemos reposicionar e redimensionar os campos, para ficar com um layout mais adequado. Use sua criatividade para deixar esse formulário mais amigável para o usuário. No subformulário, seria interessante exibir também o valor total por caixa, para isso, criaremos nova coluna, com campo calculado, seguindo os seguintes passos: Aumente a largura da caixa do subformulário e da área de dados do mesmo como mostra na figura a seguir: Para aumentar a largura, posicione o cursor do mouse na borda, clique e arraste até o tamanho desejado, então solte o botão do mouse. Na barra de ferramentas escolha a ferramenta caixa de texto, e insira a nova coluna. Observe a caixa de texto inserida! Selecione o rótulo e apague-o! Clique com o botão direito sobre o novo objeto e escolha propriedades, aparecerá uma caixa de diálogo, com várias fichas. Na ficha Outra - campo Nome - digite total por Caixa Na ficha formato - campo Formato escolha moeda - campo casas decimais escolha 2 Na ficha Dados - campo origem do controle - clique em... e será exibida janela do Construtor de 1. Escolha Formulários, Formulários carregados, Pedidos, Item Pedido Subformulário expressões como a figura a seguir. 2. Dê duplo clique no campo Quantidade, para que ele vá para a are de equação. 4. Com a fórmula concluída clique em OK 3. Escolha a operação de multiplicação e depois dê duplo clique no campo Preço Com isso será exibido nesse campo o resultado da multiplicação da quantidade pelo preço da caixa. Insira um rótulo para essa coluna e então temos um formulário como o da figura a seguir. 11

12 Para que ele exiba uma soma do total do pedido, devemos inserir uma caixa de texto no rodapé do subformulário. Para formatar, clicar com o botão direito na caixa de texto inserida e escolher a opção propriedades. Na aba dados origem do controle digitamos =Soma([Quantidade]*[Preco da Caixa]) na aba Outra nome digitamos Total Geral. Mas a localização desse campo não é a mais adequada no nosso formulário pois esse campo deve ter maior destaque, então podemos criar agora uma caixa de texto em local de destaque e indicar a origem de controle como =[Detalhes do Pedido Subformulário].Formulário![Total Geral] ou selecionar todo esse caminho na aba dadosorigem do controle... 12

13 Pensando agora na utilização desse formulário, seria mais interessante que o campo Cliente fosse uma caixa de combinação que exibisse os nomes já cadastrados no banco de dados possibilitando seleciona-los ao invés de preenche-los. Assim, vamos apagar a caixa de texto desse campo e inserir caixa de combinação da seguinte forma: - Selecione o ícone Assistente de controle da caixa de Ferramentas; - Insira um controle Caixa de Combinação na seção detalhes no local onde você excluiu a caixa de texto do cliente, e o assistente lhe conduzirá passo a passo para a criação desta caixa; - No primeiro quadro marque a opção Eu quero que a caixa de combinação procure os valores em uma Tabela ou consulta, e clique em Avançar. - No segundo quadro, selecione a Tabela de Clientes, pois ela que irá fornecer os valores para a caixa de combinação. Clique em avançar. - No terceiro quadro, na caixa campos disponíveis, dê um duplo clique sobre ID Clientes, sobre o campo Nome do Cliente e sobre o campo Sobrenome, assim você estará escolhendo os campos que serão exibidos na caixa de combinação. - No quarto quadro, marque a opção Ocultar Coluna Chave (recomendado). - No quinto quadro, marque a opção armazenar o valor neste campo e escolha IDCliente. - No sexto quadro nomeie a caixa como cliente e conclua. Para fixar os conhecimentos... Insira caixas de combinação para os campos Transportadora e Empregado. Para inserir caixa de combinação para o campo método do pedido, execute os seguintes passos: - Apagar a caixa de texto desse campo e inserir caixa de combinação com assistente ativo - No primeiro quadro marque a opção Eu digitarei os valores que desejo, e clique em Avançar. - No segundo quadro, digite 2 para número de colunas e preencha com 1 telefone e 2 correio. Clique em avançar. - No terceiro quadro, informe que o valor que você deseja armazenar é o que está na coluna 1 pois o campo método do pedido foi definido na tabela como numérico e é a coluna 1 que está com os valores 1 ou 2. Clique em avançar - No quarto quadro, marque a opção armazenar o valor neste campo e escolha Método do Pedido. - No quinto quadro nomeie a caixa como método e conclua. Volte nos formulários anteriores e substitua as caixas de texto por caixas de combinação sempre que possível. Isso pode ser feito inclusive nos subformulários! Observe que no formulário Ingredientes, o atributo categoria só pode ser preenchido com CHOCOLATE, RECHEIO OU NOZ, então podemos criar uma caixa de combinação com essas opções mesmo elas não estando armazenadas em uma tabela. Siga os passos a seguir: - Selecione o ícone Assistente de controle da caixa de Ferramentas; - Insira um controle Caixa de Combinação onde você excluiu a caixa de texto da categoria, e o assistente lhe conduzirá passo a passo para a criação desta caixa; - No primeiro quadro marque a opção Eu digitarei os valores que desejo, e clique em Avançar. - No segundo quadro, deixe o número de colunas 1 e digite os três valores aceitáveis um em cada linha. Clique em avançar. - Marque a opção armazenar o valor neste campo e escolha categoria. - Nomeie a caixa como categoria e conclua. No formulário Bombons os atributos chocolate, noz e recheio podem ser inseridos por uma caixa de combinação que liste os respectivos ingredientes. Siga as mesmas instruções das aplicações anteriores. Depois de inserida a caixa de combinação de chocolate, por exemplo que exibe todos os ingredientes cadastrados na tabela ingredientes podemos definir que só devem ser listados os ingredientes cuja categoria seja chocolate, não listando assim os ingredientes que são recheio ou noz. Observe as alterações necessárias: o Clique com o botão direito sobre a caixa de combinação chocolate e escolha a opção propriedades 13

14 o Na página DADOS Origem da linha já indica que os dados de ID são trazidos da tabela Ingredientes. Complemente com a cláusula WHERE [Ingredientes].[Categoria]= Chocolate como na figura: Faça o mesmo para Noz e Recheio. Inserindo uma figura no formulário Para inserir uma figura em um formulário, escolha na barra de ferramentas a opção imagem e na área do formulário que deseja que seja exibida a imagem clique e arraste definindo o tamanho da figura. Será automaticamente aberta a janela para você indicar a figura a ser inserida. Selecione o objeto imagem e em propriedades, na ficha Formato campo Modo Tamanho escolha a opção ZOOM. Ajustando os elementos no Formulário O menu formatar possui algumas opções úteis para posicionar, da maneira mais conveniente, os elementos que compõem o Formulário. Encaixar na Grade Alinhar Dimensionar Espaçamento horizontal Espaçamento vertical Trazer para frente Enviar para trás - alinha os elementos criados, redimensionandos ou movidos em relação à grade - Determina como serão alinhados os elementos selecionados. Possui opções à esquerda, à direita, superior, inferior e à grade - Define as dimensões dos elementos selecionados. Possui as opções para caber, na grade, no mais alto, no mais baixo, no mais largo e no mais estreito. - Altera a distância horizontal entre os elementos selecionados. As opções desse comando são Igualar, Aumentar e Diminuir. - Altera a distância vertical entre os elementos selecionados. As opções desse comando são Igualar, Aumentar e Diminuir. - Permite trazer o elemento selecionado para cima dos outros. - Permite deixar o elemento selecionado embaixo dos outros. Relatórios Os relatórios, no Access, representam a maneira mais eficiente de mostrar os dados de uma Tabela ou Consulta impressos. Eles são semelhantes aos formulários, no que diz respeito à sua estrutura. Assistente de relatório É possível criar relatórios através do Assistente de relatórios. Para acessar esse assistente, clique na janela Banco de dados, o objeto Relatórios e, em seguida, o botão Novo. Surgirá a caixa de diálogo Novo relatório, escolha a opção Assistente de relatório, escolha uma tabela ou uma consulta para criar o Relatório e, em seguida clique o botão OK. - Na primeira etapa do assistente, podemos definir os campos que farão parte do Relatório. - Na segunda etapa, você pode selecionar campos para criar níveis de grupos. Por exemplo. Um relatório baseado na tabela clientes pode ter um nível de grupo através do campo cidade, para mostrar todos os clientes separados por cidade. - Na terceira etapa, definimos a classificação dos registros. 14

15 - Na quarta etapa, podemos determinar o layout e o tipo de orientação ( retrato ou paisagem) que desejamos utilizar no relatório. - A quinta etapa permite defini o padrão do relatório, em termos de cores, linhas, fontes... - A última etapa permite nomear o relatório. Quando selecionamos campos de mais de uma Tabela, o assistente nos leva a criar um relatório com um tipo de Sub-relatório. Assistente de etiqueta O Assistente de etiqueta permite criar etiquetas, ou seja, criar um relatório com formato de etiquetas. Para criar esse tipo de Relatório, na janela Banco de dados, clique o objeto Relatórios e, em seguida, o botão Novo. Surgirá a caixa de diálogo Novo relatório, escolha a opção Assistente de etiqueta, escolha uma tabela ou uma consulta para criar as etiquetas e, em seguida clique o botão OK. Siga as etapas do assistente de forma semelhante as comentadas anteriormente para assistente de relatório. Praticando... Vamos criar um relatório Pedidos, que possibilite imprimir um pedido feito por um cliente. 1. criar um relatório com o Assistente de relatórios, escolher da Tabela Pedidos os campos ID Pedido, Sobrenome do destinatário, Nome do destinatário, endereço do destinatário, cidade destinatário, estado destinatário, cep destinatário e país destinatário, da Tabela detalhe do pedido, os campos ID caixa e Quantidade, e da Tabela Caixas, o campo Preço da caixa. 2. O Assistente solicita que você defina como deseja exibir os dados. Escolha Por Pedidos. 3. Não adicione níveis de grupo. 4. Escolha classificar por ID Caixa. E em Opções de resumo escolha a opção soma do campo preço da caixa para que o relatório exiba o total do pedido. 5. Na forma de ordenação escolha Alinhar à esquerda Escolha o estilo Corporação. 7. Dê o nome de Pedidos, escolha a opção de alterar a estrutura e conclua. 8. Faça os ajustes necessários. 9. Abra o relatório e observe que a soma exibe o valor de 1 unidade de cada item, quando o correto seria exibir o valor do pedido. 10. Para corrigir esse erro, faça as alterações semelhantes às que foram feitas no formulário, criando um campo novo (caixa de texto) TOTAL ao lado do preço da caixa. 11. Clique com botão direito sobre essa nova caixa de texto, escolha propriedades e em dados origem do controle digite =[Quantidade]*[Preco da Caixa] 12. Insira um cabeçalho (rótulo) para esse campo com o título Total 13. Clique no campo que exibe a soma com o botão direito, escolha propriedades e em dados origem do controle digite =Soma([Quantidade]*[Preco da Caixa]) 14. Faça o mesmo no campo Total geral no final do relatório, escolha propriedades e em dados origem do controle digite =Soma([Quantidade]*[Preco da Caixa]) 15. Agora sim, será exibido o valor total! 15

16 Você pode inserir um cabeçalho e um rodapé para o seu cabeçalho contendo o nome e logotipo da empresa, por exemplo, e data e hora da impressão do relatório. Lembre-se de padronizar os relatórios da empresa, para não ter cada relatório emitido pela empresa com um padrão diferente. Experimente usar o assistente de etiquetas para criar etiquetas dos empregados com os campos Nome, Sobrenome e Departamento. Consultas Uma consulta define um grupo de registros com os quais você deseja trabalhar. Você pode pensar numa consulta como uma solicitação de uma coleção particular de dados, tal como Mostre-me os nomes e telefones de nossas transportadoras com suas taxas de remessas. A resposta da consulta é chamado de dynaset. Os registros de um dynaset podem incluir campos de uma ou mais tabelas. A consulta mostra os dados da tabela Transportadoras......com os dados da tabela Remessa. Você usa as consultas da mesma maneira que usa as tabelas. Você pode abrir uma consulta e visualizar seu dynaset numa folha de dados. Você pode usar uma consulta para classificar os dados ou visualizar um subconjunto significativo de todos os dados de seu banco de dados. QBEGráfica Na janela Consulta, você cria uma consulta usando um recurso chamado graphical query by example (QBE). Com a QBE gráfica, você cria consultas arrastando campos da parte superior da janela Consulta para a grade QBE. Você coloca os campos na grade QBE na ordem que quiser que eles apareçam na folha de dados. Dessa forma, você utiliza a grade QBE para dar ao Access um exemplo daquilo que você quer como resultado de sua consulta. 16

17 Arraste os campos da parte superior da janela Consulta......para a grade QBE Exiba os Sobrenomes em ordem alfabética Encontre os Cliente de SP que pediram presente Mostre os registros de junho A QBE Gráfica facilita a construção de uma consulta. Quase sempre, uma pergunta leva a outra, e você descobre que quer continuar modificando uma consulta. Por exemplo, você pode começar descobrindo todos os seus clientes de SP. Depois fazendo pequenas modificações na grade QBE, você pode descobrir todos os clientes de SP que pediram presentes, e finalmente, todos os clientes de SP que pediram presentes no mês de junho. E você pode continuar assim, refinando a consulta até conseguir que ela fique perfeita. Praticando... Para criar a consulta do exemplo acima, siga os passos a seguir: na janela Banco de Dados, dê um clique no botão do objeto Consulta escolha o botão Novo na caixa de diálogo Consulta, dê um clique no botão Nova Consulta na caixa de diálogo Adicionar Tabela, você seleciona as tabelas (ou consultas) que deseja ter em sua consulta (no caso do exemplo Clientes e Pedidos) Arraste os campos (Sobrenome e Estado da tabela Clientes e Presente e Data da tabela Pedidos)da parte superior da janela para a QBE. Definindo Critérios Você define critérios para uma consulta usando expressão, um tipo de fórmula que especifica quais registros o Access deve recuperar. Continuando nosso exemplo... Na grade QBE, dê um clique na célula Critério abaixo do campo Estado e digite SP Para o campo presente digite o critério Sim E para o campo Data do Pedido digite a palavra Entre, a data de início, a letra E, a data de fim. Classificando uma Consulta Para listar em determina ordem, devemos solicitar que se classifique por determinado campo, escolhendo entre classificação crescente ou decrescente na célula classificar da QBE. Clique na célula classificar abaixo do campo Sobrenome e escolha a opção crescente. Ocultando um Campo Na consulta do nosso exemplo, você não precisa realmente ver o campo Estado da folha de dados, porque a consulta mostra apenas clientes de SP, portanto todos os registros terão esse Estado e deve ser ocultado. Você vai usar a caixa mostrar na grade QBE para ocultar esse campo, de modo que ele não apareça na folha de dados. Clique na célula mostrar abaixo do campo estado para desativa-la, ocultando assim esse campo na folha de dados. 17

18 Resumindo Dados Quando cria uma consulta, você pode especificar quais campos vai usar para agrupar os registros e quais campos vai usar para os totais (cálculos). Por exemplo, você pode calcular o número total de bombons ( o tipo de cálculo) em cada caixa ( o grupo). Vamos criar uma consulta para encontrar o número total de pedidos por país. Depois podemos descobrir os totais de cada estado em cada país. Praticando... na janela Banco de Dados, dê um clique no botão do objeto Consulta escolha o botão Novo na caixa de diálogo Consulta, dê um clique no botão Nova Consulta na caixa de diálogo Adicionar Tabela, você seleciona a tabela Pedidos Arraste os campos País destinatário e ID Pedido para a grade QBE Dê um clique no botão Totais na barra de ferramentas. Uma linha chamada Total aparece na grade QBE. Cada caixa contém a designação Agrupar por. Dê um clique na célula Total abaixo do campo IDPedido, e depois dê um clique na seta abaixo. Na lista, selecione Contar. Como há um ID para cada pedido, você está contando o número de pedidos. Você está agrupando por país portanto, a contagem será a contagem dos pedidos de cada país. Clique no botão Modo de Folha de Dados para ver os resultados de sua consulta. Agrupe Totais por Dois Campos Vamos descobrir agora os Totais por estado dentro de cada país. No botão Modo Estrutura, adicione o campo Estado. Mova esse campo entre os campos País e ID Pedido. Agrupar por vai aparecer na linha Total. Dê um clique no botão Modo Folha de Dados na barra de ferramentas para visualizar o resultado da consulta. Modificando um Nome na Folha de Dados Na consulta Pedidos Totais por País, ContarDeId Pedido é um nome de campo genérico atribuído pelo Access. É interessante alterar para um nome mais significativo, como Pedidos Totais. Na grade QBE, coloque o ponto de inserção imediatamente á esquerda do nome de campo ID Pedido, e depois dê um clique no botão do mouse. Digite Pedidos Totais: á esquerda do nome do campo. (Certifique-se de ter incluído os dois pontos. Um espaço após os dois pontos é opcional). Exibindo Cálculos num Campo Vamos agora criar uma consulta para calcular cálculo de Preços à Prazo, com um acréscimo de 5% aos preços das caixas de chocolates. Praticando... Crie uma nova consulta, adicione a tabela caixas e os campos Nome da Caixa e Preço da Caixa à grade QBE. Coloque o ponto de inserção na célula vazia à direita da célula Preço da Caixa e digite [Preço da Caixa]*1,05 e pressione ENTER. 18

19 Depois que pressionar ENTER, o Access adiciona um nome para o campo:expr1. Esse nome pode ser substituído por Preço à Prazo, por exemplo. Para mudar a exibição das informações do novo preço, dê um clique no botão propriedades e será exibida a caixa Propriedades do Campo. Selecione a propriedade Formato e dê um clique na seta abaixo para exibir a lista e selecione moeda. Na propriedade descrição digite Mostrar preços aumentados em 5%. Feche a caixa propriedades do Campo. Consulta Parâmetro Uma consulta parâmetro pede para você inserir um ou mais parâmetros ou critérios - quando você a executa. Por exemplo, uma consulta parâmetro pode lhe pedir para inserir datas de inicio e final. O Access executa a consulta usando seus parâmetros como critérios e depois exibe a planilha. Tipicamente, você cria uma consulta parâmetro quando espera executar uma consulta com freqüência, mas vai usar critérios diferentes toda vez que a executar. Praticando... Vamos criar uma consulta parâmetro quer lhe pede o tipo de chocolate no qual está interessado. Crie uma nova consulta, adicione a tabela Bombons e os campos Nome do Bombom, Tipo do Chocolate, Custo do Bombo e Descrição do Bombom à grade QBE. Na célula classificação abaixo do campo Nome do Bombom, selecione Crescente para exibir os bombons em ordem alfabética. Salve a consulta com o nome Consulta Bombons Para criar o parâmetro dessa consulta, você define na célula critério, o aviso que deve aparecer na caixa de diálogo quando executar a consulta. Depois você define o tipo de dados do valor que deve ser acrescentado na caixa de diálogo. Na célula Critério abaixo do campo Tipo do Chocolate, digite [Entre com o tipo do chocolate] esse é o aviso que aparece na caixa de diálogo quando você executa a consulta. No menu Consulta, escolha Parâmetros. Na primeira célula Parâmetro, digite o mesmo aviso que inseriu na célula critério, mas sem os colchetes: Entre com o tipo do chocolate Pressione Tab para ir para a célula Tipo de Dados e escolha o tipo de dados adequado para o campo tipo do chocolate (texto). Escolha OK para salvar as informações e fechar a caixa Parâmetros da Consulta. Execute a consulta e será exibida a caixa solicitando o valor do Parâmetro. Preencha com Amargo, por exemplo e verá listados os bombons com esse tipo de chocolate. 19

20 Praticando... Banco de Dados Access Profa Elaine Quando você está executando a Consulta Bombons, pode quer limitar os bombons a uma faixa específica de custo. Para tanto, você deve acrescentar dois novos parâmetros à consulta. Esses par6ametros vão especificar o custo mais alto e o custo mais baixo dos bombons que vão aparecer na folha de dados. Preencha a célula critério abaixo do campo Custo do Bombom Entre [Entre custo mínimo] E [Entre custo máximo] e escolha o botão OK. No menu Consulta, escolha Parâmetros, Na segunda célula de Parâmetros, digite o aviso Entre custo mínimo e pressione TAB para ir para a célula tipo de dados, escolhendo aí o tipo moeda. Na terceira célula de Parâmetros, digite Entre custo máximo e pressione TAB. Modifique o tipo de dados para Moeda. Salve e execute a consulta, para verificar os resultados. Consulta Tabela de Referência Cruzada Esse tipo de consulta cria uma tabela que lembra muito uma planilha do Excel, pois distribui os dados em linhas e colunas. Vamos criar uma consulta que informe quais foram as caixas e as quantidades vendidas em uma determinada data. Praticando... Crie uma nova consulta, adicione as tabelas Pedidos, Detalhes do Pedido e Caixas e os campos Descrição da Caixa, Quantidade e Data, à grade QBE. Selecione o menu Consulta e nele a opção Consulta Tabela de Referência Cruzada, você perceberá que aparece as linhas Total e Referência cruzada, na grade da consulta. Seleciona-se o primeiro campo ( no exemplo, o campo Descrição da Caixa). Na linha Total, mantém-se a opção Agrupar por. Isso informa ao Access que os dados devem ser reunidos, sem que haja duplicação dos mesmos. Na linha Referência cruzada, deve-se selecionar a opção linha, o que informa ao Access que os dados desse campo serão exibidos na primeira coluna da Consulta. Seleciona-se o segundo campo (no exemplo, o campo Data). Na linha Total mantém-se a opção Agrupar por. Na linha Referência cruzada, seleciona-se a opção coluna, o que informa ao Access que os dados desse campo serão apresentados como cabeçalho das colunas da Consulta. Seleciona-se o terceiro campo (no exemplo, Quantidade). Na linha Total escolhe a opção Soma que indica que serão somadas todas as ocorrências desses produtos naquela determinada data. Na linha Referência cruzada, devemos selecionar a opção valor, para que sejam exibidos todos os dados. Execute a consulta e veja o resultado! Experimente inserir um parâmetro nessa consulta de Referência cruzada como data, por exemplo, que possibilitaria verificar uma tabela de vendas de um período específico! Consulta Criar Tabela Permite criar uma Tabela a partir de uma Consulta. É utilizada quando desejamos aproveitar os dados já existentes em outra Tabela para criar uma Tabela nova. 20

21 Praticando... Vamos supor que a empresa tenha uma filial em Campinas e queira criar uma tabela de clientes do estado de São Paulo. A solução mais simples é criar uma Consulta criar tabela. Esse tipo de Consulta é criado da mesma forma que uma consulta seleção, ou seja, é necessário especificar as Tabelas que farão parte dela, os campos que serão exibidos, os Critérios desejados. Crie uma nova consulta, adicione a tabela Clientes e todos os campos à grade QBE. O campo Estado de ter o critério SP. Selecione o menu Consulta e nele a opção Consulta Criar Tabela, aparecerá a caixa de diálogo Criar Tabela, na qual devemos informar o nome da Tabela a ser criada pela Consulta e, também se ela fará parte do Banco de Dados atual ou de outro (nesse caso, deve-se informar qual o nome do Banco de Dados ao qual ela pertencerá). Ao executar essa consulta, surgirá uma confirmação, dizendo que você está prestes a criar uma nova Tabela. Clique o botão sim e a tabela será criada. Consulta Acréscimo Adiciona um grupo de registros de uma ou mais tabelas ao final de uma ou mais tabelas. Para criar uma consulta acréscimo deve-se seguir os seguintes passos: 1. Crie uma consulta que contenha a tabela cujos registros você deseja acrescentar a uma outra tabela. 2. No menu Consulta, escolha a opção Consulta acréscimo. A caixa de diálogo Acrescentar aparece e você deve inserir o nome da tabela à qual você deseja acrescentar registros. 3. Clique em Banco de dados atual se a tabela estiver no banco de dados aberto no momento. Ou clique em Outro banco de dados e digite o nome do banco de dados onde a tabela está armazenada. Digite o caminho, se necessário. Você também pode inserir um caminho para um banco de dados do Microsoft FoxPro, Paradox ou dbase, ou uma seqüência de conexão com um banco de dados SQL. 4. Clique em OK. 5. Arraste os campos que você quiser acrescentar e aqueles que quiser utilizar para definir critérios para a QBE. Além disso, você pode ou não desejar adicionar o campo de chave primária se ele tiver um tipo de dados AutoNumeração. Dependendo de como você estrutura uma consulta acréscimo, o Access pode adicionar automaticamente novos valores AutoNumeração, ou reter os valores da tabela original. Para que o Access adicione automaticamente valores AutoNumeração, não arraste o campo AutoNumeração para a grade de estrutura da consulta ao criar a consulta. Com esse método, o Access acrescenta registros e insere automaticamente valores AutoNumeração. O valor do primeiro registro acrescentado é um acima da maior entrada já inserida no campo AutoNumeração (mesmo que o registro que continha o valor AutoNumeração mais alto tenha sido excluído). Para manter os valores de AutoNumeração da tabela original, arraste o campo AutoNumeração para a grade de estrutura da consulta ao criar a consulta. Se o campo AutoNumeração da tabela à qual você está acrescentando for uma chave primária, e a tabela original e a tabela à qual você está acrescentando possuírem valores AutoNumeração duplicados, utilize o primeiro método. 6. Se os campos selecionados tiverem o mesmo nome em ambas as tabelas, o Access preencherá, automaticamente, o nome coincidente na linha Acrescentar a. Se os campos das duas tabelas não tiverem o mesmo nome, insira, na linha Acrescentar a, os nomes dos campos da tabela à qual você está acrescentando. 7. Na célula Critério dos campos que você arrastou para a grade, digite o critério pelo qual os acréscimos serão feitos. Praticando... Por exemplo, suponha que você tenha alguns clientes novos na Tabela Clientes São Paulo e queira ter esses registros na Tabela Clientes. Para evitar digitar todas essas informações, você deve executar uma consulta acréscimo. 21

22 Crie uma nova consulta, adicione a tabela Clientes São Paulo e todos os campos menos o ID Cliente à grade QBE. OBS: Não estamos inserindo o campo ID Cliente à consulta para que o Access adicione automaticamente valores AutoNumeração ao acrescentar os registros na Tabela Clientes. Entendam que isso é uma prática que nesse caso gera um problema do mesmo cliente ter um ID Cliente na tabela Clientes São Paulo e outro ID Clientes diferente na tabela Clientes. O ideal seria um exemplo onde outra empresa tem um banco de dados de clientes e você vai puxar para o seu banco de dados os clientes dessa outra empresa, daí poderia mudar a chave sem problemas. Usei esse exemplo porque seria difícil em aula praticar com bancos de dados diferentes. Selecione o menu Consulta e nele a opção Consulta Acréscimo, aparecerá a caixa de diálogo Acrescentar, na qual devemos informar o nome da Tabela à qual os registros serão acrescentados e, também se ela faz parte do Banco de Dados atual ou de outro (nesse caso, deve-se informar qual o nome do Banco de Dados ao qual ela pertence). Consulta Atualização Permite atualizar o conteúdo de um ou mais campos de uma Tabela. Praticando... Suponha que todas as caixas de bombons tenha um aumento de 10%. Para atualiza-los, podemos criar uma Consulta Atualização. Crie uma nova consulta, adicione a tabela Caixas e os campos Nome da Caixa, Preço da Caixa à grade QBE. No menu Consulta, opção Consulta Atualização, e surgirá uma linha chamada Atualizar para:. Nessa linha digitar a expressão que irá atualizar o conteúdo do campo da Tabela. nova linha Ao executar essa consulta os valores de Preço da caixa serão alterados e os valores anteriores perdidos. Quando calculamos o preço à Prazo anteriormente no nosso curso com o recurso de cálculo em determinado campo, não perdemos os valores da caixa que são usados para preço à vista. Consulta Exclusão Permite excluir registros de uma Tabela. Praticando... Note que surgiu essa Adicionar 10% ao Preço da Caixa Suponha que a empresa não vai poder entregar remessas em SP e deseja excluir os registros de remessa com essa característica. Para isso utilize uma consulta exclusão. Crie uma nova consulta, adicione a tabela Remessa e o campo Estado Destinatário, à grade QBE. No menu Consulta, opção Consulta Exclusão, e surgirá uma linha chamada Excluir. Em nosso exemplo, na linha critério do campo Estado Destinatário, iremos digitar SP. Quando executarmos a consulta, será solicitada confirmação e, em seguida, todos os registros de Remessas para São Paulo serão excluídos. 22