Melhores práticas do Cisco WebEx para proteger reuniões para organizadores

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1 Melhores práticas do Cisco WebEx para proteger reuniões para organizadores Primeira publicação: 15 de março de 2016 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

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3 CONTEÚDO Visão geral da Privacidade WebEx 5 Melhores práticas para organizadores 7 Usando sua sala pessoal (WBS30) 7 Agendando uma reunião 8 Durante a reunião 10 Após a reunião 11 Conferência pessoal para organizadores 11 iii

4 Conteúdo iv

5 Visão geral da Privacidade WebEx As soluções on-line Cisco WebEx ajudam a permitir que os funcionários globais e as equipes virtuais se reúnam e colaborem em tempo real como se estivessem trabalhando na mesma sala. Empresas, instituições e agências governamentais em todo o mundo confiam nas soluções Cisco WebEx para simplificar os processos de negócios e melhorar os resultados de vendas, marketing, treinamento, gerenciamento de projetos e equipes de suporte. Por todas estas organizações e seus usuários, a privacidade é uma preocupação fundamental. A colaboração on-line deve fornecer múltiplos níveis de segurança; do agendamento de reuniões à autenticação de participantes para compartilhar conteúdo. O Cisco WebEx é um ambiente seguro, no entanto, pode ser configurado como um local aberto para colaborar. Compreender as funcionalidades de privacidade como administradores de sites e usuários finais pode permitir a você adaptar o WebEx às suas necessidades de negócios. Para obter informações adicionais, consulte o Documento de segurança WebEx. 5

6 Visão geral da Privacidade WebEx 6

7 Melhores práticas para organizadores Como organizador, você é o tomador de decisão final sobre as configurações de segurança da sua reunião. Lembre-se sempre que você controla quase todos os aspectos da reunião, incluindo quando ela começa e termina. Siga as melhores práticas de segurança ao agendar a reunião, e durante e após a reunião, com base em suas necessidades de negócios para manter reuniões e informações seguras. Usando sua sala pessoal (WBS30) Bloqueio automático da sala pessoal Com o WBS30, você tem a capacidade de bloquear automaticamente sua sala pessoal após o início da reunião. Isto pode ser feito do Meu WebEx > Preferências > Minha sala pessoal no seu site WebEx. Recomendamos bloquear sua sala em 0 minutos. Isso é essencialmente o mesmo que bloquear sua sala assim que você entra nela. Isso impede que todos os convidados no seu lobby entrem na reunião automaticamente. Em vez disso, você verá uma notificação na reunião quando os convidados estiverem esperando no lobby. Você pode, então, selecionar e permitir apenas os convidados autorizados em sua reunião. Observação Considere a URL da sala pessoal como uma URL pública, e a menos que o administrador do site tenha configurado as Salas Pessoais para serem usadas apenas por usuários com sessão iniciada, qualquer pessoa pode esperar por você no seu lobby. Sempre verifique os nomes antes de deixar os convidados na sua sala. Notificações da sala pessoal antes de uma reunião Quando os usuários entram no lobby da sua sala pessoal, eles podem enviar a você uma notificação por para informá-lo de que estão esperando pelo início de uma reunião. Mesmo os usuários não autorizados que ganham acesso ao lobby da sua sala pessoal podem enviar notificações. Recomendamos que você revise as notificações de antes de iniciar uma reunião para examinar os convidados não autorizados. Se você não tiver bloqueado automaticamente sua Sala Pessoal no minuto zero, todos os convidados que estiverem esperando no lobby da sua sala pessoal entrarão na reunião quando você entrar. Revise a lista de participantes e expulse quaisquer convidados não autorizados. Se você tiver bloqueado automaticamente sua Sala Pessoal e estiver vendo muitas notificações de de convidados não autorizados, considere desativar essas notificações. Vá para Meu WebEx > Preferências e 7

8 Agendando uma reunião Melhores práticas para organizadores desative as notificações da sua Sala Pessoal, desmarcando Notificar-me por quando alguém entrar no lobby da minha Sala Pessoal enquanto eu estiver ausente. Notificações da sala pessoal durante uma reunião Se você bloquear sua sala pessoal, você poderá verificar qualquer pessoa que estiver esperando no lobby. Depois de entrar na sua reunião, você será notificado quando alguém novo entrar no lobby e você poderá escolher se admitir a pessoa ou não. Quando vários convidados estão esperando no lobby da sua sala pessoal, você pode revisar a lista de nomes e selecionar individualmente ou optar por selecionar todos para admitir na reunião. Agendando uma reunião Agendar reuniões não listadas Para aprimorar as configurações de privacidade da reunião, os organizadores podem optar por não listar a reunião no calendário de reuniões. Para fazer isso, remova a marca de seleção desta opção para ajudar a prevenir o acesso não autorizado à reunião e ocultar informações sobre a reunião, como seu organizador, tópico e hora de início. Uma reunião não listada não aparece no calendário de reuniões na página de Procurar reuniões ou na sua página Minhas reuniões. Para entrar em uma reunião não listada, os convidados deverão fornecer um número de reunião exclusivo. Reuniões não listadas exigem que o organizador informe os convidados da reunião enviando um link em um convite por ou os organizadores podem inserir o número da reunião usando a página Entrar nas reuniões. Observação Listar uma reunião mostra os títulos da reunião e as informações sobre a reunião publicamente. Se uma reunião não for protegida com senha, qualquer pessoa poderá entrar. Dica Escolha um nível de segurança com base no propósito da reunião. Por exemplo, se você agendar uma reunião para discutir o piquenique da empresa, você provavelmente precisará definir apenas uma senha para a reunião. Por outro lado, se você agendar uma reunião em que você discutirá os dados financeiros confidenciais, você pode não querer listar a reunião no calendário de reuniões. Você também pode optar por restringir acesso à reunião depois que todos os convidados já tiverem entrado. Escolher o tópico da reunião cuidadosamente Uma reunião listada ou um de convite encaminhado em nuvem poderia, no mínimo, revelar os títulos das reuniões para audiências não intencionais. Os títulos das reuniões podem involuntariamente revelar informações privadas, por isso certifique-se de que eles sejam cuidadosamente redigidos para minimizar a exposição de dados confidenciais, tais como nomes ou eventos da empresa. 8

9 Melhores práticas para organizadores Agendando uma reunião Proteger a reunião com senha complexa O uso de senhas complexas de reuniões para cada sessão é o passo mais importante que você pode tomar para proteger sua reunião. Embora raro, os administradores do site podem optar por permitir a criação de reuniões sem senhas. Na maioria das circunstâncias, proteger todas as reuniões com uma senha forte é altamente recomendado. O passo mais eficaz para reforçar a segurança de sua reunião é criar uma senha não trivial de alta complexidade (senha forte). Uma senha forte deve incluir uma mistura de letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais (por exemplo, $Tu0psrOx!). As senhas protegem contra presenças não autorizadas, pois apenas os usuários com acesso à senha poderão participar da reunião. Não reutilize senhas para reuniões. O agendamento de reuniões com as mesmas senhas enfraquece a proteção da reunião consideravelmente. Observação Adicionar senhas às suas reuniões não afeta a experiência de participação da reunião de convidados autorizados. Os participantes podem facilmente participar de uma reunião clicando na URL no convite de reunião por , usando o aplicativo móvel WebEx ou outros canais como o Cisco Jabber. Excluir senha da reunião dos convites Se você convidar convidados para uma reunião, a senha da reunião não aparecerá nos convites por que os convidados receberem. Você deve fornecer a senha para os convidados através de outros métodos, como por telefone. Para reuniões altamente confidenciais, exclua a senha da reunião do de convite. Isso impede o acesso não autorizado aos detalhes da reunião se a mensagem de de convite for encaminhada para um destinatário não intencional. Exigir que os convidados tenham uma conta em seu site Quando essa configuração for habilitada, todos os convidados deverão ter uma conta de usuário em seu site para participar da reunião. Para obter informações sobre como os convidados podem obter uma conta de usuário, consulte o administrador do site. No Planejador Avançado do Meeting Center, marque Exigir que os convidados tenham uma conta neste site, a fim de participarem desta reunião. Usar som de entrada ou saída ou a funcionalidade de anunciar nome Usar essa funcionalidade impede que alguém entre da parte de áudio da reunião sem o seu conhecimento. Essa funcionalidade é ativada por padrão para o Meeting Center e Training Center. Para ajustar as configurações, selecione Configurações de audioconferência > Som de entrada e saída. Restringir funcionalidades disponíveis Limitar as funcionalidades disponíveis, tais como bate-papo e áudio, se você permitir que os convidados entrem na reunião antes do organizador. Solicitar que os convites não sejam encaminhados Solicite que seus convidados não encaminhem o convite adiante, especialmente para reuniões confidenciais. 9

10 Durante a reunião Melhores práticas para organizadores Atribuir um organizador alternativo Atribua um organizador alternativo para iniciar e controlar a reunião. Isso mantém as reuniões mais seguras, eliminando a possibilidade de que a função de organizador seja atribuída a um convidado inesperado ou não autorizado, no caso de você inadvertidamente perder sua conexão com a reunião. Observação Ao convidar os convidados para uma reunião agendada, você pode designar um ou mais convidados como organizadores alternativos da reunião. Um organizador alternativo pode começar a reunião e agir como o organizador. Dessa maneira, um organizador alternativo precisa ter uma conta de usuário no site do Meeting Center. Durante a reunião Restringir o acesso à reunião Bloqueie a reunião depois que todos os convidados entrarem nela. Isso impedirá que convidados adicionais entrem. Os organizadores podem bloquear/desbloquear a reunião a qualquer momento enquanto a sessão está em andamento. Para bloquear uma reunião, selecione Reunião > Restringir acesso. Dica Esta opção impede que qualquer pessoa entre na reunião, incluindo participantes convidados para a reunião que ainda não tenham entrado. Para desbloquear uma reunião, selecione Reunião > Restaurar acesso. Validar a identidade de todos os usuários em uma chamada Responder a cada convidado usando uma lista de chamada é uma prática segura. Peça aos usuários para ativar o vídeo ou indicar o nome para confirmar suas identidades. Observação Para participar de uma reunião usando um telefone, um chamador só precisa saber um número de discagem WebEx válido e a ID da reunião de nove dígitos. As senhas de reunião não impedem a entrada de convidados da parte da audioconferência do WebEx. Se os convidados sem uma conta estão autorizados a entrar na reunião, os usuários não autorizados podem se identificar com qualquer nome em sua reunião. Remover um participante da reunião Os participantes podem ser expulsos a qualquer momento durante uma reunião. Selecione o nome do participante que você deseja remover e selecione Participante > Expulsar. Compartilhar aplicativo e não a tela Use Compartilhar > Aplicativo em vez de Compartilhar > Tela para compartilhar aplicativos específicos e evitar a exposição acidental de informações confidenciais em sua tela. 10

11 Melhores práticas para organizadores Após a reunião Após a reunião Atribuir senhas às gravações A melhor maneira de evitar o acesso não autorizado às gravações é não criar gravações. Se for necessário criar gravações, você pode editar as gravações de reuniões e adicionar senhas antes de compartilhá-las para manter as informações seguras. As gravações protegidas por senha exigem que os destinatários tenham a senha, a fim de exibi-las. Excluir gravações Exclua as gravações depois que elas já não forem relevantes. Conferência pessoal para organizadores Na seção Preferências do meu WebEx do seu site WebEx, crie um PIN de Áudio forte e proteja-o. O PIN é o último nível de proteção para prevenir o acesso não autorizado à sua conta de conferência pessoal. Caso uma pessoa obtenha acesso não autorizado ao código de acesso do organizador para uma reunião de conferência pessoal (Reunião PCN), a conferência não pode ser iniciada sem o PIN de Áudio. Proteja seu PIN de áudio e não compartilhe-o. 11

12 Conferência pessoal para organizadores Melhores práticas para organizadores 12