Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial. Ata do 4º Encontro sobre Mobilização e Implantação.

Transcrição

1 Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial Ata do 4º Encontro sobre Mobilização e Implantação.

2 ORGANIZADORES

3 DATA, HORÁRIO E LOCAL DO EVENTO O evento foi realizado no Centro de Voluntariado de São Paulo no dia 16/06/2010 das 8:30 as 12:30.

4 PARTICIPANTES NOME ADRIANA CAIRES ALDRY POSSE GOMES ALESSANDRA FERNANDES ALESSANDRA PRADO ANDREA GOLDSCHMIDT CAROLINE RODRIGUES MIRANDA CLAUDIA G. SANTOS CHRISTIANE BRACCO ELAINE DETONI DA FONSECA FELIX ELISABETE FLORES PAGLIUSI ELISABETE FLORES ELIZIA SILVA FERNANDA ZANELLI JULIA MIRANDA KAREN CAROLINE KATIA ROCHA KLEBER EDUARDO DA SILVA LAURA SALES M MOTA EMPRESA FLEURY ASSOCIAÇÃO COMERCIAL DE SP SCHINDLER MSC Mediterranean Shipping do Brasil Ltda. APOENA CARREFOUR GRUPO LIBERTY DO BRASIL MONSANTO CONPACEL SUZANO SUZANO SERASA EXPERIAN ITAU UNIBANCO ROCHE SANTANDER EDUCARE PRICEWATERHOUSECOOPERS SANTANDER

5 PARTICIPANTES LILIAN CRISTINA LUIS EDUARDO DE LIMA ALMEIDA MARIZA MENEGASSO LENCIONI MELISSA FUKUSHIMA PATRICIA LOYOLA RENATA DE TOLEDO RODOVALHO RENATA MACEDO ROBERTA ROSSI SILVIA NACCACHE TARSILA ARNONE VALÉRIA CRISTINA GUIMARÃES VANESSA ALVES DOS SANTOS ZITA PIMENTEL BAYER INSTITUTO UNIBANCO RIO BRANCO COM E IND DE PAPÉIS LUND PRICEWATERHOUSECOOPERS APOENA PHILIPS TXAI CVSP HP GRUPO SCHINCARIOL TEMPO ASSIST FUNDAÇÃO IOCHPE

6 OBJETIVOS DO ENCONTRO Mobilização para o Voluntariado e Implantação de Projetos O objetivo desse encontro é discutir possíveis ferramentas de mobilização para o trabalho voluntário em empresas e as etapas que antecedem o início das ações. Os participantes prepararam as informações e dúvidas relativas aos assuntos contemplados no roteiro a seguir:

7 OBJETIVOS DO ENCONTRO Sensibilização e engajamento de voluntários Formas de comunicação e envolvimento Capacitação básica para ser voluntário / assinatura do termo de adesão Fidelização e comprometimento dos voluntários Como manter o voluntário comprometido Comunicação interna do programa (além do lançamento) O que está disponível para o voluntário: transporte e outros benefícios Capacitação para o trabalho voluntário Capacitação técnica para a ação Ferramentas que facilitem e orientem o trabalho Informação e preparação dos parceiros Como garantir que o parceiro esteja preparado para receber os voluntários

8 BLOG COMO PARTICIPAR Ferramentas Artigos Pesquisas Referências Troca de experiências Participem! Acessem, deixem seus comentários e nos enviem materiais para serem publicados. roberta@txaiconsultoria.com.br

9 FORMATO DO ENCONTRO Café da manhã 8h15 9h00 Apresentação do tema e da dinâmica 9h00 9h30 Dinâmica de discussões 9h30 12h00 4 Grupos de discussão sobre 4 temas. Cada grupo discutirá 2 temas: Sensibilização e engajamento de voluntários 1º tema: 9h30 10h45 2º tema: 10h45 12h00 o Formas de comunicação e envolvimento o Capacitação básica para ser voluntário / assinatura do termos de adesão Fidelização e comprometimento dos voluntários o Como manter o voluntário comprometido o Comunicação interna do programa (além do lançamento) o O que está disponível para o voluntário: transporte e outros benefícios Capacitação para o trabalho voluntário o Capacitação técnica para a ação o Ferramentas que facilitem e orientem o trabalho Alinhamento e preparação dos parceiros o Como garantir que o parceiro esteja preparado para receber os voluntários Plenária 12h00 às 13h00

10 IMPLANTAÇÃO A partir das etapas de diagnóstico e planejamento, a definição dos passos a serem seguidos vai depender da realidade de cada empresa: Elaboração do plano de comunicação e mobilização; Definição do plano de ação e calendário de eventos; Sensibilização (palestras ou reuniões com todos os públicos envolvidos); Diagnóstico da realidade interna (pesquisar / diagnosticar experiências e potencialidades dos funcionários e demais envolvidos com o programa); Diagnóstico da realidade externa (diagnosticar público alvo, necessidades, interesses e receptividade ao trabalho voluntário); Formação da equipe técnica e lideranças; Capacitação das organizações sociais envolvidas no programa para que façam a gestão seus voluntários; Monitoramento do programa; Valorização e reconhecimento. Fonte: Txai Consultoria

11 MOBILIZAÇÃO SOCIAL A mobilização social é muitas vezes confundida com manifestações públicas, com a presença das pessoas em uma praça, passeata, concentração. Mas isso não caracteriza uma mobilização. A mobilização ocorre quando um grupo de pessoas, uma comunidade ou uma sociedade decide e age com um objetivo comum, buscando, quotidianamente, resultados decididos e desejados por todos. Fonte: MOBILIZAÇÃO SOCIAL: UM MODO DE CONSTRUIR A DEMOCRACIA E A PARTICIPAÇÃO Bernardo Toro e Nísia Werneck

12 MOBILIZAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS Para os programas de voluntariado, a mobilização se traduz no processo pelo qual serão disseminados conceitos e referências para o engajamento dos funcionários em práticas voluntárias. Mobilizar é convidar, chamar, informar, integrar, comprometer, conquistar o interesse e o apoio. Como chamar a atenção dos funcionários para o programa? Quais as ferramentas de comunicação já disponíveis?

13 ENGAJAMENTO É o empenho, comprometimento e dedicação dos funcionários a uma causa social. É a meta a ser alcançada pelo processo de formação e mobilização. Quanto maior o engajamento das pessoas, maior é o grau de desenvolvimento de uma comunidade, a capacidade de encontrar melhores soluções, de maneira mais democrática, rápida e eficiente.

14 COMUNICAÇÃO EFETIVA Interna Objetiva, transparente, ágil e contínua Presente em todas as fases Adequada para diferentes públicos Voltada para a promoção do conhecimento e troca de experiências entre os voluntários Fundamental: Conscientizar, convidar e mobilizar pessoas quanto à importância da atuação voluntária Divulgar e dar visibilidade às ações e aos impactos gerados com o trabalho voluntário Externa Comunicar apenas o que é efetivamente realizado e de forma consistente Dar visibilidade às ações concretas e legítimas da empresa

15 ORIENTAÇÃO SOBRE A DINÂMICA 4 Grupos de discussão sobre 4 temas, sendo que cada grupo discutirá 2 temas: 1º tema: 9h30 às 10h45 2º tema: 10h45 às 12h00 Tema 1: Sensibilização e engajamento de voluntários o Formas de comunicação e envolvimento o Capacitação básica para ser voluntário / assinatura do termos de adesão Tema 2: Fidelização e comprometimento dos voluntários o Como manter o voluntário comprometido o Comunicação interna do programa (além do lançamento) o O que está disponível para o voluntário: transporte e outros benefícios Tema 3: Capacitação para o trabalho voluntário o Capacitação técnica para a ação o Ferramentas que facilitem e orientem o trabalho Tema 4: Alinhamento e preparação dos parceiros o Como garantir que o parceiro esteja preparado para receber os voluntários Cada mesa possui um mediador fixo que registra os conteúdos. Os participantes devem fazer anotações na planilha e entregar para o mediador no final da discussão material será na construção da publicação. Plenária 12h00 às 13h00 Cada mediador fará um resumo do que foi discutido na mesa e apresentará os aspectos mais relevantes apontados pelos grupos. Todos os participantes poderão tirar dúvidas e fazer considerações.

16 ORIENTAÇÃO SOBRE A DINÂMICA

17 RESUMO DA MESA SOBRE Sensibilização e engajamento de voluntários Comunicação Importante ter um plano bem estruturado com a comunicação pensando na sensibilização direcionada para os públicos que devem ser sensibilizados. Considerar a diferença de linguagem adaptada ao público que se quer atingir. Redes internas de apoio para a comunicação com braços em vários departamentos. Comunicação no ponto, nem superficial nem muito técnica. Engajamento Desafio de como engajar, como dosar o comprometimento do voluntário com a causa, até que ponto está disposto à abrir mão do horário de trabalho ou tempo livre para se engajar numa ação voluntária. Capacitação para o voluntariado Ações estruturaras e cronograma definido para facilitar a participação do funcionário. Importante capacitar para garantir a qualidade e resultado final da ação. Sensibilização e capacitação específicas para as atividades que serão executadas.

18 RESUMO DA MESA SOBRE Fidelização e comprometimento dos voluntários Programa de voluntariado deve ter acompanhamento e monitoramento, deve ter uma canal de comunicação com os voluntários. Importância do plano de comunicação adequada para os diferentes públicos do e comunicação constante ajudam a fidelizar os voluntários. Envolver um grupo de voluntários para definir a comunicação Reconhecimento e valorização do voluntário no âmbito profissional, afinal o voluntário desenvolve competências para o seu trabalho na empresa.

19 RESUMO DA MESA SOBRE Capacitação para o trabalho voluntário Depende da empresa, localidades e foco de atuação. Treinamento geral sobre o que é voluntariado, alinhar questões básicas, sobre o programa e responsabilidades. Em um segundo momento a empresa oferece capacitação técnica específica para diferentes atividades. Treinamento geral deve ser acompanhado por uma pessoa da própria empresa, e o curso especifico deve ter a participação da organização beneficiada. Tipos de treinamentos: online, troca de experiência também pode ser uma boa ferramenta de capacitação. Encontro dos voluntários com os beneficiados, acompanhamento do especialista e da própria empresa.

20 RESUMO DA MESA SOBRE Informação e preparação dos parceiros Identificar os parceiros internos estratégicos. São parceiros importantes, RH, Marketing, Jurídico, secretárias nas áreas e comunicação. Jurídico é braço importante na hora de definir quem e como capacitar, atenção especial para terceiros. Ampliar e flexibilizar a visão da empresa respeitando o tempo da organização parceira. Encontrar um agenda viável para a empresa e para ambas. Mapear e conhecer o público interno e externo para definir os tipos de capacitação Aproveitar as estruturas institucionais para capacitar sobre o tema voluntariado, reuniões estratégicas, reuniões do comitê executivo, integração de novos funcionários. Não deixar a capacitação das organizações na mão de organizações intermediárias Não perder de vista a capacitar para uma relação sustentável entre a empresa e a organização beneficiada.

21 PRÓXIMO ENCONTRO 10 /2 Diagnóstico 14/4 Planejamento 16/6 Mobilização/ Implantação 18/8 Monitoramento 6/10 Reconhecimento 01/12 Avaliação

22 PESQUISA SOBRE VOLUNTARIADO EMPRESARIAL NA AMÉRICA LATINA Global Corporate Volunteer Council GCVC Lançamento em Cingapura - IAVE em janeiro de 2011 no 10º aniversário do Ano Internacional do Voluntariado. PARTICIPE!

23 PRÓXIMOS PASSOS O conteúdo produzidos nas mesas de discussão será trabalhado pelas facilitadoras das mesas e a versão final será redigida por uma voluntária jornalista. (Elaine Martins - semana do dia 26/07/2010) Serão disponibilizadas no blog ferramentas enviadas pelos participantes. (Roberta Rossi 30/06/2010) Será encaminhado o roteiro da próxima dinâmica que acontecerá no dia 18/agosto quando se realizará o encontro sobre Monitoramento do programa de voluntariado empresarial. (Renata de Toledo semana do da 28/7).