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1 Proposto por: Equipe da Divisão de Vigilância Patrimonial (DIVPA) Analisado por: Diretor do Departamento de Segurança Patrimonial (DESEP) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos relativos ao controle de acesso de usuários às dependências do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ) dotadas de Equipamento de Controle de Acesso. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) prescreve requisitos pertinentes Divisão de Vigilância Patrimonial, da Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI/ DIVPA), bem como provê orientações a servidores das demais unidades organizacionais (UO) do PJERJ que têm interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 07/05/ DEFINIÇÕES TERMO Autorização de Acesso DEFINIÇÃO Autorização temporária que permite o acesso, a instalações do PJERJ, de usuários (servidores, prestadores de serviço, visitantes e demais cidadãos), veículos e equipamentos. Cautela de objeto Equipamento de Controle de Acesso (ECA) Falha de segurança Implante coclear Incidente de segurança Comprovante com duas vias numeradas e provisória, a fim de identificar a qual usuário pertence o objeto acautelado junto a portaria Conjunto de recursos materiais e logísticos utilizados para realizar o controle de acesso. Evento decorrente do não-cumprimento dos procedimentos de segurança. Dispositivo eletrônico que substitui totalmente o ouvido de pessoas que tem surdez profunda. Evento originado pela ação, delituosa ou não, que afete ou ponha em risco o patrimônio, o servidor ou o usuário do Poder Judiciário. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

2 TERMO DEFINIÇÃO Livro de Cautela de Objetos Retidos no Controle de Acesso Marcapasso Sala de Acautelamento Scanner de Raios-X Sistema de Controle de Acesso (SCA) Livro destinado a anotação de: número da cautela, data da retenção do objeto, objeto retido, usuário, identificação do ubuário, visto de entrega e retirada do objeto pelo usuário. Dispositivo de aplicação médica que tem o objetivo de regular os batimentos cardíacos através de um estímulo elétrico. Local destinado ao acautelamento de armas de fogo e objetos pertencentes a usuários, que ofereçam risco. Equipamento eletrônico que permite identificar objetos que possam gerar ocorrências delituosas e/ou colocar em risco a segurança dos usuários. Sistema informatizado utilizado para controlar o acesso às instalações do Foro Central da Comarca da Capital. 4 REFERÊNCIAS Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ Nº 11, de 24/10/ Dispõe sobre o acesso de servidores às instalações do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), bem como sobre a utilização e distribuição dos cartões de acesso (crachás); Ato Normativo TJ Nº 6, de 11/08/ Resolve proibir o ingresso, circulacao e permanencia de pessoas armadas nos predios do Forum Central (Laminas I, II e III e Centro Admi nistrativo do Tribunal de Justica). 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI) RESPONSABILIDADE Propor e implementar a política de segurança para o PJERJ. Gabinete da Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI/GBSEI) Coordenar a implementação da política de segurança para o PJERJ. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

3 FUNÇÃO Diretor do Departamento de Segurança Patrimonial, da Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DESEP) RESPONSABILIDADE Garantir a implementação das medidas de segurança no controle de acesso; analisar processos de apuração de ocorrências ou de alterações no serviço de controle de acesso; instaurar processos de apuração de ocorrências ou de alterações no serviço de controle de acesso. Diretor da Divisão de Vigilância Patrimonial, da Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DIVPA) Diretor do Departamento de Projetos e Segurança de Telecomunicações, da Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DETEL) Solucionar os incidentes de segurança; executar os procedimentos de controle de acesso; averiguar falhas operacionais; instruir e revisar processos de apuração de ocorrências ou de alterações no serviço de controle de acesso. Realizar a calibração, manutenção preventiva e corretiva do scanner de raios-x, detectores de metais portáteis e pórticos. Supervisor de Portaria Supervisionar o controle de acesso; fiscalizar a execução do serviço dos agentes de portaria; emitir cautelas; encaminhar material para acautelamento; preencher relatórios. Agente de Portaria Executar os procedimentos de controle de acesso; substituir o supervisor de portaria por determinação deste ou em sua ausência. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 O acesso de usuários às dependências do PJERJ é categorizado em: acesso de usuários credenciados e acesso de usuários não credenciados. 6.2 O acesso de usuários credenciados está condicionado à utilização de cartão de acesso (crachá) emitido pelo Divisão de Cadastro de Servidores, da Diretoria Geral de Gestão de Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

4 Pessoas (DGPES/DICAD) quando se tratar do acesso de servidores do PJERJ; carteira da Ordem dos advogados do Brasil OAB (seção Rio de Janeiro) quando se tratar do acesso de advogados, carteira do Ministério Público do Rio de Janeiro, quando se tratar de Procuradores e Promotores e carteira da Defensoria Pública do Rio de Janeiro, quando se tratar de Defensores Públicos. O acesso se dá por meio das catracas eletrônicas DESEP orienta seus usuários a obterem seus cartões de acesso (crachás) com a DGPES/DICAD por intermédio de suas respectivas UO. 6.3 O usuário credenciado que, por avaliação do supervisor de portaria, transportar volumes incompatíveis com as razões de seu acesso, deve ser orientado a utilizar os acessos específicos aos não credenciados. 6.4 O acesso de usuários não credenciados se dá por meio dos pórticos detectores de metais O usuário que, mediante identificação, for portador de marca-passo ou implante coclear, não deve ser submetido à inspeção por detector de metal (pórtico ou manual), e seu acesso é registrado no FRM-DGSEI Controle de Entrada de Serviços Técnicos e Especiais Só haverá intervenção dos agentes de portaria em caso de ocorrência de anormalidade no acesso de usuários não credenciados Para os procedimentos de acesso, o usuário credenciado que não estiver de posse do seu cartão de acesso é tratado como usuário não credenciado. 6.5 O acesso de funcionários de empresas contratadas, prestadores de serviço e estagiários fora do horário de expediente só é permitido mediante autorização prévia concedida pela Divisão de Administração do Foro Central, da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/DIFOR). Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

5 6.6 O acesso de funcionários de empresas que realizam manutenção em equipamentos que não pertençam ao TJERJ, tais como: caixa eletrônico de bancos, equipamento de informática pertencente a OAB, etc., e que estejam em poder de ferramentas, é permitido e registrado no FRM-DGSEI Antes de iniciar o serviço nos pórticos, o supervisor de portaria verifica se os pórticos e detectores manuais estão em condições de funcionamento, realizando testes nos equipamentos Caso o supervisor de portaria perceba falha no equipamento inspecionado, este deverá isolá-lo e entrar em contato com a administração do DESEP para que seja aberta uma ordem de serviço junto ao DETEL, a fim de efetuar os devidos reparos. 6.8 A manutenção preventiva, corretiva e calibragem dos equipamentos do controle de acesso tais como: raios-x, pórticos, detectores de metais portáteis são de responsabilidade do DETEL 6.9 Caso o Sistema de Controle de Acesso (SCA) esteja inoperante, a revista é feita com detector de metal manual de usuário e de volumes Quando a revista for realizada com detector manual, por falta de funcionamento do pórtico ou do scanner de raios-x, o supervisor de portaria orienta e monitora a disposição para que o agente de portaria que realiza a inspeção seja preferencialmente do mesmo sexo que o do usuário inspecionado Caso algum usuário se negue a cumprir os procedimentos orientativos do SCA, o agente de portaria aciona o supervisor do respectivo posto de portaria, para que este esclareça o usuário quanto aos procedimentos de acesso Caso permaneça a negativa de usuário em observar a orientação ou tentar forçar a entrada, os agentes e supervisores de portaria devem solicitar apoio do policial militar de serviço na unidade, para que este tome as medidas cabíveis. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

6 6.11 Cabe ao supervisor de portaria impedir o acesso de pessoas que estejam aparentando algum tipo de descontrole psicológico, estado de embriaguez, comportamento ou vestimenta incompatível com o ambiente do Judiciário Os objetos acautelados na portaria, não reclamados pelo usuário até o final do serviço nas portarias, são encaminhados para a sala de acautelamento, permanecendo à disposição dos usuários identificados com a via da Cautela de Objeto Caso o usuário, em data posterior, reclame o objeto acautelado, o supervisor de portaria providência, junto à sala de acautelamento, o resgate do objeto O acesso de fornecedores de gêneros alimentícios é realizado pela entrada de serviço, caso a Unidade possua uma. 7 CONTROLAR ACESSO DE USUÁRIO CREDENCIADO 7.1 O acesso de usuário credenciado é realizado através das catracas eletrônicas, localizadas nas portarias, sem a necessidade de intervenção do agente de portaria. 7.2 Caso o sistema informativado esteja inoperante ou o usuário credenciado não esteja de posse de seu cartão de acesso o mesmo deve apresentar carteira funcional, quando se tratar de funcionário do PJERJ, ou carteira de identificação profissional quando se tratar de Advogado, ao agente de portaria e ter seu acesso liberado. a) Caso seja necessário ou solicitado, o agente de portaria intervem buscando a solução do problema. b) Caso não seja possível a solução do problema, aciona o supervisor de portaria para que adote as medidas necessárias. 8 CONTROLAR ACESSO DE USUÁRIO NÃO CREDENCIADO PORTANDO VOLUME 8.1 O agente de portaria orienta o usuário a depositar seu(s) volume(s) na esteira do scanner de raios-x. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

7 a) Caso não seja identificada imagem de objeto suspeito ou que oferça risco, libera o acesso às dependências. b) Caso seja identificada imagem de objeto suspeito ou que oferça risco, o agente de portaria aciona o supervisor para que este realize revista no(s) volume(s) em outro local, mediante autorização do usuário. c) Caso o supervisor de portaria não obtenha autorização para realizar a referida revista, aciona o policial militar de serviço no local para que este o tome as medidas cabíveis. d) Caso identifique que objeto que não ofereça risco, libera o acesso às dependências. e) Caso identifique objeto que possa representar risco, o supervisor de portaria encaminha o usuário para realizar o acautelamento do objeto. f) Caso perceba no usuário a intenção de violar o controle de acesso, supervisor de portaria aciona o policial militar de serviço no local para que este o tome as medidas cabíveis. 9 CONTROLAR ACESSO DE USUÁRIO NÃO CREDENCIADO NÃO PORTANDO VOLUME 9.1 Orienta o usuário a depositar seus objetos metálicos na bancada e a passar pelo pórtico. 9.2 Caso o pórtico não dispare o alarme, libera a entrada do usuário nas dependências. 9.3 Caso o pórtico dispare o alarme, orienta o usuário a depositar seus demais objetos metálicos na bancada e a passar novamente pelo pórtico. 9.4 Caso o pórtico não dispare o alarme, libera a entrada do usuário nas dependências. 9.5 Caso o pórtico dispare novamente o alarme, informa ao usuário a necessidade de realizar revista com detector manual. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

8 9.6 Caso o detector manual acuse a presença de objeto que ofereça risco, o agente de portaria aciona o supervisor de portaria, que avalia tanto o objeto quanto a intenção do usuário. 9.7 Caso o detector manual acuse a presença de objeto que não oferece risco, agente de portaria libera a entrada do usuário nas dependências. 10 CONTROLAR ACESSO DE USUÁRIO PORTADOR DE ARMA DE FOGO 10.1 Identificado objeto de risco como arma de fogo, munição, ou acessório para arma de fogo, o agente de portaria aciona o supervisor de portaria O supervisor de portaria mediante apresentação de documento que autorize o porte do objeto de risco conduz o usuário para a Sala de Acautelamento O usuário entrega sua arma de fogo ao agente de segurança responsável pelo acautelamento para a devida guarda Ao se retirar da Sala de Acautelamento, o usuário é submetido à nova revista, passando pelo pórtico com detector de metais instalado na saída daquela sala. a) Caso o pórtico dispare o alarme, o agente de portaria orienta o usuário a depositar os demais objetos metálicos na bancada e a passar novamente pelo pórtico. b) Caso o pórtico não dispare o alarme, libera a entrada do usuário às dependências. c) Caso o pórtico dispare novamente o alarme, informa ao usuário a necessidade de realizar a revista com detector manual. d) Caso o detector manual acuse a presença de objeto que não ofereça risco, o agente de portaria libera a entrada do usuário às dependências. e) Caso o detector manual acuse a presença de objeto que ofereça risco, solicita ao usuário que realize o acautelamento. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

9 10.5 Caso o usuário não apresente documento que autorize o porte da arma de fogo, o supervisor de portaria aciona o policial militar de serviço no local para que este o tome as medidas cabíveis Pormenores do processo de trabalho Acautelar Armas de Fogo são encontrados no na RAD-DGSEI Controlar Materiais e Equipamentos de Segurança. 11 PREENCHER O LIVRO DE CAUTELA DE OBJETOS RETIDOS NO CONTROLE DE ACESSO O agente de segurança anota no livro de cautela de objetos retidos no controle de acesso os dados pertinentes ao objeto a ser acautelado e os dados do proprietário do objeto O agente de segurança preenche o campo destinado à numeração, de forma sequêncial crescente, e o ano corrente O número da cautela, se for o caso, pode corresponder a mais de um objeto acautelado Preenche na cautela do usuário o mesmo número anotado no livro Havendo necessidade de substituição do livro de cautela, a numeração inicial deste, deverá ser imediatamente posterior a última do livro encerrado A substituição de um livro de cautela por outro, em razão de findarem-se as folhas, não implica no reinício da numeração das cautelas Ao término do ano em exercício a numeração deve ser encerrada e apenas no início de cada ano deve-se reiniciar a numeração das cautelas. 12 ACAUTELAR, NA PORTARIA, OBJETOS QUE OFERECEM RISCO, QUE NÃO ARMAS DE FOGO O Supervisor de portaria identifica o objeto a ser acautelado, visualmente, e avalia o risco que oferece. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

10 a) Caso o objeto não ofereça risco, libera o acesso do usuário com a posse do objeto. b) Caso o objeto ofereça risco, o agente de segurança realiza as seguintes operações: a) Preencher o livro de Cautela de Objetos Retidos no Controle de Acesso; b) solicitar ao usuário que rubrique no campo destinado para tal; c) preencher a Cautela de Objeto; d) entregar a VIA DO USUÁRIO ao usuário; e) acondicionar o objeto juntamente com a outra via da Cautela de Objeto no escaninho da portaria Na saída, o usuário apresenta sua via da Cautela de Objeto ao supervisor de portaria, que realiza as seguintes operações: a) Inspecionar a via e confirma a sua autenticidade; b) resgatar o objeto no escaninho da portaria; c) solicitar ao usuário que rubrique no livro de cautela de objetos o campo destinado para tal; d) devolver o objeto ao usuário, que fica liberado para saída das instalações do PJERJ; e) destruir as duas vias de Cautela de Objeto. 13 ENTREGAR OBJETO ACAUTELADO NA PORTARIA NÃO RESGATADO NO MESMO DIA DE CAUTELA 13.1 O Supervisor de portaria recebe do usuário a solicitação de resgate de objeto acautelado na portaria e realiza as seguintes operações: Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

11 a) Inspecionar a via do usuário e confirmar a sua autenticidade; b) Encaminhar o usuário à sala de acautelamento Após o usuário resgatar o objeto acautelado, conduzi-lo à saída. 14 CONFECCIONAR RELATÓRIO DE CONTROLE DE ACESSO 14.1 O Supervisor de portaria, encarregado de confeccionar o relatório de controle de acesso, ao final do dia, recebe dos outros supervisores as anotações pertinentes de cada portaria Consolida as informações recebidas no FRM-DGSEI com as informações pertinentes O supervisor de portaria, encarregado pelo preenchimento do FRM-DGSEI , assina o formulário e solicita ao responsável pela empresa de vigilância sua assinatura no respectivo registro Envia o FRM-DGSEI à Administração da DIVPA. 15 INDICADOR NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Grau de satisfação do usuário do Controle de Acesso Pesquisa de satisfação do usuário Anual 16 GESTÃO DE REGISTROS 16.1 O registro deste processo de trabalho é gerido pela UO e mantido em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

12 IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO FRM-DGSEI (Controle de entrada de Serviços Técnicos e Especiais) a DIVPA Pasta Data Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Livro de Cautelas de Objetos Retidos no Controle de Acesso DIVPA Caixa arquivo Numeração Condições apropriadas 1 ano Eliminação na UO FRM-DGSEI (Relatório - Controle de Acesso) a DIVPA Pasta Data Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. Notas: a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046 Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR/DEGEA procedimentos da RAD-DGJUR-035 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGJUR Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-047 Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 17 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Controlar Acesso de Usuário Credenciado; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Controlar Acesso de Usuário não Credenciado Portando volume; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Controlar Acesso de Usuário não Credenciado não Portando volume; Anexo 4 - Fluxograma Procedimento Controlar Acesso de Usuário Portador de Arma de Fogo; Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

13 Anexo 5 Fluxograma do Procedimento Preencher o Livro de Cautela de Objetos Retidos no Controle de Acesso; Anexo 6 Fluxograma do Procedimento Acautelar, na Portaria, Objetos que Oferecem Risco, que não Armas de Fogo; Anexo 7 Fluxograma do Procedimento Entregar Objeto Acautelado na Portaria não Resgatado no Mesmo Dia de Cautela; Anexo 8 - Fluxograma do Procedimento Confeccionar Relatório de Controle de Acesso. ========== Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

14 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTROLAR ACESSO DE USUÁRIO CREDENCIADO Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

15 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTROLAR ACESSO DE USUÁRIO NÃO CREDENCIADO PORTANDO VOLUME Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

16 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTROLAR ACESSO DE USUÁRIO NÃO CREDENCIADO NÃO PORTANDO VOLUME Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

17 ANEXO 4 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTROLAR ACESSO DE USUÁRIO PORTADOR DE ARMA DE FOGO Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

18 ANEXO 5 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREENCHER O LIVRO DE CAUTELA DE OBJETOS RETIDOS NO CONTROLE DE ACESSO Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

19 ANEXO 6 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ACAUTELAR, NA PORTARIA, OBJETOS QUE OFERECEM RISCO, QUE NÃO ARMAS DE FOGO Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

20 ANEXO 7 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENTREGAR OBJETO ACAUTELADO NA PORTARIA NÃO RESGATADO NO MESMO DIA DE CAUTELA Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21

21 ANEXO 8 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONFECCIONAR RELATÓRIO DE CONTROLE DE ACESSO Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGSEI de 21