DA IDEIA À EMPRESA RECURSOS TÉCNICOS PARA O EMPREENDEDORISMO DE BASE TECNOLÓGICO

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2 ÍNDICE INTRODUÇÃO Objectivos Utilizadores Beneficiários CONCEITOS CHAVE NOTAS METODOLÓGICAS E PRÉ-REQUISITOS Divulgação da entidade de acompanhamento Constituição de um painel de peritos externos Perfil do empreendedor de base tecnológica Perfil do técnico de acompanhamento PROCESSO METODOLÓGICO a. Apresentação da ideia através de formulário b. Primeiro contacto entre empreendedor e entidade de acompanhamento i. A ideia ii. O perfil do empreendedor; iii. O potencial tecnológico da ideia; iv. O conhecimento do mercado; v. A maturidade da ideia vi. Recomendações aos empreendedores c. Definição do processo de acompanhamento i. Desenvolvimento da ideia de negócio 1. Pesquisa de mercado; 2. Elaboração de plano de negócios; 3. Protecção da ideia; 4. Procura de financiamento 5. Teste de mercado; ii. Apoio à constituição da empresa A prática CAIE

3 BENIFICIOS/RESULTADOS CUSTOS DE IMPLEMENTAÇÃO FACTORES CRÍTICOS DE SUCESSO FERRAMENTAS

4 introdução O fomento do empreendedorismo de base tecnológica é, actualmente, uma das grandes apostas para o desenvolvimento da economia nacional. Incentivar empreendedores, com fortes competências nas áreas das novas tecnologias, a aplicar o seu talento na criação de novas empresas de base tecnológica é um dos principais objectivos do Centro de Apoio à Inovação e ao Empreendedorismo. Mas, mais do que incentivar a criação de novas start-ups de base tecnológica, é necessário implementar metodologias que promovam a sustentabilidade das ideias de negócio e atenuem o risco de insucesso destas empresas, apoiando o empreendedor em todo o processo de estruturação das suas ideias de negócio, dando-lhe a conhecer todo o processo burocrático para a constituição da sua empresa e dotando-o de competências ao nível da gestão, área em que as suas competências são, na maioria dos casos, deficitárias, e de conhecimento do mercado onde vão actuar. Definido este objectivo, no âmbito do projecto CAIE, foi desenvolvido e testado um processo de conhecimento e reflexão conjunta com os empreendedores que abrange a análise da viabilidade da ideia de negócio, o desenvolvimento e acompanhamento na estruturação da ideia de negócio e a criação formal das novas empresas, processo este suportado por um conjunto de ferramentas de apoio ao empreendedor, quer para a estruturação da sua ideia de negócio quer para a sua dotação de conhecimentos essenciais a todo o processo de criação da empresa. Objectivos O guia Da ideia à empresa constitui-se num instrumento de apoio, a todas as entidades vocacionadas para o apoio à criação de empresas de base tecnológica, no processo de acompanhamento aos novos empreendedores e apoio ao desenvolvimento da sua ideia de negócio. Construído com base na definição de uma metodologia de acompanhamento, moldado, ao longo do período de experimentação, às necessidades dos empreendedores e validado pela experiência na aplicação da metodologia, este guia constitui-se como: 4

5 Instrumento metodológico de apoio ao processo de acompanhamento de novos empreendedores; Conjunto de ferramentas de apoio ao desenvolvimento da ideia de negócio dos empreendedores; Chamadas de atenção para os erros mais frequentes e os factores críticos de sucesso para o apoio à criação de novas empresas de base tecnológica. Utilizadores A metodologia apresentada pelo guia Da ideia à empresa é direccionada à utilização por técnicos de entidades vocacionadas para o apoio e acompanhamento à criação de novas empresas de base tecnológica e demais entidades que se proponham a implementar práticas de apoio à dinamização empresarial, regional. Beneficiários Sendo uma metodologia a ser utilizada por entidades vocacionadas para o apoio e acompanhamento à criação de novas empresas, em particular, de base tecnológica, os principais beneficiários são novos empreendedores de base tecnológica, que procuram o apoio destas entidades. Neste guia, encontra-se um conjunto de ferramentas que permitirá, ao empreendedor, trabalhar e desenvolver a sua ideia de negócio até à criação da empresa, atenuando os riscos e obstáculos mais frequentes, neste processo. 5

6 conceitos chave Inovação tecnológica O Manual de Oslo define que a inovação tecnológica de um produto e processo abrange a implementação de novos produtos e processos tecnológicos e significantes melhorias tecnológicas nos produtos e processo. A inovação tecnológica de produtos e processos considera-se implementada se foi introduzida no mercado (inovação do produto) ou utilizada num processo produtivo (inovação do processo). Uma empresa tecnologicamente inovadora ao nível do produto e do processo é aquela que implementou produtos ou processo tecnologicamente novos ou com melhorias tecnológicas durante um determinado período de tempo in Oslo Manual The measurement of scientific and technological activities, OCDE,

7 notas metodológicas e pré requisitos A implementação da metodologia Da ideia à empresa pressupõe a existência de um contexto preparado para potenciar os seus resultados. A preparação do contexto assenta em dois processos: sensibilização e apoio à acção. No processo de sensibilização, o contexto (região, no geral, e empreendedores, em particular) deve ser trabalhado, por um lado, no sentido de conhecer a entidade que se propõe apoiar as dinâmicas empreendedoras. Por outro lado, compete à entidade, conhecer e definir o perfil do empreendedor a quem se pretende dirigir. No processo de apoio à acção, importa garantir o apoio de peritos que suportem a tomada de decisões e a participação de técnicos de acompanhamento com um perfil adaptado às funções de apoio aos empreendedores que irão prestar. Divulgação da entidade de acompanhamento Qualquer entidade que se proponha constituir como uma entidade vocacionada para o apoio e acompanhamento a novas empresas, quer sejam de base tecnológica, quer sejam de sectores mais tradicionais, só reunirá as condições para o fazer se se der a conhecer como entidade com competências para tal. Se por um lado, algumas entidades são, naturalmente, identificadas como entidades vocacionadas para o apoio e acompanhamento à criação de novas empresas, como será o caso de algumas incubadoras, outras haverá que não o são. Será o caso, a título de exemplo, de novas incubadoras, ainda não conhecidas no mercado, associações de desenvolvimento local e associações empresariais. Para iniciar um processo de apoio e acompanhamento à criação de novas empresas, as entidades, antes de mais, deverão publicitar-se enquanto entidades vocacionadas para este processo. 7

8 Assim, recomenda-se que as entidades ainda não conhecidas no território como entidades vocacionadas para o apoio e acompanhamento à criação de empresas, dispensem alguns esforços no sentido de se fazerem reconhecer como tal. Algumas iniciativas que poderão tomar, neste sentido, passam, essencialmente, por: Divulgação das suas competências no site da entidade; Criação de parcerias e divulgação junto de entidades com maior perfil para a geração e contacto com novos empreendedores, como o sejam, por exemplo, escolas profissionais, universidades e institutos politécnicos, câmaras municipais e associações empresariais; Divulgação, junto do público em geral, através de comunicação social, newsletters e/ou outros; Organização de eventos, como, por exemplo, workshops, debates, etc.; Estratégia de divulgação baseado na passagem da palavra. A implementação de uma estratégia poderá passar por duas vertentes: - Fazer chegar a informação ao público-alvo definido e com potencial para a disseminação da informação, como por exemplo, alunos do ensino superior; - Reconhecimento do trabalho efectuado com primeiros casos de acompanhamento. Constituição de um painel de peritos externos A correcta avaliação da inovação tecnológica que serve de base a uma nova ideia de negócio é um dos aspectos fundamentais no processo de análise da mesma. Enquadrar uma nova ideia de negócio, tecnologicamente inovadora, com o estado da arte do sector e o mercado para a qual é dirigida, deverá ser a primeira prioridade no início de um processo de análise de novas ideias e acompanhamento dos empreendedores, constituindo-se como a base fidedigna para a elaboração de recomendações, ao empreendedor, e orientação do processo de acompanhamento, com o mesmo. Os técnicos de acompanhamento das entidades vocacionadas para o apoio e acompanhamento à criação de novas empresas de base tecnológica são, na grande maioria dos casos, peritos nas áreas da gestão e da economia, faltando-lhes competências mais profundas para o enquadramento 8

9 da inovação inerente à nova ideia de negócio com o estado da arte do sector onde esta se insere. Por outro lado, o empreendedor, sendo alguém com conhecimentos profundos na área na qual pretende actuar não detém a informação completa sobre a mesma, da mesma forma que, motivado pelo seu entusiasmo e envolvimento no projecto, descura e/ou desvaloriza, muitas vezes, os riscos provenientes da evolução própria do mercado e da tecnologia. Assim, é importante que a análise da nova ideia de negócio, por parte do técnico de acompanhamento seja complementada com o parecer de um perito na área em que o empreendedor se propõe actuar. As entidades que se propõem vocacionar para o apoio e acompanhamento à criação de novas empresas de base tecnológica deverão dispor de um painel de peritos em áreas definidas a priori de acordo com o posicionamento estratégico que adoptarem, que prestem apoio na análise do potencial tecnológico e de inovação das novas ideias apresentadas. Estes peritos poderão ser: Presidentes de departamentos e/ou docentes universitários; Peritos afectos a entidades do sistema cientifico e tecnológico; Outros com reconhecidas competências técnicas e profissionais, nas áreas definidas como preferenciais para o apoio. ALERTA O painel de peritos poderá, ainda, contemplar empresários com experiência comprovada em determinados sectores de actividade. No entanto, a inclusão deste tipo de peritos trará importantes mais valias para o empreendedor mas poderá incorrer em risco relacionados com confidencialidade e protecção das ideias apresentadas. Face a estas questões, é aconselhável que a constituição do painel de peritos inclua empresários ou outros com características semelhantes devendo ser implementados mecanismos de salvaguarda da confidencialidade e de garantia de uma actuação ética perante as ideias e informação apresentadas. 9

10 Neste trabalho em parceria deverá ser garantida: Total imparcialidade na análise das ideias de negócio; Confidencialidade sobre a informação disponibilizada; Resposta atempada, face às necessidades do empreendedor; Profissionalismo e responsabilidade na informação a prestar. NOTA Pressupõe-se que o parecer a emitir, por este painel de peritos, seja efectuado após a primeira análise, realizada pelo técnico de acompanhamento, e anteceda a implementação do percurso de acompanhamento definido para o apoio ao empreendedor. Perfil do empreendedor de base tecnológica Ao definir a tipologia de público a quem se dirige, a entidade tutora, deverá procurar traçar e compreender o perfil do empreendedor que irá apoiar. Com base na informação sistematizada, poderá, por um lado, orientar a sua estratégia de comunicação para o exterior e, por outro lado, adaptar as metodologias a implementar. O empreendedor de base tecnológica caracteriza-se, tipicamente, por ser: Dotado de elevadas competências técnicas, mas com competências, ao nível da gestão, mais reduzidas; Determinado; Confiante; Pouco adverso ao risco e à confiança; Criativo; Arrojado; Atento às tendências do mercado; Jovem; Com qualificação ao nível da licenciatura ou mestrado; Procurar a constante actualização do conhecimento. 10

11 Perfil do técnico de acompanhamento O técnico de acompanhamento, no processo de trabalho com o empreendedor, enfrenta dois desafios. O desafio profissional de apoio ao desenvolvimento do projecto do empreendedor e o desafio social de conquista de uma relação de confiança com o empreendedor, que lhe irá permitir uma maior fluidez de informação e, consequentemente, maior rapidez no alcance de resultados. Face aos desafios que lhe são apresentados, o técnico de acompanhamento deverá reunir um conjunto de requisitos ao nível das suas competências profissionais, académicas e sociais. Competências profissionais e académicas Formação académica nas áreas da gestão e economia; Experiência profissional na área empresarial; Conhecimentos ao nível de procedimentos financeiros e administrativos; Adopção de uma postura profissional e de comprometimento, junto do empreendedor: - Procura por constante actualização de conhecimentos; - Detenção e constante construção de uma rede de contactos; - Pontualidade; - Capacidade para dar respostas num curto espaço de tempo; - Capacidade para analisar obstáculos e procurar soluções inovadoras; - Humildade para perceber quais as áreas em que não tem competências para responder ao empreendedor e procurar o apoio de quem domina essas mesmas competências. Competências sociais Capacidade para a construção de redes de conhecimentos e parcerias; Sociável; Capacidade para auscultar e intervir; Disponibilidade para atender o empreendedor sempre que necessários; Persistente; Resistente à frustração; Isento; Audaz. 11

12 processo metodológico a. Apresentação da ideia através de formulário O primeiro passo, no processo de criação de uma nova empresa de base tecnológica, é a existência de uma ideia viável e a sua estruturação. 12

13 A primeira dificuldade enfrentada pela maioria dos empreendedores é a estruturação da sua ideia de forma consistente e ponderada. A apresentação de uma nova ideia de negócio/projecto, deverá ser feita através de um formulário, devidamente estruturado e concebido de forma a ser um primeiro mecanismo de apoio à estruturação da ideia de negócio, pelo empreendedor. NOTA Este formulário deverá ser um instrumento informal, onde não seja obrigatório o seu preenchimento total e o empreendedor utilize cada um dos campos como um tópico de reflexão. A informação a apresentar pelo empreendedor deverá ser sintética e opcional, de modo a que este instrumento constitua um mecanismo facilitador da apresentação da ideia e não um obstáculo. Junto com o formulário de apresentação da nova ideia/projecto, deverá ser solicitado, ao(s) empreendedor(es), o envio do(s) currículo(s) vitae, para enquadramento da sua formação e experiência com o negócio que se propõe(m) desenvolver, bem como outra informação que considere relevante. Sendo este o primeiro contacto com uma nova ideia de negócio, servirá, também, para que os técnicos da entidade tutora possa ter uma primeira impressão sobre a maturidade e grau de estruturação das ideias de negócio. Esta primeira impressão permitirá a preparação de um primeiro encontro de trabalho e uma primeira estruturação do processo de acompanhamento a fazer ao empreendedor. Alguns dos campos básicos a constar no formulário deverão ser: Identificação da ideia e do promotor; Estrutura formal da empresa a constituir (forma jurídica, capital social, n.º de sócios, etc.); Apresentação da ideia e factores que levaram a considerar a ideia viável; Carácter inovador da ideia; Motivação para a realização do projecto; Objectivos no curto e médio prazo; Quem são os clientes, concorrência e fornecedores; Estratégia de marketing; Estrutura de recursos humanos; Localização da empresa; Estrutura do investimento e fontes de financiamento; 13

14 Impacto económico e social, na região/país onde se insere; Porque escolheu esta entidade de acompanhamento. Este conjunto de questões permitirá, ao empreendedor, reflectir sobre a estrutura de sociedade que pretende constituir, como se vai posicionar e interagir com o mercado onde se propõe lançar, assim como identificar fragilidades na sua ideia de negócio. A consciência destas fragilidades permitir-lhe-á reforçar a sua ideia, identificando soluções para possíveis constrangimentos. Este trabalho de reflexão permitir-lhe-á acrescentar inovação ao processo de desenvolvimento da sua ideia. No capítulo Ferramentas poderá ser consultado o formulário de apresentação da ideia de negócio/projecto construído no âmbito do projecto CAIE. b. Primeiro contacto entre empreendedor e entidade tutora A entrega do formulário de candidatura de novas ideias de negócio deverá ser o primeiro passo solicitado ao empreendedor. No entanto, este não é fonte fiel e transparente da ideia de negócio e da sua maturidade nem do perfil do empreendedor. O contacto pessoal, para conhecimento mais aprofundado da ideia de negócio e do empreendedor é uma etapa indispensável em todo o processo. NOTA Sendo aconselhável a primeira apresentação das ideias de negócio através de um formulário, este não deverá ser um processo inflexível. Muitos poderão ser os empreendedores que, antes do envio do formulário devidamente preenchido, se dirijam à entidade dinamizadora no sentido de apresentarem a sua ideia de negócio. Nestes casos, é aconselhável recorrer a esta primeira reunião presencial com o empreendedor para o conhecer a si e à sua ideia e, posteriormente, solicitar o envio do formulário preenchido com maior rigor do que aquele que seria exigido ao empreendedor que iniciasse o processo pelo envio do formulário. Deverá haver uma combinação entre a reunião de trabalho presencial e o preenchimento do formulário de candidatura de ideias de negócio, ainda que haja alguma flexibilidade na ordem de realização de cada um dos momentos. 14

15 Após o contacto do empreendedor e a recepção do seu formulário de apresentação da ideia de negócio/projecto (caso seja este o processo seguido pelo empreendedor), o técnico da entidade tutora, responsável pela análise das novas ideias, deverá agendar uma reunião de trabalho, para exploração da ideia apresentada, conhecimento do empreendedor e definição de um percurso de acompanhamento. NOTA O formulário, independentemente da quantidade e/ou qualidade da informação contida, não deverá servir, em situação alguma, como ferramenta de seriação de ideias de negócio. Todos os empreendedores com ideias de negócio para apresentar deverão passar pelos momentos do preenchimento do formulário e da apresentação da ideia. Deve garantir-se a existência de um mecanismo que não exclua ideias com elevado potencial de mercado com base em informação insuficiente para a análise da ideia. Qualquer que seja a ordem adoptada para o primeiro contacto com o empreendedor, a primeira reunião presencial deverá permitir, ao técnico de acompanhamento: Traçar um perfil do empreendedor; Analisar a ideia de negócio; Fazer uma primeira avaliação do potencial tecnológico da ideia; Identificar o domínio e conhecimento do mercado, pelo empreendedor; Avaliar a maturidade da ideia de negócio/projecto apresentado; Tecer recomendações ao empreendedor; Enquadrar a ideia com os objectivos da entidade de acompanhamento. i. A ideia A informação disponibilizada, pelo empreendedor, no formulário de apresentação da ideia de negócio/projecto permitirá ao técnico conhecer superficialmente o conceito de negócio a criar pelo empreendedor. No caso da realização da reunião de apresentação antes da recepção do referido formulário, o técnico não terá qualquer conhecimento sobre a ideia de negócio/projecto do empreendedor. 15

16 O primeiro momento da reunião de trabalho, entre empreendedor e técnico, deverá ser destinada à exposição clara da ideia de negócio do empreendedor. O técnico deverá disponibilizar todo o tempo necessário para o empreendedor fazer a sua apresentação, que poderá ser verbal ou através de qualquer outro suporte que este entenda ser necessário. NOTA No decurso da apresentação, do empreendedor, o técnico deverá, sempre que se justifique, ir colocando questões que o ajudem a compreender claramente a ideia de negócio. No entanto, deverá haver algum cuidado para que a exposição não seja encaminhada para outras etapas, perdendo-se informação que o empreendedor possa acabar por não expor. A exposição da ideia de negócio, deverá permitir, ao técnico, reunir informação sobre: Actividade(s) que o empreendedor se propõe realizar; Como vai desenvolver a(s) actividade(s) proposta(s); Qual a estrutura necessária para a implementação da ideia de negócio; Que tipo de sociedade vai constituir; Quais as necessidades de recursos humanos e como as vai preencher; Que equipamento e infra-estruturas irá necessitar; Como surgiu a ideia; Que financiamento ou parceria, o empreendedor, espera obter; Qual o apoio que o empreendedor espera da entidade de acompanhamento. ii. O perfil do empreendedor Após a exposição da ideia de negócio/projecto, pelo empreendedor, cabe ao técnico, a tarefa de orientar a entrevista para a recolha de informação que lhe permita traçar o perfil do empreendedor e as suas motivações para a realização do projecto. NOTA O momento da reunião presencial, entre técnico de acompanhamento e empreendedor deverá contemplar um momento de questões com enfoque no perfil e motivações do empreendedor. CONTINUA 16

17 NOTA CONTINUAÇÃO No entanto, a informação recolhida deverá ser complementada com um conjunto de informações e indicações recolhidas ao longo da reunião. Factores como a postura do empreendedor, a facilidade de expressão, domínio sobre o projecto entre outros, deverão ser ponderados e tidos em consideração aquando a definição do processo de acompanhamento. EXEMPLO Um empreendedor que se prepare para fazer a apresentação do seu projecto a um investidor, mas com dificuldades ao nível da expressão oral, deverá ser acompanhado pelo técnico, na preparação da sua exposição. No processo da análise do perfil do empreendedor, o técnico poderá socorrer-se de um guião, com um conjunto de questões chave, que o apoiarão a recolher informação concisa sobre o empreendedor. Este guião para a análise do perfil de competências do empreendedor assemelhar-se-á aos típicos testes do perfil do empreendedor, mas deverá ser trabalhado para que as respostas não sejam induzidas de acordo com o resultado pretendido. A elaboração de um guião para a análise do perfil de competências do empreendedor deverá ter como base as seguintes características de referência de um empreendedor: Orientação para a acção; Capacidade para assumir riscos, com consciência, e enfrentar novos desafios; Liderança; Vitalidade e energia; Auto confiança; Necessidade de autonomia e realização pessoal; Capacidade para identificar oportunidades; Conhecimento técnico e noção empresarial; Optimismo. 17

18 NOTA O guião deverá reunir um conjunto de questões que deverão ser apenas orientadoras do tipo de informação que se pretende recolher, do empreendedor, e não é uma ferramenta rígida. A sua aplicação deverá ser feita de forma informal, as questões deverão ser formuladas de acordo com o decurso da conversa, podendo surgir outra tipologia de questões ou formas de avaliação das capacidades do empreendedor, de acordo com a sua postura, diálogo, exposição de ideias, etc. A informação essencial a recolher com este instrumento deverá ser: Motivações do empreendedor para acreditar e avançar com o projecto; Competências que detém, essenciais ao sucesso do projecto; Competências que não detém e que poderão colocar o projecto em risco; Perfil académico e experiência profissional que servem de suporte às competências para avançar com o projecto; Metas que pretende atingir, no longo prazo; Suporte financeiro na pré-constituição da empresa e fase de arranque da empresa; Capacidade para enfrentar o insucesso; Apoio da família e amigos para avançar com o projecto; Disponibilidade para dedicação ao projecto; Competências de planeamento e tomada de decisões. No capítulo Ferramentas poderá consultar o guião de análise do perfil de competências do empreendedor, elaborado no âmbito do projecto CAIE. iii. O potencial tecnológico da ideia A primeira reunião/entrevista, com o empreendedor, é o momento oportuno para fazer uma primeira avaliação do potencial tecnológico da sua ideia de negócio/projecto. Após a exposição, pelo empreendedor, do conceito do negócio e a recolha de informação sobre o perfil de competências do empreendedor, o técnico deverá orientar a entrevista, no sentido de perceber, o mais claramente possível, o potencial tecnológico associado à ideia de negócio/projecto. 18

19 NOTA A análise do potencial tecnológico da ideia de negócio/projecto poderá ser feita no momento de questões que segue a exposição livre da ideia de negócio, pelo empreendedor. O técnico de acompanhamento poderá focar algumas das suas questões na recolha de informação que lhe permita fazer esta análise. A avaliação do potencial tecnológico assenta sobre os seguintes critérios: Identificação, no mercado, da oportunidade Onde existe a oportunidade; Quais são as tecnologias concorrentes e/ou substitutas a operar, actualmente, no mercado ou em vias de entrar no mercado; Potencial de desenvolvimento da tecnologia Quais as possibilidades de criação de novos produtos; Grau de inovação: - O mercado está preparado para aceitar a tecnologia? - Há necessidade de formar o cliente para que este possa adquirir e utilizar a tecnologia/produto? Qual o tempo de desenvolvimento da tecnologia e qual o tempo necessário para esta atingir a maturação; Necessidade de protecção da tecnologia e qual a facilidade de cópia; Qual o custo da tecnologia desenvolvimento e preço de venda; Qual o valor acrescentado para o cliente e qual o valor acrescentado apercebido pelo cliente; Qual o estado da arte do sector/área/tecnologia, a nível nacional e internacional. No capítulo Ferramentas poderá consultar o guião para a primeira avaliação do potencial tecnológico de uma ideia de negócio/projecto. NOTA A avaliação do potencial tecnológico de uma nova ideia de negócio/projecto deverá ser complementada pelo parecer de um painel de peritos externos, tal como mencionado no capítulo Notas metodológicas e pré-requisitos. Após a reunião/entrevista com o empreendedor, a informação recolhida quer através do formulário de apresentação da ideia/projecto, quer a informação complementar recolhida pelo técnico, deve ser remetida para o painel de peritos, para que este possam dar o seu parecer CONTINUA 19

20 NOTA CONTINUAÇÃO e tecer, sempre que se justifique, um conjunto de recomendações de apoio ao empreendedor. Recomenda-se que este parecer seja emitido num prazo máximo de uma semana e as eventuais recomendações reencaminhadas para o empreendedor. iv. O conhecimento do mercado O estudo de mercado é um dos factores primordiais no lançamento de novas empresas de base tecnológica. A entrada no mercado e o lançamento de produtos inovadores é, para a maioria das novas empresas de base tecnológica, a maior dificuldade a ultrapassar. Algumas das características do mercado e deste tipo de empresas justificam esta dificuldade: Longos períodos de desenvolvimento de novos produtos; Entrada, no mercado, de produto inovadores, completamente desconhecidos; Preparação do mercado para aceitar o produto, considerando: - A identificação da necessidade; - O reconhecimento da sua utilidade; - A atribuição, ao produto, do valor esperado; - A disponibilidade de produtos substitutos; - A indisponibilidade de competências e/ou infra-estruturas para a utilização do produto; A existência de empresas concorrentes, de grande dimensão, que poderão eliminar as possibilidades de entrada, da empresa, no mercado. Para que as futuras novas empresas possam atenuar os riscos da entrada no mercado, deverão recolher e organizar o máximo de informação possível, que lhes permita conhecer o mercado para a qual se direccionam e definir a melhor estratégia de entrada neste mercado. Para tal, importa conhecer: Quem são os clientes identificar, claramente, para quem vai vender; Como compram os clientes; Quem é a concorrência, onde está e como vende; Quais são os produtos substitutos, existentes no mercado; Quais as vantagens do seu produto face aos existentes no mercado; 20

21 Qual é a estratégia de entrada no mercado; Como vai apresentar o produto ao cliente; Como vai vender o produto preço, canais de distribuição, prazos de recebimento. Este tipo de questões deverão ser colocadas, no decurso da reunião, de modo a que o técnico, possa identificar o conhecimento que o empreendedor detém, sobre o mercado onde se propõe actuar. Para além do conhecimento do mercado, o empreendedor deverá, também, enquadrar o seu projecto face à envolvente externo, isto é, identificar as repercussões do mercado sobre a estruturação do seu negócio, por exemplo, em termos de definição de preços de lançamento, estratégias de marketing, entre outras. De acordo com a informação detida pelo empreendedor, o técnico decidirá se deverá orientar o empreendedor no sentido de trabalhar um estudo de mercado ou se este é um trabalho já feito pelo empreendedor. ALERTA O técnico de acompanhamento deverá estar atento às situações em que o empreeendedor já realizou o levantamento da informação para a caracterização do mercado onde pretende actuar. Se, por um lado, esta situação é a ideal, por outro lado, poderá ter associado alguns riscos. O entusiasmo do empreendedor, pelo seu projecto, poderá conduzi-lo a uma incorrecta interpretação ou desvalorização de informações que representem ameaças para o seu futuro negócio. Sempre que a tipologia de produto a desenvolver pelo empreendedor o justifique, este deverá ser conduzido num processo de teste de mercado. Para a implementação deste processo, recomenda-se a consulta do guia Produtos inovadores: O desafio do mercado. v. A maturidade da ideia Através da implementação dos vários momentos descritos anteriormente, o técnico, vai reunindo um conjunto de informações que lhe permitirá identificar o grau de maturidade do projecto do empreendedor. 21

22 A resposta a algumas das questões que se colocam de seguida, permitirão, ao técnico, identificar a maturidade do projecto do empreendedor: Identificaram, no mercado, uma necessidade à qual o seu produto irá dar resposta? Detém competências técnicas e um curriculum vitae adequado ao desenvolvimento da sua ideia de negócio? A área de actividade e os produtos a lançar no mercado estão bem definidos, assim como o seu processo de produção? Detém completo conhecimento sobre o processo produtivo? Têm consciência das competências dos recursos humanos necessários? Identificam as infra-estruturas e equipamentos necessários ao desenvolvimento do negócio? A área de actividade é-lhes familiar e conhecem, minimamente, o mercado para o qual se vão dirigir? Elaboraram um plano de negócios e um estudo de viabilidade económica e financeira do projecto? Identificam as lacunas ao nível das suas competências e formas de as colmatar, para a prossecução do projecto? As situações possíveis de ocorrer variam entre empreendedores que detém apenas uma ideia para um projecto e empreendedores que apresentam projectos devidamente estruturados em planos de negócio e análise de viabilidade. A identificação do nível em que se encontra o empreendedor, permitirá, ao técnico conduzi-lo a: Um processo de reflexão para estruturação da ideia; Um processo de acompanhamento para desenvolvimento de mecanismos de estruturação da ideia; Apoio à constituição formal da empresa. NOTA Qualquer que seja o processo a que o empreendedor seja conduzido, é fundamental que o técnico desempenhe, sempre, um papel de incentivador. O contacto periódico, com o empreendedor, para perceber as evoluções sobre o desenvolvimento da sua ideia de negócio cria um efeito motivador e ajuda o técnico a desenvolver novos mecanismos e instrumentos de apoio aos novos empreendedores. 22

23 vi. Recomendações aos empreendedores Com base na informação recolhida, no final da reunião, o técnico estará em condições de fazer uma síntese que sustente um conjunto de recomendações ao empreendedor. NOTA Se por um lado, o técnico pode optar dirigir as recomendações, ao empreendedor, apenas no final da reunião, com base no conjunto da informação recolhida, por outro lado, poderá, também, optar por elaborar as suas recomendações ao longo da reunião, de acordo com a informação que é apresentada. Alguns exemplos de recomendações mais frequentes, remetem para: Importância da experiência profissional na área em que pretendem desenvolver o projecto; Aos recém-licenciados, que pretendem avançar com um projecto em simultâneo com um estágio, a necessidade de dedicar muito tempo ao projecto é essencial; Preparação para um primeiro período em que não obterão resultados imediatos do seu investimento e esforço; Realização de pesquisas em sites de empresas já estabelecidas no mercado, para conhecer os seus produtos; Estabelecer contactos com empresas que poderão ser potenciais parceiras; Indicação de fragilidades que poderão comprometer o sucesso do negócio. Na conclusão da reunião, o técnico deverá: Propor um percurso de acompanhamento a implementar com o empreendedor, face às fragilidades ou lacunas evidenciadas na informação prestada; Disponibilizar contactos directos; Agendar nova reunião ou momentos de trabalho e formas de o fazer através de reuniões presenciais, on line, ou outras; Disponibilizar materiais informativos e instrumentos de trabalho, como por exemplo, cadernos de apoio à elaboração de um plano de negócios, esquemas de processos para a constituição de uma empresa, informação para o registo de marcas e patentes, etc. 23

24 No capítulo Ferramentas, poderá consultar os instrumentos de apoio ao empreendedor, elaborados no âmbito do projecto CAIE. decidimos não avançar com a nossa ideia de negócio. Após a nossa reunião, apercebemonos de imensos factores em que não pensámos e como a nossa ideia, apesar de ser nova, era muito frágil c. Definição do processo de acompanhamento Tipicamente, a maturidade da ideia de negócio do empreendedor enquadrar-se-á numa das seguintes três fases: F1. A sua ideia de negócio é muito vaga e está pouco explorada; F2. Detém uma boa ideia de negócio, viável no mercado e bem estruturada num plano de negócio; 24

25 F3. Detém uma boa ideia de negócio, bem consolidada e com forte potencialidade de sucesso mas pouco estruturada. F1. Ideia de negócio vaga e pouco explorada O empreendedor nesta situação deverá ser conduzido a um processo de reflexão mais cuidada sobre a estruturação da sua ideia de negócio, de modo a maturar o seu conceito. Neste processo, o técnico deverá assumir duas funções: Motivador pelo estabelecimento de contactos directos, com o empreendedor, de forma a aferir acerca de dificuldades, dar sugestões, implementar ritmos e metas alcançar; Apoio técnico fornecendo instrumentos de trabalho, nomeadamente guias para a estruturação de ideias de negócio, identificando programas de financiamento dirigidos a empreendedores, em fase de desenvolvimento de ideias de negócio, identificando dificuldades e sugerindo soluções, propondo metas e objectivos a alcançar a cada momento. Após a conclusão desta fase, o empreendedor estará em condições de passar à fase do percurso de acompanhamento. NOTA A passagem da fase da maturação da ideia para o percurso de acompanhamento deverá surgir naturalmente, através do desenvolvimento da ideia de negócio, pelo empreendedor e pela troca de informação que vai sendo feita entre este e o técnico de acompanhamento. No entanto, o factor decisivo para o sucesso de cada uma destas fases encontra-se na motivação e empenho do empreendedor. Na fase da maturação da ideia, o sucesso dependerá da dedicação e motivação do empreendedor, mais do que qualquer apoio que o técnico possa prestar. Esta fase depende da real vontade do empreendedor em avançar com o seu negócio e superar riscos e incertezas. A fase do percurso de acompanhamento é uma fase com maior intervenção do técnico, que visa colmatar lacunas no processo de criação da empresa, como o sejam, a elaboração de um plano de negócios e a procura de financiamento. 25

26 F2. Ideia de negócio devidamente estruturada num plano de negócios, com fonte de financiamento assegurada O empreendedor nesta situação está pronto a avançar com a constituição da empresa e, para além do acompanhamento necessário à formalização legal do seu negócio, obterá acompanhamento na consolidação e crescimento da empresa. F3. Ideia de negócio, bem consolidada e com forte potencialidade de sucesso mas pouco estruturada O empreendedor na segunda situação será acompanhado pelos técnicos na estruturação da sua ideia de negócio. Duas tipologias de projectos podem surgir: Projectos de base tecnológica, altamente inovadores, com necessidade de desenvolvimento de um protótipo; Projectos de base tecnológica, sem necessidade de desenvolvimento de protótipos. Em ambos os casos, o processo de acompanhamento contempla a elaboração de um plano de negócio, pesquisa de mercado e procura de financiamento adequado as necessidades do projecto. No caso de projectos altamente inovadores, com necessidade de desenvolvimento de protótipos, a pesquisa de mercado poderá ser complementada com um processo de teste de mercado. Para maior informação acerca da metodologia de teste de mercado, sugere-se a consulta do guia Produtos inovadores: O desafio do mercado i. Desenvolvimento da ideia de negócio O desenvolvimento da ideia de negócio/projecto, do empreendedor, coloca a ênfase no apoio à estruturação e montagem do negócio. Em contraposição ao processo de reflexão para maturação da ideia, onde o empreendedor deverá concentrar os seus esforços na definição clara da sua actividade e os recursos necessários para a sua implementação, este processo centra-se na estruturação da actividade e do negócio, claramente definidos pelo empreendedor. 26

27 Da mesma forma, neste momento, o técnico assume a dupla função de: Motivador pelo estabelecimento de contactos directos, com o empreendedor, de forma a aferir acerca de dificuldades, dar sugestões, implementar ritmos e metas alcançar; Apoio técnico fornecendo instrumentos de trabalho, nomeadamente guias para a estruturação de ideias de negócio, identificando programas de financiamento dirigidos a empreendedores, em fase de desenvolvimento de ideias de negócio, identificando dificuldades e sugerindo soluções, propondo metas e objectivos a alcançar a cada momento. Neste processo de acompanhamento poderão ser desenvolvidas e utilizadas algumas ferramentas de apoio ao empreendedor, cujo objectivo é dota-lo de um conjunto de informação essencial à concretização do seu projecto: Desdobrável com indicação das diferentes tipologias de formas jurídicas das empresas e suas características; esquema passo-a-passo para a constituição formal da sua empresa O esquema representa o processo de constituição formal da empresa, quer pelo processo tradicional quer pelo processo de empresa na hora, com indicação dos documentos necessários em cada etapa, documentos que obterá, custos e moradas; requisitos formais no pós-constituição da empresa; obrigações fiscais, anuais e mensais, das empresas; processo passo-a-passo para o registo de marcas e patentes; Caderno de apoio à elaboração do plano de negócios guião de apoio à elaboração do plano de negócio, simplificado e com explicações sobre os objectivos de cada campo a preencher; No capítulo Ferramentas poderá consultar os instrumentos desenvolvidos no âmbito do projecto CAIE. este caderno (de apoio à elaboração do plano de negócios) é excelente porque simplifica bastante a construção do plano de negócios No processo de desenvolvimento da ideia, o projecto do empreendedor é desenvolvido e estruturado considerando: 1. Pesquisa de mercado; 2. Elaboração de plano de negócios; 27

28 3. Protecção da ideia; 4. Procura de financiamento; 5. Teste de mercado. A passagem por cada uma das etapas é um percurso a definir individualmente, para cada projecto, de acordo com o trabalho já desenvolvido pelo empreendedor. NOTA Recomenda-se que o processo de acompanhamento tenha início com o preenchimento do caderno de apoio à elaboração do plano de negócios. Este instrumento, que poderá ser em formato papel ou digital, permite, ao empreendedor, ir reflectindo e estruturando a sua ideia de negócio através de uma abordagem ao plano de negócios, sem a necessidade de ser tão exaustivo e detalhado. 1. Pesquisa de mercado Conhecer e compreender o funcionamento e a dinâmica de evolução do mercado onde vai actuar é um dos requisitos de maior importância no desenvolvimento de um projecto empresarial viável, principalmente quando se trata de uma nova empresa de base tecnológica, com produtos inovadores para o mercado. O técnico de acompanhamento deve, numa primeira fase, perceber o domínio do mercado, pelo empreendedor e, suportado pelo parecer do painel de peritos que avaliará o potencial tecnológico da ideia, construir, com o empreendedor uma estratégia de análise do mercado profunda. O empreendedor deverá, através de mecanismos existentes no mercado: Caracterizar os seus clientes; Caracterizar os seus fornecedores; Caracterizar a sua concorrência; Conhecer as tendências de evolução do mercado e do sector pretende actuar. 28

29 Só com o domínio desta informação é possível, ao empreendedor, atenuar o risco da entrada da sua empresa e dos seus produtos, no mercado. O técnico de acompanhamento, deverá apoiar o empreendedor na selecção das ferramentas mais adequadas para efectuar a análise do mercado: Pesquisas na Internet; Entrevistas directas; Aquisição de estudos de mercado; Aquisição de bases de dados. No guia Produtos inovadores: O desafio do mercado, encontra-se disponível um referencial de apoio ao lançamento de produtos inovadores para o mercado, que o técnico poderá utilizar para apoiar o empreendedor na definição de uma estratégia de entrada no mercado. Cabe ao empreendedor, o ónus de implementar as ferramentas seleccionadas e elaboração do seu estudo de mercado, independentemente de todo o apoio que possa obter do técnico de acompanhamento. NOTA De acordo com a tipologia de produtos e serviços que o empreendedor se propõe comercializar, pode ser implementado um teste de mercado. Esta metodologia, definida no guia Produtos inovadores: O desafio do mercado, apresenta uma solução para a análise da aceitação do produto inovador, pelo mercado, e experimentação do produto ou serviço junto de um cliente tipo, que permite ao empreendedor testar quer o seu produto quer a sua a estratégia de entrada no mercado, definida, inicialmente, permitindo-lhe ajustá-los ou reformulá-los de acordo com os resultados que vai obtendo da experimentação. 2. Elaboração do plano de negócios A elaboração de um plano de negócios não é mais do que o planeamento e estruturação do negócio. Tendo como referência um ponto de partida a ideia de negócio o plano de negócios deverá traçar o percurso, as estratégias e as opções que o empreendedor deverá tomar, para 29

30 alcançar uma meta definida objectivos a alcançar, pela empresa, no médio e longo prazo. O plano de negócios é, ainda, um instrumento de planeamento, que permite ao empreendedor, compreender os riscos, ameaças e oportunidades que vão surgindo, para o seu negócio. A existência deste documento é fundamental, quer exista sob a forma de um documento escrito, quer exista, apenas, na cabeça do empreendedor. Um plano de negócios, sob a forma de documento escrito, é fundamental para: Compreensão do negócio, em todas as suas vertentes, pelo empreendedor; Apresentação do negócio a eventuais investidores; Orientação do empreendedor; Procura de parceiros. A grande maioria dos empreendedores de base tecnológica caracterizam-se pelas elevadas competências técnicas, que detém, no sector onde se propõem actuar, no entanto, as suas competências ao nível da gestão são muito superficiais. Cabe ao técnico de acompanhamento orientar o empreendedor na elaboração deste plano de negócio, desmistificando conceitos, dando apoio em áreas mais complexas, como sejam os mapas financeiros, e apoiando-o na compreensão dos resultados evidenciados pelo plano de negócios. A tarefa de elaboração do plano de negócios deverá ser, sempre, do empreendedor. O técnico de acompanhamento deverá apenas dar apoio na sua elaboração. Para apoiar o empreendedor na tarefa de elaboração do plano de negócios, o técnico de acompanhamento dispõe de algumas ferramentas: Manuais e guias para a elaboração do plano de negócios; Software de elaboração de planos de negócio. Para a construção do plano de negócios, com o empreendedor, o técnico deverá: Agendar uma reunião presencial com o empreendedor, onde: - Desmistifica o conceito de plano de negócios e explica, detalhadamente os objectivos deste instrumentos e como se constrói; - Identifica, em conjunto com o empreendedor, a informação recolhida, a informação a recolher e a sua estruturação; 30

31 - Define tarefas e planeamento das etapas para a elaboração do plano; - Define formas de contacto para a elaboração do plano de negócios e esclarecimento de dúvidas:. Presencial, através do agendamento de reuniões;. Via web. Implementar rotinas de trabalho conjunto para a elaboração do plano de negócios definição de tarefas, marcação de reuniões de trabalho presenciais, apoio on line. DICA A construção do plano de negócios deverá começar pelo preenchimento da memória descritiva do mesmo. Simultaneamente, o empreendedor, deverá ir fazendo registos das implicações, em termos de despesas e receitas, das estratégias adoptadas. Este procedimento irá facilitar todo o processo de elaboração de mapas financeiros e estudo da viabilidade económico-financeira do projecto, enquanto que permite, ao empreendedor, perceber, claramente, todos estes instrumentos. NOTA A entidade de acompanhamento poderá construir, no seu site, uma área de apoio, ao empreendedor, na elaboração do plano de negócios. Para além de todo um conjunto de informação pertinente para o desenvolvimento do projecto empresarial do empreendedor, este poderá utilizar esta área para a construção do seu plano de negócio, nas componentes de memória descritiva e mapas financeiros, que serão campos já definidos, trabalhando as suas dúvidas e obstáculos, on line, junto com o técnico de acompanhamento. tinha as ideias todas na cabeça mas quando me sentava para fazer o plano de negócios não conseguia organizar nada. A nossa reunião ajudou-me a estruturar as ideias 3. Protecção da ideia Falar de empresas de base tecnológica e inovação é sinónimo, quase imediato, de falar de necessidade de protecção, através do registo de marcas e patentes. 31

32 O técnico de acompanhamento, logo na primeira sessão de trabalho com o empreendedor deve identificar as necessidades de protecção do produto e informar, o empreendedor sobre: Necessidade do registo de marcas e/ou patentes; O que significa; O que deverá fazer; Onde se dirigir; Quais os custos; O que pode ser protegido ou não; Quais as opções de salvaguarda da inovação. Para a realização desta etapa, o técnico de acompanhamento poderá: Disponibilizar documentação informativa sobre o processo de registo de marcas e patentes; Encaminhar o empreendedor para um GAPI Gabinete de Apoio à Promoção da Propriedade Industrial ou outras entidades de apoio a este processo. O momento de implementação desta etapa deverá ser debatido com o empreendedor e analisado ao longo do processo de acompanhamento, com vista à identificação do momento oportuno para avançar com a protecção da inovação e recolha da informação necessária ara o efeito. 4. Procura de financiamento Na sessão de apresentação da ideia de negócio, o empreendedor detém, já, uma ideia acerca da necessidade de financiamento do seu projecto, quer o seu projecto esteja devidamente estruturado num plano de negócios, quer seja, ainda e apenas, uma ideia de negócio pouco trabalhada, em termos de plano de negócios. A diferença de uma situação para a outra é que, na segunda, o empreendedor apenas sabe se tem ou não o capital suficiente para avançar com o projecto e, em algumas situações, o montante, aproximado, de capital de que irá necessitar para criar a sua empresa. Na primeira situação, o empreendedor sabe exactamente qual o montante de capital de que necessita, em que momentos vai necessitar, onde vai ser aplicado e quando é recuperado. 32

33 Após a análise da maturidade da ideia de negócio e a elaboração do plano de negócios, o técnico de acompanhamento e o empreendedor estarão em condições de avaliar o montante, exacto de capital necessário ao arranque do projecto. No entanto, antes mesmo da conclusão do plano de negócios, o técnico poderá orientar o empreendedor na selecção da fonte de financiamento mais adequada ao seu projecto. As opções mais frequentes são: Capital próprio, de amigos e familiares; Empréstimos bancários; Candidaturas a programas de financiamento nacionais e comunitários; Recurso a sociedades de capitais de risco; Business Angels. O acesso a qualquer uma destas fontes de financiamento poderá ser facilitada pela entidade acompanhadora através de: Estabelecimento de protocolos de colaboração, como é exemplo a associação à Plataforma FINICIA, de diversas entidades vocacionadas para o apoio à criação de novas empresas; Estabelecimento de ligações com redes de business angels; Estabelecimento de protocolos com sociedades de capitais de risco e entidades bancárias. Neste processo, o técnico de acompanhamento, em parceria com o empreendedor deverá proceder à: Passo 1 Identificação da fonte de financiamento mais adequada; Passo 2 Análise dos requisitos para acesso ao financiamento; Passo 3 Esclarecimento de eventuais dúvidas relativas ao processo, junto da entidade gestora do financiamento; Passo 4 Reunião de informação para apresentação à entidade gestora do financiamento; Passo 5 Esclarecimento de eventuais dúvidas relativas ao processo formal de apresentação da candidatura ao financiamento; Passo 6 Apoio à submissão da candidatura ao financiamento; Passo 7 Acompanhamento e interface entre empreendedor e entidade gestora do financiamento, sempre que possível. 33

34 DICA A entidade de acompanhamento poderá ir criando, ao longo do tempo, uma base de dados composta por fichas de financiamento, onde identifica a tipologia de financiamento existente, sua caracterização, critérios de acessibilidade e elegibilidade, entidade gestora e seus contactos, entre outra informação pertinente. 5. Teste de mercado De acordo com o tipo de produto, serviço e/ou processo que o empreendedor visa desenvolver e com o conhecimento e experiência de mercado que o empreendedor detém, o técnico de acompanhamento poderá direccioná-lo para o processo de Teste de mercado. Esta metodologia, que poderá ser consultada no guia Produtos inovadores: o desafio do mercado, visa apoiar o empreendedor no processo de adequação do produto às necessidades do mercado, identificação da aceitação do produto, atenuar os riscos da entrada de um produto inovador, no mercado, e constituir portfolio pela experimentação. O técnico deverá analisar, em conjunto com o empreendedor, a viabilidade do produto para a implementação deste processo e em que momento poderá ser implementado. ii. Apoio à constituição da empresa O objectivo final, num processo de acompanhamento de novos empreendedores é sempre o da constituição de uma nova empresa. Esta etapa pode surgir logo após a apresentação da ideia de negócio, pelo empreendedor, ao técnico de acompanhamento, ou ser o culminar de um processo de acompanhamento ao desenvolvimento e estruturação de uma ideia de negócio. No momento da constituição da empresa, o técnico deverá dotar o empreendedor de toda a informação necessária para o processo formal de constituição, tal como: Forma de constituição Via processo tradicional, via Empresa na Hora ; Etapas, documentos necessários e custos da constituição; Onde se dirigir; Prazos a cumprir. 34

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