O registro de empregado deverá ser efetuado por estabelecimento, mediante numeração sequêncial.

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1 DEPARTAMENTO JURÍDICO PARECER/ORIENTAÇÃO Ref.: CRITÉRIOS PARA REGISTRO DE EMPREGADOS Recente portaria do Ministro do Trabalho (Portaria MTE/GM nº 41), publicada no DOU de , pág. 127, altera as disposições relativas ao registro de empregados, conforme segue: 1. EXIGÊNCIAS E ANOTAÇÕES DISCRIMINATÓRIAS Ficam proibidas exigências por ocasião da admissão e na vigência do contrato de trabalho, bem como nas anotações em carteira e ficha de registro que sejam discriminatórias, inclusive de certidão de reclamação trabalhista e, principalmente, teste de gravidez. 2. DO REGISTRO O registro de empregado deverá ser efetuado por estabelecimento, mediante numeração sequêncial. Poderá ser centralizado o registro, adotando-se controle único, desde que os trabalhadores portem cartão de identificação (poderá ser simplesmente o crachá de acesso), contendo nome completo, número do PIS, horário de trabalho e cargo ou função. A exibição dos documentos sujeitos à centralização deverá ocorrer entre dois e oito dias quando exigidos pela fiscalização. O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada, atendida a exigência acima. exigências. O empregador poderá adotar registro informatizado, atendidas certas 2.1) - Onde deve ser feito o registro de um empregado contratado para trabalhar em estabelecimento (filial) em outra localidade, diferente daquela onde fica a matriz. O empregador poderá utilizar controle único e centralizado dos documentos sujeitos à inspeção do trabalho, à exceção do registro de empregado, registro de horário de trabalho e livro de inspeção do trabalho que deverão permanecer em cada estabelecimento. Assim, a princípio, o empregado deve ser registrado no estabelecimento onde irá prestar os serviços. Entretanto, a legislação faculta ao empregador a adoção de controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação (também denominados crachás), contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função. (conforme determina a Portaria MTPS nº 3.626/1991, art. 3º, caput e Instrução Normativa MTE nº 41/2007, art. 3º). 2.2) - A empresa que possui matriz e filial pode centralizar o registro de empregados somente na matriz?

2 Poderá ser adotado um controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função. (conforme determina a Portaria MTPS nº 3.626/1991, art. 3º, caput e Instrução Normativa MTE nº 41/2007, art. 3º). 3. Quais os procedimentos para utilização de ficha eletrônica de registro de empregados? O empregador poderá efetuar o registro e empregados em sistema informatizado que garanta segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que: I mantenha registro individual em relação a cada empregado permitindo, se necessário, que se imprima somente o registro de um único empregado; II mantenha registro original (por exemplo se a cooperativa mantinha registro em livro de registro e depois decide passar para registro informatizado, deverá manter devidamente arquivado e em bom estado de conservação o registro citado que deverá permanecer arquivado em local seguro, indefinidamente, por segurança microfilmados também) individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e III assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético. O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados. As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos. O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos 12 meses de cada um dos empregados. As informações anteriores a 12 meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 a 8 dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho. O registro de empregados conterá as seguintes informações: a) nome completo do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade; b) número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS); c) número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP); d) data de admissão; e) cargo e função; f) remuneração; g) jornada de trabalho; h) registro de desconto da contribuição sindical;

3 i) registro de afastamento do trabalho em razão de doenças ou tratamento na Previdência social; j) férias; e k) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando e se houver. O registro deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento ou, conforme consta no item 2.2 do presente parecer. Quanto aos empregados admitidos anteriormente à implantação do sistema, ainda que o empregador os cadastre no sistema com todas as informações existentes na ficha ou livro de registro, não poderá invalidar estas, ou seja, os livros ou fichas com lançamentos manuais não poderão, em hipótese alguma, ser destruídos, deverá manter sob guarda segura por prazo indeterminado (recomenda-se que além de guardar os documentos físicos seja providenciada microfilmagem para garantia e eventual extravio). 4. DA ANOTAÇÃO DA CTPS O empregador deverá anotar em 48 horas a data de admissão, remuneração e condições especiais de trabalho, utilizando-se, facultativamente, de carimbo, etiqueta gomada ou meio mecânico ou eletrônico para esse fim. Também poderá adotar ficha de anotação, para atualizar a carteira profissional, exceto quanto a data de admissão e demissão. É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador principalmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento José Roberto Silvestre Assessor Jurídico (vide portaria MTE/GM nº 41 anexa) PORTARIA Nº 41, DE 28 DE MARÇO DE 2007 Disciplina o registro e a anotação de Carteira de Trabalho e Previdência Social de empregados. O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso da competência que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II da Constituição, resolve: Art. 1º Proibir ao empregador que, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez. Art. 2º O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações: I - nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;

4 II - número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS; III - número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social - PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP; IV - data de admissão; V - cargo e função; VI - remuneração; VII - jornada de trabalho; VIII - férias; e IX - acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver. Parágrafo único. O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração seqüencial por estabelecimento. Art. 3º O empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função. 1º O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada caso atendida a exigência contida no caput deste artigo. 2º A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de dois a oito dias, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho. Art. 4º O empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que: I - mantenha registro individual em relação a cada empregado; II - mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e III - assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético. 1º O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados. 2º As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos. 3º O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos doze meses. 4º As informações anteriores a doze meses poderão ser apresentadas no prazo de dois a oito dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho. Art. 5º O empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados: I - data de admissão;

5 II - remuneração; e III - condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes. 1º As demais anotações deverão ser realizadas nas oportunidades mencionadas no art. 29 da CLT. 2º As anotações poderão ser feitas mediante o uso de carimbo ou etiqueta gomada, bem como de qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal. Art. 6º O empregador poderá adotar ficha de anotações, exceto quanto às datas de admissão e de extinção do contrato de trabalho, que deverão ser anotadas na própria CTPS. Parágrafo único. O empregado poderá, a qualquer tempo, solicitar a atualização e o fornecimento, impressos, de dados constantes na ficha de anotações. Art. 7º As anotações deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida. Art. 8º É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento. Art.9º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação. Art. 10 Revogam-se as Portarias nºs 3.024, de 22 de janeiro de 1992; 402, de 18 de abril de 1995; 1.121, de 8 de novembro de 1995; 739, de 29 de agosto de 1997; 628, de 10 de agosto de 2000; 376, de 18 de setembro de 2002 e os arts. 1º e 2º, 2º e 3º do art. 3º; e arts. 11, 12 e 12-A da Portaria nº 3.626, de novembro de LUIZ MARINHO D.O.U., 30/03/ Seção 1 Dados de Carteira de Trabalho perdida devem ser transcritos INSS não reconhece vínculos anteriores à data da emissão da CTPS Os trabalhadores que precisam da segunda via da carteira de trabalho devem solicitar ao empregador, para a devida transcrição, a cópia da ficha de registro, carimbada e autenticada. É que a Previdência Social não reconhece registros de empregos anteriores à data da emissão da carteira. São válidos, desde 1º de julho de 1994, os registros empregatícios que se encontram no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Para a comprovação de vínculos que não constam no CNIS, vale o registro em carteira.

6 Caso o trabalhador tenha períodos anteriores a 1994 e a empresa em que foi empregado não exista mais, ele poderá solicitar ao INSS que processe uma justificativa administrativa de tempo de serviço. Para que essa pesquisa seja feita, é preciso que haja prova material e três testemunhas que confirmem a relação de trabalho. A prova material pode ser um crachá, um contra-cheque, uma ficha cadastral, qualquer material que comprove a ligação do empregado com a empresa. Fonte:Ministério da Previdência Social data da notícia 10/4/2007