AS TIC NA GESTÃO DOS RECURSOS HUMANOS NAS PME

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1 AS TIC NA GESTÃO DOS RECURSOS HUMANOS NAS PME MANUAL METODOLÓGICO

2 1- A EMPRESA E A EQUIPA HUMANA: Manual de Acolhimento Manual de Funcionamento Interno AS TIC E O PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE PESSOAL: Definição de Postos de Trabalho Perfis profissionais AS TIC E GESTÃO DE TEMPO: Gestão do Planeamento de trabalho Relatórios de trabalho Gestão de Férias, Baixas e Licenças AS TIC E A GESTÃO DE FORMAÇÃO DA EQUIPA: Formação E- Learning Recolha de Necessidades de Formação A INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO NA EMPRESA: Ferramentas para a Gestão do Conhecimento Copyright 2010-Cybersudoe 2

3 Este manual metodológico permite seguir com facilidade os passos para realizar um diagnóstico das empresas que se refere às ferramentas informáticas disponíveis para a gestão dos R.H. O seu objectivo é, portanto, determinar com clareza em que nível de desenvolvimento de ferramentas informáticas para a gestão de R.H. está a empresa, e expor outras opções ou ideias que se pode levar a cabo, de forma progressiva. Este questionário, apresentado num documento de Excel em anexo, reúne 70 items que se dividem em 5 grandes blocos de conteúdos: 1.- A Empresa e a equipa Humana: Manual de Acolhimento Manual de Funcionamento Interno 2.- As TIC e o Processo de Contratação de Pessoal Definição de Postos de Trabalho Perfis profissionais 3- As TIC e a Gestão do Tempo Gestão do Planeamento de Trabalho Relatórios de trabalho Gestão de Férias, Baixas e Licenças 4- As TIC e a Gestão de Formação da Equipa Formação E- Learning Recolha de Necessidades de Formação 5- A Informação e Comunicação na Empresa Ferramentas para a Gestão do Conhecimento Copyright 2010-Cybersudoe 3

4 Para cada um desses items há duas opções de resposta (SIM/ NÃO). A empresa responderá no caso de se aplicar a afirmação de que realiza, e pelo contrário, se essa acção não for levada a cabo pela empresa, a resposta a seleccionar será a opção NÃO. Os níveis apresentados são consecutivos, de maneira que deverão ir aumentando progressivamente desde o nível mais básico apresentado no primeiro item, até aos níveis mais avançados. Dispõem de um campo à direita de cada item para acrescentar os comentários que se considere oportunos para cada um dos items. Pode-se encontrar nos seguintes níveis: Nível Base: Neste nível situam-se as empresas com um menor desenvolvimento no que diz respeito a ferramentas informáticas específicas de R.H. Usam geralmente as ferramentas do Office mas sem tirar o máximo proveito das mesmas. Mais por apresentação visual do que pelas utilidades reais que estas lhe oferecem ou pela eficácia que apresentam. A formação média do quadro é de nível básico relativamente a ferramentas informáticas, desconhecendo, na maioria dos casos, programas específicos de gestão de R.H. Nível Utilizador: Neste nível situam-se as empresas que começam a desenvolver uma certa especialização em ferramentas informáticas, ou que usam programas do Office utilizando opções avançadas. A formação média do quadro no que diz respeito a ferramentas informáticas é médiaavançada na óptica do utilizador, com algumas noções básicas a nível de programação em determinados postos mais especializados. As empresas que se situam neste nível começam a perder o medo à informática, descobrem as utilidades que esta lhes proporciona, apesar de continuarem a demorar muito tempo a melhorar as ferramentas. Geralmente, há uma ou duas pessoas especializadas ou que conhecem detalhadamente as ferramentas que usam e às quais se recorre com frequência. Nível Avançado: Neste nível situam-se as empresas que têm um bom conhecimento generalizado acerca das ferramentas informáticas que se usam habitualmente para o desempenho do posto de trabalho. Em algum momento, a totalidade dos funcionários (ou pelo menos uma grande parte deles) recebeu formação em informática. o desenvolvimento informático levou-as a comprar uma ferramenta específica programada para a empresa, que na altura teve um custo médio alto. Esta ferramenta cumpre as funções básicas para as quais foi adquirida mas não se pode actualizar com as necessidades presentes da empresa, ou o custo desta actualização superaria o da aquisição de uma nova. Por isso, trabalha-se com vários programas não vinculados entre si e que provocam duplicidades de informação, demora nas pesquisas, e obriga a conhecer muitos tipos de programas informáticos. Nível Especializado +: Por último, neste nível englobaremos as empresas que têm um desenvolvimento informático bom ou excelente na área de R.H. Usam programas específicos de R.H. com módulos relacionados. O nível formativo dos funcionários no desempenho de tarefas informáticas é bom ou elevado, permitindo-lhes trabalhar com autonomia e resolvendo Copyright 2010-Cybersudoe 4

5 pequenas incidências informáticas. Agilizou-se os sistemas usando programas próprios ou outros estandardizados mas que facilitam as consultas e a gestão de R.H. de maneira mais integral. Este manual metodológico pretende guiá-lo por cada uma das 5 áreas analisadas e alcançar assim uma avaliação global destes aspectos. Para isso, existe em cada nova epígrafe uma breve explicação introdutória acerca dos conceitos que se desenvolvem nesse ponto, dando algumas indicações ou aspectos que se podem realçar no relatório. Uma vez expostos estes conceitos gerais, oferecemos uma explicação detalhada de cada um dos items avaliados no Excel anexo (Diagnóstico RRHH CONSULTOR.xls), e o nível de uso das TIC que lhe corresponde. Posteriormente, proporcionam uma série de recomendações sobre as possíveis aplicações informáticas orientadas para cada um dos níveis descritos. Quanto ao ficheiro anexo (Diagnóstico RRHH CONSULTOR.xls), é uma ferramenta em Excel de uso muito simples. Ao abrir o ficheiro, é-lhe perguntado se deve activar os macros, ao que a resposta deverá ser afirmativa. Encontrará dos folhas neste livro de Excel. A primeira denominada Identificação, que deverá preencher com os dados da empresa. Nesta folha são-lhe pedidos dados como o nome da empresa, dados de contacto, n.º de utilizadores, pessoas entrevistadas para o preenchimento da mesma, data de diagnóstico e, no caso de este diagnóstico ser realizado por um consultor externo, quem é a pessoa que o realiza. Copyright 2010-Cybersudoe 5

6 A segunda folha é o questionário propriamente dito e denomina-se Avaliação. Nela reúne-se os items e dá-se a opção de resposta SIM/NÃO. Para cada item existem estas duas opções de resposta. Além disso, acrescenta-se um quadro onde se pode recolher qualquer comentário por parte das empresas que estas julguem oportuno, tais como apreciações do item avaliado ou uma exposição das aplicações usadas. Uma vez que o Questionário foi concebido de forma progressiva, entendemos que para chegar ao nível Avançado, a empresa terá passado previamente um tempo no Nível Base e no Nível Utilizador. Por isso, quando responder afirmativamente, indique nas perguntas anteriores a resposta SIM até marcar aquela que na actualidade está a ser usada na sua empresa. E a opção NÃO nos seguintes items dessa epígrafe. Copyright 2010-Cybersudoe 6

7 De seguida, passamos a especificar os conteúdos de cada um dos pontos que serão desenvolvidos no questionário de diagnóstico. Se tiver alguma dúvida a preencher este questionário, pode contactar (REFERÊNCIA CORRRESPONDENTE). Copyright 2010-Cybersudoe 7

8 1- A EMPRESA E A EQUIPA HUMANA: Um dos primeiros aspectos a ter em conta em qualquer organização é a importância que todos os utilizadores dão ao facto de se sentirem acolhidos numa empresa e poder recorrer à informação necessária para desempenhar o seu trabalho de uma maneira eficaz e o mais autónoma possível. Por isso, é relevante dispor de um manual de acolhimento na empresa que nos indique como deve ser este processo e tentar que todos os novos utilizadores recebam a mesma informação de base, e que esta seja de qualidade suficiente. O segundo aspecto a ter em conta será como se desenvolve cada uma das actividades concretas da organização. Para isso, tanto nos primeiros momentos de incorporação como em posteriores momentos de consulta, é crucial ter um documento que nos indique os passos a seguir para trabalhar uniformemente com a empresa. Por isso, de seguida entramos em detalhes para analisar ambos os aspectos Manual de Acolhimento As primeiras semanas num posto de trabalho podem ser determinantes para a motivação e o rendimento futuro dos utilizadores. Um relatório recente elaborado pelo Grupo Aberdeem indica que 86% dos recém-chegados decide ficar ou não nos primeiros seis meses, enquanto diversas investigações realizadas no mercado norte-americano indicam que os profissionais que participam em programas de acolhimento estão 69% mais propensos a permanecer na empresa passados três anos, o que evita a perda do capital investido em formação e os custos derivados da rotação. Os relatórios também demonstram que aqueles que participam neste tipo de programas alcançam a plena produtividade dos meses antes daqueles que precisaram de orientação ou que seguiram um programa de acolhimento na empresa. Entendemos por manual de acolhimento o compêndio de documentação que está disponível na empresa e que facilita o conhecimento, as habilidades e aptidões próprias de uma empresa e que marcam a diferença em relação às outras. O manual de acolhimento é um guia de imersão na cultura da empresa, que reúne de forma ordenada os conhecimentos necessários para que a pessoa que entra na empresa conheça o quê, o como, o quando e o onde de uma empresa. Javier Panzano define-o como: O Plano de Acolhimento tem como objectivo planificar a incorporação, a sociabilização e o seguimento dos novos profissionais que entrem para uma organização. Copyright 2010-Cybersudoe 8

9 ITEMS: Não existe um manual de acolhimento nem um processo de adaptação. Explica onde a pessoa vai estar fisicamente e o tipo de trabalho a desenvolver, e começa-se a trabalhar. Com o tempo aprendes o necessário. Geralmente por observação de outros colegas e pelas correcções após ter cometido erros. (Sem manual de Acolhimento) - Nível Base Existe um manual de acolhimento que contêm as instruções básicas de PRL e de material contra incêndios. O resto de temas é explicado verbalmente por alguém, mas nem o processo de incorporação nem os conceitos a desenvolver estão documentados, em função daquilo que os colegas nos explicam. (Acolhimento sem procedimento descrito) - Nível Base Foram elaborados documentos para o acolhimento do pessoal há alguns anos e guardou-se uma cópia num computador do Departamento de R.H./Qualidade/Administração... Existe um plano de acolhimento realizado em Excel onde se indica quem e o que é que se ensina. (Dispõe dos ficheiros informaticamente mas estão desactualizados e não foram partilhados) - Nível Utilizador Existe um manual de acolhimento na empresa em formato informático, mas está desactualizado. (Dispõe dos ficheiros informaticamente mas estão desactualizados e não foram partilhados por todos os utilizadores) - Nível Utilizador. Durante o primeiro dia de trabalho, explica-se onde está o posto de trabalho, quais são as responsabilidades básicas, e quais são os objectivos a alcançar e dá-se informação geral apenas durante o primeiro dia pelo responsável da área na qual a pessoa é integrada. Principalmente, explicase onde se poderá encontrar a informação na rede de aspectos relacionados com qualidade e PRL. (De forma intuitiva, realiza-se um procedimento de acolhimento, mas sem estar estabelecido) - Nível Avançado Começa-se por explicar verbalmente a origem e a missão da empresa, e onde encontrar a informação necessária na rede (Como realizar pesquisas, aspectos de interesse...). Durante uma semana vai-se avaliando os conhecimentos adquiridos através de entrevistas com o tutor designado mas não se registam essas avaliações. (Existe um procedimento e métodos definidos, mas não há registos da Avaliação) - Nível Avançado Quando alguém entra para a empresa, através da rede dispõe de toda a informação sobre os diferentes procedimentos de trabalho, informação geral da empresa, equipa de trabalho, prevenção de riscos laborais, prevenção contra incêndios, definição do produto/serviço e normas sobre como actuar em circunstâncias comuns (o que fazer se?)... (Disponibilidade completa de informação na rede, actualizada e com responsáveis designados) - Nível Especializado + Existem procedimentos informatizados para a acolhimento de pessoas, e avalia-se o grau de aprendizagem sobre a empresa 15 dias depois de elas entrarem, 3 meses e 6 meses, de maneira que o responsável designado recebe uma comunicação no seu para realizar o seguimento, e simultaneamente, a pessoa que entrou recebe um teste de avaliação que preenche online. (Existe um manual de acolhimento estipulado e usa-se os Copyright 2010-Cybersudoe 9

10 meios informáticos da forma mais optimizada possível para melhorar o seguimento da mesma) - Nível Especializado + Copyright 2010-Cybersudoe 10

11 1.2.- Manual de Funcionamento Interno O manual de funcionamento interno da empresa, ou manual de identidade de funções, serve para poder determinar com clareza em cada uma das áreas ou secções nas quais se divide uma empresa, quais são os processos de trabalho, as funções e responsabilidades de cada uma das áreas, e a contribuição desta para o produto final. Da mesma forma, permite conhecer a forma de operar ou proceder própria da empresa. Desta maneira, evita-se funções e responsabilidades partilhadas que não só acabam por ser perdas de tempo, como também na diluição de responsabilidades entre os utilizadores da empresa, ou pior ainda, do um mesmo departamento. Em estando registada e transmitida sem distorção, a informação básica referente ao funcionamento de todos os departamentos ou secções da empresa facilita as tarefas de auditoria, a avaliação e o controlo interno e respectiva vigilância, a consciencialização por parte dos utilizadores e dos seus chefes de que o trabalho está a ser realizado ou não adequadamente. Costuma conter informação e exemplos de formulários, autorizações ou documentos necessários, máquinas ou equipamento de escritório a utilizar e qualquer outro dado que possa auxiliar ao correcto desenvolvimento das actividades dentro da empresa. ITEMS A empresa não dispõe de um manual de procedimentos ou funcionamento interno definido e comum para todos os utilizadores da organização. (Não existe manual de procedimentos da empresa) - Nível Base A empresa dispõe de um manual de procedimentos básico onde se descrevem os processos principais, mas em formato papel e sem actualizar. (Dispõe de manual de alguns procedimentos em papel, sem actualizar) - Nível Base A empresa dispõe de um manual de funcionamento interno informático mas só está acessível para a área de Qualidade. Não está actualizado (Dispõe de manual informatizado mas não está partilhado, e não está acessível para todos) - Nível Utilizador Os procedimentos só são actualizados pelo departamento de Qualidade (ou pelas pessoas que se encarregam da Qualidade), apesar de o resto das áreas ou secções da empresa os terem disponíveis em papel no seu posto de trabalho, não se sabe se é a última actualização ou não. (Dispõe de manual informatizado para algumas secções e não se conhece o proprietário do processo, sendo actualizados unicamente pela área de Qualidade) - Nível Utilizador Copyright 2010-Cybersudoe 11

12 Os procedimentos estão reunidos em ficheiros informáticos dentro de um sistema partilhado em rede, mas só estão acessíveis às pessoas que habitualmente trabalham com computadores. As pessoas que estão em postos manuais ou de produção não têm acesso a ferramentas informáticas, e portanto não têm acesso à rede. Desconhece-se se estes ficheiros estão actualizados ou não. (Dispõe de um manual de procedimento em rede, mas o seu acesso depende do posto de trabalho, não está acessível a partir de qualquer ponto da empresa) - Nível Avançado Os procedimentos estão reunidos em ficheiros informáticos, nas suas últimas actualizações, e disponíveis para consulta em rede interna por parte de todas as pessoas da organização a partir de um equipamento de consulta pública, mas não se tem acesso a partir de qualquer computador. (Dispõe de um manual de procedimentos em rede, mas o seu acesso restringe-se aos computadores de consulta públicos) - Nível Avançado Os procedimentos estão informatizados e reunidos num programa integral, mas as suas actualizações dependem unicamente da Qualidade, sendo algo externo à área onde se leva a cabo. O acesso aos mesmos restringese aos proprietários do processo. (Dispõe de manual dentro de um sistema integral, mas o seu acesso restringe-se aos proprietários do processo) - Nível Especializado + Existe um manual de procedimentos estabelecido dentro de um programa integral de gestão de R.H., ao qual cada pessoa da organização tem acesso com uma chave e password. Os procedimentos só podem ser modificados pelos proprietários do processo, mas podem ser consultados a qualquer momento por qualquer uma das pessoas da organização. (Manual dentro de um sistema integral de gestão, consulta pública com protegida por password e opções limitadas aos proprietários do processo) - Nível Especializado + Copyright 2010-Cybersudoe 12

13 2- AS TIC E PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE PESSOAL: Uma das opções que as novas tecnologias na gestão dos R.H. oferecem é definir com clareza e sistematizar o desempenho das pessoas que formam a organização. Para isso, começa-se por definir os aspectos chave da organização (Manual de Acolhimento) para determinar posteriormente como levar a cabo o produto ou serviço (Manual de Procedimentos) e, neste momento, encontramo-nos no quem leva a cabo e a partir de que posição. Por isso, é necessário ter definidos os postos de trabalho na organização, para estabelecer em primeiro lugar as funções e responsabilidades de cada um dos postos da organização, e contribuir para que as responsabilidades não se diluam e que os ocupantes dos postos conheçam de antemão o que se espera deles. Do mesmo modo, ter sistematizado cada um dos perfis da organização permite-me identificar com maior clareza os candidatos a ocupar cada um destes postos, de maneira que as características pessoais encaixem nos requisitos que a empresa impõe para esse determinado posto e reduzir o gap existente entre posto e perfil seleccionado. De seguida, veremos em detalhe ambos os aspectos: a definição dos postos de trabalho e os perfis profissionais Definição de Postos de Trabalho Em toda a organização, coexistem duas estruturas que devem ser ajustadas: a estrutura de processos (o que se faz) e a estrutura das pessoas que executam os processos (quem o faz). A definição de cada posto de trabalho é o nexo de união entre estas duas estruturas. Em função disto, há que determinar que competência profissional é exigida à pessoa que ocupe o posto de trabalho. A Análise e Descrição dos postos de trabalho podem ser definidas como o processo de determinação, mediante a observação e o estudo, dos elementos componentes de um posto específico, estabelecendo-se as responsabilidades, capacidades, requisitos físicos e mentais exigidos, os riscos que acarretam e as condições ambientais nas quais se desenvolve. A análise e descrição de postos de trabalho é uma ferramenta básica para toda a Gestão de Recursos Humanos. Permite esclarecer as tarefas dos indivíduos e os seus aspectos colectivos, permite controlar a carga laboral e Copyright 2010-Cybersudoe 13

14 respectiva evolução de maneira que se possa actuar sobre os qualificadores, as decisões técnicas e os equilíbrios da organização. ITEMS: Não existe uma definição de postos na empresa, foram-se criando conforme surgiam as necessidades com a evolução da própria empresa. (Sem definição de postos de trabalho) - Nível Base Foram-se definindo os postos de trabalho na empresa, mas não estão arquivados informaticamente nem são públicos, unicamente disponíveis a partir da área ou secção de R.H. e em papel. Estão desactualizados e não são documentos públicos. (Alguns postos da organização estão definidos mas sem actualizar, não são públicos) - Nível Base Estão definidos os postos de trabalho de algumas secções ou áreas da empresa, mas não todas. Os que estão definidos estão reunidos dentro do mesmo ficheiro de Word. Estes documentos não são públicos, mas os da própria área ou departamento podem ser consultados. O Departamento de R.H. encarrega-se das actualizações dos mesmos. (Postos definidos por áreas da empresa em Word, e consulta limitada) - Nível Utilizador Os postos da área ou do departamento estão definidos e reunidos num ficheiro de Excel, de modo que cada folha contém um posto e o livro faz referência a uma área ou secção da empresa. Actualizam-se de maneira conjunta entre o responsável de departamento e R.H., que apoia tecnicamente na definição ou nas modificações pertinentes. A consulta dos mesmos realiza-se através do departamento de R.H. (Postos definidos em ficheiros de Excel e classificados por áreas, consulta limitada.) - Nível Utilizador Os postos estão definidos para cada área da empresa e partilhados em rede. Só têm acesso aos postos de trabalho as pessoas que usam no dia-adia o computador como ferramenta de trabalho, já que não existem computadores de consulta para o resto dos funcionários. (Postos definidos e em rede, acesso limitado a utilizadores designados) - Nível Avançado Os postos estão definidos e reunidos em ficheiros informáticos numa aplicação informática, mas não estão vinculados a outros aspectos como salários ou avaliação do desempenho. Têm acesso a partir da área ou secção de pessoal. (Postos definidos e classificados em aplicação informática, acesso limitado a utilizadores de R.H.) - Nível Avançado Os postos estão definidos e registados numa aplicação informática integral de R.H., e isto permite realizar consultas cruzadas com outros aspectos da gestão de pessoas. Estes ficheiros estão actualizados e completos nos diversos aspectos, mas só o pessoal de R.H. tem acesso aos mesmos. (Postos definidos e registados numa aplicação integral de R.H., acesso limitado a utilizadores de R.H.) - Nível Especializado + Todos os postos da organização estão definidos e registados numa aplicação informática integral relacionados com aspectos como a pessoa que os ocupa, a formação necessária ou aspectos salariais. Esta informação está disponível em modo de consulta para todas as pessoas da Copyright 2010-Cybersudoe 14

15 empresa, mas a sua modificação só é permitida ao responsável da área ou ao pessoal de R.H. (Postos definidos e registados em aplicação integral e de consulta pública para todas as pessoas da empresa. Limitado para as modificações do mesmo) - Nível Especializado + Copyright 2010-Cybersudoe 15

16 2.2.- Perfis profissionais. Ao definir o perfil profissional, estabelece-se as características fundamentais que a pessoa que ocupar um determinado posto na organização deve apresentar. Habitualmente, distingue-se entre: Requisitos básicos ou fundamentais: são aquelas condições indispensáveis sem as quais será impossível um rendimento normal no posto: por exemplo, uma capacitação básica para as tarefas fruto de uma formação e experiência relacionada (em posto semelhante). Requisitos adicionais ou complementares: são as características que, combinadas com os requisitos básicos, permitiriam um rendimento superior : por exemplo, formação específica e experiência em posto idêntico. Num processo de selecção, deve-se centrar toda a atenção em delimitar os requisitos com exactidão, valorizando em que medida, no mercado de trabalho, pode-se encontrar perfis que reúnam os requisitos básicos e complementares. Obviamente, além do estabelecimento do conjunto de requisitos de qualificação, na delimitação do perfil ter-se-á em conta às condições próprias do posto (horário de trabalho, salário, etc...) como elementos que cada pessoa candidata está disposta a aceitar. Aptidão Na selecção de pessoal, é muito usual o uso de testes de inteligência para medir as capacidades dos candidatos. Estes testes podem medir: A aptidão geral do candidato, As aptidões principais e As aptidões específicas relacionadas com o posto de trabalho. Atitude A competência profissional apresenta-se como a combinação de: os conhecimentos, as aptidões e destrezas técnicas (saber) as formas metodológicas de proceder no trabalho (saber fazer) as normas e formas de comportamento individuais e colectivas (saber estar) Copyright 2010-Cybersudoe 16

17 as formas de organização e interacção (saber ser) ITEMS: Na empresa, os perfis profissionais que deverão ocupar os postos de trabalho não estão determinados ou definidos. Geralmente, os candidatos enviam em papel ou por os seus CV (Sem definir os perfis profissionais. Ficheiros de Word ou s para receber os CV) - Nível Base Na empresa, os perfis profissionais estão definidos conforme se tiveram que cobrir os diferentes postos de trabalho, e geralmente reúnem-se as características da pessoa que veio ocupar o posto de trabalho. Estes foram reunidos em papel, juntamente com a documentação do ocupante do posto. Recolhem-se as candidaturas através dos s recebidos. (Definidos pelo ocupante do posto, não arquivados em aplicações informáticas, mas sim na própria caixa de entrada do - ) - Nível Base Os perfis na empresa não estão definidos, mas criou-se uma conta específica para a recolha dos perfis profissionais ou CV dos candidatos. (Os perfis na empresa não estão definidos, mas existe uma caixa de correio ou conta de específica) - Nível Utilizador Para preservar a confidencialidade, uma vez definidos os perfis profissionais requeridos pela empresa, criou-se uma conta de específica para a recolha dos mesmos. (Definidos os perfis profissionais próprios e recolha em específico para candidatos) - Nível Utilizador O sistema para a recolha de dados de candidatos está na Web da empresa. Mesmo assim, os perfis profissionais pedidos não estão definidos. Está vinculado a bases de dados que permitem consultar os CV dos candidatos sem entrar em conflito com LOPD (Sem definir os perfis pedidos e recolha via Web) - Nível Avançado O sistema de recolha de perfis profissionais ou CV é através da Web, que por sua vez está vinculado a bases de dados que permitem realizar consultas complexas dos mesmos. (Definidos os perfis profissionais e recolha via Web, vinculados a bases de dados) - Nível Avançado Os perfis profissionais da empresa foram definidos, e para isso usa-se aplicações informáticas integrais que nos permitem não só o registo de todos os candidatos em bases de dados através da Web, como também permite conhecer o gap entre o perfil e o posto. (Sistemas integrais de gestão com registo pela Web e perfis definidos para determinar o gap com o posto) - Nível Especializado + Definidos os perfis profissionais da empresa, e através do registo de candidatos na Web, estabelece-se o gap entre postos e perfis profissionais que nos permite determinar as competências necessárias para o posto, e determinar possíveis necessidades de formação dessa pessoa. Da mesma forma, vincula-se a aspectos retributivos. (Sistemas integrais de gestão de competências profissionais) - Nível Especializado + Copyright 2010-Cybersudoe 17

18 3- AS TIC E A GESTÃO DO TEMPO: Se, em qualquer aspecto, o uso de ferramentas informáticas é claramente vantajoso é na gestão do tempo. A quantidade de ferramentas a custo zero ou a preços aceitáveis que nos permitem sistematizar ou facilitar as tarefas desenvolvidas no dia-a-dia são cada vez melhores e mais eficazes. E melhor que isso, permitem ter um controlo sobre o tempo e ser mais eficazes e eficientes Gestão do Planeamento de trabalho. O plano anual é um instrumento que permite levar a cabo os objectivos da organização, mediante uma definição adequada dos objectivos e metas que se pretendem alcançar, de maneira que se utilizem os recursos com eficiência, eficácia e máximo controlo económico. Um plano de trabalho deve conter a seguinte informação: Definir os objectivos específicos. Estabelecer as metas necessárias para alcançar cada um dos objectivos específicos. Estabelecer indicadores que permitam medir o êxito da meta. Determinar as actividades que se devem desenvolver. Especificar o despacho judicial responsável por implementar as actividades. Se for necessário coordenar a realização de alguma actividade, devese indicar com que despacho, instituição ou organização. Na altura de elaborar os planos de trabalho, é importante ter em conta: Qual é a missão da empresa. Quais são os problemas que esta enfrenta. Com que recursos se conta para levar a cabo o plano. Quais são os objectivos estratégicos. É necessário que a formulação do plano seja dirigida pela direcção da empresa, já que se deve ter pleno conhecimento da situação para determinar a melhor maneira de planificar as tarefas. Os objectivos de uma secção ou área da empresa não podem estar isolados dos restantes, pelo contrário, devem estar em concordância com as metas propostas para toda a organização. Copyright 2010-Cybersudoe 18

19 ITEMS Na empresa, não há um Planeamento de trabalho definido. Em função dos pedidos do cliente ou das ventas realizadas pelos comerciais, produz-se ou presta-se o serviço necessário. (Sem planeamento de trabalho definido nem partilhado) - Nível Base Na empresa, existe um Planeamento de trabalho, mas consiste num calendário que se coloca nos placares de informação da empresa mas sem estar vinculado a outros aspectos. (Planeamento de trabalho em papel, sem informatizar nem partilhar) - Nível Base Na empresa, cada pessoa realiza o seu próprio planeamento de trabalho. Não é uma informação que se partilhe entre departamentos. (Planeamento voluntário e individual, não partilhado) - Nível Utilizador Uso do Excel para a realização do planeamento de trabalho. É um ficheiro partilhado mas só a nível do departamento. (Planeamento do departamento em Excel) - Nível Utilizador Uso de ferramentas ou aplicações informáticas específicas para a planificação do tempo, pautando os objectivos, metas, indicadores... mas só a nível do departamento. (Planeamento com ferramentas específicas mas não comuns a toda a organização) - Nível Avançado Uso de ferramentas ou aplicações informáticas específicas para a planificação do tempo, pautando os objectivos, metas, indicadores comuns e partilha para toda a organização. (Planeamento com ferramentas específicas comuns a toda a organização) - Nível Avançado Uso de ferramentas específicas para a planificação do trabalho com ferramentas vinculadas a aspectos salariais, formativos, de avaliação do rendimento... mas só direccionadas a uma das áreas da empresa. (Planeamento com ferramentas específicas vinculado ou relacionado com outros, mas para uma secção) - Nível Especializado + Uso de ferramentas específicas para a planificação do trabalho com ferramentas vinculadas a aspectos salariais, formativos, de avaliação do rendimento... direccionadas a toda a empresa. (Planeamento com ferramentas específicas vinculado ou relacionado com outros aspectos, a nível global da empresa) - Nível Especializado + Copyright 2010-Cybersudoe 19

20 3.2.- Relatórios de trabalho Neste ponto, faremos referência ao controlo das tarefas solicitadas às pessoas da organização, mas não a outros aspectos como férias, licenças, controlo de ordenados, ou trâmites de segurança social, que se observarão detalhadamente na epígrafe seguinte. As relatórios de trabalho, uma vez arquivadas e registadas num sistema informático que nos permita realizar as consultas oportunas, proporcionam uma informação muito relevante para a melhoria contínua na empresa. Esta informação que se reunir nos relatórios de trabalho dependerá dos indicadores pautados nos procedimentos descritos. Estes registos permitem manter uma informação fidedigna e autêntica sobre aspectos do processo produtivo. Dispor de registos permite, de alguma maneira, gerir o conhecimento interno da empresa e, dessa maneira, aproveitar a experiência que se gera na própria empresa para aumentar as acções de êxito ou minimizar os erros produzidos. O relatório de trabalho usa-se habitualmente para registar o número de peças produzidas, ou os incidentes de uma determinada máquina, mas pode-se realizar para a empresa a nível geral se ser considerar oportuno. Evidentemente, quanto maior a especificidade dos relatórios de trabalho, mais precisa será a informação que poderemos analisar para propor melhorias posteriores. ITEMS Na empresa, não existe nenhum ficheiro, nem em papel nem informático, que reúna as incidências diárias da empresa. (sem Relatórios de trabalho de nenhum tipo) - Nível Base Na empresa, recolhe-se diariamente os relatórios de trabalho, e são arquivadas em papel pela secretária, mas depois não são informatizadas nem partilhadas de nenhuma forma. (Relatórios de trabalho em Papel) - Nível Base Na empresa, regista-se os relatórios de trabalho em Word, em pastas por semanas de trabalho e só para as áreas de produção. Não se partilha a informação com outras áreas ou secções (Relatórios de trabalho em Word só para controlo da produção. Informação não partilhada com outras áreas) - Nível Utilizador Na empresa, regista-se os relatórios de trabalho semanal num ficheiro Excel, mas só são para o conhecimento do próprio departamento ou do responsável de Qualidade. (Relatórios de trabalho em Excel só para controlo da produção e Qualidade) - Nível Utilizador Na empresa, leva-se a cabo um controlo e seguimento de relatórios de trabalho através de uma aplicação informática específica para isso. Esta aplicação está desvinculada de outras que tratam do controlo de Copyright 2010-Cybersudoe 20

21 licenças, férias e outros aspectos relacionados com as pessoas da organização. São utilizadas pela área de produção e sem acesso aos R.H. (Relatórios de trabalho reunidos em aplicações informáticas específicas, sem vincular a outros aspectos) - Nível Avançado Faz-se um controlo e seguimento dos relatórios de trabalho em aplicações específicas para isso, e tem-se acesso aos mesmos a partir da produção e de outras áreas da empresa como os R.H. Não estão vinculadas a outras aplicações de controlo de pessoas. (Relatórios de trabalho reunidos em aplicações informáticas específicas, disponíveis a várias áreas) - Nível Avançado Controlo de relatórios de trabalho em aplicações informáticas integrais que proporcionam dados vinculadas a outros aspectos de gestão de pessoas como altas, baixas, férias. Só se tem acesso aos mesmos a partir do departamento de R.H. (Relatórios de trabalho em aplicação integrada com outros aspecto e acessos limitados) - Nível Especializado + Controlo de relatórios de trabalho em aplicações informáticas integrais que proporcionam dados vinculadas a outros aspectos de gestão de pessoas como altas, baixas, férias. Tem-se acesso à informação pessoal a partir de qualquer computador da empresa com a chave de utilizador de cada trabalhador. Além disso, os responsáveis de área ou secção e o departamento de R.H. podem aceder à mesma. (Acesso a relatórios de trabalho e controlo de presenças a partir de qualquer computador da empresa, num sistema integral, para utilizadores preestabelecidos) - Nível Especializado Gestão de Férias, Baixas e Licenças. Para a gestão de licenças, férias e baixas do pessoal, existem diversas aplicações informáticas, que facilitam o conhecimento da situação de cada trabalhador da empresa. Apesar de estas licenças, férias ou baixas estarem regulamentadas tanto pelo Estatuto dos Trabalhadores, como por convénios da empresa, é importante conhecer, no caso de existirem notificações que se realizem dos mesmos perante as autoridades pertinentes, qual é a situação de cada um dos trabalhadores na empresa com uma informação actualizada e verdadeira. Da mesma forma, para realizar as liquidações de ordenados mensais, as imputações nas contas de resultados da empresa, ou tramitar altas e baixas junto da segurança social, existem sistemas que facilitam estas consultas e agilizam estes processos geralmente burocráticos e que causam mais de um problema nas empresas. Habitualmente, uma das primeiras aplicações da informática na gestão do pessoal focaliza-se neste aspecto, para sistematizar ou centralizar estes dados. Como tal, estes dados não acrescentam valor ao desenvolvimento de pessoas dentro da organização, mas entram dentro dos processos administrativos Copyright 2010-Cybersudoe 21

22 quase diários, como as modificações contratuais e outras alterações na regulamentação das relações entre a empresa e os trabalhadores. Assim, é necessário, e de cumprimento quase obrigatório, estabelecer ferramentas que facilitem o controlo destes dados e consultas simples ou intuitivas dos mesmos. Por isso, quanto mais sofisticadas ou mais opções oferecerem as ferramentas usadas, menor será o tempo usado e maior será a sua eficácia. Algumas das vantagens oferecidas pela gestão do controlo de presenças dos funcionários da empresa são: Pontualidade nos prazos acordados com a administração; Conhecer semanalmente ou mensalmente o pessoal disponível; Prever as necessidades de recursos pessoais para determinados períodos de maior ou menor produtividade da empresa; Agilizar os processos burocráticos da empresa; Dispor de informação fidedigna sobre o estado do pessoal a qualquer momento; Conhecer a optimização dos recursos disponíveis. ITEMS A empresa não dispõe de ferramentas informáticas para conhecer o estado dos utilizadores. Isto gere-se através de ficheiros em papel e a informação só está disponível para a direcção da empresa ou para o departamento de R.H. (Sem ferramentas informáticas para o controlo e administração de pessoal) - Nível Base A empresa dispõe de ferramentas informáticas básicas, como o Word ou o Excel para a gestão de pessoas ou trâmites administrativos. O registo destes dados é realizado pelos R.H., e é necessária a notificação dos mesmos verbalmente. O controlo, a consulta e a modificação dos dados só estão disponíveis nos equipamentos informáticos das pessoas designadas para isso. (Ferramentas informáticas do Office para o controlo de pessoas. Sem vinculações com a Administração e notificações verbais à empresa) - Nível Base A empresa dispõe de ferramentas informáticas próprias elaboradas em Excel para o controlo de altas, férias ou licenças. Estas ferramentas não estão vinculadas aos sistemas próprios da Administração. Não estão vinculadas a expedientes do pessoal, embora a informação possa ser consultada por mais de uma área da empresa, pois é partilhada com os responsáveis de áreas. (Ferramentas informáticas para o controlo de pessoas próprias, sem vínculos com a Administração, mas de consulta para várias pessoas designadas na empresa partilhada em rede) - Nível Utilizador Copyright 2010-Cybersudoe 22

23 A empresa dispõe de aplicações informáticas específicas para o controlo de férias, licenças ou baixas sem vincular a outro tipo de trâmites como ordenados, horas extraordinárias... permitem visualmente conhecer o estado de cada uma das pessoas da organização, mas mais como controlo de presenças do que como ferramenta de gestão de pessoas. (Ferramentas específicas para o controlo de pessoas mas sem vínculos para a realização de trâmites administrativos) - Nível Avançado A empresa dispõe de ferramentas ou aplicações informáticas específicas para o controlo de férias, licenças e estado dos contratos vinculados a outras aplicações como o controlo de ordenados ou a gestão de altas e baixas. Estas ferramentas não aparecem vinculadas a outros aspectos como expedientes individuais de cada trabalhador. Só disponível para o departamento de pessoal ou para a direcção. (Ferramentas específicas vinculadas a alguns trâmites administrativos) - Nível Avançado A empresa dispõe de ferramentas informáticas integradas para a gestão ou administração de pessoal, sem vinculação às notificações para a administração mas de consulta de mais de uma secção ou área da empresa. Estas ferramentas estão vinculadas a outras aplicações como ordenados ou controlos orçamentais. (Ferramentas integrais sem vincular à Administração, mas de consulta para outros departamentos ou pessoas designadas) - Nível Especializado + Ferramenta informática integral que permite realizar as notificações oportunas à Administração e de consulta para diversas pessoas da empresa. Vinculada a outros aspectos da gestão do pessoal. - Nível Especializado + Copyright 2010-Cybersudoe 23

24 4- AS TIC E A GESTÃO DE FORMAÇÃO DA EQUIPA: Um dos aspectos que se tornaram críticos nas organizações é, sem dúvida alguma, a formação dos utilizadores. Para isso, temos à disposição uma grande oferta formativa no mercado, tanto formação à medida para a empresa, como cursos oferecidos por diversas entidades. Além disso, esta ampla oferta formativa diversifica-se em função da modalidade de ministração de formação: presencial, à distância, teleformação ou mista. Por ser novidade, ou pelas grandes aplicações que a teleformação permite hoje em dia, e a flexibilidade e versatilidade que proporciona, daremos especial destaque a este tipo. Apesar de nos primeiros momentos este tipo de formação talvez possa gerar certas reticências, já que aparentemente requerem um conhecimento informático médio, assim como ligações à Internet e outra série de requisitos que aparentemente dificultavam o seu nas pequenas e médias empresas, os sistemas para controlo da Qualidade destas acções formativas melhorou consideravelmente Formação E-Learning O autoconhecimento é necessário e a aprendizagem é permanente, injustificável. Aqui vale qualquer método, e o e-learning oferece-se como mais uma opção ou possibilidade entre a ampla oferta formativa disponível no que se refere a formação contínua dos trabalhadores. Bem, é certo que, para o desenvolvimento de diversas competências ou habilidades, as grandes empresas estão a colocar em rede cursos de curta duração focalizados em aspectos tais como a iniciativa, criatividade, etc. Tudo isto deriva da gestão por competências, em grande medida concorrente com a implementação do e-learning. Em poucas horas, podemos tomar consciência do verdadeiro significado destas competências, para nos autoavaliarmos melhor. E pode-se adquirir a chave para uma posterior melhoria progressiva, se esta formação online não estiver bem concebida, não só não avançaremos no autoconhecimento e desenvolvimento pessoal, como também desconfiaremos do método electrónico, que, por si só, já é um obstáculo. Para que a formação através de cursos online seja eficaz e de qualidade, além dos próprios conteúdos descritos com precisão e sem ambiguidades, deve-se contar com uma série de aspectos que por vezes são descurados. Como um serviço de tutorias ( , telefónico...), exercícios de qualidade que dêem resultados imediatos, (tipo teste, geralmente), glossários de termos, ou resumos dos próprios conteúdos. Copyright 2010-Cybersudoe 24

25 ITEMS Na empresa nunca se realizou formação online de nenhum tipo. (Desconhecimento de formação online) - Nível Base Na empresa, só houve uma pessoa que realizou um curso online, mas não foi considerado útil. (Houve uma má experiência de e-learning) - Nível Base Na empresa, realizou-se formação online para algumas pessoas da organização, a pedido dos próprios utilizadores, mas não foi homogéneo para todo o departamento, apenas para uma série de pessoas que preferiram realizar este tipo de formação por motivos pessoais, e para alguns conteúdos pontuais. (Realizou-se formação em e-learning a pedido de algumas pessoas, mas não foi homogéneo) - Nível Utilizador Na empresa, realizou-se ocasionalmente formação online através de plataformas de formação externas à empresa para alguns conteúdos técnicos, e em algumas ocasiões para mais de uma pessoa do mesmo departamento, mas com conteúdos a nível geral sem se adaptar às necessidades próprias da empresa. (Uso de plataformas online para mais de uma pessoa e só para conteúdos técnicos) - Nível Avançado Na empresa, realizou-se ocasionalmente formação online através de plataformas de formação externas à empresa para o desenvolvimento de habilidades para mais de uma pessoa do mesmo departamento. (Uso de plataformas online para desenvolvimento de habilidades) - Nível Avançado Na empresa, realizou-se formação online com conteúdos definidos específicos e sob medida consoante as necessidades, através das aplicações próprias e vinculadas às ferramentas de gestão de utilizadores. (Formação online específica para a empresa para todos, está vinculada a ferramentas de gestão de pessoas) - Nível Especializado + Copyright 2010-Cybersudoe 25

26 4.2.- Recolha de Necessidades de Formação. Chegados a este ponto, é necessário recolher as necessidades de formação do pessoal. Uma vez definidos os postos de trabalho e os perfis profissionais seleccionados na empresa, assim como o tipo de ferramentas que vamos utilizar para a formação do pessoal, será necessário determinar com clareza em que aspectos e em que momento se irá formar o pessoal. Actualmente, nenhuma empresa pode negar a importância que tem a formação para o desenvolvimento das pessoas que a compõem, contribuindo para a melhoria contínua da empresa e a melhoria na eficácia e eficiência dos processos internos. Em função dos resultados obtidos desta análise de necessidades, proceder-seá ao levantamento de objectivos de formação, design e, por fim, à avaliação e transferência dos conhecimentos para o posto de trabalho. A importância de levar a cabo uma análise de necessidades formativas aparece insistentemente na literatura sobre formação, chegando a considerar-se como um factor chave, e também o mais descuidado (Ostroff e Ford, 1989), que mostra onde estão as deficiências e se a formação oferece ou não soluções viáveis. Existem distintos tipos de métodos para recolher essas necessidades de formação. Desde questionários, grupos de discussão, observação, ou a própria solicitação espontânea dos utilizadores. Apesar de ser recomendável realizar esta recolha de necessidades de uma forma pautada e organizada através da entrevista pessoal de desenvolvimento. ITEMS Na empresa, não se recolhem as necessidades de formação, quando existe uma oportunidade ou um pedido em concreto cobre-se, mas sem analisar as repercussões nem económicas nem motivacionais das mesmas. (Sem detecção de necessidades formativas) - Nível Base Na empresa, recolhem-se as necessidades do pessoal num ficheiro Word ou Excel, mas sem ter em conta as necessidades anuais da totalidade do pessoal nem quantificar o custo assumível. (Sem sistematizar a recolha de necessidades, apesar de se documentarem as acções formativas realizadas) - Nível Base Na empresa, recolhem-se as necessidades formativas de forma básica para toda a empresa, sem diferenciar os departamentos ou sem ter em Copyright 2010-Cybersudoe 26

27 conta as possíveis necessidades e oportunidades que a empresa venha a ter num futuro. Identifica-se as pessoas que deverão receber formação. (Existe uma certa sistematização para a detecção de necessidades de formação em ficheiros Excel por departamentos identificando as pessoas) - Nível Utilizador Na empresa, identifica-se as necessidades de formação através de entrevistas pessoais, e gerem-se as mesmas através de opções avançadas de Excel, o que permite controlar o orçamento assim como os subsídios ou as bonificações destas acções formativas. Recolhem-se as necessidades do posto ou os planos de carreira para determinadas pessoas da organização e publica-se as ofertas formativas recebidas na empresa na rede. (Existe uma detecção de necessidades formativas anuais e recolhese e gere-se numa aplicação específica para isso, ainda que esta não esteja vinculada a outras opções de gestão de R.H.) - Nível Avançado Na empresa, gere-se a formação de uma maneira global através de uma aplicação que permite tanto recolher as necessidades de formação, como fazer um controlo orçamental da mesma, e determinar os gap entre as características do posto e da pessoa que o ocupa, e isto vinculado a aspectos salariais, ou de plano de carreira. (Sistema integral de gestão da formação incluído na gestão de pessoas) - Nível Especializado + Copyright 2010-Cybersudoe 27

28 5- A INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO NA EMPRESA: Numa sociedade actual, e em concreto no cenário onde se encontram as empresas, já não é suficiente dispor de informação ( A informação é poder ), mas também é necessário tornar evidente o conhecimento da empresa e obter o máximo partido do mesmo. Para isso, é necessário, em primeiro lugar, inventariá-lo e recolhê-lo, para poder obter a máxima eficácia do mesmo. Esta é uma árdua tarefa que, a curto ou médio prazo, proporciona grandes benefícios perante os utilizadores Ferramentas para a Gestão do Conhecimento. A Gestão do Conhecimento é um conceito muito moderno. Tanto que talvez não esteja suficientemente bem definido para ser dominado. Mas é um conceito chave para o êxito das Empresas, e dos seus componentes. O conhecimento é a fonte da competitividade das empresas; é o que lhes proporciona a sua capacidade de adaptação e competitividade no mercado. Sem conhecimento e sem planificação dos recursos, só existem remendos de improvisação que centram as energias na sobrevivência em vez de as centrarem no crescimento. Quando o funcionamento da empresa se baseia nas competências individuais, o conhecimento total da organização é a soma dos conhecimentos individuais. No entanto, quando a organização funciona sobre a base de verdadeiras equipas coesas, o seu conhecimento total é significativamente superior, devido ao enriquecimento produzido pelas trocas, pela criatividade e pelo efeito de sinergia. Numa organização fundamentada nas competências individuais, quando um trabalhador abandona a empresa, leva consigo o essencial do seu conhecimento (ainda que parte do mesmo fique na própria empresa). Um dos principais objectivos da Gestão do Conhecimento é precisamente conseguir que a maior parte possível do seu conhecimento permaneça na organização, o que apresenta algumas perguntas: Em que consiste realmente o conhecimento da pessoa? Onde se situa? Qual a sua natureza? Copyright 2010-Cybersudoe 28

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