GRUPO PROJEÇÃO DIRETORIA DE UNIDADE BIBLIOTECA

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1 GRUPO PROJEÇÃO DIRETORIA DE UNIDADE BIBLIOTECA 1 POLÍTICA DE ATUALIZAÇÃO DO ACERVO Decisões sobre o que adquirir, que periódicos assinar, o que descartar, o que receber como doação e o que manter para sempre no acervo são fundamentais na gestão de uma unidade de informação e conhecimento. A política de desenvolvimento da biblioteca da Faculdade do Taguatinga tem por finalidade definir critérios para o desenvolvimento e atualização do acervo. Seus principais objetivos são: a) estabelecer normas para seleção e aquisição de obras; b) disciplinar o processo de seleção, tanto em quantidade como em qualidade, de acordo com as características de cada curso oferecido pela instituição; c) atualizar permanentemente o acervo, permitindo o crescimento e o equilíbrio do mesmo nas áreas de atuação da instituição; d) direcionar o uso racional dos recursos financeiros; e) determinar critérios para duplicação de títulos; f) estabelecer prioridades de aquisição de material; g) estabelecer formas de intercâmbio de publicações; h) traçar diretrizes para o descarte do material; i) traçar diretrizes para a avaliação das coleções. 1.1 Formação do acervo Deverá ser constituído de acordo com seus recursos orçamentários contemplando os diversos tipos de materiais em seus variados suportes. Estes materiais deverão servir de apoio informacional às atividades de ensino, pesquisa e extensão da instituição, além de resguardar obras oriundas da própria instituição.

2 1.2 Critérios de seleção Quanto à formação do acervo, as obras devem ser selecionadas observandose os seguintes critérios: a) adequação do material aos objetivos e níveis educacionais da instituição; b) autoridade do autor e/ou editor; c) atualidade; d) qualidade técnica; e) quantidade (excesso/escassez) de material sobre o assunto na coleção; f) cobertura/tratamento do assunto; g) custo justificado; h) idioma; i) número de usuários potenciais que poderão utilizar o material; j) conveniência do formato e compatibilização com equipamentos existentes. Para a garantia da qualidade do processo de seleção de materiais recomenda-se levar em consideração os seguintes aspectos de seleção: a) Seleção qualitativa i. baseada no Projeto Pedagógico do Curso (PPC) aprovado em todas as instâncias institucionais. ii. cursos em implantação e/ou em fase de reconhecimento e reformulações curriculares; iii. cursos de pós-graduação em fase de reconhecimento, credenciamento ou recredenciamento. b) Seleção quantitativa i. Livros - serão adquiridos todos os títulos das bibliografias básicas. A quantidade de exemplares deverá ser baseada no número de vagas ofertadas anualmente pelo curso. A solicitação de

3 quantidade maior deverá ser baseada no número de alunos matriculados na disciplina e deverá ser encaminhada à coordenação da biblioteca. ii. Periódicos - a cada ano a biblioteca realizará uma avaliação nas estatísticas de uso dos periódicos correntes com o objetivo de colher subsídios para tomada de decisão nas renovações dos mesmos. A listagem dos títulos com seu respectivo uso serão encaminhadas às coordenações dos cursos com o intuito de realizar: - cancelamento de títulos que já não atendem às suas necessidades; - inclusão de novos títulos necessários para o desenvolvimento do conteúdo pragmático e/ou atualização; - manutenção dos títulos já adquiridos. iii. Referências - será dada atenção especial à aquisição de material de referência. Os tipos de materiais incluídos serão enciclopédias, dicionários gerais e especializados, estatísticas, atlas, guias e catálogos de teses e dissertações. Será de competência da coordenação da biblioteca a seleção desses materiais, consultando especialistas no assunto/área, quando necessário. iv. Multimeios - serão adquiridos materiais não convencionais (CD- ROM, DVD, fitas de vídeo etc.), quando comprovada a necessidade destes para o desenvolvimento do ensino, pesquisa e extensão. 1.3 Prioridades de aquisição A RBGP estabelece as seguintes prioridades para aquisição de material: a) obras que façam parte do Projeto Pedagógico do Curso (PPC) aprovado em todas as instâncias institucionais; b) assinatura de periódicos conforme indicação dos docentes; c) periódicos de referências (bases de dados);

4 d) obras para cursos em fase de reconhecimento, credenciamento ou implantação. 1.4 Doações Para as doações deverão ser aplicados os mesmos critérios de seleção descritos anteriormente. Não serão adicionados novos materiais ao acervo da biblioteca somente porque foram recebidos de forma espontânea. Após análise do material, a biblioteca poderá dispor o mesmo da seguinte maneira: a) incorporação ao acervo; b) doação para outras instituições; c) descarte; d) devolução ao doador. 1.5 Intercâmbio de publicações periódicas Os títulos que forem recebidos, como oferta de permuta, deverão ser também submetidos aos mesmos critérios de seleção já mencionados. Contudo considerar também: a) publicações de áreas de pesquisa, ensino e extensão, relevantes à UniProjeção Campus I e originárias de instituições reconhecidas na área em questão; b) disponibilidade de material da instituição para realização da permuta; c) troca de modalidade de aquisição junto à instituição publicadora. 1.6 Desbastamento É o processo pelo qual se excluem do acervo ativo, títulos e/ou exemplares, partes de coleções. É um processo contínuo e sistemático para conservar a qualidade da coleção, ocorrendo sempre devido à necessidade de um processo constante de avaliação da coleção; e deve ser feito de acordo com as necessidades da biblioteca.

5 1.7 Descarte É o processo pelo qual, após ser avaliado criteriosamente, o material é retirado ou não incluído na coleção ativa. O descarte de material deve levar em consideração: a) inadequação do conteúdo à instituição; b) obras em línguas inacessíveis; c) obras desatualizadas e que foram substituídas por edições mais recentes; d) obras em condições físicas irrecuperáveis; e) obras com excesso de duplicatas. 1.8 Avaliação das coleções A biblioteca deverá proceder à avaliação do seu acervo sempre que for necessário, sendo empregados métodos quantitativos e qualitativos a fim de assegurar o alcance dos objetivos da mesma. 1.9 Revisão da política de desenvolvimento de coleções A cada dois anos a política de desenvolvimento de coleções deverá ser revisada e, se necessário, atualizada com a finalidade de garantir sua adequação à comunidade acadêmica, aos objetivos da biblioteca e aos da própria instituição; contudo, o processo é dinâmico e flexível e sempre que se fizer necessário, admite adendos e adequação 1.10 Processos utilizados para requisição de obras O processo de atualização do acervo é feito periodicamente, com aquisições de materiais via compra, doação ou permuta. A atualização do acervo é feita através de indicações e sugestões de coordenadores, corpo docente e discente, lançamentos de editoras e a necessidade de desenvolvimento de áreas com acervo defasado ou que não atendem a demanda

6 dos alunos. Para tanto, a biblioteca adota dois Processos Operacionais que auxiliam na seleção e aquisição de materiais: a) PO-BIBLIO Substituições e inclusões de obras nos Projetos Pedagógicos de Cursos - tem o objetivo normalizar o processo operacional de aquisição de obras para os PPCs. Trata-se de um processo semestral que visa à substituição e inclusão de novos títulos nos ementários mediante validação do Colegiado de Curso/NDE. Segue os procedimentos adotados para fazer requisição de substituições e inclusões de obras para os Projetos Pedagógicos de Cursos: i. Os professores fazem seus pedidos de aquisição de obras a suas respectivas Coordenações; ii. O Coordenador de Curso recebe as solicitações e verifica se os livros solicitados fazem parte da bibliografia da respectiva disciplina do professor junto ao PPC; iii. Se os livros fazem parte disciplina do professor, o Coordenador verifica se os livros solicitados estão disponíveis no acervo da biblioteca; iv. Se os livros não fazem parte da bibliografia do PPC, o Coordenador avalia as mudanças propostas pelo professor, se as mudanças forem aprovadas, este deve se certificar de que estas mudanças sejam atualizadas também no PPC. Caso as mudanças não sejam aprovadas, o professor que fez o pedido deverá ser comunicado; v. Após o Coordenador atualizar os pedidos feitos pelos professores e aprovar com as devidas correções, ele os encaminha para o Diretor de Escola; vi. O Diretor de Escola recebe as listas, se achar necessário, efetua correções e as encaminha para validação do Colegiado de Curso / NDE;

7 vii. Após os pedidos serem validados em reunião de Colegiado de Curso / NDE, o Diretor de Escola os encaminha para a coordenação da rede de bibliotecas do Grupo Projeção; viii. A coordenação da rede de bibliotecas do Grupo Projeção recebe as listas, analisa os pedidos, prepara um formulário de requisição de bens e materiais e encaminha para aprovação da Diretoria Acadêmica do Ensino Superior; ix. A Diretoria Acadêmica do Ensino Superior avalia as solicitações, se aprovar as mesmas, as encaminha novamente a coordenação da rede de bibliotecas do Grupo Projeção. Caso o pedido não seja aprovado, a Diretoria Acadêmica do Ensino Superior repassa esta informação aos respectivos Diretores de Escola para que os mesmos façam os ajustes necessários; x. A coordenação da rede de bibliotecas do Grupo Projeção recebe as listas aprovadas pela Diretoria Acadêmica do Ensino Superior e as encaminha aos respectivos Diretores de Unidade; xi. Os Diretores de Unidade recebem as listas, se aprovadas às encaminham ao Departamento de Compras. Caso o pedido não seja aprovado, os Diretores de Unidade repassam esta informação Diretoria Acadêmica do Ensino Superior para que os devidos ajustes sejam feitos; xii. O Depto de Compras faz as devidas cotações, prepara uma Autorização de Fornecimento com os dados do requisitante e da cotação que venceu a licitação e encaminha para aprovação da Mantenedora; xiii. A Mantenedora analisa os documentos, se aprovada à compra, assina a Autorização de Fornecimento e a devolve ao Departamento de Compras para efetivação da compra. Caso o pedido não seja aprovado, ao Departamento de Compras repassa esta informação a Coordenação das bibliotecas do Grupo Projeção para que os devidos ajustes sejam feitos; xiv. O Depto de Compras confere os documentos, as Autorizações de Fornecimento deferidas são encaminhadas via para o

8 fornecedor com cópia para a Coordenação das bibliotecas do Grupo Projeção e para os respectivos Coordenadores e Diretores de Escola. b) PO-BIBLIO Atualização permanente do acervo - tem o objetivo de atualizar a bibliografia existente por meio da ampliação do quantitativo de exemplares conforme a demanda dos usuários e da necessidade de atualização das edições existentes. Como não implica em mudanças no ementário de bibliografias dos PPCs, os bibliotecários se responsabilizam pela manutenção destes pedidos. Quando um usuário (aluno, professor ou funcionário) identificar algum livro desatualizado no acervo, ou em quantidade que não atenda a demanda mínima necessária para atender a comunidade acadêmica, pode fazer a uma sugestão de compras à biblioteca. Todas as sugestões de compra serão encaminhadas a coordenação da rede de bibliotecas do Grupo Projeção. Segue os procedimentos adotados para fazer pedidos de atualização do acervo: i. A coordenação da rede de bibliotecas do Grupo Projeção realizará um parecer sobre as sugestões de compra e as encaminhará aos respectivos Diretores de Escola. ii. Os Diretores de Escola analisam os pedidos, se estiverem de acordo, comunicam a coordenação da rede de bibliotecas do Grupo Projeção para dar continuidade ao processo de aquisição. iii. A coordenação da rede de bibliotecas do Grupo Projeção prepara um formulário de requisição de bens e materiais e encaminha para Diretoria Acadêmica do Ensino Superior. iv. A Diretoria Acadêmica do Ensino Superior avalia as solicitações, se aprovar as mesmas, as encaminha novamente a Coordenação das bibliotecas do Grupo Projeção. Caso o pedido não seja aprovado, a Diretoria Acadêmica do Ensino Superior repassa esta informação aos respectivos Diretores de Escola.

9 v. A coordenação da rede de bibliotecas do Grupo Projeção recebe os pedidos aprovados pela Diretoria Acadêmica do Ensino Superior e as encaminha aos respectivos Diretores de Unidade. vi. Os Diretores de Unidade recebem as sugestões de compra, se aprovadas às encaminham ao Departamento de Compras. Caso as sugestões não sejam aprovadas, os Diretores de Unidade repassam esta informação Diretoria Acadêmica do Ensino Superior. vii. O Depto de Compras faz as devidas cotações, prepara uma Autorização de Fornecimento com os dados do requisitante e da cotação que venceu a licitação e encaminha para aprovação da Mantenedora. viii. A Mantenedora analisa os documentos, se aprovada à compra, assina a Autorização de Fornecimento e a devolve ao Departamento de Compras para efetivação da compra. Caso o pedido não seja aprovado, ao Departamento de Compras repassa esta informação a Coordenação das bibliotecas do Grupo Projeção. ix. O Depto de Compras confere os documentos, as Autorizações de Fornecimento deferidas são encaminhadas via para o fornecedor com cópia para a coordenação da rede de bibliotecas do Grupo Projeção e para os respectivos Diretores de Escola.

10 2 INFORMATIZAÇÃO DO ACERVO É de suma importância que a biblioteca possua um sistema de gestão do acervo eficiente, pois praticamente toda sua gestão depende disso. A biblioteca adota o sistema Pergamum para gerenciamento dos acervos, por meio deste software é possível gerenciar o acervo de todas as bibliotecas de um único terminal ligado à internet, provendo inovação, qualidade e excelência na prestação de serviços. 2.2 Software Pergamum O software Pergamum, desenvolvido pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná. O sistema contempla as principais funções de uma biblioteca, funcionando de forma integrada, com o objetivo de facilitar a gestão dos centros de informação, melhorando a rotina diária com os seus usuários. O processo de circulação de materiais da biblioteca é totalmente informatizado, ou seja, todos os processos de empréstimos, devoluções e renovações é realizado de forma informatizada, o que permite emissão de relatórios estatísticos de empréstimos, de livros, de pesquisas, de atendimentos, etc. Os registros das obras disponíveis nas bibliotecas podem ser consultados pelo catálogo público informatizado, permitindo ao usuário fazer pesquisas, renovações e reservas, tanto nos terminais de pesquisa da biblioteca, quanto pela internet. O sistema Pergamum dispõe de recursos que permitem uma comunicação continua com os usuários por meio de mensagens automáticas de s informando a data de entrega dos materiais, avisos de renovações, de empréstimos, reservas e de obras adquiridas. 2.3 Processos informatizados entre eles: Com auxilio do sistema Pergamum, todos os processos são automatizados,

11 a) Processos gerenciais i. Controle de listas de sugestão, seleção, aquisição, reclamações e recebimento de material; ii. iii. iv. Compatibilidade com o sistema de patrimônio da Instituição; Controle financeiro dos recursos orçamentários para aquisição de material bibliográfico; Controle de fornecedores por compra e doação; v. Mala direta para editoras e Instituições com as quais mantém intercâmbio de publicações; vi. vii. viii. ix. Emissão cartas cobrança, reclamações e agradecimento de doações; Controle de recebimento de livros, fascículos de periódicos e outros materiais; Controle de assinaturas de periódicos; Controle e registro de material bibliográfico para fins patrimoniais; x. Emissão de relatórios de entrada e recebimento de documentos por período; xi. xii. Emissão de relatórios de circulação e empréstimo, por período; Emissão de etiquetas (Lombada, Código de barras, Aquisição, etc.) xiii. Contabilização de estatísticas, processamento técnico, atualização listas de autoridades, por período; xiv. Controle e avaliação do inventário do acervo por meio de código de barras. b) Processamento técnico i. Permite catalogar de acordo com as regras do Anglo american cataloguing rules (AACR2); ii. Entrada de dados on-line;

12 iii. iv. Formato MARC 21 dos registros bibliográficos para exportação e importação; Formato MARC 21 dos registros internos; v. Importação de dados de centros de catalogação cooperativa online e CD-ROM via formato ISO-2709; vi. vii. viii. ix. Exportação de dados no formato ISO-2709, para intercâmbio de registros bibliográficos; Geração de vários modelos de etiquetas: Códigos de barras, lombadas, Aquisição, etc; Inclusão de novos exemplares de um mesmo título; Manutenção controle de autoridade (Nomes, Assuntos e Títulos); x. Cópia de registro facilitando o cadastro de materiais com edições diferentes; xi. xii. xiii. xiv. xv. xvi. Construção automática de lista de autoridades a partir dos registros incluídos; Realiza o gerenciamento, armazenamento e recuperação de imagens, som e textos digitalizados; Correção dos registros associados a um autor ou assunto mediante alteração na lista de autoridades; Consulta ao cadastro de autoridades, lista de editoras e lista de siglas durante o cadastramento de um registro; Controle de periódicos com Kardex e indexação de artigos; Controle de aquisição interligado com o processo de catalogação. c) Circulação de materiais i. Controle de empréstimos de qualquer tipo de documentos com prazos e quantidades diferenciados por categoria de usuários; ii. Permite realiza renovação e reservas on-line com controle automático de liberação e envio de ao usuário;

13 iii. Cobranças de devoluções personalizadas e envios periódicos de s cobrando materiais atrasados; iv. Permite trabalhar com diferentes tipos de penalidades, possibilitando a negociação de débitos; v. Disponibiliza a solicitação de Malote / Empréstimo entre bibliotecas on-line; vi. vii. viii. ix. Controle de usuários, permitindo dividi-los em categoria, para configurar os prazos de empréstimo e condições de uso; Emissão de relatórios e estatísticas referentes ao processo de empréstimo; Bloqueio automático para usuários que atingiram um dos limites estabelecidos; Bloqueio intencional para usuários atribuído pela Biblioteca; x. Estatísticas por usuário, material, classe de assunto, hora, data, etc. d) Consulta e recuperação i. Emissão de listas de publicações por assuntos e autores; ii. iii. iv. Consulta ao catálogo on-line; Pesquisa utilizando operadores booleanos E, OU, NOT, ADJ e PROXIMIDADE; Pesquisa por autoridades; v. Definição de instrumentos para envio automático de Disseminação Seletiva de Informação DSI, conforme perfil individual de cada usuário; vi. vii. Elaboração e impressão de bibliografias; Acesso multi-usuário. e) Serviços online

14 i. Consulta ao catálogo: pesquisa por autor, título e assunto, pesquisa booleana, pesquisa por autoridades, material incorporado ao acervo, consulta às coleções de periódicos (Kardex); ii. iii. iv. Cadastro de comentários e sugestões de aquisição; Consulta de material pendente, histórico de empréstimo, débitos, aquisições vinculadas à área de interesse (Disseminação Seletiva de Informação - DSI); Reserva; v. Renovação; vi. vii. viii. Visualização de sumários digitalizados; Solicitação de compra de materiais (apenas para pessoas autorizadas), acompanhamento do processo de aquisição pelo solicitante; Interação on-line com fornecedores no processo de licitação.