AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS POR ANDERSON FELIZARDO VERÍSSIMO

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1 AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS POR ANDERSON FELIZARDO VERÍSSIMO Trabalho de Conclusão de Curso apresentado a Universidade Candido Mendes como requisito a obtenção do título de Pós Graduação em Gestão de Recursos Humanos. Prof. Orientadores: Esther Abril 2002

2 RESUMO Este trabalho busca fornecer uma visão panorâmica do que a auditoria de RH necessita. Visa também possibilitar aos que por ventura se interessem por este trabalho mostrar um parâmetro do que se espera de um moderno auditor de RH. Em uma organização moderna, em que vários setores congregados a fazer parte de um único todo, reunindo esforços coletivos para alcançar melhores resultados, torna-se inconcebível a inexistência de um setor que esteja atento às oportunidades que surjam de melhorias. As empresas, expandindo cada dia mais suas atividades, inaugurando novas filiais, diversificando e aumentando sua produção, adquirindo novos compromissos e contratando funcionários, despertam preocupação no sentido de controlar e obter informações de pessoas independentes daquelas que a executam. Os administradores responsáveis pelos seus setores, porém sem tempo disponível para verificar o que se passa com as pessoas, procedimentos e valores sob sua supervisão, necessitam certificar-se de que tudo funciona de acordo com o planejamento. II

3 SUMÁRIO Introdução...04 Capítulo I - Administração de RH Auditoria Auditoria de Recursos Humanos...06 Capítulo II - Auditoria de RH Função da Auditoria de RH Auditoria Interna Auditoria Externa...09 Capítulo III - Perfil e Características da Auditoria de RH Características da Auditoria RH Papel do Auditor Linhas de Ação Diagnósticos em Administração de RH Prognóstico...13 Capítulo IV - Trabalho de Auditoria - Fases competência e Abrangências Fases do Trabalho de Auditoria Início do Processo de Auditoria RH Principais fontes de Informações de Auditoria de RH Principais Itens a Serem Auditados Auditoria na Folha de Pagamento Auditoria nas Obrigações C. Medicina e Seg. do Trabalho Abrangência da Auditoria...24 III

4 Capítulo V - Contabilidade de RH, Balanço e Responsabilidade Social Classificação das Contas Responsabilidade Social na Administração As Etapas para Implementação do Balanço Social...28 Conclusão...30 Bibliografia...31 IV

5 INTRODUÇÃO Com expansão capitalista e o conseqüente crescimento dos negócios, houve a necessidade de se implementar medidas que objetivasse um maior controle dos negócios e das atividades da empresa. Isto se tornava premente uma vez que o empresário, dono da empresa, não poderia vigiar todas as atividades da empresa ao mesmo tempo. Devido a este estado de coisas, num ambiente onde pode haver vazamento dos investimentos efetuados pelos proprietários e/ou sócios, surgiria a auditoria que, com seus relatórios, nortearia o andamento dos investimentos feitos e áreas onde novos investimentos deveriam ser feitos. A auditoria foi criada para atender a complexidade dos negócios e para indicar possíveis falhas nos processos de negócios da empresa, como um todo, muitas vezes indicando soluções para a empresa auditada. A evolução das atividades das empresas e a conseqüente sofisticação de seus negócios, devido principalmente às exigências estatais relativas à realização de suas atividades, acarretou um aumento da complexidade dos processos das normatizações, bem como dos procedimentos internos. Nos procedimentos internos a auditoria verifica também a lisura dos participantes dos processos da empresa. Esse quadro acarretou a necessidade da figura do auditor uma pessoa especializada, que conheça os processos que envolvem a empresa de forma integral. É importante observar que para cada área da empresa existe um tipo de auditor. Dessa maneira pode-se dizer que existe o auditor de Recursos Humanos e, portanto, a auditoria de RH, objeto do trabalho. O presente trabalho tem como objetivo estudo de auditoria em RH. Buscou-se uma abordagem que permitisse visualizar a auditoria como uma atividade pertinente às empresas que pretendem um maior e melhor controle de seus procedimentos e processos. Auditoria é uma função organizacional que tem por finalidade buscar avaliação, revisão e emissão de opinião em relação aos processos de forma geral, V

6 não somente administrativos. Nos ciclos administrativos, objeto do presente estudo com a auditoria de RH, a emissão de opinião se dá principalmente nos campos do planejamento, execução e controle. A auditoria pode ser interna ou externa. Na primeira, os participantes pertencem aos quadros da empresa e na segunda contratam-se empresas ou pessoas especializadas. Recursos Metodológicos Para o estudo de auditoria em RH, realizou-se um levantamento bibliográfico, o que levou a constatação da pouca bibliografia existente acerca do assunto em questão, o que reduziu quantitativamente as referências bibliográficas na execução do presente trabalho. Para iniciar, no capítulo I, buscou-se a identificação da administração de recursos humanos e o conceito de auditoria relacionado à administração. No capítulo II, buscou-se o significado da auditoria de recursos humanos, sua função e os tipos de auditoria de RH (interna ou externa), para, então, no capítulo III, caracterizar-se a auditoria, o papel do auditor, as linhas de ação (diagnósticos e prognósticos) e a viabilidade da auditoria. Em seguida, no capítulo IV, apresentou-se as fases do trabalho de auditoria, o início do processo as principais fontes de informação e de itens a serem auditados e a abrangências da auditoria. No capítulo VI, contabilidade de RH classificação de contas e responsabilidade social. Para dinamizar são apresentadas as considerações, as referências bibliográficas e anexas. CAPITULO I ADMINISTRAÇÃO DE RH A administração de Recursos Humanos tem por finalidade o planejamento, organização e controle das atividades relacionadas com a área de pessoal das empresas. A execução destas atividades está a cargo dos órgãos de recursos VI

7 humanos, sendo que grande parte destas tarefas depende também dos órgãos de linha, que são usuários do sistema. Na visão de Almeida ( 1985, 40 ), as atividades dos recursos humanos que são previamente planejadas e organizadas apresentam na sua extensão e controle, dificuldades e distorções que precisam ser diagnosticadas e eliminadas. A eficiência e a rapidez, com que tais ações são realizadas, estão vinculadas a uma permanente revisão e ação da Auditoria. A identificação e melhoria dos pontos negativos, e a verificação da eficácia dos positivos são obtidas com o auxílio do feedback AUDITORIA O significado da palavra auditoria nos dicionários é dados como "função do auditor/local onde se exerce essa função", em contabilidade significa "perícia contábil". Como uma de suas definições é função do auditor, buscou-se o significado de auditor, encontrando-se como definições de "funcionário" encarregado de preparar as decisões de seus superiores, em certos tribunais administrativos (Conselho de Estado, Tribunal de Contas ). Juiz de Direito agregado aos tribunais de Justiça Militar. e "Perito-contador encarregado de examinar contas". Tais significados são procedentes, entretanto, como vimos, no breve histórico, a função de auditoria, que emergiu e a qual nos referimos, acarretou alterações aos significados de auditor e auditoria. No momento não se fornecerão os significados das alterações dos citados termos, pois se deseja que tal compreensão se faça no decorrer do presente trabalho, inclusive agregado a relação com a administração de recursos humanos AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS O que define uma empresa são seus valores e baseada neles é que ela constrói suas competências, como uma personalidade própria, padrões de comportamento, traços culturais e estilos de vida. VII

8 O fator humano constitui o elemento mais importante das empresas e, portanto, o desempenho das empresas não pode ser adequadamente avaliado desconsiderando-se o fator humano. É preciso que os auditores preparem-se para ouvir e ensinar, prestar esclarecimentos (para que nada fique sem resposta) e proporcionar liberdade de manifestação aos participantes. É importante também que tenham visão integral e descomprometida com as várias áreas da empresa, que contribuam para que áreas, funções e setores sejam bem providos de RH e estejam em constante desenvolvimento, como também utilizem a melhor maneira possível o potencial de RH que dispõem. Na visão de importante lembrar ainda que, métodos não são determinados de metas, mas sim instrumentos para alcançá-las. E que num ambiente de trabalho relacionam-se pessoas e que, por isso, nem sempre é possível, num processo decisório, ser puramente racional. CAPÍTULO II AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS Dentro do processo administrativo auditoria de recursos humanos representa a função controle. E constitui um meio de a direção da empresa verificar se os objetivos traçados para o RH estão de acordo com o que foi planejado ou se há distorções; cabe a Auditoria de RH sugerir o caminho correto no caso de estas distorções existirem. A Auditoria de RH constitui-se em um processo investigatório, que tem por finalidade realizar inferências sobre o sistema de pessoal. E uma análise e avaliação do seu desempenho do sistema de pessoal (em seus aspectos qualitativos), das políticas e práticas de RH em uma organização. Seu objetivo maior é, mostrar o modo de funcionamento do sistema de RH apontando práticas e atitudes que venham a ser prejudiciais à empresa ou que venham a onerar financeiramente a organização. VIII

9 2.1 - FUNÇÃO DA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS Pode-se afirmar, de maneira sucinta, que a função da AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS, não se restringe apenas à indicação de falhas e problemas, mas também apresenta soluções e sugestões. Conclui-se, portanto, que o papel da Auditoria de Recursos Humanos é fundamentalmente educacional. A auditagem, quando bem aplicada, permite que se desenvolva nos administradores a sensibilidade para agir de forma pró-ativa no que se refere ao diagnóstico de problemas futuros. Para tanto, faz-se necessário que as empresas avaliem de forma periódica as diretrizes de RH. Para Almeida, (1985, 55) é importante observar que, a função da auditoria deve estar integrada às filosofias e políticas de gestão e especialmente dirigidas à consecução dos objetivos organizacionais da empresa. Seu objetivo é, também, o de educar, transmitir conceitos de produtividade e competitividade, auxiliando a empresa na identificação de focos de descontentamento e eliminando-os antes que estourem" AUDITORIA INTERNA A auditoria interna é composta por pessoal especializado, colocando numa situação diferenciada em que a alta administração pode fazer parte, para facilitar o acesso às indicações de políticas e procedimentos que se encontram efetivos por toda a organização. Para que a Auditoria interna alcance aceitação é necessário ter habilidade e condição em ambos os sentidos, ou seja, de um lado quanto à alta administração a quem deve provar competência e lealdade e, de outro lado, quanto aos diversos segmentos da empresa a quem deve provar, além da competência e lealdade, interesse nos problemas e soluções de cada deles. IX

10 Identificar áreas problemáticas, sugerir correção para obter destes o apoio necessário ao desenvolvimento da prestação de serviços a toda empresa. O suporte gerencial para a atividade de auditoria necessita ser difundido clara e categoricamente na mais alta declaração de política da empresa, enfocando a sustentação da auditoria como uma atividade organizacional e permitindo-lhe acesso irrestrito, a todas as atividades da empresa, registros, propriedades e pessoal, segundo obviamente os procedimentos instituídos em cada uma das áreas. Exames regulares, suporte oportuno, e correções apropriadas. O resultado dos exames praticados pela Auditoria, a opinião formada e as recomendações precisam ser prontamente reportadas a alta administração que deverá proceder à ação corretiva e apropriada AUDITORIA EXTERNA A auditoria externa, distingue-se da interna por se tratar de empresas ou pessoas especializadas em auditoria, que vendem seus serviços para outras que necessitam de auditoria em suas estruturas. Historicamente, pode-se dizer que a auditoria externa iniciou-se no Brasil em virtude da chegada ao país de empresas estrangeiras, especialmente as americanas. Tais empresas chegaram ao Brasil devido às necessidades de que os investimentos feitos no exterior serem auditados. Isto fez com que as empresas que apostaram aqui trouxessem um arsenal de técnicas de auditoria, implantando as formas de auditoria que se conhece hoje. X

11 CAPÍTULO III PERFIL E CARACTERÍSTICA DA AUDITORIA DE RH Característica da Auditoria Rh A Auditoria de RH, como todo organismo de assessoria, deve funcionar como staff, reportando-se sempre aos níveis superiores da empresa ou até mesmo, ao órgão executivo de RH. Nos Estados Unidos, por exemplo, é comum, o auditor de RH reportar-se à alta administração da empresa. Assim como as atividades de RH, a programação de auditoria de RH deve ser efetuada de forma integrada e independente. Os programas de auditoria devem ser realizados periodicamente, a critério da direção e de forma coordenada, para que a auditoria de RH não seja vista de forma preconceituosa, como um instrumento de controle e punição ostensiva. A auditoria deve ser um organismo de caráter educacional e orientador, apontando falhas, mas mostrando o caminho a ser seguido PAPEL DO AUDITOR Na opinião de Aquino, (1980, 17,18), o perfil de um auditor de RH deve abranger uma excelente formação intelectual e técnica, ser alguém experiente e de alto conceito na empresa, para que possa desempenhar suas funções a contento e com liberdade. A idéia de se subordinar o profissional de RH à alta administração da empresa baseia-se no fato de haver a necessidade de trabalhar-se olhando a organização de forma global e menos subjetiva, o que se torna mais complicado nos escalões inferiores. Pode-se definir o auditor de RH como sendo alguém capacitado a efetuar uma análise pormenorizada do meio ambiente e da conjuntura trabalhista, interpretandoos no sentido de realizar uma orientação da política de pessoal, para evitar que a empresa se depare com situações inesperadas e prejudiciais as suas operações. XI

12 3.3 - LINHAS DE AÇÃO As linhas de ação da auditoria de RH estão situadas nos seguintes itens: Diagnósticos dos fatores e dimensões do sistema de pessoal Prognóstico das alterações do sistema e acompanhamento das tendências DIAGNÓSTICOS EM ADMINISTRAÇÃO DE RH O diagnóstico em RH é tarefa tradicional da auditoria, que consiste em larga investigação dos aspectos funcionais e da situação organizacional da administração de recursos de humanos. O diagnóstico feito pela auditoria de RH está centrado na conjuntura, na política de pessoal, nas funções básicas e nos instrumentos de trabalho, como também no estudo e análise dos fatores passados (através do estudo de dados históricos), uma vez que a compreensão do presente depende do entendimento do passado. No diagnóstico efetuado pela auditoria de RH, o auditor tem por objetivo investigar e aprender os fatos, para em seguida analisar suas origens, suas causas e efeitos, procurando construir a partir deste fator, um quadro completo da situação. Trata-se de um trabalho amplo e minucioso, que ultrapassa a simples tarefa de levantar dados, uma vez que, na definição moderna de auditoria de RH, esta deve penetrar o campo da interpretação dos fatos em todas as suas conotações. A título de exemplo, o turnover possui causas profundas, portanto, a auditagem do turnover implica em uma pesquisa vertical de suas causas e efeitos. Atrás de um desligamento há sempre uma grande história. Portanto, o atributo principal do diagnóstico consiste num método de levantamento e análise das causas das patologias, objetivando a elaboração de um projeto de reorganização da área. O levantamento se dá por meio de entrevistas, questionários, observações e exame de registro de dados quantitativos. XII

13 O diagnósticos, modernamente, é visto como um instrumento de controle da eficiência organizacional, já a eficácia organizacional é assunto de auditoria. OS OBJETIVOS DO DIAGNÓSTICO PODEM SER COMO: a) Tomar medidas corretivas, caso a área de RH encontre-se em situação disfuncional; b) Facilitar a organização da área de RH; c) Controlar periodicamente o funcionamento da administração de RH; d) Verificar os fatores que limitam o desenvolvimento da administração de RH; e) Comparar a empresa com empresas similares; f) Outros circunstanciais; DESTACAM-SE AINDA AS VANTAGENS DO DIAGNÓSTICO COMO: g) A Identificação dos problemas em Administração de RH e determinação de uma ordem de prioridade para sugerir soluções. h) A preparação psicológica do contingente humano às modificações necessárias, reduzindo a resistência à mudança afastando os temores e obtendo seu apoio. i) O estímulo à criatividade dos executivos, funcionários e dirigentes, pois participar do levantamento revigora seu interesse pela administração de RH, o que facilita a busca de soluções internas. j) Propiciar a aplicação da teoria na prática. XIII

14 k) O desenvolvimento de uma ação integradora entre alta administração, o analista de RH e a base operacional da empresa. l) O destaque das causas que estão afastando a administração de RH de suas diretrizes. m) A ampliação da visão sistêmica dos dirigentes e dos dirigidos, o que os capacita para uma ação competitivamente mais enérgica. n) O oferecimento aos analistas de RH novas e enriquecedoras vivências profissionais PROGNÓSTICO A tarefa mais árdua de auditoria de RH, consiste no prognóstico ou produção de estimativas, uma vez que se volta para a previsão de situações e oportunidades futuras. Tem por finalidade desvendar para a empresa as situações futuras, em decorrência das complexidades e mudanças crescentes do mundo. Ao realizar prognósticos, o auditor determina fatores interno ligados às funções básicas de pessoal, à estrutura organizacional, ao desempenho das chefias, aos fatores externos ligados aos aspectos psicossociais, ao mercado de trabalho, aos movimentos operários e sindicais e às ações do governo, enfim, a todos os subsistemas sociais, que exercem direta ou indiretamente, influência nas práticas de Recursos Humanos VIABILIDADE DA AUDITORIA DE RH Os modelos ou padrões que se efetuar uma avaliação eficaz devem abranger: Padrões de quantidade - são padrões expressos em números ou em quantidade, como número de empregados, porcentagem da rotação de empregados, números de admissões, índices de acidentes, etc. XIV

15 Padrões de qualidade - são os padrões relacionados com os aspectos não quantificáveis, como métodos de seleção utilizados, resultados de treinamento, funcionamento da avaliação de desempenho, etc. Padrões de tempo - são os modelos utilizados para avaliar a rapidez na integração do pessoal recém-admitido, permanência média do empregado na empresa, tempo de processamento das requisições de pessoal etc. Padrões de custo - envolvem os padrões de custo direto e indireto da rotação de pessoal, custo com acidentes de trabalho, custo dos benefícios sociais, encargos sociais, etc. CAPÍTULO IV TRABALHO DE AUDITORIA FASES, COMPETÊNCIA E ABRANGÊNCIA Fases do Trabalho de Auditoria roteiro: O trabalho de auditoria de recursos humanos, normalmente segue o seguinte 1) O planejamento da auditoria, isto é, programação dos objetivos que se pretendem observar. 2) Estabelecimento dos recursos para a efetivação da programação e do alcance dos objetivos. 3) Identificação da posição situacional da empresa em relação a recursos humanos. 4) A análise da divergência entre o desempenho da empresa e as práticas de pessoal, e, se possível comparações com os concorrentes. Para se efetuar a análise destas divergências, faz-se necessário que se estabeleça um conjunto de critérios de avaliação e controle. Através da comparação de modelos previamente estabelecidos, com os resultados que realmente foram XV

16 obtidos, é que se pode avaliar quais os ajustamentos e correção que devem ser feitos no sistema, objetivando a melhoria de seu funcionamento. 5) Realização da análise de conjuntura, procurando identificar os fatores que estão ocorrendo ou em vias de ocorrer e que possuem possibilidades de refletir na administração de recursos humanos da empresa. 6) Realização de diagnóstico operacional, investigando todas as práticas e técnicas de pessoal. 7) Determinação da posição ótima, mediante recomendação sobre o comportamento da administração de recursos humanos, mais precisamente, das diretrizes e das funções básicas que visam a competitividade entre os serviços que são prestados pelo Staff e a demanda das gerências, na tentativa de dar à empresa uma vantagem diferencial competitiva ÍNICIO DO PROCESSO DE AUDITORIA DE RH É aconselhável ao iniciar-se um processo de Auditoria de Recursos Humanos, fazê-lo através de entrevistas com todo o pessoal envolvido com as rotinas de DP e RH. Tal procedimento possibilita que o auditor absorva um pouco do clima da empresa e também reduz o estereótipo existente em relação aos auditores; Não se deve iniciar o processo da auditagem com a idéia pré-concebida de que "tudo está errado" ou que "existam más intenções" A imparcialidade é ideal para que se veja as coisas como elas realmente são; Deve-se procurar sempre a cooperação das pessoas envolvidas no processo de forma saudável e não intimidativa. Acima de tudo, a auditoria deve ser educativa e raramente punitiva; Recomenda-se ao auditor que não se prenda a um cronograma preestabelecido em relação aos assuntos ou tarefas a serem auditadas. Analisar assuntos de forma seqüencial, em alguns casos, pode ser prejudicial; No caso de irregularidade constatada, recomenda-se que, a princípio, estas não sejam divulgadas e que se pesquisem a existência de fatos que possam comprová-las; XVI

17 Os resultados obtidos a partir das auditagens devem ser expostos aos órgãos de direito em forma de relatórios próprios e em caracter confidencial; O auditor, apesar de ser um "especialista de campo" deve repensar e refletir sob os dados colhidos em suas atividades em local próprio. A pesquisa junto ao corpo de funcionários é de grande valia. É necessário a obtenção de informações acerca das rotinas auditadas, de que forma as tarefas são, como também, informações mais pessoais dos funcionários como por exemplo, o grau de satisfação dos funcionários. Tais informações podem fornecer indícios importantes sobre o clima e as circunstância da empresa PRINCIPAIS FONTES DE INFORMAÇÃO DE AUDITORIA DE RH 1) ANALISE E DESCRIÇÃO DE CARGOS Características dos cargos; Inferência sobre pessoal e requisito para os cargos; Custo da análise; 1) RECRUTAMENTO Questionários de solicitação de pessoal; Especificação do número de candidatos; Custos do recrutamento dos funcionários; 1) SELEÇÃO DE PESSOAL Requisitos para seleção (características pessoais) - resultado em provas de seleção, entrevista, educação, conhecimento prático, experiência possuída, referência do candidato, estado civil do candidato; Documentação dos acompanhamentos feitos e de desenvolvimento de pessoal; Custos envolvidos no processo - custos das entrevistas e testes. XVII

18 1) TREINAMENTO Especificação dos tipos de treinamento a serem feitos e do número de empregados a serem treinados; Resultados obtidos nos treinamentos; Tempo necessário para o treinamento; Custo envolvido; 1) INFERÊNCIAS SOBRE O MORAL E DISCIPLINA Informações sobre o nível do moral do grupo; Informações disciplinares; Informações sobre distúrbios ocorridos; Utilização dos benefícios concedidos e utilizados; Custos envolvidos no processo; 1) TRANFERÊNCIAS E PROMOÇÕES DE EMPREGADOS Documentação das promoções de empregados realizadas em determinado período; Documentação de tempo de serviço; Custos envolvidos no processo; 1) NÍVEL DE EMPREGADOS Documentação da produtividade; Custos envolvidos no processo; 1) SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO XVIII

19 Documentação sobre sanidade (número de visitante ao médico, enfermidades existentes e tipificação destas, determinação dos dias períodos devido a enfermidades existentes e determinação de deficiências físicas); Documentação sobre ocorrências de acidente (local, freqüências, intensidade, etc.); Custos destes para a empresa; 1) CONTROLE DE PESSOAL Documentação existente sobre o pessoal da empresa; Documentação sobre horas de trabalho; Dados sobre o turnover; Custos dos serviços de segurança, manutenção e compensações; 1) ADMINSTRAÇÃO DE SALÁRIOS Documentação sobre salários pagos; Nível dos salários pagos (se estes correspondem à realidade); Incentivos; Bonificações; Determinação do valor dos cargos; 1) ACORDOS COLETIVOS Especificação dos membros dos sindicatos; Determinação dos acordos suspensos; Determinação de suspensão do trabalho; Especificação das cláusulas contratuais; Custos envolvidos no processo; PRINCIPAIS ITENS A SEREM AUDITADOS EM RH 1) AUDITORIA DE ADMISSÃO Registro de empregados; Acordos e convenções sobre horário de trabalho; XIX

20 Fichas de análise de acidente e mapas da CIPA; Autorização para aumento de salários/promoção; Recibo de férias; Folha de pagamento; Contribuição sindical; GR da contribuição sindical; Guias do sindicato liberal; Cartões de ponto e folhas de ponto; Optantes do FGTS; CTPS; Avisos de férias (último trimestre); Registros de empregados; Atestados médicos de exames admissionais; Recibos de despesas; Teor (texto) do contrato de trabalho; Teor (texto) do contrato de aprendizagem; Atestados do SENAI; Convênios tidos com o SENAI; Contratos de estágios; Pagamentos feitos a estagiários (para este item, estabelecer um mapa em que conste o nome do estagiário, área de atuação, término do curso e avaliação, término do contrato, valor da bolsa auxílio); Cópias das apólices de seguros dos estagiários; Lista de admitidos e desligados; Recibo de quitação; 1) AUDITORIA DA DURAÇÃO DO TRABALHO E DESCANSOS Cartões e folhas de ponto de empregados; Registros de horários externos; Relógios de vigias; Memorando de justificação; XX

21 Acordos e convenções sindicais; Folhas de pagamento; Justificativa de irregularidade; Avisos de pagamentos de férias e 13º salários; Memorandos de punição; Memorandos de licenciamento; CTPS e atestados médicos Registros de funcionários; Registro e comunicação de acidentes de trabalho; Mapas da CIPA Notificações e ofícios sindicais de afastamento de dirigentes; Memorandos de licença; 2º via de avisos prévios; Acordos de compensação de horas extras; Acordos de prorrogação; Autorizações; Convenções coletivas; Horas extras; Folhas de pagamento em bancos; Horas noturnas; Conferência das horas normais; Intervalos; Descanso obrigatório; Autorizações escritas; Repouso semanal; Aviso de férias individuais; Pedidos de abonos; Férias com menos de 30 dias; Empregados com pedidos de parcelamento; Férias parceladas; Aviso de férias coletivas; XXI

22 Acordos coletivos; Atestados médicos de gestante; Pagamento de salário família; Pagamento de salário maternidade; DARP; Atestado médico de amamentação; Desligamento de empregado; Registro de empregados; Recibos de quitação; Comunicação de dispensa; Autorização de dispensa; Lista de cheques dados na rescisão; Convenções coletivas de cada categoria; Autorização para readmissão; Aviso prévio; Comunicação para rompimento de aviso; Cópias de AM; Cópias de RE; Autorizações de gratificações nas rescisões; Recibo de entrega de materiais; Atestado médico de desligamento; Memorandos de desligamento; Contratos de experiência; Auditoria do Preposto Judicial; Sindicâncias de justa causa; Relatórios para fins judiciais; Autorização escrita para acordo; Fluxo de dinheiro nos processos; Juros e correção monetária; AUDITORIA NA FOLHA DE PAGAMENTO XXII

23 Registro de folha de pagamento; Recibos de depósitos bancários; Fichas de produção de taifeiros; Fichas de salários de produção de taifeiros; Pedidos de vendedor viajante e pracista Notas de vendas de balconistas; Relatórios de produção de comissionados; Contratos de representantes comerciais; Memorandos de adiantamento de salários; Laudos médicos de insalubridade; Serviços insalubres; Regulamentos de gratificações; Autorizações escritas de gratificações; Registro de empregados; Convenções sindicais; Autorizações de aumento; Recibos de férias de salários maternidade; Notificações da CEF e BB; RAIS Memorandos sobre 13º salário; Registro de empregados; Folha de pagamento de Dezembro; Autorização de fornecimento de utilidades; Recibos de quitação; GR e RE do FGTS; Gorjetas; GR da contribuição sindical; Registro de guias de recolhimento; Cópias da lista de contribuição sindical; GR da contribuição patronal; Comunicações do sindicato; XXIII

24 Contribuições previdenciárias; GR do SENAI; Acordos de parcelamento; Documentação de convênios; GR's do MEC, SENAI e SESI; Fichas de salário família; Atestados médicos; Toda a documentação sobre cada um dos autônomos; Carnes de contribuição patronal; Declaração de IR de dependentes; RPA de recibos de honorários; Contratos de serviços temporários; Autorizações de DRT para excesso de prazo; Cópias dos recibos dos temporários às suas agências; Contratos de empreitadas; AUDITORIA NAS OBRIGAÇÕES CONCERNENTES À MEDICINA E SEGURANÇA DO TRABALHO Autorização da DRT; Matrícula na DRT; Relatórios de acidentes; CIPA - livro de atas; Notas de despesas; Fichas de controle de extintores de incêndios; Notas de pagamento; Convênios com creches, acordo com creches e acordo sindicais; Avisos às empregadas; Visitas aos locais; ABRANGÊNCIA DA AUDITORIA XXIV

25 Administração de Cargos e Salários; Benefícios e Previdência; Comunicação com os funcionários; Estatística de RH; Gerência e Supervisão; Higiene e segurança do trabalho; Horário e condições de trabalho; Planejamento e Organização da Administração de RH; Relações com a comunidade; Seleção e recrutamento; Treinamento e desenvolvimento; CAPÍTULO V CONTABILIDADE DE RH, BALANÇO E RESPONSABILIDADE SOCIAL A contabilidade de Rh e o balanço social são um dos principais aspectos da auditoria e estão diretamente relacionados aos princípios éticos e de responsabilidade social das organizações. Segundo Chiavenato ( 1997,85 ), a avaliação de desempenho das organizações está ligado essencialmente ao fator humano, uma vez que, ele se representa o elemento fundamental sendo incluído no centro das preocupações tanto da administração quanto da contabilidade. Apesar da sociedade capitalista regulamentar que o objetivo das organizações é o lucro e de que todo ativo deve produzi-lo como retorno, o fator humano bem como a sociedade não pode ser simplificada através da representação de ativo e passivo. Existem outros aspectos que precisam ser considerados como: informações XXV

26 sobre o empregado, encargos sociais, produtividade, turnover, absenteísmo, casos trabalhistas, etc. O balanço social deve ainda ter a visão global das relações entre a organização e a sociedade, além de observar informações sobre algumas categorias de parceiros sociais, a saber: 1) Os empregados : Sua constituição, características, remuneração, encargos sociais, potencial de desenvolvimento, promoção, condições de trabalho, etc. 2) Os acionistas: Constituição, características, capital de risco investido, resultado financeiros; 3) Os clientes e usuários: Constituição características, de nível de produção e vendas, etc. 4) Os fornecedores de matérias primas e equipamentos: Constituição, características, etc. 5) As necessidades locais, regionais e nacionais: Aspectos ambientais, controles operações, etc. 6) As autoridades públicas em geral. O balanço social pretende difundir as relações entre a organização e seus parceiros sociais além da influência social ou societária, bem como o reflexo social proporcionando pela organização. O estado de corte do balanço social representa a realidade social e política de cada empresa, portanto, pode-se notar que cada empresa constrói seu próprio Balanço Social, então, uma empresa norte americana é completamente diferente de uma empresa Suíça ou Alemã CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS As contas sociais podem ser classificadas em 4 categorias: XXVI

27 1) As contas sociais reduzidas as analises em termos de custos sociais que se relacionam com os principais parceiros sociais da organização: As pessoas que representam investimento e/ou despesas, com a melhoria das condições de trabalho, higiene e segurança, além da qualidade de vida do pessoal e de suas respectivas família. Ex. Refeitório, creche, colônia de férias, etc. Clientes e usuários que implicam em investimento em relação à realização de pesquisas, controle de qualidade, desenvolvimento de novos produtos ou serviços visando à qualidade no atendimento da clientela; Os fornecedores também representam investimento com pesquisas, assistência técnica, melhoria de métodos, programas de qualidade e etc, objetivando a melhoria da qualidade bem como a redução de custos dos produtos ou serviços. Coletividade que corresponde a despesas quanto a antipoluição, urbanização e todas as medidas ligadas à melhoria da qualidade de vida coletiva. 2) As contas sociais em que as ações com fins sociais são analisadas simultaneamente em termos de custos monetarizados e em termos de impacto não monitorizado. Refere-se ao produto social que é conhecido, mas não é avaliado em expressão monetária real. Dessa forma além de obter-se benefício financeiro efetivo agrega-se, ao mesmo, benefício social não representável em unidades monetárias, mas representado por melhores condições de trabalho, educação em cultura, etc. 1) As contas sociais em que os custos sociais e produtos sociais e produtos sociais são monetarizados com o objetivo de alcançar um resultado social líquido por parceria e por soma algébrica, um resultado global. Existe apenas um exemplo característico desta categoria que é o modelo do balanço social onde todas as XXVII

28 unidades são expressas em dinheiro. Pode-se observar que há uma conta para cada parceiro: Empregados; Organização; Publico em geral e a comunidade; Acionistas; O resultado social líquido, ou seja, benefício social ou perda social, é calculado em cada conta. O somatório desses resultados sociais proporciona a análise da contribuição social da organização, que pode ser tanto positiva como negativa ao conjunto da sociedade. 1) As contas sociais que visam essencialmente mostrar como, no curso do tempo, evoluí a riqueza criada pela organização e a distribuição entre os parceiros sociais. Esta concepção tem como alvo à justiça social bem como a convicção de que a economia liberal, por si só, assegura o bem-estar material de todos os parceiros sociais RESPONSABILIDADE SOCIAL NA ADMINISTRAÇÃO A responsabilidade social da organização está condicionada ao meio ambiente social, político, econômico, aos grupos e ao tempo. Assim, uma mesma atividade organizacional pode ser socialmente responsável num dado momento, dentro de um determinado conjunto de circunstância culturais, sociais e econômicas, e imediatamente irresponsável em um outro momento, lugar e circunstância. A responsabilidade social de uma organização corresponde aos compromissos assumidos com a sociedade em geral e de forma mais atuante naqueles grupos que estão mais próximos (contato dueto), ou seja, seu ambiente de tarefa. A organização é eficaz quando atinge seus objetivos e é capaz de suprir e satisfazer as necessidades de seu meio ambiente. XXVIII

29 5.3 - AS ETAPAS PARA IMPLEMENTAÇÃO DO BALANÇO SOCIAL 1) POLÍTICA : E a fase inicial de conscientização da direção da organização em relação à necessidade do balanço social. 2) TÉCNICA: É o momento em que aflora a necessidade de existência de um sistema de informação social sendo o próprio balanço social um instrumento válido. 3) INTEGRAÇÃO AOS OBJETIVOS SOCIAIS: Ocorre quando a responsabilidade social passa a influenciar efetivamente o processo decisorial através da integração de novos objetivos sociais, bem como a atuação em diversos níveis da organização. Os objetivos sociais possam a ser tratados, então, com proporcional igualdade aos objetivos econômicos. Finalmente, o balanço social pretende demonstrar se a organização está realizando ou não um bom trabalho. Trata-se de uma prestação de contas que não deve ser ignorada. XXIX

30 CONCLUSÃO A auditoria de RH é uma função dentro do ambiente administrativo de RH sob qual a administração de recursos humanos deve ser conduzida. Pode ser considerada um conjunto de técnicas analíticas, que tem por finalidade efetuar diagnósticos e prognósticos, além de recomendações, visando avaliar e melhorar o planejamento e as práticas de pessoal. Deve atuar em nível superior, junto aos empresários e proporcionar a estes uma possibilidade de melhoria nas atividades de suas empresas. É importante destacar que a principal diretriz organizacional é a continuidade operacional. Enfim, a auditoria é função organizacional de revisão e emissão de opinião quanto ao ciclo administrativo (planejamento, execução, controle) em todos os momentos e ambientes de Recursos Humanos. Sua relevância relaciona-se ao fato de a matéria principal ser o elemento humano, propulsor de transformação ou mantenedor de tradições, dependendo da maneira como for orientado. E, como dito, métodos não são determinados de metas, mas sim instrumentos para alcançá-las. XXX

31 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS 1 - ALMEIDA, Marcelo Cavalcante. Auditoria: Um curso moderno e completo. 2º edição, São Paulo: 1985; Ed. Atlas, 2 - AQUINO, Ribeiro Celso de. Administração de Recursos Humanos - Uma Introdução. São Paulo: 1980; Ed. Atlas, 3 - ATTIE, William. Auditoria Interna. São Paulo: 1986; Ed. Atlas, 4 - CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na Empresa. 3º edição. São Paulo: 1997; Ed. Atlas, 5 - GIL, Antônio de Loreiro. Auditoria Operacional e de Gestão: Qualidade da Auditoria. São Paulo: 1992; Ed. Atlas, 6 - SERSON, José. Curso de Auditoria Trabalhista. Ed. Revista dos Tribunais ; XXXI

32 XXXII

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