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1 o InVEnTÁRIO Ind ic e Introdução 3 O que o inventário 5 Porque que necessário o inventário 7 Quando que feito o inventário 10 Como que organizado o inventário 13 Como feito o inventário 25 Como que calculado o valor do stock? 33 Como que pode ser melhorado o inventário? 35 Revisão 39 Exercícios complementares 42 Texto original: Urban Strand Ilustraç6es: Valeria Morra, Daniela Bertino, Centro de Turim da OIT OIT - MATC4 II 1 II 1 II II Il 48384

2 (X)M() 1 S'I1JI)AR - 1» ia c i dados:tment e o 'i&1u lo. - De respostas escritas a todas as perguntas existentes no M6dulo. Isto aju Wi nio s6 na aprend i :mem. mas taiah6m na api icação posterior dos conhec i mentos adqu i ri (los - Depois de. por si ter estudado o M6dulo discuta-o com o seu monitor e com os seus colegas e tome entïio parte nos exerctcios priticos organiza- (los PC'! O SC1l moo i tor O original deste trabalho foi publicado pela OIT, Genebra sob o titulo t'stock-takingt' e reproduzido com autorização. COPYRIGHT c 1979 Organização Internacional do Trabalho Adaptação do texto: Margarida Ferreira e José Tavares Adaptação das iiustraçaes: Anibal Afonso NACC, da Direcção Geral da Coordenação Comercial

3 3 INTRODUÇÃO Era o ltio dia do más. Alguns sácios estavam parados no exterior do seu estabelecimento cooperativos olhando para o familiar cartaz branco com a desenco rajante mensagem pendurada na porta fechada. Pela montra podiam ver que, no inte nor, o pessoal e os membros da direcção estavam muito atarefados, mas o estabele cimento mantinha-se fechado. - Pergunto a mim mesmo o que á que eles estão a fazer lá dentro. Parece mesmo que estão a mudar tudo. - Vejo isso, mas será mesmo necessário manter a loja fechada no ültimo dia do mês? - Bem, suponho que têm de o fazer. Eles estão a verificar se faltam alguns produtos. Isso á importante. Lembrem-se que entrámos com dinheiro para es te estabelecimento. - Talvez tenha razão. Eu não quero perder o meu dinheiro. Mas eles precisam realmente de manter a loja fechada todo o dia apenas para isso? E logo no dia em que recebi o meu ordenado

4 -4 Ao ouvir os s6cios, podemos aprendei várias coisas. Eles não gostam que o seu estabelecimento esteja fechado, especialmente ent dia de pagamento de salários. Nem todos sabem o que o inventário ou porque á que á feito. Nem estão convencidos de que tenha de ser feito tão frequentemente e que leve tanto tempo. Se rã mesmo preciso? respostas Neste M5dulo MATCOM aprenderá algo mais acerca de inventários. Serão dadas s seguintes quest6es: - O que á o inventário? - Porque á que á necessário o inventário? - Quando á que á feito o inventário? - Como á que á organizado o inventário? - Como á feito o inventário? - Como á que á calculado o valor do stock? - Como á que pode ser melhorado o inventário? Por outras palavras. aprenderá a organizar e a levar com exactidão um inventário. a cabo rapidamente e

5 5 O QUE É O INVENTÁRIO? Antes de encomendar os produtos, Lnuen&vuíe. sempre - pelo menos deverá faz -lo. Por exemplo, conta ou calcula o niniero de quilos de açúcar que existe em stock. Não necessário ser exacto. Tudo o que quer saber é... se tem açúcar suficiente ou se deverá encomendar mais algum. Em certa medida, isto uni inventário, mas não do tipo que neste M6dulo ire mos analisar. N6s queremos saber a c-tamenta quanto temos: o nimero preciso de cai xas, a quantidade exacta de açúcar, a quantidade actual de azeite, e assim sucessivaniente para cada artigo. Por isso o inventário envolve ua quantidade de cálcu los, de pesagens e de medições.

6 -6 No inventário não são apenas registadas as quavi-tldade de produtos mas tam bm os respectivos piteço/ anít.nlo. (IUnitáriotl significa um; assim se estivermos a contar pacotes de chá, o preço unitário o preço de um pacote.) Isto porque necessitamos de saber o vao to.tai do stock. Este calculado da seguinte forma: Produto Quantidade x Preço unitário = Valor total Caixas de f6sforos 41 x 3$por pacote = 123$ Açucar 120 kg. x 50$por kg. = 6.000$ Azeite x 110$por $ Total = 9.643$ De que preço estamos a falar? o pite.ço de venda, que utilizamos, o preço cobrado aos consumidores. Não o pnaço de c.wo, que foi pago aos fornecedores. Mais tarde, perceberá a justificação disto, quando aprender porque que necessário o inventário. Durante o inventário são apontados os e.ço4 de venda..) Há tambgm uma razão prática para isto. Qual?. Considera-se que o inventário mostra o vajlo't de venda ac-ae. do stock. Isto o montante de dinheiro que esperamos obter quando os produtos estiverem vendidos. Por isso, será um erro registar produtos deteriorados ao seu preço de venda original. Tais artigos deverão ter um preço reduzido (ou nulo) e ser registados de acor do com o novo valor..) O preço de venda das chávenas de chá de 125$cada. Porque que será incorrecto registar ao respectivo preço de venda original uma chávena de chá sem uma. asa?

7 -7- PORQUE É NECESSÁRIO O INVENTÁRIO? Não á uma tarefa fácil registar as quantidades e os preços de venda de todos os produtos e calcular o valor total do stock. Por isso, antes de começarmos o inventário, descubramos porque á que elo á necessário. 1. Pcvta uvçcwl e attam ajgwi p/wdwto4 No inventário á calculado o valor total do stock do estabelecimento. Este total á comparado com o valor do stock que deueiia existir no estabelecimento(*). Qualquer diminuição chama-se qaebna. Quebra á o termo utilizadp quando faltam pro dutos. Os produtos "desapareceram" do estabelecimento e portanto não foi recebido o correspondente preço de pagamento. Pessoal negligente ou desonesto origina quebras. As quebras constituem um prejuizo para a sociedade cçoperativa e para os respectivos s6 cios. Os "ladrões de estabelecimentos" provocam igualmente quebras, le vando produtos sem os pagar. O inventário permite que sejam avaliadas todas as quebras. Nímeros elevados de quebras são um sinal para o gerente e para a direcção de que alguma coisa está mal no estabelecimento. Eles terão de descobrir o que á, de foiiiia a que possa ser rapidamente remediado. Concordará agora que á necessário o inventário a fim de descobrir quaisquer quebras no estabelecimento (loja e arinazám). (*) Este sistema de controlo exige uma forte disciplina no trabalho - a movimen taçao das mercadorias do armazm para o loja, por exemplo, exige uma guia de transferncía que devera conter para a1m do niimero de unidades, o valor, ao preço de custo e ao preço de venda, das mercadorias transferidas; tambáin as remarcações de preço devero ser devidamente registadas em documento apropria do.

8 -8-2. PcULa ulçccvt houve uni ex çlente ou. uni piteju2zo O estabelecimento conseguiu um exc.edente ou um p'eju.zzo? Esta questão muito importante. Por isso, em muitas sociedades se pede ao gerente ou ao conta bilista que calculem o resultado - excedente ou prejuízo - e o justifiquem num relat6rio mensal direcção. Qualquer deles não poderá fazer os seus cálculos se não souber em quanto durante o ms foi alterado o valor do stoclç. Precisam de conhecer o valor do stock no prindpio e no final do mas. Isto poderá sèr feito também s6 para uma ou duas secç6es desde que a máquina registadora d totais por secção. 3. Pa p)tepcvtcvt o bci.&t viço Segundo a lei, tem de ser preparado no fim de cada ano fiscal um balanço. No balanço tm de ser anotados todos os a'tes do clct4uo. Na sua cooperativa, será provavelmente o stock o elemento mais valioso do activo. Por isso, antes de se preparar o balanço, deve ser realizado um inventário, de forma a que possa ser calculado o valor total do stock. Dissemos na página 6 que durante o inventário utilizamos o pteço de venda.. Isso facilita, porque se parte do princípio que o preço c1e venda está marcado em todos os produtos. (Verifique a sua resposta primeira pergunta da página. 6). Será mais complicado descobrir o pii.eço de e.u.o de todos os produtos.

9 Para calcular as quebita são utilizados os p'ieço de uevida. Infelizmente, precisamos também de saber o valor do stock a o axcadene ou. o p'teju2zo e quando se prepara o BaJLanço p'eço da auo quando se calcula No entanto, a solução mais prática consiste em registar apenas o preço de venda durante o inventário. Como sabemos a margem de comercialização mádia ( a diferença entre os preços de custo e os preços de venda expressa em percentagem) á uma operação simples estimar o valor do stock a preço de custo. Aprenderá mais acerca disto no Mádulo MATCOM ucontrôle de Stocks". O preço de custo poderá tambám ser posteriormente calculado pelos serviços administrativos. Foram descritas trás razães justificativas dos inventários. Escreva-as em baixo. Mas ainda, o inventário propicia-lhe uma boa oportunidade para 4Ltuaç.ão ou. e,óado em qu.a 'e evicorii'ta o eu -toa(z. ííacvt a Ser-lhe-á possível ver: - se existem quaisquer artigos danificados; - se existem alguns artigos de rotação lenta; - se tem um sortido de produtos correcto. O inventário fornece este tipo de informação. Poderá então levar a cabo acçães para remediar quaisquer erros.

10 - lo - QUANDO É FEITO O INVENTARIO? Sabe agora porque que necessário o inventário. Mas moroso, inc6modo e oneroso. Enquanto dura, o estabelecimento pode ter de estar encerrado. Os con sumidores sofrem com isso e podem ir gastar o seu dinheiro a outros estabelecimentos. Perdem-se oportunidades de venda. Pode ser necessário pagar horas extra ordinárias ou mesmo contratar pessoal extra. Assim, estamos de acordo em que ape nas deve ser feito o inventário quando f6r realmente necessário. Quando que o inventário tem de ser feito? Na página anterior, demos três razões justificativas do inventário. Por is so, podemos dizer que ele deverá ser feito: - qu.cuwto aganian exigido; - qac.rzdo for necessário à de terminação do resultado de exploração; - qt.wndo as quebras constituem um problema. CALENDÁRIO PARA 1980 JANEIRO FEVEREIRO MARCO ABRIL O ? P , O O S P S MAIO JUN AGOSTO O li IR F II. 16 li O O F F Ffl29 O SETEMBRO OUTU8RO OVEMBRO DEZEMBRO O F SI ' FF ? O O 4 II lo li lo N O II F Vejamos agora se podemos estabelecer algumas regras práticas: REGRA N9 UM REGRA GERAL, DEVERI SER FEITO UM INVENTÁRIO MENSAL, PELO MENOS A ALGUMAS SECÇOES A razão principal para inventários frequentes controlar as quebras e a sua influência no resultado. Quebras muito elevadas poderão rapidamente arruinar o neg6cio. Isto particularmente verdade se estiverem a ser roubados uma grande quantidade de produtos. Mas os inventários, mesmo que frequentes, não podem evitar os maiores roubos. A melhor forma de os evitar empregar pessoal honesto e capaz. O inventário muito íitil ao mostrar as quebras que a pouco e pouco, podem "comer't o excedente e conduzir mesmo a um prejuízo nas contas finais, se não forem a tempo eliminadas ou atenuadas. Se um estabelecimento tem um nivel de quebras baixo, os inventários mensais poderão revelar quaisquer quebras anormais nes se período. Inventários muito frequentes provocarão entretanto demasiadas interrupçes no trabalho do estabelecimentos

11 São ocasi6es adequadas para o inventário o ultimo dia de cada mas, depois de o estabelecimento encerrar, ou o primeiro dia do mas, antes do estabelecimento abrir. A informação obtida será utilizada para o relat6rio do gerente bem como pa ra controle de quebras. REGRA N9 DOIS: NEM NECESSITA DE SER FEITO MENSALMENTE UM INVENTÁRIO SE NOS QUATRO MESES ANTERIORES AS QUEBRAS TIVEREM SIDO BAIXAS Aquilo a que podemos chamar de "quebras baixas" varia de acordo com as con diç6es locais, a extensão do stock, etc. Mas deverão ser inferiores a 0,5% das ven das. Primeiramente, os intervalos entre dois inventários poderão ser prolongados para dois meses e, em seguida, se tudo continuar bem, para três meses e assim sucessivaniente. O intervalo máximo entre dois inventários deverá ser de seis meses. Se as quebras forem elevadas, deverá ser feito o inventário mais frequentemente. ) Considera que, se tal sistema fr introduzido, o pessoal ficará 1) mais ou 2) menos alertado para as que-. bras? Justifique a sua resposta. Não á necessário fazer um inventário mensal se existirem registos adequados do stock. Esses registos podem fornecer urna imagem relativamente exacta das altera çaes no valor do stock no relatário mensal.

12 REGRA N TRS DEVERÁ SER FEITO O INVENTÁRIO SEMPRE QUE EXISTIR UMA MUDANÇA DE GERENTE O gerente que sai deverá ser considerado responsável pelo stock at que se ja transferido das suas mãos. O novo gerente deverá saber exactamente o que que vai receber. 1.) Ao ser indicado um novo gerente, deverá ser feito um inventário mensal, em particular se os resultados an tenores mostrarem um nível de quebras muito baixo. Quais as razões disto? REGRA N9 QUATRO: DEVERÁ SER FEITO IMEDIATAMENIE UM INVENTÁRIO SE HOUVER UMA RAZÃO ESPECIAL PARA ACREDITAR QUE AS QUEBRAS SÃO ETFVADAS Uma razão dessas poderá ter sido um fogo, que destruiu alguns produtos. Que outras razões poderão determinar a que se faça imediatamente um inventário? J 1 Com que frequência que você Ô faz inventários na sua loja para: Com que frequência que na sua opinião, deuect ser feito? Verificar as quebras descobrir o excedente ou o prejuízo determinar o valor do activo,1

13 COMO É ORGANIZADO O INVENTÁRIO? ENCERRADO PARA INVENTARIO 'Encerrado para inventário", - era o aviso aos consumidores. O seu estabe lecimento, como muitos outros, encer ra no dia do inventário. Será realmen te necessário? Provavelmente não O ueii VLío pode. e.jl ÇeÁio com me.no 'te.qaenela 'k Tente completar a frase seguiríte e regresse depois i pági na 11 para verificar a sua resposta. O inventário nem necessita de ser feito uma vez por más se nos Ciltímos meses as quebras tiverem sido O nu vtin.lo pode. e.'t elto nial dep'teó4cl Se nui estabelecimento cooperativo noiijial o inventário demora um dia intel ro significa que não foi organizado de uma forma eficiente. Deverá ser posstvel completar um inventário num serão, depois do estabelecimento fechado, talvez algumas horas antes do horário habitual. Ou poderá ser feito numa manhã, e a loja reaberta tarde - desde que o inventário esteja bem organizado e preparado.

14 O -Lviu evtáiijo pod e. e't nal p ec o Tem pouco valor um inventário itãpclc se tal significar unia grande quantida de de erros. Suponhanios que alguns produtos de unia prateleira são passados por alto, que são registados 5 kg. de açcicar em vez de 50, e que numeras como 5 e 7 estão mal escritos e são confundidos ao calcular o valor do stock (são erros comuns do pro cesso de inventário) O valor do stock será errado, será apresentado direcção um relatári,o mensal incorrecto, o que poderá determinar um tipo de actuação impráprio. Em que medida será afectado o valor de quebras se duas embalagens de detergente, cada uma contendo 25 pacotes com um preço de venda unitário de l0$,forem esquecidas no inventário? Resposta: O valor das quebras aumentará diminuirá em $ Assim, vejamos como deverá ser organizado o inventário a fim de o tornar, quer apdo quer pite.aso. Me.'t o ectbe.ecrne.to w.ecrdo Na medida do possável, apenas deverão estar em arinazám produtos em cart6es selados, em caixas ou em sacos. Se lá tiverem de ser guardados alguns produtos soltos deverão ser colocados orde nadamente nas prateleiras.

15 Deverão estar escritos em todos os cart6es, caixas ou sacos que ainda não foram abertos a quantidade contida e o preço unitrio. Na área de vendas, os produtos deverão estar sempre expostos em lugares fixos. Evite ter os mesns produtos dispersos por diferentes lugares na loja. Todos os produtos na loja deverão ter os preços marcados. Assegu re-se, se tiver havido qualquer ai teração de preços, de que o stock antigo foi marcado de novo TL. o',

16 - Esta foi uma descrição de como o estabelecimento deverá estar sempre bem arrumado. Pntes de começar o inventário aconselhável dar uma olhadela mais detalhadamente a todos os produtos da loja. Verifique e eventualmente corrija: - se há alguns produtos mal colocados; - se faltam algumas etiquetas de preços; - se alguns preços estão errados. Traga para a frente quaisquer produtos escondidos atrás de outros ou ocul tos em cantos escuros. Organize os produtos de forma a que sejam fáceis de contar. ). Como que o manter o estabelecimento arrumado pode ajudar a tornar mais rápido e preciso o inventário?

17 Taamevio do4 Wtto'5 deé!r_jokclclo Os artigos deteriorados podem diminuir o inventário. Se eles ainda puderem ser vendidos, deverá ser-lhes fixado um novo preço reduzido. Isto deve ser feito antes de os valores serem registados no inventário. Por vezes, apenas um produto de uni lote de artigos está deteriorado mas por razões de segurança todo o lote tem de ser registado artigo a artigo e mesmo nio contado se porventura impr6prio para uso ou consumo. Uma tarefa bastante cansativa e onerosa. se acontece com frequôncia. Ë melhor tentar ueitmo-kio4s u'te, do4 ctgo com dcçel.to autc do iivei-áno. Nesse caso não teremos de os anotar. Tenha por prática vender os arti gos deteriorados a preços reduzidos lo go que descobertos. Deite fora os artigos que estejam estragados ou impr6prios pa'ra serem ven didos. (Ao fazer isto assegure-se que cumpre as normas estabelecidas pela di,- recção). A Empresa de Refrigerantes faz o reembolso pelas bebidas que se estraga ram? Se qualquer fornecedor der reem bolso pelos produtos deteriorados,pro cure fazer com que o retorno e o crdito surjam antes do inventário., Quais dos seus fornecedores aceitam o retorno de produtos deteriorados?.

18 Nwneitctçao dctt. eavte,6. dcó p'aella4 Já viu um exemplo em que duas embalagens de detergentes esquecidas reduziram erradamente o valor do stock em 500$.Quando se tenta trabalhar depressa, bastante fácil cometer este tipo de erro. Eis alguns erros semelhantes que foram descobertos em estabelecimentos cooperativos: Produtos de uma prateleira que foram passados por alto e não contados Produtos guardados numa ga veta do balcão que foram esqueci dos Um stock extra de cigarros e alguns rádios foram guardados num armário, do qual ninguém se lembrou durante o inventário. Para no seu estabelecento evitar tais erros, aconselhamos que ponha um numero em todos os locais onde se encontram produtos; não apenas no armazém e na área de vendas, mas em cada estante, prateleira, gaveta, armário e contentor.

19 Não esqueça as exposiç5es especiais sobre mesas, em cestos, nas montras, etc. Prepare algumas etiquetas simples com numero e coloque-as nos diferentes lugares. Numere os lugares de forma tal que o pessoal que for contar os produtos possa facilmente descobri-los. Comece sempre a numerar po cctvo eóquitdo As prateleiras podem ser assim: upe l Mostre claramente onde começa e acaba cada secção numerada: &1 O nímiero de uma secção marcado onde ela começa e continua at haver outra etiqueta numerada. Eis alguns exemplos mais de numeração:

20 o o 54 ' \ / Armazém 6 10 Exposições de montras O inventário deverá pois ser organizado de tal forma que você esteja certo que nenhuma das secçaes numeradas á esquecida. Nem que nenhuma secção seja caber ta duas vezes. Mais tarde voltaremos a isto, mas antes, uni pequeno exercicio. Como sugere que seja feita a numeração da área de vendas na gravura abaixo? Pode utilizar uni lápis e escrever directamente os nmeros na gravura. ÁTtOS )C %tgin OM'P* DL

21 SeJ.e.cção e. oianlzaço do ínaadcnei Quem que faz o inventário? Claro due estão presentes o e os empn.e.jado4. Os membros da clíitecçao ajudam, por duas raz6es: em primeiro lugar para auxiliar o pessoal, depois para verificar se os registos são feitos correctamente. Pela mesma razão, está s'vezes presente um nconcjzáo cldmkvlt'lc'tlvo da coo pvtwt.lva.. Como que organizairios estas pessoas para tornar o inventário rápido e preciso? Vejamos como isso tem de ser feito. Há três tarefas principais: Conctk, peócvl e. me.cwt. os pkodll- Esta tarefa será melhor por quem conhece os produtos e feita está habituado a manuseá-los. Re.gL-tWt c quantídade e. o p/teçoi LLrtJLo6. Esta tarefa requere pessoas que consigam escrever nimeros da ros e os saibam colocar ordenadamente. VenLewt 4e. vim1e.ko4 co/i)tecto4. o'tam Pctnçado4 A verificação pode ser feita pelas pessoas que estão a registar. muito importante verificar se as quantidades e os pre ços registados são os correctos. F esta uma tarefa adequada aos membros da direcção ou funcioná rio administrativo.

22 Quem que você sugere que fizesse: a contagem? o registo? 1. Pode descobrir alguma razão pela qual os membros da direcção, e não o pessoal, devam ser responsáveis pela verificação (Eis uma achega: corno que será t'usado"o valor do stock?) Está de acordo que os empregados façam as contagens, as medidas, etc.? Os membros da direcção deverão fazer o registo porque podem verificar se são registados os valores correctos. Por isso, os participantes são organizados em grupos, cada um deles compos to por: - um empregado fazendo a contagem e - um membro da direcção fazendo o registo e verificando. O gerente estará provave]iiiente muito ocupado organizando e supervisionando todo o inventário não podendo ele pr6prio contar ou registar (a menos que um director ou o funcionário administrativo se encarreguem da organização e da supervisão).

23 Cada grupo está encarregue de uma parte diferente do estabelecimento. Deve ser-lhes dito por que parte das estantes numeradas, etc. são responsáveis. IL -j Por exemplo, na planta acima a loja foi dividida em quatro partes e existem quatro grupos, cada um tomando uma parte a seu cuidado. Ao grupo A foi confiado o armazém, com as secçaes 1 a 12. Ao grupo B foram confiadas as estantes atrás da arca frigorfica, com as secçaes 13 a 28. Ao grupo C foram confiadas as estantes do lado de lá da arca incluindo a que está colocada entre os dois conjuntos (secç6es 29 a 41). Ao grupo D foram confiadas a arca frigorfica, as exposições especiais e as montras (secç6es 42 a 52).

24 Será melhor se cada grupo terminar o seu trabalho mais ou menos ao mesmo tempo. Isto dificil de conseguir porque algumas pessoas trabalham mais depressa do que outras e porque alguns produtos demoram mais tempo a contar ou a medir. Acerca das demoras, aprenderá pela experiência. E poderá então mudar algumas estantes da lista do grupo lento para a lista de um grupo mais rápido. Desta forma, melhorará a organização. AILtg o, de e,ó e equjpameq O inventário não necessita de muito material de escrit6rio, mas assegure- -se de que ele existe. Para cada grupo são precisos canetas e impressos de inventário (que deverão estar numerados). Assegure-se igualmente que o equipamento de pesar e de medir está em boas condiç6es de funcionamento. IvuLço. e Lno/w1cLçoeÀ pcvta. 04 uevcvcldoe2 At agora estivgmos a falar acerca de corno organizar o trabalho e distribuir as funções. Quase nos esqueciamos de algo importante: - informaç6es e instruçaes. Não suficiente que o gerente saiba organizar, ele tem de informar todos, de forma a que todos saibam o qe se previ que façam e como se previ que o façam.

25 COMO É FEITO O INVENTARIO? Recordando tudo o que at aqui dissemos, quantidade de trabalho para ser feito antes do fizer, o pr6prio inventário será mais fácil. O impressos de inventário estão distribuídos aos poderá constatar que existe uma inventário. 1 verdade, mas se o estbelecimento está encerrado,os grupos. Estamos prontos para come çar. O t'lctba2ho d contagem Acompanhemos um grupo e vejamo-lo a trabalhar, por exemplo aquele a quem Lo ram dadas as secç6es 13 a 28. Admitamos que começam pelo nimero mais baixo, que a prateleira n9 13. Observemos em primeiro lugar o João. Está a contar. O João começa pelo que está mais distante esquerda daquela prateleira: De tergente "Sol", tamanho grande. L o nome para a Sara, que está a fazer o registo. Ele refere também o preço unitário, que de 22$50. Enquanto a Sara está a escrever, o João conta os pacotes. Se necessário, retira-os da prateleira para ver se não há nada escondido atrás deles. 'PIá 7 pacotes", diz. Em seguida, pros segue da mesma forma com o artigo seguinte: - "Detergente "Sol", tamanho pequeno, preço 17$20; existem nove pacotes."

26 Ele continua assim, anotando cada tipo de artigo segundo a ordem por que estã colocado, trabalhando dc'. eóqllldc'. pwtct a. cwtelta.. Tem muito cuidado em avan çar neste sentido na prateleira, pois de outra forma seria fãcil que alguns produtos fossem esquecidos. Quando termina a prateleira niiinero 13, começa com a n- mero 14 e assim sucessivamente at numero 28, que a ultima da sua secção. Quando ele chega a um artigo vendido a peso, terã de o pesar, a menos que tenha sido pr-emba1ado em sacos de uma dada quantidade. Outros produtos que sejam vendidos a metro ou a litro, se as quantidades não forem conhecidas, terão de ser medidos. Enquanto João está a contar as unidades de sabonete Bux", descobre mais sabonetes da mesma marca numa exposição especial. Primeiramente pensou contar todos os sabonetes conjuntamente, embora estivessem em lugares diferentes. Depois lembrou-se que lhe tinha di to que o não fizesse. Qual teria sido o perigo se ele tivesse contado conjuntamente todos os sabonetes? _! -. I _J _-=;_ jl4

27 O tjtabcho da itaqío Vejamos agora o trabalho cia Sara. Ela está a utilizar um impresso de inventário para registar as informações que o João lhe fornece. FOLHA 1)E INV1NTÂRIO N /2 Loja Data.. Secção Artigo Quant. Preço Unitario Valor total M 9 /7. 7 /0 /4.70 -, /, -_-J---, r As folhas de inventário foram numeradas pelo gerente antes de a Sara as rece ber. Ela acrescenta o nímero da loja e a data. Na primeira coluna escreve o numero da prateleira, de forma a que seja fácil descobrir onde se encontram os produtos no estabelecimento. Não á necessário repetir este niiiimero para cada artigo da mesma prateleira. Em seguida escreve o nome do artigo. Se existir mais do que um tipo ou medida, isso tem de ser mencionado de forma a que os produtos não fiquem misturados.por isso, escreve, não apenas udetergente?i, mas tambám htsol? e t1grand&'. O João diz-lhe o nome do artigo e o preço unitário. Antes de escrever o preço, Sara repete-o de forma a que João possa ouvir se foi bem compreendido. - ttdetergente liquido TFan", preço 14$70!! diz ele. - "l470, responde ela.

28 - 28 Enquanto Sara esta a escrever João conta. Em seguida diz: T garrafas." E de novo ela repete: - "10 garrafas." Sara anota no impresso a quantidade na coluna certa. (Quant.) Deixa a to o calculo. 1tima coluna do valor total para o gerente completar depois de Lei - "P6 de lipeza "Ama". 13$l0' diz o João. - "l3l0" responde a Sara, mas escreve 1,30. V6 imediatamente o seu erro. Como 6 que pode ser corrigido? Primeiramente, ela pensa alterar os niimeros, mas lembra-se então que isso não 6 permitido. Em vez disso, passa um traço sobre o registo errado e escreve em baixo o correcto. /1/ /3, /2 Certifica depois a correcção rubricando margem. Porque 6 que acha que não 6 permitido fazer correcç6es de uma forma qualquer?

29 O jtaba,e.ho de eílcctçao Terá pouca utilidade o inventário se forem registados valores errados, par ticularmente quando estão envolvidas grandes somas. Por isso, obrigação dos mem bros da Direcção vérificar se não há erros. A Sara membro da direcção. Enquanto está a registar, dá também uma olhade la para o que o João está a fazer. Verifica se ele não esquece quaisquer produtos ou se as quantidades que lhe indica parecem correctas. Sempre que considere que a quantidade está incorrecta, pede-lhe que volte a contar, ou então verifica contan do ela mesma. Mas, a própria Sara como evidente pode também cometer erros ao registar. Sem devida que isso pode acontecer. Por isso, ao calcular os valores totais, o ge rente verifica se os preços e as quantidades são realistas. Se o não forem, verifica o artigo em questão para ver em que medida o régisto está ou não correcto.se f6r então encontrado um erro, a correcção deverá ser certificada por um membro da direcção. Finalmente, poderá ser dada a função especial de verificar os registos a um funcionário administrativo ou a outro membro da direcção. Claro que isto não significa que sejam verificadas todas as rubricas; apenas algumas delas são seleccionadas e feita uma verificação especial para ver se foram registadas correctamente. Os artigos mais caros do estabelecimento são verificados desta forma com mais frequência do que os outros. Porque que tão iiiiportante o registo dos artigos mais caros?

30 Sctco e. ua4lekame com de.vo!ução Se os consumidores pagarem os sacos de papel e de plástico, estes artigos deverão ser contados e registados no inventário. As garrafas, as caixas e os ces tos em relação aos quais foi pago uni dep6sito são tratados da mesma maneira, quer estejam cheios quer vazios. aconselhável verificar se, durante o inventário, estes artigos foram re gistados. Se tiverem sido esquecidos, o valor total do stock estará errado e valor de quebras será muito elevado. o Aó Lnias e.ntega6 Ao ser completado o inventário, o valor actual do stock será comparado com o valor existente nas fichas de Contr6le de Stocks. Por tal motivo, estas fichas deverão ser mantidas em dia. Deve ser tomado um cuidado particular para assegurar que todos os produtos entregues no estabelecimento imediatamente antes do inventá rio foram includos no registo. d Se forem entregues produtos enquanto se está a fazer o inventário, não lhes entrada nas fichas e nos impressos de inventário.

31 FLnaLízctçao do Lnu evi»'l-lo Quando estiverem terminadas a contagem, o registo e a verificação, os membros da direcção assinam os respectivos impressos de inventário para certificar que tais registos estão finalizados. Contado por Registado por Calculado por Em seguida os impressos são passados ao gerente (ou a outro funcionário) para fazer os cálculos. Este.trabalho deverá esperar at ao dia seguinte. Depois de uma pausa, será menos provável que o gerente cometa erros. De qualquer modo, há uma coisa que não pode esperar - o gerente tem de verificar se não faltam iinpressos. Recorde-se que as folhas de inventário devem estar numeradas. O gerente guardou um registo dos impressos dados a cada grupo: Grupo A: 1-5, Grupo C: Grupo B: 6-10, 31 Grupo D: Ele pe agora os impressos em ordem e descobre que falta o ngmero 16. Foi dado ao grupo C, e pede-lhes que o procurem. Cá está ele Esquecido numa prateleira. Por fim, todos os impressos estão na sua ordem e o inventário está concludo ( O que acha que teria acontecido se ningun1 tivesse verificado que faltava um impresso?

32 Nas paginas 13 a 24 fa1nios acerca da organização do inventário. ConcluTmos dizendo que muito importante que sejam dados ao pessoal no.'tniaçoje a acerca do trabalho a fazer. Agora, que j estudou quer a organização quer o efectivo tra balho envolvido no inventário, tente listarem baixo todas as coisas importantes que devem ser recordadas pelas pessoas que em principio o auxiliam no inventário do seu pr6prio estabelecimento.

33 coo É CALCULADO O VALOR DO STOCK? No dia seguinte o gerente (ou o secretário) calcula os valores totais venda dos produtos de cada impresso de inventário. de FOLHA DE INVENTÁRIO 12 Loja Data 3/tO//979 Secção n9 Artigo Quant. Pre;o Unitario Valor Total / /57 fo ' /7.20 h4_ 44 /0 /4.7o 6 /3. 'I'' 43&/ /2!f 9i "í#/' Total geral ti lo Contado por Regisado por Calculado por../... 1 Normalmente, Pode ver que calculou o valor total do primeiro artigo: 7 x 22$50 = 157$50 em cada impresso existem mais artigos, mas este pequeno impresso funcionará como exemj?lo. Faça os outros cálculos e acrescente na coluna do Valor Total os valores. Se os fez correctamente, obterá como valor total de vendas 1462$00 dos produtos do impresso n9 12. J

34 Pode ver que calcular os valores de cada impresso uma tarefa difi:cil quan do existem muitos artigos num estabelecimento. Existe seiiipre o perigo de cometer erros. aconselhável utilizar uma máquina de calcular e verificar cuidadosamente os cálculos. Para obter o total geral ao preço de venda do stock do estabelecimento há ainda outra coisa a fazer. Tem de ser listado e somado o valor total dos produtos listados em cada impresso de inventário. dado em baixo um exemplo disto: Totais de Impresso n9 Valor total $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $70 Total $30 Aqui tem, o valor total ao preço de veida do stock : $Q

35 - COMO PODE SER MELHORADO O INVENTARIO? Vimos como organizar e levar a cabo o inventário. Sabemos agora como o orga nizar correctamente a fim de que seja rápido e preciso. Mas podem ser feitos outros melhoramentos a fim de obter maior velocidade e precisão. Se forem feitas mais coisas antecipadamente, a loja não precisa de estar tanto tempo fechada. E se os preparativos forem feitos com o devido cuidado, haverá menos riscos de cometer eros. Tentaremos demonstrar como podem ser feitos outros preparativos antes do in ventário. E4tka O Já referimos que os artigos deteriorados devem ser idendificados antes do inventário. Os artigos que tm defeito devem ser registados artigo a artigo, já que provavelmente terão preços diferentes. Se, apesa dos seus esforços houver no dia anterior ao do inven tário artigos deteriorados no esta belecimento, poderão ser antecipadamente registados. Mas deverão en tão ser postos de parte, por exemplo dentro de uma caixa, que deve estar assinalada ttjá listados para inventáriot?. Depois disso, ninguém deverá ser autorizado a tocar-lhes at es tar terminado o inventário. Eles serão então desembrulhados e vendidos a preço reduzido o mais rapidamente possível.

36 MLot que. deópedlçam tempo" Tem em stock alguns artigos que demorem muito tempo a contar porque são pequenos e numerosos? Parafusos, por exemplo, que são vendidos em pequenas quantidades. Para poupar tempo durante o inventário, tais artigos poderão ser contados um ou dois dias antes. As quantidades são anotadas em cartões que são colocados com os produtos. Se forem vendidos entretanto alguns, as quantidades serão correspondentemente reduzidas. Durante o inventário, as quantidades remanescentes exibidas nos cartões são registadas sem que estes artigos tenham de ser contados outra vez. As tóna n-tjtega Se forem recebidos produtos pouco tempo antes do inventário, será melhor não desfazer as embalagens de armazém. Isto poupará tempo pois não há necessidade de os contar, já que podem ser registadas nos impressos de inventário as quan tidades fixadas nos cart6es, caixas e sacos. Mas não faça sofrer o consumidor. Deverá ser aberta uma nova caixa se f6r a inica forma de dar aos consumidores o que eles pretendem. o c)unctzejn Veja cuidadosamente o armazém um dia antes do inventário. Há alguma coisa que seja necessária retirar antes de o inventário estar concluído? Se não houver, poderá ser possivel fechar o arniazm, ou parte dele, at depois do inventário. Se far este o caso, o inventário poderá começar por at, enquanto o estabe lecimento pennanece aberto. Pode ser que esta parte possa mesmo ser completada antes do inventário começar nos outros lados.

37 Rag-5 to' akltaclpadoji Veja de novo o impresso de inventário na pagina 27. í 1 Que. colunas poderão ser anotadas antecipadamente? De facto, todas às coisas, excepto as quantidades e os valores totais poderão ser anotadas antecipadamente. Isto significa que algum poderá fazer estes lançamentos uns dias antes do inventário, se puder ser dispensado das suas tarefas normais. Claro que os outros preparativos referidos nas páginas 11 a 16 deve rão ser feitos antecipadamente. Os lançamentos nos impressos serão feitos da mesma forma descrita para os registos durante o inventário, mas as quantidades são omitidas. Nesta fase não tem de ser feita.qualquer contagem e assim para esta tarefa não são necessários grupos. Uma pessoa a trabalhar sozinha pode preparar desta maneira os impressos para o inventário. Na altura em que a loja f6r fechada, pronta para o inventário, os ijltpressos já terão este aspecto: J Loja FOLHA DE INVENTÁRIO N9 12. Data Secção n9 Artigo Quant. Preso Unitario Valor Total / /4l77

38 Depois de preparados os impressos desta forma, importa não alterar as exposiçes ou os preços. Isto confundirá os grupos que fazem a contagem e o registo das quantidades. Eles tm de ser capazes de descobrir facilmente os artigos quando completam o impresso de inventário preenchendo a coluna das Quantidades. FOlIA DE INVENTÁRIO N9 Loja Data... Secção» Artigo Quont. Preço Unitário / r " / /i. 7& Valor Total '4 1. Em que medida este método de registo antecipado o poderá ajudar a obter um inventário mais rápido e mais preciso?

39 "REVISÃO" Para provar a si mesmo que compreendeu completamente este M6dulo, devera agora resolver as seguintes questaes. Marque em cada uma aquela que pensar ser a resposta certa.a primeira questão esta respondida a titulo exemplificativo. Se tiver problemas com uma questão especifica, volte atrás e leia de novo o capitulo correspondente. Mais tarde,o seu monitor verificara as suas respostas. 1. O objectivo principal do inventrio : a. limpar o estabelecimento; -b. descobrir produtos deteriorados; saber o valor total do stock. 2. necessãrio o inventário para: determinar as quebras; manter o pessoal ocupado; aumentar as vendas. 3. Os preços que durante o inventrio mais pr1tico registar são: os preços de custo; os preços de venda; os preços de custo e de venda. 4. Os preços de custo não são registados porque: o valor do stock a preço de custo não necessário; os preços de custo são secretos; o valor do stock a preços de custo pode ser calculado de outra forma. 5. Se existirem grandes quebras, recomendado um inventário: diário; semanal; mensal; 6. deverá ser organizado um inventário extraordinário quando: são entregues produtos no estabelecimento; entra um novo gerente; eleita uma nova direcção.

40 mais fácil de fazer o registo dos preços unitários quando: todos os grupos de inventariadores tm uni preçário; todos os produtos tm preços marcados; o gerente está, ele proprio, a fazer o registo. 8. Os produtos no armazém deverão estar preferentemente: guardados em embalagens de armazém seladas; guardados em embalagens de armazém abertas; desempacotados e colocados em.prateleiras. 9. Os produtos deteriorados deverão ser registados: de acordo com os seus preços normais de venda; a preços reduzidos, de acordo com a deterioração; com nenhum valor. 10. A numeração das prateleiras pode auxiliar: a facilitar a descoberta dos artigos durante o inventário; a manter uma boa ordem no estabelecimento durante o inventário; a evitar que durante o inventário alguns produtos sejam esquecidos. 11. Deverá ser dada numeração a: apenas estantes; apenas estantes e prateleiras; todos os espaços onde estejam produtos. 12. Os registos deverão ser anotados: num bloco-notas barato; num livro encadernado; em impressos especiais de inventario numerados. 13. Quem deverá verificar se os registos estão correctos? os s6cios; a direcção; os empregados; 14. A contagem e os registos dos produtos a que sejam tratatos separadamente a que os produtos sejam contados e estão colocados; a que os produtos do armazem sejam da área de vendas. deverão ser feitos de forma: todos os artigos caros; registados na ordem pela qual adicionados aos mesmos produtos

41 "Durante o inventário deverão ser registadas as embalagens"." Esta afirmação á: a. incorrecta; h. cotrecta; c. incorrecta apenas se tiverem sido pagos dep6sitos. 16. Os cãlculos do valor do stock deverão ser feitos ao mesmo teilipo que o registo das quantidades e dos preços; tâm de ser feitos logo que teiiiiine a actividade de registo; deverão esperar atá ao dia seguinte. 17. Qual das seguintes coisas poderá ser registada antecipadamente? Nomes dos artigos e quantidades. Nomes dos artigos e preços unitãrios. Nomes dos artigos, quantidades e preços unitários.

42 EXERCtCIOS COMPLEMENTARES Para completar os seus estudos nesta matria, deverá tomar parte nalguns dos seguintes exercicios, que serão organizados pelo seu monitor. TJLcLbaJLho4S ptle.os de. g &ttpo 1. O/LgcuMi:cLção e..&e.cu!zação de. wii Le.2Ln_ío Será dada ao grupo a tarefa de organizar um inventário num estabelecimento seleccionado. O trabalho deverá ser feito de acordo com o seguin te plano: Fazer uma lista de todos os preparativos que devem ser feitos no estabelecimento antes do inventário (ver as páginas 13 a 24). Visitar numa tarde o estabelecimento e realizàr todos os preparativos. Voltar ao estahelecirnentq numa das tardes seguintes e fazer o inventário (ver páginas 25 a" 32) d) Completar os impressos de inventário no dia seguinte. O 5 Cu ss 5 (hj ILL.L 2. Vact:cLçãc do tabcalhc de. Jue.i'iJo Analise, nas discussdes de grupo, o inventário que completou. Identiíique todos os pontos fracos do processo de trabalho. Faça um relat6rio dc grupo acerca das suas experiências e sugira quaisquer melhorias que tornem o prxiino inventário no estabelecimento mais rápido e mais preci- 50.

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