GESTÃO DE ESTOQUES Volume 5

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1 GESTÃO DE ESTOQUES Volume 5 INVENTÁRIO 1

2 GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS Antonio Augusto Junho Anastasia Governador do Estado de Minas Gerais Renata Maria Paes de Vilhena Secretária de Estado de Planejamento e Gestão Paulo Sérgio Martins Alves Secretário Adjunto André Abreu Reis Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Qualidade do Gasto Ana Luiza Camargo Hirle Diretora da Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio Marcos Eduardo Silva Soares Diretor da Diretoria Central de Administração Logística Coordenação Virgínia Bracarense Lopes Elaboração Cleidiane Figueiredo da Silva Michele Mie Rocha Kinoshita 26 de Agosto de 2011 Versão 1 2

3 ÍNDICE O QUE É INVENTÁRIO?... 4 QUAL A IMPORTÂNCIA E O OBJETIVO DO INVENTÁRIO?... 4 O QUE É ACURÁCIA?... 5 QUAIS SÃO AS MODALIDADES DE INVENTÁRIO, DE ACORDO COM O DECRETO Nº , DE 11 DE DEZEMBRO DE 2009?... 6 INVENTÁRIO ANUAL... 7 O QUE É INVENTÁRIO CÍCLICO? SEPLAG RECOMENDA FIQUE ATENTO! SIGA O CAMINHO CERTO! Você sabe o que é inventário? Você sabe qual a importância e o objetivo do inventário? Você sabe o que é o inventário cíclico e sua importância para o controle dos estoques? Você sabe como realizar o inventário cíclico? 3

4 Esta cartilha tem como objetivo apresentar o que é o inventário, qual a sua importância, além de evidenciar os procedimentos e critérios a serem utilizados em sua realização pelas unidades de almoxarifado. O que é inventário? O inventário consiste em um conjunto de ações pré-definidas de controle dos materiais de consumo em almoxarifado e dos ativos permanentes em uso ou estocados. Para o trabalho da equipe do almoxarifado, não será abordado nesta cartilha o controle dos ativos permanentes em uso no órgão/entidade, uma vez que esse é realizado com o inventário anual a ser executado por uma comissão designada pelo dirigente máximo. Qual a importância e o objetivo do inventário? A realização do inventário tem como objetivo verificar, quantitativa e qualitativamente, os materiais pertencentes ao ativo permanente, em uso ou estocados, e os materiais de consumo em almoxarifado. O controle quantitativo busca confrontar os valores constantes no almoxarifado, verificados por meio de contagem, com os dados registrados nos sistemas utilizados no Estado. Já o controle qualitativo visa averiguar a condição dos itens estocados, como por exemplo, se estão dentro do prazo de validade, para que medidas sejam tomadas caso o prazo esteja próximo do vencimento. Tais medidas serão abordadas na cartilha 6 (Análise de Obsolescência). 4

5 Além disso, essa conferência dos estoques armazenados no almoxarifado permite uma gestão mais eficiente dos recursos, uma vez que é possível planejar, de forma mais adequada, as compras a serem realizadas para reposição dos itens; controlar o nível dos estoques para atendimento das solicitações das unidades administrativas; definir periodicidade para reposição de acordo com as saídas dos materiais; dentre outros, com base nos dados obtidos no inventário. O que é acurácia? A acurácia de estoques consiste em averiguar a diferença entre os valores físicos obtidos com a contagem in loco dos itens e os dos registros do sistema, no caso o Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços (SIAD). Ela pode ser calculada com a seguinte fórmula, gerando um índice: ACURÁCIA = Registros Corretos x 100 Registros Contados, onde: Registros Corretos consiste no número de itens cujo estoque real contado foi igual ao número de itens registrados no SIAD; e, Registros Contados consiste no número de itens registrados no SIAD. O índice de acurácia de 100% representa o ideal. 5

6 Quais são as modalidades de inventário, de acordo com o Decreto nº , de 11 de dezembro de 2009? O Decreto nº /09 regulamenta a gestão de material, no âmbito da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo. Essa norma apresenta, no artigo 51, 1º, as seguintes modalidades de inventário: Inventário Anual: realizado no encerramento do exercício, visa comprovar a quantidade e o valor dos materiais do acervo do órgão/entidade; Inventário Inicial: realizado quando é criada uma unidade gestora de material no SIAD; Inventário de Transferência de Responsabilidade: realizado quando o responsável pela guarda e pela conservação dos materiais é substituído; Inventário de Extinção ou Transformação: realizado quando a unidade gestora de material é extinta ou transformada; Inventário eventual: realizado a qualquer tempo, por iniciativa da autoridade competente. Também denominado inventário cíclico. Serão destacados, a seguir, os inventários anual e eventual. O primeiro trata-se de um processo comum e obrigatório a todos os órgãos/entidades, enquanto o segundo trata-se de uma recomendação da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG), para que as equipes dos almoxarifados adotem o inventário cíclico com o objetivo de aumentar a acuracidade dos estoques com revisões constantes e com maior controle das distorções verificadas. 6

7 Inventário Anual Esse inventário tem como objetivo realizar o levantamento completo dos materiais, de consumo e permanente, em almoxarifado ou em outras unidades similares, bem como dos bens patrimoniais em uso, cedidos e/ou recebidos em cessão. Esse levantamento é efetuado por comissão designada pelos dirigentes máximos dos órgãos e entidades em período determinado em regulamento específico para a realização do encerramento do exercício, com vistas a comprovar a quantidade e o valor dos materiais do acervo do órgão/entidade. ATENÇÃO! A comissão de inventário designada para inventariar os almoxarifados deve ser composta por servidores diferentes daqueles que trabalham no almoxarifado. O Decreto de encerramento do exercício financeiro do ano corrente estabelece, ainda, os prazos e critérios para constituição das comissões, para apresentação de relatórios pela comissão e para apresentação do relatório conclusivo com saldos finais em 31 de dezembro do ano corrente, bem como para os ajustes necessários mediante autorização. Sendo assim, o inventário anual irá confrontar os dados reais obtidos no levantamento com as informações constantes nos sistemas institucionais que controlam as movimentações dos materiais. Como realizar o inventário anual, conforme Decreto nº /09? As etapas para realização do inventário anual pela comissão na unidade de almoxarifado são: 7

8 1. Extração de relatório do sistema corporativo (SIAD), contendo a listagem dos materiais e suas quantidades; 2. Levantamento e contagem dos materiais de consumo e permanente em estoque; 3. Registro das características e das quantidades obtidas na etapa anterior; 4. Comparação entre o estoque real e o relatório extraído do sistema; 5. Recontagem de itens que apresentarem divergências entre a contagem do estoque real e a informação do sistema; 6. No caso de material permanente, verificação com o responsável a respeito da localização do bem; 7. Consolidação das informações; 8. Transcrição do valor contábil dos materiais registrados, quando couber; e, 9. Emissão, quando necessário, de nova carga patrimonial, colhendo assinatura do responsável pela unidade de patrimônio. É nesse momento que, havendo necessidade, ocorrem os ajustes. As comissões, após seguirem as etapas determinadas acima, deverão apresentar os relatórios com a apuração prévia dos saldos na data-base definida no Decreto de encerramento do exercício e com as seguintes informações: 1. Procedimento utilizado; 2. Relação dos materiais inventariados, agrupados de acordo com as categorias patrimoniais constantes no Plano de Contas Único do Estado, detalhada em nível de elemento e item de despesa conforme Classificador Orçamentário; 8

9 3. Ocorrências e divergências verificadas na realização do inventário, devidamente registradas e detalhadas; e, 4. Providências adotadas para sanar as pendências encontradas e resultados efetivados. Inventário Anual e o Coletor de dados A SEPLAG desenvolveu um projeto para implantação do processo de inventário de material permanente no SIAD por meio do coletor de dados com leitor de código de barras. Trata-se de um processo de automação do inventário de material permanente, no qual o servidor ou a comissão inventariante passa a dispor de um coletor de dados capaz de conferir o número de patrimônio através do seu código de barras, impresso na plaqueta patrimonial. Com isso, a principal mudança no processo de inventário é a desnecessidade de impressão da lista de material permanente a ser conferida manualmente e, consequentemente, a eliminação da difícil busca visual para cada número de patrimônio, tornando o processo de inventário mais ágil e preciso. ATENÇÃO! A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG) divulgará em seu sítio eletrônico a relação de unidades dos órgãos/ entidades que obrigatoriamente deverão ser inventariadas por meio do coletor de dados para fins de apuração da nota no Acordo de Resultados Esse indicador não será avaliado para órgãos e entidades cujo somatório do material permanente que compõe o seu patrimônio seja igual ou inferior a (mil) unidades. 9

10 O que é inventário cíclico? O inventário cíclico é um tipo de inventário eventual que a SEPLAG recomenda ser adotado pelas equipes dos almoxarifados do Estado para aumentar a acuracidade dos estoques por meio de revisões periódicas. Alguns critérios devem ser levados em consideração para efetuar esse tipo de inventário, sendo eles: 1. Classificação dos itens, de acordo com a ferramenta curva ABC A classificação dos itens segundo a curva ABC visa definir quais materiais são mais importantes segundo a ótica do valor e da quantidade para o órgão/entidade. Dessa forma, determinam-se quais itens devem ter atenção e controle redobrados pela equipe do almoxarifado, uma vez que essa classificação determina o grau de prioridade dos materiais. ATENÇÃO! - Classe A: principais itens em estoque, tendo prioridade alta de controle, em que 20% da quantidade de itens correspondem a 80% do valor total do estoque; - Classe B: itens considerados de prioridade média de controle e economicamente importantes, em que 30% da quantidade de itens correspondem a 15% do valor total do estoque; - Classe C: itens classificados como de prioridade baixa de controle, em que 50% da quantidade de itens correspondem a 5% do valor total do estoque. 10

11 2. Frequência de contagem de cada item Uma vez definida a classificação ABC, recomenda-se a seguinte freqüência de contagem: Itens A: devem ser contados 12 (doze) vezes ao ano; Itens B: devem ser contados 06 (seis) vezes ao ano; e, Itens C: devem ser contados 02 (duas) vezes ao ano. A figura 1 exemplifica uma forma de se planejar e de controlar os itens contados. 3. Seleção dos itens a serem contados A seleção dos itens a serem contados deve ser feita aleatoriamente, cabendo à equipe do almoxarifado, atentar-se para que não seja feita contagem do item selecionado mais vezes do que o recomendado. 11

12 Figura 1: exemplo de controle de itens a serem contados durante o ano A freqüência de contagem deve ser diária para que se consiga acompanhar adequadamente a movimentação do estoque. No entanto, cabe destacar que, caso não haja disponibilidade pela equipe do almoxarifado, a freqüência das contagens pode ser reduzida para se adequar as recomendações às limitações do almoxarifado. Como realizar o inventário cíclico? O inventário cíclico deve ser realizado conforme os seguintes passos: 1. Selecionar itens a serem contados, conforme classificação da curva ABC; 12

13 2. Separar os itens que serão contados; 3. Realizar a contagem cega dos itens separados; 4. Anotar o resultado da contagem cega em formulário (sugestão abaixo); FORMULÁRIO DE DOCUMENTAÇÃO DO INVENTÁRIO CÍCLICO Data Código do Item Classificação ABC Periodicidade da contagem Quantidade contagem "cega" Figura 2: exemplo de formulário de documentação do inventário cíclico 5. Após conferir todos os itens definidos para o dia, confrontar os resultados com os dados constantes no SIAD em formulário próprio (sugestão abaixo); Figura 3: Exemplo de formulário de documentação do inventário mensal 13

14 6. Caso os valores encontrados não estejam de acordo com os saldos do SIAD, outro funcionário ou outra equipe deverá fazer nova contagem para avaliar as divergências; 7. Se as divergências persistirem, devem-se registrar as causas, quando forem identificadas; 8. Efetuar os ajustes no SIAD, quando for o caso. Com o inventário cíclico, as contagens são efetuadas com maior freqüência. Com esse controle constante da movimentação e da estocagem dos materiais, é possível analisar as causas dos ajustes efetuados no SIAD e garantir a qualidade dos dados gerados com esse monitoramento. SEPLAG recomenda que os órgãos/entidades passem a utilizar o coletor de dados para efetuar o inventário dos seus materiais permanentes. A adoção dessa tecnologia facilitará os procedimentos atualmente utilizados, uma vez que se reduzirá o tempo gasto pela comissão e economizará recursos por não haver necessidade de imprimir lista de todos os materiais. Fique Atento! A realização de inventários tanto anuais quanto eventuais pode garantir uma boa análise da obsolescência (informação sobre o nível de utilização dos itens) dos materiais com o acompanhamento de movimentação e de prazo de validade dos itens. 14

15 As recomendações da SEPLAG sobre a análise de obsolescência estão presentes na cartilha 6. Adote as sugestões e contribua para geração de informações mais consistentes e melhor aplicação dos recursos! Todas as cartilhas, elaboradas pela equipe da SEPLAG, estão disponíveis no site da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão ( no caminho: GOVERNO > GESTÃO LOGÍSTICA > GESTÃO DE ESTOQUES. Siga o caminho certo! As cartilhas elaboradas pela equipe da SEPLAG possuem orientações e recomendações de como realizar os procedimentos de (1) agendamento de recebimento e de expedições, (2) de recebimento, (3) de armazenagem, (4) de carregamento/expedição, (5) de inventário e (6) de análise de obsolescência pelas equipes dos almoxarifados do Estado. Contribua com o desenvolvimento de boas práticas de gestão dos estoques do Governo de Minas e com a aplicação eficiente dos recursos públicos! Aprimore as atividades da equipe do seu almoxarifado adotando as orientações das cartilhas! 15