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1 PROJETO BÁSICO GESTÃO DE CONTEÚDO, GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS, SUSTENTAÇÃO DA UNIDADEDE DE GESTÃO DE PROCESSOS, AUTOMAÇÃO DOS PROCESSOS, CAPACITAÇÃO, FORNECIMENTO DE SOFTWARE PARA AUTOMAÇÃO E GESTÃO DOS PROCESSOS E CONTEÚDOS DA TERRACAP E CERTIFICAÇÃO DIGITAL Página 1

2 ÍNDICE 1 HISTÓRICO SOBRE A TERRACAP INTRODUÇÃO SITUAÇÃO ATUAL Configuração atual do sistema arquivístico da TERRACAP Protocolo (centralizado) Arquivo corrente (setoriais) Galpão da fiscalização ( poeirão ) Arquivo do NUDOC Cardex Depósito NUTOP / NUARQ OBJETIVO Objetivos Específicos JUSTIFICATIVA MODALIDADE DA LICITAÇÃO E FORMAS DE JULGAMENTO OBJETO SERVIÇOS E PRODUTOS A SEREM CONTRATADOS E SUAS QUANTIDADES LOTE 1 Operação Assistida para apoio na Execução de Atividades de Gestão de Processos LOTE 2 Aquisição de software para execução das atividades de modelagem de processos para as áreas de negócio Considerações gerais sobre as licenças de software LOTE 3 Serviços Técnicos de Apoio ao Tratamento da Informação LOTE 4 Serviços Técnicos de Gestão Eletrônica de Documentos LOTE 5 Operação Assistida para apoio na Execução de Atividades de Automação de Processos e Fluxos Documentais sobre o ambiente Oracle LOTE 6 Aquisição de Produtos da Plataforma Oracle para Sustentação dos Serviços LOTE 7 Aquisição de Infraestrutura de Hardware LOTE 8 Certificação e emissão de certificados digitais DO AMBIENTE COMPUTACIONAL DA TERRACAP E PADRONIZAÇÃO DO AMBIENTE COM O USO DA PLATAFORMA ORACLE TERRACAP - Componentes da solução ESPECIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS E DOS PRODUTOS METODOLOGIA A SER APLICADA Foco no Resultado Modelos Referenciados Procedimentos e Metodologias BENEFÍCIOS ESPERADOS COM A CONTRATAÇÃO Página 2

3 13 SOLICITAÇÃO DOS SERVIÇOS EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS MEDIÇÃO DOS SERVIÇOS ACORDO DOS NÍVEIS DE SERVIÇO ANS Indicadores relativos ao Lote 1, 3, 4 e IRRC Indicadores relativos ao Lote 8 Certificação e emissão de certificados digitais. 34 Descrição DIMENSIONAMENTO DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS Unidade de Medida dos Serviços LOTE 1 Operação Assistida para apoio na Execução de Atividades de Gestão de Processos LOTE 5 Operação Assistida para Apoio na Execução de Atividades de Automação de Processos sobre o Ambiente Oracle Tabela Resumo dos produtos LOCAL DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS CRITÉRIOS DE HABILITAÇÃO TÉCNICA FORMA DE PAGAMENTO DOS SERVIÇOS VIGÊNCIA DO CONTRATO GARANTIA OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE DIREITOS AUTORIAIS E PROPRIEDADE INTELECTUAL TERMO DE COMPROMISSO SOBRE SIGILO E SEGURANÇA FISCALIZAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DOS SERVIÇOS PENALIDADES RELAÇÃO EMPREGATÍCIA E ENCARGOS SOCIAIS TRANSIÇÃO DOS SERVIÇOS E TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO E TECNOLOGIAS ESTIMATIVA DE VALORES LOTE 1 Operação Assistida para apoio na Execução de Atividades de Gestão de Processos LOTE 2 AQUISIÇÃO DE SOFTWARE PARA EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES DE MODELAGEM DE PROCESSOS PARA AS ÁREAS DE NEGÓCIO LOTE 3 SERVIÇOS TÉCNICOS DE APOIO AO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO LOTE 4 SERVIÇOS TÉCNICOS DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS LOTE 5 OPERAÇÃO ASSISTIDA PARA APOIO NA EXECUÇÃO DE ATIVIDADES DE AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS E FLUXOS DOCUMENTAIS NO AMBIENTE ORACLE Página 3

4 31.6 LOTE 6 AQUISIÇÃO DE PRODUTOS DA PLATAFORMA ORACLE PARA SUSTENTAÇÃO DOS SERVIÇOS LOTE 7 AQUISIÇÃO DE INFRAESTRUTURA DE HARDWARE LOTE 8 CERTIFICAÇÃO E EMISSÃO DE CERTIFICADOS DIGITAIS ENCAMINHAMENTO E APROVAÇÃO ANEXO I MODELO DE PLANILHA DE PREÇO LOTE 1 OPERAÇÃO ASSISTIDA PARA APOIO NA EXECUÇÃO DE ATIVIDADES DE GESTÃO DE PROCESSOS LOTE 2 SOFTWARE PARA EXECUÇÃO DE ATIVIDADES DE MODELAGEM DE PROCESSO PARA ÁS ÁREAS DE NEGOCIO LOTE 3 SERVIÇOS TÉCNICOS DE APOIO AO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO LOTE 4 SERVIÇOS TÉCNICOS DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS LOTE 5 OPERAÇÃO ASSISTIDA PARA APOIO NA EXECUÇÃO DE ATIVIDADES DE AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS E FLUXOS DOCUMENTAIS NO AMBIENTE ORACLE LOTE 6 AQUISIÇÃO DE PRODUTOS DA PLATAFORMA ORACLE PARA SUSTENTAÇÃO DOS SERVIÇOS LOTE 7 AQUISIÇÃO DE INFRAESTRUTURA DE HARDWARE LOTE 8 CERTIFICAÇÃO E EMISSÃO DE CERTIFICADOS DIGITAIS ANEXO II ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DOS PRODUTOS E SERVIÇOS LOTE 1 Operação Assistida para apoio na Execução de Atividades de Gestão de Processos Planejamento Equalização de Conhecimentos Básicos Revisão do Diagrama da Cadeia de Valor Agregado (VAC) ou Mapa de Negócio Operação assistida à gestão de iniciativas de transformação organizacional pela gestão de processos (Modelagem atual e futura e Implantação de Processos Organizacionais, avaliação e adequação de maturidade do modelo de operação do Escritório de Gestão Estratégica- Processos) Capacitação de Servidores em Gestão de Processos LOTE 2- Requisitos Mínimos do Conjunto de Softwares Conjunto de Software de modelagem, simulação e publicação de processos Funcionalidades do Módulo Servidor e Administração Funcionalidades do módulo de análise e modelagem de processos Funcionalidades do módulo de publicação WEB Funcionalidades do módulo de simulação de processos Treinamento em Modelagem Avançada LOTE 3 SERVIÇOS TÉCNICOS DE APOIO AO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO Planejamento Equalização de Conhecimentos Básicos Página 4

5 3.2 Suporte na Formação de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Levantamento e Identificação de Tipos de Documentos Principais atividades Suporte na Elaboração da Tabela de Temporalidade Suporte na Construção de Procedimentos de Gestão de Documentos Aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade Organização e Higienização do Acervo Arquivístico e Bibliográfico Descarte e Destruição Captura, Indexação Automática e Controle de Qualidade (página por página) A0, A1 e A Digitalização Simples Indexação Automática Controle de Qualidade (página por página) Captura, Indexação Automática e Controle de Qualidade (página por página) A3, A4 e A Digitalização Simples Indexação Automática Transferência de Conhecimento LOTE 4 Serviços Técnicos de Gestão Eletrônica de Documentos Planejamento Os serviços especializados sob demanda para Gestão Eletrônica de Documentos consistem em: Capacitação nos softwares e Gestão Eletrônica de Documentos LOTE 5 Operação assistida para apoio na execução de atividades de automação de processos e fluxos documentais sobre ambiente Oracle Planejamento Montagem do Comitê Gestor Plano Geral de Projeto ITEM 01- Manutenção do ambiente da Oracle Atividades que podem ser executadas: ITEM 02: Operação Assistida para apoio na execução de atividades de intervenção especial sobre o ambiente BPM/SOA/ECM Oracle Capacitação em Automação de Processos e Fluxos Documentais LOTE 6 - AQUISIÇÃO DE PRODUTOS DA PLATAFORMA ORACLE PARA SUSTENTAÇÃO DOS SERVIÇOS LOTE 7 AQUISIÇÃO DE INFRAESTRUTURA DE HARDWARE ITEM 01 Solução integrada para armazenamento e processamento de banco de dados ORACLE, com garantia de um ano de suporte do fornecedor Especificações referentes ao software de gerenciamento da solução Serviços inclusos no valor da solução Garantia e serviços de manutenção e suporte LOTE 8 CERTIFICAÇÃO E EMISSÃO DE CERTIFICADOS DIGITAIS ANEXO III CRITÉRIOS DE HABILITAÇÃO TÉCNICA DAS LICITANTES LOTE 1 Operação Assistida para apoio na Execução de Atividades de Gestão de Processos Página 5

6 2. LOTE 2 - AQUISIÇÃO DE SOWTWARE DE MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS LOTE 3 - SERVIÇOS TÉCNICOS DE APOIO AO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO LOTE 4 SERVIÇOS TÉCNICOS DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS LOTE 5 OPERAÇÃO ASSISTIDA PARA APOIO NA EXECUÇÃO DE ATIVIDADES DE AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS E FLUXOS DOCUMENTAIS NO AMBIENTE ORACLE LOTE 6 - AQUISIÇÃO DE PRODUTOS DA PLATAFORMA ORACLE PARA SUSTENTAÇÃO DOS SERVIÇOS LOTE 7 AQUISIÇÃO DE INFRAESTRUTURA DE HARDWARE LOTE 8 CERTIFICAÇÃO E EMISSÃO DE CERTIFICADOS DIGITAIS VISTORIA TÉCNICA ANEXO IV QUALIFICAÇÃO DOS PROFISSIONAIS Página 6

7 1 HISTÓRICO SOBRE A TERRACAP A Companhia Imobiliária de Brasília (TERRACAP), criada pela Lei nº , de 12 de dezembro de 1972, é empresa pública do Governo do Distrito Federal que tem por objetivo a execução, mediante remuneração, das atividades imobiliárias de interesse do Distrito Federal, compreendendo a utilização, aquisição, administração, disposição, incorporação, oneração ou alienação de bens. A partir de 1997, passou a exercer a função de Agência de Desenvolvimento do Distrito Federal na operacionalização e implementação de programas e projetos de fomento e apoio ao desenvolvimento econômico e social do Distrito Federal, nos termos do Decreto nº /1997. A legislação em vigor não era suficiente para afirmar a TERRACAP como Agência de Desenvolvimento, sendo, em diversas ocasiões alvo de questionamentos por parte dos órgãos de controle. Assim, foi sancionada a Lei Distrital nº de 13 de julho de A partir de então, a empresa foi autorizada de forma definitiva a atuar na função de Agência de Desenvolvimento do Distrito Federal, por meio da proposição, operacionalização e implementação de programas e projetos de desenvolvimento econômico e social de interesse do Distrito Federal, podendo para tanto executar as seguintes ações: Operacionalização das atividades imobiliárias, de modo a gerar recursos para o investimento em infraestrutura econômica e social, bem como assegurar a sustentabilidade de longo prazo de suas receitas; Promoção, direta ou indireta de investimentos em parcelamentos do solo, infraestrutura e edificações com vistas à implantação, no interesse do Distrito Federal, de programas e projetos de: o o o o o expansão urbana e habitacional; desenvolvimento econômico, social, industrial e agrícola; desenvolvimento do setor de serviços; desenvolvimento tecnológico e de estímulo à inovação; construção, manutenção e adequação física e operacional de bens imóveis destinados à prestação de serviços públicos. Estabelecimento de parcerias público-privadas (PPPs), constituição de sociedades de propósito específico (SPEs), promoção de operações urbanas consorciadas para implantação e desenvolvimento de empreendimentos considerados estratégicos pelo Governo do Distrito Federal; Promoção de estudos e pesquisas, bem como levantamento, consolidação e divulgação de dados, com periodicidade regular, relacionados com o ordenamento urbano, o provimento habitacional e o mercado imobiliário no Distrito Federal. Com essa alteração o objeto social da TERRACAP está plenamente compatibilizado com a nova dimensão dada ao seu negócio organizacional, deixando-a institucionalmente apta à Página 7

8 satisfação de suas novas demandas como agência responsável pelo desenvolvimento da Capital da República. No presente, a TERRACAP passa por um processo de renovação e modernização administrativa. A empresa adotou um novo modelo de gestão para adaptá-la às políticas públicas definidas nos programas que estão sendo implantados pelo atual Governo do Distrito Federal. A informação, principal patrimônio de gestão, de natureza estratégica, em particular, é especialmente crítica para o desempenho das atividades governamentais nas suas diversas áreas. 2 INTRODUÇÃO A gestão do patrimônio imobiliário está entre os principais problemas a serem enfrentados pela TERRACAP. É sabido que a sua base de informações, apresenta dados cadastrais incompletos e inconsistentes. Assim, os imóveis não recebem um tratamento sistêmico uniforme, padronizado, que contemple em uma mesma base todas as normas e legislação vigentes, sendo a ação da TERRACAP impactada pela necessidade de atuar a cada caso recuperando características particulares de cada unidade. Nessa perspectiva, se faz necessário a viabilização de projetos no sentido de racionalizar a utilização de sistemas de informação na gestão do patrimônio imobiliário da empresa para melhoria da qualidade na gestão documental e digitalização dos processos impressos, do tratamento da informação da TERRACAP no que tange a sistematização operacional, tática e estratégica dos sistemas de informação. Os serviços dos Projetos deverão incluir transferência de tecnologia em análise, gestão e preservação de documentos; digitalização, indexação e certificação de imagens digitais de documentos; análise de requisitos, especificação de funcionalidades, desenvolvimento e teste de módulos de ferramentas de gestão e automação de processos, digitalização e gestão de documentos; elaboração de modelos de relatórios para a tomada de decisão, visando atender ao processo operacional e ao planejamento estratégico que forneçam subsídios informacionais que garantam melhor transparência e controle. Este Projeto Básico trata da contratação de empresa especializada na prestação de serviços de Gestão de Conteúdo, Gestão Processos e Automação de Processos suportado por produtos Oracle de modo a permitir que a TERRACAP otimize seus processos de trabalho, diminua a quantidade de arquivos físicos de documentos e diminua custos de armazenagem e conservação de documentos. 3 SITUAÇÃO ATUAL Durante a trajetória da TERRACAP, não foi aplicado nenhum tratamento técnico-científico à Gestão de Conteúdo, a não ser a contratação de uma consultoria, que teve o objetivo de tratar a documentação armazenada no arquivo da fiscalização, mas isso aconteceu de forma isolada e não sistêmica como deve ocorrer. Como consequência, a empresa vem acumulando um histórico de má gestão de seus conteúdos e seus processos, podendo tal fato ser constatado pela ausência Página 8

9 de política arquivística na instituição, pelo modo de acondicionamento e guarda documental, bem como a falta de capacitação dos funcionários. Atualmente, na TERRACAP, não há gestão documental. Por gestão documental entende-se o processo pelo qual há o controle/administração da documentação desde a sua criação até sua destinação final, assim, a gestão documental deve contemplar segundo o dicionário de terminologia arquivística: Os procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A documentação produzida não obedece à teoria das três idades, princípio basilar da arquivística, que propõe a separação dos documentos produzidos com base em seu uso informacional pela administração. Tal princípio estabelece três fases documentais: corrente, intermediária e permanente. A fase corrente está diretamente relacionada à produção documental e ao uso da documentação nas rotinas administrativas, isto é, a documentação que subsidia diretamente os processos nos setores de trabalho, tão necessárias à agilidade e melhora no atendimento ao cliente. A segunda fase refere-se à documentação que tem seu uso menos frequente pela administração. Porém, essa diminuição no uso não a torna menos importante para a administração, uma vez que ainda apoia as atividades administrativas e cumpre prazos legais ou fiscais. A terceira e última fase corresponde a permanente, em que os documentos já não apoiam diretamente as atividades cotidianas, pois muitos deles já cumpriram os prazos legais, mas ainda podem ser utilizados pela administração para comprovação de direitos e obrigações, além de servir como prova da história institucional ao administrador e ao pesquisador, servindo, assim, como um instrumento importante para a produção de novos conhecimentos e para a constituição de um patrimônio informacional da TERRACAP, o que por sua vez, auxiliará na tomada de decisão. Além da ausência da aplicação da Teoria das Três Idades Documentais, não foi constatada a construção de nenhum instrumento de gestão arquivística como plano de classificação ou tabela de temporalidade. A ausência desses instrumentos deve-se pela falta de arquivistas na TERRACAP até 2010, quando houve a contratação de dois profissionais para essa especialidade. O plano de classificação refere-se ao estabelecimento de uma ligação lógica entre as funções e atividades que a empresa exerce, sendo com base nesse instrumento, a construção da tabela de temporalidade, instrumento responsável pelo estabelecimento de prazos de guarda dos documentos. A documentação da TERRACAP está acumulada fisicamente nos setores de trabalho (Edifício sede), no arquivo de responsabilidade do Núcleo de Documentação, na Fiscalização (o Página 9

10 poeirão ), no Cardex (depósito de documentos antigos) e em um galpão com os mapas dos núcleos NUTOP e NUARQ. Em todos os lugares de guarda não há distinção da fase documental à qual o documento pertence. Conforme mensuração realizada no período de fevereiro a abril de 2011, a documentação acima citada está distribuída da seguinte forma: Localização do acervo Metragem linear Sede 608,14 Galpão da fiscalização ( poeirão ) 566,55 Arquivo do NUDOC 2.286,00 Cardex 111,86 Distribuição da documentação 64% 3% 17% 16% Sede Galpão da fiscalização (poeirão) Arquivo do Nudoc Cardex Com as visitas e a aplicação dos questionários, constatou-se que a documentação acumulada na sede corresponde à data limite de Existem documentos de caráter permanente, que correspondem às primeiras propriedades do Distrito Federal, o que confere a essa documentação caráter histórico. Há também documentação em diversos suportes, como mapas, plantas, Cd s, fotografias e disquetes. Não há tratamento diferenciado para essa documentação, o que facilita a degradação do suporte e, consequentemente, a perda da informação. Em relação aos métodos de arquivamento, os setores conseguem atender suas necessidades imediatas de informação. Porém, alguns servidores afirmaram que, devido à quantidade de documentação, há a necessidade de novos métodos de arquivamento que aperfeiçoem a busca e recuperação da informação, como no caso do Núcleo Jurídico. Os setores, em sua grande maioria, utilizam os seguintes métodos de arquivamento: geográfico, cronológico, por tipo ou por assunto. A documentação é acondicionada em caixas-box, caixa- papelão, porta revista, pasta A- Z, e em alguns casos, ela simplesmente não está acondicionada, estando armazenada em mobiliário de madeira, aço ou em um arquivo deslizante, sendo esse último, observado no NUJUR, NUREH e NUCOT. Página 10

11 Quanto à automatização, foi constatada a utilização do sistema GPE nas atividades documentais da empresa, como o cadastramento dos documentos recebidos e produzidos, a tramitação e o arquivamento, inclusive, para a localização física do documento arquivado. Porém, alguns empregados relataram que alguns processos que chegam em mãos na empresa, não recebem identificação nem registro, sendo que isso prejudica a localização física do documento na empresa. Foram relatadas algumas inconsistências no sistema GPE, como, por exemplo, em relação à data do trâmite não corresponder ao encaminhamento físico de um processo, bem como o sistema não oferecer recursos que facilitem seu uso, como uma interface mais intuitiva e agradável, além da falta de treinamento aos novos usuários do sistema. Contatou-se que a falta de espaço físico, o procedimento de transferência documental e a dispersão da documentação são pontos críticos no trato documental. Por conta da falta de espaço nos setores de trabalho, a documentação é enviada ao arquivo geral antes de ter cumprido seus prazos de guarda junto aos produtores, ou seja, ao arquivo é encaminhada documentação corrente, que deveria estar próxima aos produtores, para apoiarem nas atividades diárias. Isso faz com que seja transferida e solicitada do arquivo documentação dos setores com grande frequência, sobrecarregando o setor de arquivo, que conta com poucos empregados. Isso dificulta o andamento das atividades nos setores, pois muitas vezes não é possível atender ao setor prontamente, já que a demanda de arquivamento e desarquivamento é desproporcional ao número de empregados do arquivo. Com relação ao arquivo do NUDOC, algumas considerações devem ser feitas. Atualmente ele está localizado na antiga Marcenaria, mas já esteve ao lado da garagem. Observa-se que nunca houve a criação de um espaço adequado para o mesmo, o que acarretou na mudança de sua localização algumas vezes. Essa mudança trouxe alguns inconvenientes, como a perda de processos. Além disso, com a mudança para a Marcenaria, algumas adaptações tiveram que ser feitas, como a construção de prateleiras, que foram feitas sem planejamento e fora dos padrões estabelecidos pelo Manual de Recomendações para a Construção de Arquivos. Isso expõe os funcionários a riscos, pois as prateleiras são mais altas que o recomendável, além de não terem acabamentos, o que pode ocasionar ferimentos. Constatam-se também as oscilações de temperaturas a que a documentação é exposta. Tal situação prejudica o suporte documental, favorecendo reações químicas entre as substâncias que compõe o papel. 3.1 Configuração atual do sistema arquivístico da TERRACAP O sistema de arquivo é o conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos, que são os procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O atual sistema da TERRACAP está dividido em Protocolo, Arquivo corrente (no setor), dois depósitos que funcionam como arquivos Gerais onde está depositada documentação em fase corrente, intermediário e permanente, um depósito de documentos antigos conhecido como Cardex, e um galpão com os mapas dos núcleos NUTOP e NUARQ. Página 11

12 3.2 Protocolo (centralizado) Responsável pelo recebimento, registro, distribuição dos documentos aos setores de trabalho e expedição. Além de ser a unidade responsável pela guarda dos expedientes e processos existentes nas unidades de trabalho Arquivo corrente (setoriais) Alguns setores de trabalho mantêm os documentos e processos em trânsito em armários nas respectivas unidades para auxiliar nas atividades diárias, porém a maioria dos setores, por questão do espaço físico, enviam seus documentos para o arquivo NUDOC ou para a fiscalização. O arquivamento é feito de acordo com o método próprio de cada empregado ou setor de trabalho. Alguns empregados, por motivo de segurança, preferem manter a documentação junto à mesa, ou em armários trancados, o que faz com que o acesso a essa documentação seja limitado. Os expedientes e processos são transferidos ao arquivo do NUDOC ainda em fase corrente, sendo requisitados com frequência. Já os outros documentos, como as correspondências em geral, documentos contábeis ao final de cada ano são acondicionados em caixas box. Essas caixas recebem identificação insuficiente e são envidas para o arquivo do galpão localizado na fiscalização ou para o arquivo do NUDOC, onde são devidamente arquivadas Galpão da fiscalização ( poeirão ) Neste depósito são armazenados os documentos de todos os setores da empresa. A documentação transferida não recebe nenhum tratamento técnico-científico, sendo impossível distinguir a documentação corrente, da intermediária e da permanente. A identificação dos documentos acondicionados nas caixas de arquivo é feita de forma precária e insuficiente. Na hipótese da instituição necessitar de algum documento, o empregado desloca-se até o depósito e olha cada caixa que, pela etiqueta identificadora, tenha algum dado semelhante ao documento procurado, tal como data, núcleo ou assunto Arquivo do NUDOC O arquivo do NUDOC funciona como o arquivo central, ele armazena 64% de toda a documentação existente hoje na TERRACAP, porém esse depósito recebe somente dois tipos documentais, expedientes e processos, e seus documentos datam de 1961 a Como não há Plano de Classificação, nem Tabela de Temporalidade da área fim, e não se utiliza o Plano e Tabela do GDF para os documentos da área meio, os processos e expedientes não recebem nenhum tratamento arquivístico. Eles são enviados ao arquivo ainda em sua fase corrente, sendo requisitado seu desarquivamento com grande frequência. O método de arquivamento é cronológico e numérico, sendo o arquivamento dos expedientes e processos registrado no sistema de Gerenciamento de Processos e Expedientes GPE. Página 12

13 É possível encontrar no arquivo do NUDOC documentos em todas as fases, corrente, intermediário e permanente, além de documentos que já cumpriram seus prazos administrativo, fiscais e legais e já são passiveis de eliminação. A equipe de trabalho do arquivo é reduzida, contando atualmente com dois técnicos especialistas - arquivista, um auxiliar de serviços gerais e dois estagiários do 8º semestre de arquivologia. Se o número de empregados for comparado com taxa anual de arquivamentos e de desarquivamentos de processos/expedientes, constata-se uma sobrecarga de trabalho para a equipe, o que dificulta o tratamento e elaboração de instrumentos arquivísticos, de estudos e a realização de projetos para melhoria da atividade na área da documentação Cardex O arquivo do Cardex é composto basicamente de fichas de cadastro de imóveis. A documentação não está organizada, mas é possível localizar os registros por região administrativa e endereço. O Cardex é consultado normalmente quando não se sabe o número do processo, apenas seu endereço. Atualmente ele não recebe mais documentos Depósito NUTOP / NUARQ O arquivo armazena os mapas originais dos terrenos do Distrito Federal. A documentação tem caráter histórico e deve ser conservada permanentemente. Alguns mapas estão acondicionados em rolos e outros em mapotecas verticais. A documentação está em bom estado de conservação, devido a ter sido feita em poliéster ou papel manteiga, porém as condições climáticas do galpão não são adequadas, pois a documentação recebe calor e os raios solares diretamente, o que provoca a deterioração do suporte por conta das radiações ultravioletas. 4 OBJETIVO Ao fim da realização das atividades envolvidas neste Projeto, espera-se um reposicionamento operacional, tático e estratégico do suporte informacional dado à atividade fim da TERRACAP, observando os princípios do ciclo de melhoria contínua de processos, automação de processos, gestão de conteúdo, certificação digital e integrando todos os resultantes de indicadores em uma ferramenta de gestão de informações gerenciais para tomada de decisão. Assegurar de forma eficiente a administração, produção, uso e destinação dos documentos, visando à otimização do processo decisório, à melhor utilização do espaço físico, à garantia da integridade da documentação e à maior eficácia na recuperação da informação. Conscientizar os funcionários da importância da preservação dos documentos e da responsabilidade de cada um neste processo e modificar a imagem do arquivo, hoje visto como arquivo morto, para um centro de apoio às decisões. Página 13

14 4.1 Objetivos Específicos Garantir o acesso aos documentos de forma rápida e segura; Assegurar a gestão dos documentos da empresa e, em conjunto com o Arquivo Central, proteger os documentos históricos e assegurar direitos legais e financeiros ao Estado e à sociedade; Otimizar o uso de espaço físico; Criar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD para a elaboração do Código de Classificação de Documentos de Arquivo da área fim; Permitir, de forma criteriosa, a eliminação daqueles documentos destituídos de valor; Assegurar, após a implantação do projeto, a manutenção das melhores condições de acesso, uso, arquivamento e conservação da massa documental. Prover serviços de certificação/emissão de certificados digitais, no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras; 5 JUSTIFICATIVA A preocupação com a organização e o acesso aos documentos públicos vem sendo discutida há anos, mas só recentemente foram dados passos decisivos neste sentido. A Constituição Federal de 1988 dispõe, no parágrafo 2º do artigo 216, que cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Mais tarde, a lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, preconiza a revitalização dos serviços arquivísticos do Poder Público por meio de programas de gestão de documentos. Por isso, torna-se imprescindível a contratação dos serviços objeto deste Projeto Básico para que seja possível o inteligenciamento do acervo de documentos/processos da TERRACAP, a fim de possibilitar a perenização da informação, bem como cruzamentos, pesquisas, localização de dados, comparações, assinaturas digitais, entre outras atividades que o inteligenciamento permitirá. A direção da empresa, buscando um reposicionamento estratégico, priorizou ações que objetivassem, primeiramente, reduzir as perdas financeiras, melhorar a gestão do patrimônio mobiliário e consolidar sua atuação como Agência de Desenvolvimento, decidindo assim pela implantação de projetos estruturantes que buscassem modernizar a governança da empresa. Nesse sentido, torna-se primordial a estruturação da gestão da informação na TERRACAP. Com relação ao patrimônio imobiliário, almeja-se, com base na digitalização e indexação de processos, a unificação do cadastro imobiliário em uma base de informação transacional, considerando as particularidades previstas na legislação e normas específicas de acordo com a classificação do imóvel ou seu regime de utilização. A TERRACAP vem desde 2009 buscando a modernização dos seus mecanismos de gestão como forma de garantir a rapidez e a eficiência dos serviços postos à disposição dos seus clientes, sociedade e Governo do Distrito Federal. Página 14

15 Neste sentido, foi realizado o Planejamento Estratégico, que culminou com a implantação do Escritório de Gestão Estratégica- EGEST, responsável pela gestão dos objetivos, indicadores e projetos estratégicos, alinhamento da estratégia com a gestão dos processos focada na construção e implementação da visão de eficiência da execução das atividades da empresa. A adoção desse novo modelo de gestão para resultados trouxe, de forma rápida e consistente, ganhos significativos, por meio da formulação, implementação e acompanhamento de 27 indicadores estratégicos, 25 projetos estratégicos e modelagem de cerca de 100 processos e subprocessos críticos. Com e maturidade da implementação das atividades de processos na TERRACAP ficou comprovado à necessidade de se partir para um estágio superior visando à implantação da gestão por processos. Tal revisão deverá ser iniciada com restruturação da cadeia de valor de forma integrada à sua estratégia, avaliação de como o conjunto de seus processos devem ser melhorados para assegurar que esse valor seja efetivamente entregue aos clientes e à sociedade. Isso permitirá à organização entender melhor suas atividades, rever sua estratégia, avaliar sua estrutura organizacional, agilizar a forma de executar tarefas e melhorar continuamente os seus processos de trabalho propiciando diversos benefícios, dentre os quais: Simplificação dos processos organizacionais conforme preconiza o padrão de gestão de processos inserido no GESPÚBLICA, proposto pelo Ministério do Planejamento Orçamento e Gestão; Tomada de decisões em função de resultados; Aumento da qualidade de seus serviços e produtos pela maior agregação de valor público; Clareza de procedimentos e de prazos para atendimento de demandas internas e externas; Otimização e racionalização dos processos permitindo a redução de tempo, custo, aumento da transparência e flexibilidade na adequação dos processos a novos requisitos (legislação, políticas públicas, realinhamento estratégico e melhoria do nível de atendimento às demandas dos usuários finais, internos ou externos); Otimização do nível de alinhamento dos processos organizacionais com seus objetivos estratégicos; Monitoramento de processos por meio de indicadores de desempenho; Fortalecimento do Escritório de Gestão Estratégica Processos, visando: Definição de responsabilidades no Mapeamento e Redesenho dos processos da Empresa e, principalmente, suas posteriores atualização e manutenção, garantindo a continuação do trabalho desenvolvido; Apoiar o processo decisório das diversas instâncias organizacionais na escolha e desenvolvimento de novos serviços resultantes das ações de modernização e da revisão dos processos modelados e redesenhados; e Possibilitar a Gestão orientada a Processos no ambiente corporativo. Entretanto, para que esses benefícios sejam produzidos é necessário que todas as iniciativas que alavancarão esses resultados sejam coordenadas e executadas de forma estruturada e sustentada, tanto metodológica quanto tecnologicamente, o que ainda demanda consultoria Página 15

16 externa para apoiar as equipes da TERRACAP que estão em inicio de aprendizagem dessa nova forma de gestão por processos. Para fazer frente a esses desafios, infere-se que a continuidade da implantação da Gestão por Processos na TERRACAP é, de fato, a melhor solução para dar sustentação a essa inovação, pois propicia uma análise ampla e integrada do funcionamento da organização a partir de sua Cadeia de Valor, identificando no conjunto de seus processos aqueles que precisam ser otimizados, para o alcance dos objetivos estratégicos da organização. Para tanto, são fundamentais as seguintes ações: Dar continuidade a implantação do Escritório de Gestão Estratégica- Processos, unidade responsável por coordenar as ações de modernização e reestruturação dos processos da TERRACAP; Capacitar os profissionais da área nos conceitos e métodos de modernização e estruturação de processos, bem como disseminar os conhecimentos e práticas adotadas para as demais unidades por meio de líderes de processos multiplicadores; Suprir a necessidade de serviços técnicos especializados para promover ações emergenciais; e, Desenvolver as competências internas através da transferência de conhecimento e habilidades práticas, mediante operação assistida durante período determinado. A continuidade da implantação da gestão por processo pelo Escritório de Gestão Estratégica - Processos na TERRACAP permitirá uma melhor gestão das ações de modernização e reestruturação dos processos organizacionais, uma análise proativa das necessidades de melhoria e inovação, o monitoramento do desempenho destes processos, o suporte técnico especializado às demais unidades da Empresa, e a administração e governança da estrutura e repositório dos processos, responsável por prover a visão sistêmica da organização e de seus serviços. Considerando que a TERRACAP já é detentora de licenças de uso de software corporativo Oracle Unified Business Process Management Suite BPM Suite, busca-se, no contexto das ações supracitadas, a adoção das soluções desta plataforma para apoio às ações de modelagem e automação de processos organizacionais e do Escritório de Gestão Estratégica- Processos. Quanto à plataforma para apoio à modelagem dos processos pelas áreas de negócio faz - se necessária, uma solução de fácil utilização por todos líderes de processos e que integre com o Oracle BPM Suite, para os processos que serão automatizados, que permite a publicação dos processos modelados pela área de negócio e utilize a notação o BPMN. 6 MODALIDADE DA LICITAÇÃO E FORMAS DE JULGAMENTO Sugere-se que a licitação seja realizada na modalidade de Pregão Presencial, pelo Sistema de Registro de Preços, com julgamento pelo critério de Menor Preço, atendidas as especificações e características técnicas exigidas no presente Projeto Básico. A justificativa é que se trata da contratação de serviços baseados em padrões de desempenho e qualidade definidos neste Projeto Básico por meio de especificações usuais no mercado, havendo diversos Página 16

17 fornecedores capazes de prestá-los, caracterizando-se como serviço comum, de acordo com o Decreto 7174/2010 artigo 9º, 2º. A opção pelo Sistema de Registro de Preços justifica-se pelo fato de que a forma de aquisição dos serviços terá previsão de entregas parceladas, já que as necessidades dos usuários de sistemas da TERRACAP não podem ser identificadas antecipadamente em sua plenitude. Isso se deve ao fato de que, no período de vigência da futura contratação, novas evoluções tecnológicas podem advir, bem como novas atividades de negócio podem ser identificadas como necessárias para serem automatizadas. Para ilustrar a situação, exemplificamos o projeto que está sendo desenvolvido pela Coordenação de Planejamento para mapeamento das atividades dos processos de negócio da empresa; o passo seguinte a esse mapeamento é a identificação das atividades passíveis de serem automatizadas; como o referido mapeamento, ainda, não foi finalizado não há possibilidades de mensurar com precisão os serviços que serão demandados para atender esse fim. Todos esses fatos geram novas demandas de serviços especializados que poderão ser desenvolvidos, conforme as disponibilidades orçamentárias, após a devida especificação em Ordens de Serviço. O Sistema de Registro de Preços se apresenta como um procedimento especial e flexível, onde se destaca a não necessidade da existência de orçamento prévio para realização do certame licitatório, aspecto que se mostra vantajoso, pois a Administração agilizará o procedimento de contratação, antecipando a licitação, que, depois de conclusa, ficará apenas no aguardo do orçamento para efetivação da respectiva contratação. Como o Sistema de Registro de Preços não obriga a Administração a firmar as contratações que deles poderão advir, a TERRACAP irá contratar para o ano de 2.013, o percentual de até 80% do volume dos serviços previstos no Edital, dependendo da data de consumação da licitação. A partir da data que a TERRACAP tiver disponível o orçamento maior para a sua área de TI, ela poderá empenhar a contratação dos 100% do volume de serviços previsto no seu Edital, atendendo desta forma a sua real demanda por estes serviços. Essas razões justificam plenamente a opção pelo registro de preços, e se enquadram perfeitamente ao DECRETO Nº 7.892, DE 23 DE JANEIRO DE 2013, que regulamenta o Sistema de Registro de Preços, previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de Art. 2º Será adotado, preferencialmente, o SRP nas seguintes hipóteses: I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes; II - quando for mais conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços necessários à Administração para o desempenho de suas atribuições; III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; e IV - quando pela natureza do objeto não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração. Parágrafo único. Poderá ser realizado registro de preços para contratação de bens e serviços de informática, obedecida a legislação vigente, desde que devidamente justificada e caracterizada a vantagem econômica. Página 17

18 Em acordo com o Art. 9º, inciso III e nº. art. 22º, 4º, do Decreto Nº 7.892, de 23/01/2013, estabelece-se que o quantitativo das adesões à ata de registro de preços será de, no máximo, o quíntuplo do previsto em cada item registrado, considerando-se a soma de quantitativos do órgão gerenciador e dos órgãos participantes, independente do número de órgãos não participantes que efetuarem a adesão. 7 OBJETO Contratação de empresas especializadas para prestação de serviços de Gestão de Conteúdo, Gestão de Processos e Automação de Processos, certificação e emissão de certificados digitais, Capacitação e Fornecimento de software e infraestrutura para sustentação dos serviços a serem executados na TERRACAP. 8 SERVIÇOS E PRODUTOS A SEREM CONTRATADOS E SUAS QUANTIDADES Os produtos integrantes do objeto deste projeto estão estimados conforme os quantitativos a seguir. 8.1 LOTE 1 Operação Assistida para apoio na Execução de Atividades de Gestão de Processos O serviço de operação assistida para apoio a execução de atividades de gestão de processos contempla um conjunto de atividades de caráter continuado, com objetivo de manter o ambiente BPM da TERRACAP disponível para os usuários, bem como, revisar o Mapeamento da Cadeia de Valor Agregado (VAC) ou Mapa de Negócios, suporte técnico à gestão de iniciativas de transformação organizacional pela gestão de processos (Modelagem e Implantação de Processos Organizacionais), capacitação de servidores em Gestão de Processos, suporte técnico a unidade responsável pela gestão de processos, apoio e revisão de gestão do Escritório de Gestão Estratégica - Processos, integrando aos processos organizacionais as ferramentas de gestão de conteúdo documental constantes neste Termo de Referência. Com o intuito de manter um padrão uniforme para o cálculo do esforço necessário para a geração dos produtos referentes a modelagem de processos organizacionais, considera-se que um processo possui no máximo 20 atividades. Caso caracterize-se um processo que tenha um número maior de atividades, faz-se necessário que o mesmo seja subdividido para atender o quesito estipulado de 20 atividades. Essa referência deve ser considerada como parâmetro na elaboração das ordens de serviço. O quantitativo de UST estimado para o Lote é oriundo do quadro resumo constante no Item 17, onde estão detalhados os quantitativos de produtos e o total de UST para a execução dos mesmos. A Empresa vencedora do lote 1, obrigatoriamente deverá executar os trabalhos no software que for vencedor do item 2 e que será disponibilizado pela TERRACAP, responsabilizando-se pela capacitação dos seus profissionais, sem qualquer custo adicional para a contratante. Página 18

19 Item Produto/Serviço Unidade Quantidade Gestão por Processos 1 Planejamento UST Revisão do Diagrama da Cadeia de Valor Agregado (VAC) ou Mapa de Negócio Operação assistida à gestão de iniciativas de transformação organizacional pela gestão de processos (Modelagem atual e futura e Implantação de Processos Organizacionais, avaliação e adequação de maturidade do modelo de gestão integrada para operação do Escritório de Gestão Estratégica- estratégia, processos, projetos e pessoas, comunicação. Capacitação em gestão de processos e mudanças organizacionais UST 50 UST Turma (até 20 alunos) 8.2 LOTE 2 Aquisição de software para execução das atividades de modelagem de processos para as áreas de negócio O software para execução das atividades de Modelagem de Processos visa atender as necessidades de estabelecer um conjunto de software para análise, modelagem, simulação, publicação e controle de processos da TERRACAP, bem como, uniformização dos procedimentos pertinentes a gestão de processos de negócio. 05 Item Produto/Serviço Unidade Tipo de Licença Quantidade 1 Software para execução de Atividades de Modelagem de Processos para ás áreas de negócio Licença Usuário nomeado Considerações gerais sobre as licenças de software Todas as licenças devem possuir manutenção e atualização de versão por 12 (doze) meses, a contar da data da assinatura do contrato. Os atendimentos remotos devem estar disponíveis em horário comercial por meio de telefone (0800) e Internet. O fabricante dos produtos deve disponibilizar a base de conhecimento sobre os produtos contemplados no objeto do contrato, bem como acesso ao repositório de programas contendo correções, atualizações recentes, drivers, programas de controle e outras informações acerca das ferramentas adquiridas, disponíveis 24 (vinte e quatro) horas ininterruptas, incluindo o acesso à biblioteca técnica eletrônica, a fóruns de debates e às informações sobre os produtos. Página 19

20 8.3 LOTE 3 Serviços Técnicos de Apoio ao Tratamento da Informação Item Produto/Serviço Unidade Quantidade Serviços Técnicos de Apoio ao Tratamento da Informação 1 Planejamento 2 3 Suporte na Formação de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Levantamento e Identificação de Tipos de Documentos 4 Suporte na Elaboração de Tabela de Temporalidade Suporte na Construção de Procedimentos de Gestão de Documentos Aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade Organização e Higienização do Acervo Arquivistico / Bibliográfico Hora sob demanda Hora sob demanda Hora sob demanda Hora sob demanda Hora sob demanda 160 H 512 H H H H Página Página Descarte e Destruição Página Captura (Página Simples), Indexação Automática, Controle de Qualidade Página A0, A1 e A Captura (Página Simples), Indexação Automática, Controle de Qualidade Página A3, A4 e A Transferência de Conhecimento Turma (até 10 alunos) LOTE 4 Serviços Técnicos de Gestão Eletrônica de Documentos Item Produto/Serviço Unidade Quantidade Serviços Técnicos de Gestão Eletrônica de Documentos 1 Planejamento 2 Gestão Eletrônica de Documentos 3 Capacitação em Gestão Eletrônica de Documentos Hora sob demanda Hora sob demanda Turma (até 10 alunos) 160 H H 02 Página 20

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