ÍNDICE. Este manual é de propriedade da MAPFRE Seguros e não deve ser reproduzido total ou parcialmente.

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1 Código A-CIC-11 Versão 1 Emissão 26 / 11 / 2008 Atualização ELABORAÇÃO DAS POLÍTICAS, NORMAS E FORMULÁRIOS ÍNDICE OBJETIVO... 3 ALCANCE... 3 ÁREA GESTORA... 3 CONSIDERAÇÕES GERAIS Introdução Conceitos Responsabilidades Aprovação da Norma Prazo Metodologia MAPFRE Template Formatação Título da Norma Redação Atualizações Inclusão de Anexo e Fluxograma nos Manuais e Circulares Publicação das Normas, Políticas, Circulares Informativas e Formulários... 9 PROCEDIMENTOS Inclusão de Norma, Política e Circular Informativa Atualização de Norma, Política e Circular Informativa Exclusão de Norma, Política e Circular Informativa Criação de Formulário Publicado na Intranet Alteração de Formulário Publicado na Intranet Exclusão de Formulário Publicado na Intranet Inserção de Anexos como Figura RISCO E CONTROLE Inclusão de Norma, Política e Circular Informativa Atualização de Norma, Política e Circular Informativa Exclusão de Norma, Política e Circular Informativa Criação de Formulário Publicado na Intranet Alteração de Formulário Publicado na Intranet Exclusão de Formulário Publicado na Intranet FORMULÁRIO SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 1 de 41

2 ANEXO Anexo I Instrução de Preenchimento do Template do Manual de Processos e Controles Anexo II Instrução de Preenchimento do Template do Manual de Sistema Anexo IV Instrução de Preenchimento do Template de Política Corporativa Anexo V Instrução de Preenchimento do Template do Regulamento de Comitê Anexo VI Instrução de Preenchimento do Template da Circular Informativa Anexo VII Instrução de Preenchimento do Template de Formulário Anexo VIII Instrução de Preenchimento do Template de Fluxograma FLUXOGRAMA SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 2 de 41

3 OBJETIVO Estabelecer as regras, metodologia e procedimentos para a elaboração, atualização, publicação e exclusão de Políticas, Normas, Circulares Informativas e Formulários do Grupo MAPFRE Seguros, de maneira a definir um padrão de conceituação, estrutura e característica para a formalização dos referidos documentos, visando à obediência de políticas e o bom funcionamento de procedimentos e controles internos. ALCANCE Todas as áreas das empresas do Grupo MAPFRE Seguros. ÁREA GESTORA Superintendência de Controle Interno Corporativa. CONSIDERAÇÕES GERAIS 1. INTRODUÇÃO As Políticas e Normas estabelecem e regulam o funcionamento de padrões corporativos, de regras de conduta e de procedimentos e controles, devendo ser estruturadas de modo que suas disposições se revelem coerentes entre si, organizadas em um sistema harmônico e redigidas com precisão, clareza, concisão e coesão. A aprovação das Políticas Corporativas é de competência do Comitê Executivo correspondente. A elaboração e aprovação das Normas Internas, que devem estar em consonância com as Políticas Corporativas, são de competência dos Gestores. Características das Normas: Regra de comportamento dos indivíduos enquanto executores ou Gestores de determinados procedimentos e/ou controles. Dirige-se a um número indeterminado de pessoas, ou seja, não tem destinatários específicos. Visa regular um número indefinido de situações. Não contempla um caso concreto. Tem que ser criada pela área responsável e dirigida aos Gestores e Colaboradores que a compõem, para que possa cumprir a sua função. A violação de uma norma não retira a sua força e validade. Possibilidade do uso da autoridade, para impedir ou reprimir a violação de uma norma. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 3 de 41

4 2. CONCEITOS Processo conjunto estruturado de atividades que produzem valor para o cliente interno ou externo, realizadas por pessoas, usando métodos e ferramentas que transformam entradas e saídas, resultando em produtos e serviços. Subprocesso conjunto de atividades que caracterizam uma subdivisão do processo e que, por sua relevância, possa ser tratado isoladamente. Atividade conjunto de eventos do subprocesso que executam um passo lógico. Template máscara / modelo padrão de formulário contendo campos fixos, que não podem ser alterados, e campos variáveis. É utilizado com o objetivo de padronizar e facilitar a elaboração das Normas. Anexo documento que faz parte de um processo. Exemplos: modelo de carta, modelo de contrato, tabela etc.; Norma todo e qualquer conjunto de instruções, procedimentos, processos, atividades ou orientações que devem ser obedecidas e cumpridas pelos Colaboradores da empresa. As normas na MAPFRE são compostas por: Manual de Organização, Manual de Sistema, Manual de Processos e Controles e Regulamento de Comitê. NORMAS Manual de Organização Manual de Sistema Manual de Processos e Controles Regulamentos de Comitês Apresentam a estrutura organizacional das áreas, evidenciando os níveis hierárquicos, bem como as responsabilidades das áreas. Demonstram o passo a passo para a utilização dos sistemas da empresa. Apresentam alto nível de detalhamento como botões a serem selecionados, telas do sistema, nomes de arquivos etc. Definem responsabilidades das áreas envolvidas no processo e seus subprocessos e estipulam prazos quando cabíveis. Detalham e padronizam procedimentos, atividades e controles em seqüência cronológica, passo a passo, evidenciando as áreas executantes envolvidas. Além disso, apontam os tipos de risco e os pontos de controle existentes. Regulamentam o funcionamento de Comitês, definindo a sua constituição, periodicidade de reuniões, funções e competências, adoção de acordos, etc. O conteúdo do Regulamento deve ser elaborado somente pelo Comitê Correspondente. Políticas Corporativas - são as diretrizes deliberadas pelo Comitê Executivo correspondente, por meio de definições e estratégias internas, ou para cumprimento de determinações legais. As políticas corporativas podem influenciar diversas áreas do Grupo e alterar a maneira como os procedimentos são realizados. O conteúdo das Políticas deve ser elaborado somente pelo Comitê Executivo. Circulares Informativas - são informações pontuais que possuem um prazo de vigência definido. Formulários - São os subprodutos de procedimentos e atividades que têm por objetivo registrar, transmitir e preservar registros, informes ou dados de entrada e saída de um processo manual e/ou eletrônico. Um formulário não pode ser criado sem que haja um manual a ele relacionado. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 4 de 41

5 Formulários Internos - publicados na Intranet Os formulários de circulação interna - disponibilizados na Intranet e que não devem ser enviados para os clientes externos são administrados pela Superintendência de Controle Interno Corporativa e devem estar sempre vinculados a um Manual de Processos e Controles. Formulários Externos Os formulários externos devem ser definidos junto à área de Operações/Publishing, com o suporte do Analista de Negócio que atende à Unidade. Formulários Confeccionados em Gráfica Os formulários para a confecção em gráfica devem ser tratados com a área de Suprimentos. Fluxograma - é um tipo de diagrama que pode ser entendido como a representação esquemática de um processo. Na prática é a documentação dos passos necessários para a execução de um determinado processo. O detalhamento pode ser por: Processo e Subprocesso; Processo, Subprocesso e Atividades. Processo, Subprocesso, Atividades e Tarefas. Organograma é a representação gráfica da estrutura formal de uma organização ou área. Mostra com estão dispostas as Unidades da companhia, a hierarquia e as relações de comunicações existentes entre elas. O modelo de organograma a ser desenhado no Manual de Organização é o vertical. O nome das Unidades a ser informado no organograma deve estar em consonância com o registrado na Diretoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos. Gestão de Normativos - é um módulo do sistema Documentum, no qual se dá a gestão das Políticas e Normas da MAPFRE Seguros. Apresenta as seguintes funcionalidades: disponibilização dos templates, workflow dos documentos iniciados, registro das aprovações e /ou recusas dos documentos encaminhados para publicação, histórico de todas as atualizações realizadas em arquivo PDF, disponibilização do arquivo da última versão da norma em Word ao Gestor do processo e armazenamento de todas as Normas e Políticas vigentes e excluídas, em um banco de dados corporativo. 3. RESPONSABILIDADES Gestor da Unidade e Colaboradores com acesso ao sistema Gestão de Normativos - Solicitar o cadastramento, por meio do Canal do Gestor na Intranet, dos Colaboradores que poderão ter acesso ao sistema Gestão de Normativos (somente Gestor da Unidade); - Identificar a necessidade de criar, atualizar ou excluir normativos referentes aos processos executados sob sua responsabilidade (somente Gestor da Unidade); - Encaminhar a norma e circular Informativa por meio do sistema Gestão de Normativos Documentum, e os formulários por meio de , para análise e publicação, à Superintendência de Controle Interno Corporativa; - Elaborar a norma ou circular informativa seguindo as regras deste manual no que se refere à utilização correta dos templates, redação e cumprimento de prazos; - Colher a aprovação dos Gestores de outras áreas envolvidas no processo a que se refere à norma (se houver); SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 5 de 41

6 - Providenciar os ajustes sugeridos pela Superintendência de Controle Interno Corporativa na norma ou circular Informativa, quando for o caso; - Manter os manuais sempre atualizados, com os procedimentos e responsabilidades da área, sistemas utilizados e organogramas que representem a estrutura organizacional; - Providenciar a exclusão da norma sempre que o seu conteúdo resultar ultrapassado ou indevido em razão de mudanças em procedimentos, atividades e controles. Superintendência de Controle Interno Corporativa - Estabelecer os padrões e a metodologia a ser utilizada na elaboração, atualização e exclusão das Políticas e Normas do Grupo MAPFRE Seguros; - Avaliar as Normas e Políticas quanto à conformidade em relação aos padrões estabelecidos e a aderência a requisitos legais e regulamentares; - Orientar o Gestor do processo, quando necessário, na confecção dos manuais, para adequação às normas internas; - Dar suporte aos Gestores com relação à verificação de material existente sobre o processo a ser implantado, metodologias e regras internas e externas, sob a ótica de compliance; - Codificar os normativos e publicá-los na Intranet; - Manter e zelar pelo arquivo dos trabalhos desenvolvidos. 4. APROVAÇÃO DA NORMA Toda Política, Norma e Circular Informativa encaminhada para publicação por meio do sistema Gestão de Normativos, à Superintendência de Controle Interno Corporativa, será considerada aprovada pelo Gestor da Unidade. Quando a elaboração, atualização e/ou exclusão de uma norma envolver outras áreas, a responsabilidade de colher as aprovações dos Gestores dessas áreas é do Gestor do Processo e/ou do Colaborador cadastrado no sistema Gestão de Normativos. Nota: Para a empresa CESVI Brasil, as normas operacionais também deverão ser submetidas à aprovação e liberação da Superintendência de Controle Interno Corporativa, via , para a sua publicação na Intranet CESVI. 5. PRAZO Publicação dos Normativos na Intranet O prazo para a Superintendência de Controle Interno Corporativa analisar, aprovar ou retornar as normas e circulares informativas para ajustes é de até 5 dias úteis, contados a partir do recebimento por meio do sistema Gestão de Normativos. Quando a Unidade incluir mais que 2 normas e/ou circulares informativas em um mesmo dia, o prazo de análise será negociado diretamente com o Gestor da área. Nota: Recomendação de Auditoria Interna o Gestor do Processo deve considerar os prazos envolvidos para a elaboração / atualização / publicação da norma antes de informar a data de implantação de recomendação de auditoria interna relacionada, conforme já prevê o Manual de Processos e Controles A-AUD-03 Relatórios e Recomendações de Auditoria Interna e seus Desdobramentos, disponível na Intranet. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 6 de 41

7 6. METODOLOGIA MAPFRE 6.1 Template Políticas, Regulamentos, Manuais e Circulares Informativas Os Templates que devem ser utilizados para a confecção das Políticas Corporativas, Regulamentos de Comitês, Manuais e Circulares Informativas estão disponíveis na Intranet, no link Políticas / Normas / Formulários > Gestão de Normativos. Formulários e Fluxogramas Os Templates que devem ser utilizados para Formulários e Fluxogramas estão disponíveis na Intranet no link Políticas / Normas / Formulários > CIC Template de Formulário e CIC- 008 Template de Fluxograma. O template CIC-008 somente poderá ser editado se o Colaborador possuir o Visio instalado em seu computador. As instruções para o preenchimento de cada template encontram-se nos Anexos deste Manual. 6.2 Formatação Na elaboração dos referidos documentos devem ser adotados os seguintes padrões: Documento Formato do Documento Software Fonte e Tamanho Cor da Fonte Alinhamento Políticas Corporativas A4 - Retrato MS Word Arial - 11 Conteúdo: preto Alterações: vermelho Links: azul Justificado Regulamentos de Comitês A4 - Retrato MS Word Arial - 11 Conteúdo: preto Alterações: vermelho Links: Azul Justificado Manuais A4 - Retrato MS Word Arial - 11 Conteúdo: preto Alterações: vermelho Links: azul Justificado Circulares Informativas A4 - Retrato MS Word Arial - 11 Preto Justificado Formulários A4 - Retrato e/ou Paisagem MS Word Arial - 7 Preto Não se Aplica Fluxogramas A4 - Paisagem Visio Arial - 8 Preto Não se Aplica Organogramas A4 - Retrato e/ou Paisagem Power Point Arial - 8 Preto Não se Aplica Tabelas A4 - Retrato e/ou Paisagem Diversos Arial - 10 Preto Centralizado Notas constantes nos textos dos Manuais, Políticas e Regulamentos de Comitês. Arial 10 Preto Justificado Subitens Quem faz e Quando Faz do item Procedimento do Manual de Processos e Controles - Anexo I Arial 10- Itálico Preto Justificado SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 7 de 41

8 6.3 Título da Norma Os Títulos das Políticas Corporativas, Normas, Formulários e Circulares Informativas deverão retratar o conteúdo principal de que trata o documento, de forma a facilitar as consultas na Intranet, na maioria das vezes realizadas pelo Título. 6.4 Redação No tocante à redação, os seguintes aspectos deverão ser observados: Políticas, Regulamentos e Manuais. Utilizar redação formal observando-se os aspectos de correção, clareza, coerência, concisão, precisão, ênfase e objetividade, cuidando para que: - as informações sejam transmitidas em seqüência lógica; - os períodos sejam curtos, com exposição do pensamento na ordem direta; Na indicação de ações, utilizar verbos no infinitivo (exemplos: analisar, receber, enviar, verificar, elaborar, etc.). Erros gramaticais não serão verificados pela Superintendência de Controle Interno Corporativa, valendo dizer que os Gestores deverão buscar uma forma de evitá-los. Para auxiliar na correção, habilitar no Word o corretor de texto em Ferramentas / Opções / Ortografia e gramática. Deixar selecionadas as opções Verificar ortografia ao digitar e Verificar gramática ao digitar. - MAPFRE: por se tratar de uma sigla, deverá ser sempre escrita com letras maiúsculas; - Números: os numerais ordinais (1º, 2º ) e cardinais (1, 2, ) não devem ser seguidos de sua representação por extenso; - Abreviações de Sistemas: na primeira referência dentro da norma, o nome do sistema deve ser escrito por extenso, seguido por sua sigla. Para as demais vezes em que for citado, utilizar apenas sua sigla; - Nomes das áreas: escrevê-las com as iniciais maiúsculas. Ex: Superintendência de Controle Interno Corporativa, Coordenadoria de Salvados etc.; - Nomes dos cargos: escrevê-los com as iniciais maiúsculas. Ex.: Gerente de Produto; Auxiliar Administrativo etc.; - Em referência à outra norma, citar o código, seguido por seu nome. Se houver a citação da mesma norma em outro momento posterior, mencionar apenas o seu código. Circulares Informativas Todas as diretrizes descritas para a elaboração das Políticas, Regulamentos e Manuais devem também ser aplicadas para elaboração de Circular Informativa, exceto a utilização do verbo no infinitivo. A Circular tem como objetivo divulgar uma informação e não a descrição de um procedimento. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 8 de 41

9 6.5 Atualizações As atualizações devem ser efetuadas em fonte VERMELHA (sem a utilização do módulo de revisão do Word). Sempre que novas atualizações forem necessárias em uma mesma norma, voltar todo o documento para fonte PRETA e colocar apenas as últimas atualizações em VERMELHO. Quando a alteração de um documento corresponder a 70% ou mais do seu conteúdo, deverá ser criado um novo documento, com nova codificação. O Gestor da Unidade deve solicitar a exclusão do documento antigo conforme item 3 dos Procedimentos. 6.6 Inclusão de Anexo e Fluxograma nos Manuais e Circulares Os anexos e fluxogramas devem ser inseridos no template como figura, no campo especifico, conforme instruções no item 7 do Procedimento. 7. PUBLICAÇÃO DAS NORMAS, POLÍTICAS, CIRCULARES INFORMATIVAS E FORMULÁRIOS A publicação das Políticas, Normas, Circulares Informativas e Formulários na Intranet do Grupo MAPFRE Seguros, disponível a todos os Colaboradores, é feita pela Superintendência de Controle Interno Corporativa. Semanalmente o sistema Gestão de Normativos emite de forma automática, a todos os Colaboradores informando a relação das Políticas, Normas e Circulares publicadas ou atualizadas na semana anterior. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 9 de 41

10 PROCEDIMENTOS 1. INCLUSÃO DE NORMA, POLÍTICA E CIRCULAR INFORMATIVA Gestor do Processo/Colaborador com acesso ao sistema Gestão de Normativos Quando identificada a necessidade de criação de Norma, Política e Circular 1.1 Acessar na Intranet o link Políticas / Normas / Formulários. Entrar em Gestão de Normativos e, na opção INCLUSÃO, selecionar o tipo de normativo, conforme a necessidade, e a área gestora. 1.2 Selecionar Iniciar Workflow. Aparece mensagem na tela informando que o workflow foi inicializado com sucesso. Um é enviado automaticamente para o Gestor com o link de acesso ao sistema de Gestão de Normativos. 1.3 Acessar o sistema Gestão de Normativos. 1.4 Seguir os passos do Manual de Sistemas A-CIC-02 - Gestão de Normativos Módulo Gestor a partir do item 3 Efetuar Login no Sistema para a disponibilização do template e edição do documento. Notas: - Quando o template for disponibilizado no Word para edição, adotar a metodologia MAPFRE constante neste manual no item 6 das Considerações Gerais. - Observar as informações contidas nos templates que orientam a elaboração do conteúdo. 1.5 Elaborar o documento e solicitar a aprovação do Gestor. 1.6 Se houver outras áreas envolvidas no processo, enviar aos respectivos Gestores e solicitar a aprovação do conteúdo sob sua responsabilidade. 1.7 Enviar o documento para a análise e publicação por meio do sistema Gestão de Normativos - seguir os passos do Manual de Sistemas A-CIC-02. Superintendência de Controle Interno Corporativa Quando do recebimento de informando nova tarefa no sistema Gestão de Normativos 1.8 Quando receber com a nova tarefa, acessar o sistema e analisar o documento - utilizar o Manual de Sistemas A-CIC-03 - Gestão de Normativos Módulo Aprovador para navegar pela ferramenta. 1.9 Verificar se o template e o conteúdo do documento estão de acordo com as diretrizes deste Manual. Aprovação 1.10 Se o documento estiver correto, inserir a codificação referente à área e a data a ser publicado Seguir as instruções conforme Manual de Sistemas A-CIC-03 para a publicação Aprovar o documento no sistema Gestão de Normativos. Após a aprovação, é enviado automaticamente um ao Gestor, informando-o de que o documento foi aprovado, após o que ele é disponibilizado na Intranet. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 10 de 41

11 Devolução para Ajuste 1.13 Se houver inconsistências no documento, rechaçá-lo e informar detalhadamente os motivos. É enviado automaticamente um ao Gestor, informando-o de que o documento foi devolvido para ajustes. Gestor do Processo/Colaborador com acesso ao sistema Gestão de Normativos Quando do recebimento de informando nova tarefa no sistema Gestão de Normativos 1.14 Acessar o sistema Gestão de Normativos e verificar o motivo do retorno do documento Providenciar os ajustes/correções necessários e reenviar para análise e publicação para a Superintendência de Controle Interno Corporativa - seguir os passos do Manual de Sistemas A-CIC-02 a partir do item ATUALIZAÇÃO DE NORMA, POLÍTICA E CIRCULAR INFORMATIVA Gestor da área / Colaborador com acesso ao sistema Gestão de Normativos Quando identificada a necessidade de alteração de normativo 2.1 Acessar na Intranet o link Políticas / Normas / Formulários. Entrar em Gestão de Normativos, selecionar a opção ALTERAÇÃO e digitar em maiúsculo o código do documento que se deseja alterar. Nota: - Só é permitido alterar um normativo se o Colaborador possuir acesso à área em que está cadastrado o documento. 2.2 Selecionar o campo Pesquisar. Irá aparecer a descrição do documento na tela. 2.3 Verificar se realmente se trata da política ou norma que se deseja alterar. Em caso negativo, realizar nova pesquisa. Em caso afirmativo, selecionar Confirmar. Aparece mensagem na tela informando que o workflow foi inicializado com sucesso. Um é enviado automaticamente para o Gestor com o link de acesso ao sistema Gestão de Normativos. 2.4 Seguir os passos do Manual de Sistemas A-CIC-02 a partir do item 3 Efetuar Login no Sistema - para a disponibilização do arquivo da última versão da norma em word para proceder as atualizações. Notas: - Quando o documento for disponibilizado no Word para edição, efetuar as alterações em fonte vermelha, conforme item 6.4 das Considerações Gerais. - Se o documento já tiver sido alterado anteriormente, formatar primeiramente todo o documento para fonte preta e efetuar as alterações em fonte vermelha. 2.5 Enviar o documento para a análise e publicação por meio do sistema Gestão de Normativos - seguir os passos do Manual de Sistemas A-CIC-02. Superintendência de Controle Interno Corporativa Recebimento de informando nova tarefa no sistema Gestão de Normativos 2.6 Quando do recebimento do da nova tarefa, acessar o sistema e analisar o documento recebido orientar-se no Manual de Sistemas A-CIC-03 para navegar pela ferramenta. 2.7 Verificar se as atualizações estão de acordo com as diretrizes deste manual. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 11 de 41

12 Aprovação 2.8 Se o documento estiver correto, inserir o número da versão e a data de atualização. 2.9 Seguir as instruções conforme Manual de Sistemas A-CIC-03 para a publicação Aprovar a atualização do documento no sistema Gestão de Normativos. Após a aprovação, é enviado automaticamente um ao Gestor, informando-o de que o documento foi aprovado, após o que ele é disponibilizado na Intranet. Devolução para Ajustes 2.11 Se houver inconsistências no documento, rechaçá-lo e informar detalhadamente os motivos. É enviado automaticamente um ao Gestor, informando-o de que o documento foi devolvido para ajustes. Gestor do Processo/Colaborador com acesso ao sistema Gestão de Normativos Quando do recebimento de informando nova tarefa no sistema Gestão de Normativos 2.12 Acessar o sistema e verificar o motivo do retorno do documento Providenciar os ajustes/correções necessários e reenviar para análise e publicação para a Superintendência de Controle Interno Corporativa - seguir os passos do Manual de Sistemas A-CIC-02 a partir do item EXCLUSÃO DE NORMA, POLÍTICA E CIRCULAR INFORMATIVA Gestor da área e/ou Colaborador com acesso ao sistema Gestão de Normativos Quando identificada a necessidade de exclusão de normativo 3.1 Acessar na Intranet o link Políticas / Normas / Formulários. Entrar em Gestão de Normativos e selecionar a opção EXCLUSÃO e o código do documento que se deseja excluir. Nota: - Só será permitido excluir um documento que tenha sido gerado pela área que está solicitando a exclusão. 3.2 Selecionar Pesquisar. Irá aparecer a descrição do normativo na tela. 3.3 Verificar se realmente se trata do documento que se deseja excluir. Em caso negativo, realizar nova pesquisa. Em caso afirmativo, selecionar Confirmar. Aparece mensagem na tela informando que o workflow foi inicializado com sucesso. Um é enviado automaticamente ao Gestor com o link de acesso ao sistema Gestão de Normativos. 3.4 Acessar o sistema orientado no Manual de Sistemas A-CIC-02 e informar o motivo da exclusão do documento 3.5 Enviar o documento para a análise e exclusão por meio do sistema Gestão de Normativos - seguir os passos do Manual de Sistemas A-CIC-02. Superintendência de Controle Interno Corporativa Recebimento de informando nova tarefa no sistema Gestão de Normativos 3.6 Quando do recebimento do da nova tarefa, acessar o sistema e analisar o documento recebido orientar-se pelo Manual de Sistemas A-CIC-03 para navegar pela ferramenta. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 12 de 41

13 3.7 Se necessário, entrar em contato com o Gestor do processo para obter mais informações. 3.8 Após a validação do motivo, aprovar a exclusão do documento. Após a aprovação, é enviado automaticamente um ao Gestor, informando-o de que a exclusão do documento. Automaticamente o normativo é retirado da Intranet e fica disponível apenas para consulta (histórico) no sistema Gestão de Normativos. 4. CRIAÇÃO DE FORMULÁRIO PUBLICADO NA INTRANET Área solicitante Quando identificada a necessidade de criação de um formulário 4.1 Elaborar formulário utilizando a metodologia estabelecida no item 6 das Considerações Gerais. 4.2 Verificar se é necessário desenvolver e/ou atualizar Manual e, se for o caso, proceder conforme item 1 ou 2 dos Procedimentos; Nota: - Só poderão ser publicados formulários que estiverem previstos em Manual de Processos e Controles. 4.3 Enviar formulário via e informar o código do Manual existente e/ou titulo do Manual desenvolvido à Superintendência de Controle Interno Corporativa. Superintendência de Controle Interno Corporativa Recebimento de solicitando a inclusão de novo formulário na Intranet 4.4 Quando receber solicitando a inclusão do formulário na Intranet, analisar se o documento está com o padrão e com as diretrizes estabelecidas no item 6 das Considerações Gerais. 4.5 Verificar se existe um Manual de Processos e Controles criado / alterado que menciona o novo formulário. Formulário sem Manual de referência 4.6 Se não houver um Manual de Processos e Controles associado, informar ao solicitante, por , que não será possível disponibilizar o formulário na Intranet até que a situação seja regularizada. 4.7 Aguardar a atualização ou criação do Manual e dar continuidade ao procedimento. Formulário contendo Manual de referência 4.8 Criar código de identificação para o formulário, registrando-o em planilha de controle. 4.9 Inserir o código no rodapé do formulário, incluindo mês e ano de criação Salvar o formulário no diretório Controles Internos / Compliance e Processos / Formulários com o código e a versão Inserir o código do formulário no Manual 4.12 Acessar o link Formulários na Intranet no endereço Clicar em Novo Formulário e preencher a tela de cadastro, incluindo título do formulário, código e data de inclusão Anexar o arquivo do formulário e clicar em OK. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 13 de 41

14 4.15 Enviar ao solicitante informando-o de que o formulário foi inserido na Intranet. Após esse procedimento, o formulário poderá ser visualizado na Intranet por todos os Colaboradores. 5. ALTERAÇÃO DE FORMULÁRIO PUBLICADO NA INTRANET Área solicitante Quando identificada a necessidade de alteração de um formulário 5.1 Solicitar via , à Superintendência de Controle Interno Corporativa, o formulário a ser alterado, indicando o nome e o código do documento. 5.2 Receber o formulário e realizar as alterações necessárias. 5.3 Verificar se é necessário atualizar o Manual de Processos e Controles ao qual está associado o formulário e proceder conforme item 2 dos Procedimentos. 5.4 Devolver o formulário à Superintendência de Controle Interno Corporativa via e informar o código do Manual quando ocorrer a atualização. Nota: - Só poderão ser publicados os formulários que estiverem mencionados no Manual de Processos e Controles. Superintendência de Controle Interno Corporativa Recebimento de solicitando a alteração de formulário na Intranet 5.5 Quando receber solicitando a alteração do formulário, analisar as modificações no formulário. 5.6 Alterar a data no rodapé do formulário. 5.7 Salvar a nova versão do formulário no diretório Controles Internos / Compliance e Processos / Formulários com o código e o número da versão. 5.8 Acessar o link Formulários na Intranet no endereço 5.9 Procurar o formulário a ser alterado e clicar sob o seu nome ou código Anexar o novo arquivo do formulário e clicar em OK Registrar a alteração na planilha de controle Enviar ao solicitante e informar que o formulário já foi alterado na Intranet. 6. EXCLUSÃO DE FORMULÁRIO PUBLICADO NA INTRANET Área solicitante Quando identificada a necessidade de exclusão de um formulário 6.1 Enviar um à Superintendência de Controle Interno Corporativa solicitando a exclusão do formulário, indicando o nome, código e motivo de exclusão do documento. 6.2 Atualizar o Manual de Processos e Controles que faz referência ao formulário em questão, conforme item 2 dos procedimentos. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 14 de 41

15 Superintendência de Controle Interno Corporativa Recebimento de solicitando a exclusão de formulário na Intranet 6.3 Quando receber solicitando a exclusão de formulário na Intranet, analisar os motivos da exclusão. Em caso de dúvida, entrar em contato com o gestor para esclarecimento dos motivos. 6.4 Verificar se o Manual de Processos e Controles que menciona o formulário está em processo de alteração. 6.5 Se não estiver, até que o Manual esteja alterado de forma a caracterizar a exclusão. 6.6 Acessar o link Formulários na Intranet no endereço 6.7 Procurar o formulário a ser excluído e clicar na coluna de ação sobre o ícone Selecionar a opção x para excluir o documento. 6.9 Registrar a exclusão na planilha de controle Enviar ao solicitante e informar que o formulário foi excluído na Intranet. 7. INSERÇÃO DE ANEXOS COMO FIGURA Área solicitante Quando necessitar incluir Anexo em Visio ou PowerPoint 7.1 Selecionar a figura a ser inserida como anexo. 7.2 Clicar com o botão direito do mouse sobre a figura. 7.3 Escolher as opções Forma/Agrupar para Visio ou Agrupamento/Agrupar - para PowerPoint. 7.4 Clicar em Editar/Copiar. 7.5 Clicar em Editar/Colar especial. 7.6 Escolher a opção Imagem (Metarquivo Avançado). 7.7 Clicar com o botão direito do mouse sobre a figura. 7.8 Escolher a opção Formatar imagem. 7.9 Clicar na aba Layout na opção Na frente e dar OK. A figura ficará demarcada, destacando-se na marcação um ponto em verde. Figuras com formato Paisagem e Fluxogramas Nota: - Quando se tratar de fluxogramas e/ou figuras com formato paisagem, para melhor disposição da informação, manter o formato e, para adequá-lo no template, clicar no ponto verde, manter o clique e girar a figura na página Ajustar a figura no espaço de acordo com o desejado Clicar com o botão direito sobre a figura Escolher a opção Formatar imagem Clicar na aba Layout na opção Alinhamento e dar OK. Quando necessitar incluir Anexo em Word ou Excel 7.14 Executar os procedimentos dos passos 7.1 a 7.13, exceto o item 7.3. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 15 de 41

16 RISCO E CONTROLE 1. INCLUSÃO DE NORMA, POLÍTICA E CIRCULAR INFORMATIVA Risco Operacional Ponto de Controle Objetivo do Controle Responsável Forma de verificação Recurso Utilizado Inobservância de regras internas. Conforme descrito nos passos 1.9, 1.12 e 1.13 dos Procedimentos. Garantir que o documento seja elaborado e publicado de acordo com as regras estabelecidas pela companhia. Superintendência de Controle Interno Corporativa. Sistemicamente e Manual. Sistema Gestão de Normativos (Documentum) e documento em arquivo Word. Fundamento Legal Circulares SUSEP Nº 249 e 280. Guarda de Documentos Arquivo eletrônico no Sistema Gestão de Normativos (Documentum) por tempo indeterminado. 2. ATUALIZAÇÃO DE NORMA, POLÍTICA E CIRCULAR INFORMATIVA. Risco Operacional Ponto de Controle Objetivo do Controle Responsável Forma de verificação Recurso Utilizado Inobservância de regras internas. Conforme descrito nos passos 2.3, 2.6, 2.7, 2.8, 2.11 e 2.12 dos Procedimentos. Garantir que o documento seja atualizado e publicado de acordo com as regras estabelecidas pela companhia. Unidade responsável pelo Processo e Superintendência de Controle Interno Corporativa. Sistemicamente e Manual. Sistema Gestão de Normativos (Documentum) e documento em arquivo Word. Fundamento Legal Circulares SUSEP Nº 249 e 280 Guarda de Documentos Arquivo eletrônico no Sistema Gestão de Normativos (Documentum) por tempo indeterminado. 3. EXCLUSÃO DE NORMA, POLÍTICA E CIRCULAR INFORMATIVA Risco Operacional Ponto de Controle Objetivo do Controle Responsável Forma de verificação Recurso Utilizado Eliminar indevidamente a formalização de regras internas. Conforme descrito nos passos 3.3, 3.6 e 3.8 dos Procedimentos. Garantir que o documento seja excluído da Intranet corretamente e não reste prejudicada a formalização de regras internas e externas. Unidade responsável pelo Processo e a Superintendência de Controle Interno Corporativa. Sistemicamente e Manual. Sistema Gestão de Normativos (Documentum) e documento em arquivo Word. Fundamento Legal Circulares SUSEP Nº 249 e 280. Guarda de Documentos Arquivo eletrônico no Sistema Gestão de Normativos (Documentum) por tempo indeterminado. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 16 de 41

17 4. CRIAÇÃO DE FORMULÁRIO PUBLICADO NA INTRANET Risco Operacional Ponto de Controle Objetivo do Controle Responsável Forma de verificação Recurso Utilizado Prejuízo à eficiência, eficácia e segurança do processo. Conforme descrito nos passos 4.2, 4.4, 4.5, 4.8, 4.10 e 4.11 dos Procedimentos. Garantir que o formulário seja elaborado e publicado corretamente de acordo com as regras estabelecidas pela companhia e as exigências do processo a que se refere. Unidade responsável pelo Processo e a Superintendência de Controle Interno Corporativa. Manual. e formulário em arquivo Word. Fundamento Legal Circulares SUSEP Nº 249 e 280. Guarda de Documentos Arquivo eletrônico na rede Controles Internos / Compliance e Processos / Formulários com o código, por prazo indeterminado. 5. ALTERAÇÃO DE FORMULÁRIO PUBLICADO NA INTRANET Risco Operacional Ponto de Controle Objetivo do Controle Responsável Forma de verificação Recurso Utilizado Prejuízo à eficiência, eficácia e segurança do processo. Conforme descrito nos passos 5.3, 5.5, 5.6, 5.7, 5.11 e 5.12 dos Procedimentos. Garantir que o formulário seja alterado e publicado corretamente de acordo com as regras estabelecidas pela companhia e as exigências do processo a que se refere. Unidade responsável pelo Processo e a Superintendência de Controle Interno Corporativa. Manual. e formulário em arquivo Word. Fundamento Legal Circulares SUSEP Nº 249 e 280. Guarda de Documentos Arquivo eletrônico na rede Controles Internos / Compliance e Processos / Formulários com o código, por prazo indeterminado. 6. EXCLUSÃO DE FORMULÁRIO PUBLICADO NA INTRANET Risco Operacional Ponto de Controle Objetivo do Controle Responsável Forma de verificação Recurso Utilizado Prejuízo à boa formalização de passos do processo envolvido. Conforme descrito nos passos 6.2, 6.3, 6.4, 6.9 e 6.10 dos Procedimentos. Garantir que o formulário seja excluído da Intranet corretamente de acordo com as regras estabelecidas pela companhia e sem prejuízo à boa formalização de passos do processo a que se refere. Unidade responsável pelo Processo e a Superintendência de Controle Interno Corporativa. Manual. e o formulário em arquivo Word. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 17 de 41

18 Fundamento Legal Circulares SUSEP Nº 249 e 280. Guarda de Documentos Arquivo eletrônico na rede Controles Internos / Compliance e Processos / Formulários com o código, por prazo indeterminado. FORMULÁRIO Não há formulários para este manual. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 18 de 41

19 ANEXO Anexo I Instrução de Preenchimento do Template do Manual de Processos e Controles Código Versão Emissão Atualização TÍTULO Preencher com o título do Manual Geração de índice automático. Clicar em cima do índice com o botão direito do mouse, escolher Atualizar Campo e selecionar a opção Atualizar índice Inteiro ÍNDICE Cabeçalho preenchido pela Superintendência de Controle Interno Corporativa OBJETIVO... 2 ALCANCE... 2 ÁREA GESTORA... 2 CONSIDERAÇÕES GERAIS Introdução Conceito Responsabilidades Prazo XXXXX... 3 PROCEDIMENTO Nome do Subprocesso Nome do Subprocesso RISCO E CONTROLE Nome do Subprocesso Nome do Subprocesso FORMULÁRIO... 6 ANEXO... 6 FLUXO... 6 Para que a formatação fique correta, utilizar os Estilos pré-formatados neste Template. Para isso, ir em Formatar > Estilos e Formatação. 1. NORMAS 2 para novos itens nas Considerações Gerais 1. NORMAS 2 TABELA para novos subprocessos nos Procedimentos 1. Normas 3 para subitens das Condições Gerais Normas 4 para subitens sem numeração - das Condições Gerais SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 1 de 6 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 19 de 41

20 MANUAL DE PROCESSOS E CONTROLES (Nome do Normativo) Preencher com o título do Manual OBJETIVO Informar a finalidade deste manual. Exemplo: Estabelecer as regras, metodologia e procedimentos para a elaboração, atualização, publicação e exclusão de Políticas, Normas e Formulários do Grupo MAPFRE Seguros. ALCANCE Escrever a quem se destina este Manual (área específica, empresa do grupo etc.) Exemplo: Todos os colaboradores do Grupo MAPFRE Seguros. ÁREA GESTORA Informar o nome da área responsável pelo processo descrito neste Manual e a Vice Presidência a que se reporta e, se não houver, a Diretoria. Exemplo: Superintendência de Controle Interno Corporativa Diretoria de Auditoria e Controle Interno Corporativa. CONSIDERAÇÕES GERAIS 1. INTRODUÇÃO (Item obrigatório) Descrever de maneira resumida sobre o tema deste Manual evidenciando a sua importância e aplicação. Exemplo: As Políticas e Normas estabelecem e regulam o funcionamento de padrões corporativos, de regras de conduta e de procedimentos e controles, devendo ser estruturadas de modo que suas disposições se revelem coerentes entre si 2. CONCEITO (Item obrigatório) Explicar os principais termos utilizados neste manual, detalhando o seu significado e para que servem etc. Exemplo: Template máscara / modelo padrão de formulário contendo campos fixos, que não podem ser alterados, e campos variáveis. É utilizado com o objetivo de padronizar e facilitar a elaboração das Normas. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 2 de 6 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 20 de 41

21 MANUAL DE PROCESSOS E CONTROLES (Nome do Normativo) 3. RESPONSABILIDADES (Item obrigatório) Descrever sucintamente as principais responsabilidades de cada área envolvida no processo. Exemplo: Sup. de Controle Interno Corporativa - Estabelecer os padrões e a metodologia a ser utilizada na elaboração, atualização e exclusão das Políticas e Normas do Grupo MAPFRE Seguros; - Codificar os normativos e publicá-los na Intranet. 4. PRAZO (Item opcional) Informar quais são os prazos e os nomes das respectivas áreas responsáveis pelo cumprimento de atividades / processos que exijam prazos. Exemplo: Publicação dos Normativos na Intranet O prazo para a Superintendência de Controle Interno Corporativa analisar, aprovar ou retornar as normas para ajustes é de até 5 dias úteis. 5. XXXXX (Item adicional) opcioopcionalig Inserir novos itens sempre que for necessário detalhar mais as considerações gerais do manual. Para que os itens inseridos apareçam automaticamente no índice, selecionar o item desejado, ir em Formatar > Estilos e Formatação e clicar sobre a opção 1. NORMAS 2 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 3 de 6 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 21 de 41

22 MANUAL DE PROCESSOS E CONTROLES (Nome do Normativo) PROCEDIMENTO D entro da tabela abaixo, escrever de forma detalhada e cronológica os procedim entos executados pelas áreas envolvidas, conforme instruções contidas em cada item. Observação: Não descrever as atividades de empresas terceirizadas. Apenas indicar o envio ou recebimento dos s erviços que foram contratados (relatórios, arquivos, ordens de serviço etc.) 1. NOME DO SUBPROCESSO 1 Escrever o nome do Subprocesso Quem Faz - Nome da área que inicia o processo. Ex.: Área Solicitante, Contabilidade. 1.1 Quando Faz - Momento que se inicia o processo. Ex.: Quando receber e-m ail com novo Como faz - Descrever a primeira atividade executada do processo. Ex. Receber e analisar o conteúdo do relatório XPTO. 1.2 Como faz - Descrever a segunda atividade executada do processo. Prosseguir com o preenchimento da tabela, inserindo quantas linhas forem necessárias para a descrição dos procedimentos. Para cada nova área que entrar ou retornar ao processo, copiar as linhas Quem Faz, Quando faz e Como Faz preencher conforme instrução e continuar com a descrição das atividades. Quem Faz - Área que dá continuidade ao processo. Quando Faz - Momento em que recebe a atividade da área acima. Ex.: Após o recebimento do arquivo. 1.4 Como faz D escrever a segunda atividade executada do processo. Em consonância com as determinações da circular SUSEP nº 249, este manual contem pla os pontos de controle dos processos e/ou atividades que norteiam a gestão de risco das operações realizadas. O Ponto de C ontrole é identificado pelo sím bolo (em vermelho) e deve ser inserido ao lado esquerdo da atividade que representa um controle do processo na área. da atividade de controle. 2. NOME DO SUBPROCESSO 2 Quem Faz Quando Faz 2.1 Como Faz 2.2 Como Faz Repetir os procedimentos com base nas instruções acima para os subprocessos seguintes. Quando for necessário inserir novos subprocessos, selecionar toda a tabela, copiar e colar abaixo do último subprocesso preenchido. 2.3 Como Faz SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 4 de 6 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 22 de 41

23 MANUAL DE PROCESSOS E CONTROLES (Nome do Normativo) RISCO E CONTROLE Evidenciar as atividades que podem apresentam riscos para os objetivos e os negócios e os controles que foram criados para mitigá-los. Os Pontos de Controle devem ser indicados no campo especifico do quadro abaixo e devem ser os mesmos que foram relacionados nas atividades descritas no item Procedimentos marcados com o símbolo no lado esquerdo. 1. NOME DO SUBPROCESSO 1 Informar o mesmo nome do subprocesso constante no item Procedimento, que possua um risco identificado. Risco Informar o risco operacional identificado no processo. Risco Operacional: é a possibilidade de ocorrência de perdas resultantes de falha, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas e sistemas, ou de eventos externos, incluindo o risco legal associado à inadequação ou deficiência em contratos firmados pela instituição, bem como a sanções em razão de descumprimento de dispositivos legais e a indenizações por danos a terceiros decorrentes das atividades desenvolvidas pela instituição. Exemplo: Deixar de comunicar ocorrências com indícios de lavagem de dinheiro Grupo II e III Ponto de Controle Escrever qual o objetivo do ponto de controle. Exemplos: 1. Garantir que o documento seja elaborado e publicado de acordo com as regras estabelecidas pela companhia; 2. Garantir o envio do questionário, evitando possíveis sansões dos Órgãos Reguladores. Objetivo do Controle Indicar qual o controle executado para a atividade. Exemplo: Conforme descrito nos passos 1.8, 1.9, 1.12 e 1.13 dos Procedimentos. Responsável Indicar a área /função responsável por executar o controle. Forma de verificação Indicar se a verificação é feita manual ou sistemicamente. Recurso Utilizado Indicar o tipo de recurso utilizado na verificação. Exemplo: Excel, Sistema (citar o nome), cálculo manual, assinatura etc. Política Corporativa/ Fundamento Legal Relacionar o nome e o código da Política Corporativa e/ou fundamento legal (determinação legal ou regulamentação) que norteie a realização do processo descrito neste manual, quando for o caso. Quando não existir, informar que não há. Exemplos: 1- Prevenção ao Crime de lavagem de Dinheiro G-COR Circular SUSEP Nº 249 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 5 de 6 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 23 de 41

24 MANUAL DE PROCESSOS E CONTROLES (Nome do Normativo) Informar a forma de arquivo do documento e o prazo que deverá permanecer arquivado. Alguns documentos devem obedecer aos prazos pré-estabelecidos nas circulares relacionadas a seguir. Guarda de Documentos CIRCULAR SUSEP N 74, de 25 de janeiro de Estipula os prazos para guarda de documentos e armazenamento de dados pelas Sociedades Seguradoras, de Capitalização, Entidades Abertas de Previdência Privada e Corretoras de Seguros, Previdência Privada Aberta e Capitalização, relativos a Contratos firmados. CIRCULAR SUSEP N o 246, de 19 de janeiro de Aprova a tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos à atividade-meio e atividades-fim da SUSEP e dá outras providências. Somente para os documentos relativos à DTVM observar: Instrução nº 409/04 artigo 36 relativa à documentação das operações dos fundos de investimentos e registros de aplicações e resgates com identificação de cada investidor final. Resolução 2.078/94 e Circular nº 2.852/98 relativas às informações cadastrais de clientes. 1. NOME DO SUBPROCESSO 2 Risco Ponto de Controle Objetivo do Controle Responsável Forma de verificação Recurso Utilizado Repetir os mesmos passos das instruções acima para os subprocessos seguintes que apresentarem riscos e/ou controles. Quando for necessário inserir novos subprocessos, selecionar toda a tabela, copiar e colar abaixo do último subprocesso preenchido. Política Corporativa/ Fundamento Legal Guarda de Documentos FORMULÁRIO Relacionar o código seguido por seu nome dos formulários que constam no manual. Exemplo: CIC-001 Solicitação de Proposta RFP UGE-007 Papel Carta ANEXO Inserir como figura os fluxos relacionados aos procedimentos deste manual. FLUXO Inserir como figura os anexos necessários ao entendimento do manual. Exemplo de anexos: Contratos, tabelas, modelos de cartas etc. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 6 de 6 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 24 de 41

25 Anexo II Instrução de Preenchimento do Template do Manual de Sistema Código Versão Emissão Atualização TÍTULO Preencher com o título do Manual Geração de índice automático. Clicar em cima do índice com o botão direito do mouse, escolher Atualizar Campo e selecionar a opção Atualizar índice Inteiro ÍNDICE Cabeçalho preenchido pela Superintendência de Controle Interno Corporativa OBJETIVO...2 ALCANCE...2 ÁREA GESTORA...2 CONSIDERAÇÕES GERAIS Introdução Responsabilidades...2 DESCRIÇÃO DA OPERAÇÃO...2 SUPORTE...2 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 1 de 3 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 25 de 41

26 MANUAL DE SISTEMAS (Nome do Normativo) Preencher com o título do Manual OBJETIVO (Este item é parte integrante d este Tem plate e não deve ser alterado) Info rm ar a fina lidade deste manu al. Exem plo: Demonstrar e auxiliar o usuá rio Aprovador na navegação pe lo sistem a Ge stão de Normativos ALCANCE (Este item é parte integrante deste Temp late e nã o deve ser alterado) Escrever a quem se destina este Manual (área espe cífica, empresa d o grupo etc.) Exemplo: Grupo MAPFRE Seguros. ÁREA GE STORA (Este item é parte integrante d este Tem plate e não deve ser alterado) Info rm ar o nome da área responsável pelo Siste ma descritos neste M anual e a Vice Presidência a q ue se reporta ou Diretoria Exem plo: Su perintendência de C ontrole Interno C orporativa Diretoria de Au ditoria e Contro le Interno Corpora tiva. CONSIDE RAÇÕES GERAIS (Este item é pa rte integrante deste Tem plate e n ão d eve se r alterado) 1. INTRODUÇÃO Descrever de m aneira resumida sobre o te ma deste M anual eviden ciando a sua im portância e aplicaçã o. Exemplo: O Sistem a Gestão de Norma tivos foi desenvolvido com a tecnologia de Gerencia mento Eletrônico de Documentos (GED). Os principais objetivos do Gerenciamento Eletrônico de Docum entos são: p romover a guarda de arquivos por m eio digita l de forma segura e inviolável RE SPONSABILIDADE S Descrever sucintam ente as principais respo nsabilidades de cada área envolvida no processo. Exem plo: Gestor da Área - Solicitar o cada stro dos co laborado re s no sistem a Gestão de Norma tivos por m eio do Canal do Gestor. DES CRIÇÃO DA OPE RAÇÃO (Este item é parte integrante d este Tem plate e não deve ser alterado) Descrever a ope raçã o do sistema detalhadam ente (passo a passo), utilizando nomes de campos, botõ es, ícones etc. Capturar e colar as telas do sistem a em cada o peração para u m melhor entendimento do sistema. Exem plo: Etapa 1 Acessar o ícone do sistem a na área d e trabalho do co mputador. Etapa 2 Digitar usuário e se nha e clicar em ok. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 2 de 3 SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 26 de 41

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