INSERÇÃO DE MODELOS DE REFERÊNCIA DO PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO DE PRODUTO EM UMA INTRANET DE GESTÃO DE CONHECIMENTO.

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1 INSERÇÃO DE MODELOS DE REFERÊNCIA DO PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO DE PRODUTO EM UMA INTRANET DE GESTÃO DE CONHECIMENTO. Cláudia Cristine Benedetti Escola de Engenharia de São Carlos/USP Av.Trabalhador São-Carlense, 400 São Carlos/SP Prof. Henrique Rozenfeld Escola de Engenharia de São Carlos/USP Av.Trabalhador São-Carlense, 400 São Carlos/SP Resumo A way of integrate the manufacture is using Reference Models, that represent the business process by using activities, resources, organization and information. This representations become an usual reference to people who act into the enterprise, giving them a general vision from the process and the context about their activities execution. To make easy the Reference Model use in an enterprise, the insertion of these models in an intranet was proposed. In this way, people can se the model in a fast and dynamic manner. The Núcleo de Manufatura Avançada(NUMA) has several Reference Models from Product Development Processes. These models have versions in different shapes that were insert in an intranet developed by the Integrated Engineer Group members. This article intend to report this expirience done at NUMA, showing how was done the Reference Models insertion in the intranet, so that other people can use this way of display. Palavras chave: Reference model, Knowledge management, Modeling process 1. Introdução Atualmente, muitas empresas utilizam Modelos de Referência como forma de representar seu Processo de Desenvolvimento de Produto(PDP). A utilização desses modelos visa proporcionar uma visão integrada e concisa da empresa, auxiliando seu gerenciamento e os processos de mudança operacional. Além disso, permitem o registro de conhecimentos, a racionalização e a garantia do fluxo de informações. Os Modelos de Referência mapeam as atividades, informações, responsabilidades organizacionais e recursos envolvidos no processo de negócio em questão. Assim sendo, constituem uma gama de conhecimentos interrelacionados acerca do PDP. Apesar desses modelos constituírem uma boa forma de representação, a eficiência de sua utilização pode ser comprometida devido às dificuldades de acesso, de compartilhamento de informações entre os usuários e na atualização dos modelos. Por outro lado, uma maneira eficaz de se compartilhar conhecimentos é o uso de uma intranet. Essa forma de disponibilização de informações é de fácil acesso aos seus usuários, que, além de consultar os conhecimentos disponíveis, podem atualizá-los e ainda trocar informações e experiências a seu respeito. O Grupo de Engenharia Integrada do Núcleo de Manufatura Avançada possui vários modelos de PDP e uma intranet, empregada na gestão do conhecimento. O objetivo

2 do trabalho relatado neste artigo foi viabilizar a utilização integrada desses dois elementos, ou seja, a inserção dos Modelos de Referência na intranet de gestão de conhecimento. Dessa maneira, os usuários teriam fácil acesso aos modelos e a conhecimentos referenciados na intranet, podendo consultá-los simultaneamente e de forma interativa, realizando buscas, atualizando informações, redigindo comentários. Esse artigo visa relatar essa experiência, descrevendo os requisitos necessários para sua realização, bem como as vantagens obtidas com a sua implementação. Para isso, foi feita uma revisão bibliográfica sobre modelagem de empresas e gestão do conhecimento, seguida pela apresentação da metodologia utilizada. A partir daí, descreveu-se as atividades realizadas e apresentou-se os resultados e conclusões. 2. Revisão Bibliográfica 2.1 Modelagem de empresas A representação da empresa em um modelo facilita a compreensão dos elementos descritos e melhora a comunicação entre as pessoas, que passam a discutir e tomar decisões com base em uma linguagem comum expressa no modelo. Isso evidencia a importância da utilização de modelos na implantação de abordagens de melhoria nas empresas (Zancul, 2000). Modelos de empresa são utilizados, por exemplo, na documentação de procedimentos para certificação da qualidade (ISO-9000), na especificação de novos processos de negócio em projetos de Reengenharia, no apoio à implantação de sistemas de fluxo de trabalho, de gerenciamento de dados e de processamento de ordens, e na especificação de requisitos para o desenvolvimento de sistemas de informação (SCHUH et al., 1997). Um modelo de referência é um modelo que pode ser usado como base para o desenvolvimento ou avaliação de modelos de empresa. Ou seja, modelos de empresa podem ser derivados de modelos de referência pré-definidos e modelos de referência podem ser utilizados como base de comparação de um modelo de empresa específico (VERNADAT, 1996). Um processo de negócio é um fenômeno que ocorre dentro das empresas. Ele contém um conjunto de atividades, associadas às informações que manipula, utilizando os recursos e a organização da empresa. Deve focalizar um tipo de negócio, que normalmente está direcionado a um determinado mercado/cliente, com fornecedores bem definidos (Rozenfeld, 1996). Para representar processos de negócio, um modelo deve descrever todos os elementos do processo, ou seja, as atividades realizadas, os eventos e as condições existentes, as informações acessadas ou geradas, os responsáveis pela execução e os recursos utilizados. Todas as inter-relações entre esses elementos também precisam ser especificadas no modelo. Desse modo, a complexidade resultante da modelagem de todos esses elementos em conjunto pode ser muito alta (Zancul, 2000). Para se reduzir a complexidade da modelagem, o modelo é dividido em visões que podem ser tratadas com certa independência (SCHEER, 1998). Essas visões são: organização, conhecimento, recurso, informação, processo e atividade (Amaral & Rozenfeld, 1999). Na representação dos modelos de uma empresa são utilizados métodos e ferramentas de modelagem. A fim de se definir métodos de modelagem, é necessário que se estabeleça previamente o conceito de constructs. Construct: é um elemento primitivo de uma linguagem de modelagem, possuidor de uma sintaxe e semântica bem definida (Amaral, 1999).

3 Método de modelagem: é um conjunto de elementos (constructs e regras de sintaxe) capaz de representar uma parte da realidade, relativa a um subconjunto do domínio do processo de negócio que está sendo modelado (Amaral & Rozenfeld, 1999). Ferramentas de modelagem são softwares que possibilitam a modelagem de processos de negócio. Pode-se utilizar ferramentas genéricas como o Excel e o PowerPoint para gerar os modelos. Entretanto, existem no mercado ferramentas específicas que auxiliam muito o processo de modelagem, tais como Visio, Aris Toolset, (Amaral,1999). Esses softwares possibilitam o registro consistente dos modelos desenvolvidos, facilitam revisões e controlam as versões, podendo, dessa forma, influenciar a agilidade com que as organizações analisam e reconfiguram seus processos de negócio em resposta às mudanças do ambiente em que estão inseridas. Tendo esses conceitos estabelecidos, pode-se então definir framework de modelagem. Apesar de não haver um consenso entre os autores sobre esse conceito, adotase neste artigo a definição de framework de modelagem como uma coleção de métodos e ferramentas relevantes para um dado domínio de aplicação da modelagem (Amaral, 1999). Pode também fazer parte de um framework de modelagem uma metodologia de modelagem, que é o conjunto de passos necessários para desenvolver um modelo de empresa (Amaral & Rozenfeld, 1999). Os conceitos acima apresentados podem ser visualizados de forma integrada na figura 1. Figura1: Representação do processo de modelagem 2.2 Gestão do Conhecimento Atualmente, as empresas precisam precisam aprender constantemente. Para isto, requerem a participação de todos seus membros na aquisição e compartilhamento de seus conhecimentos. Para aprender, as organizações precisam desenvolver eficientemente as seguintes atividades: solução sistemática dos problemas; novos enfoques; aprender com as próprias experiências, aprender com experiências de outras empresas; transferir de forma rápida e eficiente o conhecimento adquirido por toda a organização.(garvin, 1994) Preocupados em administrar o conhecimento organizacional, alguns estudiosos elaboraram processos de aprendizagem organizacional. Dentre outros, podemos destacar o processo de aprendizagem organizacional de Huber (Balasubramanian, 1996). Este

4 processo consiste em: aquisição de conhecimento; distribuição das informações; interpretação das informações; elaboração da memória organizacional. Uma memória organizacional eficiente deve ser de fácil manuseio e acesso, uma vez que será utilizada por todos os membros da empresa. Ela deverá armazenar diversos tipos de informações, tais como: datas, números, figuras; experiências e acontecimentos importantes do passado; documentos e vídeos; suposições, comportamentos, descobrimentos e estratégias (Choo, 1995). A utilização de uma memória organizacional pode proporcionar muitos benefícios para a organização, tais como: evitar que se cometam os mesmos erros praticados no passado; ajudar a manter e direcionar as estratégias; utilizar soluções passadas em novos problemas; manter conhecimentos gerados por indivíduos dentro da empresa; facilitar a aprendizagem organizacional (Stein, 1995); facilitar a tomada de decisões e tornar a empresa mais rápida e competitiva no mercado(walsh e Ungson, 1991). Porém, como críticas ou limitações associadas a estas propostas, há o perigo do apego ao passado se esta memória acumulada for pensada como um repositório de soluções prontas e não com a visão de um repositório de idéias a serem adaptadas para criar soluções e oportunidades novas para problemas futuros (HARGADON, 1998). Nestes tipos de sistemas de gerenciamento de informações, a forma de se armazená-las é de vital importância para o desempenho do sistema, o que implica na utilização de base de dados. Para a implementação de uma memória organizacional, existem, hoje, várias tecnologias disponíveis. Alguns dos novos sistemas têm feito o uso de redes semânticas onde os usuários buscam, por meio de palavras chaves, informações contidas nos textos. Outros sistemas simplificam o desenvolvimento de aplicações para recuperação de textos através de ambientes de bases de dados heterogêneas usando acesso comum e uma interface de programação dentro da empresa (Choo, 1995). Os modelos de referência correspondem a uma síntese dos conhecimentos e práticas envolvidos no processo de desenvolvimento de produto, sendo necessário que se estabeleça uma maneira de gerenciá-los e disponibilizá-los de forma que sejam facilmente acessados pelos seus usuários. 3. Metodologia O trabalho relatado neste artigo corresponde a uma pesquisa-ação que visa a disponibilização de Modelos de Referência do PDP em uma intranet de gestão do conhecimento e posterior análise dos benefícios obtidos a partir de sua implementação. Descreve-se a seguir as atividades desenvolvidas para a disponibilização dos modelos na intranet: 1. Criação da área para os modelos: Criou-se na intranet de gestão de conhecimento do NUMA um diretório denominado Modelos de Referência. Nesse diretório seriam disponibilizados, além dos modelos, um cadastro de modelos. 2. Criação do cadastro: No diretório Modelos de Referência criou-se um cadastro para os modelos, denominado Lista de Modelos, contendo suas informações principais e um atalho para a sua visualização. 3. Levantamento de modelos: Realizou-se uma busca por todos os modelos disponíveis no NUMA em todas as suas versões e formatos. 4. Criação das páginas HTML: Foram criadas páginas HTML para os modelos que estavam disponíveis no software ARIS Toolset, a partir da customização dos recursos dessa ferramenta. 5. Cadastro do modelo: Todas as versões e formatos dos modelos levantados no tópico 3 foram cadastrados na "Lista de Modelos" criada no tópico 2.

5 6. Disponibilização do modelo: Cada um dos modelos foi disponibilizado na intranet a partir do atalho criado na Lista de Modelos. Dessa maneira, o usuário pode identificar o modelo desejado na Lista de Modelos e imediatamente ter acesso a esse modelo a partir do link disponível no cadastro. 7. Criação de um manual: Desenvolveu-se um manual para auxiliar os usuários na consulta aos modelos e conhecimentos disponíveis na intranet. 8. Treinamento: Foi realizado um treinamento para familiarizar os usuários da intranet com o diretório de modelos afim de facilitar os processos de busca e consulta a eles. 9. Acompanhamento e avaliação: Foi realizado um acompanhamento do acesso à intranet pelos usuários afim de avaliar as vantagens obtidas com a sua utilização. 4. Desenvolvimento das atividades realizadas Os modelos de referência do NUMA foram representados diversas vezes com a utilização de ferramentas distintas, a fim de que, de acordo com o objetivo da análise do modelo a ser realizada, se possa escolher a representação mais adequada. Além disso, devido às constantes atualizações, esses modelos possuem diversas versões. Descreve-se, a seguir, as principais ferramentas utilizadas na representação dos Modelos de Referência: 1. Excel O modelo tem suas atividades, recursos, organização e informações representadas em uma planilha. As atividades são dispostas segundo níveis hierárquicos e podem ser filtradas (com os recursos do Excel) para facilitar a consulta ao modelo. 2. PowerPoint Utiliza-se a representação Modelo de Referência na forma de um cenário que descreve e ilustra todas as fases do PDP através da simulação do desenvolvimento de um produto em uma empresa fictícia. Essa ferramenta também é utilizada na representação de modelos desenvolvidos com o método SADT(Structured analysis and design technic). 3. ARIS O modelo é representado graficamente com a utilização do software ARIS Toolset (ferramenta específica para modelagem). Pode-se construir diversos modelos contendo as atividades, os recursos, as informações, a organização e os processos do desenvolvimento de produto. O ARIS fornece o modelo tanto na forma de relatório (criados no Word) como em páginas HTML, contendo um índice de modelos, a representação gráfica de cada um deles, os objetos neles utilizados e seus atributos. Paralelamente à construção dos modelos, o Grupo de Engenharia Integrada (EI) do NUMA desenvolveu também uma intranet para a gestão de conhecimentos visando, além de sintetizar e armazenar os conhecimentos adquiridos, facilitar o acesso dos usuários a esses conhecimentos. Anteriormente à intranet, o NUMA já possuía uma home page na internet, na qual todos os conhecimentos, métodos e técnicas são descritos em suas respectivas páginas. Entretanto, a intranet possibilita aos usuários, não simplesmente consultar, mas interagir e atualizar as informações, seja redigindo comentários e questões ou divulgando notícias e eventos.. Na intranet o usuário pode buscar a informação desejada utilizando palavras chave, selecionar o tipo de documento desejado (livro, apresentação, periódico...) ou ainda realizar a busca por autor. Pode também buscar registros das melhores práticas, bem como, descrições de casos. Além disso, cada um dos conhecimentos registrados tem um link para a página do NUMA na internet a ele referente. O Grupo EI decidiu então reunir esses dois elementos, ou seja, criar uma área na intranet de gestão de conhecimentos para o cadastro e disponibilização dos modelos de referência. Dessa forma o usuário teria acesso rápido e simultâneo aos modelos e às

6 páginas dos conhecimentos registrados, consultando-os de forma interativa, podendo visualizar seu aspecto prático e teórico, de acordo com a necessidade. A integração desses elementos está representada na figura 2. Figura 2: Representação da integração das Páginas do Conhecimento com os Modelos de Referência Para atingir esse objetivo foi criado um diretório denominado Modelos de Referência paralelamente à seção Páginas do Conhecimento. Neste diretório todos os modelos seriam disponibilizados, juntamente com um cadastro contendo suas informações principais, afim de facilitar sua localização. Criou-se, então, um cadastro denominado Lista de Modelos, contendo, além de um link para os modelos: 1. Título do modelo: nomeia-se o modelo 2. Tipo do modelo: classifica se o modelo em específico (se representar uma única empresa) ou de referência (se representar uma categoria de empresas) 3. Formato: o modelo pode ter sido construído em Excel, PowerPoint, Aris (relatório Word), Aris (HTML), ABC Flow Chart, Autor: identifica o autor do modelo 5. Data: informa a data de criação do modelo 6. Versão: identifica a versão do modelo de acordo com os processos de atualização Realizou-se um levantamento de todos os modelos disponíveis no NUMA, considerando-se todas as versões e formatos. Posteriormente, criou-se páginas HTML para os modelos disponíveis no ARIS. Esse software possui recursos que geram as páginas HTML automaticamente, entretanto, essas páginas são criadas de acordo com os padrões do software. Fez-se necessária, então, a customização dos templates originais do ARIS, de forma que as páginas geradas apresentassem o padrão das páginas da intranet. Após a modificação dos templates, as páginas HTML foram criadas. A partir daí os modelos (em todas as suas versões e formatos) foram cadastrados na Lista de Modelos e estabeleceu-se o link para cada um deles ao fim de seu cadastro. Para facilitar o acesso à intranet, foi desenvolvido um manual para a sua utilização e, posteriormente foi realizado um treinamento com os usuários afim de auxiliá-los na consulta simultânea aos modelos e às páginas de conhecimentos. Realizou-se um acompanhamento do acesso dos usuários aos modelos e conhecimentos da intranet com o objetivo de avaliar as vantagens obtidas com a sua implementação.

7 A simulação de uma consulta à intranet contendo sua página inicial, o cadastro de modelos e a página de representação de um dos modelos podem ser visualizadas na figura 3. Figura 3: Representação de uma consulta a Intranet: como fundo a página inicial, seguida pela página com a Lista dos Modelos e a representação de um dos modelos disponíveis 4. Resultados e conclusões O trabalho desenvolvido possibilitou a inserção dos Modelos de Processos de Desenvolvimento de Produto do NUMA em sua intranet de gestão de conhecimentos. Na intranet o usuário tem acesso tanto aos conhecimentos explícitos, contidos no diretório Páginas do Conhecimento, quanto ao conhecimento aplicado, visualizado nos modelos disponíveis no diretório Modelos de Referência. A partir da disponibilização dos modelos na intranet os usuários passaram a ter maior facilidade para localizar os modelos de acordo com o seu objetivo (a partir da Lista de Modelos desenvolvida), além da possibilidade de realizar uma análise comparativa entre os modelos e de consultá-los de forma interativa, seja atualizando informações ou redigindo comentários e questões que possam vir a surgir. Essa contribuição facilita o desenvolvimento de novos modelos, que podem ser construídos a partir da comparação e da análise das imperfeições de modelos preexistentes. Pretende-se, para um futuro próximo, estender o acesso a essa gama de conhecimentos para outras instituições (universidades, órgãos de pesquisa,...) e para empresas dos mais diversos setores. O primeiro passo já está sendo encaminhado, com o estabelecimento de um projeto de cooperação com outras universidades, para que possam ter acesso à intranet e aos modelos de referência e, com isso, compartilhar conhecimentos.

8 10. Referência bibliográfica AMARAL, D.C. Modelo de referência para o processo de desenvolvimento de produto. São Carlos-SP: Escola de Engenharia de São Carlos-USP, Dez /4º Relatório Parcial - Doutorado- FAPESP/ (Processo No. 97/ ). AMARAL, D.C.; ROZENFELD, H. Requisitos para a criação de modelos de referência para o processo de desenvolvimento de produto considerando a participação de fornecedores. XV Congresso Brasileiro de Engenharia Mecânica. UNICAMP: Campinas- SP, BALASUBRAMANIAN, V. Organizational Learning and Information Systems, (19/sep/96) CERÍCOLA, O V ORACLE, Banco de dados Relacional Distribuído: Ferramentas para Desenvolvimento. São Paulo, MAKRON Books do Brasil Editora.(1995) CHOO, CHUN WEI, Information Management for the Intelligent Organization: role and Implications for the information Professions, (01/feb/199). GARVIN, DAVID A., Building a Learning Organization. Bussiness Credt, pp HARGADON, A.B. Firms as knowledge brokers: lessons in pursuing continuous innovation. California Management Review, p , v.40, n.3, Spring, ROZENFELD, H. Reflexões sobre a Manufatura Integrada por Computador (CIM). Manufatura Classe Mundial: Mitos e Realidade, São Paulo, ROZENFELD, H. Modelo de Referência para o Business Process de Desenvolvimento de Novos Produtos. XIV Congresso Brasileiro de Engenharia Mecânica. UNESP: Bauru-SP, SCHEER, A.W. (1998). Business Process Engineering: reference models for industrial enterprises, Heidelberg, Springer-Verlag. SCHUH, G.; ZIMMERMANN, H.H.; GÖRANSSON, A.; WILLI, U. (1997). Enterprise Engineering and Integration Future Challenges. In: International Conference on Enterprise Integration and Modeling Technology, Torino, Anais. STEIN, ERIC W., Organizational Memory: Review of Concepts and Recommendations for Management, International Journal of Information Management, Gran Bretaña, VERNADAT, F.B. Enterprise Modeling and Integration: Principles and Applications. London: Chapman & Hall, WALSH, JAMES P. & UNGSON, GERARDO RIVERA., Organizational Memory, Academy of Management Review, Vol. 16 No. 1, 1991, pp ZANCUL, E.S. (2000) Análise da Aplicabilidade de um Sistema ERP no Processo de Desenvolvimento de Produtos. São Carlos, p. Dissertação (Mestrado) Escola de Engenharia de São Carlos, Universidade de São Paulo..

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