Mapeamento e Modelagem de Processos e o BPM (Business Process Management)

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1 Curso e-learning Mapeamento e Modelagem de Processos e o BPM (Business Process Management) Tempo passado Custo da Atividade Proporção Rejeitada Sim Duração da Atividades Compilar Informação Preparar Relatório Aceitável? Preparar Relatório Final Distribuir Relatório Não Razões para rejeição Qualidade da Saída Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor.

2 Objetivos do curso Este curso é dirigido a todos os profissionais que querem conhecer como mapear e modelar processos focando nos objetivos do negócio BPM, para melhorar a eficiência e a eficácia da organização a fim de aumentar os lucros, reduzir custos e alterar para melhor a qualidade de vida de todas as partes envolvidas: funcionários, fornecedores, clientes, acionistas, etc. Yes Turn TV On Does picture come on? Yes Is picture good? No Adjust knobs Watch program No Yes Is TV plugged in? No Plug in TV Does picture come on? Is picture good? Yes No Yes Call TV repair man No Durante este curso iremos: Entender o que é macro processo, processo, sub-processo e atividades Entender porque para mapear processos é necessário que a organização tenha missão e visão de futuro claramente definidas Aprender a identificar processos e atividades dentro da organização Aprender a analisar, melhorar e modelar processos Desenvolver habilidades para levantamento de dados através de observação e entrevistas Conhecer a metodologia BPM Business Process Management Aprender a estruturar e planejar um projeto de mapeamento e modelagem de processos através do BPM

3 Conteúdo programático MÓDULO 1 MÓDULO 2 MÓDULO 3 MÓDULO 4 MÓDULO 5 MÓDULO 6 Visão de processo; Conceito de mapeamento e modelagem de processos; Os 10 passos para mapear e modelar um processo; Exercício. Fluxograma utilizado para mapeamento e modelagem de processos; Exemplos; Exercício; Outras metodologias para mapeamento de processos: IDEF e EPMA; Como utilizar o software MS Visio. Processos foco no cliente; Dificuldades e benefícios em se trabalhar com processos; Necessidade da administração estratégica; Visão empresarial: missão, visão, valores e objetivos; Exercício. Modelagem de processo; Árvore de processos; Análise e melhoria; Avaliação de desempenho; Balanced Scorecard; Exercício. Planejamento e realização de projeto de mapeamento e modelagem de processos; Responsabilidades; Atividades-chave; Exercício. Desenvolvimento do projeto com foco no negócio BPM; Análise e desenvolvimento; Benefícios; Detalhamento da metodologia de modelagem do fluxo de trabalho EPMA; Exercício.

4 Módulo 1 Módulo 1 Visão de processo; Conceito de mapeamento e modelagem de processos; Os 10 passos para mapear e modelar um processo; Exercício.

5 Visão de Processos Insumos Produtos Fornecedor Serviços Clientes Entradas A B C Saídas Requisitos Tarefas e Recursos Satisfação

6 Visão funcional (vertical) de uma industria têxtil PRESIDÊNCIA SUPERINTENDÊNCIA Informática Júridico/RH Diretoria Comercial Diretoria Industrial Diretoria Financeira Desenvolvimento e Criação Administração de Vendas Supervisão de Vendas Comércio Exterior Almoxarifado PCP Fiação Tecelagem Beneficiamento Gerência de Contabilidade Recursos financeiros Orçamentos e Custos Compras Controle de Qualidade Setor Técnico Manutenção Industrial Manutenção Elétrica

7 Visão processual de uma indústria têxtil A abordagem de processos cruza as fronteiras funcionais para focalizar o cliente Comercial Industrial Financeiro Desenvolvimento de produto Elaboração de propostas e vendas Planejamento Aquisição, Recebimento, Estoque Produção, Armazenamento, Expedição Contas a pagar, Contas a receber, Controles

8 Atributos de uma cultura de processos Os departamentos são sócios, não concorrentes. E seus colaboradores são avaliados por suas contribuições para a eficácia e eficiência do processo. O desempenho do processo é medido e rastreado continuamente. Vantagens do gerenciamento por processos: Alinha estrategicamente a organização Foca a organização no cliente Obriga a organização a prestar contas pelo desempenho dos seus processos Alinha a força de trabalho com os processos Evidencia a necessidade de alocação de recursos Melhora a eficiência

9 Conceito de processo O que é um processo? Um processo é qualquer seqüência de atividades relacionadas para realizar um trabalho. Um processo pode ser... Simples: Fazer uma cópia Comprar uma filmadora Checar o saldo bancário Complexo: Produzir uma copiadora Projetar um sistema de segurança Verificar as contas de um município A B C A B C C S D N D F

10 Conceito de processo Elementos de um processo: Cada processo recebe entradas (matéria prima, informação, etc.) Entradas são transformadas por um processo Os componentes de um processo incluem trabalho humano, tecnologia, métodos, materiais e gerenciamento Um processo gera saídas (os produtos do processo) Clientes são receptores das saídas Fornecedores são provedores de serviços ou matérias primas (entradas do processo) Matérias primas, serviços, informações, requisitos, etc. Entradas Processo Pessoas utilizando recursos (materiais, matéria prima, informações, máquinas e equipamentos, etc.) realizam um conjunto de atividades com o propósito de transformar as entradas em saídas atendendo os requisitos dos clientes. Saídas Produtos e serviços

11 O que e mapeamento de processos? É O CONHECIMENTO E A ANÁLISE DOS PROCESSOS E SEUS RELACIONAMENTOS COM OS DADOS ESTRUTURADOS EM UMA VISÃO TOP-DOWN, ATÉ UM NÍVEL QUE PERMITA SUA PERFEITA COMPREENSÃO.

12 Critérios para mapeamento de processos Foco no cliente do próximo processo Terminologia padronizada Uso pleno da tecnologia da informação (informatização) Integração entre os processos Generalidade nos processos Controle de documentos Desvinculação com a estrutura organizacional (hierárquica) Identificação de áreas/processos atuais e futuros Focos: o que/como fazer Os processos precisam ser medidos para serem gerenciados Processos são "construídos pelas equipes

13 Conceito do mapeamento de processos Entendendo e identificando um processo Para que um processo seja melhorado é necessário o seu entendimento completo. É importante ouvir cuidadosamente os indivíduos envolvidos com o dia-a-dia dos processos. Eles poderão fornecer informações sobre como o processo funciona realmente. Um entendimento comum do processo raramente existe no início. Integrantes de um mesmo processo possuem, em geral, um conhecimento detalhado de uma única parte do processo e não das demais, caracterizando uma visão compartimentada. Geralmente os limites de um processo são confundidos com os limites de uma função.

14 Os 10 passos para mapear e modelar um processo Passo 01 Identificar os objetivos do processo Passo 02 Identificar as saídas do processo Passo 03 Identificar os clientes do processo Passo 04 Identificar as entradas e componentes do processo Passo 05 Identificar os fornecedores do processo Passo 06 Determinar os limites do processo Passo 07 Documentar o processo atual Passo 08 Identificar melhorias necessárias ao processo Passo 09 Consensar melhorias a serem aplicadas ao processo Passo 10 Documentar o processo revisado

15 Os 10 passos para mapear e modelar um processo Passo 1 - Identificar os objetivos do processo: Os objetivos do processo estão relacionados com a razão de existir do processo, com o papel que ele exerce no sistema global da organização Entender os objetivos do processo é fundamental para avaliar o quanto o processo adiciona valor, bem como para classificar e selecionar o correto tratamento a ele Passo 2 - Identificar as saídas do processo: Saídas são produtos ou serviços produzidos por um processo Saídas podem ser físicas (um relatório ou um produto físico: um televisor, por exemplo) ou informações, como uma decisão Saídas Todos os processos, independentemente de seu tamanho ou complexidade, transformam entradas em saídas

16 Os 10 passos para mapear e modelar um processo Passo 3 - Identificar os clientes do processo: Muitas pessoas foram ensinadas a reconhecer os clientes como pessoas que recebem produtos acabados ou serviços. Uma descrição mais acurada de um cliente é: alguém que recebe ou usa uma saída de um processo Existem duas classificações de clientes na maioria dos processos: Clientes internos são empregados ou unidades da organização Clientes externos são indivíduos ou empresas fora da organização

17 Os 10 passos para mapear e modelar um processo Passo 4 - Identificar as entradas e componentes do processo Entradas são itens físicos ou informações que são mudados pelo processo Componentes do processo são os recursos que fazem ou auxiliam a transformação das entradas em saídas. Os componentes geralmente caem em uma das categorias abaixo: Recursos humanos Materiais Tecnologia Métodos Gerenciamento Máquinas Meio ambiente Etc.

18 Os 10 passos para mapear e modelar um processo Passo 5 - Identificar os fornecedores do processo: Fornecedores são os provedores de serviços ou matérias primas que são entradas para o processo. As entradas que eles entregam permitem o início das atividades do trabalho Existem duas categorias de fornecedores: Fornecedores externos: que vendem matérias primas e serviços para uma organização Fornecedores internos: pessoas na organização que fornecem informação, serviços ou componentes para um processo interno

19 Os 10 passos para mapear e modelar um processo Passo 6 - Determinar os limites do processo: Os pontos onde os processos iniciam e terminam definem os limites O ponto de início do processo é quando entradas são recebidas de um fornecedor, e onde as pessoas que fazem o trabalho passam a ter controle do processo O ponto final do processo é quando a saída e o controle do processo passam a um cliente interno ou externo

20 Os 10 passos para mapear e modelar um processo Passo 7 - Documentar o processo atual: As informações obtidas sobre o processo devem ser colocadas no papel O processo documentado deve ser revisado por todos os envolvidos para garantir que as informações estão corretas e que não faltam informações O modelo utilizado para documentação de processos é o fluxograma. Esta metodologia tem várias variantes e ferramentas: deve-se escolher a metodologia a ser utilizada e a ferramenta. Vamos aprender no módulo 2 a elaborar fluxogramas e a utilizar o software Vision como ferramenta

21 Os 10 passos para mapear e modelar um processo Passo 8 - Identificar melhorias necessárias ao processo: Devemos identificar qual a missão do processo para avaliar se não estamos fazendo demais ou de menos. O importante é obter resultados com eficiência e eficácia Durante a identificação das diversas atividades do processo devemos já identificar problemas e nãoconformidades a serem corrigidos Os problemas identificados devem ser priorizados e soluções para eles devem ser pesquisadas

22 Os 10 passos para mapear e modelar um processo Passo 9 - Consensar melhorias a serem aplicadas ao processo: Em função dos objetivos do processo devemos escolher as soluções que mais foquem em atingir resultados As soluções identificadas devem ser debatidas com os envolvidos no processo até que se obtenha consenso Um plano de ação deve ser elaborado no modelo 5W2H para implantação das soluções As ações planejadas devem ser acompanhadas para se garantir que realmente sejam implantadas e sejam eficazes

23 Os 10 passos para mapear e modelar um processo Passo 10 - Documentar o processo revisado: O processo revisado deve ser documentado e aprovado pelos envolvidos As ferramentas e a metodologia utilizadas podem ser diferente da documentação inicial caso se tenha percebido que outra metodologia ou ferramenta é mais adequada Esta alteração de metodologia e ferramenta só deve ser feita na análise do primeiro processo. Todos os processos documentados devem ser consistentes e ao final usarem a mesma linguagem Os processos devem ter as conexões entre eles claramente identificadas

24 Exercício Considere o processo de fazer pipoca na panela. Imagine passo-a-passo o que você faria e identifique: Fornecedores Entradas (insumos) Atividades do processo Saídas (produtos) Clientes

25 Resposta do exercício - O processo de fazer pipoca Fornecedor Cliente Entrada Fornecedor Processo Saída Cliente Entrada Fornecedor Cliente Supermercado Loja de conveniência Máquina de venda automática Fazendeiro Milho de pipoca sem casca Óleo, sal Fogão, eletricidade ou gás Panela com tampa Colher, xícara Recipiente para pipoca Descrição - fazer pipoca 1. Pré-aqueça a panela Vapor 2. Adicione 4 colheres de Grãos estourados sopa de óleo na panela Grãos não estourados 3. Adicione 1 xícara de milho Calor 4. Coloque a panela no fogo e Panela, colher e xícara tampe sujas 5. Sacuda até que o milho pipoque Fogão quente com espaço de 5 segundos 6. Tire do fogão, apague o fogo 7. Despeje no recipiente 8. Adicione sal 9. Sirva A turma do sofá

26 Fim do Módulo 1 Fim do Módulo 1